ARCHIVÉE - Vérification suivant la mise en œuvre du système paiements de transfert aux Premières nations et aux inuits (PTPNI) - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2011

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2011

Secteur du dirigeant principal des finances

Vérification suivant la mise en œuvre du système paiements de transfert aux Premières nations et aux inuits (PTPNI) (08/24)
Date d'approbation : le 24 septembre 2010

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. Le dirigeant principal des finances (DPF), en collaboration avec les sous-ministres adjoints (SMA) responsables des opérations régionales et le personnel, devrait élaborer et mettre en œuvre un programme visant à s'assurer que suffisamment de ressources sont allouées pour la formation et le soutien à l'intention des utilisateurs bénéficiaires. Parallèlement à cette formation et à ce soutien, les représentants régionaux de tout le pays devraient inciter leurs bénéficiaires à adopter le système Paiements de transfert aux Premières nations et aux Inuits (PTPNI). 1) Le dirigeant principal de l'information (DPI) est en train de mener un examen organisationnel pour le modèle de soutien du système PTPNI. L'examen comprend le transfert de responsabilités pour le soutien et la formation des employés et des bénéficiaires du DPI à la Direction générale de la comptabilité ministérielle et de la gestion du matériel (DGCMGM). Le plan de transition énoncera les besoins en matière de ressources (soutien et formation), proposera un modèle de soutien et définira les besoins financiers connexes.

La mise en œuvre du modèle exigera l'approbation préalable de la direction (modèle, financement et personnel).

2) À la suite du transfert des fonctions administratives du système PTPNI du DPI à la DGCMGM :

  • Établir un groupe de travail national chargé de relever les lacunes ou les besoins en matière de formation (à la fois sous l'optique d'AINC et celle du bénéficiaire).

  • Élaborer une stratégie de formation sur les paiements de transfert intégrée prévoyant une mise en œuvre par étapes en fonction des priorités et des risques.

  • Élaborer et mettre sur pied du matériel didactique, des approches (enseignement hybride, outils d'apprentissage à distance), un calendrier de formation national, etc.

  • Documents et approches pour le projet pilote et l'assurance de la qualité.

  • Donner de la formation et évaluer les résultats.

  • Mettre en œuvre le renouvellement continu du plan et des matériaux de formation.
Avril 2011 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

1) Tel qu'il est indiqué dans les renseignements donnés le 31 mars 2011, au 3e trimestre de 2010‑2011, les fonctions de soutien et de formation existantes pour le système PTPNI ont été transférées à la DGCMGM, plus particulièrement au Centre d'expertise des paiements de transfert. Cette mesure de suivi donc a été prise.

2) Pour donner suite à la mise à jour du 31 mars 2011 :

Par suite de la nomination d'un gestionnaire des relations avec la clientèle par intérim, une proposition de stratégie de formation sur les paiements de transfert, qui prévoit une mise en œuvre progressive axée sur les besoins prioritaires et les risques, a été élaborée en juillet 2011. La mise en œuvre se poursuit.

L'élaboration et la mise en œuvre de documents et d'approches de formation ont débutées en avril 2011 et sont toujours en cours sous la direction de l'unité Gestion des relations avec la clientèle du Centre d'expertise des paiements de transfert. Une fonction de gestion des documents a été établie pour voir à l'assurance de la qualité et à la diffusion en temps opportun des documents de formation. Un répertoire national des cours, un calendrier et un centre de renseignements sur la formation concernant les paiements de transfert (intranet) sont en place. La mise au point d'outils d'apprentissage en ligne est en cours et des installations de formation modernisées sont maintenant disponibles pour faciliter la formation à distance.

De même, un réseau national de formation est en voie d'être lancé pour améliorer l'efficacité du transfert de connaissances et de la diffusion des renseignements et des comptes rendus en lien avec la formation à l'échelle des programmes et des régions. Ce réseau servira à la tenue de consultations dans le cadre de la mise à jour continue des plans de formation, des méthodes d'exécution et des documents à l'appui, ainsi que de la création de nouveaux programmes de formation, et ce, afin de veiller à ce que la stratégie de formation intégrée sur les paiements de transfert soit appuyée comme il se doit et à ce que la formation soit à jour et permette de satisfaire aux exigences et aux besoins des intervenants du milieu des paiements de transfert.

Un processus officiel d'évaluation de la formation et de production de rapports sur les résultats a été mis en œuvre en avril 2011.

Commentaire du Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) : Dossier fermé.

2. Le DPF devrait s'assurer que le Centre d'expertise des paiements de transfert et la Direction des systèmes ministériels et de rendement intégrés terminent l'élaboration d'un cadre stratégique et d'une directive ministérielle qui permettront de régler les questions liées à la gestion des changements au système et à la propriété. Terminer l'élaboration d'une directive sur la présentation et la gestion des demandes de changements selon la méthodologie de la Bibliothèque d'infrastructure des technologies de l'information (BITI).

Élaborer un cadre stratégique et un plan de communication après le transfert du modèle de soutien opérationnel du système PTPNI du DPI à la DGCMGM.
Décembre 2010 État : En cours d'exécution

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

Le groupe de travail sur l'infrastructure du système PTPNI a été reformé afin de communiquer des renseignements sur le système PTPNI. Il se consacrera aussi à la diffusion de renseignements sur les modifications apportées au système PTPNI qui peuvent avoir une incidence sur le cadre de contrôle de la gestion des subventions et des contributions touchant les organisations à l'échelle des secteurs et des régions.

Une directive sur la présentation et la gestion des demandes de changement a été créée dans le Système global de gestion intégrée des documents (SGGID no 3340857). Cette directive définit les rôles et les responsabilités, les pouvoirs requis et les processus nécessaires en ce qui a trait à la présentation, au traitement et à la gestion de toutes les demandes visant l'apport de changements au système PTPNI.

Le groupe de travail sur l'infrastructure du système PTPNI est aussi chargé de fournir l'autorisation requise en ce qui a trait aux demandes de changement auxquelles il doit donner suite conformément à la matrice décisionnelle. De plus, le comité consultatif du système PTPNI doit être rétabli. Ce comité sera chargé des questions qui ne relèvent pas des pouvoirs d'approbation des demandes de changement du groupe de travail.

Consultez le point no 3 pour obtenir des renseignements à jour sur le document faisant part de la vision et de la stratégie en lien avec le système PTPNI.

Commentaire du SVE : Poursuite de la mise en œuvre. La recommandation sera caduque lorsque le comité consultatif du système PTPNI aura été rétabli et que le document faisant part de la vision et de la stratégie en lien avec le système PTPNI aura été achevé, approuvé et communiqué à l'échelle du Ministère.
Élaborer un cadre stratégique et un plan de communication après le transfert du modèle de soutien opérationnel du système PTPNI du DPI à la DGCMGM.

  • Le plan de communication sera élaboré avec l'aide d'un agent des communications du Secteur du DPF.
Avril 2011
  • Établir une structure de gouvernance comportant une représentation nationale pour la mise en œuvre du cadre stratégique en fonction du point de vue des besoins essentiels du système axé sur les personnes, les processus et les systèmes internes.
Juin 2012
La propriété des systèmes et les rôles et responsabilités sont gérés au moyen d'une matrice RACI approuvée qui fait partie de la mesure no 1 ci-dessus. Mars 2011
3. Le DPF devrait mettre en œuvre l'obligation de terminer les protocoles d'entente dans les cas où plus d'un ministère ou plus d'un ordre de gouvernement signent les accords de financement conclus avec les Premières nations. On devrait indiquer clairement dans les protocoles d'entente comment les avis de retenue de paiement seront communiqués à AINC par les ministères ou les autres ordres de gouvernement qui procurent des fonds et dans quelles circonstances ces retenues seront appliquées. 1) La DGCMGM coordonnera avec la Direction générale de la planification et de la gestion des ressources l'examen des processus liés aux transferts interministériels pour s'assurer que les protocoles d'entente tiennent compte des exigences de la Politique du Conseil du Trésor sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits. Plus précisément, l'examen sera axé sur la façon dont les avis de retenue de paiement seront communiqués. Avril 2011 État : En cours d'exécution

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

1) Tel qu'il est indiqué dans les renseignements donnés le 31 mars 2011, les modèles des ententes nationales de financement sont achevés. Ils s'harmonisent avec la Politique sur les paiements de transfert et la Directive sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor en ce qui a trait à la participation et à l'échange interministériels dans le cadre d'une entente de financement (c.‑à‑d. les modèles permettent de réaliser des échanges entres ministères). La recherche et l'analyse en ce qui concerne la Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits du Conseil du Trésor sont terminées.

2) À la fin du mois de septembre 2011, aucune mesure n'avait encore été prise en ce qui concerne l'examen des processus liés aux transferts interministériels ou la détermination de la meilleure stratégie pour garantir la conformité avec la Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits

Commentaire du SVE : Mise en œuvre en cours.
2) On fera l'inventaire des protocoles d'entente conclus existants, et on travaillera avec les conseillers en gestion financière de programme et les gestionnaires de programme des protocoles d'entente pour déterminer la meilleure stratégie pour garantir la conformité avec la Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits. Exemples de stratégies à inclure : modification des protocoles d'entente lorsque c'est faisable et pratique; convention écrite entre les ministères quant aux mécanismes de communication des avis de retenue de paiement; exigence selon laquelle un agent des finances des deux ministères doit fournir une confirmation avant l'émission des chèques. Avril 2011
4. Le DPF devrait diriger une équipe interfonctionnelle responsable d'évaluer les exigences de traitement des régions et d'établir une procédure visant à incorporer ces exigences au système PTPNI. L'équipe devrait être composée de membres du Centre d'expertise des paiements de transfert et de la Direction des systèmes ministériels et de rendement intégrés et tenir compte des commentaires des régions et des programmes. Mener une analyse concordance-écart qui permettra de cerner les exigences opérationnelles des secteurs ou régions.

Mener des consultations et établir l'ordre de priorité des exigences. Élaborer un plan de mise en œuvre dans le cadre d'une approche par étapes.
Décembre 2011 État : En cours d'exécution

Mise à jour/Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

La vision et la stratégie en lien avec le système PTPNI sont en cours d'élaboration. Elles sont fondées sur les entrevues menées auprès du dirigeant principal des finances (DPF), du dirigeant principal de l'information, du directeur général, DGCMGM, du conseiller spécial du sous‑ministre sur les exigences en matière de production de rapports et d'un représentant du service de soutien à l'information de la haute direction. Une réunion subséquente aura lieu avec des représentants de la haute direction de Santé Canada pour communiquer et confirmer la vision. La vision et la stratégie de haut niveau proposées devront être approuvées par le DPF.

La prochaine étape consiste à consulter les représentants des régions à qui l'on présentera la vision et la stratégie. Ils auront la responsabilité de mettre au point une feuille de route.

Commentaire du SVE : Mise en œuvre en cours.
5. Le DPF devrait peaufiner le Guide de la gestion financière d'AINC pour les paiements de transfert, afin qu'il offre une définition claire des contrôles des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). La définition devrait expliquer comment les contrôles seront appliqués dans le système PTPNI. Il faudrait modifier les contrôles des applications informatiques de façon à les harmoniser avec les modifications apportées au Guide de gestion financière. Examiner et mettre à jour les contrôles du système PTPNI – cadre de contrôle de gestion (CCG), LGFP (sections 32 et 34) – en fonction des lacunes ou écarts cernés et mettre à jour le Guide de gestion financière pour les paiements de transfert, afin qu'il offre une définition claire des contrôles des articles 32, 33 et 34 de la LGFP.

Établir l'ordre de priorité des changements/améliorations à apporter au système PTPNI. La mise en œuvre dépend de la disponibilité des ressources du nouveau modèle de soutien.
Décembre 2011 État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

Les contrôles des applications du système PTPNI sont conformes aux articles 32, 33 et 34 de la LGFP, au CCG et au manuel de l'utilisateur sur la gestion des subventions et des contributions. Une consultation a été menée auprès de divers intervenants et propriétaires d'entreprise pour relever les fonctions incompatibles. La répartition des tâches en lien avec les articles 34 et 33 sera gérée par le système PTPNI. De plus, les approbations requises sont toujours accordées sur papier; l'article 32 en ce qui concerne l'entente, et les articles 33 et 34 en ce qui touche les rapports par lots.

Commentaire du SVE : Mise en œuvre terminée. On a donné suite entièrement à la recommandation. En outre, l'harmonisation des contrôles des applications du système PTPNI avec le cadre de contrôle de gestion des subventions et des contributions sera intégrée à la planification des vérifications à venir.
6. Le DPF devrait diriger une équipe interfonctionnelle responsable de déterminer si le système PTPNI répond aux besoins des régions en matière de production de rapports. L'équipe devrait être composée de membres du Centre d'expertise des paiements de transfert et de la Direction des systèmes ministériels et de rendement intégrés et tenir compte des commentaires des régions et des programmes. Mener une analyse concordance-écart qui permettra de cerner les exigences opérationnelles des secteurs ou régions en matière de production de rapports. On établira l'ordre de priorité de ces exigences en consultation avec les intervenants des secteurs et des régions, et on prendra en considération l'initiative ministérielle sur l'allègement du fardeau redditionnel. On élaborera un plan visant à mettre en œuvre la production de rapports et les améliorations dans le cadre d'une approche par étapes, ainsi que la validation et la mise à jour continue des examens. Décembre 2011 État : En cours d'exécution

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

Le représentant du sous‑ministre chargé des exigences en matière de production de rapports a travaillé en étroite collaboration avec le secteur du DPF, les responsables des programmes et les régions pour réduire le nombre de rapports que doivent produire les bénéficiaires. Les mesures qui suivent ont été entreprises.

Les secteurs et les régions ont examiné leur ensemble actuel de rapports. Une attention particulière a immédiatement été accordée à la réduction du nombre de rapports spéciaux grâce à la création d'instruments de collecte de données.

Le système PTPNI et les procédures connexes, comme les mécanismes de contrôle, ont été modifiés pour limiter davantage l'accès aux fonctions de création de rapports spéciaux, en le réservant aux seules personnes autorisées par le directeur général régional associé ou le directeur général du programme.

Le groupe de travail du DG concernant la Politique sur les paiements de transfert a examiné le processus de collecte de données actuel et a ensuite recommandé de poursuivre la modification de la politique sur les instruments de collecte de données de 2006.

Certains projets pilotes ont été réalisés à l'échelle communautaire pour étudier ou mettre à l'essai de nouvelles stratégies de collecte de renseignements sur les programmes qui pourraient permettre de remplacer certains rapports. Neuf (9) Premières Nations ont été désignées jusqu'à présent.

Une initiative horizontale est également en cours dans quelques collectivités en vue de l'établissement d'une entente interministérielle à guichet unique pour ces collectivités, et ce, de façon à ce que les ententes en cause soient regroupées et normalisées pour réduire les exigences en matière de production de rapports par les bénéficiaires.

Commentaire du SVE : Mise en œuvre en cours. Il faudra communiquer des renseignements à jour au sujet de l'état d'avancement de l'analyse des écarts relatifs aux capacités de production de rapports et d'analyses du système PTPNI et aux besoins des régions et des secteurs en matière de rapports. Cette analyse comprend des mesures conçues pour combler les écarts relevés.
 
 
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