ARCHIVÉE - Vérification des immobilisations et de l'entretien - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2010

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2010

Programmes et partenariats en matière d'éducation et de développement social - Infrastructure communautaire

Vérification du programme d'immobilisations et d'entretien (200719)
Date d'approbation du CVÉ : 04/12/2008

Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient travailler en étroite collaboration avec le dirigeant principal des finances afin de réévaluer les autorisations de financement et les ententes de financement des Premières nations, qui procurent actuellement une certaine souplesse relativement au financement des petits projets d'immobilisations et aux dépenses de fonctionnement et d'entretien, en envisageant de fournir du financement sur une base plus « ciblée ». a) Le dirigeant principal des finances devra concevoir une approche ministérielle normalisée pour l'ébauche d'ententes de financement avec les Premières nations qui sont conformes aux exigences concernant les autorisations de financement définies dans la Politique sur les paiements de transfert du CT. 30/09/2009 État : En voie de mise en application

Mise à jour/Justification
Au 30 septembre 2010

a. En cours - Le DPF a jusqu'au 31 mars 2011 pour concevoir un plan ministériel en réponse à la nouvelle Politique sur les paiements de transfert. Le DPF dispose déjà d'une approche ministérielle normalisée concernant les ententes de financement; celle-ci sera mise à jour pour la rendre conforme aux exigences de la nouvelle politique et à la directive sur les paiements de transfert.

b) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra collaborer avec le dirigeant principal des finances (Direction des politiques financières et de paiements de transfert) pour bien comprendre le cadre général de la nouvelle Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et les effets de celui-ci sur les futures autorisations/ententes de financement en ce qui a trait à l'infrastructure communautaire. Elle devra également mettre en œuvre ces principes dans le cadre des futures ententes de financement. 31/12/2009 b. En cours - La Direction générale de l'infrastructure communautaire continue de collaborer avec le dirigeant principal des finances afin de comprendre l'incidence que la nouvelle Politique sur les paiements de transfert aura sur les futures ententes de financement en ce qui a trait à l'infrastructure communautaire.
c) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra collaborer avec les bureaux régionaux (avec le soutien du dirigeant principal des finances et de la Direction générale de l'infrastructure communautaire) en vue de créer des mécanismes qui permettront une surveillance plus efficace des dépenses en capital secondaires et des dépenses de fonctionnement et d'entretien couvertes par les ententes de financement des Premières nations. Ces tâches s'inscriront en complément aux paragraphes a) et b). 31/03/2010 c. En cours - Une fois que les éléments a) et b) seront terminés, la Direction générale du soutien aux opérations et à la planification (DGSOP) collaborera avec les bureaux régionaux à la mise en application de nouvelles ententes et autorisations de financement conformes à la nouvelle Politique sur les paiements de transfert. Dans l'intervalle, la DGSOP collabore avec le personnel de la Direction générale de l'infrastructure communautaire (DGIC) et du DPF à la confection de mécanismes qui amélioreront la surveillance des dépenses en capital secondaires et des dépenses de fonctionnement et d'entretien couvertes par les ententes de financement des Premières nations. Ce travail sera mené en conformité avec le Programme de gestion de la qualité.

SVE : En retard par rapport au plan

2. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient veiller à ce que les rôles et responsabilités en matière de gestion du rendement au niveau de la haute direction et des conseils et comités soient définis et communiqués, et que l'information sur le rendement, y compris les IRC, soit intégrée au processus continu de gestion du rendement tant à l'échelon national que régional a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra concevoir une stratégie de mesure du rendement spéciale pour le Programme d'immobilisations et d'entretien (elle viendra remplacer l'ancien CGRR/CVAR) en concomitance avec le renouvellement du programme. La stratégie de mesure du rendement définira les rôles et les responsabilités ainsi que les principaux indicateurs de rendement. Ces derniers continueront de faire l'objet de rapports trimestriels dans le cadre de l'initiative du Ministère sur les rapports intelligents. 31/12/2009 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 30 septembre 2010

a. Terminé - Le Comité de l'évaluation, de la mesure du rendement et de l'examen du Ministère a approuvé la Stratégie de mesure du rendement et le Profil de risque en septembre 2009.

b) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra collaborer avec la Direction générale du soutien des opérations et de la planification afin de redéfinir les mandats du Conseil national de gestion des immobilisations et des autres comités de la haute direction, de préciser les rôles et responsabilités en ce qui a trait au Programme d'immobilisations et d'entretien, et de définir des indicateurs de rendement clés pour les comités du sous-ministre (à savoir, examen des données utilisées pour les rapports trimestriels, suivi des plans d'action en matière de vérification et d'évaluation, données utilisées pour les RMR/RPP, etc.). 30/06/2009 b. Terminé - Le Conseil national de gestion des immobilisations a été dissous. Le travail du Conseil sera maintenant du ressort du Comité des opérations, dont le mandat redéfini et approuvé reflète maintenant ces nouveaux rôles et responsabilités.
c) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra transmettre la définition des rôles et responsabilités aux bureaux régionaux et concevoir des procédures pour regrouper l'information concernant les indicateurs de rendement clés en plus de s'assurer que ces indicateurs sont intégrés dans les ententes régionales et nationales de gestion du rendement. 31/03/2010 c. Terminé - La DGSOP, de concert avec la DGIC, a mis au point un processus d'intégration de nouveaux indicateurs de rendement clés (IRC) aux outils de rapport régionaux et nationaux existants. Les IRC feront l'objet de rapports au fil de leur mise en application.

SVE : Dossier fermé.

3. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient élaborer, structurer, documenter et mettre en œuvre un cadre de gestion du risque propre au Programme d'immobilisations et d'entretien; ce cadre devrait définir les rôles et responsabilités respectifs de l'administration centrale, des hautes directions régionales et des conseils ou comités, et intégrer le degré approprié de surveillance, de suivi et de contrôle de la qualité des pratiques régionales que l'administration centrale devrait exercer. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra concevoir une stratégie de mesure du rendement spéciale pour le Programme d'immobilisations et d'entretien en concomitance avec le renouvellement du programme. La stratégie comportera un cadre de gestion du risque décrivant en détail les responsabilités de l'administration centrale et des bureaux régionaux en ce qui a trait à la surveillance et à l'assurance de la qualité. 31/12/2009 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 30 septembre 2010

a. Terminé - Le Comité de l'évaluation, de la mesure du rendement et de l'examen du Ministère a approuvé la Stratégie de mesure du rendement et le Profil de risque en septembre 2009.

b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra collaborer avec les bureaux régionaux afin de mettre en œuvre, à l'administration centrale et dans les régions, le cadre de gestion du risque et les fonctions de surveillance et d'assurance de la qualité. 31/03/2010 b. Terminé - La DGSOP, de concert avec la DGIC, a mis au point un processus d'intégration de nouveaux IRC aux outils de rapport régionaux existants.

SVE : Dossier fermé

4. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient revoir la méthodologie et le processus qu'utilise l'administration centrale pour allouer des fonds aux régions en vertu du Programme d'immobilisations et d'entretien. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra collaborer avec le dirigeant principal des finances, la Direction générale du soutien des opérations et de la planification et les bureaux régionaux afin d'étudier les différentes possibilités d'amélioration des méthodes et processus de distribution du financement de l'administration centrale aux régions dans le cadre du  Programme d'immobilisations et d'entretien (financement de base et financement supplémentaire). 31/12/2010 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 30 septembre 2010

a. En cours - La DGIC, par l'intermédiaire de son Groupe de travail sur les petits projets d'immobilisations, évaluera les normes minimales pour le financement des petits projets d'immobilisations et du fonctionnement et de l'entretien dans les régions. Les normes devraient entrer en vigueur d'ici l'été 2011.

La DGSOP est à concevoir un outil de surveillance des tendances dans les dépenses pour les petits projets d'immobilisations et le fonctionnement et l'entretien à l'appui du processus décisionnel et du rôle de supervision de la haute direction. L'outil de surveillance devrait être en place d'ici l'été 2011.

La méthodologie et le processus d'attribution du financement supplémentaire (grands projets d'immobilisations) ont été définis en conformité avec le Cadre de contrôle de gestion et le Régime de gestion budgétaire.

b) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra collaborer avec le dirigeant principal des finances, la Direction générale du soutien des opérations et de la planification et les bureaux régionaux et utiliser les résultats obtenus à l'étape 4.1.1 afin de les appliquer à toutes les catégories d'immobilisations (à savoir, approvisionnement en eau, écoles, logement). L'évaluation technique actuelle des systèmes d'approvisionnement en eau fournira également de l'information pour cet exercice. 31/12/2011 b. En cours - La DGIC s'emploie, avec le DPF, à définir des modalités d'attribution du financement en vertu du Programme d'immobilisations et d'entretien (PIE), de l'AC aux régions. Des recherches sont en cours relativement aux différentes possibilités à envisager à cet égard. Un groupe de travail est en voie d'être constitué, avec les régions, pour la réforme des affectations destinées aux petits projets d'immobilisations. On étudie également les moyens à prendre pour optimiser l'affectation du financement dans d'autres domaines, entre autres le fonctionnement et l'entretien.

SVE : En cours de réalisation

5. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient s'assurer que des lignes directrices nationales complètes et à jour sur la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien soient élaborées et communiquées aux gestionnaires du programme dans les régions. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra concevoir/mettre à jour un diagramme de processus de haut niveau en indiquant les différentes activités réalisées par le Ministère et le but de chacune de ces activités. Ce diagramme devra inclure les processus génériques (grandes dépenses d'immobilisation, dépenses en capital secondaires, etc.) et les processus associés à des thèmes particuliers (grandes dépenses d'immobilisation concernant les systèmes d'approvisionnement en eau, les écoles, etc.) 30/06/2009 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 30 septembre 2010

a. En cours - La DGIC est à définir des procédures distinctes pour chaque domaine du PIE. Le Cadre de contrôle de gestion, les plans d'investissement dans l'infrastructure des Premières nations et la Stratégie de mesure du rendement ont déjà été élaborés et mis en œuvre, tandis que se poursuit l'établissement de procédures additionnelles pour l'approvisionnement en eau et le traitement des eaux usées, les routes et d'autres types d'infrastructure.

b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra collaborer avec les régions pour mettre en œuvre les réalisations du paragraphe a). 30/06/2009 b. En cours - La DGSOP s'emploie à mettre en application les nouvelles procédures, à mesure qu'elles sont établies.
c) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra concevoir/mettre à jour des directives de second niveau décrivant en détail les rôles et responsabilités, le cadre de contrôle de la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien ainsi que les autorisations qui régissent l'approbation des dépenses. Les diagrammes de processus créés à l'étape 5.1.1 seront également appliqués à d'autres thèmes incluant les grandes dépenses d'immobilisation consacrées aux routes, ponts et réseaux électriques. 30/09/2009 c. Terminé - Un cadre de contrôle de gestion a été établi pour le PIE, afin d'en améliorer la gestion. Les procédures de programme détaillées pour la planification des immobilisations ont été établies et mises en application.
d) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra collaborer avec les régions pour mettre en œuvre les réalisations du paragraphe c). 30/09/2009 d. Terminé - Le Cadre de contrôle de gestion a été mis en application dans les régions.
e) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra rassembler et fusionner les normes nationales en matière d'ingénierie et de construction, les modèles, les codes d'opérations financières, les régimes détaillés de vérification et de conformité, les listes de vérification des processus opérationnels, etc. On pourra faire appel à des variantes régionales afin de tenir compte de différents facteurs régionaux. Les lacunes identifiées en ce qui a trait à l'information seront comblées grâce à de nouveaux processus ou nouvelles procédures, selon les besoins. 31/12/2009 e. Terminé - Des normes nationales seront incluses dans les nouvelles ententes de financement. Il est également prévu d'inclure de l'information à ce sujet dans tous les énoncés de grands projets d'immobilisations.
f) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra collaborer avec les régions pour mettre en œuvre les réalisations du paragraphe e). 31/12/2009 f. En cours - La DGSOP collabore avec les régions à la mise en application des procédures, à mesure qu'elles sont établies.

SVE : En retard par rapport au plan

6. a) Le directeur général des Infrastructures communautaires devrait élaborer et communiquer des lignes directrices sur la catégorisation des projets à gérer comme de grands projets d'immobilisations. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra rédiger/mettre à jour des directives nationales détaillées pour la catégorisation des projets qui devront être gérés comme de grands projets d'immobilisations. 30/06/2009 État : Terminé

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2010

6. a) En cours - Un cadre de contrôle de gestion et des procédures ont été établis et mis en application pour les grands projets d'immobilisations. La catégorisation des grands projets d'immobilisations est en voie d'être faite en tenant compte des risques (en concomitance avec le point 1.a.)

b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra mettre en œuvre, dans les régions, les directives nationales détaillées pour la catégorisation des projets qui devront être gérés comme de grands projets d'immobilisations. 30/09/2009 b. En cours - Le Cadre de contrôle de gestion a été mis en application avec la collaboration de la DGSOP. Les travaux se poursuivent en vue de veiller à ce que les risques liés au programme pour les grands projets d'immobilisations s'alignent sur l'outil d'évaluation générale, afin de mesurer les risques pour les bénéficiaires, outil que la Direction générale des opérations prépare et met à l'essai dans les régions, et sur les outils d'évaluation des risques pour le programme que le Secteur de l'évaluation et de la vérification est en train de concevoir.

SVE : Fermer le dossier

6. b) Le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devrait établir des processus permettant à l'administration centrale d'exercer un contrôle continu sur les pratiques régionales. La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra mettre en place des processus pour la surveillance continue par l'administration centrale des pratiques régionales en matière de grands projets d'immobilisations (à savoir, examen des dossiers, processus d'approbation des projets, etc.), incluant une interface de communication entre la Direction générale du soutien des opérations et de la planification et la Direction générale de l'infrastructure communautaire. 30/09/2009 État : Terminé

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2010

6. b) Terminé - Le Cadre de contrôle de gestion du PIE établit des processus pour la surveillance continue par l'AC des pratiques régionales. Il incombe à l'AC de mener des examens annuels des dossiers de grands projets d'immobilisations pour s'assurer que les régions entreprennent ces grands projets dans le respect des lignes directrices établies.

Un comité d'examen des énoncés de projet a également été constitué pour examiner les grands projets d'immobilisations qui sont présentés à l'AC. Le comité examine l'énoncé du projet proposé et formule ses recommandations aux directeurs généraux, préalablement à l'examen par le Comité des opérations.

La DGSOP procède également à l'examen annuel d'un échantillon des grands projets d'immobilisations qui ont pris fin au cours de l'année précédente, conformément aux procédures énoncées dans le Cadre de contrôle de gestion. L'examen des dossiers vise principalement à déterminer dans quelle mesure la région a bien suivi les lignes directrices s'appliquant aux exigences relatives à la documentation des dossiers de projet. Lorsque l'examen d'un dossier révèle des lacunes, l'AC recommande des correctifs, de façon à améliorer le respect des lignes directrices.

SVE : Fermer le dossier

7. a) Le directeur général des Infrastructures communautaires devrait veiller à ce que les lignes directrices nationales complètes sur la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien (recommandées à la section 7.1.5 du présent rapport) comportent des exigences relativement à la documentation des dossiers des grands projets d'immobilisations afin de gérer les risques importants; a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra rédiger/mettre à jour des directives nationales détaillées concernant les exigences associées à la documentation des grands projets d'immobilisations, directives qui tiendront compte des principaux secteurs de risque. 30/09/2009 État : Terminé

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2010

7a. Terminé - Le Cadre de contrôle de gestion a été établi et approuvé par le Comité des opérations. Une liste de contrôle de la documentation pour les grands projets d'immobilisations a été préparée et constitue une annexe du Cadre de contrôle de gestion.

b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra mettre en œuvre, dans les régions, des directives nationales détaillées concernant la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien qui incluront les exigences associées à la documentation des grands projets d'immobilisations, directives qui tiennent compte des principaux secteurs de risque. 30/09/2009 b. Terminé - La DGSOP a mis en application le Cadre de contrôle de gestion dans les régions et mené des examens des dossiers à risques élevés des régions, et notamment d'un échantillon de projets dans le cadre du PAEC et de tous les grands projets d'immobilisations d'une valeur supérieure à 10 millions $.

SVE : Fermer le dossier

7 b) Le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devrait établir des processus qui permettent à l'administration centrale d'exercer un suivi continu permettant d'évaluer le respect des directives. La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra créer des processus pour la surveillance permanente des pratiques régionales par l'administration centrale afin d'évaluer le niveau de conformité par rapport aux directives concernant la documentation des grands projets d'immobilisations. 31/12/2009 État : Terminé

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2010

7. b) Terminé - Chaque année, la DGSOP examine un échantillon des grands projets d'immobilisations qui ont pris fin au cours de l'année précédente, conformément aux procédures énoncées dans le Cadre de contrôle de gestion. L'examen des dossiers vise principalement à déterminer dans quelle mesure la région a bien suivi les lignes directrices s'appliquant aux exigences relatives à la documentation des dossiers de projet. Lorsque l'examen d'un dossier révèle des lacunes, l'AC recommande des correctifs, de façon à améliorer le respect des lignes directrices.

SVE : Fermer de dossier

8. a) Le directeur général des Infrastructures communautaires devrait élaborer des lignes directrices comportant des exigences ou attentes minimales au regard de la gestion et de la surveillance des petits projets d'immobilisations et des dépenses de fonctionnement et d'entretien, y compris en matière de contrôle continu. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra rédiger/mettre à jour des directives décrivant de façon détaillée les exigences minimales en ce qui a trait à la surveillance des dépenses en capital secondaires ainsi que des dépenses associées au fonctionnement et à l'entretien. 31/12/2009 État : En attente de suivi

Mise à jour/Justification
Au 30 septembre 2010

8. a) En cours - La DGIC, par l'intermédiaire de son groupe de travail des petits projets d'immobilisations, évaluera les normes minimales pour le financement des petits projets d'immobilisations et du fonctionnement et de l'entretien dans les régions. Les normes devraient entrer en vigueur d'ici l'été 2011.

b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra mettre en œuvre, dans les régions, les directives décrivant de façon détaillée les exigences minimales en ce qui a trait à la surveillance des dépenses en capital secondaires ainsi que des dépenses associées au fonctionnement et à l'entretien. 31/03/2010 b) La méthodologie et le processus d'attribution du financement supplémentaire (grands projets d'immobilisations) ont été définis en conformité avec le Cadre de contrôle de gestion et le Régime de gestion budgétaire.

 

SVE : En retard par rapport au plan

8 b) Le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devrait travailler en étroite collaboration avec le dirigeant principal des finances afin de mettre en place des processus permettant à l'Administration centrale d'exercer une surveillance continue des pratiques régionales pour évaluer la conformité aux lignes directrices. La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra collaborer avec le dirigeant principal des finances pour mettre en place des processus qui permettront à l'administration centrale d'assurer une surveillance permanente des pratiques régionales afin d'évaluer le niveau de conformité par rapport aux directives concernant les dépenses en capital secondaires ainsi que les dépenses associées au fonctionnement et à l'entretien. 31/03/2010 État : En voie de réalisation

Mise à jour/Justification
Au 30 septembre 2010

b. La DGSOP collaborera avec le DPF pour mettre en place des processus qui permettront à l'administration centrale d'assurer une surveillance permanente des pratiques régionales afin d'évaluer le niveau de conformité par rapport aux lignes directrices concernant les dépenses en capital secondaires ainsi que les dépenses associées au fonctionnement et à l'entretien.

SVE : En voie de mise en application

9. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient considérer la possibilité de mener des vérifications de conformité axées sur le risque auprès des Premières nations et de les intégrer au cadre de gestion du risque standard. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra collaborer avec la Direction générale du soutien des opérations et de la planification afin de créer un cadre de vérification de la conformité ainsi qu'un processus connexe pour le Programme d'immobilisations et d'entretien en se fondant sur les travaux de vérification de la conformité qui ont été réalisés dans le cadre du Plan d'action pour l'approvisionnement en eau potable et le traitement des eaux usées des Premières nations. 31/12/2009 État : En attente de suivi

Mise à jour/Justification
Au 30 septembre 2010

9) a. Un projet de cadre de gouvernance axé sur les risques a été préparé afin de permettre au Ministère d'atténuer les risques liés aux projets.

b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra, de concert avec la Direction générale de l'infrastructure communautaire, mettre en place le cadre de vérification de la conformité et les processus connexes dans les régions. 31/03/2010 b. En attente de suivi, une fois que les travaux prévus dans la partie a) seront terminés.

SVE : En voie de mise en application

 
 
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