ARCHIVÉE - Vérification de la gestion des dépenses liées au CSSI - Rapports de suivi en date du 31 mars 2012

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2012

Résolution et affaires individuelles, Dirigeant principal des finances

Vérification de la gestion des dépenses liées au CSSI
Date d'approbation : 22/09/2011

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. Le sous-ministre adjoint, Secteur de la résolution et des affaires individuelles (SRAI), devrait veiller, en consultation avec l'Unité de la planification et de l'administration des ressources du SRAI et le Secteur du dirigeant principal des finances (SDPF), à ce que l'équipe de projet du CSSI utilise une structure de codification de projet plus exhaustive en vue de suivre et de divulguer toutes les dépenses associées à l'élaboration et à la mise en œuvre du CSSI. Nous recommandons une structure de codification de projet conçue pour permettre :
  • un suivi efficace et efficient de toutes les dépenses liées au CSSI dans l'ensemble du Ministère;

  • un rapprochement des transferts budgétaires aux autres gestionnaires de centre de responsabilité ainsi que des dépenses associées afin de permettre une utilisation appropriée et efficace des fonds;

  • la production de rapports sur les coûts totaux du projet.
La direction du SRAI appuie la recommandation. L'équipe de projet du CSSI et l'Unité de la planification des ressources collaborent avec le SDPF à la mise au point d'un système exhaustif de codification et de suivi des dépenses, auquel prendra également part la Direction générale de la gestion de l'information (DGGI) et tout autre secteur qui débourse des fonds pour le projet CSSI. Le personnel sera informé du système de mises à jour.

Le système de codification établi conjointement par le SRAI et SDPF, Planification et gestion des rapports (PGR), fera en sorte que les secteurs ministériels déboursant des fonds pour le projet pourront coder ces coûts dans le système financier du Ministère de façon adéquate. Les mises à jour de la structure de codification seront communiquées par le SDPF, PGR afin de permettre la préparation de rapports exhaustifs sur les coûts totaux du projet par rapport aux ressources budgétaires prévues. Les résultats seraient compris dans le Rapport sur la situation financière et seraient disponibles aux fins d'examen par la direction et de prise de décision. Afin d'assurer que les rapports sur les coûts du projet sont exacts, le SDPF s'assurera que les transferts de budgets sont effectués et conciliés, et font partie du processus de conciliation budgétaire.
Établissement de la nouvelle structure de codification le 31 octobre 2011, avec divulgation continue des coûts exacts et rapprochement budgétaire. Mise à jour du SRAI
État :

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

Un code budgétaire précis est utilisé pour la codification de toute l'information financière : le même code est utilisé peu importe le secteur ou la région concerné par l'opération. Par exemple, SRAI et le DPI utilisent le même code.

De même, nous pouvons faire le suivi des dépenses de programme du CSSI distinctement de celles des projets : par exemple, des codes précis permettent maintenant de facturer les appels téléphoniques pour la bande Qalipu à l'enveloppe de financement correspondante.

Les RSF sont produits régulièrement, et les résultats financiers du CSSI sont examinés rigoureusement et déclarés dans les RSF.

Un tableau de bord sert à faire le suivi des dépenses liées au CSSI approuvées pour l'exercice 2011-2012.

SDPF – RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : (continu)
Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

  • Un code budgétaire précis (6544) a été attribué aux données financières liées à la délivrance, au renouvellement et au remplacement du nouveau certificat sécurisé de statut indien (CSSI). Le même code est utilisé peu importe le secteur ou la région concerné par l'opération. Par exemple, le SRAI et le DPI utilisent le même code.

  • Un autre code (6543) est assigné à la mise en œuvre de l'accord pour la reconnaissance de la bande de la Première Nation Mi'kmaq qalipu. Les dépenses prélevées sur cette enveloppe de financement ont servi aux appels téléphoniques pour la Première Nation et à la délivrance des CSSI à ses membres.

  • Les rapports sur la situation financière (RSF) sont produits régulièrement, et les résultats financiers du CSSI sont examinés rigoureusement et déclarés dans les RSF.
Un tableau de bord a été créé par le conseiller en gestion financière; il sert à faire le suivi des dépenses liées au CSSI approuvées pour l'exercice 2011-2012.

SVE : Mis en œuvre. La recommandation sera fermée puisqu'une nouvelle structure de codification a été mise en œuvre et qu'un tableau de bord financier a été créé aux fins du suivi et de la divulgation des dépenses de projet.
2. Le dirigeant principal des finances devrait :
  • déterminer si les frais de mise au point de logiciels pour le CSSI engagés à ce jour doivent faire l'objet d'une reclassification conformément à la NCCT 3.1 et au CCSP 3150;

  • examiner les autres projets comportant des dépenses en immobilisations éventuelles pour déterminer si le traitement comptable approprié a été appliqué;

  • veiller à ce que, lorsque les modifications apportées à la portée du projet ont une incidence sur l'autorisation de crédit, le profil de financement soit ajusté par l'entremise du Conseil du Trésor de façon à ce qu'il corresponde aux dépenses prévues.
Une analyse sera effectuée afin de déterminer si les coûts doivent être inscrits à l'actif. Des corrections seront apportées au besoin pour l'exercice 2011-2012. Un retraitement pourrait être nécessaire pour les exercices précédents, selon l'importance des changements. 2e t :  2011-2012 Mise à jour du SRAI
État :

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

Le SDPF examine les projets de GI/TI chaque année et s'assure que le grand livre (qui comprend les travaux en cours et les immobilisations) tient compte des projets importants. Le module sur les immobilisations est lui aussi mis à jour en fonction des changements. La première étape du CSSI est terminée et la phase de la production a débuté; le SDPF apportera maintenant les corrections de fin d'exercice nécessaires, selon la procédure annuelle.

En outre, le SDPF fera l'inventaire complet de toutes les immobilisations.

Actuellement, le CSSI ne prévoit pas de projets supplémentaires comportant d'éventuelles dépenses en immobilisations.

Grâce aux processus de contrôle en place, dont le Rapport mensuel sur la situation financière, le SDPF et le SRAI collaborent étroitement afin d'évaluer de façon adéquate les prévisions du coût du projet CSSI, dans les circonstances actuelles.

Le CSSI collaborera avec le Conseil du Trésor à la clarification des montants nécessaires au programme.

Le CSSI ne nécessitera aucun financement des immobilisations (crédit 5).

Point 1 du Plan d'action du SDPF – RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : Continu
Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

La Direction générale de la gestion de l'information (DGGI) fait le suivi des dépenses au moyen de codes de projet, et la Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats (DCMDR) a entrepris un examen afin de s'assurer de l'entrée de ces données dans le système financier.

En 2012-2013, la Division de la gestion du matériel et des biens (DGMB) enregistrera dans le module d'immobilisations d'Oasis les ressources logicielles créées pour le CSSI.

Point 2 du Plan d'action du SDPF – RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : Continu
Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

La Division de la gestion du matériel et des biens (DGMB) collabore avec la Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats (DCMDR) à l'enregistrement dans le module d'immobilisations d'Oasis des immobilisations produites par les projets ministériels.

La DCMDR a élaboré un « scénario de comptabilisation » pour aider les secteurs à comptabiliser les produits logiciels et leur inscription à l'actif. Ce document sera finalisé en collaboration avec la DGGI et la DGMB en 2012-2013.

Point 2 du Plan d'action du SDPF – RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : Continu
Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

PGR-GR : Grâce aux processus de contrôle en place, dont le Rapport mensuel sur la situation financière, les conseillers en gestion financière de PGR-GR collaborent étroitement avec le SRAI afin d'évaluer de façon adéquate les prévisions du coût du projet CSSI, et de retourner à la Direction générale des finances les fonds ne pouvant être utilisés par le programme du CSSI.

PGR-DPFABD : Comme le SDPF PGR n'a pas été informé d'une augmentation de la portée ou des coûts, aucun ajustement n'a été demandé par l'entremise du Conseil du Trésor. Le contrôle se poursuivra au moyen du RSF.

SVE : La recommandation est classée.
Ces points ont été abordés dans l'évaluation des contrôles internes réalisée en 2010-2011. La surveillance des dépenses se fait de manière continue. Continu
Des discussions sont en cours avec les responsables de programme sur l'aide à leur apporter, au besoin, s'il faut préparer une nouvelle présentation au Conseil du Trésor.

Dans le cadre du processus de suivi continu, qui comprend le Rapport sur la situation financière, le SDPF, PRG collaborera avec le SRAI afin d'évaluer les prévisions du coût du projet CSSI. Si la portée et les coûts augmentent, le SDPF, PRG (directeur de la planification financière, de l'analyse et du budget des dépenses) en consultation avec le SRAI et le Conseil du Trésor, envisagera la possibilité de modifier l'autorisation et d'apporter des modifications par l'entremise du Conseil du Trésor, au besoin.
2e t : 2011-2012 et continu
3. Le dirigeant principal des finances devrait examiner les politiques internes pour veiller à l'harmonisation des documents électroniques avec la gestion des documents papier. Afin d'entreposer de façon plus efficiente et sécuritaire ces documents de valeur pour le Ministère et d'y accéder, nous recommandons :
  • d'établir une nomenclature commune et de promouvoir l'utilisation de métadonnées pour améliorer la relation entre les documents papier et les opérations électroniques (c.-à-d. relier les transactions dans OASIS avec les documents dans la solution de gestion des documents);

  • d'accentuer la sensibilisation des employés ainsi que leur formation en ce qui concerne la tenue interne des documents;

  • d'améliorer la surveillance et la conformité en matière de pratiques de tenue de documents;

  • de veiller à la révision des processus opérationnels de façon à ce qu'elle tienne compte de l'évolution continue de la gestion des documents électroniques.
La DGGI et la Direction de la gestion de l'information ministérielle prépareront de nouvelles instructions pour les besoins du projet, conformément aux politiques ministérielles sur la tenue des documents, notamment des conventions relatives à la nomenclature et au profil des documents, l'utilisation de métadonnées et de mots clés de liaison (comme les codes de projet), les procédures de traitement des factures et l'identification des principaux documents pour faciliter l'harmonisation des documents d'OASIS et du SGGID et ceux en format papier. Les instructions peuvent être adaptées au présent projet, mais on voudrait qu'elles servent de norme à inclure dans la méthodologie de tenue des documents/les livrables du cadre de gestion d'un projet. On encouragera le recours aux dossiers électroniques pour les procédures de traitement des documents liées au projet dans la mesure où les politiques du SCT le permettent.

Ces instructions additionnelles appuieront le promoteur du projet en ce qu'elles aideront les employés, par les efforts de formation et de sensibilisation dispensés, à traiter et à discerner les ressources en matière d'information qui ont de la valeur à court terme et à long terme et de la valeur commerciale pour améliorer la tenue et la récupération de dossiers. De plus, elles contribueront à constituer une assise pour la surveillance de la conformité à la tenue des dossiers par le promoteur du projet.
4e t : 2011-2012 Mise à jour du SRAI
État :

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

La Direction générale des finances du SDPF est le bureau de première responsabilité (BPR) des processus opérationnels de gestion financière. Cette DG a adopté la technologie d'imagerie aux fins du balayage des factures (dépenses de projet ou autres), ce qui établit une relation entre les documents papier et les documents électroniques (puces 1, 3, 4 et 5).

La DGGI a mis au point une ébauche de norme sur la tenue des documents de projet, avec nomenclature commune, et recommande l'utilisation de codes de projet afin d'établir une relation avec l'information du système financier (puce 2).

La DGGI offre du soutien sur les politiques de GI et les pratiques exemplaires de tenue des documents (puce 3).

Point 1 du Plan d'action du SDPF – RÉPONSE DU PROGRAMME :
État :
Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

La GAIE a mis au point une norme sur la tenue des documents de projet qui est liée au CGP en GI/TI. Cette norme générique peut être appliquée à tous les projets.

Elle recommande que le SRAI devienne le BPR de ce point. La DGGI et la DGIM fourniront des conseils en GI/GR sur demande.

Point 2 du Plan d'action du SDPF – RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : (inscrire)
Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

L'entente sur la documentation du projet (comme on le mentionne ci-dessus) peut être distribuée par l'équipe de projet afin de renseigner les employés sur les bonnes pratiques de tenue des documents. Cette responsabilité incombe aux gestionnaires du projet. Il est recommandé que le SRAI devienne le BPR de ce point.

SVE : La recommandation est classée.
4. Le sous-ministre adjoint, SRAI, devrait veiller à ce que l'équipe du CSSI continue d'examiner, de préparer et de réviser de façon proactive, les stratégies d'approvisionnement pour le projet.

Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce que les agents d'approvisionnement utilisent les plans d'approvisionnement établis et s'y reportent. Afin d'améliorer la communication et l'harmonisation, nous recommandons qu'un agent d'approvisionnement soit désigné à titre d'agent de liaison pour le projet du CSSI. La liaison en matière d'approvisionnements devrait permettre la communication de conseils et  de commentaires réguliers à l'équipe de projet, dans les domaines suivants :
  • la sélection des instruments d'approvisionnement appropriés visant à répondre aux besoins à court, à moyen et à long termes du projet du CSSI;

  • l'annonce des appels d'offres et des demandes de propositions;

  • l'établissement d'échéanciers d'approvisionnement pour faire en sorte que les bonnes ressources soient fournies au bon moment.
La direction du SDPF et du SRAI appuie la recommandation.

SRAI

La direction du SRAI confirme que l'équipe du CSSI a mis au point un plan d'approvisionnement en septembre 2010, après l'approbation du modèle de CSSI, pour le reste de l'exercice 2010-2011. Ce plan a été mis en œuvre et surveillé pour assurer le respect des lignes directrices et des niveaux de financement.

De plus, pour 2011-2012 et 2012-2013, l'équipe du CSSI a conçu un plan d'approvisionnement détaillé comprenant les besoins en ressources contractuelles, les prévisions, les échéanciers et les instruments contractuels (à court, à moyen et à long termes). Ce plan a été mis en œuvre et fait l'objet d'une étroite surveillance, ce qui permet l'apport de révisions à mesure que le projet évolue.
Continu Mise à jour du SRAI
État :

Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

Le CSSI exécute un plan d'approvisionnement annuel qui est fourni au directeur de la Gestion du matériel et des biens et discuté avec lui, conformément au processus du SDPF. Ainsi :
  • un plan d'approvisionnement a été mis au point en 2010-2011 et en 2011-2012;

  • l'ébauche du plan d'approvisionnement de 2012-2013 sera examinée rigoureusement à la réunion hebdomadaire des DG des RH et des Finances du SRAI ainsi que par le SDPF.
Depuis juin 2011, le DG de l'Intégration stratégique et de la responsabilisation de gestion tient des réunions mensuelles avec le directeur de la Gestion du matériel et des biens afin d'assurer une liaison efficace sur toutes les activités d'approvisionnement du SRAI; des réunions supplémentaires ont également lieu au besoin. Le CSSI a fourni des mises à jour mensuelles sur les marchés aux fins d'actualisation du plan d'approvisionnement de 2011-2012.

SDPF – RÉPONSE DU PROGRAMME :
État : Continu
Mise à jour/ Justification
(en date du 31 mars 2012)

La GMB et le SRAI prévoient des réunions régulières pour répondre aux besoins d'approvisionnement. Les dossiers sensibles sont traités au niveau de la haute direction.



Le processus semble bien fonctionner et ira de l'avant.



SVE : La recommandation est classée.
Une rencontre a lieu tous les mois entre l'Unité de la planification et de l'administration des ressources du SRAI et l'Unité de l'approvisionnement pour vérifier si les progrès sont conformes au plan et apporter les changements requis.

SDPF
Le SDPF a instauré un régime de planification des approvisionnements à AADNC pour recenser les stratégies et les plans importants en matière d'approvisionnement. Le SRAI contribue à ce processus ministériel. L'équipe du CSSI a conçu un plan d'approvisionnement adéquat et détaillé comprenant les besoins en ressources contractuelles, les prévisions, les échéanciers et les instruments contractuels (à court, à moyen et à long termes). Le SRAI compte maintenant un chef d'équipe chargé des approvisionnements, qui a été désigné comme agent de liaison du projet du CSSI. Des rencontres ont eu lieu entre la Gestion du matériel et des biens, le SDPF et le SRAI pour discuter des besoins liés au projet du CSSI et de la marche à suivre durant les mois à venir. Le plan d'approvisionnement pour le projet du CSSI a été mis en œuvre et fait l'objet d'une étroite surveillance, ce qui permet l'apport de révisions et de modifications à mesure que le projet évolue. Grâce à la présence du chef d'équipe responsable des approvisionnements, le SDPF aura la souplesse voulue pour assigner les processus et demandes d'approvisionnement aux agents en fonction de leurs compétences et connaissances.
Continu
5. Le sous-ministre adjoint, SRAI, devrait veiller à ce que les projets du CSSI maintiennent une fonction d'établissement de rapports opérationnels détaillés comprenant :
  • un registre détaillé du suivi des risques et des enjeux;

  • des paramètres de rendement et des IRC, notamment des paramètres financiers et de ressources, de prestation de services, ainsi que de statut de projet par volet. Des tableaux de bord pour la haute direction devraient contenir un regroupement donner un aperçu des rapports opérationnels détaillés, en plus de signaler les  principaux enjeux ou les risques qui méritent une attention particulière. En outre, les principales séances d'information de la direction et le compte rendu des décisions devraient être documentés et conservés.
Le projet du CSSI a évolué au cours des trois dernières années, et une analyse du risque rigoureuse a été élaborée et surveillée pour chaque modèle présenté. À mesure que des décisions seront prises dans le cadre du projet du CSSI, ces risques seront notés dans un registre pour en assurer la gestion continue et la transmission à l'échelon supérieur approprié, au moyen des tableaux de bord.

Depuis 18 mois, des mises à jour hebdomadaires sur le statut et le rendement sont transmises au SMA. Des rapports mensuels faisant état des finances et des ressources sont présentés et consignés lors des rencontres des gestionnaires du Secteur, puis sont communiqués au SDPF.

Un modèle de gouvernance a été mis en place il y a 18 mois. Il prévoit une rencontre hebdomadaire des gestionnaires du Secteur (SMA et DG) ainsi que des rencontres sur la modernisation des opérations (SMA et DG). De plus, des réunions bilatérales sont organisées entre le SMA et le directeur exécutif du CSSI afin de discuter de points précis du projet. Un compte rendu de décision de ces rencontres est produit et conservé. Toutefois, puisque le projet est classé « secret », les décisions de nature sensible ne sont documentées que dans les documents d'information destinés au sous-ministre, au ministre et aux organismes centraux.

Le Secteur est à mettre au point un tableau de bord détaillé à l'intention de la haute direction, pour assurer la surveillance et tenir compte des rapports, qui porte sur l'inscription, la Première Nation des Mi'kmaq qalipu, le projet de loi C-3 et le projet du CSSI.
31 octobre 2011 Mise à jour du SRAI
État :

Mise à jour/ justification
(en date du 31 mars 2012)  

Depuis 2010, dans le cadre de son travail de gestion des projets, le CSSI répertorie et évalue les risques de toutes les composantes de ses projets et de tous les modèles utilisés.

Le projet du CSSI a mis au point un registre permettant la consignation et la mise à jour des risques.

Des réunions bilatérales ont lieu entre le SMA et le DE du CSSI ainsi qu'entre le SMA et les SM afin de faire le point sur la mise en œuvre du CSSI et les risques associés.

Le Secteur a mis au point un tableau de bord détaillé à l'intention de la haute direction, pour assurer la surveillance et tenir compte des rapports, qui porte sur l'inscription, la Première Nation des Mi'kmaq qalipu, le projet de loi C-3 et le projet du CSSI.

SDPF : s.o.

SVE : La recommandation est classée.
 
 
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