ARCHIVÉE - Vérification de la sécurité - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2011

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2011

Services des ressources humaines et du milieu de travail - Division de la sûreté et de la santé et sécurité au travail (SSST)

Vérification de la sécurité (projet 09/79)
Date d'approbation du CVÉ : 14 mai 2010

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. L'ASM devrait actualiser la politique ministérielle sur la sécurité afin de communiquer plus clairement les rôles, les responsabilités et les obligations de reddition de comptes en matière de sécurité de l'ASM, des SMA, des DGR, des professionnels de la sécurité, du personnel de passation des marchés, des cadres hiérarchiques et des employés. La Division de la sûreté et de la santé et sécurité au travail (SSST) :
  • élaborera, en consultation avec d'autres ministères fédéraux, un énoncé des rôles et des responsabilités, qui sera intégré à la politique ministérielle sur la sécurité;

DÉCEMBRE 2010 État : En cours

Mise à jour/ Justification :
Au 30 septembre 2011 :

Le plan de sécurité ministérielle a révélé la nécessité de réaliser une étude comparative ayant pour objectif de veiller à ce qu'AADNC dispose de la structure et des ressources appropriées. Cette étude sera terminée d'ici janvier 2012. Les résultats de cette étude sont nécessaires pour compléter l'énoncé des rôles et des responsabilités.

Commentaire du SVE : La mise en œuvre se poursuit. On classera cette recommandation une fois que l'énoncé des rôles et des responsabilités aura été parachevé et mis en œuvre.
  • présentera l'ébauche aux SMA, aux DGR et aux professionnels de la sécurité pour qu'ils l'examinent et formulent des commentaires;
DÉCEMBRE 2010
  • mettra en application l'énoncé des rôles et des responsabilités.
JUIN 2011
2. L'ASM devrait fournir plus de modalités et de conseils pour soutenir l'implantation du programme de sécurité du Ministère dans les régions et les secteurs (p. ex., des modalités pour la fermeture des bureaux en fin de journée, des conseils sur ce qu'il faut chercher durant un ratissage de sécurité, du matériel de formation pour des activités de sensibilisation à la sécurité, ainsi que des conseils sur la façon d'instaurer et de contrôler des zones de sécurité). La Division de la sûreté et de la santé et sécurité au travail (SSST) :
  • examinera les modalités existantes, cernera les lacunes et établira les priorités.
MARS 2011 État :

Mise à jour/ Justification : 
En date du 31 mars 2011 :

À ce jour, la SSST a travaillé aux points suivants, puis les a révisés :
  1. élaboration et mise en œuvre de la Ligne directrice sur la protection et le traitement de l'information;

  2. élaboration et mise en œuvre d'une nouvelle procédure de sécurité en matière de passation de marchés;

  3. élaboration d'une ligne directrice sur la sécurité des renseignements lorsqu'on se trouve temporairement en dehors du milieu de travail ou en déplacement;

  4. élaboration et mise en œuvre de nouvelles mesures de sécurité pour les cadres;

  5. élaboration de procédures et d'outils de ratissage en matière de sécurité;

  6. rédaction des rôles et des responsabilités des coordonnateurs sectoriels de la sécurité, dans un ouvrage de référence intitulé Manuel du coordonnateur sectoriel de la sécurité, et mise en œuvre.

SVE : Pleinement mise en œuvre. La recommandation est caduque.
Dans l'attente des ressources humaines et financières et des compétences spécialisées nécessaires, ainsi que des nouvelles normes de la Politique sur la sécurité du gouvernement (PSG), la SSST : MARS 2012
  • mettra à jour les modalités existantes et en élaborera de nouvelles pour les intégrer au cadre de gestion de la sécurité;mettra à jour les modalités existantes et en élaborera de nouvelles pour les intégrer au cadre de gestion de la sécurité;

  • fera parvenir les modalités actualisées aux personnes qui en ont besoin.
MARS 2012
3. Les SMA responsables du personnel et des opérations dans les régions devraient collaborer avec l'ASM pour s'assurer que des ressources et une attention suffisantes sont consacrées à la sécurité dans les régions et que, notamment, les agents de sécurité régionaux (ASR) disposent du temps nécessaire pour exercer les fonctions liées à la sécurité. Conformément à la recommandation n° 1, l'ASM obtiendra l'appui des SMA responsables du personnel et des opérations dans les régions afin de :
  • s'assurer de leur engagement à l'égard du programme de sécurité dans leur région respective;

  • recentrer les responsabilités des ASR pour que ceux-ci disposent du temps nécessaire à l'exécution des fonctions liées à la sécurité;

  • s'assurer que les ASR reçoivent la formation obligatoire liée à leurs fonctions;

  • s'assurer qu'ils veillent à l'application du programme de sensibilisation à la sécurité dans leur région respective.
MARS 2011 État :

Mise à jour/ Justification : 
En date du 31 mars 2011 :

Pendant la semaine du 6 décembre 2010 : l'ASM s'est rendu dans la région de Québec pour présenter le programme de sécurité et les résultats de la vérification aux cadres hiérarchiques, et s'assurer de leur engagement continu à l'égard de ce dernier.

L'ASM a également discuté avec les SMA responsables des régions du Sud et du Nord de l'engagement de ces régions vis-à-vis du programme de sécurité. Cet engagement a également été abordé au cours de la présentation effectuée devant le CGSRHMT sur le plan de sécurité ministérielle.

Cela sera évalué dans le cadre de la stratégie de trois ans du plan de sécurité trimestrielle.

Au cours de la semaine du 7 au 11 mars 2011 a eu lieu le module de formation annuelle à l'intention des ASR et des coordonnateurs sectoriels de la sécurité dans la région de la RCN. Au total, elle a réuni 25 participants à l'échelle du Ministère.

L'ASM collabore avec les ASR en vue de fournir des données statistiques ayant trait aux inspections, aux séances de sensibilisation et aux incidents.

SVE : Pleinement mise en œuvre. La recommandation est caduque.
4. AINC devrait envisager de nommer des agents de sécurité sectoriels dans tous les secteurs pour soutenir l'implantation du programme de sécurité. Ces agents exerceraient des fonctions semblables à celles des agents de sécurité régionaux. L'énoncé des responsabilités de ces agents sectoriels et du niveau d'effort correspondant devrait être présenté à la haute direction d'AINC à l'occasion de la prochaine mise à jour de la politique ministérielle sur la sécurité. Définir le rôle et les responsabilités d'un agent de sécurité sectoriel conformément à la recommandation n° 1, et déterminer le niveau d'effort que nécessitera le poste. DÉCEMBRE 2010 État :

Mise à jour/ Justification : 
En date du 31 mars 2011 :

Les rôles et les responsabilités des coordonnateurs sectoriels de la sécurité ont été définis et présentés aux représentants des secteurs le 19 janvier 2011. Des commentaires ont été reçus et une autre séance s'est tenue le 9 février 2011 afin d'examiner les modifications.

À la suite de la demande de l'ASM visant à obtenir le soutien de la haute direction (présentée dans 12 secteurs) relativement à la présentation du rôle de coordonnateur sectoriel de la sécurité, plusieurs coordonnateurs ont été nommés.

Le Manuel du coordonnateur sectoriel de la sécurité sera distribué aux cadres sectoriels, aux coordonnateurs de sécurité et à leurs superviseurs.

Ce nouveau rôle sera officiellement introduit dans un secteur en tant que projet pilote à compter du 1er avril 2011. On demande une rétroaction des représentants du secteur à la table des coordonnateurs sectoriels de la sécurité d'ici six à huit mois quant aux avantages et aux problèmes constatés pendant cette période.

SVE : Pleinement mise en œuvre. La recommandation est caduque.
L'ASM obtiendra de la haute direction l'autorisation de créer la fonction d'agent de sécurité sectoriel. MARS 2011
5. L'ASM devrait élaborer un plan de sécurité ministérielle stratégique qui précise les objectifs et les priorités du Ministère en matière de sécurité, les ressources nécessaires, les dates d'échéance pour satisfaire aux exigences gouvernementales en matière de sécurité, et les plans de mise à jour de toutes les évaluations de la menace et des risques (EMR) pour une période de cinq ans. Conformément à la politique sur la sécurité gouvernementale, l'ASM élaborera un plan stratégique de trois ans qui :
  • précisera les objectifs du Ministère en matière de sécurité, les ressources nécessaires, les priorités et les calendriers;

  • comprendra le classement par ordre de priorité des EMR à l'échelle nationale pour une période de cinq ans.
Août 2010 État : En cours

Mise à jour/ Justification :
Au 30 septembre 2011 :

Le point a) est terminé.

Point a) – Le SM et le SMA ont approuvé et signé le Plan de sécurité annuel en juin 2011.

Point b) – La Division de la sûreté et de la santé et sécurité au travail (DSSST) coordonne le cycle quinquennal des EMR pour chaque installation, avec toutes les régions.

On a entrepris d'élaborer une version condensée du modèle d'EMR.

Commentaire du SVE : La mise en œuvre est pratiquement terminée. On classera cette recommandation une fois que le cycle national de l'EMR aura été achevé et intégré au plan de sécurité ministérielle.
6. L'ASM devrait améliorer le contrôle de l'efficacité du programme de sécurité dans les régions et les secteurs afin d'en assurer l'amélioration constante (p. ex., assurer le suivi des recommandations découlant des EMR, effectuer des vérifications ponctuelles aléatoires de la sécurité des contrôles des marchés, assurer le suivi des questions soulevées pendant les ratissages de sécurité et veiller à leur résolution en temps opportun, et effectuer des visites pour appuyer les professionnels de la sécurité dans les régions et les secteurs). La mise en œuvre de la recommandation n° 3 comprendra des exigences particulières en matière de rapports. AVRIL 2011 État : La demande doit être classée (terminée).

Mise à jour/ Justification :
Au 30 septembre 2011 :

L'ASM s'est rendu dans la région du Yukon en juin 2011.

Commentaire du SVE : La mise en œuvre est terminée. On a classé la recommandation.
L'ASM sollicitera la participation des régions pour que des données statistiques additionnelles soient recueillies au-delà de la RCN. MAI 2011
  • Remarque : Depuis octobre 2009, les ASR fournissent à l'ASM, à sa demande, des données statistiques sur les rapports d'incident, les ratissages de sécurité et les EMR. Ces données sont compilées à des fins d'analyse de tendance.

MARS 2011
Les ASR pareront aux risques connus et rendront compte à l'ASM des mesures prises.

L'ASM effectuera des analyses de tendance à partir de données de provenance nationale.

L'ASM effectuera des visites annuelles dans les régions et les secteurs.

L'ASM communiquera les données sur le rendement au CGSRHMT.
JUIN 2011
7. L'ASM devrait élargir le programme de sensibilisation à la sécurité pour le rendre disponible au personnel régional, et améliorer la protection et la sécurité de l'information dans les exigences relatives à la passation de marchés. SSST :
  • Doter le poste de responsable de la formation et de la sensibilisation en matière de sécurité.
MARS 2011 État :

Mise à jour/ Justification : 
En date du 31 mars 2011 :

Le poste de responsable de la formation et de la sensibilisation en matière de sécurité sera pourvu le 4 avril 2011. L'une des priorités sera d'examiner les documents existants en matière de sécurité et de cerner les lacunes du programme de sensibilisation actuel.

La SSST a élaboré et mis en œuvre une ligne directrice en matière de protection et de traitement de l'information.

Une trousse de formation a également été fournie aux ASR.

SVE : Pleinement mise en œuvre. La recommandation est caduque.
  • Examiner le matériel de sensibilisation existant.
JUIN 2011
  • Déceler les lacunes dans le programme de sensibilisation.
JUIN 2011
  • En même temps que les actions prévues à la recommandation n° 3, examiner les présentations de sensibilisation, y compris les notes d'allocution à l'intention des ASR.
JUIN 2011
  • Obtenir les commentaires des ASR pour effectuer des analyses et des améliorations.
JUIN 2011
  • S'assurer que l'accent est mis sur la classification, le traitement et l'élimination de l'information, et sur les exigences relatives à la sécurité en matière de passation de marchés (remplir la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité [LVERS]).
DÉCEMBRE 2011
Établir un module de formation en ligne sur la sensibilisation à la sécurité. DÉCEMBRE 2011
8. L'ASM devrait prêter une attention particulière à contrôler l'efficacité de la sécurité dans les processus de passation de marchés, et devrait réduire sa participation directe dans l'examen de la LVERS et des clauses contractuelles. Pour ce faire, il faut effectuer un examen organisationnel et fonctionnel de la sécurité dans la fonction de passation de marchés pour s'assurer que les agents de négociation des marchés qui examinent et approuvent les exigences et les clauses relatives à la sécurité ont la formation et les compétences nécessaires. De plus, il faut un programme complet et efficace de contrôle de la conformité des marchés avec les exigences de sécurité et d'établissement des rapports connexes pour assurer la conformité dans l'ensemble du Ministère. L'ASM consultera le DPF afin :
  • de réviser les procédures existantes et en élaborer de nouvelles relativement à l'examen de la LVERS et à l'inclusion de clauses sur la sécurité dans les contrats.
SEPTEMBRE 2010 État : La demande doit être classée (terminée).

Mise à jour/ Justification :
Au 30 septembre 2011 :

Terminée en mars 2011.

Commentaire du SVE : La mise en œuvre est terminée. On classera la recommandation.
  • d'élaborer des modules de formation pour les gestionnaires de centre de responsabilité (GCR) et les administrateurs des marchés en vue de la gestion du processus de la LVERS.

  • d'élaborer des modules de formation à l'intention des agents de sécurité responsables de la conformité avec les exigences de sécurité applicables aux contrats.
ASM :
  • Prêter une plus grande attention au contrôle de l'efficacité de la sécurité dans les processus de passation de marchés.

DPF :
  • Charger des agents de négociation des marchés de l'examen et du traitement des LVERS et des relations avec la SSST.
Remarque : Les listes de vérification et les clauses relatives à la sécurité, dans l'énoncé des rôles et des responsabilités, comprennent cette responsabilité partagée (ASM/DPF), et ce, conformément à la recommandation n° 1.
MARS 2011
 
 
Date de modification :