ARCHIVÉE - Vérification du programme de gestion de la qualité et de l'application de la politique d'intervention - Rapports de suivi en date du 31 mars 2011

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2011

Opérations régionales, Dirigeant principal des finances

Vérification du programme de gestion de la qualité et de l'application de la politique d'intervention (200725)
Date d'approbation du CVÉ : 26/02/2009

Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Réévaluer la Politique d'intervention (PI) de manière à clarifier ses objectifs; à modifier des éléments pour qu'ils concordent avec les objectifs; à fournir l'orientation et les outils connexes pour que la mise en œuvre de la politique soit conforme à ce qui avait été prévu.

Les révisions et les directives connexes doivent à tout le moins clarifier les éléments suivants :

  • Rôles, responsabilités, obligations de rendre des comptes et attentes liés à la conception, à l'élaboration, à la mise en œuvre et à la surveillance de la PI parmi les principaux groupes d'intervenants, notamment le Secteur du dirigeant principal des finances, les programmes et les opérations régionales (en particulier les agents des services de financement).
  • Situations où il convient d'intensifier ou d'atténuer le niveau d'intervention appliqué à un bénéficiaire.
  • Attentes liées à une stratégie/approche (fondée sur le risque et intégrée) d'évaluation de la conformité à la PI à l'échelle nationale et régionale.
  • Normes de documentation minimales des activités de surveillance continues - comptes rendus de voyage (visites sur les lieux), procès-verbaux de réunion, décisions, mesures à prendre et responsabilités – afin d'uniformiser l'approche au sein des régions et entre elles.
  • Pratiques concernant la réception et l'examen dans les délais des plans de redressement (y compris la surveillance) et la mise à exécution des exigences de la PI si les bénéficiaires n'envoient pas ces plans.
  • Méthode permettant de suivre les progrès des bénéficiaires sous intervention, de suivre et de documenter les progrès par rapport aux plans régionaux et de communiquer les informations régionales à l'AC en vue d'évaluer l'efficacité globale de la PI.

Établissement d'une stratégie et d'une approche durables pour effectuer des examens régionaux de l'assurance de la qualité, de manière à surveiller et à valider la conformité à la PI.

Le dirigeant principal des finances (DPF), en collaboration avec le sous-ministre adjoint (SMA), Opérations régionales, et les SMA des programmes, entreprendra un examen de la Politique d'intervention dans le but de confirmer les objectifs de cette dernière et de déterminer les changements à apporter en réaction aux problèmes liés à la mise en œuvre et à la clarté observés lors de la vérification horizontale. L'examen pourrait donner lieu à la production d'un plan de travail et d'un calendrier pour l'apport des changements recommandés à la PI ainsi qu'aux directives connexes. 31 décembre 2009 État : Terminé

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2011

Un examen a été effectué à l'été 2009, et une évaluation complète a été réalisée à l'automne 2009. Par la suite, la PI a été reformulée afin de servir de politique de prévention et de gestion des manquements. Les Premières nations ont participé à l'ébauche de cette politique à l'été 2010. On prévoit que celle-ci sera approuvée au cours du premier trimestre de 2011-2012.

COMMENTAIRE du Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) : La recommandation sera classée dès que la politique aura été approuvée et annoncée officiellement.

2. À court terme, créer des outils et pratiques (p. ex. critères officiels, directives et formation) fondés sur le risque et les pratiques exemplaires actuelles, qui permettront de faire preuve de jugement dans les situations particulières des bénéficiaires et de préciser les conditions d'un manquement conformément à la PI Le DPF, en collaboration avec le SMA principal, Opérations régionales, et les SMA des programmes, élaborera les outils et pratiques qu'il aura recommandés pour favoriser l'application uniforme de la Politique d'intervention à l'échelle des régions. Les recommandations formulées à l'égard des outils et pratiques se fonderont sur le risque et les pratiques exemplaires actuelles. 30 juin 2009 État : Terminé

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2011

Le DPF, en collaboration avec le SMA principal, Opérations régionales, et les SMA des programmes, ont élaboré des outils provisoires. L'approbation de la nouvelle politique de prévention et de gestion des manquements devrait avoir lieu très prochainement. Une directive à l'appui, de même que des lignes directrices et des outils officiels liés au  Plan d'action de la direction devraient être mis au point d'ici la fin du premier trimestre de 2011-2012.

COMMENTAIRE DU SVE : La recommandation sera classée dès que la politique aura été approuvée et annoncée officiellement et que les directives et les outils connexes seront finalisés et communiqués.

3. Élaborer et mettre en œuvre un programme de gestion de la qualité intégré et normalisé*. Le programme de gestion de la qualité doit, au minimum, clarifier :
  • les rôles et responsabilités des principaux intervenants dans les régions et à l'AC;
  • l'approche et la politique du Ministère définissant les attentes à l'égard de la mise en œuvre, du suivi et du maintien d'une méthode axée sur les risques pour les examens de la conformité (y compris des programmes offerts par des tiers);
  • la politique et l'orientation du Ministère relativement aux modèles permettant d'assurer la réalisation en temps utile d'examens de la conformité qui tiennent compte des attributs des personnes auxquelles ces responsabilités ont été confiées (y compris leur indépendance dans les activités courantes).

* Les éléments du programme doivent être adaptés aux circonstances uniques des régions du Nord.

Le SMA principal, Opérations régionales, en collaboration avec le DPF et les SMA des programmes, élaborera et mettra en œuvre un programme ministériel de gestion de la qualité pour les subventions et contributions. Le programme de gestion de la qualité sera conçu pour régler les questions particulières liées aux rôles et responsabilités des intervenants clés et à la promotion d'une approche axée sur le risque de l'examen de la conformité. On élaborera des lignes directrices décrivant des modèles de dotation et des modèles organisationnels acceptables en ce qui concerne l'examen de la conformité, en vue de promouvoir l'uniformité et la séparation adéquate des fonctions. Le programme de gestion de la qualité sera élaboré d'ici le 31 décembre 2009 et mis en œuvre avant le 30 juin 2010. 30 juin 2010 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2011

Un cadre général de gestion de la qualité a été préparé à l'été 2010. Il est actuellement affiné en fonction des commentaires du Comité des opérations ministérielles. Lorsqu'il sera terminé, ce cadre précisera la vision du Ministère à l'égard de la gestion de la qualité. En outre, le cadre de contrôle de gestion contiendra des directives en matière de gestion de la qualité applicables à tous les programmes de subventions et contributions. Celles-ci seront conformes à la Politique sur les paiements de transfert (PPT). On s'attend à ce que les documents d'orientation relatifs à la PPT soient prêts à être approuvés au début de 2011-2012.  Chaque direction générale responsable de programmes de subventions et contributions devra intégrer des principes de gestion de la qualité dans ses documents d'orientation. Toutes les autres directions générales devront assurer la gestion de la qualité dans leurs domaines respectifs conformément au cadre général et aux politiques et directives propres à leurs activités (p. ex., GI-TI).

COMMENTAIRE DU SVE: La recommandation sera classée dès que le cadre de gestion de la qualité sera mis en œuvre et que les documents d'orientation relatifs à la PPT seront achevés et communiqués aux intervenants internes.

4. Établir des attentes, des lignes directrices et des outils normalisés pour la mise en œuvre des activités de contrôle de la qualité à l'échelle régionale, y compris des lignes directrices concernant le suivi, l'examen et la documentation des rapports de programme des bénéficiaires. Le SMA principal, Opérations régionales, en collaboration avec le DPF et les SMA des programmes, établira des attentes, des lignes directrices et des outils normalisés pour la mise en œuvre des activités de contrôle de la qualité à l'échelle régionale. 30 juin 2009 État : Terminé

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2011

Les OR des bureaux régionaux ont élaboré des plans de conformité, qui sont actuellement mis à jour pour l'exercice 2011-2012. De plus, les OR des bureaux régionaux et les Programmes sociaux collaborent à l'élaboration d'une approche globale en matière de conformité axée sur le risque et de gestion de programmes. Les OR des régions examineront les possibilités d'amélioration des approches en matière de conformité des programmes d'entretien des établissements scolaires et des installations communautaires en 2011-2012.

COMMENTAIRE DU SVE : En cours de mise en œuvre. La recommandation sera classée lorsque l'approche globale en matière de conformité axée sur le risque et de gestion de programmes sera achevée.

5. Établir des exigences normalisées pour l'examen des états financiers vérifiés des bénéficiaires à l'échelle régionale afin de préciser les attentes relatives au caractère officiel et à la composition du Comité d'examen des vérifications. Le dirigeant principal des finances, en collaboration avec le sous-ministre adjoint, Opérations régionales, et le dirigeant principal de la vérification (DPV), établira un modèle d'examen des états financiers vérifiés des bénéficiaires ainsi que les attentes relatives à la composition et au rôle des comités d'examen des vérifications. 30 juin 2009 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2011

Les données de base de toutes les régions ont été recueillies, et on travaille actuellement à l'établissement de normes minimales.

COMMENTAIRE DU SVE : En cours de mise en œuvre. La recommandation sera classée lorsque les normes minimales seront établies, que le modèle d'examen du bénéficiaire sera terminé et que les attentes relatives au rôle et à la composition des comités d'examen des vérifications seront établies et mises en œuvre.

6. Inclure une clause sur la vérification dans les nouvelles EFCPN pour établir le droit de mener des examens de la conformité en temps utile et indiquer dans les directives de programme que de telles ententes sont visées par les exigences de vérification (y compris la fréquence des vérifications). Nous avons déjà donné suite à cette recommandation. S.O. État : Mis en œuvre

Mise à jour/Justification
Au 30 septembre 2009

COMMENTAIRE DU SVE : Mise en œuvre terminée. La recommandation est classée.

 
 
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