ARCHIVÉE - Vérification des comptes de fiducie - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2011

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2011

Résolution et affaires individuelles et DPF

Vérification des comptes de fiducie
Date d'approbation : 24 septembre 2010

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. Le SMA, RAI, devrait élaborer et publier un cadre de contrôle et de compensation des comptes d'attente dans les régions. Cela suppose de clarifier les rôles et les responsabilités entourant le contrôle et la création des comptes d'attente dans le Manuel sur les fonds des Indiens et le Guide de gestion des terres. Il existe une possibilité de coordonner la supervision de cette activité de contrôle avec le DPF, en incorporant le statut des comptes d'attente dans le processus de certification régional mensuel.
  • La Direction générale des affaires individuelles (DGAI), en collaboration avec la Direction générale des terres et du développement économique (TDE) va mettre au point un cadre de suivi des comptes d'attente concernant les terres. Ce travail comportera la modernisation des outils pertinents (liste de vérification nationale, catégorisation des critères de transactions, et clarification des critères/conditions dans lesquels le ministère déposera les rentrées de fonds).
Mars 2011 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2011 :

  • Les critères de transactions ont été catégorisés et clarifiés aux fins de l'élaboration des procédures de contrôle.

  • Les étapes des procédures normales d'exploitation (PNE) ont été élaborées.

  • Une directive nationale sur NetLands a été établie.



  • L'évaluation de NetLands est terminée; des corrections ont été apportées au système et les recommandations connexes ont été présentées au directeur général (DG), TDE, aux fins d'approbation.

  • Une formation sur NetLands a été donnée dans les régions.

  • Un plan de restructuration concernant la gestion de l'information et la technologie de l'information (GI‑TI) de même que NetLands a été présenté au DG, TDE, aux fins d'approbation.

  • L'évaluation de NetLands est terminée; des corrections ont été apportées au système et les recommandations connexes sont à l'étude.

  • Les critères de transactions ont été catégorisés et clarifiés aux fins de l'élaboration des procédures de contrôle.

  • Une formation sur NetLands a été donnée dans les régions.

  • Le plan de restructuration concernant la GI‑TI de même que NetLands est à l'étude.

État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

  • La table des PNE a été mise à jour en ce qui a trait aux activités de gestion des terres et aux outils connexes : nouveaux rapports.

  • Nouvelle procédure : Examen de la qualité des données pour maintenir l'intégrité des données de NetLands et du SETI (Système d'enregistrement des terres indiennes).

  • Une nouvelle annexe B a été créée. Celle-ci présente un résumé des outils que les utilisateurs doivent employer pour obtenir de l'aide concernant la directive de NetLands.

  • Une stratégie de formation a été mise sur pied.

  • Un processus provisoire a été réalisé. On attend les commentaires des régions. On travaille à la création d'un guide à l'intention des gestionnaires.

Commentaire du Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) : En cours d'exécution

Examen des recommandations qui découlent de l'évaluation de NetLands.
  • Des procédures de contrôle uniformes seront élaborées pour traiter des questions entourant les transactions, et dans ce contexte une directive nationale sera émise en 2010 (utilisation du système de suivi Netlands).

  • Le processus de certification mensuel exigera une justification de l'état des comptes d'attente et définira les conséquences du fait de ne pas fournir une justification et une documentation adéquates.
Octobre 2011
2. Le SMA, RAI, en collaboration avec le SMA principal, Secteur des opérations régionales (SOR), devrait élaborer une politique, des lignes directrices et des processus connexes pour répondre à la question des comptes d'attente à long terme.
  • La DGAI (RAI) en collaboration avec les Terres (TDE) élaborera une stratégie globale pour répondre à la question des comptes d'attente à long terme concernant les terres, stratégie qui comportera la modernisation des politiques, des lignes directrices, des processus et des procédures pertinents, ainsi que le soutien d'un cadre de contrôle.
Mars 2011 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2011 :

  • Les comptes d'attente ont été catégorisés et des procédures de diffusion pour chacune des catégories ont été recommandées et présentées au DG aux fins d'examen. Un certain nombre de catégories (comme dans les cas où le preneur à bail ou la bande en cause n'existe plus, et d'autres catégories historiques) devront être analysées et examinées de façon plus approfondie.

  • Un chapitre sur la gestion des paiements sera ajouté au Guide de la gestion des terres.

  • Des politiques sur la collecte de données et une stratégie pour gérer les arriérés seront élaborées.

État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

  • La directive nationale sur NetLands a été communiquée aux partenaires régionaux.

  • Le libellé recommandé par Résolution et affaires individuelles (RAI) pour mettre à jour le chapitre 5 – Comptes d'attente – du Manuel sur les fonds des Indiens (MFI) a été présenté.

Commentaire du SVE : En cours d'exécution
  • Une politique sur la collecte de données est en cours d'élaboration.

  • Le Guide de la gestion des terres est en cours de révision.

  • Le MFI est en cours de mise à jour.
3. Le DPF devrait communiquer officiellement avec tous les bureaux régionaux pour rappeler les exigences d'AINC en matière de dépôt d'espèces contenues dans le Guide de gestion financière (GGF). Ce guide prévoit que les bureaux régionaux déposeront quotidiennement toutes les rentrées de fonds de plus de 500 $. Les agents de programme des bureaux régionaux pourraient à l'occasion éduquer les remettants quant à la documentation à fournir à l'appui des rentrées de trésorerie. - La CMGM (DPF), en collaboration avec les Terres (TDE) intégrera la politique sur la réception et le dépôt des fonds publics dans le MFI et dans le Guide de gestion des terres. Une procédure adéquate sera créée pour garantir le traitement immédiat des comptes d'attente créés pour combler l'écart entre l'activation et l'enregistrement des instruments fonciers. Mars 2011 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 31 mars 2011 :

  • La directive nationale sur NetLands a été communiquée aux partenaires régionaux.

  • Le libellé recommandé par RAI pour mettre à jour le chapitre 5 – Comptes d'attente – du MFI a été présenté.

  • Le guide de l'utilisateur a été mis à jour.

État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

  • Le dirigeant principal des finances (DPF) et le DG, TDE, devront intégrer au MFI et au Guide de la gestion des terres la Politique sur la réception et le dépôt des fonds publics une fois achevée la mise au point de cette dernière (d'ici la fin du 3e trimestre). Une procédure adéquate sera créée pour garantir le traitement immédiat des comptes d'attente créés pour combler l'écart entre l'activation et l'enregistrement des instruments fonciers.

Commentaire du SVE : En cours d'exécution

Le MFI et le Guide de la gestion des terres sont en cours de révision.
4. Le SMA, RAI, de pair avec le DPF, devrait renforcer la diligence requise pour faire en sorte que les fonds des Indiens soient approuvés conformément à la RCB pertinente et à la Loi sur les Indiens.
Si l'on se fonde sur l'État des perceptions et aliénations des fonds des Indiens remis de pair avec les états financiers vérifiés, il faudrait le vérifier.
  • Comme suite aux consultations des SJN concernant les exigences en matière de déclarations relatives à la dépense des fonds des Indiens, la Direction des fonds des Indiens, des successions et des annuités découlant des traités supervisera rigoureusement l'exercice de la diligence requise avant le déblocage des fonds des Indiens. En outre, à l'avenir, une Première nation qui fait une demande devra fournir l'assurance que les sommes débloquées précédemment ont été dépensées convenablement conformément au RCB approuvé.
Septembre 2011 État : En cours d'exécution

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

  • La phase 1 de l'examen et la mise à jour des politiques et des processus sont terminées.

  • Un rapport sur la conformité aux politiques de la Direction des fonds des Indiens, des successions et des annuités découlant des traités a été rédigé, et les politiques ont été mises en œuvre.

  • Des outils d'évaluation du risque associé aux dépenses ont été créés.

  • Une consultation régionale a eu lieu relativement aux nouvelles exigences.

  • La phase 2 du Cadre de mise en œuvre de la modernisation de la gestion des fonds a été définie et est en cours.

État : En cours d'exécution

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

  • En consultation avec le DPF et les régions, RAI a mis au point un processus électronique de diffusion des dépenses obligatoires dans le Système de gestion des fonds de fiducie. S'il était possible auparavant de faire abstraction des listes de vérification sur papier, on pourra désormais assurer la conformité à l'échelle nationale avec les exigences particulières en matière de distribution des fonds en exigeant que soit remplie une liste de vérification électronique avant que l'on puisse procéder à la distribution des fonds des Indiens.

  • Les procédures ont été mises à jour; on y a inclus l'examen des anciennes résolutions de conseil de bande (RCB) de même que la gestion des fonds dans le cadre du processus d'examen préliminaire de la diligence raisonnable.

Commentaire du SVE : En cours d'exécution

En attente du lancement de cette liste de vérification électronique des dépenses obligatoires.
5. Le SMA, RAI, devrait créer des outils et fournir des orientations détaillées aux régions sur le degré de justification nécessaire aux demandes d'accès aux fonds des Indiens (bande et particuliers) et sur le degré d'analyse requis des agents de programme avant la recommandation, l'approbation ou le déblocage des fonds détenus dans les comptes en fiducie.
  • En collaboration avec la DPF, les politiques, procédures, manuels, modules de formation et processus d'assurance de la qualité visant à garantir l'uniformité des pratiques à l'échelle nationale, seront examinés pour établir s'ils sont adéquats.
Septembre 2011 État : En cours d'exécution

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

  • La directive provisoire et la phase 2 du Cadre de mise en œuvre ont été définies aux fins de communication aux directeurs généraux régionaux par le SOR et les gestionnaires des fonds des Indiens au cours de la première semaine d'avril 2011.

État : En cours d'exécution

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

  • Une version préliminaire révisée du Guide d'administration des fonds des bandes qui tient compte de la recommandation en matière de vérification selon laquelle il faudrait renforcer la diligence raisonnable dès le départ ainsi que l'uniformité nationale dans la mise en œuvre est actuellement à l'étude. On évaluera les besoins des régions en formation. De même, des modules de formation seront élaborés une fois le Guide mis au point, publié et distribué.

Commentaire du SVE : En cours d'exécution

Le Guide est toujours en cours de révision.
6. Le SMA, RAI, de pair avec le SMA, Développement économique et terres (DET), devrait élaborer un mécanisme, dans le cadre des structures existantes, permettant aux agents de programme de définir les attentes en matière de futures rentrées de fonds après qu'un instrument a été exécuté. Une fois établi, ce mécanisme permettrait d'avertir les agents de programme lorsqu'une rentrée de fonds des Indiens est attendue, avertissement qui à son tour déclencherait un suivi si la rentrée de fonds ne se produit pas dans les délais prévus. Tout dépendant de la nature de ce mécanisme de suivi, il faudrait évaluer les ressources nécessaires pour l'appuyer.
  • La DGAI (RAI), en collaboration avec les Terres (TDE), évaluera le logiciel Netlands et déploiera des correctifs pour améliorer la fonctionnalité du système de déclaration ainsi que les fonctions de suivi des recettes et de notification. Ces changements seront effectués en 2010 en même temps que sera émise une directive rendant obligatoire l'utilisation du système pour tous les instruments producteurs de recettes. Le système sera complètement refondu de manière à être intégré entièrement au Registre des terres et au Système de gestion des fonds de fiducie (SGFF). Cela dépendra des fonds disponibles.
Mars 2011 État : Demande de fermeture du dossier

Mise à jour/ Justification
En date du 31 mars 2011 :

  • Des correctifs pour améliorer la fonctionnalité du système de déclaration actuel ont été déployés.

  • La directive nationale sur NetLands a été élaborée et communiquée aux partenaires régionaux.

  • On attend que des ressources soient disponibles afin de procéder à la refonte du système en vue de son intégration au SGFF.

Commentaire du SVE : Compte tenu de la justification donnée, la recommandation a été classée.
7. Le DPF devrait mettre à jour le GGF pour tenir compte des attentes en matière de séparation des responsabilités entourant les rentrées de fonds au service des Finances du bureau régional. Plus précisément, dans les cas où des restrictions de ressources ne permettent qu'à une personne de gérer les rentrées de fonds, le rapprochement mensuel devrait être effectué par un autre agent des Finances et devrait être rapproché du registre de caisse préparé par la salle du courrier.
  • Le CMGM (DPF) mettra à jour le Guide de gestion financière (politique sur la perception et le dépôt des fonds publics) pour mieux tenir compte des attentes en matière de séparation des responsabilités concernant les rentrées d'espèces dans les services des Finances des bureaux régionaux.
Mars 2011 État : En cours d'exécution

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

  • La version provisoire d'une politique a été élaborée et présentée au gestionnaire régional des opérations comptables aux fins de commentaires. La version définitive devrait être produite d'ici la fin du mois d'avril.
État : En cours d'exécution

Mise à jour/Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

  • On donnera suite à la recommandation no 7 aussitôt que la Politique sur la réception et le dépôt des fonds publics aura été mise en œuvre.

  • On examinera la répartition des tâches de manière à pouvoir fournir des directives particulières aux employés grâce à la classification des rôles et des responsabilités associés aux postes en cause.

  • Un rapprochement pourrait être effectué avant que la politique ne soit approuvée.

Commentaire du SVE : En cours d'exécution

En attente de l'examen de la répartition des tâches ainsi que de la mise en œuvre de la Politique sur la réception et le dépôt des fonds publics.
 
 
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