ARCHIVÉE - Vérification suivant la mise en œuvre du système paiements de transfert aux Premières Nations et aux inuits (PTPNI) - Rapports de suivi en date du 31 mars 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2012

SECTEUR DU DIRIGEANT PRINCIPAL DES FINANCES

Vérification suivant la mise en œuvre du système paiements de transfert aux Premières Nations et aux inuits (PTPNI) (08/24)
Date d'approbation : le 24 septembre 2010

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. Le dirigeant principal des finances (DPF), en collaboration avec les sous-ministres adjoints (SMA) responsables des opérations régionales et le personnel, devrait élaborer et mettre en œuvre un programme visant à s'assurer que suffisamment de ressources sont allouées pour la formation et le soutien à l'intention des utilisateurs bénéficiaires. Parallèlement à cette formation et à ce soutien, les représentants régionaux de tout le pays devraient inciter leurs bénéficiaires à adopter le système Paiements de transfert aux Premières nations et aux Inuits (PTPNI). 1) Le dirigeant principal de l'information (DPI) est en train de mener un examen organisationnel pour le modèle de soutien du système PTPNI. L'examen comprend le transfert de responsabilités pour le soutien et la formation des employés et des bénéficiaires du DPI à la Direction générale de la comptabilité ministérielle et de la gestion du matériel (DGCMGM). Le plan de transition énoncera les besoins en matière de ressources (soutien et formation), proposera un modèle de soutien et définira les besoins financiers connexes.

La mise en œuvre du modèle exigera l'approbation préalable de la direction (modèle, financement et personnel).

2) À la suite du transfert des fonctions administratives du système PTPNI du DPI à la DGCMGM :

  • Établir un groupe de travail national chargé de relever les lacunes ou les besoins en matière de formation (à la fois sous l'optique d'AADNC et celle du bénéficiaire).

  • Élaborer une stratégie de formation sur les paiements de transfert intégrée prévoyant une mise en œuvre par étapes en fonction des priorités et des risques.

  • Élaborer et mettre sur pied du matériel didactique, des approches (enseignement hybride, outils d'apprentissage à distance), un calendrier de formation national, etc.

  • Documents et approches pour le projet pilote et l'assurance de la qualité.

  • Donner de la formation et évaluer les résultats.

  • Mettre en œuvre le renouvellement continu du plan et des matériaux de formation.
Avril 2011 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

1) Tel qu'il est indiqué dans les renseignements donnés le 31 mars 2011, au 3e trimestre de 2010‑2011, les fonctions de soutien et de formation existantes pour le système PTPNI ont été transférées à la DGCMGM, plus particulièrement au Centre d'expertise des paiements de transfert. Cette mesure de suivi donc a été prise.

2) Pour donner suite à la mise à jour du 31 mars 2011 :

Par suite de la nomination d'un gestionnaire des relations avec la clientèle par intérim, une proposition de stratégie de formation sur les paiements de transfert, qui prévoit une mise en œuvre progressive axée sur les besoins prioritaires et les risques, a été élaborée en juillet 2011. La mise en œuvre se poursuit.

L'élaboration et la mise en œuvre de documents et d'approches de formation ont débutées en avril 2011 et sont toujours en cours sous la direction de l'unité Gestion des relations avec la clientèle du Centre d'expertise des paiements de transfert. Une fonction de gestion des documents a été établie pour voir à l'assurance de la qualité et à la diffusion en temps opportun des documents de formation. Un répertoire national des cours, un calendrier et un centre de renseignements sur la formation concernant les paiements de transfert (intranet) sont en place. La mise au point d'outils d'apprentissage en ligne est en cours et des installations de formation modernisées sont maintenant disponibles pour faciliter la formation à distance.

De même, un réseau national de formation est en voie d'être lancé pour améliorer l'efficacité du transfert de connaissances et de la diffusion des renseignements et des comptes rendus en lien avec la formation à l'échelle des programmes et des régions. Ce réseau servira à la tenue de consultations dans le cadre de la mise à jour continue des plans de formation, des méthodes d'exécution et des documents à l'appui, ainsi que de la création de nouveaux programmes de formation, et ce, afin de veiller à ce que la stratégie de formation intégrée sur les paiements de transfert soit appuyée comme il se doit et à ce que la formation soit à jour et permette de satisfaire aux exigences et aux besoins des intervenants du milieu des paiements de transfert.

Un processus officiel d'évaluation de la formation et de production de rapports sur les résultats a été mis en œuvre en avril 2011.

Commentaire du Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) : Classé. Vérification de suivi recommandée à propos de questions précises. Possibilité de travail conjoint avec Santé Canada.
2. Le DPF devrait s'assurer que le Centre d'expertise des paiements de transfert et la Direction des systèmes ministériels et de rendement intégrés terminent l'élaboration d'un cadre stratégique et d'une directive ministérielle qui permettront de régler les questions liées à la gestion des changements au système et à la propriété. Terminer l'élaboration d'une directive sur la présentation et la gestion des demandes de changements selon la méthodologie de la Bibliothèque d'infrastructure des technologies de l'information (BITI).

Élaborer un cadre stratégique et un plan de communication après le transfert du modèle de soutien opérationnel du système PTPNI du DPI à la DGCMGM.
Décembre 2010 État : Demande de fermeture du dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 :

Le groupe de travail sur l'infrastructure du système PTPNI a été rétabli afin de diffuser des renseignements sur le système. Il communique également de l'information concernant les changements apportés au système et les répercussions sur les utilisateurs des régions et des secteurs qui s'en servent pour gérer les ententes de subventions et de contributions.

Le mandat du comité consultatif du PTPNI et du groupe de travail sur l'infrastructure habilitante du système garantit leur représentation nationale. Ces entités établissent aussi une structure de gouvernance pour la mise en œuvre d'un cadre stratégique fondé sur une perspective essentielle concernant le système qui est axée sur les personnes, les processus et la propriété des systèmes internes. La vaste participation des employés de divers secteurs d'AADNC fait en sorte que le système PTPNI et les processus connexes (au fil de leur évolution) reflètent les besoins du Ministère et des utilisateurs et leur donne la propriété.

Le mandat du comité consultatif du PTPNI a été examiné et approuvé par le directeur général de Comptabilité ministérielle et gestion du matériel et par le directeur principal du Centre d'expertise des paiements de transfert (CEPT). Le CEPT a invité des membres et a mis sur pied le premier comité consultatif.

Le CEPT envisagera d'utiliser les bulletins du PTPNI et divers autres moyens pour continuer de diffuser des renseignements aux utilisateurs et aux intervenants en ce qui concerne le PTPNI. Dans le cadre de l'annonce du budget de 2012, les députés ont signalé aux employés d'AADNC qu'ils travailleraient en partenariat avec Santé Canada (les deux ministères utiliseront des systèmes communs en ce qui a trait aux finances ainsi qu'aux subventions et aux contributions).

Une directive sur la présentation et la gestion des demandes de changement a été créée (SGGID no 3340857), laquelle définit les rôles et les responsabilités, les autorisations requises et les processus nécessaires en ce qui concerne la présentation, le traitement et la gestion de toutes les demandes de modification se rattachant au PTPNI. La directive a été communiquée aux intervenants par l'intermédiaire du groupe de travail sur l'infrastructure habilitante du PTPNI, qui a une représentation nationale. Elle est également affichée sur le site Web du CEPT, dont le lancement a été annoncé à l'échelle nationale. La directive continue d'être utilisée par d'autres organisations, notamment par le comité national d'étude des ententes de financement et le Groupe de travail des DG DG sur la PPT.

Commentaire du SVE : Pleinement mis en œuvre et classé. Vérification de suivi recommandée à propos de questions précises. Possibilité de travail conjoint avec Santé Canada.
  • Le plan de communication sera élaboré avec l'aide d'un agent des communications du Secteur du DPF.
Avril 2011
  • Établir une structure de gouvernance comportant une représentation nationale pour la mise en œuvre du cadre stratégique en fonction du point de vue des besoins essentiels du système axé sur les personnes, les processus et les systèmes internes.
Juin 2012
La propriété des systèmes et les rôles et responsabilités sont gérés au moyen d'une matrice RACI approuvée qui fait partie de la mesure no 1 ci-dessus. Mars 2011
3. Le DPF devrait mettre en œuvre l'obligation de terminer les protocoles d'entente dans les cas où plus d'un ministère ou plus d'un ordre de gouvernement signent les accords de financement conclus avec les Premières Nations. On devrait indiquer clairement dans les protocoles d'entente comment les avis de retenue de paiement seront communiqués à AADNC par les ministères ou les autres ordres de gouvernement qui procurent des fonds et dans quelles circonstances ces retenues seront appliquées. 1) La DGCMGM coordonnera avec la Direction générale de la planification et de la gestion des ressources l'examen des processus liés aux transferts interministériels pour s'assurer que les protocoles d'entente tiennent compte des exigences de la Politique du Conseil du Trésor sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits. Plus précisément, l'examen sera axé sur la façon dont les avis de retenue de paiement seront communiqués. Avril 2011 État : Demande de fermeture du dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 :

Comptabilité ministérielle et gestion du matériel (CMGM) a examiné la Politique du Conseil du Trésor sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits et a consulté le Secrétariat du Conseil du Trésor. La Politique ne traite pas de la façon de gérer les avis de retenue de paiement. Toutefois, les accords de financement d'AADNC prévoient des dispositions à cet égard.

CMGM, en collaboration avec des intervenants clés, préparera un modèle de protocole d'entente (PE) national interministériel afin d'appuyer les accords de financement. Des PE ont été conclus récemment pour des projets pilotes à Mashteuiash et à Pangnirtung. Ces PE, portant sur des mesures de gestion des manquements, serviront à concevoir le modèle. À noter que lorsque d'autres ministères continuent de verser des fonds directement à des bénéficiaires communs (à AADNC), chacun exerce un contrôle sur la retenue de sa part.

État : En cours

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars& 2012 :

CMGM a dressé un répertoire des PE interministériels existants dans la région de la capitale nationale et fera de même avec d'autres régions par l'entremise du comité national d'étude des ententes de financement.

CMGM, en collaboration avec des intervenants clés, préparera un modèle de protocole d'entente (PE) national interministériel afin d'appuyer les accords de financement. Des PE ont été conclus récemment pour des projets pilotes à Mashteuiash et à Pangnirtung. Ces PE, portant sur des mesures de gestion des manquements, serviront à concevoir le modèle. À noter que lorsque d'autres ministères continuent de verser des fonds directement à des bénéficiaires communs (à AADNC), chacun exerce un contrôle sur la retenue de sa part.

Commentaire du SVE : Classé. Vérification de suivi recommandée à propos de questions précises. Possibilité de travail conjoint avec Santé Canada.
2) On fera l'inventaire des protocoles d'entente conclus existants, et on travaillera avec les conseillers en gestion financière de programme et les gestionnaires de programme des protocoles d'entente pour déterminer la meilleure stratégie pour garantir la conformité avec la Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits. Exemples de stratégies à inclure : modification des protocoles d'entente lorsque c'est faisable et pratique; convention écrite entre les ministères quant aux mécanismes de communication des avis de retenue de paiement; exigence selon laquelle un agent des finances des deux ministères doit fournir une confirmation avant l'émission des chèques. Avril 2011
4. Le DPF devrait diriger une équipe interfonctionnelle responsable d'évaluer les exigences de traitement des régions et d'établir une procédure visant à incorporer ces exigences au système PTPNI. L'équipe devrait être composée de membres du Centre d'expertise des paiements de transfert et de la Direction des systèmes ministériels et de rendement intégrés et tenir compte des commentaires des régions et des programmes. Mener une analyse concordance-écart qui permettra de cerner les exigences opérationnelles des secteurs ou régions.

Mener des consultations et établir l'ordre de priorité des exigences. Élaborer un plan de mise en œuvre dans le cadre d'une approche par étapes.
Décembre 2011 État : En cours

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 :

Le document sur la vision et la stratégie tient compte d'un bilan qui cernait les lacunes du PTPNI et contient les éléments clés d'un plan de mise en œuvre, dont certains ont déjà été lancés (p. ex., SIE, fardeau des rapports, adoption du PTPNI par Santé Canada). Dans le cadre de l'annonce du budget de 2012, les députés ont signalé aux employés d'AADNC qu'ils travailleraient en partenariat avec Santé Canada (les deux ministères utiliseront des systèmes communs en ce qui a trait aux finances ainsi qu'aux subventions et aux contributions).

Le document sur la vision et la stratégie du PTPNI a été examiné et approuvé par le dirigeant principal de l'information (DPI), le directeur général de CMGM, le directeur principal du CEPT et le gestionnaire du système PTPNI. On prévoit présenter le document au Comité des directeurs généraux chargé de la mise en œuvre et des opérations et au Comité des opérations du Ministère en avril 2012.

Commentaire du SVE : Classé. Vérification de suivi recommandée à propos de questions précises. Possibilité de travail conjoint avec Santé Canada.
5. Le DPF devrait peaufiner le Guide de la gestion financière d'AADNC pour les paiements de transfert, afin qu'il offre une définition claire des contrôles des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). La définition devrait expliquer comment les contrôles seront appliqués dans le système PTPNI. Il faudrait modifier les contrôles des applications informatiques de façon à les harmoniser avec les modifications apportées au Guide de gestion financière. Examiner et mettre à jour les contrôles du système PTPNI – cadre de contrôle de gestion (CCG), LGFP (sections 32 et 34) – en fonction des lacunes ou écarts cernés et mettre à jour le Guide de gestion financière pour les paiements de transfert, afin qu'il offre une définition claire des contrôles des articles 32, 33 et 34 de la LGFP.

Établir l'ordre de priorité des changements/améliorations à apporter au système PTPNI. La mise en œuvre dépend de la disponibilité des ressources du nouveau modèle de soutien.
Décembre 2011 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

Les contrôles des applications du système PTPNI sont conformes aux articles 32, 33 et 34 de la LGFP, au CCG et au manuel de l'utilisateur sur la gestion des subventions et des contributions. Une consultation a été menée auprès de divers intervenants et propriétaires d'entreprise pour relever les fonctions incompatibles. La répartition des tâches en lien avec les articles 34 et 33 sera gérée par le système PTPNI. De plus, les approbations requises sont toujours accordées sur papier; l'article 32 en ce qui concerne l'entente, et les articles 33 et 34 en ce qui touche les rapports par lots.

Commentaire du SVE : Mise en œuvre terminée. On a donné suite entièrement à la recommandation. En outre, l'harmonisation des contrôles des applications du système PTPNI avec le cadre de contrôle de gestion des subventions et des contributions sera intégrée à la planification des vérifications à venir.
6. Le DPF devrait diriger une équipe interfonctionnelle responsable de déterminer si le système PTPNI répond aux besoins des régions en matière de production de rapports. L'équipe devrait être composée de membres du Centre d'expertise des paiements de transfert et de la Direction des systèmes ministériels et de rendement intégrés et tenir compte des commentaires des régions et des programmes. Mener une analyse concordance-écart qui permettra de cerner les exigences opérationnelles des secteurs ou régions en matière de production de rapports. On établira l'ordre de priorité de ces exigences en consultation avec les intervenants des secteurs et des régions, et on prendra en considération l'initiative ministérielle sur l'allègement du fardeau redditionnel. On élaborera un plan visant à mettre en œuvre la production de rapports et les améliorations dans le cadre d'une approche par étapes, ainsi que la validation et la mise à jour continue des examens. Décembre 2011 État : Demande de fermeture du dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 :

En 2010, CMGM a fait le bilan du PTPNI, avec l'aide du dirigeant principal de l'information (DPI), afin d'évaluer l'état actuel du système en ce qui concerne les personnes, le processus et la technologie. L'objectif consistait à effectuer une analyse concordance-écart en vue de cerner les enjeux et les possibilités, ainsi que de formuler des recommandations aux fins d'amélioration. Les résultats visaient à établir un plan d'action pour mettre en œuvre les recommandations à court, moyen et long terme. Les conclusions étaient fondées sur des entrevues effectuées auprès d'intervenants clés provenant des régions et de l'administration centrale.

Conformément à la réponse à la quatrième recommandation, un document sur la vision et la stratégie a été conçu pour le PTPNI afin de tirer parti des observations et du bilan. L'un des énoncés de vision porte sur les principales composantes du PTPNI et envisage des stratégies afin d'harmoniser les processus opérationnels du système avec la stratégie de GI d'AADNC, en considérant le PTPNI comme le système fondamental. Il en découlera une meilleure gestion des relations de financement avec les Premières Nations, des processus opérationnels communs, un accès accru afin que les Premières Nations puissent consulter leurs propres données, un aperçu des obligations en matière de rapports, ainsi que des rapports en ligne afin de diminuer l'entrée de données, les processus sur papier, le chevauchement des efforts, etc.

Commentaire du SVE : Classé. Vérification de suivi recommandée à propos de questions précises. Possibilité de travail conjoint avec Santé Canada.
 
 
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