Évaluation de l'examen de mi-parcours national pour l'Évaluation stratégique de l'approche améliorée axée sur la prévention du Programme des services à l'enfance et à la famille des Premières Nations - Rapports de suivi en date du 31 mars 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de l'évaluation, de la mesure du rendement et de l'examen en date du 31 mars 2012

PROGRAMMES ET PARTENARIATS EN MATIÈRE D'ÉDUCATION ET DE DÉVELOPPEMENT SOCIAL

Évaluation de l'examen de mi-parcours national pour l'Évaluation stratégique de l'approche améliorée axée sur la prévention du Programme des services à l'enfance et à la famille des Premières Nations
Date d'approbation : 09/23/11
Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Renforcer ses liens avec les ministères fédéraux et provinciaux concernés afin de cerner les moyens que peuvent employer les gouvernements pour aider les organismes à améliorer la prestation de services dans les réserves, et travailler avec les gouvernements provinciaux pour voir à ce que les services offerts hors des réserves correspondent davantage aux réalités culturelles en cause. Tout en continuant de travailler en collaboration avec les ministères fédéraux et provinciaux concernés dans le cadre de tables tripartites, de forums bilatéraux et d'autres occasions, l'AC et les bureaux régionaux d'AADNC étudieront la possibilité de mettre en place des groupes de travail fédéraux-provinciaux-territoriaux en vue de faciliter la communication des pratiques exemplaires et la collaboration entre tous les ordres de gouvernement. On communiquera les pratiques exemplaires efficaces dans les réserves afin d'aider les provinces à élaborer des politiques de prestation de services hors des réserves correspondant aux réalités culturelles. Juin 2012 État : En cours

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

Le 26 octobre 2011, AADNC a été invité à une réunion du Comité des directeurs fédéraux, provinciaux et territoriaux de la protection de l'enfance. Au cours de cette réunion, on a donné à AADNC l'occasion d'aborder la question de l'approche améliorée axée sur la prévention (AAAP), ainsi que des indicateurs associés au système de gestion de l'information des Services à l'enfance et à la famille.

Au cours des six derniers mois, AADNC a également tenu des réunions en personne avec plusieurs représentants provinciaux et territoriaux, dont ceux de l'Alberta, du Yukon, de la Colombie‑Britannique, du Manitoba, de la Nouvelle-Écosse et du Québec. Ces réunions, consacrées à des questions telles que les indicateurs de rendement, les cadres de responsabilisation, les discussions sur les PE et les discussions sur l'AAAP, ont permis à AADNC de continuer à nouer des relations productives avec les provinces.

En cours d'exécution – Les approches adoptées par le programme peuvent permettre d'appliquer efficacement cette recommandation.
2. Encourager la tenue de discussions tripartites de suivi cohérentes dans toutes les régions pour régler les problèmes à mesure qu'ils se présentent et, à cette fin, travailler de concert avec toutes les parties concernées.
  • Tant à l'AC que dans les bureaux régionaux d'AADNC, on est conscient des défis que représente un suivi cohérent et on explorera la possibilité d'élaborer une approche permettant de relever ces défis de manière proactive, de la façon qu'auront convenu les intervenants concernés.
Mars 2013 État : En cours

Mise à jour/ Justification 
(en date du 31 mars 2012) 

Afin d'uniformiser le suivi après les discussions tripartites, AADNC affecte aux régions 30 000 dollars par an pour tenir des tables rondes régionales. L'AC effectue un suivi auprès des régions pour s'assurer que ces ressources permettent de résoudre les questions régionales dans le cadre de discussions tripartites. L'AC a participé à quelques réunions tripartites avec les régions au cours de l'exercice précédent (c.-à-d. l'Alberta, la Nouvelle-Écosse, le Manitoba).

En cours d'exécution – Il faudra assurer un suivi uniforme de ces réunions et continuer de renforcer ces relations.
3. Veiller à la mise en commun continue de renseignements clairs entre l'administration centrale et les bureaux régionaux afin que toutes les parties soient informées des processus de prise de décisions et des questions que les régions sont susceptibles de soulever. AADNC a été informé des défis associés à l'échange d'information entre les bureaux régionaux et l'AC d'AADNC. Au cours des six derniers mois, AADNC a commencé à relever ces défis en fixant des réunions mensuelles pour le personnel des SEFPN, ainsi qu'entre le personnel des régions et les directeurs généraux régionaux. D'ici un an, AADNC réévaluera la mesure dans laquelle ces réunions ont permis d'améliorer l'échange d'information entre les régions et l'AC et apportera les rajustements et améliorations nécessaires. Septembre 2012 État : En cours

Mise à jour/ Justification 
(en date du 31 mars 2012)

Dans six mois, AADNC réévaluera l'amélioration de l'échange d'information entre les régions et l'AC réalisée dans le cadre des réunions mensuelles du personnel des SEFPN et aux réunions des directeurs généraux régionaux. L'AC procédera, au besoin, à toute modification ou amélioration nécessaire.

Les SEFPN de l'AC d'AADNC ont également tenu deux réunions en personne avec les représentants des régions au cours des six derniers mois, ce qui a amélioré l'échange d'information entre l'AC et les régions.

SVE : En cours d'exécution – Le SVE intégrera ces constatations à la prochaine évaluation des SEFPN, prévue en 2012‑2013.
4. Renforcer les capacités des organismes des Premières Nations en élaborant et en mettant à jour des outils (p. ex. manuels, directives, modèles) et en offrant de la formation, au besoin, pour aider ces organismes à satisfaire aux exigences ministérielles en matière de production de rapports et à procéder à la planification à long terme de façon plus stratégique.
  • La Direction des opérations et de la gestion de la qualité de la DGPSP s'emploie à élaborer et à mettre à jour des outils, des manuels, des lignes directrices et des modèles pour accroître la conformité et réduire le fardeau relatif à la production de rapports imposé aux régions et aux organismes. Ces documents seront terminés et fournis aux régions et aux bénéficiaires au fur et à mesure qu'ils seront prêts, à compter d'octobre 2011, et jusqu'au 31 mars 2012, date à laquelle ils auront tous été fournis.
Mars 2012 et en cours État : En cours

Mise à jour/ Justification 
(en date du 31 mars 2012)

AADNC a conçu et mis à jour des outils, des manuels, des lignes directrices et des modèles pour clarifier les exigences du programme, améliorer la conformité et alléger le fardeau de l'établissement de rapports pour les régions et les organismes. On a mis à jour le Manuel national des programmes sociaux, on l'a diffusé aux régions et aux organismes et il est maintenant consultable dans le site Web d'AADNC. De plus, le Cadre de contrôle de gestion, le Cadre de gestion intégrée du risque, un manuel national sur la conformité du programme et un cadre de gestion des ICD sont presque terminés.

Les régions utilisent les ressources de développement des capacités des SEFPN pour aider les organismes à améliorer leurs capacités (c.‑à‑d. pour élaborer et réviser les plans d'activités, pour élaborer des indicateurs et les utiliser dans leurs rapports et pour la gestion financière).

AADNC a passé en revue le plan d'activités quinquennal et a veillé à l'utilisation uniforme de cet outil en expliquant qu'il permet aux bénéficiaires de fournir des mises à jour annuelles, tout en communiquant des prévisions sur cinq ans (plan d'activités « renouvelable »). On a apporté des modifications aux exigences d'établissement de rapport de l'instrument de collecte de données (ICD) afin d'assurer l'harmonisation avec les facteurs de risque et la cohérence avec les exigences du programme des SEFPN et de la Politique sur les paiements de transfert.

SVE : En cours d'exécution – Le SVE appuiera l'assistance fournie par AADNC aux organismes afin que leur établissement de rapports et leur planification à long terme soient plus stratégiques.
  • On élabore actuellement un projet à l'échelle du Ministère afin de trouver des façons d'améliorer le développement des capacités dans les collectivités des Premières Nations. Une fois ce projet mis en œuvre, AADNC évaluera les liens qui pourraient renforcer la capacité des Premières Nations aux termes du programme des SEFPN.
Mars 2012
Les plans d'activités quinquennaux sont un mécanisme obligatoire de financement aux termes de l'approche améliorée axée sur la prévention (AAAP) afin d'assurer une meilleure responsabilisation dans le cadre du programme des SEFPN. AADNC examinera le modèle de plan d'activités actuel et le modifiera au besoin, tout en poursuivant avec l'exercice panministériel visant à mettre en œuvre la Politique sur les paiements de transfert et à réduire le fardeau global des rapports pour les bénéficiaires. Avril 2014
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