ARCHIVÉE - Vérification du programme de gestion de la qualité et de l'application de la politique d'intervention - Rapports de suivi en date du 31 mars 2010

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2010

Opérations régionales, dirigeant principal des finances

Vérification du programme de gestion de la qualité et de l'application de la politique d'intervention (200725)
Date d'approbation du SVE : 26/02/2009

Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Réévaluer la Politique d'intervention (PI) de manière à clarifier ses objectifs,à modifier des éléments pour qu'ils concordent avec les objectifs,à fournir l'orientation et les outils connexes pour que la mise en œuvre de la politique soit conforme au plan prévu.

Les révisions et les directives connexes doivent à tout le moins clarifier les éléments suivants :

  • Rôles, responsabilités, obligations de rendre compte et attentes qui sont liés à la conception, à l'élaboration, à la mise en œuvre et à la surveillance de la PI parmi les principaux groupes d'intervenants, notamment le Secteur du dirigeant principal des finances, les programmes et les opérations régionales (en particulier les agents des services de financement);
  • Situations où il convient d'intensifier ou d'atténuer le niveau d'intervention appliqué à un bénéficiaire.
  • Attentes liées à une stratégie/approche (fondée sur le risque et intégrée) d'évaluation de la conformité à la PI à l'échelle nationale et régionale;
  • Normes de documentation minimales des activités de surveillance continues – comptes rendus de voyage (visites sur les lieux), procès-verbal des réunions, décisions, mesures à prendre et responsabilités – afin d'uniformiser l'approche au sein des régions et entre elles;
  • Pratiques concernant la réception et l'examen dans les délais des plans de redressement (y compris la surveillance) et la mise à exécution des exigences de la PI si les bénéficiaires n'envoient pas ces plans;
  • Approche permettant de suivre les progrès des bénéficiaires sous intervention, de suivre et de documenter les progrès par rapport aux plans régionaux et de communiquer les informations régionales à l'AC en vue d'évaluer l'efficacité globale de la PI; et
  • Établissement d'une stratégie et d'une approche durables pour effectuer des examens régionaux de l'assurance de la qualité, de manière à surveiller et à valider la conformité à la PI.
Le dirigeant principal des finances, en collaboration avec les sous-ministres adjoints des programmes et le sous-ministre adjoint, Opérations régionales, entreprendra un examen de la Politique d'intervention dans le but de confirmer les objectifs de cette dernière et de déterminer les changements à apporter en réaction aux problèmes liés à la mise en œuvre et à la clarté qui ont été observés lors de la vérification horizontale. L'examen pourrait donner lieu à la production d'un plan de travail et d'un calendrier pour l'apport des changements recommandés à la PI ainsi qu'aux directives connexes. 31 décembre 2009 État : En cours de préparation/mise en oeuvre continue

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2009 :

Les OR, en collaboration avec le DPF, ont créé un groupe de travail dans le but d'examiner la Politique d'intervention, les outils de soutien et les pratiques régionales.

Un avant-projet de directive sur la PI a été préparé et fait présentement l'objet de discussions avec le groupe de travail sur la politique.

Les changements apportés aux normes de l'ICCA pour la présentation des rapports ont eu des répercussions sur le ratio de solvabilité financière de la PI. Selon les commentaires reçus par le groupe de travail et à la suite d'une recherche et d'une vérification additionnelles effectuées en parallèle, une approche a été identifiée pour une vérification externe/régionale plus approfondie et d'autres ajustements. Une DP pour des tiers gestionnaires préqualifiés a été affichée sur le MERX.

Le groupe de travail fera des commentaires officiels au DPF afin d'appuyer la nouvelle rédaction de la Politique d'intervention. Une évaluation de la Politique d'intervention est en cours et devrait permettre de documenter davantage l'examen des politiques. La date de mise en œuvre sera révisée en conséquence.

Mise à jour/justification :
En date du 31/03/2010 :

SVE : Le DPVE a indiqué que le travail effectué avec le DPF et le sous-ministre adjoint principal, Opérations régionales des OR, a été bien coordonné et il a recommandé de cesser de transmettre les mises à jour des deux vérifications au Comité de vérification et de préparer un rapport de suivi d'ici l'automne 2010.

Le sous-ministre adjoint principal, Opérations régionales des OR, a indiqué qu'un avant-projet de cadre de gestion de la qualité a été rédigé et qu'il sera terminé d'ici juin 2010. Un projet pilote débutera prochainement et il adoptera une approche de cycle de vie du programme axé sur les risques. Le travail concernant la Politique d'intervention est également en cours. Le développement d'une nouvelle approche à l'égard de la mise en oeuvre de la Politique d'intervention révisée est en cours.

Le secteur de l'Orientation stratégique et des politiques prépare plusieurs initiatives pour régler la question du développement de la capacité. Un représentant du secteur du DPF a fait un bref compte rendu du travail.

2. À court terme, créer des outils et pratiques (p. ex. critères officiels, directives et formation) fondés sur le risque et les pratiques exemplaires actuelles, qui permettront de faire preuve de jugement dans les situations particulières des bénéficiaires et de préciser les conditions d'un manquement conformément à la PI. Le dirigeant principal des finances, en collaboration avec les sous-ministres adjoints des programmes et le sous-ministre adjoint, Opérations régionales, élaborera les outils et pratiques qu'il aura recommandés pour favoriser l'application uniforme de la Politique d'intervention à l'échelle des régions. Les recommandations formulées à l'égard des outils et pratiques se fonderont sur le risque et les pratiques exemplaires actuelles. 30 juin 2009 État : Mis en oeuvre

Mise à jour/justification :
En date du 31/03/2009 :

Le groupe de travail sur la PI, sous la direction des OR, a préparé un document de concordance afin de déterminer s'il y avait des lacunes ou des incohérences qui pourraient aller à l'encontre des exigences de la Politique d'intervention.  Toutes les régions ont développé leurs propres outils pour répondre aux exigences de la politique et ont ajusté leurs processus pour tenir compte des écarts dans les structures organisationnelles.

Grâce à ce processus et en collaboration avec le DPF, le groupe de travail a recensé les pratiques exemplaires pour développer une approche normalisée à l'égard de la gestion du document et de l'évaluation de la PI. L'approche recommandée est actuellement mise en œuvre. Le développement prochain d'outils et de soutiens du système sera harmonisé avec le travail du DPF sur la directive concernant l'intervention.

Un avant-projet de directive sur la PI a été préparé et fait présentement l'objet de discussions avec le groupe de travail sur la politique d'intervention.

3. Élaborer et mettre en œuvre un programme de gestion de la qualité intégré et normalisé*. Le programme de gestion de la qualité doit, au minimum, clarifier :
  • Les rôles et responsabilités des principaux intervenants dans les régions et à l'AC.
  • L'approche et la politique du ministère définissant les attentes à l'égard de la mise en œuvre, du suivi et du maintien d'une méthode axée sur les risques pour les examens de la conformité (y compris des programmes offerts par des tiers).
  • La politique et l'orientation du ministère relativement aux modèles permettant d'assurer la réalisation en temps utile d'examens de la conformité qui tiennent compte des attributs des personnes auxquelles ces responsabilités ont été confiées (y compris leur indépendance dans les activités courantes).

* Les éléments du Programme de gestion de la qualité seront adaptés aux circonstances uniques des régions du Nord.

Le dirigeant principal des finances, en collaboration avec les sous-ministres adjoints des programmes et le sous-ministre adjoint, Opérations régionales, élaborera et mettra en œuvre un programme ministériel de gestion de la qualité pour les subventions et les contributions. Le programme portera sur des questions particulières liées aux rôles et aux responsabilités des intervenants clés et sur la promotion d'une méthode axée sur les risques pour les examens de la conformité. Des directives seront établies au sujet des modèles de dotation et des modèles organisationnels acceptables pour les examens de la conformité, et ce, au profit de l'uniformité et de la répartition adéquate des tâches. Le programme de gestion de la qualité sera établi d'ici le 31 décembre 2009 et mis en œuvre d'ici le 30 juin 2010. 30 juin 2010 État : En cours de préparation/mise en oeuvre continue

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2009 :

Le travail respecte l'échéancier pour le développement d'ici le 31 décembre 2009 et son achèvement le 30 juin 2010. 

Les OR, en collaboration avec le DPF et le Programme, élaborent présentement un cadre élargi du PGQ qui appuiera une approche cohérente axée sur les risques à l'égard des examens de la conformité. Un groupe de travail pluridisciplinaire sur le PGQ a été créé à cette fin et on a donné une orientation plus large pour la planification de la qualité, le contrôle de la qualité, l'assurance de la qualité et l'amélioration de la qualité des programmes et des services du ministère. Ce travail est harmonisé avec le travail ministériel sur la mise en œuvre de la Politique sur les paiements de transfert et lui sera relié.

4. Établir des attentes, des lignes directrices et des outils normalisés pour la mise en œuvre des activités de contrôle de la qualité à l'échelle régionale, y compris des lignes directrices concernant le suivi, l'examen et la documentation des rapports de programme des bénéficiaires. Le dirigeant principal des finances, en collaboration avec les sous-ministres adjoints des programmes et le sous-ministre adjoint, Opérations régionales, établira des attentes, des lignes directrices et des outils normalisés pour la mise en œuvre des activités de contrôle de la qualité à l'échelle régionale. 30 juin 2009 État : En cours de préparation/mise en oeuvre continue

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2009 :

Le groupe de travail sur le PGQ a développé une approche axée sur les risques pour les activités de conformité et de contrôle de la qualité. Les plans de conformité des régions ont été transmis aux Programmes de l'AC pour obtenir des commentaires et ont été approuvés régionalement. Les régions font le compte rendu des progrès par le truchement du processus de rapports trimestriels ainsi qu'en créant des projets pilotes sur les pratiques exemplaires. Le contrôle des résultats de cette approche sera intégré au développement du PGQ. La mise en œuvre intégrale sera harmonisée avec la mise en œuvre du Programme de gestion de la qualité : 30 juin 2010.

5. Établir des exigences normalisées pour l'examen des états financiers vérifiés des bénéficiaires à l'échelle régionale afin de préciser les attentes relatives au caractère officiel et à la composition du Comité d'examen des vérifications. Le dirigeant principal des finances, en collaboration avec le sous-ministre adjoint, Opérations régionales, et le dirigeant principal de la vérification (DPV), établira un modèle d'examen des états financiers vérifiés des bénéficiaires ainsi que les attentes relatives à la composition et au rôle des comités d'examen des vérifications. 30 juin 2009. État : En cours de préparation/mise en oeuvre continue

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2009 :

Une enquête a été effectuée par les régions et les données ont été analysées dans le but de créer un document générique sur les points communs et les différences dans les régions. Conformément aux pratiques régionales, une liste des exigences minimales a été dressée pour la révision de la vérification et transmise aux régions et au DPF à des fins de discussion et d'approbation. La date de mise en œuvre sera révisée en attendant l'approbation.

Les exigences standard pour l'examen des états financiers vérifiés des bénéficiaires ont été définies et intégrées à l'avant-projet de directive sur la PI qui fait actuellement l'objet de discussions avec le groupe de travail sur la politique d'intervention.

6. Inclure une disposition sur la vérification dans les nouvelles EFCPN pour établir le droit de mener des examens de la conformité en temps utile et indiquer dans les directives de programme que de telles ententes sont visées par les exigences de vérification, y compris la fréquence des vérifications. Nous avons déjà donné suite à cette recommandation. S/O État : Mis en oeuvre

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2009 :

SVE : Fermer

 
 
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