ARCHIVÉE - Vérification du cadre de contrôle de la gestion de la santé et de la sécurité au travail d'AINC - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2010

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2010

Direction générale des services de ressources humaines et du milieu de travail

Vérification de la santé et la sécurité au travail 200823
Date d'approbation du CVÉ: 25/09/2009

Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Définir les connaissances et les compétences en SST que toutes les catégories de gestionnaires et d'employés devraient posséder.  Des procédures appropriées donnant des consignes détaillées devraient être élaborées. Créer et mettre des programmes et des normes de formation et d'enseignement en œuvre en se fondant sur les risques (c.-à-d. les professions et les secteurs de programme où les risques sont les plus élevés) afin que le personnel comprenne ses rôles et ses responsabilités en matière de SST et puisse les assumer. L'élaboration d'un programme national de formation en SST qui comportera des modules particuliers pour :
  1. les gestionnaires (4-5 heures),
  2. les comités locaux (4-5 heures),
  3. les employés (60-90 minutes), est en cours.

Tous les modules satisferont aux prescriptions de la législation et du Conseil du Trésor.

La formation sera d'abord donnée dans les secteurs où les risques sont élevés; elle devrait commencer en octobre 2009.

Les trois modules peuvent être présentés en quatre ou cinq jours dans une région en particulier.

Déterminé à offrir de la formation aux nouveaux employés et du recyclage aux employés qui ont déjà suivi des séances de formation.

La formation commencera d'abord dans les domaines à haut risque en octobre 2010 et, selon les ressources financières et humaines disponibles, sera à toutes fins utiles terminée pour mars 2012. À noter que la formation se poursuivra après mars 2012 afin de former les nouveaux membres des comités, gestionnaires et employés, et pour traiter des nouveaux risques ou des modifications législatives.

La formation sera une activité permanente.

État : En cours d'exécution

Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2010 :

Selon les ressources financières et humaines disponibles, la tâche sera presque terminée d'ici le 12 mars.

Modules TERMINÉS, mai 2010

  1. TERMINÉ. Module de 3 heures
  2. TERMINÉ. Module de 4 heures
  3. TERMINÉ. Module de 90 minutes

La formation sera une activité permanente. L'approbation de la formation obligatoire et des ajouts au calendrier de formation de la Direction du leadership et de l'apprentissage a été obtenue le 16 septembre 2010. La formation commencera en novembre 2010.

Étant donné la priorité accordée à la grippe A(H1N1) et la nomination d'une nouvelle équipe de SST en septembre 2009, la formation dans les domaines de risque élevé a été reportée au premier trimestre de l'exercice 2010-2011.

Formation dans les domaines de risque élevé : TERMINÉE

du 17 au 21 mai, formation d'une semaine à Yellowknife

du 14 au 15 juin, formation de deux jours à Winnipeg

du 13 au 17 septembre, formation de quatre jours à Whitehorse

du 4 au 7 octobre, formation de quatre jours à Iqaluit

La formation se poursuivra après mars 2012 afin de former les nouveaux membres des comités, gestionnaires et employés, et pour traiter des nouveaux risques ou des modifications législatives.

SVE : En cours d'exécution

2. Instaurer des procédures et des exigences précises en matière d'administration de la SST, applicables au Ministère et aux régions, pour (1) l'établissement des objectifs de la SST, (2) l'élaboration de plans officiels pour atteindre ces objectifs, (3) la vérification et l'évaluation de la SST, (4) les sondages visant à recueillir l'opinion des effectifs sur la SST, (5) la production de rapports internes sur ce qui précède et (6) l'examen par la haute direction des conclusions et des recommandations qui en découlent.  Ces exigences devraient être intégrées à l'actuel Enoncé des rôles et des responsabilités d'AINC en matière de SST. Un plan stratégique triennal est en cours d'élaboration; il portera sur les grands domaines suivants :
  1. Les politiques, les lignes directrices et les procédures
  2. Formation
  3. Comités et représentants
  4. Rapports
  5. les communications;

Toutes les politiques, lignes directrices ou procédures incluront des énoncés des rôles et des responsabilités.

Les inspections, les vérifications et les évaluations feront partie du cycle régulier et seront définies dans les lignes directrices (chapitre 7).

Un système de suivi à l'aide duquel on fera rapport au Comité stratégique national sur la santé et la sécurité est en cours d'élaboration.

Le plan stratégique fera beaucoup appel à la participation régionale puisque des échanges avec les coordonnateurs de la SST auront lieu chaque mois.

Une première réunion en personne, au cours de laquelle des objectifs clairs et un calendrier seront établis pour la surveillance, la production de rapports et l'évaluation du programme de SST, est prévue pour novembre 2009.

La mise en œuvre du plan stratégique est fixée à février 2010, tel qu'il a été signalé au Comité de vérification le 25 septembre 2009.

Les inspections, les vérifications et les évaluations seront des activités permanentes.

Une fois instaurée lors du premier trimestre de 2010-2011, la production de rapports sera trimestrielle.

État - Complété

Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2010 :

Étant donné la priorité accordée à la grippe A(H1N1) et la nomination d'une nouvelle équipe de SST en septembre 2009, la mise en œuvre du plan stratégique a été reportée à février 2010, tel qu'il a été signalé au Comité de vérification le 25 septembre 2009.

Examen et mise à jour du plan stratégique triennal en matière de SST, octobre 2010.

TÂCHE TERMINÉE

Les inspections, les vérifications et les évaluations seront des activités permanentes. Tâche terminée le juin 2010.

Tâche terminée d'ici novembre 2010 : La production de rapports officiels a commencé lors du premier trimestre de l'exercice 2010-2011. Les rapports sont produits chaque trimestre à l'AC, en collaboration avec le Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité.

TÂCHE TERMINÉE : Conférences téléphoniques mensuelles avec les coordonnateurs régionaux de la SST.

TÂCHE TERMINÉE, novembre 2009.

Réunion de 2010 prévue du 16 au 18 novembre 2010. Les observations ont été recueillies pour surveiller et évaluer le programme de la SST, de même que pour produire des rapports à ce sujet.

SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

3. Déterminer la portée du soutien offert par la Division de la SSST et d'autres ressources du Ministère aux clients internes du Ministère, et élaborer les normes de rendement, les mécanismes de prestation de ce soutien, ainsi que les procédures pour la surveillance de la prestation et des incidences, et établir quels sont les besoins en ressources pour que cette activité soit une réussite. Les huit chapitres du Programme national de SST d'AINC mentionnent clairement tous ces éléments, sous des noms différents. Les cinq derniers chapitres ont été revus et approuvés par le Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité le 15 juin 2009 et sont examinés à l'heure actuelle par les comités locaux dans les régions.

La présentation à la haute direction est prévue pour le début de décembre 2009.

Décembre 2009. État - Complété

Mise à jour/Justification
En date du 31 mars 2010 :

Décembre 2009. Activité retardée en raison des autres priorités (H1N1) et de la révision technique finale des documents. Il a été nécessaire de consulter les Ressources humaines pour confirmer leurs responsabilités. Par conséquent, la présentation à la haute direction prévue pour le début de décembre 2009 est reportée à février 2010.

TÂCHE TERMINÉE - FÉVRIER 2010

SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

4. En collaboration avec le Comité d'orientation en matière de santé et de sécurité, élaborer et mettre en œuvre un plan qui détermine les besoins en ressources et obtient l'approbation de la haute direction pour la création d'un futur programme ministériel de SST (politiques, normes, procédures). Le plan stratégique décrira les activités et les exigences en matière de SST pour les trois prochaines années (2012). Il est fondé sur les exigences prévues par la loi et sur celles du Conseil du Trésor, et est axé sur les activités et les programmes propres à AINC.

Des politiques, des normes ou des procédures toutes nouvelles seront élaborées en collaboration avec le Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité.

À la réunion de nov. 2009 avec les coordonnateurs régionaux de la SST, les priorités seront circonscrites pour l'élaboration de politiques, de normes et de procédures.

Les politiques et les lignes directrices seront revues à intervalles réguliers.

État - Complété

Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2010 :

À la réunion de nov. 2009 avec les coordonnateurs régionaux de la SST, les priorités seront circonscrites pour l'élaboration de politiques, de normes et de procédures.

Examen et mise à jour du plan stratégique en matière de SST, octobre 2010.

TÂCHE TERMINÉE Le Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité a examiné toutes les priorités, lesquelles feront l'objet d'un examen périodique.

SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

5. Évaluer, préciser et mettre en œuvre les procédures et les exigences d'un mécanisme de gestion de l'information de l'organisation visant à appuyer la gestion de la SST et la tenue des dossiers relatifs à la SST dans l'ensemble du Ministère. Un système de suivi qui saisira toutes les exigences prévues par la loi et celles de la Directive du CT en ce qui concerne la production de rapports relatifs à la SST est en cours d'élaboration. Ce système permettra de faire chaque trimestre rapport aux intervenants internes et externes sur la situation du programme de SST du Ministère.

Le système sera présenté à la réunion de novembre 2009 avec les coordonnateurs régionaux de la SST. La collecte des données devrait commencer au premier trimestre de 2010-2011.

Le système a fait l'objet de discussions lors de la conférence de novembre 2009 avec les coordonnateurs régionaux de la SST, qui sont d'accord avec la proposition. On adapte en ce moment un rapport de type feuille de calcul à chacun des sites gérés par AINC. La mise à l'essai devrait pouvoir s'effectuer au quatrième trimestre de l'exercice 2009-2010. L'utilisation du système devrait être possible à partir du premier trimestre de 2010-2011. État - Complété

Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2010 :

Retards en raison de la grippe A(H1N1). Le système a fait l'objet de discussions lors de la conférence de novembre 2009 avec les coordonnateurs régionaux de la SST, qui appuient la proposition. On adapte en ce moment un rapport de type feuille de calcul à chacun des sites gérés par AINC. La mise à l'essai devrait pouvoir s'effectuer au quatrième trimestre de l'exercice 2009-2010. L'utilisation du système devrait être possible à partir du premier trimestre de 2010-2011.

TÂCHE TERMINÉE. La collecte de données s'est amorcée lors du premier trimestre de 2010-2011, et les données sont obtenues chaque trimestre.

SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

6. Définir, élaborer et mettre en œuvre dans l'ensemble du Ministère les procédures, les lignes directrices et les programmes relatifs à la SST nécessaires pour les activités à haut risque effectuées par le personnel du Ministère. Les politiques et les lignes directrices nationales sont terminées et ont été revues à la réunion du 15 juin 2009 du Comité d'orientation national en matière de santé et de sécurité. Après avoir été examinées par les régions, pour le 21 août, elles seront présentées à la haute direction. Décembre 2009
(Politiques nationales)
État : En cours d'exécution

Mise à jour/Justification 
En date du 30 septembre 2010 :

Décembre 2009
( Politiques nationales)

TÂCHE TERMINÉE Signature du SOUS-MINISTRE EN FÉVRIER 2010 - RETARDS EN RAISON D'AUTRES PRIORITÉS - GRIPPE A(H1N1).

Novembre 2009
(Groupes de travail)

En cours d'exécution. Les groupes de travail seront réexaminés en novembre 2010.

SVE : En cours d'exécution

Des groupes de travail de coordonnateurs régionaux de la SST seront formés à la réunion de novembre; ils seront chargés d'élaborer des procédures ou d'examiner les procédures actuelles pour les activités auxquelles des risques élevés sont associés, comme la décontamination des sites. Novembre 2009
(Groupes de travail)
7. Créer et mettre en œuvre des procédures assurant l'acheminement de l'information entre la Division de la SSST, les conseillers des RH et de la SST, les représentants de la SST et les comités de SST. Ces procédures sont incluses dans les politiques et les lignes directrices nationales (huit chapitres).

Les séances de formation en SST feront beaucoup référence aux procédures afin que de l'information cohérente soit constamment transmise.

Début : décembre 2009 État - Complété

Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2010 :

Début : décembre 2009
TÂCHE TERMINÉE. La révision sera parachevée d'ici décembre 2010.

SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

8. Choisir et nommer les représentants de la santé et de la sécurité aux endroits où il n'y en a pas alors qu'il est censé y en avoir. Nous avons demandé une liste de tous les membres des comités locaux et de tous les représentants de la santé et de la sécurité, à tous les sites gérés par AINC.

Nous avisons en ce moment les gestionnaires régionaux des exigences relatives à la nomination des représentants de la SST. À l'automne 2009, la formation sera offerte en priorité à tous les représentants de la SST et à tous les membres des comités locaux.

La surveillance incombera aux coordonnateurs régionaux de la SST, qui feront rapport au Ministère.

Une séance de formation pour les membres des comités et les représentants de la SST se déroulera dans la RCN le 4 décembre 2009. La formation à l'échelle nationale devrait se terminer d'ici février 2010.

Les coordonnateurs régionaux de la SST ont reçu de la formation du 23 au 27 novembre. Ils seront désormais mieux placés pour planifier la formation destinée aux membres des comités et aux représentants de la SST dans leur région.

État - Complété

Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2010 :

TÂCHE TERMINÉE. Révisions demandées et achèvement prévu d'ici décembre 2010.

Retards en raison de la priorité accordée à la grippe A(H1N1). La séance de formation pour les membres des comités et les représentants de la SST dans la RCN sera complétée à 90 % d'ici septembre 2010. Il reste un comité à former. La formation à l'échelle nationale a été reportée en mai 2010. Quatre régions ont terminé la formation qui s'adresse aux membres des comités.

TÂCHE TERMINÉE. Surveillance continue

SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

9. Évaluer les besoins en personnel spécialisé en SST supplémentaire et l'endroit où affecter ces personnes de façon optimale dans l'organisation de manière qu'elles soutiennent adéquatement celle-ci.

Des coordonnateurs régionaux de la SST ont été désignés dans chacune des régions. Une séance de formation de trois ou quatre jours est prévue pour novembre 2009.

Les objectifs de cette séance seront clairs et elle donnera aux participants les outils dont ils ont besoin pour appuyer l'exécution du programme de SST dans les régions.

Nous surveillerons les activités associées à l'exécution du programme de SST et évaluerons chaque année les besoins en personnel supplémentaire.

Une séance de formation de cinq jours destinée aux coordonnateurs régionaux de la SST s'est déroulée comme prévu du 23 au 27 novembre. État - Complété

Mise à jour/Justification
En date du 31 mars 2010 :

Une séance de formation de cinq jours destinée aux coordonnateurs régionaux de la SST s'est déroulée comme prévu du 23 au 27 novembre.

Une deuxième séance de formation est fixée du 16 au 18 novembre 2010.

TÂCHE TERMINÉE. L'évaluation sera parachevée d'ici décembre 2010.

SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

10. Faire approuver la structure actuelle des comités de SST par RHDCC afin d'éviter d'avoir à en créer d'autres. Les régions ont été avisées à une téléconférence de juin 2009 des exigences pour obtenir l'autorisation de ne pas former de comité; certaines régions n'ont qu'un comité régional.

De l'aide a été fournie pour l'obtention des exemptions. Nous recueillons encore de l'information sur la structure des comités locaux et régionaux, à propos de laquelle le point sera fait aux prochaines téléconférences. Tous les comités devraient être légalement structurés et fonctionnels pour le 31 décembre 2009.

2010 février.

Les coordonnateurs régionaux de la SST ont confirmé les comités actifs dans leur région et le besoin de représentants ou de comités régionaux.

État - Complété

Mise à jour/Justification
En date du 31 mars 2010 :

En raison de la priorité accordée à la grippe A(H1N1), report de décembre 2009 à février 2010. Les coordonnateurs régionaux de la SST ont confirmé les comités actifs de leur région et le besoin de représentants ou de comités régionaux.

RCN - Création continue de comités (un nécessaire) représentants de la SST. Cette tâche sera complétée d'ici décembre 2010.

Exécuté le 2010 août 2009. Examen continu au besoin.

SVE : Dossier clos - Mise en œuvre terminée

 
 
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