Vérification des pratiques de gestion de l'Organisation des affaires du Nord - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2012

Organisation des affaires du Nord et Direction générale des services de ressources humaines et du milieu de travail (DGSRHMT)

Vérification des pratiques de gestion de l'Organisation des affaires du Nord
Date d'approbation 2011/11/25
Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le sous-ministre adjoint (SMA) de l'Organisation des affaires du Nord doit mettre au point des mécanismes de surveillance des structures de gouvernance, ce qui inclut la mise à jour et l'approbation du cadre de référence, la tenue de réunions périodiques et la conservation de comptes rendus écrits des décisions pour les principaux mécanismes de gouvernance. Les mécanismes de gouvernance de l'OAN sont à l'étude. Des modifications au Conseil de gestion du Nord, l'organe de gouvernance le plus élevé dans la hiérarchie du Ministère, ont déjà été mises en œuvre, notamment l'établissement de réunions hebdomadaires. L'OAN effectuera l'étude en vue d'améliorer la gouvernance du secteur. Ensuite, il mettra au point et documentera ses mécanismes de surveillance des structures de gouvernance ainsi que le fonctionnement de ces mécanismes. En particulier, l'OAN examinera, mettra à jour et/ou élaborera le mandat des comités et améliorera la fonction de secrétariat afin de s'assurer que les procès-verbaux et les comptes rendus de décision sont consignés selon les règles.   État : La demande sera classée (terminée)

Mise à jour/ Justification
En date du 30 septembre 2012 :

1.1 L'OAN a restructuré le Conseil de gestion du Nord (CGN) qui est devenu le Comité de gestion du Nord (CGN). Les groupes de travail sont toujours en cours d'examen.

1.2 Terminé. La structure de gestion du CGN est documentée dans le mandat du CGN. Les réunions sont structurées au moyen des ordres du jour, des ordres du jour des prochaines réunions, des comptes rendus de décision, des suivis, etc.

1.3 Terminé. Les membres du CGN ont été nommés et des mécanismes ont été instaurés.

SVE : Classée.
Mesures :
1. Cerner les structures de gestion sectorielle appropriées, notamment les groupes de travail et/ou tout autre comité ou mécanisme.
T3, 2011-2012
2. Documenter les structures de gestion, notamment les cadres de référence qui comprendront la fréquence des réunions, les ordres du jour, les ordres du jour des prochaines réunions, les comptes rendus de décision, etc. T3, 2011-2012
3. Nommer les membres et mettre en œuvre les mécanismes qui ne sont pas encore en fonction. T4, 2011-2012
2. Le SMA de l'OAN doit travailler en collaboration avec le Secteur des politiques et de l'orientation stratégique en vue d'établir et de communiquer une orientation stratégique ou une vision à long terme claire pour l'OAN et ses équipes régionales. L'OAN développe actuellement son processus de planification en vue du lancement du 3e plan d'activités de l'OAN. Le plan comprendra la définition d'une orientation stratégique à long terme pour l'OAN, y compris les directions générales de l'AC, les trois bureaux régionaux et la Stratégie pour le Nord du gouvernement. Même s'il n'existe aucune exigence ou directive ministérielle concernant les plans stratégiques du secteur, l'OAN collaborera avec la DSP afin de s'assurer que cette orientation stratégique s'harmonise avec celle du Ministère. En cours État : En cours

Mise à jour/ Justification
En date du 30 septembre 2012 :

1.1 L'OAN poursuit la coordination interministérielle en vue d'élaborer des recommandations concernant l'orientation stratégique du gouvernement du Canada en ce qui concerne la Stratégie pour le Nord du Canada. Sur le plan interne, l'OAN poursuit l'harmonisation de ses efforts avec cette orientation.

1.2 Les premiers travaux d'analyse et d'examen en ce qui concerne l'orientation stratégique organisationnelle ont été effectués en septembre et présentés au CGN.

SVE : Classée.
Mesures :
1. L'OAN continuera d'harmoniser ses priorités avec celles de la Stratégie pour le Nord du gouvernement canadien offrant une orientation stratégique clé.

2. L'OAN élaborera une orientation stratégique organisationnelle au cours de son prochain cycle de planification.
T4, 2011-2012
3. Le SMA de l'OAN doit mettre à profit l'expertise en gestion du risque ministérielle afin d'élaborer une pratique officielle et d'établir une structure de gouvernance assurant le suivi périodique des risques et des mesures d'atténuation connexes et l'établissement de rapports à cet égard. L'OAN a intégré les éléments d'identification et d'évaluation des principaux risques du secteur à son cycle annuel de planification des activités. L'OAN a terminé la conception d'un processus continu visant à assurer le suivi et la gestion des risques et des mesures d'atténuation connexes. Terminé SVE : Classée.
4. Le SMA de l'OAN doit continuer à diriger les efforts du Secteur afin de s'assurer que des fonds sont accessibles pour soutenir la prise de décisions en matière de planification des ressources humaines. L'OAN continuera de solliciter des fonds par le truchement de mécanismes gouvernementaux officiels et est en train d'affiner une analyse de rentabilisation en collaboration avec le DPF afin d'obtenir l'assurance d'un financement continu qui permettrait de remédier à un déficit structurel de longue date.

Mesures
1. Achever l'analyse de rentabilisation en collaboration avec le DPF pour examen dans le cadre du processus annuel d'affectation des ressources ministérielles.
T4, 2011-2012 État : La demande sera classée (terminée)

Mise à jour/ Justification
En date du 30 septembre 2012 :

1.1 Pour donner suite à la demande présentée dans le cadre de l'analyse de rentabilisation, 75 % des indemnités liées à la rémunération ont été octroyées par le DPF en mai 2012. Le reste fait l'objet d'un examen dans le cadre de l'examen organisationnel et du processus CGF.

SVE : Classée.
5. Le directeur général des Services de ressources humaines et du milieu de travail (DGSRHMT) doit clarifier les exigences de contrôle prévues pour les mesures de dotation et s'assurer que les documents pertinents sur le contrôle sont conservés à des fins de vérification et de continuité des dossiers. Ces recommandations s'apparentent à celles qui figurent dans plusieurs rapports de contrôle de la DGSRHMT . Les plans d'action qui donnent suite à ces recommandations ont déjà été élaborés et sont actuellement mis en œuvre. La DGSRHMT s'assurera que les mesures liées aux plans d'action sont appliquées à l'échelle du secteur et du Ministère. En cours. SVE : Classée.
6. Le directeur général de la DGSRHMT doit travailler en collaboration avec les secteurs dans le cadre de l'examen des paramètres du tableau de bord trimestriel servant au suivi des mesures de dotation en RH dans le but de s'assurer que les mesures de dotation exceptionnelles font l'objet d'un suivi adéquat de la part des membres de la direction d'AADNC. Les tableaux de bord trimestriels ne sont pas les instruments indiqués pour tenir compte des mesures de dotation exceptionnelles. Cela dit, AADNC s'est dotée d'une structure de gouvernance (CGSRHMT et CGF) qui permet la gestion et le contrôle de ces mesures de dotation. En outre, la DGSRHMT fait le suivi des mesures de dotation qui comportent des risques, comme le demande la CFP, et fait rapport des résultats au CGSRHMT de manière périodique. En cours SVE : Classée.
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