Vérification des pratiques de gestion de la région du Yukon - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2012

Région du Yukon

Vérification des pratiques de gestion de la région du Yukon
Date d'approbation 22/02/2011
Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le directeur général régional de la région du Yukon devrait d éfinir des normes pour les services offerts aux clients externes, créer des attentes quant au rendement (cibles) pour chaque norme et établir des exigences en matière de surveillance et de rapports. Pour ce faire, le directeur général régional de la région du Yukon devrait collaborer avec l'Organisation des affaires du Nord (AC) et les autres bureaux régionaux au nord du 60e parallèle afin de garantir l'établissement d'une approche uniforme.

Étant donné le contexte opérationnel propre au Yukon – la région fournit des services à des bénéficiaires du Nord (programmes relevant du Développement du Nord) et des Premières Nations (programmes relevant des Affaires indiennes et inuites) – le directeur général régional de la région du Yukon devra chercher à tirer parti, s'il y a lieu, des travaux réalisés à ce jour dans le cadre de l'initiative sur les normes nationales afin d'établir des normes, des cibles et des exigences en matière de surveillance et de rapports pour les activités de programme du Programme des affaires indiennes et inuites.
Réponse de la direction

La région du Yukon établira des normes de service, des cibles de rendement et des exigences en matière de surveillance et de rapports pour les activités de la région touchant la prestation des programmes relevant du Développement du Nord et des Affaires indiennes et inuites. En ce qui concerne les secteurs de programme relevant du Développement du Nord, la région du Yukon collaborera étroitement avec l'Organisation des affaires du Nord (AC) et les autres bureaux régionaux au nord du 60e parallèle afin de garantir l'établissement d'une approche uniforme.

En ce qui concerne les secteurs de programme relevant des Affaires indiennes et inuites, la région du Yukon cherchera à tirer parti des travaux réalisés à ce jour dans le cadre de l'initiative sur les normes nationales.

Dans le cadre de ces efforts, la région du Yukon tentera de trouver des façons d'utiliser les fonctionnalités existantes du système Paiements de transfert aux Premières nations et aux Inuits (PTPNI) afin d'appuyer la surveillance continue de ces nouvelles normes et la production de rapports à cet égard.

Mesures

Examiner les activités de programme relevant du Développement du Nord et des Affaires indiennes et inuites afin de déterminer quels programmes sont déjà dotés de normes de service et lesquels n'en ont pas.

Officialiser les normes de service, les cibles et les exigences en matière de surveillance et de rapports des programmes ayant déjà des normes de service.

Définir des normes de service, des cibles et des exigences en matière de surveillance et de rapports des programmes n'ayant pas de normes de service en place.

Communiquer les normes de service, les cibles et les exigences en matière de surveillance et de rapports à tout le personnel régional, et tenir des séances de sensibilisation pour bien informer les personnes touchées par ces nouvelles normes.

Mettre en œuvre des activités de surveillance et d'établissement de rapports à temps pour l'exercice 2013-2014.
Mars 2013  
2. Le directeur général régional de la région du Yukon devrait veiller à l'intégration du plan des ressources humaines et du plan d'activités régional, et fournir des précisions sur les besoins prévus en ressources humaines et leurs répercussions sur les ressources financières. Pour ce faire, le directeur général régional de la région du Yukon devrait collaborer avec l'Organisation des affaires du Nord (AC) et les autres bureaux régionaux au nord du 60e parallèle afin de garantir l'établissement d'une approche uniforme. Le directeur général régional de la région du Yukon devra chercher à tirer parti, s'il y a lieu, de l'approche et de la méthode conçues par les bureaux régionaux au sud du 60e parallèle afin d'améliorer l'intégration des documents sur la planification des ressources humaines et des activités. Réponse de la direction

Sous la direction de l'Organisation des affaires du Nord (AC), la région du Yukon collaborera avec les autres bureaux régionaux au nord du 60e parallèle pour améliorer les liens entre les plans des ressources humaines et les plans d'activités régionaux. Plus précisément, la région s'assurera que les exigences en matière de ressources humaines et les conséquences financières connexes des activités de programme sont indiquées dans le plan d'activités régional. Durant l'élaboration de l'approche et de la méthode d'intégration du plan des ressources humaines et du plan d'activités, il se peut que la région demande des conseils et de l'orientation aux bureaux régionaux au sud du 60e parallèle, au Secteur des politiques et de l'orientation stratégique et à d'autres intervenants pour s'assurer que le nouveau plan est compatible avec les exigences relatives à la production des rapports trimestriels du Ministère.

Mesures

Participer à des discussions avec les autres bureaux régionaux au nord du 60e parallèle et l'Organisation des affaires du Nord (AC) afin de déterminer une voie à suivre commune.

Présenter l'approche révisée de planification régionale au sous-ministre adjoint de l'Organisation des affaires du Nord aux fins d'approbation.

Concevoir un modèle révisé de planification régionale et des outils de soutien pour rédiger des rapports en fonction du plan.
Septembre 2012 État :

Mise à jour/ Justification
En date du 30 septembre 2012 :











  • La Région a élaboré un plan stratégique de douze trimestres et elle est en train de mettre au point un profil de risque régional.
  • Le DGR a présenté le plan àNNC en octobre 2012.
  • L'élaboration d'un nouveau plan stratégique de ressources humaines (retardée en raison de problèmes liés aux problèmes de capacités et aux pressions urgentes découlant du PARD) commencera en avril 2013.
Commentaire du SVE : En cours de mise en œuvre. La recommandation sera classée une fois que l'élaboration d'un nouveau plan stratégique de ressources humaines sera achevée.
3. Le directeur général régional de la région du Yukon doit veiller à ce que les dossiers de dotation soient complets et que les formulaires essentiels (c.-à-d. les formulaires de demande au bureau du personnel) soient dûment remplis, y compris la partie qui lie les mesures de dotation au plan de ressources humaines. Réponse de la direction

Conformément au plan de ressources humaines, les mesures de dotation doivent s'aligner sur les priorités et le contexte des régions, du secteur et du Ministère. Le DGR collaborera avec Ressources humaines de la région du Yukon pour s'assurer que l'allocation des ressources correspond aux priorités et aux plans établis.

Mesures

La Direction des ressources humaines de la région du Yukon étudiera les listes de vérification actuelles des ressources humaines pour s'assurer qu'elles contiennent toute la documentation nécessaire concernant les divers processus de dotation dirigés par le bureau régional, y compris les liens avec le plan de dotation régional des Ressources humaines. On communiquera les listes de vérification mises à jour au personnel de la Direction des ressources humaines.

La Direction des ressources humaines de la région du Yukon donnera des séances d'information aux gestionnaires sur la façon de remplir les formulaires de demande au bureau du personnel.
Avril 2012 État : Mise à jour/ Justification
En date du 30 septembre 2012 :
  • Question reportée en raison des exigences du PARD.
  • Le DGR et les RH collaborent régulièrement afin d'assurer l'harmonisation avec l'allocation des ressources et les pratiques en cours.
  • Les questions relatives aux RH et aux finances constituent maintenant des points permanents à l'ordre du jour des réunions du Comité régional de gestion.
  • La Région utilise maintenant les listes nationales de vérification des RH. Une séance de formation portant sur le formulaire de demande de dotation en personnel, de classification et de suppléance a été organisée et une autre séance à l'intention du groupe de soutien administratif est prévue en décembre.
SVE : La mise en œuvre est achevée en grande partie. Classée.
4. Le directeur général régional de la région du Yukon devrait établir officiellement des mécanismes visant à s'assurer que la région participe activement à l'élaboration des politiques ministérielles qui influencent les opérations de la région. Étant donné le contexte opérationnel propre au Yukon – la région fournit des services à des bénéficiaires du Nord (programmes relevant du Développement du Nord) et des Premières Nations (programmes relevant des Affaires indiennes et inuites) – les mécanismes établis devront favoriser la participation de la région à l'élaboration des politiques qui entraînent des répercussions sur les bénéficiaires du Nord et des Premières Nations. Réponse de la direction

La région du Yukon continuera de déployer des efforts pour participer activement au processus d'élaboration des politiques ministérielles pour les secteurs de programme d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada, notamment en ce qui concerne les décisions politiques qui ont des répercussions directes sur la région du Yukon. Dans le cadre de sa participation au Conseil de gestion du Nord de l'Organisation des Affaires du Nord, au Forum des directeurs généraux régionaux associés pour les Opérations régionales et autres forums menés par l'administration centrale, comme le Comité des directeurs généraux chargé de la mise en œuvre et des opérations, la région du Yukon veillera à fournir des commentaires et de la rétroaction en temps opportun sur les points politiques touchant la région du Yukon.

Mesures

Cerner tous les forums clés sur les politiques menés par l'administration centrale et nommer un responsable régional pour chacun d'entre eux. Lorsque la région du Yukon ne participera pas à un forum, elle travaillera de concert avec l'Organisation des affaires du Nord (AC) pour veiller à ce qu'on informe le représentant régional approprié des discussions sur les politiques ayant des répercussions sur la région.

Mettre sur pied un groupe de travail régional formé des responsables régionaux mentionnés ci-dessus afin de surveiller les activités d'élaboration de politiques à l'échelle du Ministère, d'en discuter et de formuler des commentaires en temps opportun à propos des points pertinents pour la région du Yukon.

Faire de l'élaboration des politiques un point permanent dans l'ordre du jour du Comité de la haute direction de la région du Yukon.
Septembre 2012 État :

Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre :

  • La région du Yukon participe activement et régulièrement à chaque forum.
  • Le DGR assiste aux réunions du Comité des politiques, du Comité des opérations et du Conseil de gestion du Nord (CGN).
  • Le directeur, Investissements stratégiques, et le directeur, Gouvernance, partagent la responsabilité de la participation aux réunions du Forum des directeurs généraux régionaux associés pour les Opérations régionales et du Comité des directeurs généraux chargé de la mise en œuvre et des opérations.














  • Le Comité de gestion régional sert de table régionale de coordination hebdomadaire.
  • Des points précis sont inscrits à l'ordre du jour du sous-comité des RH et du Comité régional des finances et y sont discutés.
SVE : Mise en œuvre terminée. Classée.
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