ARCHIVÉE - Évaluation sommative des Contributions aux bandes indiennes pour l'administration de l'inscription - Rapports de suivi en date du 31 mars 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de l'évaluation, de la mesure du rendement et de l'examen en date du 31 mars 2012

Secteur de la résolution et des affaires individuelles

Évaluation sommative des Contributions aux bandes indiennes pour l'administration de l'inscription (1570-7/09054)
Date d'approbation : 2010-09-24

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. PERTINENCE
AADNC devrait revoir le rôle des administrateurs du Registre des Indiens (ARI) dans l'administration des certificats de statut indien au cours du processus d'inscription étant donné les nouvelles exigences en matière de sécurité associées au certificat sécurisé de statut indien (CSSI). La mise en œuvre du certificat sécurisé de statut indien a eu pour effet d'intensifier la sécurité relative au processus de délivrance du certificat sécurisé de statut indien et du certificat de statut indien ainsi qu'au processus d'inscription et au Système d'inscription des Indiens (SII).

Par conséquent, à court et à moyen terme, nous nous efforcerons d'améliorer l'exactitude des données et la protection des renseignements personnels contenus dans le SII. Nous examinerons les comptes de tous les utilisateurs, y compris ceux des ARI, pour justifier leur accès au Système et déterminer le niveau d'accès approprié.
Octobre 2010 État : complété

En date du 30/09/2011 :
Au 30 septembre 2011,  54 comptes avaient été fermés, et 28 avaient été créés. La nouvelle directive sur l'accès au Système d'inscription des Indiens a été émise le 14 septembre 2011. Les nouvelles demandes d'accès doivent être accompagnées du questionnaire rempli et du formulaire de demande d'accès signé par le registraire.
Dans le cadre de la mise en œuvre des modifications proposées à la Loi sur les Indiens (affaire McIvor, projet de loi C-3), il est proposé que les ARI aident les demandeurs à remplir les formulaires et à les acheminer à l'unité de traitement de Winnipeg, qui a été mise sur pied pour traiter les 45 000 à 60 000 demandes prévues. Décembre 2010 État : demande de fermeture (complété)

Mise à jour/ justification
En date du 30/09/2011 :
Dans le nouveau modèle, les ARI ne seront pas tenusd'aider les demandeurs à remplir les formulaires. Ils pourront soit les aider, soit les référer aux numéros sans frais. Le groupe de discussion des ARI sur le formulaire (C-3) s'est réuni le 8 décembre 2010. Aux réunions de janvier à mars 2011, des présentations sur ce formulaire ont été offertes aux ARI des régions (540 ARI).
Bien que le modèle de déploiement du certificat sécurisé de statut indien à l'échelle nationale ne soit pas encore prêt, on envisage d'attribuer un rôle actif à certains ARI. On pourrait leur demander de prendre des photographies respectant les normes de l'Organisation de l'aviation civile internationale, de photocopier ou de numériser des pièces d'identité, d'aider les gens à remplir leurs demandes et à transmettre les documents, incluant l'original des actes de naissance, au centre de réception des demandes de certificat sécurisé de statut indien.  Septembre 2010 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011:
Les ARI aideront les demandeurs à remplir les formulaires. Évaluation initiale des CSSI par les ARI : établie en Alberta dans la région visée par le Traité no 7, en octobre 2010.
Un plan de communication sera élaboré pour informer les bureaux régionaux ainsi que les chefs et leurs conseillers de tout changement qui pourrait résulter de l'examen de l'accès au SII et de son utilisation et des rôles de chacun dans les processus d'inscription ou d'obtention du certificat sécurisé de statut indien. Octobre 2010 État : complété

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011:
Stratégie élaborée en octobre 2010 (CSSI, région visée par le Traité no 7, et mise en œuvre à l'échelle nationale.

SVE : demande de fermeture
2. CONCEPTION ET PRESTATION
2A. CONCEPTION ET PRESTATION

AADNC devrait recadrer le programme en s'assurant que les processus de conception et de prestation nécessaires sont en place pour consigner rapidement des renseignements exacts et complets au Registre des Indiens et que les objectifs du programme sont clairement définis et communiqués.
Dans le cadre de l'Initiative de modernisation du processus d'inscription, on fera l'examen des processus et des procédures actuels à l'échelle du pays, des régions et des ARI afin de les simplifier, de les normaliser et de les rendre plus efficaces. L'initiative permettra de : Août 2010  
  • cibler des solutions ou des améliorations rapides qui peuvent être mises en œuvre immédiatement;
À partir d'avril 2010 État : En cours
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : De nombreuses améliorations et solutions rapides ont été mises en œuvre, comme de nouvelles politiques ou directives procédurales. Un processus est en place afin de communiquer les nouvelles politiques ou procédures au personnel de l'AC et des régions. Lorsque celles‑ci deviennent applicables, il incombe aux régions d'en informer tous les ARI. À mesure que de nouvelles directives sont mises en œuvre, la table des matières est mise à jour afin de refléter les changements. Les directives sont ensuite communiquées au personnel pour qu'il soit au courant des changements.
  • mettre à jour les processus et les procédures en plus de les normaliser à l'échelle nationale;
Mars 2011 État : En cours
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : De mai à septembre 2010, des procédures et des processus normalisés ont été conçus et mis en œuvre pour le processus d'inscription de l'AC. Un examen des processus régionaux a été entamé dans la région de l'Alberta en août 2010. Un nouveau diagramme du processus et de nouvelles procédures ont été élaborés et entièrement mis en œuvre en juin 2011. L'examen des régions restantes (C.-B., Winnipeg, Québec et Atlantique) est prévu pour 2012-2013.
  • implanter une formation nationale et ajouter les changements aux modules de formation;
Juin 2011 État : En cours
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : Quelques outils de référence communs ont été conçus et communiqués aux régions. Au printemps 2012, ils seront disponibles sur le site intranet d'AADNC à l'usage du personnel de l'inscription.
  • normaliser les orientations opérationnelles de l'administration centrale en ce qui concerne le contenu des modules de formation et la prestation de cette dernière;
Juin 2011 État : En cours
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : Des modules de formation sont en cours d'élaboration aux fins de mise en œuvre au printemps 2012, notamment sur le droit à l'inscription pour les CR-04, les PM-01 et les PM-03.
  • mettre au point des outils de référence communs fondés sur les processus d'inscription modernisés élaborés par les unités de Winnipeg et de l'administration centrale;
Juin 2011 État : En cours
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : Des éléments ou des composantes de la stratégie de mesure du rendement ont été conçus, notamment des normes de service. Septembre 2012.
  • mettre en œuvre une stratégie de mesure du rendement pour le processus d'inscription.
Mars 2011 État : En cours
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : Le Comité de gestion financière a approuvé du nouveau financement en octobre 2011. Mise en œuvre partielle – En attente de l'achèvement des composantes essentielles de la stratégie de mesure du rendement. L'unité de la surveillance et de la conformité a été créée en novembre 2011 et est devenue opérationnelle en janvier 2012. Des postes d'agent de l'assurance de la qualité ont été créés et pourvus le même mois.
On mettra sur pied une unité chargée d'un programme d'assurance de la qualité pour étudier les entrées du SII. Un programme de surveillance et de conformité servira à vérifier l'exactitude des données en collaboration avec le Secteur de la vérification et de l'évaluation. Décembre 2010 État : En cours
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : Le 8 août 2011, les unités de traitement liées au projet de loi C-3 (Winnipeg et AC) ont été fusionnées au Bureau du registraire des Indiens. L'inscription des demandeurs admissibles en vertu du projet de loi C-3 et la délivrance du CSSI sont maintenant regroupées dans un processus unifié.
Conformément à un plan triennal visant à intégrer l'inscription et la délivrance du CSSI en un processus unifié, les responsables de l'Initiative travaillent étroitement avec ceux du projet de CSSI et le personnel de l'unité de traitement de Winnipeg pour s'assurer que les trois initiatives s'intègrent sans heurts dans un processus unique.

Un plan de communication sera rédigé pour formuler la nouvelle vision et les nouveaux objectifs.
Octobre 2010  État : En cours
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : La vision a été communiquée dans le cadre de visites régionales et de présentations sur la modernisation de l'inscription, le projet de loi C-3 et la mise en œuvre du CSSI à l'ensemble des régions et des ARI.

Commentaire du SVE : La plupart des mesures sont mises en œuvre – Fermeture recommandée.
2B.  CONCEPTION ET PRESTATION

AADNC devrait faire en sorte de régler l'arriéré et d'étudier la possibilité de fermer les dossiers incomplets de demandeurs qui n'ont pas communiqué avec l'administrateur du Registre des Indiens ou AADNC depuis une période déterminée.
Dans le cadre de l'actuelle Initiative de modernisation du processus d'inscription, on examinera et réorganisera la manière de gérer la charge de travail, et on établira un système de classement prioritaire. Août 2010 État : Fermeture demandée (terminé)
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : Les processus ont été schématisés et peaufinés. La politique du premier entré, premier sorti et une norme de service visant le traitement des demandes d'inscription dans un délai de six mois ont été mises en œuvre. L'arriéré de la charge de travail liée au droit à l'inscription a été éliminé en mars 2011, et l'arriéré de la charge de travail liée aux adoptions a été éliminé en janvier 2012.
À mesure que nous élaborerons des processus et procédures, nous instaurerons une politique de fermeture de dossier pour les cas inactifs ou pour lesquels aucune réponse n'a été reçue dans un délai de trois à six mois, selon les documents manquants. Novembre 2010 État : Fermeture demandée (terminé)
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : La politique sur la période de rappel de 90 et 120 jours a été mise en œuvre. Si une réponse est fournie dans ce délai, on ajoute le dossier à la charge de travail (premier entré, premier sorti), sinon, on ferme le dossier.
Nous travaillerons étroitement avec la TI à améliorer le codage du SII de manière à saisir les données appropriées qui fourniront des statistiques. Cette information est nécessaire afin de traiter efficacement l'arriéré. Août 2010 État : En cours
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : Des modifications doivent être apportées au système. Des mesures immédiates sont prises afin de garantir la stabilisation du SII (à court terme). À long terme, une stratégie visant à restructurer le SII sera élaborée.
Les nouveaux processus et les nouvelles procédures, le programme de formation national et le programme d'assurance de la qualité contribueront à augmenter la productivité et à améliorer le service à la clientèle.

Un plan de communication sera également rédigé pour ces changements dans les procédures.
Décembre 2010 État : Terminé
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : Les changements o nt été communiqués dans le cadre de formations sur les politiques, les procédures et les directives.

Commentaire du SVE : La plupart des mesures sont mises en œuvre – Fermeture recommandée
2C. CONCEPTION ET PRESTATION

À l'issue d'une éventuelle refonte du programme, AADNC devrait :

i. régler la question du recrutement et du maintien en fonction d'ARI compétents.
i) La question du recrutement et du maintien en fonction des administrateurs est principalement liée à la formule de rémunération du programme et à d'autres facteurs. Par exemple, il n'y a pas eu d'examen des salaires depuis 1993. Décembre 2010 État : Terminé
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : Le rapport a été remis aux régions pour qu'elles le distribuent aux ARI aux fins de commentaires et de suggestions d'ici décembre 2011. Ceux-ci seront pris en compte si l'on décide de poursuivre la refonte du programme.
Parallèlement à l'examen du rôle des ARI en matière d'inscription et de délivrance du certificat sécurisé de statut indien, nous entamerons des discussions avec les bureaux régionaux, les chefs et leurs conseillers ainsi que les ARI afin de formuler des recommandations pour résoudre la question. Novembre 2010 État : En cours
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : L'examen du rôle des ARI en ce qui a trait au CSSI est en cours. Les ARI et les intervenants seront informés des résultats avant le lancement national du CSSI.
ii. mettre en place des lignes directrices et des outils communs pour assurer l'uniformité et la rigueur du processus; dispenser aussi une formation nationale et assurer la surveillance fonctionnelle régulière de chaque ARI. ii) Comme on le décrit ci-dessus (point 2a), on instaurera un nouveau programme robuste de surveillance et de conformité, on créera de nouvelles unités d'assurance de la qualité, de même qu'un poste de coordonnateur national de la formation. Décembre 2010 Mise à jour/Justification :
En date du 31 mars 2012 : Une nouvelle unité de la surveillance et de la conformité (9 ETP), des postes d'agent de l'assurance de la qualité (4 ETP) et une unité de la gestion des dossiers complexes (CSSI) (11 ETP) ont été établis en novembre 2011 et sont devenus opérationnels en janvier 2012.
Des manuels et des outils de formation communs seront fournis en vue de mettre en œuvre une approche modernisée et normalisée, incluant une orientation fonctionnelle constante. Juin 2011 État : En cours
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : Les travaux relatifs aux manuels ont commencé et devraient se terminer d'ici le printemps 2012. On pourra également accéder aux modules de formation en ligne et aux outils de référence communs de l'intranet.

Commentaire du SVE : La plupart des mesures sont mises en œuvre – Fermeture recommandée
3. RESPONSABILISATION
AADNC devrait élaborer une stratégie de mesure du rendement afin d'orienter les activités de surveillance et de reddition de comptes et d'appuyer les processus décisionnels ainsi qu'une utilisation efficace des ressources disponibles. Dans le cadre de l'Initiative de modernisation du processus d'inscription, on travaillera avec le Secteur de la vérification et de l'évaluation afin de mettre au point une stratégie de mesure du rendement.

1. Créer une unité d'assurance de qualité qui vérifiera, au moyen d'une analyse fondée sur le risque, l'exactitude des données sur les charges de travail actuelles des unités de l'inscription, de Winnipeg et du certificat sécurisé de statut indien. On présentera un rapport mensuel et, s'il y a lieu, des propositions de modifications.
Décembre 2010 État : Fermeture demandée (terminé)
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : Des postes d'agent de l'assurance de la qualité ont été créés au sein des équipes du droit à l'inscription et du projet de loi C‑3. Des rapports trimestriels seront produits à partir de juin 2012.
2. De plus, les unités actuelles de l'inscription, de Winnipeg et du certificat sécurisé de statut indien présenteront un tableau de bord similaire qui nous permettra d'évaluer les progrès et l'utilisation des ressources. Octobre 2010

État : Terminé
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : Un nouveau tableau de bord commun a été mis en œuvre pour le Bureau du registraire des Indiens, le projet de loi C-3 et le CSSI.
3. On effectuera régulièrement des examens de surveillance et de conformité des unités de l'administration centrale, de Winnipeg et de l'inscription, ainsi que du personnel régional et des ARI. Novembre 2011 État : En cours
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 : Mise en œuvre pour l'AC, les régions et les ARI. L'examen annuel des activités de l'AC, des régions et des ARI et la production des rapports trimestriels commenceront en juin 2012.

Commentaire du SVE : La plupart des mesures sont terminées – Fermeture recommandée
4. RÉUSSITE ET INCIDENCES
AADNC devrait rédiger une description de tâches uniforme pour les ARI précisant leurs responsabilités. Une ébauche de la description des tâches est en rédaction présentement; on la révisera de manière à y intégrer tout changement de rôle et de responsabilité des ARI, y compris en matière de décisions concernant la délivrance du certificat sécurisé de statut indien. Mars 2011 État : attente de la mise en œuvre

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011:
Le rapport a été remis aux régions pour qu'elles le distribuent aux ARI aux fins de commentaires et de suggestions d'ici décembre 2011.

Les résultats éclaireront l'examen du programme d'ARI et la préparation d'une nouvelle description de poste.

SVE : les progrès sont suffisants, clore le dossier.
5. RAPPORT COÛT-EFFICACITÉ
5A. AADNC devrait examiner la faisabilité d'encourager les bandes à mettre en commun les ressources et le financement en vue d'attirer des ARI compétents et dévoués et de les retenir à plein temps. Au cours du renouvellement des autorisations de programme, on étudiera la possibilité d'inclure un nouvel incitatif au programme pour favoriser le maintien en fonction des ARI. On examinera aussi la faisabilité de mettre en commun les ressources des bandes ou d'élargir le rôle des conseils tribaux pour inclure la prestation du service.

Munis de tâches bien définies, d'un salaire adéquat, d'une formation, d'outils et de matériel, les ARI pourraient décider de rester en poste plus longtemps.
Janvier 2011 État : En cours
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 :
Le rapport a été remis aux régions pour qu'elles le distribuent aux ARI aux fins de commentaires et de suggestions d'ici décembre 2011.

Les résultats éclaireront l'examen du programme d'ARI et la préparation d'une nouvelle description de poste.

Seules les trois régions suivantes ont formulé des commentaires à prendre en compte : la Colombie‑Britannique, la Saskatchewan et le Manitoba. Une fois que le rôle des ARI aura été déterminé et que la description de travail sera mise au point, on pourrait envisager une décision concernant le remaniement de l'autorisation de programme.

Tout changement proposé à l'égard du programme des ARI sera communiqué aux régions et aux ARI aux fins de commentaires.

Commentaire du SVE : Progrès suffisants et sur la bonne voie – Fermeture recommandée
5B. AADNC devrait revoir la partie à l'acte de la formule pour garantir que les ARI sont rémunérés en fonction du coût réel de la tâche. L'exercice dépendra des résultats de l'examen et de la modernisation du rôle des ARI ainsi que de la rédaction d'une nouvelle description de tâches. Nous étudions également la possibilité d'utiliser des incitatifs. Janvier 2011 État : En cours
Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2011 : Le rapport a été remis aux régions pour qu'elles le distribuent aux ARI aux fins de commentaires et de suggestions d'ici décembre 2011. Les trois régions suivantes ont formulé des commentaires à prendre en compte : la Colombie‑Britannique, la Saskatchewan et le Manitoba.

La portion par événement de la formule pourrait être touchée par les rôles et les responsabilités convenus des ARI, comme mentionné précédemment.

Commentaire du SVE : Progrès suffisants et sur la bonne voie – Fermeture recommandée
6. CONSIDÉRATION SPÉCIALE
AADNC doit disposer d'un processus de validation/vérification bien établi afin de garantir l'exactitude des données d'inscription consignées au SII. Voir la recommandation no 3 pour la réponse.  Novembre 2010 État : aucune mesure n'a été prise

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011 :
Aucun commentaire.

SVE : on recommande de clore ce dossier

Une réponse serait suffisante.
 
 
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