ARCHIVÉE - Vérification des comptes de fiducie - Rapports de suivi en date du 31 mars 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2012

Résolution et affaires individuelles et DPF

Vérification des comptes de fiducie
Date d'approbation : 24 SEPTEMBRE 2010

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. Le SMA, RAI, devrait élaborer et publier un cadre de contrôle et de compensation des comptes d'attente dans les régions. Cela suppose de clarifier les rôles et les responsabilités entourant le contrôle et la création des comptes d'attente dans le Manuel sur les fonds des Indiens et le Guide de gestion des terres. Il existe une possibilité de coordonner la supervision de cette activité de contrôle avec le DPF , en incorporant le statut des comptes d'attente dans le processus de certification régional mensuel.
  • La Direction générale des affaires individuelles (DGAI), en collaboration avec la Direction générale des terres et du développement économique (TDE) va mettre au point un cadre de suivi des comptes d'attente concernant les terres. Ce travail comportera la modernisation des outils pertinents (liste de vérification nationale, catégorisation des critères de transactions, et clarification des critères/conditions dans lesquels le ministère déposera les rentrées de fonds).

  • Des procédures de contrôle uniformes seront élaborées pour traiter des questions entourant les transactions, et dans ce contexte une directive nationale sera émise en 2010 (utilisation du système de suivi Netlands).
Mars 2011 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2011 :
  • Les critères de transactions ont été catégorisés et clarifiés aux fins de l'élaboration des procédures de contrôle.

  • Les étapes des procédures normales d'exploitation (PNE) ont été élaborées.

  • Une directive nationale sur NetLands a été établie.

  • L'évaluation de NetLands est terminée; des corrections ont été apportées au système et les recommandations connexes ont été présentées au directeur général (DG), TDE, aux fins d'approbation.

  • Une formation sur NetLands a été donnée dans les régions.

  • Un plan de restructuration concernant la gestion de l'information et la technologie de l'information (GI-TI) de même que NetLands a été présenté au DG, TDE, aux fins d'approbation.

  • L'évaluation de NetLands est terminée; des corrections ont été apportées au système et les recommandations connexes sont à l'étude.

  • Les critères de transactions ont été catégorisés et clarifiés aux fins de l'élaboration des procédures de contrôle.

  • Une formation sur NetLands a été donnée dans les régions.

  • Le plan de restructuration concernant la GI-TI de même que NetLands est à l'étude.

Mise à jour – Dirigeant principal des finances
État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 :

Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats – La politique sur la certification des comptes est achevée et est en cours d'approbation. Elle entrera en vigueur le 1er avril 2012.

Mise à jour – Terres et développement économique

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 :

Le plan d'occasions d'affaires concernant la restructuration deNetLands fait actuellement l'objet d'un examen.

Commentaire du SVE : La mise en œuvre est avancée. La recommandation est classée.
  • Le processus de certification mensuel exigera une justification de l'état des comptes d'attente et définira les conséquences du fait de ne pas fournir une justification et une documentation adéquates.
Octobre 2011
2. Le SMA, RAI, en collaboration avec le SMA principal, Secteur des opérations régionales (SOR), devrait élaborer une politique, des lignes directrices et des processus connexes pour répondre à la question des comptes d'attente à long terme.
  • La DGAI (RAI) en collaboration avec les Terres (TDE) élaborera une stratégie globale pour répondre à la question des comptes d'attente à long terme concernant les terres, stratégie qui comportera la modernisation des politiques, des lignes directrices, des processus et des procédures pertinents, ainsi que le soutien d'un cadre de contrôle.
Mars 2011 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2011 :
  • Les comptes d'attente ont été catégorisés et des procédures de diffusion pour chacune des catégories ont été recommandées et présentées au DG aux fins d'examen. Un certain nombre de catégories (comme dans les cas où le preneur à bail ou la bande en cause n'existe plus, et d'autres catégories historiques) devront être analysées et examinées de façon plus approfondie.

  • Un chapitre sur la gestion des paiements sera ajouté au Guide de la gestion des terres.

  • Des politiques sur la collecte de données et une stratégie pour gérer les arriérés seront élaborées.

État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour – Terres et développement économique

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 :

Des politiques provisoires seront élaborées et des modifications seront apportées au Guide de la gestion des terres dans le cadre du plan d'action pour la réduction du déficit.

Commentaire du SVE : La recommandation est classée.
3. Le DPF devrait communiquer officiellement avec tous les bureaux régionaux pour rappeler les exigences d'AADNC en matière de dépôt d'espèces contenues dans le Guide de gestion financière (GGF). Ce guide prévoit que les bureaux régionaux déposeront quotidiennement toutes les rentrées de fonds de plus de 500 $. Les agents de programme des bureaux régionaux pourraient à l'occasion éduquer les remettants quant à la documentation à fournir à l'appui des rentrées de trésorerie.
  • La CMGM (DPF ), en collaboration avec les Terres (TDE) intégrera la politique sur la réception et le dépôt des fonds publics dans le MFI et dans le Guide de gestion des terres. Une procédure adéquate sera créée pour garantir le traitement immédiat des comptes d'attente créés pour combler l'écart entre l'activation et l'enregistrement des instruments fonciers.
Mars 2011 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2011 :
  • La directive nationale sur NetLands a été communiquée aux partenaires régionaux

    .
  • Le libellé recommandé par RAI pour mettre à jour le chapitre 5 – Comptes d'attente – du MFI a été présenté.

  • Le guide de l'utilisateur a été mis à jour.

Mise à jour – Dirigeant principal des finances
RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : en cours

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 :

Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats – La politique sur les entrées, dépôts et enregistrements de fonds a été rédigée et diffusée aux régions ainsi qu'aux intervenants clés aux fins d'examen. Elle devrait être mise au point d'ici le 2e trimestre de 2012-2013. Une fois qu'elle sera peaufinée, TDE intégrera les exigences dans le Guide d'administration des fonds des bandes et dans le Guide de la gestion des terres.

Mise à jour – Terres et développement économique
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 :

Des politiques provisoires seront élaborées et des modifications seront apportées au Guide de la gestion des terres dans le cadre du plan d'action pour la réduction du déficit.

Commentaire du SVE : La recommandation est classée.
4. Le SMA, RAI, de pair avec le DPF , devrait renforcer la diligence requise pour faire en sorte que les fonds des Indiens soient approuvés conformément à la RCB pertinente et à la Loi sur les Indiens.

Si l'on se fonde sur l'État des perceptions et aliénations des fonds des Indiens remis de pair avec les états financiers vérifiés, il faudrait le vérifier.

  • Comme suite aux consultations des SJN concernant les exigences en matière de déclarations relatives à la dépense des fonds des Indiens, la Direction des fonds des Indiens, des successions et des annuités découlant des traités supervisera rigoureusement l'exercice de la diligence requise avant le déblocage des fonds des Indiens. En outre, à l'avenir, une Première nation qui fait une demande devra fournir l'assurance que les sommes débloquées précédemment ont été dépensées convenablement conformément au RCB approuvé.
Septembre 2011 Mise à jour – Résolution et affaires individuelles
État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 :

RAI
  • Examen et mise à jour des politiques et des processus terminés :

    • Le Guide d'administration des fonds des bandes a été mis à jour (janvier 2012);

    • Un nouvel écran sur l'analyse et le suivi des résolutions des conseils de bandes a été créé et mis en œuvre dans le Système de gestion des fonds de fiducie aux fins d'utilisation par les agents des fonds en fiducie à l'échelle nationale (janvier 2012);

    • Un modèle d'analyse des dépenses a été mis à jour avec assurance;

    • Un nouvel énoncé d'assurance concernant les résolutions des conseils de bandes a été peaufiné et est prêt à faire l'objet d'une mise en œuvre en juillet 2012.

  • Un rapport sur la conformité aux politiques de la DFISAT a été rédigé et les politiques sont mises en œuvre.

  • Des outils d'évaluation du risque associé aux dépenses ont été créés en tant qu'éléments du rapport sur la conformité aux politiques.

  • Les consultations régionales sur les nouvelles exigences sont terminées.

    • Une téléconférence de suivi sera tenue à l'automne 2012 afin de faire le point sur les progrès relatifs à la modernisation du programme.

  • Le cadre de mise en œuvre de la modernisation de la gestion des fonds a été conçu puis mis en œuvre en mai 2011.

  • Une directive provisoire a été conçue et est prête à être diffusée aux régions en juillet 2012.

Mise à jour – dirigeant principal des finances:
RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 :

La liste de vérification électronique du Système de gestion des fonds de fiducie a été mise au point à la fin de janvier 2012.

Commentaire du SVE : La mise en œuvre est terminée. La recommandation est classée.
5. Le SMA, RAI, devrait créer des outils et fournir des orientations détaillées aux régions sur le degré de justification nécessaire aux demandes d'accès aux fonds des Indiens (bande et particuliers) et sur le degré d'analyse requis des agents de programme avant la recommandation, l'approbation ou le déblocage des fonds détenus dans les comptes en fiducie.
  • En collaboration avec la DPF , les politiques, procédures, manuels, modules de formation et processus d'assurance de la qualité visant à garantir l'uniformité des pratiques à l'échelle nationale, seront examinés pour établir s'ils sont adéquats.
Septembre 2011 Mise à jour – Résolution et affaires individuelles
État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/Justification :
En date du 31 mars 2012 :


RAI
  • La Direction générale des communications a obtenu l'approbation concernant l'approche de communication interne pour la diffusion de la directive provisoire :

    • À la fin de l'été 2012, les directeurs généraux régionaux seront informés du suivi effectué par RAI en ce qui concerne la mise en œuvre des mesures pour donner suite à la vérification.

  • La vérification des comptes en fiducie est publiée sur le site Web d'AADNC.

  • Le cadre de mise en œuvre a été communiqué aux directeurs généraux régionaux (mars 2011).

  • L'ébauche de la directive sur la surveillance et l'examen de la conformité a été rédigée et est prête à faire l'objet d'une mise en œuvre à l'automne 2012.

  • Des outils de formation des formateurs ont été conçus dans le cadre de la mise à jour du Guide d'administration des fonds des bandes et du Système de gestion des fonds de fiducie et sont prêts à faire l'objet d'une mise en œuvre en juillet 2012.

Mise à jour – Dirigeant principal des finances:
RÉPONSE DU PROGRAMME :

État : Aucune mesure n'a été prise
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 :

Comptabilité ministérielle et gestion du matériel –La Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats, en tant que fournisseur de services, fournira de l'aide au besoin. La DCMDR demande à RAI de se charger de toutes les mesures requises.

Commentaire du SVE : La recommandation est classée.
6. Le SMA, RAI, de pair avec le SMA, Développement économique et terres (DET), devrait élaborer un mécanisme, dans le cadre des structures existantes, permettant aux agents de programme de définir les attentes en matière de futures rentrées de fonds après qu'un instrument a été exécuté. Une fois établi, ce mécanisme permettrait d'avertir les agents de programme lorsqu'une rentrée de fonds des Indiens est attendue, avertissement qui à son tour déclencherait un suivi si la rentrée de fonds ne se produit pas dans les délais prévus. Tout dépendant de la nature de ce mécanisme de suivi, il faudrait évaluer les ressources nécessaires pour l'appuyer.
  • La DGAI (RAI), en collaboration avec les Terres (TDE), évaluera le logiciel Netlands et déploiera des correctifs pour améliorer la fonctionnalité du système de déclaration ainsi que les fonctions de suivi des recettes et de notification. Ces changements seront effectués en 2010 en même temps que sera émise une directive rendant obligatoire l'utilisation du système pour tous les instruments producteurs de recettes. Le système sera complètement refondu de manière à être intégré entièrement au Registre des terres et au Système de gestion des fonds de fiducie (SGFF). Cela dépendra des fonds disponibles.
Mars 2011 État : Demande de fermeture du dossier

Mise à jour/ Justification
En date du 31 mars 2011 :
  • Des correctifs pour améliorer la fonctionnalité du système de déclaration actuel ont été déployés.

  • La directive nationale sur NetLands a été élaborée et communiquée aux partenaires régionaux.

  • On attend que des ressources soient disponibles afin de procéder à la refonte du système en vue de son intégration au SGFF.

Commentaire du SVE : Compte tenu de la justification donnée, la recommandation a été classée.
7. Le DPF devrait mettre à jour le GGF pour tenir compte des attentes en matière de séparation des responsabilités entourant les rentrées de fonds au service des Finances du bureau régional. Plus précisément, dans les cas où des restrictions de ressources ne permettent qu'à une personne de gérer les rentrées de fonds, le rapprochement mensuel devrait être effectué par un autre agent des Finances et devrait être rapproché du registre de caisse préparé par la salle du courrier.
  • Le CMGM (DPF) mettra à jour le Guide de gestion financière (politique sur la perception et le dépôt des fonds publics) pour mieux tenir compte des attentes en matière de séparation des responsabilités concernant les rentrées d'espèces dans les services des Finances des bureaux régionaux.
Mars 2011 Mise à jour – Dirigeant principal des finances

RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : Demande de fermeture de dossier
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 :

Comptabilité ministérielle et gestion du matériel – Une ébauche a été rédigée et sera diffusée aux régions aux fins de commentaires en avril. La date cible de l'approbation par le dirigeant principal des finances est le 30 mai.

Commentaire du SVE : La recommandation est classée.
 
 
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