ARCHIVÉE - Vérification de la paie - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2011

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2011

Direction générale des services de ressources humaines et du milieu de travail, dirigeant principal des finances

Vérification de la paie
Date d'approbation : 19 novembre 2010

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. Le dirigeant principal des finances (DPF) et le directeur général (DG) de la Direction générale des services de ressources humaines et du milieu de travail (DGSRHMT) d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) doivent mettre en œuvre un processus d'administration de la paie uniforme dans l'ensemble du Ministère et établir avec chacune des organisations participant au processus de paie du Ministère des ententes étayées définissant les rôles et responsabilités et énonçant les modalités de paiement applicables. Un cadre de vérification des comptes pour les salaires est en cours d'élaboration. Ce cadre a pour but de rendre le processus d'administration de la paie conforme au processus énoncé à l'article 33.

Le groupe responsable du contrôle interne relevant du Secteur du DPF a préparé un dossier sur le processus de paie du Ministère et recensé les lacunes en matière de contrôle; il s'emploie actuellement à élaborer un plan de redressement.

Le DG de la DGSRHMT veillera à ce que des ententes de services ou des protocoles d'entente (PE) appropriés soient en place lorsqu'AADNC collabore avec d'autres organisations.
La mise en œuvre du cadre de vérification des comptes pour les salaires est prévue pour le 1er avril 2011.

L'élaboration des documents et l'évaluation de l'efficacité de la conception sont terminées. Le plan de redressement devrait être terminé d'ici le 31 mars 2011.

T4, 2010-2011
État : Pétrole et gaz des Indiens du Canada (PGIC) : Demande de fermeture de dossier
Agence canadienne de développement économique du Nord (CanNor) : En cours d'exécution

État : Demande de fermeture de dossier

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

DPF :
a) Depuis le 1er avril 2011, le cadre de vérification des comptes est en place et peut servir à la vérification des transactions salariales. Le premier rapport a été présenté au Comité de gestion financière le 21 octobre 2011.

b) Le plan de redressement pour améliorer l'efficacité de la conception a été achevé au cours de l'exercice 2010‑2011. Le Secteur du DPF collabore actuellement avec la DGSRHMT pour corriger les erreurs et combler les lacunes en matière de contrôle.

DGSRHMT :
PGIC : A obtenu une copie du PE courant.
CanNor : En date du 30 septembre 2011, le PE entre AADNC et CanNor n'avait toujours pas été signé, mais les modalités contenues dans l'entente sont appliquées et CanNor finance deux postes (AS-02 et CR‑05).

Commentaire du Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) : Mise en œuvre très avancée. La recommandation sera caduque lorsqu'il aura été confirmé que le plan de redressement a permis de corriger les erreurs et de combler les lacunes en matière de contrôle.
2. Le DPF d'AADNC doit mettre en œuvre des mesures de contrôle afin de contraindre les organismes de service spéciaux à se conformer aux règles relatives à la déclaration des salaires et s'assurer que les états financiers excluent CanNor des dépenses du Ministère liées aux salaires et aux avantages sociaux.

AADNC doit officialiser les ententes de services avec les organismes de service spéciaux et rapprocher les transactions actuelles et les salaires déclarés dans l'ensemble des régions afin d'éviter que des anomalies similaires se reproduisent.
1) Le cadre de vérification des comptes permettra de donner suite à ces questions.

2) Un PE officiel avec CanNor sera renouvelé pour 2010-2011.  Entretemps, le PE antérieur demeure en vigueur.
1) 1er avril 2011



2) 1er avril 2011
État : Point 2-1 - Demande de fermeture de dossier

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

DPF :
1. Depuis le 1er avril 2011, le cadre de vérification des comptes est en place et peut servir à la vérification des transactions salariales. Le premier rapport a été présenté au Comité de gestion financière le 21 octobre 2011. Un codage distinct est aussi utilisé pour consigner les dépenses relatives à CanNor. Les transactions salariales qui sont envoyées à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) sont rapprochées en fonction du grand livre (GL) du Ministère pour en assurer l'exactitude.

2. L'exercice 2010‑2011 était la deuxième année du PE. Ce dernier a été mis à jour et modifié en fonction du niveau des services fournis et de leurs coûts. Le PE comprend actuellement des services particuliers qui doivent être fournis par chacun des secteurs fonctionnels du Ministère (y compris les ressources humaines [RH] dans la région de la capitale nationale [RCN] et dans chacun des territoires). Parmi les services fournis figurent les services de rémunération et d'avantages sociaux pour les employés du groupe EX (toutes les régions) et pour les employés ne faisant pas partie du groupe EX (RCN), qui supposent d'intégrer toutes les transactions liées à la paie, aux heures supplémentaires et aux avantages sociaux, ainsi que de rapprocher les transactions effectuées et les salaires déclarés (à confirmer auprès du service des RH). Il est entendu que le PE sera examiné chaque année pour les besoins d'un examen chiffré du niveau des services fournis. Le PE fera mention du niveau des services partagés fournis par AADNC à CanNor.

DGSRHMT : Sans objet.

Commentaire du SVE : Mise en œuvre terminée. La recommandation est caduque.
3. Parallèlement à la recommandation 1, le DPF et le DG de la DGSRHMT d'AADNC doivent travailler de concert pour remédier aux lacunes observées en ce qui concerne le contrôle de la paie en menant les activités suivantes (et en conservant les pièces justificatives) :
  • Effectuer des rapprochements entre les transactions effectuées et les salaires déclarés par l'ensemble des régions;


  • Dresser une liste complète des utilisateurs du Système de paie régional (SPR) et mettre en place un processus officiel permettant d'examiner et d'approuver les privilèges d'accès au SPR de manière régulière;


  • Séparer les tâches en lien avec l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et celles qui se rattachent à l'article 34 de la Loi, et conserver des pièces justificatives dans toutes les régions;


  • Déterminer et corriger les causes fondamentales des taux élevés d'anomalies concernant la paie, particulièrement en ce qui a trait aux groupes d'employés spéciaux, comme les étudiants et les employés occasionnels.
1) La Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats s'emploie actuellement à rapprocher les dépenses salariales traitées au moyen du SPR et les salaires et avantages sociaux consignés dans le Système de gestion des salaires en ligne (SGSL) et dans le système de masse salariale OASIS. 1) En cours d'exécution État : Points 1 et 3 – Demande de fermeture de dossier

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

DPF :
1. Les transactions salariales qui sont envoyées à TPSGC sont rapprochées en fonction GL du Ministère pour en assurer l'exactitude.

2. Depuis le 1er avril 2009, toutes les opérations d'autorisation de la paie, comme celles en lien avec le cadre de vérification des comptes, sont effectuées par les groupes financiers régionaux.

3. Tous les trois mois, la liste des utilisateurs actifs du SGSL est envoyée à toutes les régions; on leur demande d'examiner la liste et de confirmer, par courriel, que cette liste est exacte, ou de faire part de tout changement. Un formulaire est exigé pour activer un nouveau compte, pour apporter tout changement (nom, numéro de téléphone, liste d'accès aux données, profil de responsabilités, etc.) de même que pour désactiver un compte existant. Les renseignements demandés sur les formulaires sont les suivants : nom, numéro de téléphone, code d'identification du dossier personnel, numéro de l'ordinateur, date d'entrée en vigueur, liste d'accès aux données, privilèges d'utilisateur, profil de responsabilités, approbation (toutes les signatures requises), information sur la formation régionale donnée (par qui et à quel moment). Les privilèges d'accès sont gérés à l'aide du formulaire en cause et sont limités à un très petit groupe d'utilisateurs, c.‑à‑d. pour l'approbation d'une pièce de journal (accès limité), la consultation de données protégées (accès très limité) et l'accès à des scénarios (Cabinet du ministre seulement).

DGSRHMT :
a) Dresser une liste complète des utilisateurs du SPR et de l'IPGC et mettre en place un processus officiel permettant d'examiner et d'approuver les privilèges d'accès au SPR de manière régulière.

État :

Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :

Les services de rémunération du Ministère ont récemment mis au point des procédures sur les droits d'accès au SPR et à l'IPGC. Le processus officiel sera transmis aux directeurs régionaux chargés des RH et au DPF afin de veiller à ce que tous ceux qui doivent avoir accès au SPR et à l'IPGC soient au courant des procédures existantes.

***************
b) Séparer les tâches en lien avec l'article 33 et l'article 34 de la LGFP.

État :
Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :

Le processus d'autorisation est maintenant terminé au sein des services des finances dans les 11 régions.
*********************

c) Déterminer et corriger les causes fondamentales des taux élevés d'anomalies concernant la paie, particulièrement en ce qui a trait aux groupes d'employés spéciaux, comme les étudiants et les employés occasionnels.

État :

Aucune mesure

Mise à jour/ Justification :

Le groupe chargé de l'assurance de la qualité n'a pas l'intention de mettre au point des procédures de surveillance à ce stade-ci en raison de la transition du projet de consolidation de la paie vers Miramichi, au Nouveau‑Brusnwick; le projet devrait débuter en mars 2012 pour les ministères de la phase 1.

Commentaire du SVE : Mise en œuvre très avancée. La décision de ne pas mettre au point des procédures de surveillance est fondée sur la transition, qui n'a toujours pas été approuvée officiellement, du projet de consolidation de la paie. Si la décision est considérablement retardée, il deviendra encore plus important de disposer de procédures de surveillance détaillées. Par conséquent, la recommandation demeurera ouverte en attente de l'approbation de la transition et d'un examen de l'échéancier avant que la paie d'AADNC soit centralisée au Nouveau‑Brunswick.
2) Sur demande d' AADNC, une liste complète des utilisateurs du SPR est fournie par TPSGC (au moins tous les trimestres). AADNC examine cette liste et prend les mesures appropriées pour s'assurer d'être en conformité avec les contrôles relatifs à la sécurité des accès établis par TPSGC. Nous veillons également à intégrer les recommandations antérieures du Bureau du vérificateur général.

Un document sur les privilèges d'accès du processus interne officiel lié au SPR et à l'interface de paie du gouvernement du Canada (IPGC) sera élaboré et distribué.
2) T4, 2010-2011
3) Le cadre de vérification des comptes pour les salaires permettra au processus d'être conforme à l'article 33 et clarifiera les responsabilités des agents des finances. 3) 1er avril 2011
4) Les services de rémunération du Ministère ont été sollicités à titre d'experts en la matière pour prêter main-forte au DPF dans l'élaboration des procédures relatives à la fonction d'autorisation et continueront à fournir une aide au besoin. Ce projet du DPF pourrait perdre sa raison d'être une fois que la paie sera centralisée. Dès que le DPF aura terminé
La DGSRHMT a récemment créé une direction de surveillance et d'assurance de la qualité. Un cadre de surveillance de la rémunération sera élaboré et mis en œuvre. T4, 2010-2011
4. Le DG de la DGSRHMT d'AADNC doit collaborer avec le DPF afin de mener une enquête sur les pratiques de rémunération des heures supplémentaires dans chaque région et d'assurer la conformité avec les politiques applicables. L'enquête doit porter avant tout sur les employés dont l'horaire de travail est comprimé. De même, les heures de services supplémentaires (pas seulement les dollars dépensés en heures supplémentaires) doivent être consignées pour permettre à la direction d'AADNC de surveiller efficacement les heures supplémentaires. Les services de rémunération du Ministère ont lu la description générale des résultats de tests. La plupart des observations semblaient liées à la non-conformité avec les conventions collectives, avec la LGFP, etc. Plus particulièrement, la plupart des cas de non‑conformité observés concernaient les heures supplémentaires, le travail sur demande et la semaine de travail comprimée. T4, 2010-2011 État :

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

DPF :
Sans objet

DGSRHMT :
Heures supplémentaires

État :
En attente de la mise en œuvre par TPSGC

Mise à jour/Justification :

TPSGC travaille actuellement à l'élaboration d'un nouvel outil relatif aux heures supplémentaires pour tous les ministères qui utilisent les Applications Web de la rémunération (AWR).

Les AWR sont des applications libre-service. Les employés enverront leur demande de rémunération pour des heures supplémentaires à un répondant, puis à leur gestionnaire. Une fois approuvée, la demande sera envoyée au conseiller en rémunération aux fins d'approbation définitive.

Ce nouvel outil contient 40 000 règles tirées des conventions collectives et d'autres lois applicables, ce qui permettra de réduire le taux d'erreurs au minimum.

Cet outil permettra de normaliser les procédures de rémunération des heures supplémentaires à l'échelle des ministères.

Il comprendra des sommaires des dollars dépensés par employé ou par secteur, ce qui facilitera la gestion budgétaire.

Notre politique sur les heures de travail a été annulée (par la Direction des relations de travail et de la rémunération) étant donné qu'elle ne respectait pas le nouveau libellé de la convention collective.

Un guide sur la semaine de travail comprimée à l'intention des employés et des gestionnaires a été élaboré en juin 2011 par la Direction des relations de travail et de la rémunération; il a été envoyé aux directeurs régionaux chargés des RH. Il a aussi été communiqué à l'échelle d'AADNC (anciennement AINC) par messagerie et affiché sur le site Web du service des RH.

La politique sur les heures supplémentaires et les congés compensatoires ainsi que les questions et les réponses connexes seront distribuées une fois de plus aux directeurs régionaux chargés des RH.

Commentaire du SVE : En cours de mise en œuvre.
La DGSRHMT a récemment créé une direction de surveillance et d'assurance de la qualité. Un cadre de surveillance de la rémunération sera établi et mis en œuvre pour assurer la conformité.

Les services de rémunération du Ministère veilleront à ce que les problèmes mis en lumière par les résultats de tests soient traités en priorité.

Les services de rémunération du Ministère estiment qu'ils ne sont pas directement responsables de plusieurs des cas de non-conformité, mais qu'ils doivent jouer un rôle de gardien auprès des intervenants afin de leur rappeler leurs responsabilités.

À titre d'exemple, l'une des observations indiquait ce qui suit :

« Aucune preuve d'une distribution appropriée du travail sur demande entre les ressources disponibles… »

Bien que nous croyions qu'il s'agit d'une responsabilité de la direction, les services de rémunération du Ministère devraient s'assurer que les gestionnaires consultent la convention collective pertinente lorsqu'ils prennent des décisions en ce sens.

La DGSRHMT a élaboré une politique sur les heures supplémentaires et les congés compensatoires. Un document faisant part de questions et de réponses a été rédigé et envoyé à toutes les régions.

Par conséquent, cette politique sera communiquée à nouveau à toutes les régions et analysée avec la collectivité des RH par l'intermédiaire de conférences téléphoniques.

De plus, la politique des heures de travail est en cours d'examen et un nouveau document sera créé afin de répondre à la question des heures supplémentaires des employés dont l'horaire de travail est comprimé.

Après avoir examiné le taux d'erreurs, les services de rémunération du Ministère l'ont considéré comme assez bas, mais se trouvent dans l'impossibilité de le comparer avec ceux des autres ministères étant donné que ces renseignements ne sont pas disponibles.
T4, 2010-2011
5. Le DG de la DGSRHMT d'AADNC doit collaborer avec le DPF pour mener à bien la série de mesures suivante avant la mise en place de l'IPGC :
  • Traiter les causes fondamentales des erreurs de données dans PeopleSoft et mettre en œuvre des mesures de contrôle afin de prévenir les nouvelles erreurs de données.

  • Mobiliser tous les intervenants de l'IPGC afin d'établir des protocoles de gestion du changement et de communication.

  • Documenter les processus de paie d'un bout à l'autre, de même que les mesures de contrôle qui y sont associées.

Mettre en œuvre des mesures de contrôle de l'accès afin d'éviter l'entrée de transactions directement dans le SPR par l'intermédiaire du Système de paie en direct une fois l'IPGC mise en place.
La mise en œuvre de l'IPGC est en cours dans les régions conformément au plan d'action, le tout avec un franc succès. T4, 2010-2011 État : Point 5 F) Demande de fermeture de dossier

Mise à jour/ Justification :
En date du 30 septembre 2011 :

DPF :
Le plan de redressement pour améliorer l'efficacité de la conception a été achevé au cours de l'exercice 2010‑2011. Ce plan comprenait la documentation du processus de paie ainsi que l'évaluation de l'efficacité de la conception. L'évaluation de l'efficacité opérationnelle est en cours.

DGSRHMT :
PeopleSoft:

État : Demande de fermeture de dossier (terminé)

Mise à jour/ Justification :

Des rapports de divergence sur le plan des données ont été envoyés à la collectivité de la rémunération aux fins de nettoyage plusieurs mois avant la mise en œuvre de l'IPGC. Les conseillers en rémunération ont fait un travail extraordinaire, nettoyant les données dans un délai relativement court.

L'IPGC a été présentée aux 11 régions de juin à décembre 2010. Cette initiative est un franc succès. Tous les employés d'AADNC sont maintenant rémunérés par l'intermédiaire de l'IPGC.

Afin de voir au maintien de l'intégrité de nos données, nous envoyons des rapports spéciaux trimestriels à nos conseillers régionaux en rémunération.

Commentaire du SVE : Mise en œuvre très avancée. La recommandation sera caduque lorsqu'il aura été confirmé que le plan de redressement a permis de corriger les erreurs et de combler les lacunes en matière de contrôle.
La collectivité des RH a tenu des rencontres mensuelles au cours des derniers mois pour discuter du problème de l'intégrité des données. Des rapports d'intégrité des données sont fournis à chacune des régions avec des explications sur la façon d'effectuer les nettoyages. En cours d'exécution
Lors de leur conférence téléphonique mensuelle, les services de rémunération du Ministère discutent de tous les problèmes d'intégrité des données de l'IPGC susceptibles de survenir. En cours d'exécution
Le directeur de l'amélioration des processus de la DGSRHMT, de concert avec l'équipe de l'IPGC, a lancé un journal des problèmes de l'IPGC. Chaque semaine, les conseillers en rémunération inscrivent au journal les problèmes connus concernant l'IPGC afin que les services de rémunération et l'équipe de l'IPGC s'en occupent. En cours d'exécution
L'équipe de PeopleSoft a parcouru le pays pour offrir de la formation sur PeopleSoft à la collectivité des RH. On offre la formation sur l'IPGC au fil de la mise en place de celle‑ci. Terminé
L'équipe de l'IPGC et les services de rémunération ont élaboré et mis à jour l'outil d'aide en ligne (TSPU) afin d'aider les utilisateurs lors de l'entrée de données. En cours d'exécution
Le processus de paie d'un bout à l'autre sera documenté afin que chacun des intervenants connaisse ses rôles et responsabilités par rapport à l'IPGC. T4, 2010-2011
 
 
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