ARCHIVÉE - Vérification du programme d'immobilisations et d'entretien  - Rapports de suivi en date du 31 mars 2010

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2010

Programmes et partenariats en matière d'éducation et de développement social - Infrastructure communautaire

Vérification du programme d'immobilisations et d'entretien (200719)
Date d'approbation du CVÉ : 4 décembre 2008

Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le directeur général, Direction générale des infrastructures communautaires (DGIC) et le directeur général, Direction générale du soutien aux opérations et à la planification (DGSOP). devraient travailler en étroite collaboration avec le dirigeant principal des finances (DPF) afin de réévaluer les autorisations de financement et les ententes de financement des Premières nations, qui procurent actuellement une certaine souplesse relativement au financement des petits projets d'immobilisations et aux dépenses de fonctionnement et d'entretien, en envisageant de fournir du financement sur une base plus « ciblée ». a) Le DPF devra concevoir une approche ministérielle normalisée pour l'ébauche d'ententes de financement avec les Premières nations qui sont conformes aux exigences concernant les autorisations de financement définies dans la nouvelle Politique sur les paiements de transfert du CT (PPT du CT). 30 septembre 2009 État : En attente de la mise en œuvre

Mise à jour / Justification :
En date du 31 mars 2009 :

a.  En cours – Le DPF doit, d'ici le 31 mars 2011. élaborer un plan d'action ministériel pour donner suite à la nouvelle PPT du CT. Le DPF possède actuellement une approche ministérielle nationale normalisée pour l'ébauche d'ententes de financement qu'on mettra à jour afin de répondre aux exigences de la nouvelle politique et directive sur les paiements de transfert.

b) La DGIC devra collaborer avec le DPF (Direction des politiques financières et de paiements de transfert) pour bien comprendre le cadre général de la nouvelle PPT du CT et les effets de celui‑ci sur les futures autorisations/ententes de financement en ce qui a trait à l'infrastructure communautaire. Elle devra également mettre en œuvre ces principes dans le cadre des prochaines ententes de financement. 31 décembre 2009 b. En cours – La DGIC continue de collaborer avec le DPF afin de comprendre les répercussions de la PPT du CT sur les futures ententes de financement liées à l'infrastructure communautaire.
c) La DGSOP devra collaborer avec les bureaux régionaux (avec le soutien du DPF et de la DGIC) en vue de créer des mécanismes qui permettront une surveillance plus efficace des dépenses en capital secondaires et des dépenses de fonctionnement et d'entretien couvertes par les ententes de financement des Premières nations. Ces tâches s'inscriront en complément aux paragraphes a) et b). 31 mars 2010 c. En cours – À la suite de l'achèvement des travaux des paragraphes a) et b), le personnel de la DGSOP collaborera avec celui des bureaux régionaux à la mise en œuvre des nouvelles ententes de financement et des autorisations associées à la nouvelle PPT du CT. En attente de l'achèvement des travaux susmentionnés, le personnel de la DGSOP collaborera avec celui de la DGIC et du DPF pour contribuer à l'élaboration des mécanismes qui amélioreront la surveillance des dépenses liées aux petits projets d'immobilisations, au fonctionnement et à l'entretien dans les ententes de financement des Premières nations. Ces travaux seront harmonisés avec le Programme de gestion de la qualité.

SVE : Aucun commentaire à ce point.

2. Le directeur général, DGIC, et le directeur général, DGSOP, devraient veiller à ce que les rôles et les responsabilités en matière de gestion du rendement au niveau de la haute direction, des conseils et des comités soient définis et communiqués, et que les données sur le rendement, dont les indicateurs de rendement clés (IRC), soient intégrés dans le processus continu de gestion du rendement, tant à l'échelon national que régional. a) La DGIC devra concevoir une stratégie de mesure du rendement spéciale pour le Programme d'immobilisations et d'entretien - PIE (elle viendra remplacer l'ancien CGRR/CVFR) en concomitance avec le renouvellement du programme. La stratégie de mesure du rendement définira les rôles et les responsabilités, ainsi que les IRC. Ces derniers continueront de faire l'objet de rapports trimestriels dans le cadre de l'initiative ministérielle sur les rapports intelligents. 31 décembre 2009 État : En attente de la mise en œuvre

Mise à jour / Justification :
En date du 31 mars 2009 :

a. Terminé – En septembre 2009, le Comité de l'évaluation, de la mesure du rendement et de l'examen (CEMRE) d'AINC a approuvé la Stratégie de mesure du rendement et le Profil de risque.

b) La DGIC devra collaborer avec la DGSOP afin de redéfinir les mandats du Conseil national de gestion des immobilisations et des autres comités de la haute direction, en plus de préciser les rôles et les responsabilités en ce qui a trait au PIE, et de définir des IRC pour les comités du sous-ministre (à savoir, examen des données utilisées pour les rapports trimestriels, suivi des plans d'action en matière de vérification et d'évaluation, données utilisées pour les RMR/RPP, etc.). 30 juin 2009 b. Terminé – Le Conseil national de gestion des immobilisations a été dissout. Le Comité des opérations a repris les travaux effectués par le Conseil. Pour tenir compte de ces nouveaux rôles et nouvelles responsabilités, un nouveau mandat pour le Comité a été approuvé.
c) La DGSOP devra transmettre la définition des rôles et responsabilités aux bureaux régionaux et concevoir des procédures pour regrouper l'information concernant les IRC, en plus de s'assurer que ces indicateurs sont intégrés dans les ententes régionales et nationales de gestion du rendement. 31 mars 2010 c. En cours – Le personnel de la DGSOP collabore avec celui de la DGIC à la mise en œuvre de la Stratégie de mesure du rendement et du Profil de risque, en plus de veiller à l'intégration des IRC dans toutes les ententes pertinentes de production de rapports et de gestion du rendement. Une mise à jour sur l'évolution de la mise en œuvre sera faite au CEMRE d'AINC dans le cadre de sa rencontre du mois de mai 2010.

SVE : Aucun commentaire à ce point.

3. Le directeur général, DGIC, et le directeur général, DGSOP, devraient élaborer, structurer, documenter et mettre en œuvre un cadre de gestion du risque propre au PIE; ce cadre devrait définir les rôles et les responsabilités respectifs de l'administration centrale (AC), des hautes directions régionales et des conseils ou comités, et intégrer le degré approprié de surveillance, de suivi et de contrôle de la qualité des pratiques régionales que l'AC devrait exercer. a) La DGIC devra concevoir une stratégie de mesure du rendement spéciale pour le PIE en concomitance avec le renouvellement du programme. La stratégie comportera un cadre de gestion du risque qui décrit en détail les responsabilités de l'AC et des bureaux régionaux en ce qui a trait à la surveillance et l'assurance de la qualité. 31 décembre 2009 État : En attente de la mise en œuvre

Mise à jour / Justification :
En date du 31 mars 2009 :

a. Terminé – En septembre 2009, le CEMRE d'AINC a approuvé la Stratégie de mesure du rendement et le Profil de risque.

b) La DGSOP devra collaborer avec les bureaux régionaux afin de mettre en œuvre, à l'AC et dans les régions, le cadre de gestion du risque et les fonctions de surveillance et d'assurance de la qualité. 31 mars 2010 b. En cours – Le personnel de la DGSOP collabore avec celui de la DGIC à la mise en œuvre de la Stratégie de mesure du rendement et du Profil de risque, en plus de veiller à l'intégration des IRC dans toutes les ententes pertinentes de production de rapports et de gestion du rendement. Une mise à jour sur l'évolution de la mise en œuvre sera faite au CEMRE d'AINC dans le cadre de sa rencontre du mois de mai 2010. Le cadre de contrôle du PIE qui contribue à cibler et atténuer les principaux risques pour le programme a été mis en œuvre. De plus, la DGSOP prépare un nouveau programme de gestion de la qualité pour veiller au maintien et à l'amélioration de la qualité du PIE. La DGIC contribue également à l'élaboration de l'outil « Cahier de travail de l'évaluation générale » afin d'évaluer le risque pour le bénéficiaire et le risque pour le programme coordonné par la DGSOP.

SVE : Aucun commentaire à ce point.

4. Le directeur général, DGIC, et le directeur général, DGSOP, devraient revoir la méthodologie et le processus qu'utilise l'AC pour allouer des fonds aux régions en vertu du PIE. a) La DGIC devra collaborer avec le DPF, la DGSOP et les bureaux régionaux afin d'étudier les différentes possibilités d'amélioration des méthodes et processus de distribution du financement de l'AC aux régions dans le cadre du PIE (financement de base et financement supplémentaire). 31 décembre 2010 État : En attente de la mise en œuvre

Mise à jour / Justification :
En date du 31 mars 2009 :

a. En cours – La DGIC collabore avec le DPF à l'élaboration d'options pour les allocations de l'AC aux régions en vertu du PIE. Les travaux ont été amorcés pour évaluer le mécanisme de financement des projets secondaires et la distribution aux régions et aux collectivités autochtones. De plus, un nouveau Cadre de classement des priorités pour les écoles a été élaboré en association avec une méthode nationale d'allocation pour les établissements d'enseignement des Premières nations qui ont été approuvées par le Comité des opérations d'AINC le 20 avril 2010.

b) La DGIC devra collaborer avec le DPF, la DGSOP et les bureaux régionaux et utiliser les résultats obtenus à l'étape 4.1.1 afin de les appliquer à toutes les catégories d'immobilisations (à savoir, approvisionnement en eau, écoles, logement). L'évaluation technique actuelle des systèmes d'approvisionnement en eau fournira également de l'information pour cet exercice. 31 décembre 2011 b. En cours – La DGIC collabore avec le DPF pour trouver des options relativement à l'octroi d'un financement de l'AC aux régions dans le cadre du PIE. Un groupe de travail a été formé avec les régions pour discuter des options de refonte des allocations pour les projets secondaires. Le Ministère tient également compte de la détermination des allocations optimales dans d'autres domaines, notamment le financement des dépenses de fonctionnement et d'entretien.

SVE : Aucun commentaire à ce point.

5. Le directeur général, DGIC, et le directeur général, DGSOP, devraient s'assurer que des lignes directrices nationales complètes et à jour sur la gestion du PIE sont élaborées et communiquées aux gestionnaires du programme dans les régions. a) La DGIC devra concevoir/mettre à jour un diagramme de processus de haut niveau en indiquant les différentes activités entreprises par le Ministère et le but de chaque activité. Ce diagramme devra inclure les processus génériques (grands projets d'immobilisations, projets secondaires, etc.) et les processus associés à des thèmes particuliers (grands projets d'immobilisations concernant les systèmes d'approvisionnement en eau, les écoles, etc.). 30 juin 2009 État : En attente de la mise en œuvre

Mise à jour / Justification :
En date du 31 mars 2009 :

a. En cours – Un manuel des procédures, à l'étape d'élaboration, fournira des lignes directrices nationales complètes pour la gestion du PIE. Un certain nombre de procédures, achevées à titre de chapitres, ont été mises en œuvre dans les régions. Plus particulièrement, les procédures de planification des immobilisations, par l'entremise des plans d'investissements en infrastructure des Premières nations (PIIPN), des grands projets d'immobilisations et du Programme de formation itinérante, ont été rédigées et mises en œuvre. L'élaboration d'autres procédures (p. ex., pour les projets secondaires) se poursuit. De plus, un modèle logique pour le PIE a été créé dans la Stratégie de mesure du rendement pour contribuer à l'orientation du programme en fournissant des liens de programme clairs entre les principales activités d'un programme et les résultats finaux du programme.

b) La DGSOP devra collaborer avec les régions pour mettre en œuvre les réalisations du paragraphe a). 30 septembre 2009 b. En cours – La DGSOP collabore avec la DGIC à la mise en œuvre des procédures, au fur et à mesure qu'elles sont élaborées.
c) La DGIC devra concevoir/mettre à jour des directives de second niveau décrivant en détail les rôles et les responsabilités, le cadre de contrôle de la gestion du PIE, ainsi que les autorisations qui régissent l'approbation des dépenses. Les diagrammes de processus créés à l'étape 5.1.1 seront également appliqués à d'autres thèmes, dont les grands projets d'immobilisations concernant les routes, les ponts et les réseaux électriques. 30 septembre 2009 c. Terminé – Un cadre de contrôle de la gestion a été élaboré pour le PIE, aux fins d'amélioration du programme. Des procédures complètes de programme pour la planification des immobilisations ont été élaborées et mises en œuvre.
d) La DGSOP devra collaborer avec les régions pour mettre en œuvre les réalisations du paragraphe 5.1.3. 30 septembre 2009 d. En cours – La DGSOP met en œuvre les procédures, au fur et à mesure qu'elles sont élaborées.
e) La DGIC devra regrouper et fusionner les normes nationales en matière d'ingénierie et de construction, les modèles, les gabarits, les codes d'opérations financières, les régimes détaillés de vérification et de conformité, les listes de vérification des processus opérationnels, etc. On pourra faire appel à des variantes régionales afin de tenir compte de différents facteurs régionaux. Les lacunes d'information déterminées seront comblées grâce à de nouveaux processus ou de nouvelles procédures, selon les besoins. 31 décembre 2009 e. En cours – La DGIC a regroupé les documents pertinents qui sont utilisés pour gérer le PIE. Un processus de conférences téléphoniques avec les régions a été enclenché pour discuter des pratiques exemplaires. Cet examen a contribué à créer des procédures pour la planification des immobilisations, par l'entremise des PIIPN, des grands projets d'immobilisations et du Programme de formation itinérante. Les régions continueront de formuler des observations sur l'élaboration d'autres procédures. Par exemple, un groupe de travail sur les projets secondaires sera formé pour élaborer les procédures nationales pour les projets secondaires au cours du 1er trimestre de l'exercice 2010-2011.
f) La DGSOP devra collaborer avec les régions pour mettre en œuvre les réalisations du paragraphe 5.1.5. 31 décembre 2009 f. En cours – La DGSOP collabore avec les bureaux régionaux à la mise en œuvre des procédures, au fur et à mesure qu'elles sont élaborées.

SVE : Au-delà des dates d'achèvement prévues.

6. a) Le directeur général, DGIC, devrait élaborer et communiquer des lignes directrices sur la catégorisation des projets à gérer comme de grands projets d'immobilisations. a) La DGIC devra rédiger/mettre à jour des directives nationales détaillées sur la catégorisation des projets qui devront être gérés comme de grands projets d'immobilisations. 30 juin 2009 État : Terminé

Mise à jour / Justification :
En date du 31 mars 2009 :

6. a. En cours – Le cadre de contrôle de la gestion et les procédures pour les grands projets d'immobilisations ont été élaborés et mis en œuvre. La définition de l'expression « grands projets d'immobilisations » est harmonisée avec le risque, conformément à la nouvelle PPT du CT (à harmoniser avec le point 1.a.)

b) La DGSOP devra mettre en œuvre, dans les régions, les directives nationales détaillées pour la catégorisation des projets qui devront être gérés comme de grands projets d'immobilisations. 30 septembre 2009 b. En cours – Le cadre de contrôle de la gestion a été mis en œuvre, en collaboration avec la DGSOP. Les travaux se poursuivent sur l'harmonisation des risques du programme pour les grands projets d'immobilisations à l'aide de l'outil « Cahier de travail de l'évaluation générale » pour mesurer le risque pour le bénéficiaire (l'outil est en cours d'élaboration et de mise à l'essai dans les régions par la DGOR et les outils d'évaluation des risques en cours d'élaboration par le Secteur Vérification et évaluation d'AINC.

SVE : Dossier fermé.

6  b) Le directeur général, DGSOP, devrait établir des processus permettant à l'AC d'exercer un contrôle continu sur les pratiques régionales. La DGSOP devra mettre en place des processus pour la surveillance continue par l'AC des pratiques régionales en matière de grands projets d'immobilisations (à savoir, examen des dossiers, processus d'approbation des projets, etc.), incluant une interface de communication entre la DGSOP et la DGIC. 30 septembre 2009 État : Terminé

Mise à jour / Justification :
En date du 31 mars 2009 :

6. b) Terminé – Le cadre de contrôle de la gestion du PIE précise les procédures de surveillance permanente des pratiques régionales par l'AC. L'AC est responsable d'effectuer les examens annuels des dossiers des grands projets d'immobilisations pour veiller à ce que les régions entreprennent des grands projets d'immobilisations selon les lignes directrices établies.

Un comité d'examen d'énoncé de projet a également été formé pour examiner les grands projets d'immobilisations présentés à l'AC. Le comité examine l'énoncé du projet proposé et formule des recommandations à son égard aux directeurs généraux, pour considération par le Comité des opérations.

De plus, la DGSOP examine annuellement un échantillon de tous les grands projets d'immobilisations achevés au cours de l'exercice précédent, conformément aux procédures énoncées dans le cadre de contrôle de la gestion. Les examens des dossiers sont axés sur le niveau d'observation des lignes directrices par la région, en ce qui concerne les exigences en matière de dossier pour un projet particulier. Si les examens des dossiers révèlent des lacunes, l'AC recommande les mesures correctives à prendre pour améliorer la conformité aux lignes directrices.

SVE : Dossier fermé.

7 a) Le directeur général, DGIC, devrait veiller à ce que les lignes directrices nationales complètes sur la gestion du PIE (recommandées à la section 5.1 du présent rapport) comportent des exigences en matière de documentation des dossiers des grands projets d'immobilisations afin de gérer les principaux domaines de risque. a) La DGIC devra rédiger/mettre à jour des directives nationales détaillées concernant les exigences en matière de documentation des grands projets d'immobilisations, directives qui tiendront compte des principaux domaines de risque. 30 septembre 2009 État : Terminé

Mise à jour / Justification :
En date du 31 mars 2009 :

7 a. Terminé – Le cadre de contrôle de la gestion du PIE a été élaboré et approuvé par le Comité des opérations. Une liste de vérification des documents des grands projets d'immobilisations a été préparée et incorporée à titre d'annexe dans le cadre de contrôle de la gestion.

b. Terminé – La DGSOP a mis en œuvre le cadre de contrôle de la gestion du PIE dans les régions, en plus d'effectuer les examens des dossiers des projets régionaux à risque élevé, y compris un échantillon des projets en vertu du PAEC et tous les grands projets d'immobilisations d'une valeur supérieure à 10 millions de dollars.

SVE : Dossier fermé.

b) La DGSOP devra mettre en œuvre, dans les régions, des directives nationales détaillées concernant la gestion du PIE qui incluront les exigences en matière de documentation des grands projets d'immobilisations, directives qui tiennent compte des principaux domaines de risque. 30 septembre 2009
7 b) Le directeur général, DGSOP, devrait établir des processus qui permettent à l'AC d'exercer un suivi continu des pratiques régionales permettant d'évaluer le respect des directives. La DGSOP devra créer des processus pour la surveillance permanente des pratiques régionales par l'AC afin d'évaluer le niveau de conformité par rapport aux directives concernant la documentation des grands projets d'immobilisations. 31 décembre 2009 État : Terminé

Mise à jour / Justification :
En date du 31 mars 2009 :

7. b) Terminé – De plus, la DGSOP effectue annuellement les examens d'un échantillon de tous les grands projets d'immobilisations achevés au cours de l'exercice précédent, conformément aux procédures énoncées dans le cadre de contrôle de la gestion. Les examens des dossiers sont axés sur le niveau d'observation des lignes directrices par la région, en ce qui concerne les exigences en matière de dossier pour un projet particulier. Si les examens des dossiers révèlent des lacunes, l'AC recommande les mesures correctives à prendre pour améliorer la conformité aux lignes directrices.

SVE : Dossier fermé.

8 a) Le directeur général, DGIC, devrait élaborer des lignes directrices comportant les exigences ou attentes minimales au regard de la gestion et de la surveillance des dépenses liées aux projets secondaires et des dépenses de fonctionnement et d'entretien, y compris en matière de contrôle continu. a) La DGIC devra rédiger/mettre à jour des directives décrivant de façon détaillée les exigences minimales en ce qui a trait à la surveillance des dépenses liées aux projets secondaires, ainsi que des dépenses associées au fonctionnement et à l'entretien. 31 septembre 2009 État : En attente de la mise en œuvre

Mise à jour / Justification :
En date du 31 mars 2009 :

8. a) En cours - Les recommandations préliminaires sur la création de lignes directrices pour les projets secondaires ont été rédigées en fonction des examens des documents et pratiques fournis par les régions. Un groupe de travail sur les projets secondaires a été formé, en collaboration avec la DGSOP et les régions, pour élaborer des procédures renforcées pour la gestion du financement des projets secondaires. Les travaux se poursuivent sur l'élaboration de procédures pour le financement des dépenses de fonctionnement et d'entretien. Les activités régionales axées sur la conformité des dépenses de fonctionnement et d'entretien pour l'exercice 2010-2011 font l'objet d'une analyse pour éclairer la préparation des procédures nationales pour la conformité et la gestion des dépenses de fonctionnement et d'entretien.

SVE : Aucun commentaire à ce point.

b) La DGSOP devra mettre en œuvre, dans les régions, les directives décrivant de façon détaillée les exigences minimales en ce qui a trait à la surveillance des dépenses liées aux projets secondaires, ainsi que des dépenses associées au fonctionnement et à l'entretien. 31 mars 2010
8 b) Le directeur général, DGSOP, devrait travailler en étroite collaboration avec le DPF afin de mettre en place des processus permettant à l'AC d'exercer la surveillance continue des pratiques régionales pour évaluer la conformité aux lignes directrices. La DGSOP devra collaborer avec le DPF pour mettre en place des processus qui permettront à l'AC d'assurer la surveillance permanente des pratiques régionales afin d'évaluer le niveau de conformité par rapport aux directives concernant les dépenses liées aux projets secondaires, ainsi que les dépenses associées au fonctionnement et à l'entretien. 31 mars 2010 État : Suite à l'achèvement du point (a)

Mise à jour / Justification :
En date du 31 mars 2009 :

b) La DGSOP mettra en œuvre les lignes directrices qui décrivent en détail les exigences en matière de gestion et surveillance des dépenses liées aux projets secondaires et des dépenses de fonctionnement et d'entretien.

SVE : Aucun commentaire à ce point.

9. Le directeur général, DGIC, et le directeur général, DGSOP, devraient envisager la possibilité de mener des vérifications de conformité qui sont axées sur le risque auprès des Premières nations et de les intégrer au cadre de gestion du risque standard. a) La DGIC devra collaborer avec la DGSOP afin de créer un cadre de vérification de la conformité et un processus connexe pour le PIE, en se fondant sur les travaux de vérification de la conformité qui ont été réalisés dans le cadre du Plan d'action pour l'approvisionnement en eau potable et le traitement des eaux usées des Premières nations. 31 décembre 2009 État : En attente de la mise en œuvre

Mise à jour / Justification :
En date du 31 mars 2009 :

9) a. En cours – Ces vérifications sont à l'étape d'élaboration, simultanément avec la création des procédures du PIE énoncées au point 5 du présent rapport pour harmoniser les régimes de conformité avec le programme global. Le profil de risque, créé et mis en œuvre pour le PIE, a été approuvé par la DGEMRE d'AINC en septembre 2009. Certaines approches fondées sur les risques pour la gestion du programme sont prises en compte et élaborées en coordination avec l'outil « Cahier de travail de l'évaluation générale » pour évaluer le risque pour le bénéficiaire (à l'étape d'élaboration par la DGOR).

b) La DGSOP devra collaborer avec la DGIC à la mise en place du cadre de vérification de la conformité et des processus connexes dans les régions. 31 mars 2010 b. En attente de la mise en œuvre, à la suite de l'achèvement de la partie (a)

SVE : Aucun commentaire à ce point. Au-delà des dates d'achèvement prévues.

 
 
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