ARCHIVÉE - Système global de gestion intégrée des documents (SGGID) - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2011

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2011

Dirigeant principal des finances

Système global de gestion intégrée des documents (SGGID) (08/19)
Date d'approbation du CVÉ : 14 mai 2010

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. Connaissances des utilisateurs :

Observation : Les utilisateurs connaissent mal la classification des documents, leurs responsabilités en la matière, l'aide disponible, ainsi que les avantages d'accorder la priorité à cette activité.
Action : La DGGI d'AINC appliquera une approche renouvelée de la gestion du changement afin de minimiser les manques de connaissances liées au fonctionnement du système. Des efforts accrus seront concentrés sur la généralisation de l'utilisation du système, y compris l'approbation et la mise en application par la haute direction. Dans le court terme, la DGGI formera des groupes d'utilisateurs et effectuera des enquêtes pour recueillir les observations et les suggestions des employés du Ministère relatives aux améliorations à apporter. (Septembre 2010) État : En cours (se poursuit)

Mise à jour/ Justification :
Au 30 septembre 2011 :

Observation : Les utilisateurs connaissent mal la classification des documents, leurs responsabilités en la matière, l'aide disponible, ainsi que les avantages d'accorder la priorité à cette activité.

903 des 3800 utilisateurs du SGGID d'AADNC ont participé à un sondage en ligne (juillet 2011) qui visait à permettre de contribuer à la planification stratégique et à la prise de décisions en vue de l'amélioration des services et des outils en matière de GI. Un certain nombre de domaines pouvant faire l'objet d'améliorations ont été relevés. Les résultats du sondage enrichiront le développement d'un plan de gestion du changement, assorti de mesures à prendre, y compris aux chapitres de la sensibilisation et de la formation des utilisateurs, le tout devant être mis en œuvre au cours des deux à trois prochaines années.

Commentaire du SVE : La mise en œuvre se poursuit.
2. Conservation et élimination de documents

Observation : Les politiques normalisées d'AINC en matière de conservation et d'élimination de documents ne sont pas appliquées de manière cohérente dans l'ensemble du Ministère.
Action : La DGGI collaborera avec les régions et les secteurs de programmes pour faire en sorte que les autorisations de disposer de documents (ADD) soient appliquées de manière cohérente aux collections de documents du SGGID. Ces travaux seront effectués parallèlement aux activités ministérielles qui sont en cours avec Bibliothèque et Archives Canada (BAC) en vue de mettre à jour un grand nombre d'autorisations existantes. (Décembre 2010) État : En cours

Mise à jour/ Justification :
Au 30 septembre 2011 :

Observation : Les politiques normalisées d'AADNC en matière de conservation et d'élimination de documents ne sont pas appliquées de manière cohérente dans l'ensemble du Ministère.

AADNC compte parmi les premiers à avoir adopté la Méthodologie en tenue de documents (TD) de Bibliothèque et Archives Canada, ce qui permettra de respecter la directive en matière de conservation des documents d'ici 2014. Des discussions avec BAC et la formation sur la Méthodologie en TD ont débuté en juillet 2011. L'un des résultats de la mise en œuvre de la Méthodologie en TD prendra la forme de l'élaboration d'une lettre d'autorisation de disposition complète, qui fournira aux spécialistes de la GI une description claire des mécanismes de contrôle en matière de tenue des documents et de leur disposition. Les autorisations de disposer des documents (ADD) d'AADNC seront revues et mises à jour dans le contexte de la Méthodologie en TD. Cette mise en œuvre entraînera également l'élaboration d'un instrument de responsabilisation en matière de gestion des documents qui offrira aux directeurs administratifs un instrument convivial pour la gestion ( p. ex., déterminer ce qui doit être conservé et ce dont on peut disposer) des ressources en matière d'information à valeur opérationnelle.

Commentaire du SVE : La mise en œuvre se poursuit.
3. Valeur opérationnelle de l'information

Observation : La fonction de sauvegarde obligatoire du SGGID est en train de produire une surabondance de données transitoires stockées.
Action : La DGGI élaborera une stratégie axée sur l'identification des renseignements opérationnels par rapport aux renseignements éphémères. Cela comportera l'identification d'une installation de stockage appropriée pour les documents éphémères. De plus, la DGGI prendra l'initiative de l'élaboration d'une stratégie de recherche qui permettra de fouiller dans tous les dépôts de documents du Ministère pour des investigations informatiques ou pour des demandes d'AIPRP. (Décembre 2010) État : En cours

Mise à jour/ Justification :
Au 30 septembre 2011 :

Observation : La fonction de « sauvegarde obligatoire » du SGGID engendre une surabondance de saisie et de stockage de données transitoires.

Une partie de la Méthodologie en TD tient à l'élaboration d'une déclaration d'intention sur la valeur qui permettra de désigner les ressources en matière d'information à valeur opérationnelle et de valeur durable. En même temps que la Méthodologie en TD, AADNC propose de mettre en œuvre un système ISIS ( Integrated Semantic Information Services), une application intégrée avec le SGGID qui permettra aux utilisateurs finaux de désigner les données à valeur opérationnelle au moment de leur création. Cette opération de désignation facilitera le traitement des documents transitoires. La méthodologie de la mise en œuvre du système ISIS comprend une description des processus opérationnels globaux fondée sur une analyse des fonctions et des activités ministérielles afin de cerner l'information à valeur opérationnelle. Le Comité de gestion financière (CGF) vient tout juste d'approuver le financement de cette initiative et les travaux portant sur la première phase, soit celle de la validation de principe, débutent à peine. On a entrepris de discuter de questions concernant des stratégies de recherche sur les activités qui appuient l'initiative eDiscovery d'AADNC, coprésidée par la DGGI et la DGGRL.

Commentaire du SVE : La mise en œuvre se poursuit.
4. Sécurité des documents

Observation : Une confusion entoure les protocoles sur la sécurité des documents, l'établissement de profils et les règles administratives au sein du Ministère.
Action : Depuis la fin de la vérification, la DGGI et la Division de la sûreté et de la santé et sécurité au travail (SSST) se sont associées pour essayer de mieux informer le personnel du Ministère sur la manipulation des documents électroniques et pour évaluer et contrôler ce qui se fait. À cette fin, des mesures ont été prises pour augmenter le nombre de messages ayant pour objet les cotes de sécurité adéquates pour les documents. En particulier, des changements ont été apportés au programme de formation du SGGID afin d'aider les utilisateurs à attribuer la bonne cote de sécurité aux documents.

À long terme, la DGGI poursuivra sa collaboration avec SSST afin d'améliorer la connaissance, l'évaluation et le contrôle de la manipulation des documents électroniques.
Immédiatement, activité régulière État : Terminé

Mise en œuvre/ Justification : 
Au 30 septembre 2010 :

Des changements ont été apportés au programme de formation sur le SGGID afin d'aider les utilisateurs à mieux cibler les désignations de sécurité des documents (y compris l'intégration directe d'un message par la Division de la sûreté et de la santé au travail (DSST)).

De plus, un nouveau document en trois volets (comprendre les niveaux de sécurité, les contrôles d'accès et le SGGID) a été élaboré de concert avec la DSST et distribué électroniquement à tous les collègues de la GI des régions. Il est à présent intégré aux trousses d'orientation destinées aux nouveaux employés dans la RCN.

À long terme, la DGGI continuera de travailler en collaboration avec la DSST pour améliorer la sensibilisation, la mesure et la surveillance associées au traitement des documents électroniques.

Commentaires du SVE : Terminé. Entièrement mis en œuvre.
5. Règles d'affectation des noms et établissement de profils

Observation : Les règles d'affectation des noms et les contrôles d'accès ne sont pas appliqués rigoureusement.
Action : À court terme, la DGGI renseignera en détail les régions sur les pratiques exemplaires et les normes d'AINC concernant l'affectation des noms, tout en favorisant une plus grande ouverture dans le contrôle de l'accès aux documents. La situation sera évaluée de façon permanente au moyen de l'exercice de pointage régional et sectoriel de la DGGI. (Septembre 2010, activité régulière) État : En cours

Mise à jour/ Justification : 
Au 30 septembre 2010 :

Il s'agit d'une initiative pour le 3e trimestre, qui comprend la validation et la rétroaction des régions au cours de l'atelier national annuel sur la GI/TI.

Commentaires du SVE : Terminé.
6. Performance

Observation : La mesure, le contrôle et la correction de la performance et du temps de réponse du SGGID devraient être améliorés.
Action : La DGGI, en collaboration avec ses partenaires de service régionaux, instituera un processus national d'examen visant à déterminer les facteurs qui influencent la performance du système. Une fois qu'il aura été mis en place, la DGGI prendra l'initiative d'assurer la mesure, la surveillance et la correction permanentes de la performance et du temps de réponse du SGGID dans toutes les régions. (Septembre 2010, activité régulière) État : En cours

Mise à jour/ Justification : 
Au 30 septembre 2010 :

Il s'agit d'une initiative pour le 3e trimestre, qui comprend la validation et la rétroaction des régions au cours de l'atelier national annuel sur la GI/TI.

Commentaires du SVE : Terminé.
7. Obtention de licences

Observation : Au moment de la vérification, le nombre d'utilisateurs actifs dépassait le nombre de licences délivrées.
Action : Depuis la fin de la vérification, DGGI a versé à TPSGC les sommes nécessaires pour obtenir les licences manquantes. (Décembre 2010, activité régulière) État : Terminé

Mise à jour/ Justification : 
Au 30 septembre 2010 :

Depuis la fin de la vérification, la DGGI a versé à TPSGC les sommes nécessaires pour couvrir le manque qui a été ciblé.

Commentaires du SVE : Terminé. Entièrement mis en œuvre.
 
 
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