ARCHIVÉE - Évaluation de la Politique d'intervention - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2011

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de l'évaluation, de la mesure du rendement et de l'examen en date du 30 septembre 2011

Dirigeant principal des finances et Opérations régionales

Évaluation de la Politique d'intervention (09082)
Date d'approbation : 18/11/2010

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. Mette en œuvre des stratégies de prévention et de détection rapide afin d'éviter que les Premières Nations fassent l'objet d'une intervention ou passent à un niveau plus élevé d'intervention. À cette fin, il faudrait

a. mieux cerner les lacunes et les besoins en matière de finances et de gouvernance (lié à l'évaluation générale);
a. Le déploiement de l'outil d'évaluation générale a débuté en octobre 2010 et se terminera d'ici le 1er avril 2011. L'évaluation générale offrira de l'information sur le niveau de risque des bénéficiaires et servira aussi à cerner les lacunes de ces derniers en matière de capacité. Elle sera une source d'information qui aidera à prévenir et à gérer les manquements dans le cadre de la nouvelle Politique de prévention et gestion des manquements. À partir d'avril 2011 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification
En date du 30/09/2011:

DPF
1 a) L'évaluation générale a été approuvée et mise en œuvre le 1er avril 2011. Le Cahier de travail de l'évaluation générale fournit chaque année un « instantané » du rendement passé du bénéficiaire, et présente les points forts et les nouveaux risques susceptibles de nuire à la gestion par le Ministère de ses paiements de transfert au bénéficiaire. Les résultats de l'évaluation générale sont également utilisés comme source de renseignements pour éviter ou prendre en compte les manquements en vertu de la nouvelle Directive et de la nouvelle Politique de prévention et de gestion des manquements. Entre‑temps, le programme du développement professionnel et institutionnel a été restructuré afin de mettre l'accent sur quatre secteurs prioritaires qui prennent en compte les lacunes relevées dans les résultats de l'évaluation générale communautaire. En outre, 4 millions de dollars ont été investis au cours de l'année financière pour traiter 76 plans de prévention et de gestion des manquements communautaires dans toutes les régions.

OR
État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

1 a) : La version 2 de l'évaluation générale, un outil d'évaluation des risques que posent les bénéficiaires, a été approuvée aux fins d'utilisation au sein du Ministère pour appuyer une approche fondée sur les risques en matière de gestion des ententes de financement. L'évaluation générale a été approuvée et affichée sur le site Web du Centre d'expertise des paiements de transfert.

DPF
b) Un outil d'évaluation des manquements et un guide de l'utilisateur ont été élaborés pour s'assurer que :

  • les exigences de la politique sont respectées;

  • l'ensemble des régions et des secteurs adopte une approche cohérente;

  • on fait preuve d'une diligence raisonnable, qui peut être démontrée.

Le processus de gestion des manquements fournit un moyen standard d'évaluer la nature et le niveau de risque lié à un manquement, selon le niveau de tolérance au risque d'AADNC exprimé sous la forme d'un « schéma » (grille). Cela permet d'examiner à la fois l'urgence et les conséquences du manquement. Le processus de gestion des manquements fournit un moyen standard de décrire la nature et le niveau de risque lié à un manquement (faible, moyen, élevé) et une série de processus de gestion des manquements permettant de rajuster les exigences administratives imposées aux bénéficiaires en fonction du niveau de risque.

DPF
Il peut être demandé au SA de tenir des rôles consultatifs, administratifs ou de développement des capacités. Les rôles administratifs comprennent le maintien des opérations financières exigées à l'appui de la prestation des programmes et des services aux collectivités des Premières Nations, tout en aidant le bénéficiaire à être en mesure d'administrer les fonds dans un avenir proche. Tel que précisé dans la commande subséquente au SA, celui-ci pourrait devoir :

administrer le financement du bénéficiaire en tout ou en partie et assumer les obligations énoncées dans les accords de financement du bénéficiaire;

agir comme médiateur entre le bénéficiaire et ses créanciers pour négocier des plans de remboursement, si besoin est;

c) Aider le bénéficiaire à remédier à son manquement afin de faciliter la reprise de l'administration du financement. Cela peut inclure la prestation de conseils quant à la résolution des difficultés ou au développement des capacités, incluant la préparation et la mise en œuvre de stratégies telles que définies dans la politique. Le séquestre‑administrateur de l'entente de financement est également assujetti à un examen du rendement.

DPF
Le Cahier de travail de l'évaluation générale fournit chaque année un « instantané » du rendement passé du bénéficiaire, et présente les points forts et les nouveaux risques susceptibles de nuire à la gestion par le Ministère de ses paiements de transfert au bénéficiaire. Les résultats de l'évaluation générale sont également utilisés comme source de renseignements pour éviter ou prendre en compte les manquements en vertu de la nouvelle Directive et de la nouvelle Politique de prévention et de gestion des manquements.

OR - En cours
d) Le Ministère travaille simultanément à l'élaboration d'une évaluation de l'état de préparation, un outil d'évaluation de l'admissibilité qui sera utilisé pour évaluer la capacité des bénéficiaires d'offrir les programmes et les services d'AADNC en se servant d'approches et de mécanismes d'un financement plus souple.

On procède actuellement à l'intégration complète de l'évaluation de l'état de préparation à l'évaluation générale pour la sortie de la version 3 de l'évaluation générale. L'évaluation de l'état de préparation fait l'objet de tests afin d'apporter les ajustements définitifs et de préparer l'outil pour son application générale en avril 2012.

DPF
e) AADNC a un plan de travail conjoint avec Santé Canada et codirige avec Santé Canada les projets pilotes nationaux de prestation interministérielle des S et C pour les bénéficiaires autochtones avec RHDCC et la Sécurité publique comme parrains.

OR
État : En cours d'exécution
Les éléments du plan de travail sont terminés et en cours. Les réunions trimestrielles du groupe de travail ont eu lieu.

AADNC et le groupe de travail des DG de Santé Canada ont recommandé que le SMAP approuve le plan de travail intégré de Santé Canada et d'AADNC.

SVE : Il est recommandé de fermer cette recommandation.

Des mesures ont été prises ou sont en voie d'être prises. Aucun autre suivi n'est exigé.
Actuellement, le Secteur des opérations régionales est en train de mettre sur pied deux nouvelles approches efficaces à l'égard des programmes de renforcement des capacités d'AINC. Il élaborera aussi des stratégies visant à mieux combler aux lacunes cernées dans l'évaluation générale. 2011-12
b. mieux recenser les facteurs justifiant la cogestion et l'intervention d'un séquestre-administrateur; b. Le nouvel outil d'évaluation des manquements appuiera la décision de nommer un séquestre-administrateur de l'entente de financement (SAEF). Cet outil a été créé au moyen de preuves tangibles provenant d'une variété de sources comme les visites sur place, l'évaluation générale et autres renseignements disponibles. 2011-12
c. indiquer les mesures pour encourager les séquestres-administrateurs à développer la capacité des Premières Nations et incorporer une condition en ce sens aux ententes avec les séquestres-administrateurs; c. Souvent, la relation entre le SAEF et les bénéficiaires ne favorise pas le renforcement de la confiance ou des capacités. Par conséquent, les mesures incitatives ne sont pas incorporées aux ententes de financement. Toutefois, le besoin d'inclure des mesures incitatives et de préciser des jalons pour le développement des capacités sera évalué au moment de relancer le processus MERX dans le but de cibler un nouveau groupe de SAEF. 2011-12
d. Formuler des questions afin de bien évaluer les principaux facteurs de réussite, les tendances à l'amélioration ou à la détérioration de la situation (songer à effectuer des sondages communautaires afin de mieux évaluer la capacité de réussite des collectivités). d. La Politique sur les paiements de transfert a cerné les exigences principales en matière de capacité pour la réussite (gouvernance, capacité organisationnelle, procédés et processus évolués, mécanismes de reddition de comptes et santé financière). Le Ministère élabore des outils d'évaluation pour examiner les forces et les faiblesses récentes liées aux exigences en matière de capacité. L'évaluation générale et l'évaluation de l'état de préparation sont des outils clés en voie d'élaboration et de mise en œuvre à l'heure actuelle. Les procédés et les structures liés à ces outils reposent sur un engagement communautaire déterminé et précis. De plus, le Ministère examine les possibilités d'élaborer des approches plus exhaustives en vue d'appuyer le développement et la planification des communautés, ce qui améliorera notre compréhension des facteurs de réussite principaux des collectivités.

Les résultats de l'évaluation générale seront examinés de façon annuelle afin de faire le suivi de l'amélioration ou de la détérioration de la situation des collectivités et des bénéficiaires dans divers domaines; les facteurs principaux d'amélioration seront aussi examinés.
2011-12
e. améliorer les communications et la coordination aux niveaux national et régional avec d'autres ministères qui offrent des services ou des programmes aux Premières Nations. e. Collaborer avec le ministère de la Justice et d'autres ministères fédéraux pour faciliter l'échange d'information entre les ministères fédéraux qui ont des bénéficiaires communs (p. ex. élaborer avec Santé Canada un protocole et des dispositions communes pour les accords et chercher des occasions d'harmonisation dans le domaine du développement communautaire).

De plus, AINC coordonne un réseau des SMA sur les affaires autochtones qui se rencontre de façon régulière pour améliorer la communication et la coordination. Les gestionnaires régionaux participent aux Conseils fédéraux régionaux.
En cours
2. Il est recommandé que :

a. les séquestres-administrateurs soient préqualifiés et évalués en fonction de critères de rendement;
a. La liste actuelle des séquestres- administrateurs préqualifiés a été établie en 2009-2010 à la suite d'un processus compétitif MERX. La liste, de même que les ententes avec les séquestres-administrateurs sont valides pour une période de trois ans et peuvent être modifiées et prolongées jusqu'à un maximum de cinq ans. Terminé État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification
En date du 30/09/2011:

a) La nouvelle Directive sur la gestion des ententes de financement par un séquestre‑administrateur comprend un cadre de gestion du rendement du séquestre-administrateur de l'entente de financement.

b) Le Ministère a élaboré une Politique et une Directive sur la vérification des bénéficiaires qui s'appliquent aux ententes de financement par un séquestre‑administrateur. Ces ententes comprennent également des droits à des clauses de vérification. Nous n'exigeons plus que les bénéficiaires concluent une entente de cogestion. Cet élément est maintenant remplacé par des services de consultation.

c) Achevé tel qu'indiqué dans le compte rendu de 2010.



SVE : Il est recommandé de fermer cette recommandation.
La Politique d'intervention actuelle exige qu'un examen du rendement soit mené afin d'évaluer le rendement du séquestre-administrateur relativement aux exigences de l'entente de gestion. À l'heure actuelle, le DPF est en voie de revoir la Politique et veillera à ce que les exigences liées à l'examen du rendement continuent d'être traitées dans la nouvelle Politique de prévention et de gestion des manquements en améliorant les outils de suivi. 2011-12
b. AADNC fasse une vérification des ententes de cogestion et des ententes avec un séquestre-administrateur selon les risques; b. Le DPF s'assurera que la nouvelle directive sur les séquestres-administrateurs exige que les secteurs exécutent une vérification des ententes de cogestion et de gestion par séquestre-administrateur en fonction du risque. 2011-12
c. les ententes avec les séquestres-administrateurs soient modifiées afin d'amener ces derniers à participer à l'évaluation en plus des vérifications. c. L'entente-cadre avec les séquestres-administrateurs actuelle comprend déjà une disposition exigeant qu'ils fournissent toute aide nécessaire aux vérificateurs. Le DPF s'assurera que les nouvelles ententes-cadres exigent la participation des séquestres-administrateurs à l'évaluation en plus des vérifications. Terminé
3. a nouvelle Politique de prévention et de gestion des manquements devrait corriger les lacunes de la Politique d'intervention actuelle sur le plan de la conception et de l'administration.

a. À cette fin, il faudrait : adopter des instruments nationaux et des méthodes formelles pour l'évaluation des Premières Nations;
a. Les politiques et les directives pour la gestion des manquements et l'évaluation générale ainsi que les outils qui appuient la cohérence et la mise en œuvre seront officialisés dans le cadre d'un processus national dans le PTPNI. Avril 2011 État : EN VOIE DE MISE EN ŒUVRE

Mise à jour/ Justification
En date du 30/09/2011:

a) La Politique de prévention et de gestion des manquements et les outils d'accompagnement ont été élaborés et approuvés en juillet 2011. Ces outils standards ont été élaborés pour garantir le respect des exigences stratégiques, la présence d'une approche cohérente dans les régions et les secteurs et pour s'assurer qu'une diligence raisonnable est exercée et peut être démontrée. Le module d'intervention du système PTPNI fera également l'objet d'un examen de conception pour mettre en œuvre de façon fonctionnelle les nouvelles directives, les outils et les mesures de contrôle.
b. Clarifier les rôles et responsabilités des agents des services de financement, rédiger des descriptions de travail qui indiquent les compétences et les connaissances requises et proposer la formation nécessaire pour satisfaire les besoins; b. Les rôles et les responsabilités seront clairement énoncés dans le document sur les politiques/directives.

Les rôles des ASF sont actuellement examinés afin de cerner les besoins d'harmonisation stratégique avec les fonctions de base. Un rapport a déjà été déposé et pourrait être utilisé dans le cadre de l'harmonisation des ressources avec les priorités opérationnelles.
Avril 2011 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

b) La Directive de prévention et de gestion des manquements établit clairement les rôles et les responsabilités de l'ASF.
c. communiquer clairement la nouvelle politique et les méthodes d'évaluation aux groupes concernés et aux Premières Nations. c. On a offert des séances de participation sur la nouvelle Politique de prévention et de gestion des manquements au cours de l'été 2010. Le document sur les politiques/directives sera révisé en fonction des commentaires recueillis pendant ces séances. Des séances d'information/de formation seront offertes aux employés d'AINC avant et après la mise en œuvre en avril 2011. AINC demeurera en communication avec l'AAFA afin de mettre à jour le matériel de formation fourni par l'organisation aux bénéficiaires autochtones. Juillet 2011 État : En cours d'exécution

c) La nouvelle Politique et Directive de prévention et de gestion des manquements a fait l'objet de nombreuses consultations à l'interne et à l'externe. La politique et les outils d'accompagnement ont été approuvés en juillet 2011. La nouvelle Politique et Directive ont été communiquées à l'Association des agents financiers autochtones du Canada pour lui permettre de mettre à jour son matériel de formation. Le Ministère effectue actuellement un dernier examen des documents traduits pour faire connaître la politique, les directives d'accompagnement et les outils. Des séances de formation seront également ajoutées au calendrier de formation.

État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

SVE : Il est recommandé de fermer cette recommandation.
4. Élaborer et mettre en place de meilleurs systèmes de surveillance et de déclaration, y compris

a. une stratégie de mesure du rendement qui permettra de présenter des données utiles au moyen de rapports d'étape trimestriels et du rapport ministériel sur le rendement. Des indicateurs de rendement tels que la durée, la fréquence et le niveau d'intervention ainsi que le degré de mise en œuvre du plan de redressement pourraient être envisagés.
a. Le DPF rendra des comptes sur les interventions en fonction des indicateurs tous les trimestres lors de la réunion de la haute direction du DPF. Le Comité des opérations gèrera annuellement la surveillance nationale afin d'examiner toutes les collectivités visées par une activité de gestion des manquements. Avril 2011 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/Justification
En date du 30/09/2011:

a) Rapport du DPI au Comité de gestion financière sur les interventions. Dernière mise à jour 201126-01-15.
b. un système de suivi des coûts à l'administration centrale et en région pour recueillir les données sur les coûts afin de mesurer la rentabilité et d'orienter la prise de décisions futures; b. On assurera le suivi des coûts liés aux séquestres-administrateurs dans le PTPNI, et des rapports de surveillance seront produits.

On effectuera une évaluation ponctuelle des coûts autres que ceux associés à la gestion par un séquestre-administrateur deux ans après la mise en vigueur de la nouvelle politique afin de mesurer le rapport coût-efficacité.
2011-12 État : En cours d'exécution

b) Le coût des séquestres‑administrateurs fait l'objet d'un suivi dans le système PTPNI. Le rapport est à la disposition des cadres supérieurs. L'évaluation de la rentabilité aura lieu deux ans après l'application de la nouvelle Politique de prévention et de gestion des manquements et des outils d'accompagnement.
c. La restructuration du module de la Politique d'intervention dans le système PTPNI, notamment la révision des entrées, du traitement et des sorties (rapports) du système aux niveaux régional et national, en vue de le rendre plus convivial et fiable et de contribuer à la formulation de la nouvelle stratégie de mesure du rendement conformément à la nouvelle politique. c. On restructurera le module sur les interventions du PTPNI pour l'harmoniser avec la nouvelle Politique de prévention et de gestion des manquements et les directives sous-jacentes. 2011-12 État : classé

c) Le module d'intervention du système PTPNI fera l'objet d'un examen de conception pour mettre en œuvre de façon fonctionnelle les nouvelles directives, les outils et les mesures de contrôle.

État : En cours d'exécution

SVE : Il est recommandé de fermer cette recommandation.
 
 
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