ARCHIVÉE - Vérification de la dotation et de la paie pour les nominations non annoncées et les nominations intérimaires - Rapports de suivi en date du 31 mars 2011

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2011

Direction générale des services de ressources humaines et du milieu du travail

Vérification de la dotation et de la paie pour les nominations non annoncées et les nominations intérimaires (200847)
Date d'approbation du CVÉ : 26/02/2009

Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Simultanément avec le sous-ministre adjoint (SMA) des Opérations régionales et celui de l'Organisation des affaires du Nord, analyser les rapports hiérarchiques et les niveaux de ressources disponibles pour les fonctions régionales des RH, et mettre au point une stratégie pour satisfaire aux normes minimales de service en matière de dotation. Le directeur général (DG), Direction générale des services de ressources humaines et du milieu de travail, examine actuellement les processus de dotation afin d'élaborer des normes de service pour la dotation dans la RCN, d'ici le 31 mars 2009.

On procédera à l'examen des rapports hiérarchiques et des niveaux de ressources dans les services pour les fonctions régionales des RH, en collaboration avec le SMA, Opérations régionales, et le SMA, Affaires du Nord. On établira une stratégie pour s'assurer que les services de dotation dans toutes les régions satisfont à ces normes.

31 mars 2010 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2011

Des normes de service pour la dotation dans la RCN ont été élaborées conformément au processus opérationnel commun des RH établi par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH). Elles ont été communiquées aux employés de la RCN et des régions aux moyens de divers outils de communication, dont l'Express d'AINC. Ces normes sont maintenant publiées dans nos rapports trimestriels et font l'objet de discussions à la table de gestion de l'AC, et à l'occasion des téléconférences régionales avec les bureaux régionaux.

Les bureaux régionaux devront mettre en œuvre une version modifiée au cours des cinq prochaines années.

COMMENTAIRE du Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) : Mise en œuvre terminée. Compte tenu de l'élaboration et de l'application de normes de services, ainsi que de la surveillance continue et du signalement constant des progrès réalisés par rapport aux normes, la recommandation a été classée.

2. Examiner la responsabilisation de la DGSRHMT par rapport aux opérations régionales des RH pour mieux comprendre si les modèles régionaux actuels de prestation de services et de responsabilisation sont efficaces et font l'objet d'une supervision et d'une surveillance appropriées. On procédera à l'examen des responsabilités et des mesures connexes de surveillance et de contrôle des activités de dotation afin de vérifier si les modèles régionaux actuels de prestation de services et de responsabilisation sont efficaces et rentables.

S'il convient d'utiliser d'autres modèles de prestation de services, on présentera une proposition de changement opérationnel au Comité des DG chargé de la mise en œuvre et des opérations et au Comité de gestion des services de ressources humaines et du milieu de travail, pour examen.

31 mars 2010 État : Terminé

Mise à jour/Justification
Au 30 septembre 2010

Une étude a été réalisée par un expert-conseil. Le cadre de référence a été présenté au Comité de gestion des services de ressources humaines et du milieu de travail (CGSRHMT), qui l'a accepté.

COMMENTAIRE du Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) : Mise en œuvre terminée. La recommandation est classée.

3. Étendre le cadre stratégique en matière de RH pour y inclure des lignes directrices sur le recours aux nominations intérimaires pour une période de plus de quatre mois et aux nominations occasionnelles afin d'assurer une sélection équitable et transparente. On a déjà rédigé une politique relative aux nominations intérimaires, et le sous-ministre l'a approuvée. Elle sera affichée sur le site RH en ligne, et on la fera parvenir aux conseillers en RH et aux gestionnaires délégataires (février 2009).

On élaborera des lignes directrices sur le recours aux nominations occasionnelles pour les gestionnaires délégataires et les conseillers en RH.

30 juin 2009 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2011

La politique relative aux nominations intérimaires est affichée sur le site RH en ligne depuis février 2009. (Dossier clos)

Les lignes directrices sur le recours aux nominations occasionnelles pour les gestionnaires délégataires et les conseillers en RH sont en cours d'élaboration et seront diffusées au cours de l'exercice 2011-2012.

COMMENTAIRE du Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) : Mise en œuvre bien avancée. La recommandation sera classée lorsque les lignes directrices sur le recours aux nominations occasionnelles seront achevées, approuvées et communiquées aux gestionnaires délégataires et aux conseillers en RH.

4. Examiner et officialiser le cadre de surveillance des RH pour que les gestionnaires du Ministère aient l'assurance que les gestionnaires et les professionnels des RH de tout le Ministère se conforment aux exigences législatives et à celles des politiques portant sur tous les aspects de la gestion des RH, et que les valeurs directrices sont respectées. La Direction du ressourcement ministériel et autochtone a élaboré un plan et un cadre de surveillance. La surveillance active des activités de dotation est en cours.

La surveillance des nominations intérimaires sur douze mois s'est terminée récemment et la prise de mesures correctives est en cours.

La surveillance des processus de dotation non annoncés sera effectuée durant le quatrième trimestre de l'exercice 2008-2009 et le premier trimestre de 2009-2010.

On prendra les mesures qui conviennent concernant les gestionnaires délégataires qui ne se conforment pas aux exigences législatives et de politiques.

Un examen du processus d'inscription du statut d'Autochtone dans les dossiers de dotation sera entrepris et des mesures correctives seront prises, au besoin.

30 juin 2009 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 30 septembre 2010

La surveillance des nominations intérimaires sur douze mois s'est terminée récemment, et la prise de mesures correctives est en cours.

État : Terminé

La surveillance des processus de dotation non annoncés sera effectuée durant l'exercice 2008-2009 et le premier trimestre de 2009-2010.

État : Un calendrier de surveillance des processus de dotation non annoncés pour 2010-2012 a été établi et diffusé.

On prendra les mesures qui conviennent concernant les gestionnaires délégataires qui ne se conforment pas aux exigences législatives et de politiques.

Un examen du processus d'inscription du statut d'Autochtone dans les dossiers de dotation sera entrepris et des mesures correctives seront prises, au besoin.

État : Terminé

COMMENTAIRE du Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) : Mise en œuvre terminée. La recommandation est classée.

5. Améliorer l'uniformité et la diffusion des lignes directrices et outils en matière de RH dans tout le Ministère, tout en tirant le meilleur parti des pratiques exemplaires mises au point, tant dans les régions qu'à la DGSRHMT, et en réduisant la redondance (p. ex., multiples sites intranet sur les RH, double emploi parmi les outils et normes de service irrégulières). La DGSRHMT élaborera une proposition d'examen du site Web RH en ligne d'AINC, établira une politique sur la communication des politiques, des lignes directrices et des outils de gestion en matière de RH et regroupera les politiques, lignes directrices et outils dans un site intranet accessible dans tout le pays. Des fonds additionnels seront nécessaires à cette fin; la demande en sera faite au Comité de gestion financière d'AINC à titre de pression financière.

Les travaux effectués pour cette initiative dépendront de la disponibilité des fonds et du moment où ils seront accordés.

À confirmer, selon la disponibilité des fonds

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État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 30 septembre 2010

La DGSRHMT restructure le site intranet RH en ligne conformément à la nouvelle politique sur la normalisation des sites Internet (NSI 2.0) du Conseil du Trésor. Tous les propriétaires de contenu procèdent actuellement à la validation et à la mise à jour du contenu du site. Le transfert devrait être terminé d'ici le début du quatrième trimestre de 2010.

L'examen portera sur le regroupement des politiques, lignes directrices et outils en matière de RH dans un site intranet accessible à l'échelle nationale. D'autres aspects de la recommandation n'ont pas été traités ou financés dans le cadre du projet et seront présentés au cours du prochain cycle de planification de la DGSRHMT.

COMMENTAIRE du Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) : Mise en œuvre terminée. La recommandation est classée.

6. Fournir une formation et un encadrement uniformes aux gestionnaires non délégataires et au personnel administratif dans tout le Ministère qui participent activement aux processus de dotation. L'équipe d'Opérations RCN a ajouté des activités au calendrier de formation, soit des « capsules » destinées aux gestionnaires recruteurs (non délégataires) portant notamment sur les options de dotation, la dotation collective et l'obligation de prendre des mesures d'adaptation. Pour l'instant, ces activités figurent dans le calendrier de 2008-2009 : d'autres capsules sur diverses questions de dotation seront offertes à l'exercice 2009-2010.

Les directeurs régionaux des RH auront accès à ces activités et pourront les présenter dans leur région.

31 décembre 2010 État : Terminé

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2010

Une formation est donnée : outils de dotation collective à l'intention des gestionnaires et des superviseurs; options de dotation à l'intention des gestionnaires; obligation de prendre des mesures d'adaptation à l'intention des professionnels des RH, des gestionnaires et des superviseurs; planification de la relève à l'intention des gestionnaires et des superviseurs; rôle des professionnels des RH dans le nouveau modèle de planification intégrée.

COMMENTAIRE du Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) : Mise en œuvre terminée. La recommandation est classée.

7. Élaborer un solide plan d'action, assorti de rôles et responsabilités spécifiques pour la DGSRHMT, le personnel régional des RH et les responsables de la gestion et de la technologie de l'information (GI/TI), pour assurer l'intégrité des données au sein de PeopleSoft avant d'appliquer l'interface de paye de TPSGC. Dans le cadre du projet de mise à niveau de PeopleSoft (V8.9), on a procédé au nettoyage des données du système. On a élaboré un plan et une stratégie sur la qualité des données pour gérer de façon continue l'intégrité des données. On a établi une charte et un plan de projet pour définir les rôles et responsabilités de la DGSRHMT, des employés régionaux des RH et de la GI/TI. On travaille à la conception d'un système permettant de signaler les anomalies, dont se serviront les exploitants et les employés régionaux des RH pour gérer de façon continue la qualité des données.

Un comité directeur sur la qualité des données se réunira périodiquement pour superviser le nettoyage des données, et effectuera un suivi continu.

On rendra compte des progrès dans le rapport trimestriel de la DGSRHMT.

En cours

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État : Terminé

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2010

Nettoyage de 8 000 codes et élimination de 800 postes vacants dans le cadre du processus de conversion EC. Le nettoyage des données est en cours par suite de la détection d'erreurs dans le tableau de bord opérationnel des RH. Le nettoyage des données Le nettoyage des données a également lieu dans le cadre du projet sur l'effectif (correspondance entre l'information du Système de gestion des salaires [OSMS] et celle du Système de gestion des ressources humaines [SGRH]).

Les rôles et les responsabilités de l'équipe du SGRH ont été précisés et communiqués. On a mis sur pied un comité directeur sur la qualité des données qui précisera les données à nettoyer et le personnel chargé du nettoyage lorsque plusieurs projets seront réalisés (intégrité des données, paie électronique, interface électronique, Nakisa, réaménagement des effectifs). Le comité directeur s'assure qu'une bonne communication, une synergie et des décisions à l'échelon macro relativement à l'intégrité des données constituent le facteur commun dans ces projets.

COMMENTAIRE du Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) : Mise en œuvre terminée. La recommandation est classée.

 
 
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