ARCHIVÉE - Évaluation sommative des Contributions aux bandes indiennes pour l'administration de l'inscription - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2011

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de l'évaluation, de la mesure du rendement et de l'examen en date du 30 septembre 2011

Secteur de la résolution et des affaires individuelles

Évaluation sommative des Contributions aux bandes indiennes pour l'administration de l'inscription (1570-7/09054)
Date d'approbation : 2010-09-24

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. PERTINENCE
1. AADNC devrait revoir le rôle des administrateurs du Registre des Indiens (ARI) dans l'administration des certificats de statut indien au cours du processus d'inscription étant donné les nouvelles exigences en matière de sécurité associées au certificat sécurisé de statut indien (CSSI). La mise en œuvre du certificat sécurisé de statut indien a eu pour effet d'intensifier la sécurité relative au processus de délivrance du certificat sécurisé de statut indien et du certificat de statut indien ainsi qu'au processus d'inscription et au Système d'inscription des Indiens (SII).   État : complété

En date du 30/09/2011 :
Au 30 septembre 2011, 54 comptes avaient été fermés, et 28 avaient été créés. La nouvelle directive sur l'accès au Système d'inscription des Indiens a été émise le 14 septembre 2011. Les nouvelles demandes d'accès doivent être accompagnées du questionnaire rempli et du formulaire de demande d'accès signé par le registraire.
Par conséquent, à court et à moyen terme, nous nous efforcerons d'améliorer l'exactitude des données et la protection des renseignements personnels contenus dans le SII. Nous examinerons les comptes de tous les utilisateurs, y compris ceux des ARI, pour justifier leur accès au Système et déterminer le niveau d'accès approprié. Octobre 2010
Dans le cadre de la mise en œuvre des modifications proposées à la Loi sur les Indiens (affaire McIvor, projet de loi C‑3), il est proposé que les ARI aident les demandeurs à remplir les formulaires et à les acheminer à l'unité de traitement de Winnipeg, qui a été mise sur pied pour traiter les 45 000 à 60 000 demandes prévues. Décembre 2010 État : demande de fermeture (complété)

Mise à jour/ justification
En date du 30/09/2011 :
Dans le nouveau modèle, les ARI ne seront pas tenus d'aider les demandeurs à remplir les formulaires. Ils pourront soit les aider, soit les référer aux numéros sans frais. Le groupe de discussion des ARI sur le formulaire (C-3) s'est réuni le 8 décembre 2010. Aux réunions de janvier à mars 2011, des présentations sur ce formulaire ont été offertes aux ARI des régions (540 ARI).
Bien que le modèle de déploiement du certificat sécurisé de statut indien à l'échelle nationale ne soit pas encore prêt, on envisage d'attribuer un rôle actif à certains ARI. On pourrait leur demander de prendre des photographies respectant les normes de l'Organisation de l'aviation civile internationale, de photocopier ou de numériser des pièces d'identité, d'aider les gens à remplir leurs demandes et à transmettre les documents, incluant l'original des actes de naissance, au centre de réception des demandes de certificat sécurisé de statut indien. Septembre 2010 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011:
Les ARI aideront les demandeurs à remplir les formulaires. Évaluation initiale des CSSI par les ARI : établie en Alberta dans la région visée par le Traité no 7, en octobre 2010.
Un plan de communication sera élaboré pour informer les bureaux régionaux ainsi que les chefs et leurs conseillers de tout changement qui pourrait résulter de l'examen de l'accès au SII et de son utilisation et des rôles de chacun dans les processus d'inscription ou d'obtention du certificat sécurisé de statut indien. Octobre 2010 État : complété

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011:
Stratégie élaborée en octobre 2010 (CSSI, région visée par le Traité no 7, et mise en œuvre à l'échelle nationale.

SVE : demande de fermeture
2. CONCEPTION ET PRESTATION
2A. AADNC devrait recadrer le programme en s'assurant que les processus de conception et de prestation nécessaires sont en place pour consigner rapidement des renseignements exacts et complets au Registre des Indiens et que les objectifs du programme sont clairement définis et communiqués. Dans le cadre de l'Initiative de modernisation du processus d'inscription, on fera l'examen des processus et des procédures actuels à l'échelle du pays, des régions et des ARI afin de les simplifier, de les normaliser et de les rendre plus efficaces. L'initiative permettra de : Août 2010 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011 :
En cours, devrait être complété à l'automne 2012.
  • cibler des solutions ou des améliorations rapides qui peuvent être mises en œuvre immédiatement;
À partir d'avril 2010 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011 :
Un certain nombre de solutions rapides et améliorations ont été mises en œuvre, notamment une nouvelle politique et des directives sur les procédures. Permanent durant l'initiative. Exemples : réduction de l'âge requis pour faire une demande, et processus intégrée de demande d'inscription ainsi que de certificat sécurité pour les demandes faites au sens des la Loi sur les Indiens de 2011 (modifiées), ainsi que des processus et procédures connexes.
  • mettre à jour les processus et les procédures en plus de les normaliser à l'échelle nationale;
Mars 2011 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011:
Un nouveau processus normalisé a été lancé en mai-septembre 2010. Un examen des processus régionaux a été lancé en Alberta en août 2010; il a pris fin en juin 2011.
  • implanter une formation nationale et ajouter les changements aux modules de formation;
Juin 2011 État : en cours

Mise à jour /justification :
En date du 30/09/2011:
Un nouveau guide d'inscription a été préparé. On travaille à mettre sur pied des modules de formation qui seront offerts en 2012.
  • normaliser les orientations opérationnelles de l'administration centrale en ce qui concerne le contenu des modules de formation et la prestation de cette dernière;
Juin 2011 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011 :
Toutes les politiques, procédures/directives ont été élaborées et transmises aux régions.
  • mettre au point des outils de référence communs fondés sur les processus d'inscription modernisés élaborés par les unités de Winnipeg et de l'administration centrale;
Juin 2011 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011 :
Certains outils de référence commun ont été élaborés et transmis aux régions; ils seront disponibles sur l'intranet pour le personnel responsable des inscriptions au printemps 2012.
  • mettre en œuvre une stratégie de mesure du rendement pour le processus d'inscription.
Mars 2011 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011:
Des éléments/composantes du SMR ont mis au point, notamment les normes de service.
On mettra sur pied une unité chargée d'un programme d'assurance de la qualité pour étudier les entrées du SII. Un programme de surveillance et de conformité servira à vérifier l'exactitude des données en collaboration avec le Secteur de la vérification et de l'évaluation. Décembre 2010 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011:
Mise en œuvre partielle – en attente de la mise en œuvre des composantes de base du SMR. Une sous-section de la surveillance et de la conformité a été mise sur pied en novembre 2011. Des postes d'agents du contrôle de la qualité ont été créés.
Conformément à un plan triennal visant à intégrer l'inscription et la délivrance du CSSI en un processus unifié, les responsables de l'Initiative travaillent étroitement avec ceux du projet de CSSI et le personnel de l'unité de traitement de Winnipeg pour s'assurer que les trois initiatives s'intègrent sans heurts dans un processus unique. Octobre 2010 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011:
Le 8 août 2011, les unités de traitement de Winnipeg (C-3) de Winnipeg et de l'AC ont été fusionnées avec le BRI.

Le processus d'inscription au sens du projet de loi C-3 est maintenant normalisé; il est intégré au processus de demande d'émission d'un CSSI.
Un plan de communication sera rédigé pour formuler la nouvelle vision et les nouveaux objectifs. État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011 :
La vision a été communiquée lors de tournées régionales et de présentations sur la modernisation du processus d'inscription/C-3/CSSI offertes dans tous les bureaux régionaux et à tous les AIR.

SVE : Des progrès ont été réalisés dans presque toutes les composantes de cette recommandation. Aux fins de la fermeture, un rapport de fin d'année (31 mars 2012) satisfaisant est recommandé.
2B. AADNC devrait faire en sorte de régler l'arriéré et d'étudier la possibilité de fermer les dossiers incomplets de demandeurs qui n'ont pas communiqué avec l'administrateur du Registre des Indiens ou AADNC depuis une période déterminée. Dans le cadre de l'actuelle Initiative de modernisation du processus d'inscription, on examinera et réorganisera la manière de gérer la charge de travail, et on établira un système de classement prioritaire. Août 2010 État : demande de fermeture – (complété)

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011 :
Les processus ont été établis et peaufinés. Mise en œuvre de la politique « premier entré, premier sorti » et d'une norme de service prévoyant le traitement des inscriptions en moins de six mois. L'arriéré concernant l'admissibilité a été éliminé. Les arriérés concernant les adoptions et les protestations seront éliminés d'ici le 31 mars 2012.
À mesure que nous élaborerons des processus et procédures, nous instaurerons une politique de fermeture de dossier pour les cas inactifs ou pour lesquels aucune réponse n'a été reçue dans un délai de trois à six mois, selon les documents manquants. Novembre 2010 État demande de fermeture - (complété)

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011 :
Mise en œuvre d'une politique de rappel (90 et 120 jours). S'il n'y a pas eu de réponse pendant la période de rappel, le dossier est fermé. Si une réponse est fournie, le dossier est intégré à la charge de travail (premier entré, premier sorti).
Nous travaillerons étroitement avec la TI à améliorer le codage du SII de manière à saisir les données appropriées qui fourniront des statistiques. Cette information est nécessaire afin de traiter efficacement l'arriéré. Août 2010 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011:
Des modifications doivent être apportées au système. Des mesures immédiates sont prises pour stabiliser le SII (court terme). À long terme, une stratégie de réingénierie du SII sera lancée.
Les nouveaux processus et les nouvelles procédures, le programme de formation national et le programme d'assurance de la qualité contribueront à augmenter la productivité et à améliorer le service à la clientèle. Décembre 2010 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011:
L'élimination de l'arriéré relatif au droit à l'inscription et la mise en œuvre d'une norme de service (délai de 6 mois) et d'un système de rappel ont amélioré le service à la clientèle. D'autres changements sont en cours.
Un plan de communication sera également rédigé pour ces changements dans les procédures. État : n'est plus pertinent

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011 :
Les changements ont été communiqués au moyen de directives/politiques et procédures sur la formation.

SVE : progrès satisfaisants
2C. À l'issue d'une éventuelle refonte du programme, AADNC devrait :

i. régler la question du recrutement et du maintien en fonction d'ARI compétents.
i) La question du recrutement et du maintien en fonction des administrateurs est principalement liée à la formule de rémunération du programme et à d'autres facteurs. Par exemple, il n'y a pas eu d'examen des salaires depuis 1993. Décembre 2010 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011 :
Le rapport a été remis aux régions qui les distribueront aux ARI aux fins de commentaires et suggestions d'ici décembre 2011.
Parallèlement à l'examen du rôle des ARI en matière d'inscription et de délivrance du certificat sécurisé de statut indien, nous entamerons des discussions avec les bureaux régionaux, les chefs et leurs conseillers ainsi que les ARI afin de formuler des recommandations pour résoudre la question. Novembre 2010 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011:
Le rôle des ARI au chapitre des CSSI, qui est continu, devra leur être communiqué ainsi qu'aux intervenants avant la délivrance des CSSI à l'échelle nationale.
ii. mettre en place des lignes directrices et des outils communs pour assurer l'uniformité et la rigueur du processus; dispenser aussi une formation nationale et assurer la surveillance fonctionnelle régulière de chaque ARI. ii) Comme on le décrit ci-dessus (point 2a), on instaurera un nouveau programme robuste de surveillance et de conformité, on créera de nouvelles unités d'assurance de la qualité, de même qu'un poste de coordonnateur national de la formation. Décembre 2010 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011 :
En novembre 2011, une unité chargée de la surveillance et de la conformité sera créée, de même que des postes d'agent de contrôle de la qualité et une unité chargée de la gestion des cas complexes (CSSI). Le tout sera fonctionnel en décembre 2011.
Des manuels et des outils de formation communs seront fournis en vue de mettre en œuvre une approche modernisée et normalisée, incluant une orientation fonctionnelle constante. Juin 2011 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011 :
Les travaux ont été amorcés concernant les guides. Le tout devrait être prêt au printemps 2012, de même que les modules de formation en ligne et l'accès intranet aux outils de référence communs.

SVE : Des progrès ont été réalisés. Si l'on fait un bilan satisfaisant le 31 mars 2012, ce dossier pourrait être clos.
3. RESPONSABILISATION
AADNC devrait élaborer une stratégie de mesure du rendement afin d'orienter les activités de surveillance et de reddition de comptes et d'appuyer les processus décisionnels ainsi qu'une utilisation efficace des ressources disponibles. Dans le cadre de l'Initiative de modernisation du processus d'inscription, on travaillera avec le Secteur de la vérification et de l'évaluation afin de mettre au point une stratégie de mesure du rendement.    
1. Créer une unité d'assurance de qualité qui vérifiera, au moyen d'une analyse fondée sur le risque, l'exactitude des données sur les charges de travail actuelles des unités de l'inscription, de Winnipeg et du certificat sécurisé de statut indien. On présentera un rapport mensuel et, s'il y a lieu, des propositions de modifications. Décembre 2010 État : demande de fermeture (complété)

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011 :
Des postes du domaine de l'assurance de la qualité ont été créés au sein des équipes du droit à l'inscription et du projet de loi C-3.
2. De plus, les unités actuelles de l'inscription, de Winnipeg et du certificat sécurisé de statut indien présenteront un tableau de bord similaire qui nous permettra d'évaluer les progrès Octobre 2010 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011:
On travaille à l'élaboration d'un tableau de bord commun BRI/C-3/CSSI.
3. On effectuera régulièrement des examens de surveillance et de conformité des unités de l'administration centrale, de Winnipeg et de l'inscription, ainsi que du personnel régional et des ARI. Novembre État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011:
La mise sur pied de la nouvelle unité de surveillance et de conformité a débuté en novembre 2011, pour garantir un examen rigoureux du processus d'inscription en 2011. Des rapports mensuels seront rédigés.

SVE:
Les travaux sur la stratégie de mesure du rendement n'ont pas encore commencé.
4. RÉUSSITE ET INCIDENCES
AADNC devrait rédiger une description de tâches uniforme pour les ARI précisant leurs responsabilités. Une ébauche de la description des tâches est en rédaction présentement; on la révisera de manière à y intégrer tout changement de rôle et de responsabilité des ARI, y compris en matière de décisions concernant la délivrance du certificat sécurisé de statut indien. Mars 2011 État : attente de la mise en œuvre

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011:
Le rapport a été remis aux régions pour qu'elles le distribuent aux ARI aux fins de commentaires et de suggestions d'ici décembre 2011.

Les résultats éclaireront l'examen du programme d'ARI et la préparation d'une nouvelle description de poste.

SVE : les progrès sont suffisants, clore le dossier.
5. RAPPORT COÛT-EFFICACITÉ
5A. AADNC devrait examiner la faisabilité d'encourager les bandes à mettre en commun les ressources et le financement en vue d'attirer des ARI compétents et dévoués et de les retenir à plein temps. Au cours du renouvellement des autorisations de programme, on étudiera la possibilité d'inclure un nouvel incitatif au programme pour favoriser le maintien en fonction des ARI. On examinera aussi la faisabilité de mettre en commun les ressources des bandes ou d'élargir le rôle des conseils tribaux pour inclure la prestation du service.

Munis de tâches bien définies, d'un salaire adéquat, d'une formation, d'outils et de matériel, les ARI pourraient décider de rester en poste plus longtemps.
Janvier 2011 État : en cours

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011:
En attente de la publication du rapport, qui sera diffusé aux intervenants, de même que des résultats des commentaires et des suggestions, d'ici décembre 2011.

SVE : approuvé
5B. AADNC devrait revoir la partie à l'acte de la formule pour garantir que les ARI sont rémunérés en fonction du coût réel de la tâche. L'exercice dépendra des résultats de l'examen et de la modernisation du rôle des ARI ainsi que de la rédaction d'une nouvelle description de tâches. Nous étudions également la possibilité d'utiliser des incitatifs. Janvier 2011 État : aucune mesure n'a été prise

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011 :

Le rapport a été remis aux régions pour qu'elles le distribuent aux ARI aux fins de commentaires et de suggestions d'ici décembre 2011.
6. CONSIDÉRATION SPÉCIALE
AADNC doit disposer d'un processus de validation/vérification bien établi afin de garantir l'exactitude des données d'inscription consignées au SII. Voir la recommandation no 3 pour la réponse. Novembre 2010 État : aucune mesure n'a été prise

Mise à jour/ justification :
En date du 30/09/2011 :
Aucun commentaire.

SVE : on recommande de clore ce dossier

Une réponse serait suffisante.
 
 
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