Vérification des pratiques de gestion – Région de la Colombie-Britannique - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2012

Région de la Colombie-Britannique

Vérification des pratiques de gestion – Région de la Colombie-Britannique
Date d'approbation 22/09/2011
Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le directeur général régional de la région de la Colombie-Britannique doit collaborer avec l'administration centrale pour définir les services à la clientèle externes offerts par AADNC et établir des objectifs de rendement dans la prestation de ces services dans le cadre des mesures permanentes de gestion et de suivi à l'égard de ces normes. Pour assurer l'adoption d'une approche cohérente à l'échelle nationale, les normes, les attentes quant au rendement et les exigences en matière de surveillance devront être communiquées officiellement à toutes les régions par l'administration centrale.

Le bureau régional doit également élaborer et mettre en œuvre un processus de sondage auprès des clients qui lui sera propre et qui nécessitera la participation de tous les directeurs régionaux qui offrent des services externes en plus d'intégrer des plans d'action officiels et des procédures de suivi afin qu'on puisse comparer les résultats, puis déterminer les répercussions des mesures prises sur le service à la clientèle.
L'administration centrale des Opérations régionales travaillera de concert avec d'autres secteurs et régions afin d'élaborer des approches ministérielles en matière de gestion du service en tenant compte des lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor. Il s'agit notamment de prendre les mesures qui conviennent en matière de gouvernance et de surveillance de la gestion, de cerner les services offerts par le ministère, d'établir les normes de service et les régimes de contrôle appropriés, et de clarifier les rôles et les responsabilités de chacun. Les différents directeurs généraux régionaux collaboreront entre eux ainsi qu'avec l'administration centrale pour contribuer à l'élaboration des approches nationales.

Les discussions préliminaires ont eu lieu au CDGMO le 11 avril 2011.

Mesures

Programmes ayant déjà des normes de service :
Selon le plan de travail approuvé par les Opérations régionales pour l'initiative sur les normes de service nationales. Voir les dates ci‑dessous. État : En cours

Mise à jour/ Justification
(en date du 30 septembre 2012)

La région de la C.-B. est représentée au Comité directeur national sur l'excellence des services d'Opérations régionales pour établir des normes de service applicables à l'ensemble d'AADNC en ce qui concerne les programmes, les subventions et les contributions, les services directs et les services internes.  La région continue de travailler en étroite collaboration avec l'administration centrale et d'autres régions à l'élaboration d'approches nationales.  Une fois que ces approches auront été finalisées, la région de la C.-B. les comparera aux normes de service établies et peaufinera les processus au besoin, conformément à l'orientation nationale.
Officialiser, dans un document, les normes de service existantes.

Programmes sans normes de service :
Septembre 2011
Services directs Mars 2012
Subventions et contributions Mars 2012
Services internes Juin 2012
Enquête régionale auprès des clients

En réaction à l'enquête régionale auprès des clients, le bureau régional devra faire part des résultats à l'ensemble des Premières Nations de la Colombie-Britannique d'ici la fin du présent exercice.

Dans le cadre des activités de discussion avec le client, le bureau régional examinera notre approche actuelle à cet égard afin de déterminer de quel type de commentaires la région a besoin et de quelle manière on les obtiendra. Cet aspect sera lié à l'initiative nationale de gestion des services afin d'assurer une uniformité à l'échelle nationale.
Mars 2012 À la suite de la réunion conjointe de février 2012, à laquelle ont participé plus de 140 représentants des Premières Nations et des organismes de la Colombie-Britannique, la région a préparé un rapport sommaire qui a été envoyé à tous les participants. Ce rapport comprenait une section sur l'établissement de normes de service dans la région de la C.-B., d'AADNC, du point de vue des Premières Nations. La région a élaboré un projet de plan d'action qui définit les mesures à prendre et les prochaines étapes; ce plan s'inspire des propos tenus par le groupe d'experts présent à la réunion conjointe ainsi que par les participants aux séances de dialogue. La région tiendra les Premières Nations au courant de l'évolution du projet de plan d'action.

SVE : En cours de mise en œuvre.
2. Le directeur général régional de la région de la Colombie-Britannique devrait collaborer avec l'administration centrale pour faire en sorte que le plan de ressources humaines et le plan d'activités intégré de la région soient intégrés et renferment des précisions sur les besoins prévus en ressources humaines et leur incidence sur les ressources financières. L'administration centrale doit communiquer la façon de procéder à l'ensemble des régions et des secteurs afin d'assurer une approche nationale uniforme pour la planification régionale. Comme l'indique le plan d'activités ministériel pour 2011-2014, le Ministère s'efforcera d'améliorer la planification intégrée et l'harmonisation des ressources en établissant des principes et des processus (y compris un échéancier et un calendrier) pour la planification intégrée et la consultation avec des partenaires à l'interne (RH, DPF, SVE). Mars 2012 État : En cours

Mise à jour/ Justification
(en date du 30 septembre 2012)

La région de la C.-B. a travaillé en collaboration avec l'administration centrale sur le dossier du cycle de planification des activités ministérielles ainsi que sur celui de l'établissement des principes et processus de la planification intégrée. Compte tenu de l'incidence de la transition vers les guichets de service sur les ressources humaines, la région est confrontée à une diminution progressive de sa capacité d'améliorer la planification intégrée pour l'exercice en cours. Lors du prochain cycle de planification, la région s'efforcera toutefois d'intégrer les plans des ressources humaines dans le plan des activités.

SVE : En cours de mise en œuvre.
3. Le directeur général régional de la Colombie-Britannique devra préciser les exigences relatives aux documents de dotation et veiller à ce qu'on conserve les documents d'appui pour montrer en quoi les mesures prises en matière de dotation sont liées aux besoins recensés ou répondent au départ de membres du personnel ainsi qu'à des fins de vérification et de continuité des dossiers. Le directeur général régional de la Colombie-Britannique délèguera cette responsabilité au directeur des ressources humaines pour s'assurer que les exigences relatives aux documents de dotation sont bien comprises et qu'on conserve toute l'information nécessaire.

Mesures

La Direction des ressources humaines (DRH) de la région de la Colombie-Britannique étudiera les listes de vérification actuelles des ressources humaines pour s'assurer qu'elles contiennent toute la documentation nécessaire dans le cadre des divers processus de dotation dirigés par le bureau régional, y compris les liens avec le plan de dotation régional des Ressources humaines. On communiquera les listes de vérification mises à jour au personnel de la Direction des ressources humaines.

Le personnel du bureau régional travaille également avec la DGSRHMT pour élaborer des outils et des listes de vérification nationaux afin d'appuyer l'adoption de pratiques uniformes au sein du Ministère.
Décembre 2012 État : La demande sera classée (terminée).

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

Liste de vérification de la dotation nationale utilisée par le bureau régional depuis novembre 2011. Tous les dossiers de dotation comprennent une nouvelle liste de vérification.

SVE : Mis en œuvre. La recommandation sera classée.
4. Le directeur général régional de la région de la Colombie-Britannique doit voir à ce que l'analyse des mesures de dotation, des tendances à cet égard et du processus d'embauche se fasse de façon régulière. La DRH mettra au point un processus d'analyse et de reddition de comptes à l'équipe de direction en ce qui a trait aux mesures de dotation, tant aux niveaux transactionnel que stratégique, afin de documenter le cycle annuel de planification des activités.

La DRH continuera à travailler avec la DGSRHMT pour obtenir de l'information et des rapports appuyant les activités d'analyse.
Juillet 2011 État : La demande sera classée (terminée).

Mise à jour / Justification
(en date du 31 mars 2012)

Rapports de dotation mensuels envoyés à l'EHD.

Analyse stratégique réalisée par l'intermédiaire de l'EHD pour gérer les mesures de dotation dans le cadre des mesures de contrôle de la dotation.

SVE : Mis en œuvre. La recommandation sera classée.
5. Le directeur régional de la région de la Colombie-Britannique doit élaborer et mettre en œuvre une approche officielle et documentée de la gestion des risques comportant un processus continu et une structure de gouvernance pour déterminer, évaluer et surveiller les risques et les mesures d'atténuation connexes à l'appui de la création d'un profil de risque régional. L'administration centrale doit donner de l'orientation aux régions et aux secteurs afin de garantir une approche nationale cohérente en matière de gestion des risques. (Par administration centrale, on entend Politiques et orientation stratégique, le champion de la gestion du risque du Ministère et le centre de gestion du risque du Secteur de la vérification et de l'évaluation.) Court terme
Poursuivre l'évaluation continue des risques (Rapport sur la situation financière, conformité, etc.) et continuer de rendre compte des activités dans le cadre des plans d'activités trimestriels.

En novembre 2010, le bureau régional a lancé le projet régional d'évaluation du risque posé par les programmes, qui met l'accent sur la conformité. À la suite de la vérification des pratiques de gestion, les responsables des programmes ont ciblé les activités qui présentent un risque élevé et conçu des plans d'action. La surveillance et la supervision relèvent de l'équipe de direction.

Moyen terme
Avec le soutien de l'agent principal de gestion des risques, le champion de la gestion du risque concevra des outils de gestion des risques pour l'ensemble du Ministère.

Les directeurs généraux régionaux appuieront ces efforts et mettront en œuvre, dans leurs régions respectives, des outils de gestion des risques qui vont dans le sens des approches nationales. Le bureau régional assurera la coordination et la liaison dans les travaux avec l'administration centrale pour ce qui est des cadres de gestion des risques propres aux programmes.

Les responsables de la gestion des risques à l'administration centrale ont visité les régions en octobre 2010 pour passer en revue les pratiques en la matière et offrir de la formation. Les régions doivent maintenir des liens permanents avec ces experts pour appuyer les pratiques régionales en matière de gestion des risques.
Octobre 2011 État : La demande sera classée.

Mise à jour/ Justification
(en date du 30 septembre 2012)

Afin de donner suite au plan d'action pour la réduction du déficit (PARD) et à la demande de la région, mentionné dans ses priorités essentielles, de centrer ses efforts sur une transformation opérationnelle susceptible de renforcer ses propres opérations, les responsables des programmes ont complété le dernier volet du projet régional d'évaluation du risque posé par les programmes, qui consistait à définir les rôles et les responsabilités. Ces rôles et responsabilités ont fait l'objet d'un examen visant à en repérer les lacunes, les chevauchements et les synergies. Cette information a servi à appuyer une approche proposée relativement à l'harmonisation des ressources. Le projet régional d'évaluation du risque posé par les programmes est terminé; les résultats de ce projet d'évaluation seront sans doute utiles aux responsables de l'exécution des programmes. Ces résultats aideront aussi à orienter et soutenir l'élaboration du profil de risque de la région, qui tiendra compte des neuf risques organisationnels. À l'avenir, les résultats relatifs au profil de risque régional serviront de guide à la planification opérationnelle.
Les profils de risque organisationnel des régions doivent être intégrés au processus et aux documents de planification des activités régionales pour 2012-2013. 2012-2013 État : En cours

Mise à jour/ Justification
(en date du 30 septembre 2012)

Avec l'aide de la Direction générale de la gestion des risques, du Secteur de la vérification et de l'évaluation, la région a entrepris, en octobre 2012, de créer le profil de risque régional. Son objectif est de terminer ce travail au début de décembre de façon à pouvoir utiliser cette information pour orienter la planification opérationnelle de l'exercice 2013-2014. Dans ce processus de création du profil de risque régional, nous bénéficions du soutien du planificateur régional qui jouera un rôle clé en favorisant l'intégration des résultats relatifs au profil de risque régional dans la planification opérationnelle.

SVE : En cours de mise en œuvre.
6. Le directeur général régional de la Colombie-Britannique doit clarifier les rôles, les responsabilités et l'objectif du comité de l'équipe de gestion de la Colombie-Britannique. Une fois que ce sera fait, le directeur général régional devra veiller à ce qu'on élabore et mette en œuvre un mandat détaillé pour les organes de surveillance régionaux (équipe de direction et comité de l'équipe de gestion). Le directeur général régional de la Colombie-Britannique précisera les rôles, les responsabilités et l'objectif du comité de l'équipe de gestion en fonction de la nouvelle structure régionale et s'assurera qu'ils sont indiqués dans les mandats mis à jour. Ces deux aspects seront mis en œuvre dès que terminés. Décembre 2011 État : La demande sera classée (terminée).

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

Le directeur général régional de la Colombie-Britannique a clarifié les rôles, les responsabilités et l'objectif du comité de l'EGCB et de l'EHD. Les mandats respectifs de l'EGCB et de l'EHD ont été élaborés. SGGID C.-B. 2057914 et 1915967, respectivement.

SVE : Mis en œuvre. La recommandation sera classée.
7. Avant d'approuver une facture, le directeur général régional de la Colombie-Britannique doit s'assurer que l'entrepreneur en soutien TI respecte ses obligations contractuelles en ce qui a trait au respect des dates de production des rapports sur la gestion du rendement. Le directeur général régional de la Colombie-Britannique délèguera cette responsabilité au directeur des services ministériels, qui veillera à ce qu'on fasse part de l'exigence concernant le respect des dates de production des rapports sur la surveillance du rendement à l'entrepreneur en soutien TI et qu'on respecte les modalités du contrat. Les rapports de rendement seront conservés avec la facture pour attester le respect des modalités du contrat et de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Septembre 2011 État : La demande sera classée (terminée).

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

L'exigence concernant le respect des dates de production des rapports sur la surveillance du rendement a été communiquée à l'entrepreneur en soutien TI (Donna Conna) dans une lettre datée du 29 novembre 2011 (SGGID C.-B. 1971374). Les rapports de rendement sont conservés avec la facture pour attester le respect des modalités du contrat et de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

SVE : Mis en œuvre. La recommandation sera classée.
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