ARCHIVÉE - Vérification du perfectionnement des capacités - Rapports de suivi en date du 31 mars 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2012

Opérations régionales, dirigeant principal des finances

Vérification du perfectionnement des capacités (200721)
Date d'approbation du CVÉ : 3/06/2009

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. Nommer un responsable stratégique du perfectionnement des capacités et mettre en œuvre une approche ministérielle en matière de perfectionnement des capacités. L'excellence au niveau du perfectionnement des capacités est un élément clé pour qu'AADNC réalise son mandat et ses objectifs stratégiques, compte tenu des obligations et possibilités accrues et des ressources limitées. Il doit y avoir un responsable au niveau des SMA pour diriger l'approche stratégique à l'égard de l'élaboration de programmes coordonnés et efficaces en matière de perfectionnement des capacités.

Tel que démontré dans la mise en oeuvre fructueuse par AADNC de l'analyse comparative entre les sexes, on a besoin d'une infrastructure et de ressources pour appuyer efficacement la conception et la mise en œuvre de programmes.
Juillet 2009 État : En cours

Mise à jour/ Justification
Au 30 septembre 2010

Des travaux sont en cours en vue d'apporter les améliorations suivantes en matière de développement des capacités : une stratégie horizontale de mesure du rendement pour le Ministère est en cours d'élaboration avec le concours de représentants de tous les secteurs ayant des programmes de développement des capacités; une structure et une approche révisées et coordonnées en matière de gouvernance sont en cours de préparation; on cherche des possibilités de réduire le fardeau lié à l'administration et à la production de rapports pour les collectivités et à l'interne.

COMMENTAIRE du Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) : Mise en œuvre terminée. La recommandation est classée.
AADNC tirera parti de l'expertise et des ressources internes ainsi que d'une coordination et d'une collaboration améliorées afin que le perfectionnement des capacités ne soit pas perçu uniquement comme des programmes individuels, mais comme une optique que l'on utilise pour juger l'incidence et la réussite de toutes les activités d'AADNC, de la même manière que l'on examinera l'incidence des programmes sur le développement économique.

Par exemple : la Direction de la gestion des terres des Premières nations peut financer un processus pour obtenir un code foncier et, idéalement, sa ratification, mais le succès du processus repose sur le développement du leadership, la sensibilisation communautaire et les capacités techniques, lesquels permettront à la collectivité d'être vraiment autonome sur le plan de la gestion foncière
Avril 2010
2. Établir des résultats de programme ainsi que les mesures et indicateurs de rendement connexes. Élaborer des résultats de programme, ainsi que des mesures et indicateurs de rendement. Au moment du renouvellement du programme ou d'ici mars 2011, selon la première des deux éventualités État : En cours

Mise à jour/ Justification
Au 31 mars 2011

Les résultats des programmes et les indicateurs de mesure du rendement ont été établis pour la nouvelle autorisation proposée.

COMMENTAIRE du SVE : Mise en œuvre terminée. La recommandation est classée.
3. Élaborer des plans de mesure du rendement et appuyer les régimes de collecte de données (p. ex., adapter les guides et les formulaires de demande de programme, ainsi que les modèles de présentation de rapports en vue d'appuyer la collecte de données au niveau des projets). Élaborer des plans de mesure du rendement et des régimes de collecte de données.

Recueillir et documenter des mesures et des indicateurs de référence au moment du renouvellement.

Élaborer et mettre en œuvre de la formation sur la mesure du rendement et la collecte de données.

Au besoin, adapter les formulaires de demande et les rapports des bénéficiaires nécessaires à la collecte de données.
Au moment du renouvellement du programme ou d'ici mars 2011, selon la première des deux éventualités Mise à jour - Opérations régionales (OR)
État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification
Au 31 mars 2012 : Le Comité de l'évaluation, de la mesure du rendement et de l'examen a approuvé la stratégie de mesure du rendement qui lui a été présentée le 24 novembre 2011.

Mise à jour – Dirigeant principal des finances (DPF)
État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification
Au 31 mars 2012

La Direction générale de la gestion de l'information (DGGI) a mis à jour la Politique sur la collecte de données en septembre 2011. La politique permettra de s'assurer que les investissements d'AADNC en matière de collecte de données sont gérés pour produire des résultats, de manière à aider les décideurs du Ministère à exercer une diligence raisonnable et à encourager ainsi la prise de décisions éclairées sur la conception des activités de collecte de données. La Direction générale de la politique sociale et des programmes (DGPSP) fait participer les régions au processus de réduction des rapports exigés de la part des bénéficiaires, a produit d'autres outils de gestion du risque et tire parti des fonctions de rapport offertes par le système Paiements de transfert aux Premières nations et aux Inuits (PTPNI). Le Programme d'éducation, par l'entremise de son projet de Système d'information sur l'éducation (SIE), travaille à améliorer la qualité de la collecte de données auprès des bénéficiaires.

COMMENTAIRE du SVE : Mise en œuvre terminée. La recommandation sera classée.
4. Entreprendre une évaluation du risque avec les régions pour déterminer que l'approche de mise en œuvre de chaque région garantit que le programme est exécuté tel qu'il a été approuvé, qu'il est conforme à la Politique sur les paiements de transfert et aux autorisations, qu'il est géré efficacement et que des mécanismes sont en place pour en surveiller et en évaluer le rendement. Les régions doivent disposer d'approches uniformes pour la mise en œuvre de programmes nationaux. AADNC s'assure actuellement que les régions mettent en œuvre des approches uniformisées pour les programmes nouveaux et renouvelés conformément à la conception de programmes, et que ces approches contiennent des stratégies de mesure du rendement et de gestion du risque. Avril 2010 État : Terminé

Mise à jour/ Justification
Au 30 septembre 2011 :

OR- Une évaluation du risque a été réalisée concernant le Programme proposé de partenariats pour le développement des capacités en consultation avec les régions et avec des programmes de développement des capacités avec participation, et elle a été validée au niveau ministériel.

Une évaluation du risque initial a été réalisée pour la nouvelle autorisation proposée en consultation avec les bureaux régionaux. Les stratégies de gestion du risque seront intégrées à la conception du programme.

Commentaire du SVE : Mise en œuvre terminée. La recommandation devrait être classée.
5.  Établir un régime de surveillance de la mise en œuvre de programme par les régions pour confirmer que les éléments nationaux clés du programme, y compris la mesure du rendement, ont été mis en œuvre tels qu'approuvés. Le sous-ministre adjoint principal, Opérations régionales, en collaboration avec le dirigeant principal des finances et les sous-ministres adjoints des programmes, élaborera et mettra en œuvre un programme ministériel de gestion de la qualité pour les subventions et contributions. Le programme portera sur des questions particulières liées aux rôles et aux responsabilités des intervenants clés et sur la promotion d'une méthode axée sur les risques pour les examens de la conformité. Des directives seront établies au sujet des modèles de dotation et modèles organisationnels acceptables pour les examens de la conformité, et ce, au profit de l'uniformité et de la répartition adéquate des tâches. Le programme de gestion de la qualité sera établi d'ici le 31 décembre 2009 et mis en œuvre d'ici le 30 juin 2010. 30 juin 2010 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification 
Au 30 septembre 2011

OR - Le cadre de contrôle de gestion des paiements de transfert pour les subventions et les contributions a été élaboré et approuvé.

Le cadre de gestion de la qualité (CGQ) d'AADNC a été présenté au Comité des opérations, le 29 mars 2011. On a demandé à l'équipe de gestion de la qualité de retourner au Comité des opérations pour présenter des exemples de la façon dont le CGQ et les principes qui le sous-tendent ont été appliqués au Ministère et des améliorations qui en découlent.

DPF - Un régime permettant de surveiller la mise en œuvre régionale du programme sera établi, étant donné que la nouvelle autorisation proposée est élaborée et mise en œuvre. Un cadre de contrôle de gestion, un outil d'évaluation générale et un outil d'évaluation du risque ont été élaborés et sont utilisés dans les régions.

COMMENTAIRE du SVE - La mise en œuvre est faite en grande partie. La recommandation sera classée dès que le régime de surveillance régionale sera établi pour la nouvelle autorisation. La date n'est pas fixée.

Mise à jour – DPF
État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification
Au 31 mars 2012
Un cadre de contrôle de gestion, un outil d'évaluation générale et un outil d'évaluation du risque ont été élaborés et sont utilisés dans les régions. Le Comité directeur des SMA sur la Politique sur les paiements de transfert (PPT) a donné son soutien à la politique et à la directive sur la vérification des bénéficiaires, tandis que le dirigeant principal des finances (DPF) a donné son approbation. Le DPF a également approuvé un plan triennal de vérification des bénéficiaires. Du personnel a été affecté à l'Unité de vérification de la conformité du Centre d'expertise des paiements de transfert (CEPT).

En outre, le CEPT et la DGPSP ont soumis des présentations, des politiques et des lignes directrices au Comité des DG chargé de la mise en œuvre et des opérations, au sujet d'une approche axée sur les risques pour les examens de la conformité. AADNC cherchera à maximiser l'utilisation du système PTPNI pour la réalisation des activités de conformité. 

COMMENTAIRE du SVE : Compte tenu de la mise en œuvre substantielle des mesures prévues, la recommandation sera classée.
6.  Aligner les modèles d'accord et les documents de référence connexes (p. ex., modèles de proposition et de plan de travail) sur les exigences de la Directive sur les paiements de transfert et les modalités du programme. Adapter/modifier les modèles, y compris de nouvelles approches de financement (fixes, flexibles, par blocs).

Élaborer et mettre en œuvre une formation sur l'utilisation des nouvelles approches de financement.

Se reporter aux documents d'approbation du CT dans l'examen annuel des subventions et contributions propres à des programmes.

Adapter les modèles de proposition/plan de travail pour exiger de la part des bénéficiaires des prévisions mensuelles de trésorerie en vue de déterminer les besoins préalables.

Mettre en œuvre des examens d'assurance de la qualité (conformité aux accords de financement).
Au moment du renouvellement du programme ou d'ici mars 2011, selon la première des deux éventualités État

Mise à jour/ Justification
Au 30 septembre 2011

DPF- On prépare actuellement un document stratégique en lien avec la nouvelle autorisation proposée. Il portera sur l'harmonisation des accords et présentera les modalités du programme.

Les nouveaux modèles d'ententes de financement nationaux sont conformes aux Directive sur les paiements de transfert (2008) du SCT ainsi qu'à la Directive sur les modes de financement d'AADNC. Les modèles comprennent les nouveaux modes de financement ainsi que les normes et exigences de prestation des programmes, tels qu'ils sont définis par les secteurs de programme, selon leurs autorisations de dépenses. Une directive sur la gestion des ententes de financement a été élaborée, approuvée par le DPF et publiée. La Directive donne une orientation pour le choix et la gestion des modèles d'ententes de financement nationaux, les dérogations au texte, les modifications et les avis.

Les modèles nationaux sont révisés chaque année afin de tenir compte des modifications aux lois, aux règlements, aux politiques, aux directives ainsi qu'aux autorisations de dépenses liées aux programmes. Ils sont ensuite chargés dans le PTPNI et mis à jour pour que tous puissent les utiliser. Du matériel de formation intitulé « Gestion de la PPT 101 » a été élaboré et est actuellement offert. Il comprend des renseignements sur l'utilisation des nouvelles méthodes de financement.

SVE- Mise en œuvre terminée.
7. Élaborer et mettre en œuvre une approche fondée sur les risques pour surveiller la conformité des bénéficiaires et/ou des projets avec l'accord de financement et les modalités du programme. Le sous-ministre adjoint principal, Opérations régionales, en collaboration avec le dirigeant principal des finances et les sous-ministres adjoints des programmes, élaborera et mettra en œuvre un programme ministériel de gestion de la qualité pour les subventions et contributions. Le programme portera sur des questions particulières liées aux rôles et aux responsabilités des intervenants clés et sur la promotion d'une méthode axée sur les risques pour les examens de la conformité. Des directives seront établies au sujet des modèles de dotation et modèles organisationnels acceptables pour les examens de la conformité, et ce, au profit de l'uniformité et de la répartition adéquate des tâches. Le programme de gestion de la qualité sera établi d'ici le 31 décembre 2009 et mis en œuvre d'ici le 30 juin 2010. 30 juin 2010 État : Demande de fermeture de dossier (terminé).

Mise à jour/ Justification
Au 30 septembre 2011

OR- Le Cadre de gestion de la qualité (CGQ) des SM a été présenté au Comité des opérations le 29 mars 2011.  On a demandé à l'équipe de gestion de la qualité de retourner au Comité des opérations pour présenter des exemples de la façon dont le CGQ et les principes qui le sous-tendent ont été appliqués dans le Ministère et des améliorations qui en ont résulté.

(Note : Les responsables du CGO ont présenté des documents et des exemples au Comité des opérations le 1er novembre 2011.)

DPF- On travaille actuellement à l'élaboration d'une approche fondée sur le risque pour la surveillance des activités des bénéficiaires en vue d'assurer leur conformité aux dispositions de l'accord de financement pour les besoins de la nouvelle autorisation proposée. Un cadre de contrôle de gestion, un outil d'évaluation générale et une évaluation du risque ont été élaborés et sont utilisés. La nouvelle politique sur la vérification des bénéficiaires contient certains renseignements sur la conformité.

SVE- Mis en oeuvre. La recommandation sera classée. Confirmation que le régime de surveillance régionale est complété, en autant qu'il peut l'être avant qu'une autorisation de programme soit en place.
 
 
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