ARCHIVÉE - Vérification des dépenses régionales en GI/TI et du cadre de contrôle de la gestion - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2011

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2011

Dirigeant principal des finances (DPF)

Vérification des dépenses relatives à la GI-TI et cadre de contrôle de gestion (09-063)
Date d'approbation : 24/09/10

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. Le DPF, de concert avec le DPI, devrait élaborer et mettre en œuvre une directive qui définisse clairement les dépenses relatives à la GI-TI, et qui précise les articles d'exécution à utiliser respectivement aux fins de production de rapports financiers. Le DPF collaborera avec le DG, Planification et gestion des ressources et le DG, Comptabilité ministérielle et gestion du matériel en vue de préciser et de définir la manière d'utiliser le plan comptable ministériel afin d'assurer un suivi efficace des dépenses en matière de GI-TI. L'application des éléments du plan comptable sera clairement définie en tant que norme nationale. Ces exigences seront communiquées sous forme de directive. Janvier 2011 État : En cours d'exécution

Mise à jour/
Justification :

En date du 30 septembre 2011 :

Les dépenses relatives à la technologie de l'information ont été définies, adoptées et communiquées dans le cadre d'une demande du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) visant l'obtention de renseignements sur les dépenses ministérielles.

On s'emploie à élaborer la directive d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) en s'appuyant sur le travail actuellement effectué par le SCT.

Le SCT a reporté au T3 (ou T4) la diffusion des modifications au plan comptable (PC). Le dirigeant principal des finances (DPF) travaillera avec les conseillers en gestion financière au cours des T3 et T4 pour définir et améliorer le codage et les rapports financiers dans le contexte du PC actuel. Lorsque le nouveau PC du SCT sera achevé, on décidera du moment où il sera adopté.

La Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats a participé à des réunions pour examiner les articles d'exécution à utiliser dans les rapports financiers.

Commentaire du Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) : Poursuite de la mise en œuvre. La recommandation sera caduque dès que la directive aura été achevée et communiquée au sein du Ministère.
2. Le DPF, de concert avec le DPI et les sous-ministres adjoints (SMA) chargés des activités et du personnel des régions, devrait mettre en œuvre un système national permettant de suivre toutes les ressources de GI-TI. Ce système devrait permettre de suivre l'information ayant trait à la durée de vie, à la garantie, aux utilisateurs et à l'emplacement d'un appareil, et offrir des fonctionnalités qui garantissent que tous les appareils et toutes les licences attribués aux employés et aux consultants sont récupérés et (ou) supprimés au départ de la personne. Dès qu'un système de suivi national aura été mis en œuvre, le DPI devrait effectuer l'inventaire des ressources de GI-TI à l'échelle du Ministère. Le DPI dispose (par l'entremise de TIL Remedy) d'un logiciel capable de suivre les ressources et de vérifier l'inventaire. Le DPI ajustera les processus existants afin de s'assurer que les procédures d'entrée et de sortie incluent l'attribution et la récupération des ressources matérielles et logicielles, ainsi que la gestion efficace des droits et des permissions d'accès au système. Dès que ces mesures seront en place, le DPI lancera un inventaire de référence à l'échelle nationale, et introduira des processus de gestion de l'inventaire.

Le DPI émettra une directive qui précisera la marche à suivre et qui rendra obligatoire l'utilisation de l'outil Remedy en tant que norme nationale.
Janvier 2011 État : En cours d'exécution

Mise à jour/
Justification :

En date du 30 septembre 2011 :

AADNC a déployé un logiciel (PSTI/Remedy) capable de suivre les licences des logiciels installés sur une ressource matérielle informatique, notamment un ordinateur de bureau ou portatif. Nous utilisons le centre de gestion de systèmes de Microsoft (anciennement SMS). Les ressources matérielles font l'objet d'un suivi à l'Administration centrale. Aucun processus uniforme n'a été documenté ou communiqué aux bureaux régionaux. Le DPF sollicitera la participation des régions et des secteurs par l'intermédiaire du Comité de gérance de l'information et de la technologie (CGIT) pour élaborer et adopter les processus nécessaires à l'intégration de données dans la base de données de l'entreprise (p. ex. PSTI/Remedy) et le centre de gestion de systèmes de Microsoft, ainsi qu'à la tenue à jour de cette base de données et de ce centre. Ce point devrait faire l'objet d'une discussion lors de la réunion du CGIT prévue pour la fin novembre ou le début décembre; le processus approuvé devrait être mis en place d'ici janvier ou février 2012.

Commentaire du SVE : Poursuite de la mise en œuvre.
3. Le DPF, de concert avec le DPI, devrait mettre sur pied, documenter et communiquer un processus d'approvisionnement cohérent en ce qui a trait à l'achat de ressources de GI-TI qui établisse plus clairement une séparation appropriée des tâches dans les régions et à l'administration centrale. Le DPI émettra, dans le cadre de la politique relative à la gouvernance de la GI-TI, une directive qui précisera les processus à respecter et les instances à consulter en matière d'achat de services professionnels de GI-TI et de matériel et logiciels. Le DPI collaborera avec le DG, Comptabilité ministérielle et gestion du matériel en vue de s'assurer qu'on dispose des capacités de contrôle et de production de rapports nécessaires pour soutenir ces processus. Ces mesures comprendront une ressource en matière d'achat, des mécanismes de surveillance, des outils et des modèles, etc.

Le DPI encouragera également un recours accru à l'achat centralisé de ressources de TI, ce qui pourrait résoudre des problèmes tels que la séparation des tâches, notamment en matière d'achat ou de réception comme cela été observé au cours de la vérification.
Mars 2011 État : En cours d'exécution

Mise à jour/
Justification :

En date du 30 septembre 2011 :

Une version provisoire de la directive sur l'approvisionnement en produits de gestion de l'information et de technologie de l'information (GI-TI) ainsi qu'en services professionnels connexes a été présenté au CGIT. À la lumière des commentaires formulés, il faudra discuter à nouveau de cette directive lors de la prochaine réunion du CGIT, laquelle devrait avoir lieu à la fin du mois de novembre ou au début du mois de décembre 2011.

Le CGIT recommandera que la directive soit présentée au Comité des DG chargé de la mise en œuvre et des opérations (CDGMO) aux fins d'approbation. Le CDGMO pourrait aussi recommander l'approbation de la directive par le comité des opérations. On s'attend à ce que la directive reçoive l'approbation ministérielle avant la fin de l'exercice 2011-2012.

La Section des services de l'approvisionnement de la Division de la gestion du matériel et des biens a mis au point une liste de vérification de l'approvisionnement et de la passation de contrats que les clients pourront utiliser dans le cadre des demandes touchant la GI-TI.

Commentaire du SVE : Poursuite de la mise en œuvre. La recommandation sera caduque dès que la directive aura été achevée et communiquée au sein du Ministère.
4. Le DPF devrait établir et maintenir un inventaire complet des contrats de GI-TI, des CNS et des protocoles d'entente. Le DPF, de concert avec le DPI, devrait établir un processus officiel permettant d'effectuer des analyses coûts-avantages appropriées des ententes de service de GI-TI fondées sur leur importance stratégique. Le DPI précisera les paramètres servant à définir et à mesurer le rendement des services achetés, des ententes de service et des protocoles d'entente en matière de GI-TI. Il faudra, notamment, définir explicitement une exigence quant aux avantages attendus de l'entente conclue avec la tierce partie, ainsi que la périodicité à laquelle ceux-ci doivent être examinés et faire l'objet d'un rapport. Le DPI s'efforcera de définir une démarche normalisée visant à définir les avantages tirés de telles ententes. Cette exigence sera communiquée sous forme de directive dans le cadre de la politique de gouvernance de la GI-TI. Le DPI procèdera à l'inventaire de ces attentes, lesquelles seront examinées par le comité de gérance de l'information et de la technologie, et surveillé annuellement. Décembre 2010 État : En cours d'exécution

Mise à jour/
Justification :

En date du 30 septembre 2011 :

On procède actuellement à l'inventaire. Les premiers résultats indiquent que la plupart des contrats ont été conclus et offrent, par conséquent, un bon rapport qualité-prix.

Les contrats, protocoles d'entente et conventions sur le niveau de service qui seront établis à l'avenir par la Direction générale de la gestion de l'information (DGGI) décriront tous explicitement les avantages escomptés.

Commentaire du SVE : Poursuite de la mise en œuvre. La recommandation sera caduque dès qu'une analyse coûts-avantages aura été effectuée et communiquée au sein du Ministère, que l'inventaire aura été achevé et qu'on aura fait savoir aux employés du Ministère qu'il est impératif d'indiquer dans l'inventaire tout nouveau contrat en matière de GI-TI.
5. Le DPF, de concert avec le DPI et les SMA responsables des activités et du personnel des régions, devrait déterminer une stratégie ministérielle en matière de GI-TI à laquelle les stratégies et processus des régions et de l'administration centrale devraient se conformer. Il conviendrait de s'attaquer aux raisons profondes qui donnent lieu à des pratiques incohérentes afin d'établir une démarche uniforme permettant de gérer les initiatives en matière de GI-TI au sein du Ministère. Le DPI élaborera une ébauche de stratégie en ce qui a trait à la GI-TI et la fera approuver. Cette dernière fournira un cadre à la politique de gouvernance de la GI-TI et servira de fondement aux plans et aux activités des secteurs et des régions du Ministère. Janvier 2011 État : En cours d'exécution

Mise à jour/
Justification :

En date du 30 septembre 2011 :

La DGGI a préparé la version provisoire d'une stratégie qui a été présentée au CGIT. La stratégie sera présentée au CDGMO à la fin du mois de novembre ou au début du mois de décembre. Lorsque le CDGMO sera prêt à recommander son approbation par le comité des opérations, la stratégie de GI-TI sera présentée à ce dernier.

L'approbation de cette stratégie est l'un des engagements pris dans le Rapport sur les plans et les priorités et les dates de sa présentation au CDGMO et au comité des opérations seront fixées en fonction de l'obtention des approbations requises afin que la stratégie puisse être déclarée comme étant achevée avant la fin du présent exercice. Afin de s'attaquer aux pratiques incohérentes en matière de gestion des initiatives de GI-TI au sein du Ministère, le comité des opérations a récemment approuvé le cadre amélioré de gestion du portefeuille. Cela permettra d'adopter différentes démarches « passerelles » fondées sur le risque et la complexité de l'initiative.

Commentaire du SVE : Poursuite de la mise en œuvre.
 
 
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