Vérification des pratiques de gestion dans la région du Manitoba - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2012

RÉGION DU MANITOBA

Vérification des pratiques de gestion dans la région du Manitoba
Date d'approbation 20/06/2011
Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le directeur général régional de la région du Manitoba devrait collaborer avec l'administration centrale pour définir les services à la clientèle externes qu'offre AADNC et établir des objectifs de rendement pour la prestation de ces services dans le cadre de la gestion et de la surveillance continues des normes à cet égard. Pour assurer l'adoption d'une approche cohérente à l'échelle nationale, les normes, les attentes quant au rendement et les exigences en matière de surveillance devront être communiquées officiellement à toutes les régions par l'administration centrale. L'administration centrale du SOR travaillera de concert avec d'autres secteurs et régions afin d'élaborer des approches ministérielles en matière de gestion du service en tenant compte des lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor. Il s'agit notamment de prendre les mesures qui conviennent en matière de gouvernance et de surveillance de la gestion, de cerner les services offerts par le Ministère, d'établir les normes de service et les régimes de contrôle appropriés, et de clarifier les rôles et les responsabilités de chacun. Les différents directeurs généraux régionaux collaboreront entre eux ainsi qu'avec l'administration centrale pour contribuer à l'élaboration des approches nationales.

Ce travail est en cours. Les discussions préliminaires ont eu lieu au CDGMO le 11 avril 2011.

Mesures
Programmes ayant déjà des normes de service :
  État : En cours

Mise à jour/ Justification
(en date du 19 novembre 2012)

La région du Manitoba est en train d'adopter les normes de service établies par l'administration centrale.









SVE : Mise en œuvre en cours.
Officialiser, dans un document, les normes de service existantes

Programmes sans normes de service :
Septembre 2011
Services directs Mars 2012
Subventions et contributions Mars 2012
Services internes Juin 2012
2. Le directeur général régional de la région du Manitoba devrait collaborer avec l'administration centrale pour faire en sorte que le plan de ressources humaines et le plan d'activités intégré de la région soient intégrés et renferment des précisions sur les besoins prévus en ressources humaines et leur incidence sur les ressources financières. L'administration centrale doit communiquer la façon de procéder à l'ensemble des régions et des secteurs afin d'assurer une approche nationale uniforme pour la planification régionale. Comme l'indique le plan d'activités ministériel pour 2011‑2014, le Ministère s'efforcera d'améliorer la planification intégrée et l'harmonisation des ressources en établissant des principes et des processus (y compris un échéancier et un calendrier) pour la planification intégrée et la consultation avec des partenaires à l'interne (RH, APF, SVE). Mars 2012 État : En cours

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

La région collabore avec l'administration à l'élaboration des plans d'activités régionaux pour 2012-2013. L'Unité de planification participe aux téléconférences sur la planification intégrée et la présentation de rapports.

SVE : La recommandation est classée.
3. Le directeur général de la région du Manitoba devrait officialiser et documenter le processus visant à établir un lien entre les mesures de dotation et le Plan triennal de dotation stratégique. Comme cette observation a été formulée à maintes reprises par les participants régionaux au processus d'examen des pratiques de gestion de 2010-2011, la région attend, dans un souci d'uniformité nationale, les indications du Secteur des opérations régionales avant de mettre en œuvre cette recommandation.

La question du lien à établir entre les plans de dotation et le Plan triennal de dotation stratégique a été discutée lors de la réunion du SOR et de la communauté de pratique des directeurs des ressources humaines le 21 mars 2011. Aucune décision définitive n'a été prise concernant la ligne de conduite à adopter et différentes options sont encore envisagées.
  État : Mise à jour en attente

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

Les enjeux ont fait l'objet de discussions lors de la réunion nationale qui a eu lieu à la fin du quatrième trimestre de 2010-2011.

Il a été déterminé lors du deuxième trimestre que le SOR ne devait pas produire de plan de dotation triennal, mais qu'il poursuivrait, en 2011-2012, la pratique actuelle de produire un plan des ressources humaines annuel.













SVE : La recommandation est classée.
Mesures
Question examinée à la réunion nationale à la fin du quatrième trimestre de 2010-2011.

Options explorées au cours du premier trimestre de 2011-2012, les recommandations devant être formulées avant la fin du deuxième trimestre.
T2 – 2011-2012
4. Le directeur général de la région du Manitoba devrait veiller à ce que la documentation de contrôle pertinente soit conservée dans les dossiers de dotation aux fins de vérification et de continuité de l'archivage. La région du Manitoba s'est donnée comme pratique permanente de veiller à ce que les listes de contrôle de dotation soient respectées et à ce que le suivi nécessaire soit effectué. Cependant, des éléments de documentation requis demeurent manquants dans certains dossiers vérifiés. La région du Manitoba mettra en œuvre un nouveau processus afin que les RH s'assurent que toute la documentation requise a été versée au dossier une fois le processus terminé, avant qu'une lettre d'offre ne soit émise. En outre, les directeurs concernés seront avisés des documents manquants dans les dossiers incomplets relevés par la vérification et des mesures correctives seront prises. La région du Manitoba mettra en œuvre un processus trimestriel d'examen d'un échantillon de dossiers de dotation afin de confirmer l'efficacité du nouveau processus pour s'assurer que la documentation est complète.   État : La demande sera classée (terminée).

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

Le nouveau processus d'approbation a été mis en œuvre au cours du premier trimestre de 2011‑2012.

Des mesures correctives pour traiter des dossiers incomplets relevés lors du processus de vérification ont été prises au cours du deuxième trimestre.

Le premier examen trimestriel d'un échantillon de dossiers de dotation a été mené, dans le cadre du nouveau processus, au cours de troisième trimestre.









SVE : La mise en œuvre est complète. La recommandation est classée.
Mesures
Nouveau processus d'attestation à mettre en œuvre.
T1 – mai 2011
Les mesures correctives entreprises relativement aux dossiers incomplets relevés lors du processus de vérification devraient être parachevées d'ici la fin du premier trimestre (30 juin). T1 – 30 juin 2011
Premier examen trimestriel d'un échantillon de dossiers de dotation terminé dans le cadre du nouveau processus mené au deuxième trimestre. T2, 2011-2012
5. Le directeur général de la région du Manitoba devrait faire signer par le superviseur tous les énoncés des critères de mérite pour chaque mesure de dotation afin de confirmer la validité de l'énoncé La région du Manitoba se donnerait pour pratique de veiller à ce que tous les énoncés de critères de mérite soient signés par le gestionnaire de dotation délégué au début de chaque nouveau processus de dotation (et non pour chaque nomination).

La région est d'avis qu'une nouvelle attestation des critères de mérite n'est pas requise lorsque le gestionnaire de dotation délégué autorise des nominations subséquentes à partir d'un bassin de candidats établi au moyen d'un processus valable.

L'exigence de signature attestant des critères de mérite sera prise en compte dans l'examen requis de la documentation décrit au point 4 de manière à s'assurer que cette pratique est suivie.

Les RH communiqueront cette exigence à l'équipe de direction régionale ainsi qu'au comité des gestionnaires.
T1 – mai 2011 État : Demande de clôture (terminée)

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

Mise en œuvre au cours du premier trimestre.











SVE : La mise en œuvre est complète. La recommandation est classée.
6. Le directeur général régional de la région du Manitoba doit analyser les mesures et les tendances en matière de dotation et effectuer régulièrement l'examen du processus d'embauche. Des consultations sont tenues régulièrement entre les RH et les gestionnaires de dotation délégués concernant les options et les activités de dotation. Ces consultations comprennent une analyse et un examen des tendances en matière de dotation.

En plus de la pratique en cours, des rapports et des tableaux de bord seront établis trimestriellement à l'intention de l'équipe de direction régionale et du comité des gestionnaires relativement au recours aux nominations occasionnelles, temporaires, intérimaires de plus de 4 mois, intérimaires de plus de 12 mois, etc.
  État : La demande sera classée (terminée).

Mise à jour Justification
(en date du 31 mars 2012)

La pratique actuelle se poursuit. La mesure demandée est mise en œuvre et se poursuit.





SVE : La mise en œuvre est complète. La recommandation est classée.
Mesure
Maintien de la pratique en cours en utilisant davantage les tableaux de bord existants.
T1 – mai 2011
7. Le directeur général régional de la région du Manitoba doit veiller à ce que l'approbation des objectifs de GRE se fasse au début du cycle d'évaluation du rendement (c'est‑à‑dire au plus tard le 30 juin, dans le cas des employés nommés pour une période indéterminée ou dans le mois suivant le début de l'emploi, dans le cas des nouveaux employés). De plus, il est recommandé que la portion du formulaire de GRE portant sur les possibilités d'amélioration soit clairement articulée. Comme l'observation a été formulée à maintes reprises par les participants régionaux au processus d'examen des pratiques de gestion de 2010-2011, la région attend les indications du SOR afin d'assurer une uniformité à l'échelle nationale avant de mettre en œuvre cette recommandation.

Un processus sera mis en œuvre au niveau régional dans le contexte de la nouvelle approche nationale en matière de GRE une fois qu'une directive nationale aura été arrêtée. D'ici là, la région s'en tiendra à l'échéance actuelle de la fin du 1er trimestre pour les formulaires de GRE. La région se donnera comme pratique permanente de veiller à ce que des objectifs soient établis aux fins de la GRE pour toutes les nouvelles embauches.
  État : La demande sera classée (terminée).

Mise à jour/ Justification
(en date du 19 novembre 2012)

La région du Manitoba a atteint 92 % de ses objectifs en matière de GRE pour 2012. Ce pourcentage est conforme à l'objectif ministériel national qui avait été fixé à 90 %.













SVE : Mesures mises en œuvre. La recommandation doit être classée.
Mesures
T1 avril – Discussion avec les RH de l'AC concernant la nouvelle approche nationale en matière de GRE.
T1 – avril 2011
T1 mai – GRE pour les nouveaux employés. T1 – mai 2011
T1 30 juin – La région s'en tiendra à l'échéancier actuel pour les GRE en fonction de l'approche nationale existante. T1 – 30 juin 2011
8. Le directeur régional de la région du Manitoba doit élaborer et mettre en œuvre une approche officielle et documentée de la gestion des risques comportant un processus continu et une structure de gouvernance pour déterminer, évaluer et surveiller les mesures d'atténuation des risques. L'administration centrale doit donner de l'orientation aux régions et aux secteurs afin de garantir une approche nationale cohérente en matière de gestion des risques. (L'« administration centrale » comprend la Direction de la politique et de l'orientation stratégique, le champion de la gestion du risque d'AADNC et le Centre de gestion des risques du Secteur de la vérification et de l'évaluation.) Court terme :
Poursuivre l'évaluation continue des risques (Rapport sur la situation financière, conformité, gaz, etc.) et continuer de rendre compte des activités dans le cadre des plans d'activités trimestriels.
  État : Mise à jour en attente

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

En octobre 2011, la région du Manitoba a collaboré avec un consultant en gestion des risques (financé par le SVE) et a élaboré, de concert avec le SVE, un profil régional du risque.

Le document a été achevé au cours du quatrième trimestre et en est à l'étape du formatage final. Il sera distribué par la suite. Les outils seront mis en œuvre d'ici mars 2013.

La région intègre la question du risque à son plan d'activités régional de 2012-2013.







SVE : La recommandation est classée.
Moyen terme
Avec le soutien de l'agent principal de gestion des risques, le champion de la gestion du risque concevra des outils de gestion des risques pour l'ensemble du Ministère.
La discussion sur les outils a été amorcée en septembre 2011
Les directeurs généraux régionaux appuieront ces efforts et mettront en œuvre, dans leurs régions respectives, des outils de gestion des risques qui vont dans le sens des approches nationales.

Les responsables de la gestion des risques à l'administration centrale ont visité les régions en octobre 2010 pour passer en revue les pratiques en la matière et offrir de la formation. Les régions doivent maintenir des liens permanents avec ces experts pour appuyer les pratiques régionales en matière de gestion des risques. Les profils de risque organisationnel des régions doivent être intégrés au processus et aux documents de planification des activités régionales pour 2012-2013.
Les outils seront mis en œuvre d'ici mars 2013
9. Le directeur général régional de la région du Manitoba doit veiller à ce que les articles 32 et 24 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) soient correctement appliqués et que le personnel reçoive une formation adéquate afin de pouvoir procéder à l'engagement approprié des dépenses et au contrôle approprié de ces engagements (article 32), ainsi qu'à la vérification des comptes (article 34). La région a conçu un cours intitulé Pouvoirs de signature en matière financière et vérification des comptes.

Le cours décrit les pouvoirs de signature en matière financière ainsi que les principes régissant leur exercice; et fournit des listes de contrôle indiquant les étapes à suivre par les gestionnaires des centres de responsabilité avec justification de chaque étape, les matrices de risque utilisées pour la vérification des comptes, les détails relatifs aux processus de vérification avant et après le paiement, des listes des documents justificatifs requis.

Le cours sera offert à tous les gestionnaires bénéficiant d'un pouvoir de signature en matière financière en vertu des articles 32 ou 34 de même qu'au personnel administratif chargé de la vérification des comptes.
  État : La demande sera classée. (Terminée)

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

Tous les gestionnaires de centre de responsabilité et le personnel administratif ont été formés; des employés supplémentaires ont également été formés.

Au total, 136 employés de la région ont suivi une formation; une formation de suivi/formation individuelle a lieu pour discuter d'erreurs de transactions précises. Les nouveaux employés devront suivre une formation dans les deux mois suivant leur embauche. Le rendement sera contrôlé au moyen des statistiques avant et après la vérification.









SVE : La mise en œuvre est complète. La recommandation est classée.
Mesures
T1 – Plan de formation devant être terminé en avril et formation débutant en mai.
T1 – mai  2011
T3 – Gestionnaire de centre de responsabilité et personnel administratif en place formés avant la fin du troisième trimestre. T3 – 2011-2012
Permanent – Formation dispensée aux nouveaux employés dans les deux mois suivant leur embauche. Rendement contrôlé au moyen des statistiques avant et après la vérification. En cours
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