ARCHIVÉE - Vérification du programme d'enseignement postsecondaire - Rapports de suivi en date du 31 mars 2010

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2010

Programmes et partenariats en matière d'éducation et de développement social - Education

Vérification du programme d'enseignement postsecondaire (200720)
Date d'approbation du CVÉ : 23/01/2009

Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le directeur général de l'Éducation devrait élaborer un processus dans le but de déterminer les dépenses réelles des bénéficiaires relatives au Programme, et d'utiliser cette information pour la planification et la mesure des résultats du Programme, et dans un processus permanent d'adaptation du Programme afin d'en assurer le succès. La Direction générale de l'éducation va collaborer avec les directions des Paiements de transfert, des Opérations régionales et de la Politique financière pour vérifier ce dont elle aurait besoin pour déterminer quels sont les montants réels des dépenses et des surplus du Programme. Juillet 2009 État : Terminé

Mise à jour/justification
En date du 31 mars 2010 :

L'AC et les régions sont en train d'effectuer des travaux visant à déterminer les dépenses réelles et les surplus au moyen des rapports financiers existants, y compris un examen des formulaires de rapport existants.

Les travaux du Ministère concernant la Politique sur les paiements de transfert s'intéresseront aux rapports par type d'accord de contribution, y compris les accords pluriannuels.

COMMENTAIRE DU SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

2. Le directeur général de l'Éducation, en collaboration avec la Direction des paiements de transfert et politiques financières, devrait réévaluer les autorisations de financement en usage, ainsi que les exigences du Programme en matière de rapports, en prenant en considération l'obligation du Ministère de rendre compte de l'utilisation des fonds du Programme et des objectifs poursuivis par ces autorisations de financement. La Direction générale de l'éducation va collaborer avec les directions des Paiements de transfert, des Opérations régionales et des Politiques financières pour évaluer si les autorisations de financement et les exigences de rapport en vigueur actuellement conviennent pour assurer la responsabilisation envers les fonds du Programme. Décembre 2009 État : Terminé

Mise à jour/justification
En date du 31 mars 2010 :

Un processus a été mis en place pour réviser les exigences en matière de rapports. Il consiste à collaborer avec la Direction des paiements de transfert et des politiques financières et d'autres secteurs.

COMMENTAIRE DU SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

3. Le directeur général de l'Éducation devrait procéder à un examen du caractère suffisant et adéquat des exigences en matière de financement des bénéficiaires, compte tenu de la hausse des frais de scolarité et de l'information disponible se rapportant aux élèves placés sur une liste d'attente, pour s'assurer que le Ministère est en mesure d'atteindre les objectifs du Programme. La Direction générale va évaluer l'à-propos du financement actuel en regard des demandes éventuelles de financement, compte tenu de l'augmentation récente et prévue des coûts de l'éducation et des projections démographiques. Au niveau national, il n'existe pas de source d'information facile à vérifier donnant le nombre d'étudiants inscrits sur des listes d'attente. Décembre 2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/justification
En date du 31 mars 2010 :

La Direction générale de l'éducation a effectué une analyse des dépenses de programme et du nombre d'étudiants qui en bénéficient à la lumière de la demande prévue et des coûts de l'enseignement postsecondaire.

COMMENTAIRE DU SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

4. Le directeur général de l'Éducation devrait établir un processus visant à renforcer le cadre de mesure du rendement déjà en place à l'appui du Programme afin d'améliorer la pertinence et l'intégrité des données relatives au rendement enregistrées actuellement par la Direction générale, en collaboration avec la Direction de la gestion de l'information ministérielle, reconnaître et saisir les nouvelles données qui permettraient de renforcer le cadre de mesure du rendement existant et faire en sorte que le nouveau système de mesure du rendement de la Direction générale produise des données qui permettront de faire des analyses et des évaluations adéquates et de produire des rapports convenables. Le nouveau Système de mesure du rendement de l'éducation (SMRE), en cours d'élaboration dans le cadre de l'Initiative de réforme de l'éducation, fournira les moyens de faire le lien entre les données financières et non financières grâce à l'Entrepôt de données de l'entreprise (ce qui n'était pas possible auparavant). Cela permettra d'améliorer les analyses, les évaluations et les rapports.
  • Le SMRE va définir et raffiner les mesures de rendement de tous les programmes d'éducation (y compris du Programme d'éducation postsecondaire). Aussi bien les bureaux régionaux d'AINC que les Premières nations seront impliqués dans la détermination des mesures de rendement.
  • La Direction générale de l'éducation va veiller à ce que les questions concernant la pertinence et l'intégrité des données recueillies actuellement dans les bases de données du SNIEP soient déterminées et résolues s'il y a lieu.
Septembre 2011 État : Mis en œuvre

Mise à jour/justification
En date du 31 mars 2010 :

Les consultations internes et externes portant sur la stratégie de mesure du rendement, y compris les travaux sur les indicateurs de rendement, sont achevées. Une présentation à l'intention du Comité de l'évaluation, de la mesure du rendement et de l'examen (CEMRE) est prévue le 14 mai 2010, et la présentation du document de stratégie est prévue en juin 2010. Le Système d'information sur l'éducation (SIE), appelé auparavant le Système de mesure du rendement visant l'éducation (SMRE), est en cours de développement. À l'échelle du pays, on a constaté un fort soutien à l'égard des indicateurs de rendement du SIE.

COMMENTAIRE DU SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

5. Le directeur général de l'Éducation devrait procéder à un examen détaillé de la méthode d'allocation utilisée pour la distribution des fonds du Programme, en collaboration avec les directeurs généraux régionaux, pour garantir aux étudiants admissibles de différentes régions un accès équitable aux fonds du Programme. Au cours de cet examen, on devrait tenir compte de la capacité de chaque région de satisfaire aux exigences du Programme dans les limites de leur budget de base. La Direction générale de l'éducation va collaborer avec les Opérations régionales à l'examen de la méthode de distribution employée pour ventiler les fonds du Programme entre les bureaux régionaux et les diverses méthodes utilisées dans les régions pour ventiler leurs fonds entre les divers bénéficiaires du financement. Octobre 2010 État : Mis en œuvre

Mise à jour/justification
En date du 31 mars 2010 :

La planification et la réalisation de l'examen ont eu lieu, et l'évaluation des différents modèles d'allocation régionaux a été achevée.

COMMENTAIRE DU SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

6. Le directeur général de l'Éducation devrait s'assurer que les exigences minimales du Programme et les normes d'exécution (exigences) sont suffisamment claires à la fois pour les bénéficiaires afin qu'ils comprennent les attentes du Ministère lorsqu'ils administrent un programme d'étude postsecondaire, et pour le personnel d'AINC afin qu'ils soient en mesure d'évaluer et de déterminer, dans le cadre de la surveillance du Programme, si les bénéficiaires satisfont aux exigences du Programme. La Direction générale va revoir les exigences minimales et les normes de prestation du Programme et, lorsqu'il y a lieu, donner davantage de précisions. Octobre 2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/justification
En date du 31 mars 2010 :

Des discussions avec le Groupe d'experts sur les études postsecondaires composé de membres des Premières nations ont eu lieu, et les travaux avec les régions d'AINC concernant le respect des exigences minimales de programme et des normes d'exécution ont été achevés.

La version définitive des normes d'exécution révisées est prévue à l'été 2010.

COMMENTAIRE DU SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

6. Le directeur général de l'Éducation devrait s'assurer que les exigences minimales du Programme et les normes d'exécution (exigences) sont suffisamment claires à la fois pour les bénéficiaires afin qu'ils comprennent les attentes du Ministère lorsqu'ils administrent un programme d'étude postsecondaire, et pour le personnel d'AINC afin qu'ils soient en mesure d'évaluer et de déterminer, dans le cadre de la surveillance du Programme, si les bénéficiaires satisfont aux exigences du Programme. La Direction générale va revoir les exigences minimales et les normes de prestation du Programme et, lorsqu'il y a lieu, donner davantage de précisions. Octobre 2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/justification
En date du 31 mars 2010 :

Des discussions avec le Groupe d'experts sur les études postsecondaires composé de membres des Premières nations ont eu lieu, et les travaux avec les régions d'AINC concernant le respect des exigences minimales de programme et des normes d'exécution ont été achevés.

La version définitive des normes d'exécution révisées est prévue à l'été 2010.

COMMENTAIRE DU SVE : Dossier clos - Mise en œuvre erminée

7. Le directeur général de l'Éducation devrait mettre en place un cadre de contrôle de la gestion (un ensemble de politiques et de procédures pour faire en sorte que les résultats et les objectifs du Programme sont atteints) spécifique au Programme incluant, de façon non limitative, ce qui suit : un processus permettant de mettre à jour de façon régulière les fondements du Programme, tels que les modalités du Programme, la Politique du Programme et les Lignes directrices nationales du Programme d'enseignement postsecondaire et, éventuellement, un guide des opérations, pour garantir que ces documents demeurent pertinents et suffisamment détaillés; un processus de planification annuel permettant d'établir les objectifs et les cibles du Programme chaque année, en vue d'améliorer de façon continue les résultats du Programme (au moyen de mesures et d'évaluations du rendement du Programme) et d'accroître l'efficacité du Programme; une orientation, une surveillance et un encadrement offerts aux bureaux régionaux par le biais d'outils de soutien, de communications régulières, de directives opérationnelles et d'une bonne définition et communication des rôles et responsabilités; un processus de planification des ressources qui prend en compte le niveau de personnel nécessaire pour administrer le Programme, atteindre les objectifs du Programme et garantir une surveillance et un contrôle suffisants des ententes et du Programme; un processus de gestion du risque qui permet de reconnaître chaque année les risques liés au Programme, qui présente une stratégie pour atténuer ces risques en permanence et garantit une surveillance régulière ainsi qu'une vérification suffisante de la conformité axée sur le risque des bénéficiaires. Le Secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social (PPMEDS) procède à un examen de conformité à l'échelle du secteur pour cerner les éléments nécessaires d'un cadre commun de contrôle de la gestion. Janvier – septembre 2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/justification
En date du 31 mars 2010 :

L'élaboration du cadre de contrôle de la gestion de la Direction générale de l'éducation a été achevée. Une approche basée sur la direction générale a remplacé l'approche basée sur les programmes. Elle sera réexaminée annuellement.

COMMENTAIRE DU SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

La Direction générale déterminera, en fonction des résultats de cet examen et des autres travaux qu'elle mène, les orientations qui conviennent et les mesures à prendre pour améliorer le contrôle de la gestion du Programme d'éducation postsecondaire. Automne 2009
La Direction générale va utiliser une approche basée sur les risques pour déterminer dans quel ordre ces mesures devront être mises en œuvre. Début de l'automne 2009
8. Le directeur général de l'Éducation devrait, en collaboration avec les directeurs généraux régionaux, s'assurer de l'amélioration du processus d'examen de la vérification pour faire en sorte que les dépenses non admissibles du Programme soient traitées de façon appropriée, que les surplus du Programme fassent l'objet d'une enquête adéquate et que, au besoin, le bénéficiaire fasse l'objet d'examens ou de vérifications supplémentaires. La Direction générale va passer en revue les dépenses admissibles et non admissibles et les surplus du Programme et donner des conseils en la matière aux bureaux régionaux. Décembre 2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/justification
En date du 31 mars 2010 :

Veuillez vous reporter à la réponse du programme à la recommandation 6.

COMMENTAIRE DU SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

9. Le directeur général de l'Éducation, en collaboration avec la Direction des paiements de transfert et politiques financières, devrait réévaluer les exigences relatives aux rapports financiers du Programme, en prenant en compte l'obligation du Ministère de garantir une diligence raisonnable lors de la surveillance des bénéficiaires du Programme et de garantir que les fonds sont utilisés aux fins prévues. La Direction générale de l'éducation va collaborer avec la Direction des paiements de transfert et avec les Opérations régionales pour évaluer à nouveau les exigences de rapport du Programme. Juin – novembre 2009 État : En cours

Mise à jour/justification
En date du 30 septembre 2010 :

La Direction générale a entrepris la mise en œuvre du plan de conformité ministériel en utilisant des documents propres au programme. Par exemple, un formulaire de suivi pour chaque bénéficiaire d'un accord de financement, une ébauche de directive sur la conformité des programmes, un cadre de contrôle de la gestion, ainsi que différents manuels de régimes de gestion. De plus, la révision des instructions relatives à la collecte de données du programme fait en sorte que les exigences en matière de rapport soient harmonisées avec les modèles appropriés de proposition et de rapport. Ce sont tous des processus de gestion de la qualité qui fournissent une assurance que des pratiques de diligence raisonnable ont été implantées pour veiller à ce que le financement de programme soit utilisé aux fins prévues.

Voir aussi les recommandations 1, 2, 4, 5, 7, 8, 10, 11 et 14.

COMMENTAIRE DU SVE : Dossier clos

10. Le directeur général de l'Éducation devrait procéder à un examen approfondi des dépenses admissibles du Programme et, dans la mesure où l'on considère que la liste des dépenses admissibles incluse dans les modalités du Programme est incomplète, mettre à jour ces modalités, la Politique du Programme, de même que les Lignes directrices nationales du Programme d'enseignement postsecondaire afin d'y inclure les dépenses jugées appropriées. La Direction générale va passer en revue les dépenses admissibles et non admissibles du Programme et donner des conseils en la matière aux bureaux régionaux. Décembre 2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/justification
En date du 31 mars 2010 :

Des discussions portant sur les dépenses admissibles et non admissibles ont eu lieu en février 2010 avec le Groupe d'experts sur les études postsecondaires et les régions d'AINC. Un projet de document a été élaboré à des fins d'examen et une liste révisée des dépenses admissibles et non admissibles sera finalisée et intégrée aux lignes directrices du programme qui ont été mises à jour.

COMMENTAIRE DU SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

11. Le directeur général de l'Éducation, en collaboration avec les directeurs généraux régionaux, devrait établir un processus permettant de mener des activités adéquates de surveillance et de vérification de la conformité suffisantes des bénéficiaires (financières ou non, en fonction d'une approche fondée sur le risque) pour s'assurer que ceux-ci respectent les modalités du Programme (incluant le PAEI) et de l'entente de financement. On devrait également tenir compte des ressources et des capacités disponibles au sein des bureaux régionaux pour procéder à la surveillance et à des vérifications complètes de la conformité. Le Secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social (PPMEDS) procède à un examen de conformité à l'échelle du secteur pour cerner les éléments nécessaires d'un cadre commun de contrôle de la gestion. Janvier – septembre 2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/justification
En date du 31 mars 2010 :

Conformément à la recommandation 7, le cadre de contrôle de la gestion donne une orientation générale pour les programmes d'éducation et établit la base des différents éléments de programme.

Demande de fermer le dossier.

COMMENTAIRE DU SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

La Direction générale déterminera, en fonction des priorités découlant de cet examen, et des autres travaux qu'elle mène, les orientations qui conviennent et les mesures à prendre pour améliorer le contrôle de la gestion du Programme d'éducation postsecondaire.

La Direction générale va utiliser une approche basée sur les risques pour déterminer dans quel ordre ces mesures devront être mises en œuvre.

Décembre 2009
12. Le directeur général de l'Éducation, en collaboration avec les directeurs généraux régionaux, devrait établir un processus à employer dans les régions pour s'assurer que les projets financés par le biais de la composante PAEI du Programme appuient adéquatement tous les aspects et les objectifs du Programme. La Direction générale et les Opérations régionales compilent actuellement l'information sur les projets relevant du PAEI. Janvier – septembre 2009 État : Terminé

Mise à jour/justification
En date du 31 mars 2010 :

En collaboration avec les régions, des renseignements sur les pratiques de gestion locales du Programme de soutien des études autochtones (PSEA – anciennement le PAEI) ont été compilés. Un processus a été mis en place pour la collecte d'information et de données sur le PSEA par programme et profil d'études. Un classement des types d'études bénéficiant d'un soutien a été effectué. Des modèles de proposition et de rapport, ainsi que les modalités du PSEA, sont diffusés pour recueillir des observations.

COMMENTAIRE DU SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

La Direction générale définira ensuite, en fonction des résultats de cette compilation, les étapes à venir pour s'assurer que la composante PAEI du Programme appuie tous les volets et tous les objectifs du PEP. Décembre 2009
13. Le directeur général de l'Éducation, en collaboration avec les directeurs généraux régionaux, devrait s'assurer que les bureaux régionaux se conforment aux modalités du Programme, aux Lignes directrices nationales du Programme d'enseignement postsecondaire et au Guide de présentation des rapports des bénéficiaires en ce qui a trait à la production, à l'examen et à l'évaluation des propositions destinées au PAEI, de même qu'à la production des rapports annuels du PAEI de la part des bénéficiaires. La Direction générale et les Opérations régionales compilent actuellement l'information sur les projets relevant du PAEI. Janvier – septembre 2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/justification
En date du 31 mars 2010 :

Voir la réponse à la recommandation 12 ci-dessus.

COMMENTAIRE DU SVE : Dossier clos

En fonction des résultats de cette compilation, la Direction générale collaborera avec les Opérations régionales pour déterminer les mesures qui conviennent en ce qui concerne les conditions du programme, les lignes directrices du PEP et le Guide de rapport des bénéficiaires. Décembre 2009
14. Le directeur général de l'Éducation, en collaboration avec les directeurs généraux régionaux, devrait s'assurer que les bénéficiaires du PAEI fournissent des rapports financiers adéquats pour justifier les fonds du PAEI reçus et les dépenses engagées, et que le personnel des bureaux régionaux effectue un examen adéquat de ces rapports pour garantir l'admissibilité des dépenses. La Direction générale et les Opérations régionales compilent actuellement l'information sur les projets relevant du PAEI.

En fonction des résultats de cette compilation, la Direction générale collaborera avec les bureaux régionaux pour s'assurer que les bénéficiaires du PAEI sont informés des dépenses qui sont admissibles et pour leur demander de produire des rapports financiers adéquats sur ces dépenses.

Hiver 2010 État : Mis en œuvre

Mise à jour/justification
En date du 31 mars 2010 :

Voir les réponses aux recommandations 6, 8, 10, 12 et 13 ci-dessus.

COMMENTAIRE DU SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

 
 
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