ARCHIVÉE - Vérification du soutien d'AADNC et du secrétariat d'adjudication au processus d'évaluation indépendant

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Date : Novembre 2011
Projet no 10-38

Format PDF (212 Ko, 29 pages)

 

 

Table des matières

 

 

Acronymes

AADNC
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada

AURELI
Accès unique résolution de litiges

CAFE
Créditeurs à la fin de l'exercice

CAN
Comité d'administration national

CRG
Cadre de responsabilisation de gestion

CRPI
Convention de règlement relative aux pensionnats indiens

CT
Conseil du Trésor

DGOCR
Direction générale des opérations de la Convention de règlement

EDI
Échange de documents informatisé

ENS
Entente sur les niveaux de service

ETP
Équivalent d'employés à temps plein

GDC-DNRA
Gestion des données et contrôle, Direction nationale de recherche et d'analyse

GI-TI
Gestion de l'information et technologie de l'information

GRE
Gestion du rendement de l'employé

MJ
Ministère de la Justice

PEC
Paiement d'expérience commune

PEI
Processus d'évaluation indépendant

PMC
Personne mise en cause

PRN
Processus de règlement négocié

RH
Ressources humaines

RQPIC
Résolution des questions des pensionnats indiens Canada

SCT
Secrétariat du Conseil du Trésor

SIGD
Système intégré de gestion des dossiers

SVE
Secteur de la vérification et de l'évaluation

TPS/TVH
Taxe sur les produits et services ou taxe de vente harmonisée

 

 

Résumé

Contexte

Le Secrétariat d'adjudication a pour mandat de mettre en œuvre et d'administrer de façon indépendante, objective et impartiale le Processus d'évaluation indépendant (PEI), sous la direction de l'Adjudicateur en chef. Au sein d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC), la Direction générale des opérations de la Convention de règlement (DGOCR) a la responsabilité de représenter le Canada lors d'audiences, de négocier des règlements sans audience, d'effectuer les recherches nécessaires et de payer les règlements.

Le PEI est un processus alternatif et extrajudiciaire de règlement des conflits permettant de régler les réclamations pour les sévices subis dans les pensionnats indiens. Les anciens élèves des pensionnats indiens qui ont subi des sévices sexuels ou des sévices physiques graves peuvent être admissibles à une indemnité dans le cadre du PEI. Le PEI est l'un des éléments de la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens (CRPI), le plus important règlement de recours collectif de l'histoire du Canada, dont le but est d'apporter une solution juste et durable aux séquelles laissées par les pensionnats indiens.

Le PEI est soutenu conjointement par le Secrétariat et AADNC.

Objectif et portée

La vérification a pour objectif de vérifier la pertinence et l'efficacité des contrôles de gestion effectués par AADNC et le Secrétariat pour s'acquitter de leurs obligations de soutenir le PEI.

Elle porte sur les responsabilités de la DGOCR et du Secrétariat à l'égard du soutien du PEI et de l'adjudicateur en chef.

La portée ne comprend pas les aspects des autres processus indépendants de règlement des conflits dans le cadre du PEI qui sont administrés sous la direction de l'adjudicateur en chef, lequel a été nommé par le Comité de surveillance (formé de représentants des parties à la CRPI). De plus, elle ne comporte pas d'évaluation des décisions rendues par les adjudicateurs indépendants.

Conclusion

De façon générale, les pratiques de gestion ont été jugées adéquates et efficaces pour respecter les obligations de soutenir le PEI. Cependant, même si aucun souci majeur n'a été constaté, les aspects suivants pourraient être améliorés :

Secrétariat DGOCR d'AADNC
  • Gestion du rendement de l'employé
  • Mise en commun d'information (documentation sur le demandeur)
  • Gestion des risques
  • Paiement en temps opportun
  • Mesures de dotation
  • Mesures de dotation
  • Approvisionnement
  • Approvisionnement
 

La vérification a également mis en évidence des possibilités pour l'administration centrale de fournir un meilleur soutien au Secrétariat et à la DGOCR dans les domaines du recrutement et de l'embauche et de l'approvisionnement.

Recommandations

Il est recommandé que le directeur exécutif du Secrétariat :

  1. établisse et mette en œuvre une approche plus cohérente dans l'ensemble du Secrétariat pour la communication des objectifs stratégiques, des activités clés, des risques connexes et des stratégies d'atténuation, afin d'améliorer la clarté de cette communication et l'efficacité des rapports et du suivi;

  2. s'assure que les mesures de dotation sont autorisées d'avance;

  3. s'assure de la conservation des documents sur les mesures de dotation et de leur disponibilité pour des vérifications, conformément aux politiques prévues pour la gestion de l'information;

  4. veille à ce que les pratiques d'autorisation des paiements aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques soient appliquées uniformément à toutes les acquisitions et dépenses, y compris les approbations en vertu de l'article 32 de la Loi et les autorisations préalables aux vérifications. Ces autorisations préalables aux vérifications pourraient être améliorées en estampillant les factures, pour aider à s'assurer que la section requise est remplie;

  5. s'assure de l'exactitude du calcul de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH).

    Il est recommandé que le directeur général, DGOCR :

  6. considère l'initiative de mise en commun de renseignements à l'aide du logiciel SharePoint comme un moyen pour la DGOCR d'améliorer l'efficacité de l'utilisation des ressources à l'appui du PEI. Si l'initiative est mise en œuvre, la direction devrait s'assurer qu'il y a assez de ressources de formation et de soutien informatique pour ce logiciel;

  7. s'assure que les mesures de dotation sont autorisées d'avance;

  8. mette en œuvre un processus visant à renvoyer aux échelons supérieurs les décisions qui n'ont pas été exécutées dans les délais prévus, afin de s'assurer de leur exécution.
 

 

1. Introduction

1.1 Contexte

Le Secrétariat d'adjudication a pour mandat de mettre en œuvre et d'administrer de façon indépendante, objective et impartiale le Processus d'évaluation indépendant (PEI), sous la direction de l'Adjudicateur en chef. Au sein d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC), la Direction générale des opérations de la Convention de règlement (DGOCR) a la responsabilité de représenter le Canada lors d'audiences, de négocier des règlements sans audience, d'effectuer les recherches nécessaires et de payer les règlements.

Le PEI est un processus alternatif et extrajudiciaire de règlement des conflits permettant de régler les réclamations pour les sévices subis dans les pensionnats indiens. Les anciens élèves des pensionnats indiens qui ont subi des sévices sexuels ou des sévices physiques graves peuvent être admissibles à une indemnité dans le cadre du PEI. Le PEI est l'un des éléments de la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens (CRPI), le plus important règlement de recours collectif de l'histoire du Canada, dont le but est d'apporter une solution juste et durable aux séquelles laissées par les pensionnats indiens.

Le PEI est soutenu conjointement par le Secrétariat et AADNC. Il comprend les principales activités fonctionnelles suivantes : l'examen et l'admission des demandes, la gestion des cas, la gestion des audiences, la coordination des évaluations médicales et psychologiques, et la fourniture d'un soutien financier et médical en cas de besoin, conformément à la décision rendue. La capacité du Secrétariat et de la DGOCR d'aider à l'atteinte des objectifs prévus dépend directement de la pertinence et de l'efficacité des procédures et des pratiques qu'ils mettent en pratique conjointement. Il est attendu que les demandes seront traitées convenablement et efficacement, en fonction de procédures écrites et conformément aux décisions rendues.

La vérification a été axée sur l'évaluation de la pertinence et de l'efficacité des pratiques de gestion liées aux activités fonctionnelles clés énumérées ci‑dessus. Plus précisément, elle visait à déterminer dans quelle mesure ces pratiques de gestion assuraient la conformité des règlements traités avec les objectifs du PEI.

 

 

2. Objectif et portée de la vérification

L'objectif de cette vérification était de fournir une assurance à la haute direction sur la pertinence et l'efficacité des contrôles de gestion effectués par AADNC et le Secrétariat pour s'acquitter de leurs obligations de soutenir le PEI.

La portée comprend les responsabilités de la DGOCR et du Secrétariat pour soutenir le PEI et l'Adjudicateur en chef. Au sein d'AADNC, la DGOCR a la responsabilité de représenter le Canada lors d'audiences, de négocier des règlements sans audience, d'effectuer les recherches nécessaires et de payer les règlements.

La portée comprend les éléments du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) et des contrôles de gestion fondamentaux (CGF) qui assurent la gouvernance efficace, la gestion du risque, la gérance et la reddition de comptes relatifs au soutien du PEI.

La portée ne comprend pas les aspects des autres processus indépendants de règlement des conflits dans le cadre du PEI qui sont administrés sous la direction de l'adjudicateur en chef, lequel a été nommé par le Comité de surveillance (formé de représentants des parties à la CRPI). De plus, elle ne comporte pas d'évaluation des décisions rendues par les adjudicateurs indépendants.

 

 

3. Démarche et méthodologie

La vérification des pratiques de gestion menées par la DGOCR et le Secrétariat pour soutenir le PEI a été planifiée et exécutée de manière à être conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, énoncées dans la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor.

Des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été appliquées et des données ont été recueillies pour appuyer la conclusion exposée dans le présent rapport.

Les principales techniques de vérification utilisées étaient notamment les suivantes :

Pour atteindre les objectifs de la vérification, des critères de vérification ont été définis, en fonction desquels des observations, des évaluations et des conclusions on été formulées au sujet du Secrétariat et de la DGOCR. Les objectifs et les critères qui ont été définis pour la vérification touchaient sur les procédures de gouvernance, de gestion du risque, la documentation sur les demandeurs, le calendrier des audiences et de soutien administratif (voir l'annexe A).

 

 

4. Conclusion

En général, les pratiques de gestion ont été jugées adéquates et efficaces pour respecter les obligations de soutenir le PEI. Toutefois, les aspects suivants pourraient être améliorés :

Secrétariat DGOCR d'AADNC
  • Gestion du rendement de l'employé
  • Mise en commun d'information (documentation sur le demandeur)
  • Gestion des risques
  • Paiement en temps opportun
  • Mesures de dotation
  • Mesures de dotation
  • Approvisionnement
  • Approvisionnement
 

 

5. Observations et recommandations

5.1 Gouvernance

Secrétariat

La vérification a montré que les processus de gouvernance et les processus opérationnels clés en place aident à l'efficacité de la prestation des services requis pour le soutien du PEI.

Planification stratégique et opérationnelle

Le Secrétariat a un plan stratégique pour la période 2011 à 2014. Il utilise le processus de planification stratégique et opérationnelle pour faciliter la définition des actions futures, des rôles et responsabilités et des besoins à venir en ressources. La vérification a révélé que les plans opérationnels (d'activités) des directions du Secrétariat s'inspirent des objectifs stratégiques.

À la lumière des entrevues réalisées auprès de la direction, ainsi que d'un examen des pièces justificatives et d'un échantillon discrétionnaire des formulaires de gestion du rendement de l'employé, il ressort qu'il y a une adéquation entre les objectifs stratégiques, les objectifs opérationnels des directions et les objectifs de chacun des membres du personnel.

Planification financière

Il y a des plans opérationnels pour chaque direction du Secrétariat. Les budgets opérationnels des directions sont établis en fonction d'objectifs stratégiques et de plans opérationnels. Les directeurs et les gestionnaires ayant des responsabilités et des pouvoirs budgétaires comparent tous les mois leurs dépenses réelles par rapport à leur budget et rendent compte en détail dans le rapport trimestriel de tout écart vis-à-vis de leur budget.

Approvisionnement

Le Ministère n'a pas fourni du soutien en temps opportun pour des services d'approvisionnement. Les contrats des adjudicateurs ont été utilisés en guise d'exemple. Au lieu d'établir des contrats, les agents d'approvisionnement du Ministère avaient initialement préparé des accords d'approvisionnement qui n'étaient pas nécessaires.

La vérification a révélé que des difficultés ont été générées par l'incompatibilité des délais fixes du PEI avec le processus d'approvisionnement du Ministère qui est complexe et prend beaucoup de temps. Des efforts et une attention considérables ont été nécessaires afin d'assurer que les services d'approvisionnement soient rendus pour la conceptualisation et la mise en œuvre de systèmes. Ce fut le cas pour le système d'échange de documents informatisé (EDI) et le système intégré de gestion des dossiers (SIGD/IFMS).

Planification des ressources humaines

Un processus est en place pour élaborer un plan stratégique des ressources humaines. Ce plan définit les objectifs organisationnels et les priorités en matière de RH. Il comprend également un plan d'action en matière de ressources humaines et un plan de dotation pour 2011-2014.

AADNC fournit les services de soutien en matière de ressources humaines, ce qui nuit à la capacité du Secrétariat de recruter du personnel rapidement. Les personnes interrogées ont régulièrement signalé qu'il était difficile pour le Secrétariat d'engager du personnel plus rapidement que ne le permet le Ministère. Les procédures d'embauche du Ministère peuvent prendre de 12 à 18 mois, ce qui est un délai courant pour l'ensemble de l'administration fédérale. Ce délai est trop long pour permettre au Secrétariat d'apporter un soutien efficace au PEI, qui a un délai rigide à respecter pour l'achèvement des évaluations. Les personnes interrogées ont reconnu qu'il n'est probablement pas possible de modifier le processus d'embauche et que, pour répondre aux besoins en RH du Secrétariat, il faut recourir à des contractuels, à des détachements et des déploiements.

Mesure du rendement

Les principales mesures de rendement du Secrétariat sont le respect des deux exigences clés suivantes, qui sont énoncées à l'article 6 de la Convention de règlement :

  1. les demandeurs du PEI se verront offrir une audience dans un délai de 9 mois suivant l'acceptation de leur demande;

  2. le nombre de demandes présenté chaque année sera de 2 500 ou moins.

Le Secrétariat surveille les délais pour les audiences et le nombre de demandes soumises annuellement. Il a constaté que le nombre de demandes soumises est supérieur aux prévisions, atteignant en moyenne 5 100 demandes par année.

Les vérificateurs ont signalé les exemples suivants de rapports hebdomadaires et mensuels qui contiennent des renseignements sur les volumes:

En examinant les rapports, les vérificateurs ont constaté que le Secrétariat surveille les progrès accomplis par rapport à ses objectifs stratégiques et opérationnels. Par exemple, le tableau de bord du PEI rend compte des résultats des activités par rapport au premier objectif stratégique, c'est‑à‑dire traiter les demandes en temps opportun, et le rapport trimestriel indique les activités accomplies vers l'atteinte de chaque objectif stratégique.

Communications

Le Secrétariat contribue à la tenue de réunions hebdomadaires du Comité des opérations de la Convention de règlement et aux réunions mensuelles avec le Comité de surveillance. Cela sous-tend une collaboration avec les divers intervenants du PEI (Crawford Class Action Services, la DGOCR, l'adjudicateur en chef, les Églises, les représentants des Premières nations et les avocats des demandeurs), ce qui contribue directement à soutenir le PEI.

Recommandation

Aucune recommandation n'est proposée dans ce domaine.

DGOCR

Les vérificateurs ont constaté qu'il y avait un processus de gouvernance et des processus opérationnels clés pour assurer la prestation efficace des services requis pour le PEI.

C'est un mémoire au Cabinet présenté en 2006‑2007 qui a défini le rôle et les pouvoirs de la DGOCR.

La vérification a révélé que la DGOCR avait envisagé de présenter un autre mémoire au Cabinet, mais a décidé plutôt de soumettre une présentation au Conseil du Trésor, au motif que les activités et les risques n'avaient pas changé sensiblement depuis la présentation du mémoire initial en 2006‑2007. La DGOCR est en train de préparer un mémoire au Cabinet pour demander du financement jusqu'en 2017, ce qui comprendra une description des risques liés au PEI.

La vérification a permis de confirmer que la DGOCR a établi et préside le Comité des opérations, qui se réunit une fois par semaine. La DGOCR participe aussi aux réunions mensuelles du Comité de surveillance qui aide, avec les autre intervenants participants, à améliorer l'efficacité et l'efficience des processus du PEI. Elle participe également au Sous‑comité technique, qui a été créé par le Comité de surveillance pour élaborer des outils pratiques à l'intention des intervenants.

Recommandation

Aucune recommandation n'est proposée dans ce domaine.

5.2 Gestion des risques

Dans le contexte actuel, la gestion efficace des risques est essentielle afin d'exercer une saine gouvernance et de faire preuve de responsabilité. On s'attend à ce que le Secrétariat et la DGOCR comprennent les risques majeurs pesant sur la réalisation de leurs objectifs et à ce qu'ils aient mis en place des plans d'atténuation de ces risques. En ayant une approche documentée de gestion du risque, les dirigeants sont mieux capables de repérer, d'énoncer et de comprendre les risques potentiels et les vulnérabilités connexes, compte tenu des contrôles et/ou activités d'atténuation. Le travail de vérification a porté sur la gestion du risque au niveau de l'organisation et sur ses liens avec les décisions opérationnelles.

Secrétariat

Les vérificateurs estiment que le processus de gestion du risque en place semble globalement adéquat pour permettre au Secrétariat de fournir les services de soutien nécessaires pour le PEI.

Le Secrétariat a documenté les risques organisationnels de chaque objectif stratégique énoncé dans le plan stratégique et a établi des plans d'atténuation de ces risques. Chacun de ces risques a une évaluation, des mesures d'atténuation et de surveillance correspondantes et des activités de communication ont été entrepris à leur égard.

Les éléments suivants sont des preuves que les risques ont été pris en compte et que des contrôles d'atténuation des risques ont été établis :

Toutefois, les vérificateurs ont constaté qu'il était désirable pour le Secrétariat de mettre en œuvre une approche plus cohérente pour la surveillance des objectifs, les rapports sur les activités clés, les risques connexes et les mesures d'atténuation par rapport aux objectifs stratégiques. En particulier, ils ont constaté que les trois rapports suivants : l'évaluation des risques pour le Secrétariat en 2011, le Cadre de gestion des risques (Admissions et Gestion de l'adjudication) et le Rapport du quatrième trimestre de  2010-2011 présentent tous les objectifs, les activités clés, les risques connexes et les mesures d'atténuation, mais que les objectifs et les activités qui y sont présentés diffèrent.

Recommandation

Il est recommandé que le directeur exécutif du Secrétariat :

1. établisse et mette en œuvre une approche plus cohérente dans l'ensemble du Secrétariat pour la communication des objectifs stratégiques, des activités clés, des risques connexes et des stratégies d'atténuation, afin d'améliorer la clarté de cette communication et l'efficacité des rapports et du suivi.

DGOCR

Les vérificateurs ont conclu que le processus de gestion des risques en place était globalement adéquat pour aider la DGOCR à répondre à ses besoins pour le PEI.

La DGOCR a entrepris une évaluation des risques liés à ses objectifs stratégiques, en dressant une carte des points chauds et un registre des risques. Le registre des risques comprend une description détaillée des risques, des conséquences, des mesures d'atténuation, des cotes de risque, des réponses aux risques, du suivi et des éléments de communication. Bien qu'il soit utilisé comme cadre de gestion des risques et comme outil de communication, le registre recense surtout les actions de la DGOCR pour atténuer les risques à un niveau plus opérationnel. En outre, les vérificateurs ont constaté que la DGOCR a accompli des activités de planification de la gestion des risques au début du PEI et a examiné des stratégies d'atténuation des risques recensés.

La DGOCR cerne les risques, les surveille et les communique. Elle rend compte de l'avancement des mesures d'atténuation lors des réunions hebdomadaires du Comité des opérations et des réunions mensuelles avec le Comité de surveillance, y compris le Sous-comité technique. Le Comité de surveillance s'occupe d'atténuer une combinaison de risques opérationnels et stratégiques, tandis que le Comité des opérations se concentre généralement sur ​​les risques opérationnels. Les vérificateurs ont également observé que la DGOCR a entrepris des activités de recensement et d'atténuation des risques, qui viennent s'ajouter à ceux qui ont été signalés au Comité des opérations. Les risques cernés et les contrôles d'atténuation ont été fait aux niveaux stratégique et opérationnel.

Recommandation

Aucune recommandation n'est proposée pour cet objectif.

5.3 Documentation des demandeurs

La vérification a porté sur un certain nombre d'activités fonctionnelles clés. Les critères de vérification pour évaluer chaque activité fonctionnelle clé sont indiqués ci‑dessous. La structure responsable de chaque activité fonctionnelle est indiquée entre parenthèses.

Secrétariat

Globalement, les vérificateurs ont constaté que le Secrétariat s'est doté d'un certain nombre de contrôles pour l'aider à assurer un soutien efficace et efficient pour le repérage et le rassemblement de la documentation sur les demandeurs. À la lumière des entrevues et de l'examen des rapports statistiques, les vérificateurs ont appris qu'un nombre important de demandes qui ont été acceptées dans le processus sont en attente en raison de l'absence de documents requis des demandeurs, d'autres ministères fédéraux, tels que le Service correctionnel du Canada, et de médecins praticiens. Bien que le Secrétariat ne soit pas responsable de la plupart des retards et mises en attente de demandes, les vérificateurs ont observé qu'il continue de travailler pour distinguer les sources de problèmes entraînant la mise en attente de demandes et de collaborer avec divers intervenants pour réduire le nombre de demandes en attente.

Un certain nombre de contrôles sont en place pour assurer un repérage efficace et efficient et le rassemblement de toute la documentation nécessaire sur les demandeurs, notamment la tenue de réunions régulières, des examens d'assurance de la qualité et la présentation de rapports périodiques. Pour consulter la liste complète des contrôles, voir l'annexe B.

Recommandation

Aucune recommandation n'est proposée pour cet objectif.

DGOCR

Globalement, les vérificateurs ont constaté que la DGOCR s'est dotée de contrôles adéquats pour documenter, soutenir et surveiller la divulgation de documents du Canada et pour surveiller la documentation relative aux demandeurs pour les règlements négociés.

Les vérificateurs ont observé que la DGOCR dispose d'un certain nombre de contrôles pour l'aider à fournir un soutien efficace pour la réalisation de la divulgation de documents du Canada. Le DGOCR collabore avec le Secrétariat et d'autres intervenants sur une base hebdomadaire et mensuelle pour explorer et mettre à profit des possibilités d'améliorer l'efficacité du soutien pour achever la divulgation de documents du Canada. Grâce aux entrevues et à un examen de la documentation, les vérificateurs ont noté que la DGOCR travaille régulièrement en collaboration officielle avec le Secrétariat : à l'échelon stratégique, dans le cadre de réunions mensuelles du Comité de surveillance, et à l'échelon fonctionnel, dans le cadre de réunions hebdomadaires du Comité des opérations et du Sous-comité technique (du Comité de surveillance) et dans le cadre de conférences téléphoniques toutes les deux semaines pour le système AURELI (Accès unique résolution de litiges). Ils ont également constaté lors des entrevues et au moyen de tests que la DGOCR entretient un dialogue officieux en temps opportun avec le Secrétariat pour résoudre les problèmes opérationnels et les problèmes concernant des demandes en particulier.

La DGOCR fait le suivi du nombre de demandes en attente. Elle est en train d'incorporer une mesure de ce nombre dans la version 2 du tableau de bord du PEI. Elle a organisé un atelier sur l'amélioration des procédés opérationnels, duquel est ressorti un rapport de proposition d'AADNC pour améliorer la capacité et l'efficacité du PEI. Ce rapport note que des facteurs indépendants de la volonté de la DGOCR et du Secrétariat nuisent à la capacité de traitement des demandes. Malgré ce manque de contrôle, la DGOCR a recommandé au Comité des opérations plusieurs solutions pour corriger les problèmes constatés, notamment améliorer la communication et la collaboration avec le Secrétariat.

Les vérificateurs ont constaté que la DGOCR s'est dotée d'un cadre de gestion pour aider les gestionnaires des audiences à assurer la cohérence dans la gestion des audiences et dans la participation à celles‑ci. Ils ont également noté que la DGOCR utilise un nombre suffisant de contrôles adéquats pour effectuer efficacement la divulgation de documents du Canada. Ces contrôles sont notamment les suivants : un large éventail de rapports périodiques, la contribution à la conférence téléphonique hebdomadaire sur le système AURELI, ainsi que des rôles, des responsabilités et des procédures bien définis. Pour plus d'informations, voir l'annexe B.

Les vérificateurs ont observé que la documentation requise pour les règlements négociés est la même que celle qui est requise pour les audiences. Ils ont également noté qu'une évaluation des risques est effectuée à l'avance de toute négociation dans le cadre du processus de règlement négocié (PRN).

Ils ont constaté un besoin d'information uniforme à l'échelle de la DGOCR et d'une formation nationale cohérente. Ils ont réalisé un examen de haut niveau du logiciel Web SharePoint actuellement utilisé par le ministère de la Justice (MJ) pour fournir du soutien au personnel chargé du PEI. Ce logiciel faciliterait la mise en commun des connaissances au sein de la DGOCR et avec le MJ, améliorerait l'accès aux documents et favoriserait la cohérence entre les régions Est et Ouest de la DGOCR. La DGOCR pourrait avoir accès à ce logiciel du MJ en vertu d'un contrat de licence.

Recommandation

Il est recommandé que le directeur général, DGOCR :

2. considère l'initiative de mise en commun de renseignements à l'aide du logiciel SharePoint comme un moyen pour la DGOCR d'améliorer l'efficacité de l'utilisation des ressources à l'appui du PEI. Si l'initiative est mise en œuvre, la direction devrait s'assurer qu'il y a assez de ressources de formation et de soutien informatique pour ce logiciel;

5.4 Établissement du calendrier des audiences des demandeurs

Les vérificateurs ont examiné le calendrier établi par le Secrétariat pour les audiences du volet ordinaire et la coordination de ce calendrier avec la DGOCR, ainsi que le calendrier fixé par la DGOCR pour les règlements négociés.

Secrétariat

Les vérificateurs ont estimé que les contrôles mis en place par le Secrétariat conviennent pour l'établissement efficace et efficient des calendriers des audiences avec les demandeurs. Ces contrôles sont notamment les suivantes : processus d'audience efficace, création du rôle de directeur de gestion du processus opérationnel et participation au Comité des opérations. Pour plus d'information, voir l'annexe B.

Recommandation

Aucune recommandation n'est proposée pour cette section.

DGOCR

Les vérificateurs ont jugé que la DGOCR a mis en place des contrôles suffisants pour coordonner efficacement les audiences et les règlements négociés.

La DGOCR a signé un protocole d'entente avec le MJ, renouvelé tous les ans, qui défini les rôles et responsabilités distincts et conjoints du MJ et d'AADNC, les livrables, les normes de services, la planification et de rapports concernant le nombre d'employés équivalents plein temps (ETP) et leur coût, et le nombre d'audiences auxquelles le MJ participera. L'ébauche de l'analyse de rentabilité de 2009 indique que le rôle du MJ dans le PEI est notamment d'assister/de participer à environ la moitié des audiences du PEI en tant que défendeur du Canada.

Les vérificateurs ont constaté qu'un certain nombre de contrôles sont en place pour aider à assurer l'établissement efficace et efficient d'un calendrier d'audiences, notamment: des comités de surveillance, un système de suivi des étapes franchies et la communication des résultats de l'atelier d'amélioration des processus opérationnels au Comité de surveillance. Pour plus d'information, veuillez consulter l'annexe B.

Recommandation

Aucune recommandation n'est proposée dans ce domaine.

5.5 Soutien administratif

Les vérificateurs ont vérifié s'il y avait des contrôles adéquats pour assurer l'efficacité et l'efficience du soutien administratif fourni à l'Adjudicateur en chef, au Secrétariat et au PEI. Le soutien administratif consiste en des services de gestion financière (budget et rapports), de gestion des RH, d'approvisionnement et de GI-TI offerts par le Ministère (AADNC). Ils ont évalué ce soutien par le biais d'entrevues avec la direction du Secrétariat et de la DGOCR. Ils ont également vérifié un échantillon discrétionnaire de transactions pour les processus suivants :

Veuillez noter que c'est l'adjudicateur qui a la principale responsabilité des décisions concernant les contrôles effectués dans l'administration de l'examen et de l'admission des demandes. Ces contrôles sortent donc de la portée de la présente vérification.

Secrétariat

Les vérificateurs ont évalué 15 mesures de dotation et 20 opérations d'approvisionnement effectuées entre le 1er janvier et le 30 juin 2011, pour vérifier si des autorisations ont été accordées pour les effectuer et si elles ont été accordées en temps opportun.

Recommandations

Il est recommandé que le directeur exécutif du Secrétariat :

3. s'assure que les mesures de dotation sont autorisées d'avance;

4. s'assure de la conservation des documents sur les mesures de dotation et de leur disponibilité pour des vérifications, conformément aux politiques prévues pour la gestion de l'information;

5. veille à ce que les pratiques d'autorisation des paiements aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques soient appliquées uniformément à toutes les acquisitions et dépenses, y compris les approbations en vertu de l'article 32 de la Loi et les autorisations préalables aux vérifications. Ces autorisations préalables aux vérifications pourraient être améliorées en estampillant les factures, pour aider à s'assurer que la section requise est remplie;

6. s'assure de l'exactitude du calcul de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH).

DGOCR

Les vérificateurs ont évalué 10 mesures de dotation, 5 opérations d'approvisionnement et 25 paiements de règlement effectués entre le 1er janvier et le 30 juin 2011. Ils ont choisi 12 échantillons de paiements de règlement en fonction des informations fournies par le Secrétariat et les 13 autres en fonction des informations fournies par la DGOCR. Lors de la vérification, ils ont pris soin de ne pas publier dans la documentation de vérification des informations propres aux demandeurs. La vérification visait notamment à déterminer si les autorisations appropriées ont été accordées pour chaque opération et si elles ont été accordées en temps opportun.

Recommandations

Il est recommandé que le directeur général, DGOCR :

7. s'assure que les mesures de dotation sont autorisées d'avance;

8. mette en œuvre un processus visant à renvoyer aux échelons supérieurs les décisions qui n'ont pas été exécutées dans les délais prévus, afin de s'assurer de leur exécution.

 

 

 

6. Plan d'action de la direction

Recommandations Réponse de la direction/
Mesures
Gestionnaire
responsable
(titre)
Date prévue
de mise
en œuvre
Recommandations à l'intention du Secrétariat

Il est recommandé que le directeur exécutif du Secrétariat :

1. établisse et mette en œuvre une approche plus cohérente dans l'ensemble du Secrétariat pour la communication des objectifs stratégiques, des activités clés, des risques connexes et des stratégies d'atténuation, afin d'améliorer la clarté de cette communication et l'efficacité des rapports et du suivi;
Pour gérer les risques courus, le Secrétariat suit actuellement une approche décrite de façon détaillée pour :

  • cerner les risques qui pourraient l'empêcher d'atteindre ses objectifs;

  • évaluer les contrôles existants pour chacun des risques cernés, ainsi que la probabilité et la gravité de ces risques;

  • élaborer le meilleur plan d'action possible en réaction à chaque risque et agir selon la stratégie définie;

  • surveiller et tenir à jour un registre des risques, qui est rattaché au plan d'activités annuel du Secrétariat;

  • présenter des rapports trimestriels (rédigés en fonction des destinataires, p. ex.  des rapports ministériels d'AADNC, des rapports à l'intention du Conseil du Trésor, des rapports à l'intention des tribunaux qui veillent à l'application de la Convention de règlement).

La haute direction se voit offrir régulièrement une formation sur les risques et la gestion des risques (la dernière séance de formation a eu lieu en mai)

Les sections établissent des plans d'activités qui tiennent compte des risques potentiels qui pèsent sur leurs activités.

Le Secrétariat s'appuiera sur ces pratiques et procédés en place pour étendre la mise en œuvre de la gestion des risques :

  1. en communiquant les liens entre les objectifs stratégiques, les activités clés, les risques et les stratégies d'atténuation de ces risques;

  2. assurant d'une mise en œuvre cohérente de ces pratiques et procédés à l'échelle de l'organisation;

  3. en élaborant un mécanisme plus robuste d'établissement de rapports sur les progrès réalisés.
Directeur exécutif du Secrétariat

Directeur, Planification stratégique et gestion du rendement (PSGR)
Septembre 2011
MESURES DE DOTATION

3. s'assure que les mesures de dotation sont autorisées d'avance;
Le Secrétariat a informé les directeurs, les gestionnaires et les superviseurs que les demandes de dotation par intérim doivent être soumises suffisamment d'avance pour permettre le traitement de la documentation sur la date de début d'entrée en fonction du poste par intérim. Si, en raison d'une urgence, il faut faire une nomination par intérim, une explication de la situation doit être ajoutée au dossier des RH

L'équipe de coordination des RH des Services ministériels surveille les demandes de nomination par intérim et avertira le Comité de la haute direction s'il y a des problèmes avec l'exécution des nominations.
Directeur exécutif du Secrétariat

Directeur, PSGR
Septembre 2011
4. s'assure de la conservation des documents sur les mesures de dotation et de leur disponibilité pour des vérifications, conformément aux politiques prévues pour la gestion de l'information; Le Secrétariat réexamine actuellement ses processus et procédures de tenue de dossiers sur les mesures de dotation. Il mettra à jour ces processus et procédures pour s'assurer que toute la documentation sur les mesures de dotation est classée correctement et facilement accessible. Directeur exécutif du Secrétariat

Directeur, PSGR
Septembre 2011
APPROVISIONNEMENT

5. veille à ce que les pratiques d'autorisation des paiements aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques soient appliquées uniformément à toutes les acquisitions et dépenses, y compris les approbations en vertu de l'article 32 de la Loi et les autorisations préalables aux vérifications. Ces autorisations préalables aux vérifications pourraient être améliorées en estampillant les factures, pour aider à s'assurer que la section requise est remplie;
Le Secrétariat a lancé quatre demandes de propositions pour des services d'adjudicateur.

L'équipe chargée de l'approvisionnement à l'administration centrale n'avait pas demandé la signature requise en vertu de l'article 32 pour confirmer la disponibilité de fonds avant la préparation du contrat. La direction a constaté cette omission lors de vérifications a posteriori effectuées à l'automne 2010. Le Secrétariat a par la suite préparé une note pour le dossier et l'a transmise au bureau de la dirigeante principale des finances d'AADNC.

Le Secrétariat est en train de préparer des notes qui seront ajoutées à tous les dossiers de demandes de proposition. Il est également en train de préparer une approbation d'engagement en vertu de l'article 32 pour confirmer que des fonds sont disponibles pour effectuer ces dépenses.

Le Secrétariat préparera également une approbation d'engagement en vertu de l'article 32 pour le paiement des factures de Crawford.

Le Secrétariat attend de recevoir les nouveaux tampons de vérification préalable et d'approbation en vertu de l'article 34, qu'il distribuera ensuite aux employés qui en ont besoin pour accomplir ce travail. Il enverra un courriel aux employés pour les informer des recommandations découlant de la vérification et des nouvelles procédures à suivre et en discutera avec eux lors de réunions pour s'assurer qu'ils les comprennent bien.

L'équipe des finances des Services ministériels fera le suivi de la mise en application des changements recommandés et communiquera ses constatations au Comité de la haute direction.
Directeur exécutif du Secrétariat

Directeur, PSGR
Septembre 2011
6. s'assure de l'exactitude du calcul de la TPS/TVH. Conformément aux directives du dirigeant principal des finances d'AADNC, le Secrétariat a instauré l'utilisation de modèles pour le calcul de la TPS et de la TVH pour les déplacements des fonctionnaires et de non-fonctionnaires.

Le Secrétariat a instauré l'utilisation du modèle pour le calcul de la TPS/TVH, conformément aux directives d'AADNC.

Le Secrétariat communiquera avec la dirigeante principale des finances pour voir s'il faudrait modifier ses instructions de calcul.
Directeur exécutif du Secrétariat

Directeur, PSGR
Octobre 2011
Recommandations à l'intention de la DGOCR

Il est recommandé que le directeur général, DGOCR :

2. considère l'initiative de mise en commun de renseignements à l'aide du logiciel SharePoint comme un moyen pour la DGOCR d'améliorer l'efficacité de l'utilisation des ressources à l'appui du PEI. Si l'initiative est mise en œuvre, la direction devrait s'assurer qu'il y a assez de ressources de formation et de soutien informatique pour ce logiciel;
Un protocole d'entente avec le MJ a été élaboré et sera signé avant le 30 novembre 2011. En vertu du protocole, 150 employés d'AADNC auront accès au logiciel  SharePoint du MJ d'ici au 31 mars 2012. Directeur général (DG), DGOCR Mars 2012
7. s'assure que les mesures de dotation sont autorisées d'avance; Le DG de la DGOCR rappellera régulièrement aux gestionnaires les procédures à suivre pour s'assurer de l'obtention des autorisations appropriées.

La DGOCR et les Services des ressources humaines du Ministère ont élaboré une feuille de route pour aider les gestionnaires à respecter ces procédures.

Une formation à l'intention du personnel administratif de chaque direction générale sera offerte par la suite.
DG, DGOCR Tous les mois


Feuille de route diffusée en novembre 2011


Formation : mars 2011
8. mette en œuvre un processus visant à renvoyer aux échelons supérieurs les décisions qui n'ont pas été exécutées dans les délais prévus, afin de s'assurer de leur exécution. Un rapport hebdomadaire issu du tableau de bord du PEI est publié, diffusé et examiné par le Comité des opérations des pensionnats indiens. Ce rapport indique le nombre de dossiers d'AADNC qui sont en attente depuis 1 à 30 jours, 31 à 50 jours, 51 à 100 jours et plus de 100 jours après la prise d'une décision.

AADNC a élaboré un rapport hebdomadaire recensant les dossiers du PEI qui sont en attente depuis plus de 50 jours après une décision. Ce rapport contient les raisons des retards qui sont enregistrées dans AURELI. Les gestionnaires des services partagés après règlement examineront et traiteront les dossiers qui accusent un retard en raison de problèmes que le Canada peut corriger.

AADNC est également en train d'élaborer un rapport à l'intention des gestionnaires des services partagés après règlement qui signalera les dossiers où il y a un délai de 35 jours entre la réception de la décision et les étapes clés générées par le processus. Ce délai est un bon indicateur qu'un dossier risque de ne pas respecter les délais cibles de 50 ou de 60 jours.  
DG, DGOCR Décembre 2011
 

 

Annexe A - Objectifs et critères de vérification

Objectif Critères de vérification Applicabilité
Secrétariat DGOCR
1 – Gouvernance Gouvernance
  Service axé sur les citoyens
  Gérance (gestion financière, y compris le traitement des paiements de règlement)
  Effectif (gestion des RH)
  Résultats et rendement
2 – Gestion du risque Gestion du risque
3 – Documentation sur les demandeurs Identifier les demandeurs -
  Appels en matière d'admission -
  Documentation, suivi et soutien
4 – Calendrier des audiences Volet ordinaire et règlements négociés
5 – Soutien administratif Services financiers, de RH, de gestion de l'information/technologie de l'information (GI-TI) fournis par AADNC
 
 

 

Annexe B - Contrôles examinés

DOCUMENTATION SUR LE DEMANDEUR – SECRÉTARIAT

Les contrôles constatés lors de la vérification qui aident au repérage et à l'achèvement efficaces de la documentation sur les demandeurs sont notamment les suivants :

DOCUMENTATION SUR LE DEMANDEUR – DGOCR

La DGOCR utilise un nombre suffisant de contrôles pour l'aider à la réalisation efficace de la divulgation de documents du Canada :

CALENDRIER DES AUDIENCES AVEC LES DEMANDEURS - SECRÉTARIAT

La vérification a montré que les contrôles mis en place par le Secrétariat étaient généralement suffisants pour établir des calendriers efficaces des audiences des demandeurs.

CALENDRIER DES AUDIENCES AVEC LES DEMANDEURS  – DGOCR

La vérification a mis en lumière les contrôles suivants utilisés pour aider à l'établissement du calendrier des audiences :

 
 
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