ARCHIVÉE - Vérification de la gestion des dépenses du projet de CSSI

Renseignements archivés

Cette page a été archivée dans le Web. Les renseignements archivés sont fournis aux fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Ils ne sont pas assujettis aux normes Web du gouvernement du Canada et n'ont pas été modifiés ou mis à jour depuis leur archivage. Pour obtenir ces renseignements sous une autre forme, veuillez communiquer avec nous.

Date : Septembre 2011
Project no 10-34

Format PDF (130 Ko, 28 pages)

 

 

Table des matières

 

 

Acronymes

AADNC
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada

SMA
Sous-ministre adjoint

SVE
Secteur de la vérification et de l'évaluation

SGGID
Système global de gestion intégrée des documents

DPF
Dirigeant principal des finances

LGFP
Loi sur la gestion des finances publiques

CGF
Comité de gestion financière

NVGR
Normes de vérification généralement reconnues

GI
Gestion de l'information

DGGI
Direction générale de la gestion de l'information

TI
Technologie de l'information

IRC
Indicateur de rendement clé

CAFE
Comptes à payer à la fin de l'exercice

CCSP
Conseil sur la comptabilité dans le secteur public

GCR
Gestionnaire de centre de responsabilité

RAI
Résolution et affaires individuelles

CSSI
Certificat sécurisé de statut indien

NCCT
Normes comptables du Conseil du Trésor

 

 

Sommaire

Contexte

Le Conseil du Trésor a approuvé, en 2006, le projet du certificat sécurisé de statut indien (CSSI). Le financement approuvé couvrait les frais uniques de mise en œuvre de 9,34 M$ ainsi que les frais opérationnels récurrents de 5,73 M$ par année. L'initiative du CSSI a été introduite par Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (désigné dans les présentes par « AADNC » ou « le Ministère ») en vue de remplacer le certificat de statut indien initial, qui consistait en une carte en papier laminé facile à contrefaire à des fins frauduleuses.

Le Secteur de la résolution et des affaires individuelles (RAI) est l'organisme commanditaire du projet du CSSI; il assume la responsabilité globale de la prestation de services dans le cadre de ce projet. Le Secteur RAI est par ailleurs responsable de la gestion financière et du projet, notamment de la production de rapports d'étape.

La vérification de la gestion des dépenses du CSSI a été lancée en avril 2011 en vue d'examiner les risques éventuels associés à la gestion des dépenses du projet de CSSI.

Objectif et portée

L'objectif de cette vérification était de garantir que :

L'étendue de la vérification couvrait les dépenses effectuées au cours de l'exercice financier 2010-2011, soit entre le 1er novembre 2010 et 31 mars 2011, ainsi que les contrôles de gestion en place à l'époque de la vérification. Elle couvrait en outre les risques dans les domaines plus vastes des dépenses, des approvisionnements et de la gestion des documents.

Méthodologie

La vérification a été planifiée et s'est déroulée conformément aux Normes de vérification internes du gouvernement du Canada établies dans la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Ainsi, elle ne constitue pas une vérification en vertu de normes de vérification généralement reconnues (NVGR), que l'on utilise généralement dans le cadre d'états financiers vérifiés.

Les travaux de vérification ont été menés de juin 2011 à septembre 2011 à l'administration centrale, en se basant sur un programme de vérification axé sur le risque, élaboré en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et conformément aux politiques du Conseil du Trésor. Les principales techniques de vérification utilisées ont comporté des examens de documentation, des entrevues, des passages en revue et des évaluations, ainsi que des analyses de données.

Observations et conclusion

L'équipe de vérification a constaté que le financement de 6,1 M$ alloué pour l'exercice 2010-2011 avait été dépensé de façon appropriée. Bien que des fonds complémentaires aient été dépensés en plus de ce total, le financement octroyé par le Conseil du Trésor pour la présentation de 2006 a été alloué de façon efficace au projet du CSSI par le Ministère, et ce, pour la période couverte par la vérification.

Bien que l'équipe de vérification ait constaté une gestion efficace des dépenses dans de nombreux domaines, les exceptions suivantes ont été soulignées pour la période couverte par la vérification :

Recommandations

Le Secteur de la vérification et de l'évaluation recommande que le sous-ministre adjoint, Secteur de la résolution et des affaires individuelles et le dirigeant principal des finances répondent aux observations notées de sorte à améliorer la gestion du budget et des dépenses pour le projet du CSSI. Ces recommandations devraient être prises en compte au fur et à mesure que la planification se poursuit vers l'atteinte d'un modèle national durable pour le CSSI. Nous recommandons en particulier :

Que le sous-ministre adjoint, Secteur de la résolution et des affaires individuelles :

Des tableaux de bord pour la haute direction devraient donner un aperçu global des rapports opérationnels détaillés, en plus de signaler les principaux enjeux ou les risques qui méritent une attention particulière. En outre, les principales séances d'information de la direction et le compte rendu des décisions devraient être documentés et conservés.

Que le dirigeant principal des finances :

 

 

1. Contexte

Le Conseil du Trésor a approuvé en 2006 le projet du CSSI pour un financement approuvé couvrant des frais uniques de mise en œuvre de 9,34 M$ ainsi que des frais opérationnels récurrents de 5,73 M$ par année, visant l'introduction d'un document d'identité sécurisé pour confirmer le statut indien officiel au Canada. L'initiative du CSSI a été introduite par AADNC pour remplacer le certificat de statut indien initial, qui consistait en une carte en papier laminé facile à contrefaire à des fins frauduleuses.

La réception des demandes de CSSI a démarré au début de l'année 2009. À la suite de commentaires formulés par la SPA, une nouvelle équipe de gestion de projet, un nouveau processus et une nouvelle stratégie de déploiement ont été présentés en décembre 2009.

Le Secteur de la résolution et des affaires individuelles (RAI) est l'organisme commanditaire du projet du CSSI; il assume la responsabilité globale de la prestation de services dans le cadre de ce projet. Le secteur RAI est par ailleurs responsable de la gestion financière et du projet, notamment de la production de rapports d'étape.

Cette vérification de la gestion des dépenses du CSSI a été lancée en avril 2011 en vue d'examiner les risques éventuels associés à la gestion des dépenses du projet du CSSI.

 

 

2. Objectif et portée

2.1 Objectif

L'objectif de la présente vérification était de garantir que :

2.2 Portée

L'étendue de la vérification couvrait les dépenses effectuées au cours de l'exercice financier 2010-2011, soit entre le 1er novembre 2010 et 31 mars 2011, ainsi que les contrôles de gestion en place à l'époque de la vérification. La portée couvrait les éléments suivants :

2.3 Domaines en dehors du champ de vérification

Les domaines suivants ne faisaient pas partie du champ d'application de la vérification :

 

 

3. Méthodologie

La vérification de la gestion des dépenses du projet de CSSI a été planifiée et s'est déroulée conformément aux Normes de vérification internes du gouvernement du Canada établies dans la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Ainsi, elle ne constitue pas une vérification en vertu de normes de vérification généralement reconnues (NVGR), que l'on utilise généralement dans le cadre d'états financiers vérifiés.

Les travaux de vérification ont été menés de juin 2011 à septembre 2011 à l'administration centrale d'AADNC. Un programme de vérification axé sur les risques a été élaboré suivant la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et la Politique sur le contrôle interne (PCI), entre autres politiques, normes et directives pertinentes établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (voir annexe A). Les principales techniques de vérification utilisées comportent des examens de documentation, des entrevues, des passages en revue et des évaluations, ainsi que des analyses de données.

En vue d'informer la direction du statut de la vérification et de permettre au Ministère de comprendre et d'atténuer de façon efficace les risques tout au long de la vérification, des réunions d'étape régulières ont été organisées avec le sous-ministre adjoint (SMA) du secteur RAI. Des points à propos de la situation ont également été communiqués au Comité de la vérification et de l'évaluation du Ministère. Les principales dates et autres échéanciers de la vérification sont présentés dans la figure ci-après.

Les principales dates  et autres échéanciers

L'image représente le calendrier de la Vérification de la gestion des dépenses du projet de CSSI. Au-dessus du calendrier, des flèches illustrent la durée de chacune des phases de la vérification, à commencer par la rencontre initiale où on affine la portée de la vérification. Cette étape de la vérification à duré d'avril 2011 à juin 2011. La prochaine phase de cette vérification, la phase de planification, a débuté tard en mai 2011 et s'est terminée à la fin de juin 2011. La phase d'exécution a débuté à la mi-juin 2011 et a pris fin à la fin août 2011. La phase de rapports a débuté à la fin août 2011 et a été complétée en septembre 2011 avec le dépôt du rapport de vérification au Comité ministériel de vérification.

L'image représente aussi les dates approximatives des breffages clés au Comité ministériel de vérification (représentées par un diamant) et à la direction du projet de CSSI (représentées par unheptagone). La première réunion de breffage a eu lieu tard en avril 2011 où le Comité ministériel de vérification a demandé une vérification sur la gestion des dépenses du projet de CSSI. À la suite de cette séance, l'équipe de vérification a rencontré la direction du projet de CSSI en mai 2011 pour avoir une discussion initiale sur la portée de la vérification. En juin 2011, l'équipe de vérification a tenue la réunion de lancement de la vérification avec la direction du projet de CSSI dans le but de débuter la vérification. À la suite de la réunion de lancement, l'équipe de vérification a mis à jour le Comité ministériel de vérification tard en juin 2011. La direction du projet de CSSI a ensuité été mis à jour des progrès de la vérification à la mi-juillet 2011. Une séance finale de breffage a eu lieu avec la direction du projet au début de septembre 2011 afin de présenter les résultats de la vérification. Les résultats, le rapport final et le plan d'action de la direction ont été présentés au Comité ministériel de vérification à la fin septembre 2011.

 

 

4. Observations et recommandations

Dans l'ensemble, les dépenses de projet pour l'exercice 2010-2011 ont été gérées de façon adéquate. Le budget actuel déclaré de 6,1 M$ pour l'exercice 2010-2011 a été dépensé sur le projet de CSSI. Bien que des fonds complémentaires aient été dépensés en plus de ce total, comme cela est mentionné en section 4.1, le financement octroyé par le Conseil du Trésor pour la présentation de 2006 a été alloué de façon efficace au projet du CSSI par le Ministère, et ce, pour la période couverte par la vérification.

Les observations et recommandations sont organisées selon les cinq domaines suivants :

  1. Suivi des dépenses;

  2. Classification des dépenses d'immobilisations;

  3. Gestion des documents;

  4. Approvisionnements;

  5. Établissement de rapports et comptes rendus de décisions.

4.1 Suivi des dépenses

Nous avons observé des améliorations sur le plan de la gestion des dépenses du projet de CSSI, qui coïncident à un changement effectué quant à la direction du projet en 2010. Plus précisément, nous avons observé davantage de rigueur et de discipline pour ce qui est du suivi des dépenses du CSSI et de l'utilisation d'un code de projet pour établir ce suivi des dépenses allouées par l'intermédiaire du Comité de gestion financière (CGF). Malgré les progrès observés, les domaines suivants ont été décelés à des fins d'amélioration pour promouvoir une gestion plus efficace des dépenses du projet de CSSI au fur et à mesure que le projet évolue vers le statut de programme plus permanent :

Observation no 1 : La codification financière n'est pas exploitée de façon suffisamment efficace pour comprendre les coûts totaux du projet du CSSI. L'analyse budgétaire et l'évaluation des dépenses ont démontré que la codification utilisée pour établir le suivi des dépenses du CSSI ne permettait pas d'étayer le rapprochement et les rapports sur le total des coûts du projet. Il existe un risque que les rapports de gestion ne reflètent pas de façon exacte le coût total de l'élaboration et de la mise en œuvre du CSSI.



Recommandation 1 : Le sous-ministre adjoint, secteur RAI, devrait veiller à ce que l'équipe de projet du CSSI, en consultation avec l'Unité de la planification et de l'administration des ressources du secteur RAI et avec le secteur DPF, utilise une structure de codification des projets plus exhaustive en vue d'établir le suivi et de produire des rapports sur toutes les dépenses associées à l'élaboration et à la mise en œuvre du CSSI. Nous recommandons une structure de codification de projet conçue de façon à permettre :

  • un suivi efficace et efficient de toutes les dépenses liées au CSSI dans l'ensemble du Ministère;

  • un rapprochement des transferts budgétaires aux autres GCR ainsi que des dépenses associées afin de permettre une utilisation appropriée et efficace des fonds;

  • la production de rapports sur les coûts totaux du projet.

4.2 Classification des dépenses d'immobilisations

Nous avons observé que toutes les déboursés du projet pour le CSSI avaient été portés à des comptes de dépenses une fois engagés, y compris les déboursés pour le développement de logiciels engagées au sein de la DGGI. Cependant, le logiciel de CSSI conçu à l'interne et assujetti aux exigences des Normes comptables du Conseil du Trésor (NCCT) 3.1 et 3.1.1 pour les immobilisations et les logiciels indique que ce type de déboursé devrait être capitalisé. La section 3150 du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP) donne elle aussi des directives sur la capitalisation des immobilisations corporelles et suggère notamment que les déboursés liés au développement de logiciels soient capitalisés. Aucune donnée probante n'était disponible permettant de confirmer le respect du processus établi pour les immobilisations dans le Manuel de gestion financière d'AADNC (chapitre 7.11).

Nous avons remarqué qu'au cours de l'exercice 2010-2011, les fonds au budget de crédit 1 du CSSI étaient de 6,1 M$, alors que l'allocation pour le crédit 1 en vertu de la présentation au Conseil du Trésor demeurait à 2,95 M$. Depuis 2006, la méthode de prestation du CSSI a évolué de façon appréciable et a ainsi exigé que des modifications soient apportées au profil d'autorisation de crédit du Conseil du Trésor. Ces modifications n'ont pas été concrétisées, ce qui a contraint le Ministère à approuver des fonds supplémentaires en vue des pressions financières du CGF pour le projet. En outre, les crédits 5 accumulés et le solde du crédit 10 pour le projet n'avaient pas été utilisés à la fin de l'année.

Observation no 2 : Les frais de développement de logiciels ne sont pas capitalisés. Les déboursés liés au développement de logiciels pour le CSSI n'ont pas été capitalisés conformément aux normes du Conseil du Trésor et du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public.



Recommandation 2 : Le secteur DPF devrait :

  • établir si les frais de développement de logiciels du CSSI engagés à ce jour doivent faire l'objet d'une reclassification conformément à la NCCT 3.1 et au CCSP 3150;

  • examiner les autres projets présentant des investissements d'immobilisations potentiels en vue de déterminer si le traitement comptable approprié a été appliqué;

  • vérifier que lorsqu'un changement apporté à la portée du projet influe sur l'autorisation de crédit, le profil de financement soit ajusté par le Conseil du Trésor de sorte à correspondre aux dépenses prévues.

4.3 Gestion des documents

Nous avons observé des améliorations aux pratiques de gestion des documents. Les factures, les contrats et la documentation financière papier à l'appui étaient facilement accessibles pour examen et présentés sous un format de classement cohérent par le secteur RAI. Malgré ces améliorations, les exceptions suivantes ont été signalées :

Outre les exceptions susmentionnées, l'équipe de vérification a observé des faiblesses liées à la mise en liaison des documents papier avec leurs fichiers électroniques associés dans le système financier. Les faiblesses particulières étaient les suivantes :

Afin d'élaborer davantage le processus de gestion des documents à des fins d'efficience améliorée et d'atténuation des risques, les processus en place en matière de gestion des fichiers comportant des composantes électroniques et papier devraient faire l'objet d'une révision afin d'en améliorer l'intégration.

Les exceptions signalées et les faiblesses observées semblent suggérer que le cadre de gestion des documents papier mérite une attention particulière. Dans le cadre des transformations axées sur les efficiences en cours de déroulement, le Ministère devrait également tenir compte des gains à obtenir grâce à l'intégration des processus de gestion des documents papier de façon plus harmonisée avec la tenue des fichiers électroniques.

Observation no 3 : Manque d'intégration entre les processus pour la gestion des dossiers électroniques et papier. On constate un risque accru d'inefficiences et de non-conformité aux politiques, laissant présager que les documents papier ne correspondent pas aux dossiers électroniques pour le même fichier. Une meilleure intégration entre les deux mécanismes de classement permettrait d'améliorer l'efficience et d'atténuer les risques.



Recommandation 3 : Le dirigeant principal des finances devrait examiner les politiques internes afin de veiller à la concordance des documents électroniques et la gestion des documents papier qui s'y rapportent. En vue d'entreposer de façon plus efficiente et sécuritaire les documents de valeur pour le Ministère et d'y accéder, nous recommandons :

  • établir une nomenclature commune et promouvoir l'utilisation de métadonnées en vue d'améliorer les liens entre les documents papier et les opérations électroniques (c.‑à‑d. liaison entre les transactions du SGS et les documents dans la solution de gestion des documents);

  • accentuer la sensibilisation des employés et leur formation en matière de politiques de tenue des documents internes;

  • améliorer la surveillance et la conformité aux pratiques de tenue des documents;

  • veiller à ce que les processus commerciaux fassent l'objet de révisions de sorte à refléter l'évolution continue de la gestion des documents électroniques.

4.4 Approvisionnement

Le domaine de l'approvisionnement mérite lui aussi des améliorations. Nous avons observé un meilleur niveau de planification et d'encadrement pour les contrats liés au CSSI au sein du secteur RAI. Malgré ces améliorations, nous avons observé un manque de processus de planification coordonnés entre l'équipe de projet du CSSI et l'équipe d'approvisionnement du DPF.

Notre évaluation des fichiers d'approvisionnement et des stratégies d'évaluation des contrats pour le CSSI suggère un manque de communication entre les équipes. Plus précisément, nous avons observé les points suivants :

Observation no 4 : Absence d'un plan coordonné entre les équipes d'approvisionnement et du projet du CSSI. Le manque d'harmonisation augmente le risque de passation de marchés inefficace, de non-conformité aux politiques de contrôle internes et de dépassement des coûts.



Recommandation 4 : Le sous-ministre adjoint, secteur RAI, devrait veiller à ce que l'équipe du projet de CSSI continue d'examiner, de préparer et de réviser de façon proactive les stratégies d'approvisionnement pour le projet.

Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce que les agents d'approvisionnement utilisent les plans d'approvisionnement établis et s'y reportent. Afin d'améliorer les communications et l'harmonisation, nous recommandons qu'un agent d'approvisionnement soit désigné comme agent de liaison pour le projet de CSSI. Cette liaison en matière d'approvisionnement devrait permettre la communication régulière de conseils et de commentaires à l'équipe de projet dans les domaines suivants :

  • la sélection des instruments d'approvisionnement appropriés visant à répondre aux besoins à court, moyen et long termes du projet de CSSI;

  • l'annonce des appels d'offres et des demandes de propositions;

  • l'établissement d'échéanciers d'approvisionnement permettant de faire en sorte que les bonnes ressources soient fournies au bon moment.

4.5 Établissement de rapports et comptes rendus de décisions

Dans le cadre de notre évaluation des fonctions d'établissement de budget et d'encadrement, nous avons observé un manque de données probantes permettant de démontrer la façon et le moment où les principales décisions étaient prises au cours de l'exercice 2010-2011, autres que les documents portant sur les séances d'information à l'intention du sous-ministre. Bien que nous ayons été informés de la fréquence des réunions portant sur des discussions et la résolution de problèmes dans le cadre de l'établissement de rapports organisationnels pour le projet, les comptes rendus de décisions des principaux membres de la direction et des réunions d'encadrement n'ont pas pu être mis à notre disposition. La pratique visant à conserver ces comptes rendus de décisions est importante, en particulier dans les circonstances suivantes :

À un niveau élevé, il semblerait que les processus d'établissement de rapports et d'encadrement soient suffisamment matures et que des pratiques de tenue de documents améliorées pour les principales décisions soient désormais en place pour l'exercice 2011‑2012. À mesure de l'évolution du projet, il conviendrait de conserver les documents suivants à titre de preuve pour les fonctions d'encadrement et d'établissement de rapports qui conviennent :

Observation no 5 : Les principaux comptes rendus de décisions ne sont pas conservés à l'issue des réunions de la direction et les rapports opérationnels sont limités.Des données permettant d'établir l'existence de rapports opérationnels et d'encadrement à l'échelle du secteur n'étaient pas disponibles pour appuyer le cadre d'établissement de rapports illustré auprès des vérificateurs. On constate un risque accru que l'information importante concernant le rendement du projet ne soit pas communiquée en temps opportun à des fins de prise de mesures correctives et de décisions importantes.



Recommandation 5 : Le sous-ministre adjoint, secteur RAI, devrait veiller à ce que le projet de CSSI maintienne une fonction d'établissement de rapports opérationnels détaillés comprenant :

  • un registre détaillé du suivi continu des risques et des enjeux;

  • des paramètres de rendement et des IRC, notamment des paramètres financiers et de ressources, de prestation de services, et de statut de projet par volet.

Des tableaux de bord pour la haute direction devraient contenir un regroupement des rapports opérationnels détaillés et permettre de signaler les principaux enjeux ou les risques qui méritent une attention particulière. En outre, les principales séances d'information de la direction et les comptes rendus de décisions devraient être répertoriés et conservés.

 

 

5. Conclusions

Dans l'ensemble, l'aspect financier du projet semble sur le point d'étayer de façon efficace une mise en œuvre contrôlée du CSSI. L'amélioration de la gestion des dépenses du CSSI a été démontrée et les observations de la vérification semblent indiquer que des plans sont en cours pour poursuivre l'amélioration de la série actuelle de contrôles en matière de gestion des dépenses.

Pour la période visée par la vérification, nous avons constaté que les contrôles internes sur le processus d'approbation des dépenses étaient efficaces et conformes à la LGFP. Nous avons également constaté des preuves que les fonds du Conseil du Trésor pour la présentation de 2006 avaient été alloués au projet du CSSI et que le budget actuel déclaré de 6,1 M$ pour l'exercice 2010-2011 était effectivement dépensé sur le projet de CSSI.

Quoi qu'il en soit, nous avons établi cinq observations et occasions d'amélioration dans les domaines généraux suivants :

  • suivi des dépenses;

  • classification des dépenses d'immobilisations;

  • gestion des documents;

  • approvisionnement;

  • établissement de rapports et comptes rendus de décisions.

Nous recommandons que les secteurs du DPF et RAI œuvrent ensemble à la réponse à ces constatations conformément aux cinq recommandations mentionnées dans le présent rapport. Nous avons conscience que les pratiques de gestion des dépenses du CSSI continuent de s'améliorer et de s'affiner dans le cadre d'un modèle national et durable de planification. Les recommandations de la vérification devaient être intégrées dans la planification permanente en vue d'établir un modèle national et durable pour le CSSI.

 

 

6. Plan d'action de la direction

Recommandations Réponse de la
direction/mesures
Gestionnaire
responsable (Titre)
Date prévue de
mise en œuvre
1. Le sous-ministre adjoint, Secteur de la résolution et des affaires individuelles (SRAI), devrait veiller à ce que l'équipe de projet du CSSI, en consultation avec l'Unité de la planification et de l'administration des ressources du secteur RAI et avec le secteur du DPF, utilise une structure de codification des projets plus exhaustive en vue d'établir le suivi et de produire les rapports sur toutes les dépenses associées à l'élaboration et à la mise en œuvre du CSSI. Nous recommandons une structure de codification de projet conçue de sorte à  permettre :
  • un suivi efficace et efficient de toutes les dépenses liées au CSSI dans l'ensemble du Ministère;

  • un rapprochement des transferts budgétaires aux autres GCR ainsi que des dépenses associées afin de permettre une utilisation appropriée et efficace des fonds;
  • la production de rapports sur les coûts totaux du projet.
Réponse de la direction/mesures
La direction du RAI appuie la recommandation. L'équipe de projet du CSSI et l'Unité de la planification des ressources collaborent avec le DPF au développement d'un système exhaustif de codification et de suivi des dépenses, auquel prendra également part la Direction générale de la gestion de l'information (DGGI) et tout autre secteur  qui débourse des fonds sur le projet CSSI. Le personnel sera informé du système de mises à jour.

Le système de codification développé conjointement par le RAI et DPF, Planification et gestion des rapports (PGR), fera en sorte que les secteurs ministériels déboursant des fonds pour le projet pourront coder ces coûts dans le système financier du ministère de façon adéquate. Les mises à jour de la structure de codification seront communiquées par le DPF, PGR afin de permettre la préparation de rapports exhaustifs sur les coûts totaux du projet par rapport aux ressources budgétaires prévues. Les résultats seraient compris dans le Rapport sur la situation financière et seraient  disponibles pour la révision par la direction et pour la prise de décision. Afin d'assurer que les rapports sur les coûts du projet sont exacts le DPF s'assurera que les transferts de budgets sont effectués et conciliés, et font partie du processus de conciliation budgétaire.
Sous-ministre adjoint, SRAI Le 31 octobre 2011 pour la mise en œuvre de la nouvelle structure de codification et la préparation continue de rapports précis sur les coûts et sur le processus de conciliation budgétaire.
2. Le dirigeant principal des finances devrait :
  • déterminer si les frais de développement de logiciels pour le CSSI engagés à ce jour doivent faire l'objet d'une reclassification conformément à la NCCT 3.1 et au CCSP 3150 ;

  • examiner les autres projets comportant des dépenses en immobilisations potentielles pour déterminer si le traitement comptable approprié a été appliqué;

  • veiller à ce que, lorsque les modifications apportées à la portée du projet ont une incidence sur l'autorisation de crédit, le profil de financement soit ajusté par l'entremise du Conseil du Trésor de sorte à ce qu'il corresponde aux dépenses prévues.
Réponse de la direction/mesures
Une analyse sera effectuée afin de déterminer si les coûts doivent être inscrits à l'actif. Des corrections seront apportées au besoin pour l'exercice 2011‑2012. Un retraitement pourrait être nécessaire pour les exercices précédents, selon l'importance des changements.
Dirigeant principal des finances

Directeur, Comptabilité ministérielle et déclaration des résultats
T2 : 2011-2012
Ces points ont été abordés dans l'évaluation des contrôles internes réalisée en 2010‑2011. La surveillance des dépenses se fait de manière continue. Directeur, Comptabilité ministérielle et déclaration des résultats Continue
Des discussions sont en cours avec les responsables de programme sur l'aide à leur apporter, au besoin, s'il faut préparer une nouvelle présentation au Conseil du Trésor.

Par l'entremise du processus de suivi continu, qui comprend le Rapport sur la situation financière, le DPF, PRG collaborera avec le RAI afin d'évaluer de façon adéquate les prévisions du coût du projet CSSI. Si la portée et les coûts augmentent, le DPF, PRG (Directeur de la planification financière, l'analyse et les prévisions) avec le RAI et le Conseil du Trésor envisagera la possibilité d'ajuster l'autorisation et de faire des ajustements si nécessaires.
Planification et gestion des ressources T2 : 2011-2012 Continue
3. Le dirigeant principal des finances devrait examiner les politiques internes pour veiller à l'harmonisation des documents électroniques avec la gestion des documents papier. Afin d'entreposer de façon plus efficiente et sécuritaire ces documents de valeur pour le Ministère et d'y accéder, nous recommandons :

  • l'établissement d'une nomenclature commune et la promotion de l'utilisation de métadonnées pour améliorer la relation entre les documents papier et les opérations électroniques (c.-à-d. relier les transactions dans le SGS avec les documents dans la solution de gestion des documents);

  • d'accentuer la sensibilisation des employés ainsi que leur formation sur la tenue interne des documents;

  • d'améliorer la surveillance et la conformité en matière de pratiques de tenue de documents;

  • veiller à la révision des processus opérationnels de sorte qu'elle reflète l'évolution continue de la gestion des documents électroniques.
Réponse de la direction/mesures
La DGGI et la Direction de la gestion de l'information ministérielle prépareront de nouvelles instructions pour les besoins du projet, conformément aux politiques ministérielles sur la tenue des documents, notamment des conventions relatives à la nomenclature et au profil des documents, l'utilisation de métadonnées et de mots clés de liaison (comme les codes de projet), les procédures de traitement des factures et l'identification des principaux documents pour faciliter l'harmonisation des documents d'OASIS et du SGGID et ceux en format papier. Les instructions peuvent être adaptées au présent projet, mais on voudrait qu'elles servent de norme à inclure dans la méthodologie de tenue des documents/les livrables (RK overlay) du cadre de gestion de tous les projets. On encouragera le recours aux dossiers électroniques pour les procédures de traitement des documents liées au projet dans la mesure ou les politiques du SCT le permet.

Ces instructions additionnelles fourniront un soutien au commanditaire du projet en fournissant de la formation et de la sensibilisation aux employés,  leur permettant de traiter et de discerner les ressources en matière d'information qui ont de la valeur à long terme, de la valeur commerciale et de la valeur transitoire pour améliorer la tenue et la récupération de dossiers. De plus, ils contribueront à la surveillance de la conformité par rapport à la tenue des dossiers par le commanditaire du projet.
Dirigeant principal des finances T4 : 2011-2012
4. Le sous-ministre adjoint, SRAI, devrait veiller à ce que l'équipe du CSSI continue d'examiner, de préparer et de réviser de façon proactive les stratégies d'approvisionnement pour le projet.

Le dirigeant principal des finances devrait veiller à ce que les agents d'approvisionnement utilisent les plans d'approvisionnement établis et s'y reportent. Afin d'améliorer la communication et l'harmonisation, nous recommandons qu'un agent d'approvisionnement soit désigné à titre d'agent de liaison pour le projet du CSSI. La liaison en matière d'approvisionnements devrait permettre la communication de conseils et  de commentaires réguliers à l'équipe de projet, dans les domaines suivants :
  • la sélection des instruments d'approvisionnement appropriés visant à répondre aux besoins à court, à moyen et à long termes du projet du CSSI;

  • l'annonce des appels d'offres et des demandes de propositions;

  • d'échéanciers d'approvisionnement permettant de faire en sorte que les bonnes ressources soient fournies au bon moment.
Réponse de la direction/mesures
La direction du SDPF et du SRAI appuie la recommandation.

SRAI

La direction du secteur RAI confirme que l'équipe du CSSI a mis au point un plan d'approvisionnement en septembre 2010, après l'approbation du modèle de CSSI, pour le reste de l'exercice 2010‑2011. Ce plan a été mis en œuvre et surveillé pour assurer le respect des lignes directrices et des niveaux de financement.

De plus, pour 2011-2012 et 2012-2013, l'équipe du CSSI a conçu un plan d'approvisionnement détaillé comprenant les besoins en ressources contractuelles, les prévisions, les échéanciers et les instruments contractuels (à court, à moyen et à long termes). Ce plan a été mis en œuvre et fait l'objet d'une étroite surveillance, ce qui permet l'apport de révisions à mesure que le projet évolue.

Une rencontre a lieu tous les mois entre l'Unité de la planification et de l'administration des ressources du RAI et approvisionnement pour examiner les progrès par rapport au plan et apporter les changements requis.






Sous-ministre adjoint, SRAI






Continue
Secteur DPF

Le DPF a instauré un régime de planification des approvisionnements à AADNC pour recenser les stratégies et les plans importants en matière d'approvisionnement. Le secteur RAI contribue à ce processus ministériel. L'équipe du CSSI a conçu un plan d'approvisionnement adéquat et détaillé comprenant les besoins en ressources contractuelles, les prévisions, les échéanciers et les instruments contractuels (à court, à moyen et à long termes).

Le secteur RAI compte maintenant un chef d'équipe chargé des approvisionnements, qui a été désigné comme agent de liaison du projet du CSSI. Des rencontres ont eu lieu entre la Gestion du matériel et des biens, le SDPF et le SRAI pour discuter des besoins liés au projet du CSSI et de la marche à suivre durant les mois à venir. Le plan d'approvisionnement pour le projet du CSSI a été mis en œuvre et fait l'objet d'une étroite surveillance, ce qui permet l'apport de révisions et de modifications à mesure que le projet évolue.

Grâce à la présence du chef d'équipe responsable des approvisionnements, le DPF aura la souplesse voulue pour assigner les processus et demandes d'approvisionnement aux agents en fonction de leurs compétences et connaissances.




Dirigeant principal des finances




Continue
5. Le sous-ministre adjoint, Secteur RAI, devrait veiller à ce que les projets du CSSI maintiennent une forme de rapports opérationnels détaillés comprenant :
  • un registre détaillé des risques permettant les suivis des activités d'atténuation du risque à l'échelle opérationnelle;

  • des paramètres de rendement et des IRC, notamment des paramètres financiers et de ressources, de prestation de services, ainsi que de statut de projet par volet.

  • Des tableaux de bord pour la haute direction devraient donner un aperçu global des rapports opérationnels détaillés, en plus de signaler les principaux enjeux ou les risques qui méritent une attention particulière. En outre, les principales séances d'information de la direction et le compte rendu des décisions devraient être documentés  et conservés.
Réponse de la direction/mesures
Le projet du CSSI a évolué au cours des trois dernières années, et une analyse du risque rigoureuse a été élaborée et surveillée pour chaque modèle présenté. À mesure que des décisions seront prises dans le cadre du projet du CSSI, ces risques seront notés dans un registre pour en assurer la gestion continue et la transmission à l'échelon supérieur approprié, au moyen des tableaux de bord.

Depuis 18 mois, des mises à jour hebdomadaires sur le statut et le rendement sont transmises au SMA. Des rapports mensuels faisant état des finances et des ressources sont présentés et consignés lors des rencontres des gestionnaires du Secteur, puis sont communiqués au SDPF.

Un modèle de gouvernance a été mis en place il y a 18 mois. Il prévoit une rencontre hebdomadaire des gestionnaires du Secteur (SMA et DG) ainsi que des rencontres sur la modernisation des opérations (SMA et DG). De plus, des réunions bilatérales sont organisées entre le SMA et le directeur exécutif du CSSI afin de discuter de points précis du projet. Un compte rendu de décision de ces rencontres est produit et conservé. Toutefois, puisque le projet est classé « secret », les décisions de nature sensible ne sont documentées que dans les documents d'information destinés au sous-ministre, au ministre et aux organismes centraux.

Le Secteur est à mettre au point un tableau de bord détaillé à l'intention de la haute direction, pour assurer la surveillance et tenir compte des rapports, qui porte sur l'inscription, la Première nation des Mi'kmaq qalipu, le projet de loi C-3 et le projet du CSSI.
Sous-ministre adjoint, SRAI 31 octobre 2011
 

 

Annexe A - Critères de vérification

L'objectif de la vérification est lié aux critères de vérification établis conformément aux politiques du Conseil du Trésor en la matière (voir annexe B). D'autres critères de vérification ont été élaborés visant à traiter des risques particuliers décelés au cours d'engagements précédents liés au CSSI.

Secteur d'intérêt Critères
1 Gestion des dépenses 1.1 Les dépenses sont gérées conformément à la présentation du CSSI au Conseil du Trésor
1.2 La codification et le suivi des dépenses sont raisonnables, appliqués de façon régulière et appuient de façon efficace et efficiente la surveillance des dépenses du CSSI
1.3 Les dépenses de déplacement sont gérées conformément aux politiques, directives et normes en vigueur du gouvernement et du Ministère
1.4 Les factures sont approuvées de façon appropriée et saisies dans le système financier SGS
1.5 Les comptes à payer sont validés avant le paiement
1.6 Les CAFE à la fin de l'exercice sont appropriés
1.7 Les immobilisations corporelles sont identifiées et classées de façon adéquate
1.8 Les employés ont suivi une formation et ont reçu des conseils appropriés en matière de gestion des dépenses
1.9 Les examens des dépenses avant et après la vérification ont été achevés et corrigés
2 Gestion des approvisionnements 2.1 Les plans d'approvisionnement appuient les besoins du projet de CSSI, facilitent une fonction d'approvisionnement efficiente et efficace
2.2 Les employés ont suivi une formation et ont obtenu des conseils appropriés en matière de gestion des approvisionnements
2.3 Les approvisionnements sont gérés conformément aux politiques, directives et normes en vigueur du gouvernement et du Ministère
3 Gestion des documents 3.1 La gestion des documents du CSSI est conforme à la Directive sur la tenue des documents
4 Budgétisation, planification et établissement des coûts 4.1 La planification de programmes et de projets était achevée et harmonisée avec la présentation du CSSI au Conseil du Trésor
4.2 Le budget du projet de CSSI s'aligne sur la présentation du CSSI au Conseil du Trésor et est mis à jour régulièrement
5 Encadrement et production de rapports 5.1 Les rapports du projet de CSSI sont établis régulièrement à tous les niveaux de la direction
5.2 Les progrès et les dépenses du projet de CSSI sont signalés au Conseil du Trésor
 

 

Annexe B – Liste des politiques du Conseil du Trésor examinées

Les politiques suivantes ont été examinées dans le cadre de la vérification et ont été jugées pertinentes à la portée de la vérification.

  • Normes comptables du Conseil du Trésor :

    • Norme comptable du Conseil du Trésor 2.2 – importance relative

    • Norme comptable du Conseil du Trésor 3.1 – immobilisations

    • Norme comptable du Conseil du Trésor 3.1.1 – logiciels

  • Politiques du Conseil du Trésor :

    • Politique sur les marchés

    • Politique sur la gestion de l'information

    • Politique sur les comptes à payer à la fin de l'exercice (CAFE)

    • Politique sur la gestion des projets

    • Politique sur les paiements de transfert

    • Politique d'approbation des projets

  • Directives du Conseil du Trésor :

    • Directive sur les cartes d'achat

    • Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses

    • Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information

    • Directive sur la production de rapports en matière d'opérations financières dans les comptes publics du Canada

    • Directive sur la tenue des documents

  • Directives du Conseil national mixte :

    • Directive sur les déplacements

  • Conseils supplémentaires du Conseil du Trésor :

    • Report des fonds d'immobilisations – circulaire 1987-53 du CT

    • Guide pour l'établissement des coûts

    • Norme relative à la complexité et aux risques des projets
 

 
 
 
Date de modification :