Vérification des pratiques de gestion - Région de la Colombie-Britannique- Rapports de suivi en date du 31 mars 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2012

Région de la Colombie-Britannique

Vérification des pratiques de gestion - Région de la Colombie-Britannique
Date d'approbation : 22/09/2011
Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le directeur général régional de la région de la Colombie-Britannique doit collaborer avec l'administration centrale pour définir les services à la clientèle externes offerts par AADNC et établir des objectifs de rendement dans la prestation de ces services dans le cadre des mesures permanentes de gestion et de suivi à l'égard de ces normes. Pour assurer l'adoption d'une approche cohérente à l'échelle nationale, les normes, les attentes quant au rendement et les exigences en matière de surveillance devront être communiquées officiellement à toutes les régions par l'administration centrale.

Le bureau régional doit également élaborer et mettre en œuvre un processus de sondage auprès des clients qui lui sera propre et qui nécessitera la participation de tous les directeurs régionaux qui offrent des services externes en plus d'intégrer des plans d'action officiels et des procédures de suivi afin qu'on puisse comparer les résultats, puis déterminer les répercussions des mesures prises sur le service à la clientèle.
L'administration centrale des Opérations régionales travaillera de concert avec d'autres secteurs et régions afin d'élaborer des approches ministérielles en matière de gestion du service en tenant compte des lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Il s'agit notamment de prendre les mesures qui conviennent en matière de gouvernance et de surveillance de la gestion, de cerner les services offerts par le ministère, d'établir les normes de service et les régimes de contrôle appropriés, et de clarifier les rôles et les responsabilités de chacun. Les différents directeurs généraux régionaux collaboreront entre eux ainsi qu'avec l'administration centrale pour contribuer à l'élaboration des approches nationales.

Les discussions préliminaires ont eu lieu au CDGMO le 11 avril 2011.
Selon le plan de travail approuvé par les Opérations régionales pour l'initiative sur les normes de service nationales. Voir les dates ci‑dessous. Mise à jour de la région de la C.-B. :
État : En cours

Mise à jour/ Justification

En date du 31 mars 2012 :
La région de la C.-B. est représentée au Comité directeur national sur l'excellence des services d'Opérations régionales pour établir des normes de service applicables à l'ensemble d'AADNC en ce qui concerne les programmes, les subventions et les contributions, les services directs et les services internes. La région continuera à travailler en étroite collaboration avec l'administration centrale pour contribuer à l'élaboration des approches nationales.

Une fois que ces approches auront été finalisées, la région de la C.-B. les mesurera en fonction des normes de service établies et peaufinera les processus au besoin, conformément à l'orientation nationale.
Mesures
Programmes ayant déjà des normes de service :

Officialiser, dans un document, les normes de service existantes.
Septembre 2011
Programmes sans normes de service :

Services directs
Mars 2012
Subventions et contributions Mars 2012
Services internes Juin 2012
Enquête régionale auprès des clients
En réaction à l'enquête régionale auprès des clients, le bureau régional devra faire part des résultats à l'ensemble des Premières Nations de la Colombie-Britannique d'ici la fin du présent exercice.

Dans le cadre des activités de discussion avec le client, le bureau régional examinera notre approche actuelle à cet égard afin de déterminer de quel type de commentaires la région a besoin et de quelle manière on les obtiendra. Cet aspect sera lié à l'initiative nationale de gestion des services afin d'assurer une uniformité à l'échelle nationale.
Mars 2012 Dans le cadre de la stratégie de participation des Premières Nations de la Région de la C.-B., un rassemblement conjoint a eu lieu en février 2012 en présence de plus de 140 représentants de Premières Nations et d'organisations de la C.-B. Deux séances ont eu lieu pour obtenir de la rétroaction sur les services que la région fournit aux Premières Nations et aux organisations autochtones. Le rapport final est en cours de rédaction et sera communiqué à tous les participants dès qu'il sera terminé.

Mise à jour du SOR
La Direction du soutien aux opérations et à la planification du SOR a assumé la direction en ce qui concerne la gestion des normes de services à AADNC

Au cours de la dernière année, les activités suivantes ont été menées pour répondre aux mesures à prendre indiquées dans l'EPG et le CRG :

  • La Stratégie de gestion des services a été établie et présentée au Comité des opérations à l'automne 2011. La stratégie de 2012-2013 a été élaborée et devrait être présentée au Comité des opérations au printemps de 2012.

  • Le Répertoire des services à la clientèle externe a été élaboré et présenté au Comité des opérations et au Conseil du Trésor à l'automne 2011.

  • Le Cadre de gouvernance relatif aux normes de service a été rédigé et présenté au Comité des opérations en juin 2011.

  • Le groupe de travail sur l'excellence des services a été établi dans le but de fournir une surveillance de la gestion des services à l'échelle du Ministère et d'appuyer le CDGMO et le Comité des opérations en ce qui a trait aux activités sur les normes de service.

  • Le groupe de travail a amorcé des discussions et des consultations dans le but de repérer les nouveaux services qui feront l'objet d'un examen/d'une évaluation en fonction des risques associés et de leur importance.

  •  Les normes de service pour les subventions et contributions ont été élaborées et présentées au Comité des opérations. Elles devraient être approuvées au cours du premier trimestre de 2012-2013.

  • Les travaux de la Direction du soutien aux opérations et à la planification du SOR en ce qui concerne les services internes sont surtout axés sur les services internes qui ont une incidence directe sur la prestation des services externes. Le SOR collaborera avec le groupe de travail et la haute direction pour confirmer les activités du plan de travail liées aux services externes qui ne sont pas présentées dans le plan actuel.




SVE : Mise en œuvre en cours.
2. Le directeur général régional de la région de la Colombie-Britannique devrait collaborer avec l'administration centrale pour faire en sorte que le plan de ressources humaines et le plan d'activités intégré de la région soient intégrés et renferment des précisions sur les besoins prévus en ressources humaines et leur incidence sur les ressources financières. L'administration centrale doit communiquer la façon de procéder à l'ensemble des régions et des secteurs afin d'assurer une approche nationale uniforme pour la planification régionale. Comme l'indique le plan d'activités ministériel pour 2011-2014, le Ministère s'efforcera d'améliorer la planification intégrée et l'harmonisation des ressources en établissant des principes et des processus (y compris un échéancier et un calendrier) pour la planification intégrée et la consultation avec des partenaires à l'interne (RH, DPF, SVE). Mars 2012 État : En cours

Mise à jour/ Justification 
(en date du 31 mars 2012)

La région de la C.-B. collaborera avec l'ACN à la planification des activités ministérielles et à l'établissement de principes et de procédures applicables à la planification intégrée. Elle mettra au point des outils pour aider les Programmes à élaborer des plans d'activités régionaux intégrés.

SVE : Mise en œuvre en cours.
3. Le directeur général régional de la Colombie-Britannique devra préciser les exigences relatives aux documents de dotation et veiller à ce qu'on conserve les documents d'appui pour montrer en quoi les mesures prises en matière de dotation sont liées aux besoins recensés ou répondent au départ de membres du personnel ainsi qu'à des fins de vérification et de continuité des dossiers. Le directeur général régional de la Colombie-Britannique délèguera cette responsabilité au directeur des ressources humaines pour s'assurer que les exigences relatives aux documents de dotation sont bien comprises et qu'on conserve toute l'information nécessaire.

Mesures
La Direction des ressources humaines (DRH) de la région de la Colombie-Britannique étudiera les listes de vérification actuelles des ressources humaines pour s'assurer qu'elles contiennent toute la documentation nécessaire dans le cadre des divers processus de dotation dirigés par le bureau régional, y compris les liens avec le plan de dotation régional des Ressources humaines. On communiquera les listes de vérification mises à jour au personnel de la Direction des ressources humaines.

Le personnel du bureau régional travaille également avec la DGSRHMT pour élaborer des outils et des listes de vérification nationaux afin d'appuyer l'adoption de pratiques uniformes au sein du Ministère.
Décembre 2012 État : La demande sera classée (terminée).

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

Liste de vérification de la dotation nationale utilisée par le bureau régional depuis novembre 2011. Tous les dossiers de dotation comprennent une nouvelle liste de vérification.

SVE : Mis en œuvre. La recommandation sera classée.
4. Le directeur général régional de la région de la Colombie-Britannique doit voir à ce que l'analyse des mesures de dotation, des tendances à cet égard et du processus d'embauche se fasse de façon régulière. La DRH mettra au point un processus d'analyse et de reddition de comptes à l'équipe de direction en ce qui a trait aux mesures de dotation, tant aux niveaux transactionnel que stratégique, afin de documenter le cycle annuel de planification des activités.

La DRH continuera à travailler avec la DGSRHMT pour obtenir de l'information et des rapports appuyant les activités d'analyse.
Juillet 2011 État : La demande sera classée (terminée).

Mise à jour/ Justification 
(en date du 31 mars 2012)

Rapports de dotation mensuels envoyés à l'EHD.

Analyse stratégique réalisée par l'intermédiaire de l'EHD pour gérer les mesures de dotation dans le cadre des mesures de contrôle de la dotation.

SVE : Mis en œuvre. La recommandation sera classée.
5. Le directeur régional de la région de la Colombie-Britannique doit élaborer et mettre en œuvre une approche officielle et documentée de la gestion des risques comportant un processus continu et une structure de gouvernance pour déterminer, évaluer et surveiller les risques et les mesures d'atténuation connexes à l'appui de la création d'un profil de risque régional. L'administration centrale doit donner de l'orientation aux régions et aux secteurs afin de garantir une approche nationale cohérente en matière de gestion des risques. (Par administration centrale, on entend Politiques et orientation stratégique, le champion de la gestion du risque du Ministère et le centre de gestion du risque du Secteur de la vérification et de l'évaluation.) Court terme
Poursuivre l'évaluation continue des risques (Rapport sur la situation financière, conformité, etc.) et continuer de rendre compte des activités dans le cadre des plans d'activités trimestriels.

En novembre 2010, le bureau régional a lancé le projet régional d'évaluation du risque posé par les programmes, qui met l'accent sur la conformité. À la suite de la vérification des pratiques de gestion, les responsables des programmes ont ciblé les activités qui présentent un risque élevé et conçu des plans d'action. La surveillance et la supervision relèvent de l'équipe de direction.
Octobre 2011 État : En cours

Mise à jour/ Justification 
(en date du 31 mars 2012)
Court terme :
Dans le cadre du projet régional d'évaluation du risque posé par les programmes, le bureau régional prépare actuellement de la documentation sur les rôles et les responsabilités pour les programmes. Dès que ces travaux seront terminés, le bureau régional sera en mesure de cerner les lacunes, les chevauchements, les synergies et les possibilités de collaboration. Cette information sera analysée et utilisée parmi d'autres facteurs au cours du processus décisionnel de façon à harmoniser les ressources en fonction des risques et des priorités les plus élevés. Ce processus se déroulera au cours des prochains mois, dès que nous aurons reçu de l'information supplémentaire concernant les répercussions des décisions budgétaires sur le Ministère et sur le bureau régional.
Moyen terme
Avec le soutien de l'agent principal de gestion des risques, le champion de la gestion du risque concevra des outils de gestion des risques pour l'ensemble du Ministère. 

Les directeurs généraux régionaux appuieront ces efforts et mettront en œuvre, dans leurs régions respectives, des outils de gestion des risques qui vont dans le sens des approches nationales. Le bureau régional assurera la coordination et la liaison dans les travaux avec l'administration centrale pour ce qui est des cadres de gestion des risques propres aux programmes.

Les responsables de la gestion des risques à l'administration centrale ont visité les régions en octobre 2010 pour passer en revue les pratiques en la matière et offrir de la formation. Les régions doivent maintenir des liens permanents avec ces experts pour appuyer les pratiques régionales en matière de gestion des risques.

Les profils de risque organisationnel des régions doivent être intégrés au processus et aux documents de planification des activités régionales pour 2012-2013.
Suivre le plan national. Moyen terme :
Le bureau régional a amorcé un dialogue avec le Secteur de la vérification et de l'évaluation pour approfondir les travaux amorcés à l'égard de l'évaluation des risques de façon à en élargir la portée en vue d'élaborer un profil de risque organisationnel régional. Ces travaux seront terminés au cours de l'exercice 2012-2013.





SVE : Mise en œuvre en cours.
6. Le directeur général régional de la Colombie-Britannique doit clarifier les rôles, les responsabilités et l'objectif du comité de l'équipe de gestion de la Colombie-Britannique. Une fois que ce sera fait, le directeur général régional devra veiller à ce qu'on élabore et mette en œuvre un mandat détaillé pour les organes de surveillance régionaux (équipe de direction et comité de l'équipe de gestion). Le directeur général régional de la Colombie-Britannique précisera les rôles, les responsabilités et l'objectif du comité de l'équipe de gestion en fonction de la nouvelle structure régionale et s'assurera qu'ils sont indiqués dans les mandats mis à jour. Ces deux aspects seront mis en œuvre dès que terminés. Décembre 2011 État : La demande sera classée (terminée).

Mise à jour/ Justification 
(en date du 31 mars 2012)
Le directeur général régional de la Colombie-Britannique a clarifié les rôles, les responsabilités et l'objectif du comité de l'EGCB et de l'EHD. Les mandats respectifs de l'EGCB et de l'EHD ont été élaborés.
SGGID C.-B. 2057914 et 1915967, respectivement.

SVE : Mis en œuvre. La recommandation sera classée.
7. Avant d'approuver une facture, le directeur général régional de la Colombie-Britannique doit s'assurer que l'entrepreneur en soutien TI respecte ses obligations contractuelles en ce qui a trait au respect des dates de production des rapports sur la gestion du rendement. Le directeur général régional de la Colombie-Britannique délèguera cette responsabilité au directeur des services ministériels, qui veillera à ce qu'on fasse part de l'exigence concernant le respect des dates de production des rapports sur la surveillance du rendement à l'entrepreneur en soutien TI et qu'on respecte les modalités du contrat. Les rapports de rendement seront conservés avec la facture pour attester le respect des modalités du contrat et de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Septembre 2011 État : La demande sera classée (terminée).

Mise à jour/ Justification 
(en date du 31 mars 2012)
L'exigence concernant le respect des dates de production des rapports sur la surveillance du rendement a été communiquée à l'entrepreneur en soutien TI (Donna Conna) dans une lettre datée du 29 novembre 2011 (SGGID C.-B. 1971374). Les rapports de rendement sont conservés avec la facture pour attester le respect des modalités du contrat et de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

SVE : Mis en œuvre. La recommandation sera classée.
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