Outil de planification organisationnelle de l'éducation - Programme des partenariats en éducation (PPE) et Programme de réussite scolaire des étudiants des Premières nations (PRSEPN)

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Table des Matières

Introduction

L'outil de planification organisationnelle de l'éducation a été mis au point pour appuyer et renforcer la capacité des organisations régionales des Premières Nations à mettre en oeuvre des programmes et des services d'éducation pour les écoles exploitées par des bandes. Cet outil de planification et d'autoévaluation en matière d'éducation est inspiré de l'outil de planification de la capacité de gouvernance (OPCG) qui a été élaboré dans le but de permettre aux collectivités des Premières Nations de créer un plan de développement de la capacité de gouvernance à long terme axé sur les collectivités en fonction des capacités, actifs, écarts et priorités actuelles.

Les fonctions essentielles de l'outil de planification organisationnelle de l'éducation, qui sont tirées des principales fonctions de l'OPCG, représentent les principaux éléments de la capacité organisationnelle :

L'introduction de chacune des sections donne des précisions sur chacune des fonctions essentielles.

L'outil d'éducation reprend également l'approche par étape de planification du développement de la capacité de gouvernance de l'OPCG qui permettra aux organisations régionales des Premières Nations d'évaluer leurs capacités de gouvernance en matière d'éducation, de déterminer leurs besoins et priorités et d'élaborer un plan pour renforcer leurs capacités dans les domaines ciblés.

L'outil se divise en deux parties : la partie A est conçue pour évaluer les capacités essentielles en matière de gouvernance organisationnelle (telle que décrite ci-dessus) et la partie B est conçue pour évaluer le niveau des services et du soutien scolaires que les organisations régionales d'éducation des Premières Nations offrent aux élèves et aux écoles des Premières Nations. Étant donné qu'il existe une forte corrélation entre une robuste capacité de gouvernance et le rendement organisationnel, ces deux parties sont reliées. En établissant leurs capacités essentielles de gouvernance en matière d'éducation, les organisations établissent également leurs capacités de fournir des services et du soutien scolaires.

On encourage les organisations à remplir l'outil de planification organisationnelle de l'éducation et à soumettre un plan de développement des capacités en harmonie avec les sept capacités essentielles d'une organisation décrites ci-dessus, afin de renforcer et de clarifier les propositions dans le domaine de la préparation structurelle dans le cadre du Programme des partenariats en éducation (PPE) ou du Programme de réussite scolaire des étudiants des Premières nations (PRSEPN).

Le financement visant à appuyer certains services et soutien scolaires continuera d'être disponible par l'entremise des programmes existants comme le PRSEPN, le PPE et le programme Nouveaux sentiers en éducation. Pour obtenir des précisions sur ces programmes, veuillez vous reporter aux lignes directrices des programmes.

Une approche par étape

Le présent cahier de travail vous aidera à répertorier, à prioriser et à planifier l'élaboration ou le renforcement de capacités organisationelles de base. Avant de commencer votre évaluation, il est conseillé de lire intégralement le document. Familiarisez-vous avec le processus d'évaluation, d'établissement des priorités et d'élaboration d'un plan dès le commencement, car cela facilitera l'utilisation de cet outil de planification.

ÉTAPE 1 : Préparation

Cette étape vous aidera à organiser les contacts et les renseignements dont vous aurez besoin pour remplir le cahier de travail de planification de l'organisation en matière d'éducation et à structurer aussi efficacement que possible votre temps et vos efforts. Il pourrait être utile de mobiliser le personnel de votre organisation, les membres du conseil d'administration et vos collectivités (directeurs des écoles, directeurs des programmes d'enseignement et aînés) pendant le processus de planification et d'évaluation de la capacité organisationnelle en matière d'éducation.

ÉTAPE 2 : Inventaire des renseignements et des outils existants

Cette section vous aidera à dresser un inventaire des principaux documents et sources de renseignements que vous avez déjà élaborés pour les besoins de votre gouvernance organisationnelle.

ÉTAPE 3 : Autoévaluation et détermination des besoins de l'organisation

La section sur l'autoévaluation et la détermination des besoins de l'organisation est la base de l'outil de planification organisationnelle de l'éducation. En déterminant les forces et les besoins, cette section vous aidera à déterminer quelles sont les activités et fonctions essentielles aux fins de la gouvernance organisationnelle qui ont déjà été mises en oeuvre de façon acceptable et lesquelles doivent être renforcées ou élaborées.

ÉTAPE 4 : Établissement des priorités

Comme chaque collectivité est différente, et il en va de même pour les priorités, surtout en matière de développement. En déterminant quels sont les besoins de votre organisation en matière de gouvernance, vous pouvez procéder à l'établissement de priorités afin de déterminer de quelle façon et dans quel ordre ces besoins seront abordés.

ÉTAPE 5 : Plan de développement des capacités

Cette étape consiste à interpréter les renseignements recueillis au cours des étapes précédentes et à les intégrer dans un plan de développement des capacités. Un plan de développement des capacités, souvent établi sur un horizon de trois ans, doit être souple et adaptable. Le plan doit indiquer les objectifs, les échéances, les coûts et les mesures du rendement pour chacun des projets envisagés et sera utile aux fins de la surveillance et de la mesure de la réussite des projets de développement des capacités. Le plan de développement des capacités peut être présenté comme document d'appui accompagnant une proposition de financement au titre du PPE ou du PRSEPN pour obtenir du financement dans le cadre de l'initiative pour des écoles efficaces favorisant la réussite scolaire des élèves, afin de clarifier davantage et de renforcer la proposition.

Étape 1 : Préparation

Ce cahier de travail a été conçu de manière à permettre à une personne ayant une bonne connaissance des politiques et procédures de son organisation de le remplir par elle-même ou en ayant recours à des séances de mobilisation avec des représentants des programmes d'éducation ou de la collectivité. Selon votre degré de familiarité avec ces politiques et procédures, ainsi que selon la complexité des systèmes de gouvernance déjà en place au sein de votre organisation, cela pourrait prendre plus ou moins de temps. Des avis supplémentaires peuvent fournir une base solide pour discuter des questions dans le cahier de travail et s'assurer que les besoins et points de vue des membres de la collectivité sont bien représentés. Cette étape, qui exige d'emblée du temps et une organisation supplémentaires, rendra le plan définitif plus fiable.

Une fois votre stratégie choisie, prévoyez une ou plusieurs séances durant la semaine pour remplir le cahier de travail. Accordez-vous, ou accordez à votre équipe, suffisamment de temps pour bien réfléchir à toutes ces questions sans trop d'interruptions.

Si vous décidez de remplir le cahier de travail par vous-même, prenez le temps de réfléchir aux principales personnes-ressources, y compris les dirigeants de la collectivité, les membres clés du personnel ou d'autres personnes bien renseignées, qui pourraient vous aider à répondre à certaines questions ou vous fournir un contexte et des connaissances historiques utiles. Le tableau ci-dessous est un exemple de modèle pour la gestion de l'information de base sur votre organisation et ses principales personnes-ressources. Vous pouvez gérer ces renseignements en utilisant un modèle ou un format différent que vous trouvez plus facile à mettre à jour (p. ex., Excel ou un autre système de gestion de l'information).

Vos coordonnées

Nom de la Première Nation ou de l'organisation

Votre organisation fournit des services à quels niveaux scolaires?

Évaluation réalisée par :
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Personnes-ressources :

Personne-ressource 1
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Personne-ressource 6
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Étape 2 : Inventaire des renseignements et des outils existants

La prochaine étape dans la création de votre plan de développement de la capacité organisationnelle en matière d'éducation consiste à répertorier les outils et les politiques dont dispose déjà votre organisation. Vous trouverez ci-dessous une liste des politiques, procédures, lignes directrices et autres documents les plus couramment utilisés par les organisations des Premières Nations.

Prenez le temps de trouver un exemplaire de chacun des documents énumérés ci-dessous auxquels vous avez accès dans votre organisation. Vous les utiliserez pour répondre aux questions à la troisième étape. Veuillez utiliser les cases supplémentaires pour ajouter tout autre document qui pourrait être utile.

Document Créé Utilisé Dernière mise à jour
Fondement et planification
Énoncé de vision de l'organisation      
Énoncé des principes de l'organisation      
Constitution/statuts constitutifs/mandat      
Plan(s) stratégique(s)      
Plan de gestion des projets et des programmes      
Plan(s) d'activités opérationnelles      
Cadre de mesure du rendement      
Cadre de gestion du risque      
Plan de gestion de l'information/technologie de l'information (GI-TI)      
Plan communautaire global des Premières Nations membres      
Autre :      
Ressources humaines
Politique en matière de ressources humaines      
Organigramme      
Descriptions de travail – postes au sein de l'organisation      
Codes ou politiques encadrant la sélection du leadership/conseil d'administration      
Code de déontologie – conseil d'administration ou directeur général      
Code de déontologie – personnel de l'organisation      
Rôles et responsabilités – conseil d'administration ou directeur général      
Rôles et responsabilités – personnel de l'organisation      
Trousse d'orientation – conseil d'administration ou directeur général      
Trousse d'orientation – personnel de l'organisation      
Lignes directrices en matière de conflits d'intérêts – conseil d'administration ou directeur général      
Lignes directrices en matière de conflits d'intérêts – personnel de l'organisation      
Autre :      
Procédure
Accords/documents qui font foi du statut de membre      
Procédures relatives aux réunions du conseil      
Procédures de ratification des politiques      
Procédures de consultation des collectivités      
Procédures d'appel et de recours      
Procédures de participation de la collectivité      
Codes d'administration financière      
Politiques d'administration financière      
Procédures de vérification      
Règles/politiques organisationnelles      
Politique sur la protection des renseignements personnels      
Procédures régissant les réunions administratives      
Autre :      

Autres ressources

Il existe plusieurs autres documents disponibles qui peuvent s'avérer utiles pour l'élaboration et la mise en oeuvre de votre plan de développement des capacités. L'utilisation de ces ressources n'est pas requise pour élaborer le plan de développement des capacités, mais elles peuvent s'avérer utiles dans les domaines qu'il est plus difficile d'évaluer et de définir, de même que pour la dernière étape du processus.

Certains regroupements de conseils scolaires à l'échelle provinciale et des ministères de l'Éducation ont mis au point des ressources pour appuyer et renforcer la capacité de gouvernance des commissions scolaires :

Des ressources ont également été mises au point par des organismes de Premières Nations et d'autres qui pourraient appuyer les Premières Nations dans l'administration des programmes et services d'éducation :

Si vous avez des ressources ou des outils supplémentaires que vous jugez pertinent d'inclure dans le présent outil, veuillez communiquer avec votre représentant à l'administration centrale ou au bureau régional d'AADNC.

Étape 3 : Autoévaluation et détermination des besoins de l'organisation

Objectifs de cette section

Les objectifs de cette section consistent à cerner les forces et les besoins de votre organisation en matière de développement des capacités en éducation.

L'outil de planification organisationnelle de l'éducation se divise en deux parties :

  • La partie A porte sur les capacités essentielles en matière de gouvernance organisationnelle : la gouvernance et le leadership; les relations externes, la participation des parents de la collectivité; la planification, la mesure du rendement et la gestion des risques; la gestion financière; la gestion des ressources humaines; et la gestion de l'information et technologie de l'information.
  • La partie B traite des services et du soutien scolaires que les organisations régionales des Premières Nations offrent aux élèves et aux écoles des Premières Nations. En établissant leurs capacités essentielles de gouvernance en matière d'éducation, les organisations établissent également leurs capacités de fournir des services et du soutien scolaires.

Les questions qui suivent sont groupées selon chacune des fonctions et activités énumérées ci-dessus. Vous devez répondre par « oui » ou « non » à certaines questions, notamment lorsqu'il est question de déterminer si votre organisation dispose d'une politique ou d'un mécanisme en particulier. Vous aurez aussi à cocher des cases ou à énumérer des éléments propres à votre organisation. Veuillez utiliser les cases libres pour ajouter plus de détails, au besoin.

Ces questions visent à stimuler votre réflexion sur les politiques, processus et pratiques de votre organisation dans plusieurs domaines essentiels de gouvernance organisationnelle. Le fait de répondre par la négative ne signifie pas nécessairement que vous avez une faible capacité organisationnelle, mais ce peut être une indication que votre organisation pourrait renforcer sa capacité dans certains domaines. Dans la mesure du possible, les questions ont été structurées de façon à susciter des réponses objectives. Il se peut toutefois que vous ayez à émettre une opinion ou à faire appel à votre expérience pour répondre à certaines de ces questions.

À la fin de chaque section, vous trouverez également un espace servant à résumer vos actifs, besoins et priorités pour chaque capacité essentielle en matière de gouvernance organisationnelle. Ceci devrait vous aider à l'étape d'établissement des priorités et de planification (étape 4 : Établissement des priorités and étape 5 : Plan de développement des capacités). N'hésitez pas à utiliser l'espace supplémentaire dont vous pourriez avoir besoin ou à insérer des pages supplémentaires pour étoffer vos réponses – il s'agit de votre outil et vous pourrez vous y reporter de temps à autre, de sorte que ces notes supplémentaires s'avéreront peut-être utiles. En outre, à la quatrième étape, vous devrez établir l'ordre de priorité de vos réponses en fonction de l'importance du besoin reconnu dans chacun de ces domaines. Des réponses détaillées vous aideront à mieux établir l'ordre de priorité de vos besoins le moment venu.

Partie A: Capacité de gouvernance de l'organisation

Section 1: Gouvernance et le Leadership

La gouvernance et le leadership comprennent les tâches suivantes : déterminer la structure de l'organisation; définir les politiques et les procédures d'affiliation; décrire les rôles et les responsabilités; créer et modifier un ensemble de règles essentielles; élaborer des politiques, processus et mécanismes, et leur donner force exécutoire, afin d'améliorer la sélection du leadership en établissant des codes de conduite; veiller à des pratiques transparentes et rigoureuses encadrant la tenue des réunions, la prise de décisions, la résolution des différends et les communications; créer, mettre à jour et communiquer les règlements et les politiques; établir des relations et des accords avec les gouvernements fédéral et provinciaux, les entités provinciales locales (p. ex., commissions scolaires, corps professeural) et les Premières Nations et les rendre officiels.

Numéro Question Réponse
(√/Oui/Non)
Actifs, besoins et priorités:
Utilisez cet espace pour résumer vos actifs, besoins et priorités en matière de gouvernance et de dirigeants






1. À quelle catégorie votre organisation appartient-elle?
  • Organisation régionale de gestion
  • Organisation d'éducation des Premières Nations
  • Organisation représentant les Autochtones/Organisation politique liée à un traité
  • Conseil tribal
  • Autre (veuillez préciser)
 
2. Votre organisation est-elle une/un :
  • Entreprise sans but lucratif
  • Société sans but lucratif
  • Œuvre de charité
  • Comité
  • Groupe consultatif
  • Autre (veuillez préciser)
 
3. Votre organisation est-elle constituée en personne morale?  
4.
  1. Votre organisation a-t-elle un ensemble de règles (p. ex., dispositions des statuts ou de l'acte constitutif, mandat) pour orienter ses activités?

  2. Parmi les documents suivants, lesquels sont compris dans l'ensemble de règles de votre organisation? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)

    • Dispositions des statuts constitutifs, de la constitution ou règlements administratifs
    • Certificat de solvabilité
    • Document décrivant le rôle du groupe/comité consultatif (p. ex., mandat, PE)
    • Autre (veuillez préciser)


  3. Quelles méthodes de rétroaction ont été utilisées lors de la création ou de la révision de l'ensemble de règles de l'organisation (p. ex., dispositions de l'acte constitutif, mandat)? (Sélectionnez tout ce qui s'applique) :

    • Sondages ou questionnaires
    • Assemblées publiques ou assemblée des membres
    • Groupes de discussion ou ateliers
    • Boîte à suggestions
    • Entretiens individuels
    • Ne s'applique pas
    • Autre (veuillez préciser)
 
5.
  1. Votre organisation dispose-t-elle d'un processus ou de critères officiels pour les Premières Nations membres qui désirent :

    • Se joindre à l'organisation?
    • Quitter l'organisation?


  2. Dans l'affirmative, comment? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)

    • Présenter un projet de résolution du conseil de bande
    • Un avis écrit
    • Autre (veuillez préciser)
 
6. Votre organisation a-t-elle prévu un mécanisme officiel de résolution des conflits pour régler les problèmes des Premières Nations membres actuelles et futures?  
7. Votre organisation a-t-elle établi les droits et devoirs des Premières Nations membres?  
8.
  1. Au cours des 3 à 5 dernières années, le nombre de membres de votre organisation :

    • A augmenté
    • A diminué
    • Est demeuré stable


  2. Si votre organisation a connu une augmentation/diminution du nombre de ses membres, existe-t-il un motif général expliquant cette fluctuation? Le cas échéant, veuillez donner plus de détails.

  3. Quelles mesures votre organisation a-t-elle prises pour faire face à ce changement ou à cette tendance?
 
9.
  1. Votre organisation a-t-elle établi des procédures officielles pour la tenue de ses réunions et aux fins de son processus décisionnel?

  2. Dans l'affirmative, décrivent-elles clairement ce qui quit (Sélectionnez tout ce qui s'applique) :

    • Avis de convocation
    • Comptes rendus
    • Quorum
    • Procédures de vote
    • Autre (veuillez préciser)
 
10. Par quel moyen les dirigeants de votre organisation communiquent-ils avec les Premières Nations membres au sujet des réunions? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)
  • Site Web
  • Bulletin électronique
  • Journal
  • Circulaire
  • Radio
  • Aucune communication à ce sujet
  • Autre (veuillez préciser)
 
11. Toutes les Premières Nations membres peuvent-elles assister aux réunions? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)
  • Assemblées générales
  • Assemblées générales annuelles seulement
  • Assemblées extraordinaires
  • Selon les sujets traités
  • Ne s'applique pas
  • Autre (veuillez préciser)
 
12.
  1. Comment les dirigeants de votre organisation sont-ils sélectionnés?
    • Élection
    • Mise en candidature
  2. Votre organisation a-t-elle une politique pour assurer un processus de sélection équitable et transparent?
  3. Disposez-vous d'un processus pour évaluer le bien-fondé/les antécédents aux fins de la sélection des dirigeants?
 
13. Pendant le processus de sélection des dirigeants de votre organisation (c.-à-d., conseil d'administration), suivez-vous des lignes directrices pour ce qui suit : (Sélectionnez tout ce qui s'applique)
  • Codes de déontologie
  • Procédures générales d'élection
  • Procédures de mise en candidature
  • Mécanisme d'appel
  • Dépouillement des votes
  • Élections spéciales
  • Orientation des administrateurs nouvellement élus
  • Admissibilité à voter
  • Publication et diffusion des résultats de l'élection
  • Serment du dirigeant
  • Révocation
  • Ne s'applique pas
  • Autre (veuillez préciser)
 
14. À quelle fréquence votre organisation révise-t-elle ses règlements administratifs ou ses politiques ou les met-elle à jour?
  • Une fois par année
  • Au besoin seulement
  • Ne s'applique pas
 
15. Où les Premières Nations membres peuvent-elles consulter ou obtenir une copie des règlements administratifs et des politiques de votre organisation? (Sélectionnez tous ce qui s'applique)
  • Au bureau administratif de l'organisation
  • Sur le site Web de l'organisation
  • Aux bureaux des Premières Nations membres
  • Elles n'y ont pas accès.
  • Autre (veuillez préciser)
 
16.
  1. Tenez-vous des réunions régulières avec des représentants de l'éducation des Premières Nations (p. ex., directeurs d'écoles, directeurs des programmes d'enseignement)?

  2. Dans l'affirmative, à quelle fréquence?
 
17.
  1. Est-ce que votre organisation entretient une relation régulière et formelle avec les responsables du système d'éducation provincial?

  2. Dans l'affirmative, à quel niveau? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)

    • Ministère de l'Éducation
    • Commissions scolaires avoisinantes
    • Associations de commissions scolaires
    • Collège d'enseignants
    • Écoles provinciales
    • Autre (veuillez préciser)


  3. Tenez-vous des réunions régulières avec des partenaires provinciaux? Dans l'affirmative, à quelle fréquence?
 
18. Votre organisation est-elle partie à l'un ou l'autre des accords bilatéraux ou tripartites ci-dessous?
  • Protocole d'entente tripartite sur l'éducation ou accord officiel de même nature
  • Accord conclu avec Affaires autochtones et Développement du Nord Canada et le ministère de l'Éducation d'une province
  • Accord sur les frais de scolarité ou l'amélioration des services avec un conseil scolaire provincial et le ministère de l'Éducation de la province
  • Accord de services en éducation avec une Première Nation
  • Aucune de ces réponses
  • Autre (veuillez préciser)
 

Section 2: Relations Externes

Dans cette section, il sera question de la promotion de relations de collaboration avec les ministères, les organisations non gouvernementales, les associations professionnelles et les entreprises à l'échelon fédéral et provincial; de la participation à des forums, comités et groupes de travail intergouvernementaux sur l'éducation; du partage entre les intervenants de conseils d'expert ou des services offerts ou du recours qui en est fait; et la participation à l'élaboration de politiques et de programmes.

Numéro Question Réponse
(√/Oui/Non)
Actifs, besoins et priorités: br>Utilisez cet espace pour résumer vos biens, besoins et priorités en ce qui concerne les relations externes.






19. Votre organisation a-t-elle une stratégie relativement à ses relations avec les intervenants?  
20. Le plan stratégique de votre organisation comprend-il une section sur les questions ou relations externes?  
21. Votre organisation favorise-t-elle des rapports ouverts et coopératifs avec les entités suivantes? (Sélectionnez tous ceux qui s'appliquent.)
  • Le gouvernement provincial
  • Le gouvernement fédéral
  • Les autres organisations des Premières Nations
  • Les associations professionnelles
  • Les conseils scolaires
  • Sans objet
  • Autre (veuillez préciser)
 
22.
  1. Votre organisation participe-t-elle à des discussions sur les politiques et les programmes en matière d'éducation avec le gouvernement provincial ou fédéral?

  2. Le cas échéant, à quelle fréquence?
 
23. Votre organisation participe-t-elle à des comités ou groupes de travail sur l'éducation en collaboration avec le gouvernement fédéral ou provincial dans les domaines ci-dessous?
  • Langue et culture
  • Protocoles de partage de données
  • Programmes éducatifs
  • Persévérance scolaire
  • Alphabétisation
  • Numératie
  • Mesures d'urgence
  • Gestion et entretien des écoles
  • Sans objet
  • Autre (veuillez préciser)
 
24.
  1. Votre organisation collabore-t-elle avec des entités provinciales (conseils ou arrondissements scolaires, ministère) en vue de fournir des conseils d'expert ou des services?

  2. Le cas échéant, à quelle fréquence?

  3. Dans l'affirmative, de quels types de conseils d'expert ou de services s'agit-il? (Sélectionnez tous ceux qui s'appliquent.)

    • Ressources ou conseils en matière de langue et de culture (aînés)
    • Évaluations, programmes éducatifs, matériel et services liés à la culture
    • Services professionnels (orthophoniste, psychologue, etc.)
    • Développement professionnel (p. ex., pédagogie)
    • Autre (veuillez préciser)
 
25.
  1. Votre organisation collabore-t-elle avec des entités provinciales (conseils ou arrondissements scolaires, ministère) pour tirer le maximum des conseils d'expert ou des services offerts?

  2. Le cas échéant, à quelle fréquence?

  3. Dans l'affirmative, de quels types de conseils d'expert ou de services s'agit-il? (Sélectionnez tous ceux qui s'appliquent.)

    • Élaboration de programmes éducatifs
    • Matériel ou ressources relatifs aux programmes éducatifs
    • Perfectionnement et ateliers professionnels
    • Évaluations, matériel de soutien et formation normalisés
    • Ressources en matière de langue et culture
    • Mentorat et jumelage professionnels dans l'arrondissement scolaire
    • Expert en alphabétisation et numératie
    • Services professionnels (orthophoniste, psychologue, etc.)
    • Gestion et entretien des écoles
    • Autre (veuillez préciser)
 
26. Votre organisation collabore-t-elle avec des entités provinciales à l'élaboration ou la modification conjointe de ressources ou matériel éducatif ou pédagogique?  
27.
  1. Votre organisation a-t-elle prévu une procédure officielle de partenariat avec les organisations du secteur privé ou les organisations non gouvernementales pour obtenir du financement et tirer pleinement profit d'autres possibilités (p. ex., parascolaires)?

  2. Votre organisation est-elle actuellement partie à un partenariat de cette nature avec des organisations du secteur privé ou des organisations non gouvernementales?

  3. Dans l'affirmative, veuillez décrire :
 
28.
  1. Votre administration compte-elle un expert en relations externes ou un poste de même nature?

  2. Dans la négative, les relations externes font-elle partie des fonctions rattachées à un autre poste?
 

Section 3: Participation des parents et de la collectivité

Cette section porte sur l'élaboration et l'officialisation des processus de participation communautaire qui permettent aux écoles et aux collectivités des Premières Nations de prendre part au processus décisionnel et assurent que les décisions et les modifications relatives aux programmes et aux politiques leur sont communiquées.

Numéro Question Réponse
(√/Oui/Non)
Actifs, besoins et priorités:
Utilisez cet espace pour résumer vos biens, besoins et priorités en ce qui concerne la participation des parents et de la collectivité.





29.
  1. Votre organisation a-t-elle prévu un processus officiel de participation de la collectivité?

  2. Dans l'affirmative, lesquels des éléments ci-dessous figurent dans le processus officiel de participation de votre organisation? (Sélectionnez tous ceux qui s'appliquent.)

    • Description écrite du processus décisionnel
    • Inventaire continu des meilleures pratiques
    • Détermination des cas où la participation de la collectivité est exigée
    • Méthodes favorisant l'intégrité/les pratiques linguistiques et culturelles
    • Méthodes de présentation de rapports à la collectivité
    • Description de la participation de groupes particuliers (p. ex., aînés, femmes, hommes, parents seuls)
    • Processus de plainte
    • Ordre du jour des assemblées publiques
    • Procès-verbaux/comptes rendus de décision des assemblées publiques
    • Autre (veuillez préciser)


  3. Si le processus de participation n'est pas officiel, veuillez décrire.
 
30. Le processus de participation de la collectivité de votre organisation cible-t-il les groupes ci-dessous? (Sélectionnez tous ceux qui s'appliquent.)
  • Chef et conseil de bande
  • Comité consultatif sur l'éducation de la collectivité
  • Directeur(s) d'école
  • Enseignants
  • Directeur de l'éducation
  • Aînés
  • Jeunes
  • Membres de la collectivité
  • Parents et tuteurs
  • Sans objet
  • Autre (veuillez préciser)
 
31.
  1. Les membres de la collectivité peuvent-ils consulter ou obtenir des renseignements sur le processus de participation de la collectivité?

  2. Le cas échéant, où? (Sélectionnez tous ceux qui s'appliquent.)

    • Bureau administratif de l'organisation
    • Site Web de l'organisation
    • Bibliothèque ou centre de ressources de l'organisation
    • Bureaux des Premières Nations membres
    • Autre (veuillez préciser)
 

Section 4: Planification, mesure du rendement et gestion du risque

Cette section porte sur : l'encadrement et l'obtention de la rétroaction et de l'aide des intervenants à l'égard de la mission, des objectifs et de la vision de votre organisation, la planification stratégique à long terme et l'élaboration continue de politiques, la création et la mise en oeuvre d'un cadre robuste de gestion du risque et de mécanismes de présentation de rapports sur les activités de gouvernance visant à favoriser continuellement les améliorations, la responsabilisation et les résultats et l'établissement de processus de gestion, de surveillance et de rapports sur la prestation de services et de soutien aux écoles.

Numéro Question Réponse
(√/Oui/Non)
Actifs, besoins et priorités:
Utilisez cet espace pour résumer vos biens, besoins et priorités en ce qui concerne la planification, la mesure du rendement et la gestion du risque.





32.
  1. Votre organisation a-t-elle un plan stratégique (ou un document de même nature) qui établit ses objectifs à long terme?
  2. Dans l'affirmative, à quelle fréquence est-il mis à jour?
  3. À quand remonte la dernière mise à jour?
 
33. Le plan stratégique (ou un document de même nature) de votre organisation comprend-il les éléments ci-dessous? (Sélectionnez tous ceux qui s'appliquent.)
  • Énoncé de vision
  • Énoncé de mission
  • Énoncé de principes/valeurs
  • Forces et faiblesses de l'organisation
  • Buts, objectifs et/ou cibles
  • Analyse des possibilités et des risques
  • Indicateurs ou mesures de rendement
  • Autre (veuillez préciser)
 
34.
  1. Qui a participé à la création du plan stratégique (ou document de même nature) de votre organisation? (Sélectionnez tous ceux qui s'appliquent.)

    • Conseil d'administration
    • Chefs et représentants des conseils de bande des Premières Nations membres
    • Experts en éducation des Premières Nations membres (directeurs d'école, directeurs de l'éducation)
    • Experts externes en éducation
    • Enseignants
    • Membres de la collectivité
    • Aînés
    • Jeunes
    • Parents ou tuteurs
    • Sans objet
    • Autre (veuillez préciser)


  2. Qui participe à la mise à jour du plan stratégique (ou document de même nature) de votre organisation? (Sélectionnez tous ceux qui s'appliquent.)

    • Conseil d'administration
    • Chefs et représentants des conseils de bande des Premières Nations membres
    • Experts en éducation des Premières Nations membres (directeurs d'école, directeurs de l'éducation)
    • Experts externes en éducation
    • Enseignants
    • Membres de la collectivité
    • Aînés
    • Jeunes
    • Parents ou tuteurs
    • Sans objet
    • Not applicable
    • Autre (veuillez préciser)
 
35.
  1. Votre organisation tient-elle compte du plan stratégique (ou à long terme) lors de l'élaboration et l'adoption de politiques?
  2. Votre organisation a-t-elle des lignes directrices sur l'élaboration des politiques?
  3. Dans l'affirmative, les lignes directrices sur l'adoption des politiques contiennent-elles l'un ou l'autre des éléments ci-dessous?
    • Règles applicables aux avis publics
    • Règles applicables aux consultations publiques
    • Processus d'élaboration des politiques
    • Processus de modification des politiques
    • Sans objet
    • Autre (veuillez préciser)
 
36. Votre organisation a-t-elle un plan de gestion des projets ou des programmes et/ou un système pour assurer le suivi des progrès, des finances et des ressources humaines pour l'ensemble de ses activités diverses?  
37. Votre organisation a-t-elle établi et/ou mis en oeuvre un plan de travail, des processus et des politiques de gestion, de surveillance et de rapports visant la prestation de services de soutien et autres services aux écoles?  
38.
  1. Les administrateurs de votre organisation ont-ils un manuel des opérations?
  2. Le cas échéant, ce manuel comporte-t-il des sections sur les sujets suivants? (Sélectionnez tous ceux qui s'appliquent.)
    • méthodes de travail administratif
    • lignes directrices en matière d'hospitalité
    • lignes directrices en matière de déplacements
    • lignes directrices en matière d'approvisionnement
    • organigramme de l'administration (par secteur)
    • procédures de préparation aux situations d'urgence
    • procédures de passation de marchés et information connexe
    • entretien et gestion des biens
    • Autre (veuillez préciser)
  3. Dans l'affirmative, à quelle fréquence est-il mis à jour?
 
39.
  1. Votre organisation a-t-elle une stratégie officielle de mesure du rendement?
  2. Dans l'affirmative, veuillez indiquer lesquels des éléments ci-dessous figurent dans la stratégie de mesure du rendement de votre organisation? (Sélectionnez tous ceux qui s'appliquent.)

    • Buts et cibles
    • Indicateurs pour chaque but ou objectif
    • Description des modalités et de la fréquence de la collecte des données relatives aux indicateurs
    • Détermination des personnes ayant accès aux résultats des évaluations ou analyses
    • Processus de collecte de données sur les élèves et le rendement scolaire (y compris le suivi et l'analyse des données, la gestion de l'information)
    • Collecte de données ventilées par sexe
    • Autre (veuillez préciser)
  3. Votre organisation compte-t-elle une personne en mesure d'analyser les données recueillies en vue d'évaluer si les buts et les objectifs énoncés dans le plan stratégique sont atteints à long terme?
 
40. Votre organisation s'est-elle dotée d'un mécanisme aux fins suivantes? (Sélectionner tous ceux qui s'appliquent.)
  • Rendre compte du rendement au conseil
  • Rendre compte aux collectivités des Premières Nations membres
  • Sans objet
 
41.
  1. Votre organisation présente-t-elle un rapport annuel sur les objectifs, indicateurs, cibles, activités et résultats relatifs à l'alphabétisation, la numératie et la persévérance scolaire par école ou par données agrégées, s'il y a lieu?
  2. Le cas échéant, à qui est communiqué ce rapport?
    • Conseil d'administration
    • Parents
    • Élèves
    • Collectivités des Premières Nations membres
    • Le gouvernement fédéral/provincial
    • Autre (veuillez préciser)
 
42.
  1. Votre organisation a-t-elle un cadre de gestion du risque?
  2. Le cas échéant, lesquels de ces éléments figurent dans ce cadre? (Sélectionner tous ceux qui s'appliquent.)
    • Détermination des risques
    • Évaluation du niveau de risque (faible, moyen, élevé)
    • Stratégies d'atténuation
    • Plan des mesures d'urgence
    • Éléments déclencheurs du plan des mesures d'urgence
    • Responsabilité personnelle en matière de gestion du risque
    • Autre (veuillez préciser)
  3. Le cas échéant, votre organisation a-t-elle élaboré ou perfectionné ce cadre en fonction de son plan stratégique?
 
43.
  1. Votre organisation a-t-elle une politique ou une procédure de gestion des questions financières ou autres problématiques relatives à une Première Nation qui abandonne un projet en cours ou qui y adhère une fois qu'il est en cours de réalisation?
  2. Dans l'affirmative, veuillez la décrire.
 

Section 5: Gestion financière

Cette section porte sur : la création et/ou la mise en oeuvre d'un plan de gestion financière, l'élaboration de processus de suivi des transactions financières et de surveillance des actifs, des dettes, des recettes et des dépenses, l'élaboration de politiques, procédures et processus de collecte de recettes, l'élaboration et la diffusion des états financiers vérifiés, le processus d'appel d'offres et d'adjudication des contrats et les processus et procédures officiels d'attribution individuelle équitable et transparente de financement aux Premières Nations.

Numéro Question Réponse
(√/Oui/Non)
Actifs, besoins et priorités:
Utilisez cet espace pour résumer vos actifs, besoins et priorités en matière de gestion financière





44.
  1. Votre organisation a-t-elle un plan de gestion financière?

  2. Le cas échéant, contient-il ce qui suit? (Sélectionnez tout ce qui s'applique.)

    • procédures de préparation du budget annuel
    • budget
    • procédures financières
    • procédures de gestion des données
    • procédures de gestion de la dette
    • procédure de gestion de la trésorerie
    • lignes directrices sur les honoraires
    • procédures de tenue de dossiers
    • procédures de vérification
    • échelles salariales
    • lignes directrices sur la divulgation
    • politiques et procédures sur les déplacements
    • politique sur le traitement des paiements
    • liste des signataires autorisés
    • exigences en matière d'accréditation du personnel
    • politiques sur les prêts
    • politiques sur les avances de fonds
    • politiques sur l'approvisionnement/l'adjudication de contrats
    • Autre (veuillez préciser)
 
45.
  1. À quelle fréquence votre son plan de gestion financière est-il examiné et/ou mis à jour?

    • Trimestriellement
    • Semestriellement
    • Annuellement
    • Au besoin seulement
    • Autre (veuillez préciser)


  2. À quand remonte la dernière modification ou mise à jour de ce plan?
 
46. Votre plan de gestion financière est-il conforme à l'un ou l'autre des plans organisationnels ci-dessous? (Sélectionnez ce qui s'applique.)
  • Plan de ressources humaines
  • Plan stratégique
  • Plan de GI-TI
  • Plan de gestion des projets et des programmes
  • Other (please describe):
 
47. Où les Premières Nations membres peuvent-elles consulter des documents ou obtenir de l'information sur la situation financière de l'organisation? (Sélectionnez tout ce qui s'applique.)
  • Bureau administratif de l'organisation
  • Site Web de l'organisation
  • Bibliothèque ou centre de ressources de l'organisation
  • Elles n'y ont pas accès
  • Autre (veuillez préciser)
 
48.
  1. Votre organisation a-t-elle mis en place des mécanismes, des politiques et des procédures pour déterminer l'attribution de fonds aux Premières Nations membres (s'il y a lieu)?

  2. Votre organisation a-t-elle des mécanismes de répartition de ces fonds?
 
49. Votre organisation a-t-elle embauché un agent financier possédant une accréditation d'une association de comptables professionnels?  
50. Votre organisation fait-elle un suivi de l'information financière (p. ex., les dépenses par activité, les heures/jours de services fournis) par Première Nation ou par école?  
51.
  1. Votre organisation a-t-elle clairement défini les rôles, responsabilités et obligations de redditions de compte en matière de responsabilité financière?

  2. Votre organisation a-t-elle établi des étapes claires pour assurer la responsabilité financière en élaborant et en mettant en oeuvre des politiques et/ou des procédures liées à (Sélectionnez tout ce qui s'applique.)

    • Pouvoir de signature
    • Pouvoir d'emprunter
    • Transparence
    • Vérification
    • Ne s'applique pas
    • Autre (veuillez préciser)
 

Section 6: Gestion des ressources humaines

Cette section porte sur : l'élaboration d'un plan de gestion des ressources humaines; l'établissement ou l'officialisation des politiques et processus de recrutement, de présélection (y compris dans le cas des bénévoles), d'embauche, de maintien en poste, d'évaluation et/ou de rémunération des ressources humaines nécessaires à la prestation de services d'éducation; les possibilités de perfectionnement professionnel et les services d'orientation à offrir aux employés.

Numéro Question Réponse
(√/Oui/Non)
Actifs, besoins et priorités:
Utilisez cet espace pour résumer vos biens, besoins et priorités en ce qui concerne les relations externes.





52.
  1. Votre organisation a-t-elle un manuel ou des lignes directrices sur les ressources humaines?
  2. À quelle fréquence procède-t-on à une mise à jour?
  3. À quand remonte la dernière?
 
53. Votre manuel des ressources humaines comprend-il des politiques et des procédures sur les sujets suivants? (Sélectionnez tout ce qui s'applique.)
  • politiques et procédures relatives à l'embauche et à la cessation d'emploi
  • congés de maternité/paternité
  • mesures disciplinaires
  • lignes directrices sur les conflits d'intérêts
  • code de valeurs et d'éthique
  • grille de qualifications et de classification des postes
  • lignes directrices sur la formation et le perfectionnement
  • procédures de préparation du budget annuel
  • processus de grief, de plainte et d'appel
  • vérifications des références / de sécurité
  • santé et sécurité au travail
  • Autre congé (veuillez préciser)
  • lignes directrices sur l'assiduité et les heures de travail
  • lignes directrices sur le harcèlement et la discrimination
  • lignes directrices sur les promotions
  • salaires et avantages sociaux
  • planification et procédures relatives à la retraite
  • lignes directrices sur les langues et les pratiques culturelles en milieu de travail
  • lignes directrices sur le rendement
  • lignes directrices sur la planification de la relève
  • soutien et gestion du bénévolat
  • Indemnités (p. ex. dépenses, éloignement)
  • recrutement et maintien en poste
 
54. Par quel moyen votre organisation communique-t-elle à ses employés les modifications apportées aux politiques et aux procédures en matière de ressources humaines? (Sélectionnez tout ce qui s'applique.)
  • Courriel
  • Site Web
  • Distribution de documents
  • Réunions du personnel
  • Autre (veuillez préciser)
 
55.
  1. Le rendement des employés de l'organisation est-il évalué régulièrement?

    Le cas échéant, à quelle fréquence?
  2. Le rendement des cadres supérieurs (p. ex., le directeur général) est-il évalué régulièrement?

    Le cas échéant, à quelle fréquence?
 
56.
  1. Qui administre l'évaluation du rendement du directeur général?

    • Conseil d'administration
    • Comité de direction
    • Président du conseil d'administration
    • Comité permanent ou comité spécial
    • Sans objet
    • Autre (veuillez préciser)
  2. Qui donne son avis lors de l'évaluation du rendement du directeur général? (Sélectionnez tout ce qui s'applique.)

    • Conseil d'administration
    • Comité de direction
    • Président du conseil d'administration
    • Membres du personnel
    • Comité permanent ou comité spécial
    • Sans objet
    • Autre (veuillez préciser)
 
57.
  1. En cas de conflit de travail, votre organisation a-t-elle un processus de grief, de plainte et d'appel, et y a-t-elle recours?
  2. Le cas échéant, ce processus correspond-il à l'un ou l'autre des énoncés suivants? (Sélectionnez tout ce qui s'applique.)

    • Il indique clairement les mesures à prendre.
    • Il définit clairement le harcèlement et la discrimination.
    • Autre (veuillez préciser)
 
58.
  1. Votre organisation diffuse-t-elle les offres d'emploi au sein de son administration?
  2. Le cas échéant, par quel moyen?
    • Babillard électronique destiné aux professionnels de l'éducation
    • Site Web
    • Bulletin électronique
    • Radio
    • Journaux
    • Envois postaux (dépliants)
    • Autre (veuillez préciser)
 
59. Les employés ont-ils accès à des possibilités de formation et de perfectionnement professionnel?  
60. Le directeur général et les autres cadres supérieurs ont-il accès à des possibilités de formation et de perfectionnement professionnel?  
61. Votre organisation a-t-elle préparé une trousse d'orientation? (Sélectionnez tout ce qui s'applique.)
  • Pour les employés
  • Pour les membres du conseil d'administration et/ou le directeur général
  • Autre (veuillez préciser)
 
62. Votre organisation offre-t-elle à tous ses employés une formation en matière de santé et de sécurité au travail?  
63.
  1. Les accidents de travail sont-ils consignés conformément aux lois provinciales, territoriales ou fédérales?
  2. Le cas échéant, comment les rapports sont-ils présentés?
 

Section 7: Gestion de l'information et technologies de l'information (GI-TI)

La gestion de l'information et la technologie de l'information (GI-TI) comprennent : l'élaboration de politiques et d'un plan de gestion de la GI-TI, la création et l'amélioration des pratiques organisationnelles relatives à la collecte, au stockage et à la diffusion de renseignements (sécurité des données, politique sur l'accès à l'information et le respect de la vie privée, gestion des documents, matériel informatique et logiciels).

Section 7: Information Management / Information Technology
Numéro Question Réponse
(√/Oui/Non)
Actifs, besoins et priorités:
Utilisez cet espace pour résumer vos actifs, besoins et priorités en matière de gestion de l'information et de technologies de l'information






64. Votre organisation a-t-elle un plan de gestion de l'information et de technologies de l'information?  
65. Le plan de GI-TIde votre organisation traite-t-il des sujets suivants? (Sélectionnez tout ce qui s'applique.)
  • Besoins actuels en matière de GI-TI
  • Reprise après un sinistre
  • Sécurité des TI
  • Épuration et archivage
  • Entretien et mise à niveau des infrastructures de TI
  • Communication aux employés des objectifs en matière de GI-TI
  • Perfectionnement des compétences des employés en GI-TI
  • Conservation de l'information
  • Contrôle des dossiers et de l'information
  • Respect de la vie privée et protection des renseignements personnels
  • Mise à niveau des systèmes et achat de logiciels
  • Collecte de données et protocoles de partage de données
  • Fonction de rapport et d'analyse
  • Stockage hors site
  • Autre (veuillez préciser)
 
66.
  1. Avez-vous un employé chargé de combler les besoins de l'organisation en matière de GI-TI?
  2. Si ça n'est pas le cas, comment gérez-vous vos besoins en GI-TI (p. ex., avez-vous recours à un fournisseur externe de services de GI-TI?)
 
67. Votre groupe d'employés (interne) ou votre fournisseur (externe) en matière de GI-TIa-t-il recours aux pratiques ci-dessous? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)
  • Il rencontre les employés ou la direction pour connaître leurs besoins et leurs objectifs
  • Il met à jour périodiquement le système et règle les problèmes à mesure qu'ils se présentent
  • Autre (veuillez préciser)
 
68. Quelles sont les procédures d'évaluation de votre organisation pour surveiller le rendement de la GI-TI? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)
  • L'évaluation de la GI-TI fait partie du plan stratégique.
  • Un processus est en place pour assurer la mise à niveau périodique et planifier les mises à niveau majeures.
  • Un processus de repérage de l'information désuète est en place.
  • Un processus est en place pour informer la haute direction des dossiers et de l'information destinés à l'élimination ou à l'archivage.
  • Autre (veuillez préciser)
 
69. À quelle fréquence les logiciels sont-ils mis à jour?
  • Chaque année ou aux 2 ans
  • Tous les 3 à 5 ans
  • Tous les 10 ans
  • À la suite d'une défaillance seulement
 
70. À quelle fréquence le matériel informatique est-il mis à jour?
  • Aux 5 ans
  • Aux 10 ans
  • Seulement à la suite d'une défaillance seulement
 
71. Quel type de formation en matière de GI-TIvotre organisation offre-t-elle à ses employés (formation initiale et développement continu des compétences)? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)
  • Cours de formation à l'interne
  • formateur à contrat sur place
  • autoapprentissage
  • Autre (veuillez préciser)
 
72.
  1. Votre organisation a-t-elle un site Web, et le tient-elle à jour?
  2. Le cas échéant, à quelle fréquence le met-elle à jour?
 
56. Votre organisation utilise-t-elle ce qui suit? (Sélectionnez tout ce qui s'applique.)
  • réseau local
  • imprimante
  • télécopieur
  • accès Internet
  • chiffrier électronique (p. ex., Excel)
  • ordinateurs
  • bassin d'ordinateurs portatifs
  • photocopieur
  • courriel
  • vidéoconférence
  • téléconférence
  • Autre (veuillez préciser)
 

Partie B: Services et soutien aux écoles

La partie B a trait aux types de services et de soutien aux écoles que les organisations régionales des Premières Nations fournissent aux écoles de bande. Cette partie porte sur : l'appui à la gouvernance locale dans les écoles et la création de partenariats, laplanification, la mesure du rendement et la GI-TI dans chaque école, la participation des parents et des collectivités, la gestion du financement fondé sur des propositions, la gestion des ressources humaines dans les écoles et les programmes éducatifs.

Services et soutien aux écoles
Numéro Question Réponse
(√/Oui/Non)
Actifs, besoins et priorités:

Utilisez cet espace pour résumer vos actifs, besoins et priorités en matière de soutien et de services aux écoles






74.
  1. Votre organisation appuie-t-elle ou facilite-t-elle la gouvernance dans les écoles à l'échelle locale?
  2. Le cas échéant, de quelle façon? (Sélectionnez tout ce qui s'applique.)
    • Développement professionnel des directeurs d'école et des directeurs de l'éducation
    • Soutien à l'élaboration de politiques et de codes de conduite dans les écoles
    • Encouragement ou appui aux conseils de parents
    • Établissement de politiques régissant les activités scolaires dans la collectivité
    • Appui aux enseignants et aux directeurs d'école dans la prestation des programmes éducatifs
    • Appui aux groupes consultatifs sur l'éducation dans la collectivité
    • Autre (veuillez préciser)
 
75.
  1. Votre organisation a-t-elle des structures et des politiques souples et adaptées aux besoins locaux et aux préoccupations en matière d'éducation?
  2. Le cas échéant, veuillez fournir plus de détails :
 
76. Votre organisation a-t-elle prévu un mécanisme de rétroaction pour évaluer le degré de satisfaction des Premières Nations membres à l'égard des services qu'elle fournit ou facilite?  
77.
  1. Votre organisation facilite-t-elle ou appuie-t-elle les écoles dans la mise en oeuvre de politiques dans l'un ou l'autre des domaines ci-dessous? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)
    • Transport des élèves
    • Calendrier scolaire
    • Matériel pédagogique et ressources d'apprentissage
    • Recrutement, embauche et maintien en poste de personnel professionnel
    • Soutien professionnel pour l'adaptation des programmes éducatifs
    • Ne s'applique pas
    • Autre (spécifiez)
  2. Le cas échéant, de quelle façon?
 
78.
  1. Votre organisation soutient-elle ou appuie-t-elle les Premières Nations membres dans la création de partenariats à l'échelle locale (conseils scolaires de la province, établissements d'enseignement postsecondaires, autres organisations, etc.)?
  2. Le cas échéant, de quel type de partenariat local s'agit-il? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)
    • Officielle
    • Non officielle
  3. Le cas échéant, de quelle façon? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)
    • Guide sur la négociation d'ententes en matière d'éducation avec les arrondissements scolaires locaux
    • Aide lors de la négociation d'ententes en matière d'éducation
    • Autre (veuillez préciser)
 
79.
  1. Votre organisation favorise-t-elle les relations interorganisationnelles entre les Premières Nations membres et d'autres organisations (services d'aide aux enfants et à la famille, Santé Canada, centres d'amitié, groupes de femmes autochtones, organisations de services techniques, entreprises locales)?
  2. Le cas échéant, de quelle façon?
 
80.
  1. Votre organisation appuie-t-elle ou favorise-t-elle la participation des parents ou des tuteurs et de la collectivité au processus décisionnel dans les écoles?
  2. Le cas échéant, de quelle façon?
 
81.
  1. Votre organisation appuie-t-elle ou favorise-t-elle la participation des parents ou des tuteurs et de la collectivité dans l'éducation des enfants? (p. ex., lecture en famille avec les enfants, aide aux devoirs, participation à des activités scolaire)
  2. Le cas échéant, de quelle façon?
 
82.
  1. Votre organisation mobilise-t-elle les écoles et les collectivités des Premières Nations membres au sujet de la modification ou la création de politiques et programmes en matière d'éducation?
  2. Le cas échéant, de quelle façon? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)
    • Sommet
    • Réunions
    • Activités
    • Site Web
    • Autre (veuillez préciser)
 
83. Votre organisation incite-t-elle ou encourage-t-elle les écoles à présenter des rapports sur l'évolution des plans de réussite scolaire et du rendement des élèves aux personnes suivantes? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)
  • Parents
  • Élèves
  • Membres de la collectivité
  • Ne s'applique pas
  • Autre (veuillez préciser)
 
84. Votre organisation a-t-elle établi un processus permettant aux parents ou aux tuteurs de déposer une plainte à l'école au sujet de l'éducation de leur enfant?  
85. Votre organisation favorise-t-elle la participation des aînés dans l'une ou l'autre des activités suivantes? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)
  • Enseignement de l'histoire, des langues, de la culture
  • Soutien aux enseignants en matière de sensibilisation à la culture
  • Aide aux élèves et aux familles
  • Programmes d'éducation spéciale
  • Ne s'applique pas
  • Autre (veuillez préciser)
 
86.
  1. Votre organisation appuie-t-elle ou facilite-t-elle la création et la mise en oeuvre de plans de réussite scolaire dans les écoles des Premières Nations membres?
  2. Le cas échéant, de quelle façon?
  3. Votre organisation a-t-elle prévu des procédures pour s'assurer que les Premières Nations membres respectent les plans de réussite scolaire?
 
87. Votre organisation fixe-t-elle, à l'égard des plans de réussite scolaire des Premières Nations membres, des normes ou des cibles de rendement (p. ex., taux de diplomation, taux de fréquentation des élèves/des enseignants, réussite en matière d'alphabétisation/de numéracie/de science) distinctes de celles établies par les écoles?  
88.
  1. Votre organisation appuie-t-elle ou favorise-t-elle l'établissement d'objectifs et de cibles à atteindre pour les élèves?
  2. Le cas échéant, de quelle façon?
 
89.
  1. Votre organisation appuie-t-elle ou facilite-t-elle l'administration d'évaluations normalisées et reconnues par la province?
  2. Le cas échéant, de quelle façon?
  3. Votre organisation a-t-elle des procédures de conformité assurant l'administration de tests normalisés?
 
90.
  1. Votre organisation appuie-t-elle ou facilite-t-elle la collecte, l'analyse et la présentation de rapports relativement aux données sur le rendement des élèves et des écoles par Première Nation membre?
  2. Votre organisation a-t-elle des procédures de conformité pour la collecte, l'analyse et la présentation de rapports relativement aux données sur le rendement des élèves et des écoles par Première Nation membre?
 
91.
  1. Votre organisation appuie-t-elle les écoles dans l'adaptation de leurs programmes éducatifs en fonction des niveaux de rendement obtenus?
  2. Le cas échéant, de quelle façon (p. ex., ateliers, formations sur place, modèles)?
 
92. Votre organisation dispose-t-elle d'un processus ou mécanisme pour examiner la possibilité de faire des économies d'échelle lors de la planification de la prestation de services aux écoles des Premières Nations membres (p. ex., achat en masse du matériel, perfectionnement professionnels des éducateurs)?  
93.
  1. Votre organisation gère-t-elle des programmes fondés sur des propositions et attribue-t-elle des fonds individuellement aux Première Nations?
  2. Le cas échéant, votre organisation a-t-elle des politiques ou procédures pour orienter ce processus de façon équitable et transparente?
  3. Vos politiques ou procédures sont-elles accessibles au public?
 
94.
  1. Votre organisation fait-elle des démarches pour faire connaître aux écoles des Premières Nations membres les possibilités de financement?
  2. Le cas échéant, de quelle façon?
 
95.
  1. Votre organisation offre-t-elle au personnel des écoles des Premières Nations des cours de formation ou de développement professionnel en gestion financière?
 
96. Votre organisation a-t-elle des politiques et des procédures à l'intention du personnel des écoles sur les sujets suivants: (Sélectionnez tout ce qui s'applique.)
  • recrutement et maintien en poste
  • embauche et cessation d'emploi
  • mesures disciplinaires
  • lignes directrices sur les conflits d'intérêts
  • grille sur les qualifications et la classification des postes
  • lignes directrices sur la formation et le perfectionnement
  • code de valeurs et d'éthique
  • procédures de préparation du budget annuel
  • processus de grief, de plainte et d'appel
  • santé et sécurité au travail
  • soutien aux bénévoles et gestion des bénévoles
  • vérification des références/de sécurité
  • vérification des références/de sécurité
  • autres congés (veuillez préciser)
  • lignes directrices sur l'assiduité et les heures de travail
  • lignes directrices sur le harcèlement et la discrimination
  • lignes directrices sur les promotions
  • rémunération et avantages sociaux
  • indemnités (p. ex. déplacement, éloignement)
  • planification de la retraite et procédures connexes
  • lignes directrices sur la langue et les pratiques culturelles en milieu de travail
  • lignes directrices sur le rendement
  • lignes directrices sur la planification de la relève
  • congé de maternité et de paternité
 
97. Parmi ces politiques, lesquelles sont prises en compte individuellement par les écoles des Premières Nations membres?  
98. Votre organisation compte-t-elle l'un ou l'autre des membres suivants du personnel de soutien et de services? (Sélectionnez tout ce qui s'applique.)
  • Directeur de l'éducation
  • conseiller en orientation professionnelle
  • Préparateur de programmes éducatifs
  • Expert en programmes éducatifs
  • Conseiller linguistique
  • Psychologue
  • Orthophoniste
  • Travailleur social
  • Ergothérapeute
  • Orthopédagogue
  • Éducateur spécialisé
  • Aide-enseignant/adjoint d'enseignement
  • Aîné/mentor
  • Ne s'applique pas
  • Autre (veuillez préciser)
 
99.
  1. Votre organisation évalue-t-elle le rendement des enseignants et des directeurs d'école?
  2. Le cas échéant, à l'aide de quel mécanisme ou processus?
 
100.
  1. Votre organisation surveille-t-elle ou présente-elle des rapports sur la délivrance de brevets ou de certificats d'enseignement aux enseignants?
  2. Le cas échéant, à l'aide de quel mécanisme ou processus?
 
101.
  1. Votre organisation est-elle responsable des mesures disciplinaires en cas d'inconduite d'un enseignant?
  2. Le cas échéant, à l'aide de quels mécamismes ou processus?
 
102. Votre organisation fournit-elle ou favorise-t-elle la formation et le développement professionnel des enseignants, directeurs d'école et autres employés de l'école?  
103.
  1. Votre organisation facilite-t-elle ou favorise-t-elle le bénévolat dans les écoles?
  2. Le cas échéant, à l'aide de quel mécanisme ou processus?
 
104.
  1. Votre organisation embauche-t-elle ou forme-t-elle du personnel chargé du fonctionnement et de l'entretien, et/ou surveille-t-elle et fait-elle rapport sur le travail de ces personnes?
  2. Le cas échéant, veuillez fournir plus de détails?
 
105.
  1. Votre organisation facilite-t-elle ou appuie-t-elle l'utilisation de technologies de l'information et de communication dans les écoles des Premières Nations?
  2. Le cas échéant, de quelle façon?
 
106.
  1. Votre organisation compte-t-elle un centre d'aide en technologies de l'information et de communication pour les écoles des Premières Nations membres?
  2. Le cas échéant, quel type de services ce centre d'aide fournit-il? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)
    • Entretien et coordination de l'inventaire
    • Coordination de la formation
    • Collecte de données
    • Saisie de données
    • Analyse de données et présentation de rapports
    • Soutien sur place à la résolution de problèmes
    • Autre (veuillez préciser)
 
107. Votre organisation fournit-elle une aide pour la mise en oeuvre, la formation, la gestion et l'entretien relativement aux systèmes de renseignements sur les élèves?  
108.
  1. Votre organisation facilite-t-elle ou favorise-t-elle l'apprentissage à distance, le téléapprentissage par ordinateur ou l'apprentissage en ligne?
  2. Le cas échéant, de quelle façon?
 
109. Votre organisation acquiert-elle des services de technologies de l'information et de communication, des logiciels ou du matériel informatique en vrac à l'intention des écoles des Premières Nations membres?  
110. Votre organisation acquiert-elle les produits et services suivants en masse pour vos écoles de Premières Nations? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)
  • Matériel pédagogique électronique
  • Outils d'évaluation de l'apprentissage
  • Ne s'applique pas
  • Autre (veuillez préciser)
 
111. Est-ce que votre organisation crée ou modifie des programmes éducatifs ou du matériel et des ressources pédagogiques?  
112.
  1. Votre organisation facilite-t-elle ou favorise-t-elle l'élaboration et la mise en oeuvre de programmes parascolaires dans les écoles?
  2. Le cas échéant, par quel moyen? (Sélectionnez tout ce qui s'applique)
    • Développement du langage au niveau préscolaire
    • Campagne contre l'intimidation
    • Bibliothèque
    • Arts et culture
    • Sports et loisirs
    • Activités visant la persévérance scolaire
    • Autre (veuillez préciser)
 
113.
  1. Votre organisation aide-t-elle à la rédaction de propositions pour vos écoles de Premières Nations?
  2. Le cas échéant, de quelle manière?
 
114. Par quel moyen votre organisation détermine-t-elle si une école dispose des structures et de la capacité de mettre en oœuvre un programme éducatif efficace?  

Étape 4: Établissement des priorités

Maintenant que vous avez terminé l'étape de la détermination des besoins et des atouts, vous pouvez cerner les domaines sur lesquels vous souhaitez concentrer vos efforts, ou en établir l'ordre prioritaire sur le plan de l'investissement dans le développement des capacités. Vous devriez établir vos priorités en fonction de la mission et des objectifs globaux de votre organisation, ce qui vous permettra de déterminer les meilleures approches en matière de développement en fonction de votre situation.

Au cours de cet exercice, vous devrez réfléchir à vos besoins et à des échéanciers afin de déterminer quand il vous faudra vous concentrer sur la prise en compte d'un besoin en particulier. Par exemple, vous voudrez sans doute vous concentrer sur les domaines que vous jugez les plus prioritaires (p. ex., pour lesquels vos capacités sont les plus faibles) au cours de la première année, et sur les domaines moins prioritaires au cours de l'année suivante. L'établissement de priorités vous aidera à rédiger des stratégies visant à répondre à vos besoins en matière de renforcement des capacités.

Si vous est difficile d'établir un ordre de priorités parmi vos besoins (en vous servant de l'information recueillie dans le cadre de l'autoévaluation), vous souhaiterez peut-être recourir à un système de classement. Pour ce faire, vous devrez examiner les questions auxquelles vous avez répondu « Non » ou pour lesquelles vous avez déterminé que des améliorations devaient être apportées, et les classer en fonction de ce qui reflète votre capacité dans ce domaine. Par exemple :

  1. Capacité faible
  2. Une certaine capacité
  3. Capacité partielle
  4. Grande capacité
  5. Très grande capacité ou capacité voulue atteinte

Ces résultats pourraient vous donner une idée des éléments à prioriser en matière de renforcement des capacités.

Priorisation des besoins

Le tableau suivant vous aidera à cerner vos besoins et à en établir le degré de priorité en fonction de l'information recueillie à l'étape 3 (Autoévaluation et détermination des besoins de l'organisation).

Catégorie du besoin Besoin Cote De 1 à 5 (Facultatif) Échéancier provisoire
Partie A - Capacité de l'organisation en matière de gouvernance
Gouvernance et leadership
  • Par exemple : Critères de sélection pour le directeur exécutif et les membres du conseil d'administration
  •  
  •  
  •  
  •  
   
Relations externes
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
   
Participation des parents et de la collectivité
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
   
Planification, mesure du rendement et gestion du risque
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
   
Gestion financière
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
   
Gestion des ressources humaines
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
   
Gestion de l'information et technologies de l'information (GI-TI)
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
   
Partie B - Services et soutien scolaires
Services et soutien scolaires
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
   
Commentaires/Réflexions :




Étape 5 : Plan de renforcement des capacités

À ce stade, vous avez :

Cette dernière étape s'appuie sur le travail accompli précédemment et sert à regrouper les renseignements recueillis en un plan de renforcement des capacités. Celui-ci a pour objet de mettre en relief – à partir de la priorisation de vos besoins – les projets aptes à renforcer les capacités organisationnelles dans un ou plusieurs secteurs clés de gouvernance. Ces projets doivent être axés sur les mesures à prendre plutôt que sur la définition des lacunes à combler dans chaque domaine de capacité. Autrement dit, si le volet « Gouvernance et leadership » présente des faiblesses, quels seraient les correctifs à apporter?

Pour vous permettre de bien suivre le déroulement des projets et de mieux mesurer le degré de changement au niveau des capacités, le plan devrait, pour chaque projet envisagé, indiquer la capacité organisationnelle, les objectifs, les coûts, l'échéancier, les indicateurs ainsi que les résultats attendus. Le suivi des progrès vous aidera aussi à peaufiner les projets de renforcement des capacités et même à mieux cibler les initiatives qui seront lancées au gré des besoins nouveaux.

Souvent échelonné sur une période de trois ans, le plan de renforcement des capacités doit être souple et polyvalent, ce qui suppose des rajustements périodiques et, dans certains cas, un réaménagement des projets et des initiatives visés. Une fois la version finale approuvée, le plan continue d'évoluer. Vous trouverez à l'Annexe A, pour votre information, un exemple de plan de renforcement des capacités.

Les organisations sont invitées à joindre un plan de renforcement des capacités aux demandes de financement soumises dans le cadre du PPE ou du PRSEPN conformément à l'initiative pour des écoles efficaces favorisant la réussite scolaire des élèves.

Annexe A – Exemple de plan de renforcement des capacités – Période de planification : de la première année (2013-14) à la troisième (2015-16)

Description de la priorité Project(s) correspondant(s) Coût Objectifs Measure du rendement Échéancier Résultats
Gestion financière Création de codes et de processus financiers.

Le projet comprendra :

  • la création de codes;
  • l'élaboration d'un manuel sur les rôles et responsabilités des directeurs exécutifs, des membres du conseil d'administration et du personnel administratif;
  • deux ateliers sur la mise en oeuvre destinés aux directeurs exécutifs, aux membres du conseil d'administration et au personnel administratif
30 000 $

 

 

 

 

 

 

20 000 
Résultats attendus :
  • Codes financiers
  • Manuel sur les rôles et responsabilités
  • Formation destinée aux dirigeants et à l'administration
  • Processus et systèmes clairs et définis servant aux activités administratives courantes

Résultats attendus :

  • Gestion financière renforcée
  • Responsabilité financière accrue envers les membres
  • Codes et documents d'appui terminés
  • Ateliers terminés
  • Codes mis à la disposition des membres

 

  • Réduction du nombre de transactions erronées
  • Amélioration de la santé financière (visible dans les rapports de vérification)
  • Transparence envers les membres
  • 1ère année


  • 1ère année


  • 1ère année

 

 

 

  • 2e année



  • 2e année



  • 2e année
Résultats :

 

 

 

 

Résultats :
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