Vérification des pratiques de gestion de la région de l'Atlantique - Rapports de suivi en date du 31 mars 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2012

Région de l'Atlantique

Vérification des pratiques de gestion de la région de l'Atlantique
Date d'approbation : 20/06/2011
Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le directeur général régional de la région de l'Atlantique devrait collaborer avec l'administration centrale pour définir les services à la clientèle externes qu'offre AADNC et établir des objectifs de rendement pour la prestation de ces services dans le cadre de la gestion et de la surveillance continues des normes à cet égard. Pour assurer l'adoption d'une approche cohérente à l'échelle nationale, les normes, les attentes quant au rendement et les exigences en matière de surveillance devront être communiquées officiellement à toutes les régions par l'administration centrale. L'administration centrale du SOR travaillera de concert avec d'autres secteurs et régions afin d'élaborer des approches ministérielles en matière de gestion du service en tenant compte des lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor. Il s'agit notamment de prendre les mesures qui conviennent en matière de gouvernance et de surveillance de la gestion, de cerner les services offerts par le Ministère, d'établir les normes de service et les régimes de contrôle appropriés, et de clarifier les rôles et les responsabilités de chacun. Les différents directeurs généraux régionaux collaboreront entre eux ainsi qu'avec l'administration centrale pour contribuer à l'élaboration des approches nationales.

Ce travail est en cours. Les discussions préliminaires ont eu lieu au CDGMO le 11 avril 2011.
  Mise à jour de la région de l'Atlantique
État : En cours

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)
Stratégie de gestion des services – Cadre de gouvernance relatif aux normes de service : présentés au Comité des opérations en mai 2011.

Les normes de service pour les subventions et les contributions ont été approuvées par le Comité des opérations.

Mise à jour du SOR :
État : En cours

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2012 :

La Direction du soutien aux opérations et à la planification du Secteur des opérations régionales (SOR) a assumé la direction en ce qui concerne la gestion des normes de service à AADNC.

Au cours de la dernière année, les activités suivantes ont été menées pour répondre aux mesures à prendre indiquées dans l'EPG et le CRG :
  • La Stratégie de gestion des services a été élaborée et présentée au Comité des opérations à l'automne 2011. La stratégie de 2012-2013 a été élaborée et devrait être présentée au Comité des opérations au printemps 2012.
  • Le Répertoire des services à la clientèle externe a été élaboré et présenté au Comité des opérations et au Conseil du Trésor à l'automne 2011.
  • Le Cadre de gouvernance relatif aux normes de service a été rédigé et présenté au Comité des opérations en juin 2011.
  • Le groupe de travail sur l'excellence du service a été établi dans le but de fournir une surveillance de la gestion des services à l'échelle du Ministère et d'appuyer le CDGMO et le Comité des opérations en ce qui a trait aux activités sur les normes de service.
  • Le groupe de travail a amorcé des discussions et des consultations dans le but de repérer les nouveaux services qui feront l'objet d'un examen/d'une évaluation en fonction des risques associés et de leur importance.
  • Les normes de service pour les subventions et les contributions ont été élaborées et présentées au Comité des opérations. Elles devraient être approuvées au cours du premier trimestre de 2012-2013.
  • Les travaux de la Direction du soutien aux opérations et à la planification du Secteur des opérations régionales en ce qui concerne les services internes sont surtout axés sur les services internes qui ont une incidence directe sur la prestation des services externes. Le SOR collaborera avec le groupe de travail et la haute direction pour confirmer les activités du plan de travail liées aux services externes qui ne sont pas présentées dans le plan actuel.






SVE : Recommandation classée.
Mesures
Programmes ayant déjà des normes de service :

Officialiser, dans un document, les normes de service existantes
Septembre 2011
Programmes sans normes de service :

Services directs
Mars 2012
Subventions et contributions Mars 2011
Services internes Juin 2012
2. Le directeur général régional de la région de l'Atlantique devrait collaborer avec l'administration centrale pour faire en sorte que le plan de ressources humaines et le plan d'activités intégré de la région soient intégrés et renferment des précisions sur les besoins prévus en ressources humaines et leur incidence sur les ressources financières. L'administration centrale doit communiquer la façon de procéder à l'ensemble des régions et des secteurs afin d'assurer une approche nationale uniforme pour la planification régionale. Comme l'indique le plan d'activités ministériel pour 2011‑2014, le Ministère s'efforcera d'améliorer la planification intégrée et l'harmonisation des ressources en établissant des principes et des processus (y compris un échéancier et un calendrier) pour la planification intégrée et la consultation avec des partenaires à l'interne (RH, DPF, SVE) Mars 2012 État : Aucune mesure à prendre.

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)
Aucune directive de l'AC à ce moment. La planification des RH est retardée jusqu'à ce que les incidences budgétaires soient connues.

SVE : Mise en œuvre en attente de directives de la part de l'administration centrale en ce qui concerne la planification des RH.
3. Le directeur général régional de la région de l'Atlantique doit s'assurer que la documentation requise est conservée pour démontrer le lien entre les mesures de dotation prises et les besoins relevés ou les départs de personnel. Les gestionnaires responsables de l'embauche, de concert avec les spécialistes en dotation des RH, verront à ce que le dossier fasse référence à une stratégie triennale de dotation (le cas échéant) ou qu'on y trouve une justification de la mesure de dotation si elle n'était pas planifiée. Cela se fera dans le cadre du formulaire de demande de dotation auquel on ajoutera une case pour indiquer si la mesure de dotation demandée est prévue dans la stratégie triennale et si elle est conforme à la stratégie. Dans un souci de conformité, tous les employés devant remplir le formulaire seront avisés de cet ajout. Le 1er juin 2011 État : Terminé

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

Le nouveau formulaire de demande de dotation de l'administration centrale a été mis en œuvre. Les RH s'assurent que l'explication est consignée au dossier dans les cas où la mesure de dotation ne peut pas être liée au plan de dotation stratégique.

SVE : La mise en œuvre est terminée. La recommandation sera classée.
4. Le directeur général régional de la région de l'Atlantique doit veiller à ce que la documentation de contrôle pertinente ainsi qu'un résumé des décisions prises en matière de dotation soient conservés aux fins de la vérification et de la continuité de l'archivage. Avant la fermeture d'un dossier de dotation, on y adjoindra un résumé signé par le conseiller en RH, Dotation, renfermant les informations requises sur le processus aux fins de la vérification – p. ex., numéro de correspondance du processus de bassin. Le personnel des RH verra à ce que ce résumé soit rédigé par les spécialistes en dotation avant la fermeture du dossier. Le 1er juin 2011 État : Terminé

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

La liste de vérification du document est utilisée pour tous les dossiers.

SVE : La mise en œuvre est terminée. La recommandation sera classée.
5. Le directeur général régional de la région de l'Atlantique doit voir à ce que l'analyse des mesures de dotation, des tendances à cet égard et du processus d'embauche se fasse à intervalles réguliers. On continuera de présenter à la réunion mensuelle du CPRH le rapport mensuel actuel qui fait état des nominations intérimaires, temporaires et occasionnelles ainsi que des mesures de dotation en cours. Ces rapports sont produits à l'échelle régionale. L'administration centrale crée des tableaux de bord trimestriels.

La région produira de nouveaux rapports qui comprendront une analyse structurée et un relevé des tendances dans le cadre du plan d'action du CPRH. La haute direction déterminera la fréquence de ces rapports.
Le 1er juin 2011 État : En cours

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)
Le lancement de la SRIRH est en cours, ce qui permettra d'obtenir les données requises pour l'analyse.

Les rapports pertinents tirés de la SRIRH sont étudiés pour déterminer la pertinence du dépôt devant le CPRH. Les rapports actuels ont été évalués et la fréquence a été ajustée en conséquence.

SVE : La mise en œuvre est en cours. La recommandation sera classée une fois que l'approche à utiliser dans la région relativement aux rapports sur les RH aura été finalisée.
6. Le directeur général régional de la région de l'Atlantique doit s'assurer que l'approbation des objectifs de la gestion du rendement de l'employé (GRE) s'effectue au début du cycle d'évaluation du rendement (c'est-à-dire d'ici le 31 mai pour les employés déjà en poste ou dans le mois suivant le début de l'emploi pour les nouveaux employés). Les objectifs de la GRE seront approuvés au début du cycle d'évaluation du rendement. Dans le cas des personnes embauchées après le début de l'exercice financier, le personnel des RH enverra des rappels aux directeurs et aux gestionnaires pour s'assurer que des objectifs sont établis dès que possible après l'entrée en fonction de l'employé. 1er avril 2011 État : Terminé

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

Le processus annuel est en place pour assurer l'achèvement en temps opportun des objectifs de la GRE. Pour les nouveaux employés, cela est intégré au processus d'orientation régional.

SVE : La mise en œuvre est terminée. La recommandation sera classée.
7. Le directeur général régional de la région de l'Atlantique doit établir et mettre en œuvre une stratégie officielle dûment documentée en matière de gestion des risques, stratégie qui inclura un processus continu et une structure de gouvernance permettant de cerner les risques, de les évaluer et de surveiller les mesures visant à les atténuer. L'administration centrale doit communiquer cette stratégie aux régions et aux secteurs afin d'assurer une approche nationale cohérente en matière de gestion des risques.

(Par administration centrale, on entend le Secteur des politiques et de l'orientation stratégique, le champion de la gestion du risque d'AADNC et le Centre de gestion des risques du Secteur de la vérification et de l'évaluation.)
Court terme
Poursuivre les mesures permanentes d'évaluation des risques (RSF, conformité, normes, etc.) et continuer à faire rapport sur les activités dans le cadre des plans trimestriels.
  État : En cours

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)
La région a mis sur pied un groupe de travail sur la gestion des risques afin d'établir un profil des facteurs de risques pour la région qui facilitera la planification et la gestion de risques précis.

Des réunions ont eu lieu avec diverses unités/programmes pour établir les principaux facteurs de risque. La liaison avec l'administration centrale (DGSVA) est maintenue.





SVE : La recommandation est classée.
Moyen terme
Le champion de la gestion du risque ministériel, avec le soutien de l'agent principal de la gestion du risque, concevra des outils de gestion des risques pour l'ensemble du Ministère.

Les directeurs généraux régionaux appuieront ces efforts et mettront en œuvre dans leurs régions respectives des outils de gestion des risques qui vont dans le sens des approches nationales établies.
Septembre 2011
Les responsables de la gestion des risques à l'administration centrale ont visité les régions en octobre 2010 pour passer en revue les pratiques en la matière et offrir de la formation. Les régions doivent maintenir des liens permanents avec ces experts pour appuyer les pratiques régionales en matière de gestion des risques. Les profils de risque organisationnel des régions doivent être intégrés au processus et aux documents de planification des activités régionales pour 2012-2013. Mars 2013
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