ARCHIVÉE - Vérification du cadre de contrôle de la gestion de la santé et de la sécurité au travail d'AINC - Rapports de suivi en date du 31 mars 2010

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2010

Direction générale des services des ressources humaines et du milieu de travail

Vérification du cadre de contrôle de la gestion de la santé et de la sécurité au travail d'AINC (Projet no 200823)
Date d'approbation du CVÉ : 25 septembre 2009

Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le Ministère devrait définir les exigences en matière de connaissances et compétences en santé et sécurité au travail (SST) pour toutes les catégories de gestionnaires et fonctionnaires. Le Ministère devrait élaborer des procédures d'enseignement suffisamment détaillées. Le Ministère devrait créer des normes et des programmes de formation et d'enseignement et les mettre en œuvre à l'aide d'une approche fondée sur les risques (c.-à-d. domaines de programme et postes présentant un danger plus élevé) pour veiller à ce que chaque membre du personnel comprenne son rôle et ses responsabilités liés à la SST et exerce ses fonctions afférentes. L'élaboration d'un programme national de formation sur la SST est en cours; il comporte des modules particuliers pour les :
  1. gestionnaires (4 à 5 heures)
  2. comités locaux (4 à 5 heures)
  3. employés (60 à 90 minutes)

Le contenu de tous les modules satisfera les exigences législatives et celles du Conseil du Trésor (CT).

La présentation de la formation sera priorisée dans les secteurs à risque élevé - la formation devrait commencer en octobre 2009.

Les trois modules peuvent être présentés dans une même région sur une période de 4 à 5 jours.

Le Ministère est déterminé à offrir une formation permanente aux nouveaux employés et une formation d'appoint aux fonctionnaires qui ont déjà participé aux séances de formation.

La formation sera présentée dans les secteurs à risque élevé en février 2010 et, selon les ressources humaines et financières disponibles, la formation sera pratiquement complétée au plus tard en mars 2012. Il est important de préciser que la formation se poursuivra au-delà du mois de mars 2012 pour former les nouveaux membres des comités, gestionnaires et employés, ainsi que pour fournir la formation d'appoint nécessaire, conformément aux nouveaux dangers ou aux modifications législatives.

La formation sera une activité permanente.

État : En cours

Mise à jour / justification :
En date du 31 mars 2010 :

La formation des membres des comités locaux de l'Administration centrale (AC) sera complétée en mars 2010.

L'élaboration de la formation pour a.) les gestionnaires et b.) les fonctionnaires est au mode provisoire et sous examen.

Le CSNSS sera consulté d'ici la fin du 1er trimestre de l'exercice 2010-2011.

La formation pour les secteurs à risque élevé des régions situées au nord du 60e parallèle, en cours d'élaboration, devrait être présentée pendant la 3e semaine du mois de mai 2010. D'autres séances de formation seront complétées dans des secteurs à risque élevé, sur une base trimestrielle.

SVE : Dossier en cours

2. Le Ministère devrait préciser les procédures et les exigences particulières en matière de gouvernance de la SST qui s'appliquent à l'organisation et aux régions pour les éléments suivants : (1) établissement des objectifs de SST, (2) élaboration de plans officiels permettant de réaliser ces objectifs; (3) vérification et évaluation de la SST; (4) enquêtes d'opinion de la population active sur la SS; (5) rapports internes sur les éléments précédents; (6) examen, par la haute direction, des conclusions et recommandations découlant de ces éléments. Le Ministère devrait incorporer ces exigences dans l'énoncé ministériel actuel sur les rôles et les responsabilités liés à la SST. Le plan stratégique triennal sur la SST, en cours d'élaboration, traitera des cinq domaines principaux suivants :
  1. Politiques, lignes directrices et procédures
  2. Formation
  3. Comités et représentants
  4. Préparation des rapports
  5. Communications

Toutes les politiques, lignes directrices et/ou procédures comporteront des énoncés de rôles et responsabilités.

Les inspections, les vérifications et les évaluations feront partie intégrante du cycle régulier et elles seront définies dans les lignes directrices (chapitre 7).

Un système de suivi, en cours d'élaboration, sera utilisé pour rendre compte au CSNSS.

Le plan stratégique mise grandement sur une participation régionale active, par l'entremise d'échanges mensuels avec les coordonnateurs régionaux de SST.

Une première rencontre personnelle, prévue pour le mois de novembre 2009, sera axée sur l'établissement d'objectifs et d'échéanciers précis pour la surveillance, la préparation des rapports et l'évaluation du Programme de SST.

Le 25 septembre 2009, le Comité de vérification a précisé que le plan stratégique sera mis en œuvre en février 2010.

Les inspections, les vérifications et les évaluations seront des activités permanentes.

Dès sa mise en place au cours du 1er trimestre de l'exercice, la production des rapports sera effectuée sur une base trimestrielle.

État : En cours

Mise à jour / justification :
En date du 31 mars 2010 :

Les politiques ont été complétées, approuvées et signées par le SM le 22 février 2010.

Le système de suivi a été élaboré; il est à la première étape d'utilisation pour reddition de compte au CSNSS.

Les échanges mensuels avec les coordonnateurs régionaux de SST se poursuivent.

La rencontre personnelle a eu lieu au cours de la semaine du 20 novembre 2009.

Le système de suivi sera entièrement mis en œuvre au plus tard à la fin du 1er trimestre de l'exercice 2010-2011.

Commentaire du SVE : Dossiern cours

3. Le Ministère devrait élaborer la portée de l'appui accordé par la Division de la sûreté et de la santé et sécurité au travail (DSSST) aux clients ministériels internes et d'autres ressources ministérielles de SS, en plus des normes de rendement, des mécanismes de prestation de ce genre de soutien, des exigences en matière de ressources pour assurer la réussite et des procédures d'administration de la surveillance et des incidences. Les 8 chapitres du Programme national de SST d'AINC précisent clairement ces éléments, sous différents en-têtes. Le CSNSS a examiné et approuvé les 5 derniers chapitres le 15 juin 2009 et les comités locaux des régions procèdent à leur examen.

Une présentation aux cadres supérieurs est prévue pour le début du mois de décembre 2009.

Décembre 2009. État : Terminé

Mise à jour / justification :
En date du 31 mars 2010 :

Le SM a examiné, approuvé et signé les 8 chapitres le 22 février 2010.

Commentaire du SVE : Dossier fermé

4. Le Ministère devrait produire un plan détaillé pour la prochaine élaboration ministérielle du Programme de SST (politiques, normes et procédures), la détermination des exigences en matière de ressources et l'obtention de l'approbation de la haute direction, et mettre ce plan en œuvre en consultation avec le Comité stratégique national sur la santé et la sécurité (CSNSS). Le Plan stratégique de SST soulignera les activités et les besoins permanents de SST pour les 3 prochaines années (2012). Le Plan est fondé sur les exigences législatives et celles du CT, avec un accent sur les activités et les programmes particuliers d'AINC.

Toutes les nouvelles politiques, normes et/ou procédures seront élaborées en consultation avec le CSNSS.

Les priorités d'élaboration des politiques, normes et procédures ont été précisées dans le cadre de la conférence de novembre 2009 en présence des coordonnateurs régionaux de SST.

Examiner les politiques et les lignes directrices sur une base régulière.

État : En cours

Mise à jour / justification :
En date du 31 mars 2010 :

Le Plan stratégique de SST est en cours d'examen. Les régions procèdent à l'examen des politiques, normes et procédures. Ces examens seront partagés avec d'autres régions, s'il y a lieu, avant d'être étudiés par le CSNSS.

Commentaire du SVE : Dossier en cours

5. Le Ministère devrait évaluer, préciser et mettre en œuvre les procédures et les exigences en matière de système de gestion de l'information d'entreprise pour soutenir la gestion et la conservation des dossiers de SS à l'ensemble du Ministère. Un système de suivi, en cours d'élaboration, capturera toutes les exigences en matière de production de rapports sur la SST, en vertu de la loi ou d'une directive du CT. Le système permettra de consigner des rapports trimestriels sur l'état du programme ministériel de SST pour les parties intéressées internes et externes.

Le système sera présenté dans le cadre de la rencontre de novembre 2009 en présence des coordonnateurs régionaux de SST. La collecte des données devrait débuter au cours du 1er trimestre de l'exercice 2010-2011.

Le système a fait l'objet de discussions dans le cadre de la rencontre de novembre 2009 en présence des coordonnateurs régionaux de SST qui sont d'accord avec la proposition. Le rapport de type tableur fait présentement l'objet d'une personnalisation pour chaque site contrôlé par AINC. Le rapport devrait être prêt pour mise à l'essai au cours du 4e trimestre de l'exercice 2009-2010 et pour utilisation complète au cours du 1er trimestre de l'exercice 2010-2011. État : En cours

Mise à jour / justification :
En date du 31 mars 2010 :

Les rapports de type tableur en format MS Excel ont été élaborés et présentés aux coordonnateurs régionaux de SST. Ces derniers contribueront à l'examen et la pertinence des rapports au cours du 1er trimestre; les premiers rapports seront présentés au CSNSS en juin.

La collecte des données démarrera comme prévu au cours du 1er trimestre de l'exercice 2010-2011.

Commentaire du SVE : Dossier en cours

6. Le Ministère devrait cibler, élaborer et mettre en œuvre les programmes, les lignes directrices et les procédures de l'ensemble du Ministère pour les opérations à risque plus élevé exécutées par le personnel du Ministère. Les politiques et les lignes directrices nationales ont été achevées; elles ont été remises au CSNSS le 15 juin 2009. À la suite de leur examen par les régions d'ici le 21 août, elles seront présentées à la haute direction. Décembre 2009 (Politiques nationales) État : En cours

Mise à jour / justification :
En date du 31 mars 2010 :

Les procédures en vigueur pour les opérations à risque élevé seront examinées au cours du 1er trimestre de l'exercice 2010-2011. La formation appropriée en fonction des risques déterminés sera offerte, de façon continue, au cours du 2e trimestre, suivie des secteurs situés au nord du 60e parallèle en mai.

Commentaire du SVE : Dossier en cours

Les groupes de travail des coordonnateurs régionaux de SST seront formés dans le cadre de la réunion de novembre pour cibler et élaborer des procédures ou examiner les procédures actuelles pour les opérations à risque élevé, notamment la décontamination de site. Novembre 2009

(Groupes de travail)
7. Le Ministère devrait élaborer et mettre en œuvre les procédures qui veilleront à la circulation convenable de l'information entre la DSSST, les conseillers en RH/SS, les représentants de SS et les comités de SS. Ces procédures sont incorporées dans les politiques et les lignes directrices nationales (8 chapitres).

Les séances de formation en SST comporteront de nombreux renvois aux procédures pour favoriser l'adoption d'une approche constante et uniforme sur la circulation de l'information.

Début en décembre 2009 État : En cours

Mise à jour / justification :
En date du 31 mars 2010 :

Les séances de formation sont en cours d'élaboration; elles seront terminées d'ici la fin du 1er trimestre de l'exercice 2010-2011.

Commentaire du SVE : Dossier en cours

8. Le Ministère devrait effectuer la sélection et la nomination des représentants de SS dans les emplacements supplémentaires, s'il y a lieu.

Nous avons demandé une liste de tous les membres des comités locaux et des représentants de SS et ce, pour tous les sites contrôlés par AINC.

Nous communiquons avec les dirigeants régionaux pour les informer du besoin de nommer les représentants de SS. Tous les représentants SS et les membres des comités SS locaux seront les premiers à recevoir la formation à l'automne 2009.

Les coordonnateurs régionaux de SST seront invités à surveiller ce processus et rendre compte à la DSSST.

Une séance de formation pour les membres des comités SS et les représentants de SS aura lieu dans la RCN le 4 décembre 2009. La formation au niveau national devrait être terminée au plus tard en février 2010.

Les coordonnateurs régionaux de SST ont reçu une formation (23 au 27 novembre) qui leur permettra pour être en meilleure position de préparer le calendrier de formation des membres des comités SS et des représentants de SS dans leurs régions.

État : En cours

Mise à jour / justification :
En date du 31 mars 2010 :

La formation a débuté en mars 2010; la formation à l'AC sera terminée en premier lieu. La formation se poursuivra, au besoin, pour les nouveaux membres ou les nouveaux comités des autres régions.

La formation en suspens pour les membres des comités des régions de l'ensemble du pays sera offerte au cours du 1er trimestre de l'exercice 2010-2011. Nous recueillons présentement les renseignements à jour des régions.

Commentaire du SVE : Dossier en cours

9. Le Ministère devrait évaluer le besoin de personnel spécialisé en SS et d'optimisation de son placement organisationnel pour soutenir adéquatement l'organisation. Les coordonnateurs régionaux de SST ont été nommés dans chaque région. Une séance de formation de 3 à 4 jours est prévue pour le mois de novembre 2009.

La séance traitera d'objectifs précis, en plus de fournir aux participants les outils nécessaires pour soutenir l'exécution du Programme de SST dans les régions.

Nous surveillerons les activités liées à l'exécution du Programme de SST et nous évaluerons annuellement le besoin de personnel de SS supplémentaire.

Tel que prévu, une séance de formation de 5 jours a été présentée aux coordonnateurs régionaux de SST, du 23 au 27 novembre. État : Terminé

Mise à jour / justification :
En date du 31 mars 2010 :

Un suivi de la formation de novembre est effectué sur une base mensuelle, par l'entremise de conférences téléphoniques avec les coordonnateurs régionaux de SST.

Commentaire du SVE : Dossier fermé

10. Le Ministère devrait obtenir de RHDCC l'approbation de la structure actuelle des comités de SS pour prévenir la nécessité de créer d'autres comités de SS. Dans le cadre d'une conférence téléphonique en juin 2009, les régions ont été informées du besoin d'obtenir des exemptions pour former les comités - certaines régions ne comptent que sur un seul comité régional.

Une aide a été offerte et fournie pour obtenir ces exemptions. Nous poursuivons notre collecte d'information sur les structures des comités régionaux et locaux et nous demanderons des mises à jour dans le cadre des prochaines conférences téléphoniques. Tous les comités devraient être structurés selon la loi et être opérationnels au plus tard le 31 décembre 2009.

Février 2010.

Les coordonnateurs régionaux de SST ont confirmé que les comités sont actifs dans leurs régions, en plus de préciser le besoin de représentants ou de comités régionaux.
État : Terminé

Mise à jour / justification :
En date du 31 mars 2010 :

Toutes les données sur les coordonnateurs régionaux de SST et les représentants de SS ont été mises à jour. En date du 31 mars 2010, toutes les régions sont conformes à 100 % en ce qui concerne les comités et les représentants.

Commentaire du SVE : Dossier fermé

 
 
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