ARCHIVÉE - Vérification du passif - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2010

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2010

Dirigeant principal des finances (DPF)

Vérification du passif (200730)
Date d'approbation du CVÉ : 08 décembre 2009

Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Tant dans les bureaux régionaux qu'au sein de l'administration centrale (AC), les principaux intervenants ayant la responsabilité de relever, quantifier et déclarer les éléments de passif doivent étudier la structure hiérarchique et les responsabilités actuelles dans le but de préciser les attentes, de cerner les lacunes et de mettre en œuvre les modifications requises, s'il y a lieu. Plus spécialement, les gestionnaires doivent chercher des façons de renforcer les liens entre les fonctions comptables dans les régions et le Secteur du DPF à l'AC afin d'accroître la fiabilité des contrôles liés aux éléments de passif. Au cours des dernières années, le secteur du DPF dirige une initiative de « préparation aux vérifications ». Une récente validation de la documentation des contrôles pour les comptes à payer à la fin de l'exercice (CAFE) et des responsabilités environnementales a permis de noter des lacunes semblables à celles du rapport de vérification interne.

L'approche ministérielle consiste à énoncer clairement les responsabilités de tous les intervenants dans le cadre des politiques ministérielles.

  État : Achevé

Mise à jour /justification :
En date du 30 septembre 2010 :

CAFE : Des discussions sur les rôles et les responsabilités ont eu lieu avec les bureaux régionaux les 3, 4 et 5 novembre 2009.

La politique révisée des CAFE a été approuvée par le DPF et est entrée en vigueur le 1er avril 2010. Elle fait suite aux recommandations issues de la vérification.

Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) : On fermera le dossier.

CAFE :

Le secteur du DPF a le pouvoir de formuler des politiques en matière financière et revoit actuellement ses politiques et ses procédures sur les comptes à payer à la fin de l'exercice (CAFE) en consultation avec les personnes concernées.

Les politiques et les procédures révisées clarifieront les rôles et les responsabilités des intervenants et les attentes quant à la détermination des responsabilités, à la quantification et aux rapports. L'examen sera terminé pour la fin du présent exercice financier.

31 mars 2010
Responsabilités environnementales :

Le DPF rencontrera les SMA du Secteur du développement économique et des terres (SDET), du Secteur des opérations régionales (SOR) et du Bureau du développement du Nord (BDN) pour planifier l'élaboration d'un cadre de contrôle de gestion pour les responsabilités environnementales qui comprendra la mise à jour de la Politique de gestion des sites contaminés d'AINC. Le cadre sera examiné d'ici le 30 juin 2010, accompagné d'un plan de mise en œuvre.

Le cadre de contrôle reposera sur les exigences suivantes :

Politiques du SCT :

  • Politique sur la gestion des biens immobiliers

Normes et directives du SCT

  • Norme de rapport sur les biens immobiliers
  • Directive sur les éventualités
  • Orientation et la comptabilisation des responsabilités associées aux sites contaminés

Normes comptables du SCT

  • Norme comptable 3.6 – Conseil du Trésor – Éventualités

Autres :

  • Plan d'action pour les sites contaminés fédéraux
  • Document d'orientation sur les coûts admissibles

SAEA

  • ICCA PS 3200; responsabilités
  • CCA PS 3300 : Passifs éventuels
30 juin 2010
Les relations hiérarchiques et la communication des rôles et responsabilités entre les régions et l'AC ont été déterminées dans l'évaluation d'octobre 2008 des politiques et des programmes visant les sites contaminés d'AINC comme les problèmes du Programme de gestion des sites contaminés (GSC) des Affaires indiennes et inuites (AII). Le programme de GSC des AII entreprend actuellement un examen du programme pour améliorer son rendement et sa gestion et pour résoudre les problèmes avant le prochain renouvellement. 31 mars 2010
2. A. Le Programme des sites contaminés du Nord (PSCN) de l'Organisation des affaires du Nord et programme de gestion des sites contaminés (GSC) du Secteur d'activité des affaires indiennes et inuites (AII) doivent préciser clairement les compétences et l'expérience nécessaires vu les responsabilités qui incombent aux régions dans le domaine du passif. En collaboration avec les équipes de gestion régionales, des séances de formation, de la documentation et d'autres outils doivent être élaborés et mis en œuvre dans les régions afin de s'assurer que les employés régionaux comprennent bien les politiques et les règlements qui s'appliquent (passif environnemental).  Le Programme des sites contaminés tiendra une séance de formation pour tout le personnel sur les politiques et règlements applicables concernant les responsabilités environnementales à la prochaine réunion des gestionnaires de projets (les 3, 4 et 5 novembre). À la suite de cette séance de formation, la procédure ministérielle de comptabilisation des coûts et des passifs du PSC sera mise à jour pour s'assurer que les gestionnaires de projets régionaux comprennent la nécessité de consigner et de justifier des données selon les besoins pour les estimations des coûts qui entrent dans le rapport sur les éléments du passif grâce à l'exercice annuel de rédaction des plans de travail détaillés. Ces plans de travail sont approuvés par les directeurs généraux régionaux.

L'information sur les politiques et règlements applicables concernant les responsabilités environnementales sera intégrée à la formation d'orientation préparée actuellement pour tous les nouveaux employés du programme à l'AC et dans les régions.

31 mars 2010 État : Achevé

Mise à jour /justification :
En date du 31 mars 2010 :

La séance de formation a eu lieu lors de la réunion des gestionnaires de projets, en novembre 2009, à Victoria (Colombie-Britannique). Les participants ont démontré un grand intérêt. Un atelier sur les responsabilités environnementales est prévu durant l'exercice 2010-2011 pour mieux former les gestionnaires de projets.

La procédure ministérielle de comptabilisation des coûts et des passifs du PSC n'a pas été mise à jour en raison du fait que le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) n'a pas achevé son document d'orientation à l'appui de sa Directive sur les éventualités. Une première version a été distribuée en septembre 2009, mais elle n'a jamais été achevée. Il faut donc attendre que le SCT publie son document d'orientation à l'appui de sa Directive sur les éventualités avant de mettre à jour la procédure ministérielle de comptabilisation des coûts et des passifs. Le SCT n'a fourni aucune date de publication de son document d'orientation. Le calendrier de la mise à jour de la procédure ministérielle reste à être déterminé.

Le document d'orientation a été achevé et approuvé par le comité des directeurs du Programme des sites contaminés du Nord (PSCN) le 6 avril 2010.

Les modifications apportées au Programme d'apprentissage en environnement (PAE) seront assujetties à la disponibilité des ressources ou à la réduction des priorités dans le secteur.

SVE : On fermera le dossier. (entièrement mis en œuvre).

Le programme de GSC des AII déterminera les compétences et l'expérience requises pour les responsabilités associées aux passifs dans les régions et à l'AC. Les modules du régime d'apprentissage en environnement seront mis à jour pour refléter ces exigences, ou un nouveau module sera créé pour offrir au personnel régional et de l'AC la formation requise. 30 septembre 2010
2. B. La Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats doit préciser clairement les compétences et l'expérience nécessaires, étant donné les responsabilités qui incombent aux régions dans le domaine du passif. En collaboration avec les équipes de gestion régionales, des séances de formation, du matériel et d'autres outils doivent être élaborés et mis en œuvre dans les régions afin de s'assurer que les employés régionaux comprennent bien les politiques et les règlements qui s'appliquent (comptes créditeurs et charges à payer). La Direction du DPF croit que le profil de compétences de l'Agent financier (AF) et les exigences en matière d'études des AF combinés à des politiques et des outils adéquats sont suffisants pour les responsabilités environnementales.

En ce qui concerne les outils et la documentation pour les CAFE, la Direction de la comptabilité et des rapports ministériels, en consultation avec les gestionnaires régionaux des Opérations comptables, a dressé une liste de vérification normalisée, ainsi que des procédures détaillées pour la vérification de tous les types de CAFE (F et E, salaires, et S et C). La politique et les procédures viseront également les exigences pour les CAFE qui sont reportés des exercices antérieurs. Ces éléments seront inclus dans la politique révisée et dans les procédures de fin d'année distribuées aux régions.

La sera offerte aux régions au moyen de présentations sur les nouvelles politiques et procédures.

31 mars 2010 État : Achevé

Mise à jour /justification :
En date du 31 mars 2010 :

La politique révisée des CAFE a été approuvée par le DPF et est entrée en vigueur le 1er avril 2010. Elle a débuté par les comptes créditeurs et les charges à payer du Ministère établis en date du 31 mars 2010. La politique révisée des CAFE fait suite aux recommandations issues de la vérification.

SVE : On fermera le dossier (entièrement mis en œuvre).

3. En plus de fournir le calendrier et procédures de fin d'exercice, la DCMDR doit veiller à ce que les régions aient une formation adéquate et une bonne compréhension des rôles et responsabilités liés aux CAFE reportés à la fin de l'exercice. Les directives et la formation supplémentaires doivent définir clairement les attentes à l'égard des aspects suivants :
  • les normes relatives à la documentation requise pour étayer un solde de CAFE;
  • la documentation requise pour étayer l'examen et l'approbation des soldes reportés par les gestionnaires de centre de responsabilité;
  • les normes minimales relatives au suivi des soldes de CAFE qui peuvent représenter un encaissement ou un solde non grevé au cours de l'exercice.
La Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats, en consultation avec des gestionnaires régionaux des opérations comptables, s'est engagée à concevoir une liste de vérification normalisée ainsi qu'une procédure détaillée concernant les outils et les documents pour tous les types de créditeurs à la fin de l'exercice (fonctionnement et entretien, salaires et subventions et contributions). La politique et la procédure porteront également sur les exigences de créditeurs précédents qui ont été reportés. Ces éléments seront intégrés à la politique révisée de même qu'aux procédés de fin d'exercice distribués aux bureaux régionaux.

Les bureaux régionaux recevront de la formation sur la nouvelle politique et la nouvelle procédure au moyen de présentations.

31 mars 2010 État : Achevé

Mise à jour /justification :
En date du 31 mars 2010 :

La Direction du DPF croit que le profil de compétences de l'Agent financier (AF) et les exigences en matière d'études des AF combinés à des politiques et des outils adéquats sont suffisants pour les responsabilités environnementales.

La politique révisée des CAFE a été approuvée par le DPF et est entrée en vigueur le 1er avril 2010. Elle a débuté par les comptes créditeurs et les charges à payer du Ministère établis en date du 31 mars 2010. La politique révisée des CAFE fait suite aux recommandations issues de la vérification.

Une formation relative à la nouvelle politique et aux procédures a été offerte le 26 mars 2010.

SVE : On fermera le dossier (entièrement mis en œuvre).

4. La DCMDR doit définir clairement les rôles et responsabilités de la Direction des opérations comptables et de la Direction des paiements de transfert relativement à la vérification des CAFE afin de s'assurer que les évaluations sont raisonnables, accompagnées des pièces justificatives appropriées et conformes aux politiques du SCT et d'AINC avant d'être transmises à l'administration centrale. Des discussions avec les régions sur les rôles et responsabilités associés aux CAFE ont eu lieu les 3, 4 et 5 novembre 2010 à la conférence des gestionnaires régionaux des opérations comptables. Les rôles et responsabilités convenus après ces consultations seront inclus dans les politiques et procédures révisées. 31 mars 2010 État : Achevé

Mise à jour /justification :
En date du 31 mars 2010 :

Des discussions sur les rôles et les responsabilités ont eu lieu avec les bureaux régionaux les 3, 4 et 5 novembre 2009.

La politique révisée des CAFE a été approuvée par le DPF et est entrée en vigueur le 1er avril 2010. Elle a débuté par les comptes créditeurs et les charges à payer du Ministère établis en date du 31 mars 2010. La politique révisée des CAFE fait suite aux recommandations issues de la vérification.

SVE : On fermera le dossier (entièrement mis en œuvre).

5. La DCMDR doit mener des contrôles de la qualité dans le cadre de la compilation des soldes de CAFE déclarés par les régions à la fin de l'exercice. Elle doit vérifier la vraisemblance des montants comptabilisés et soumettre les éléments inhabituels à un suivi. En collaboration avec les Services comptables régionaux, la Direction de la comptabilité et des rapports ministériels entreprendra un examen des soldes des CAFE et un examen de l'assurance de la qualité sur un échantillon. 31 mars 2010 État : Achevé

Mise à jour /justification :
En date du 31 mars 2010 :

À l'automne 2009, dans le cadre de ses activités de surveillance continue, la Direction générale de la compatibilité ministérielle et de la déclaration des résultats (DGCMDR) a choisi un exemple de CAFE dans chaque bureau régional afin d'évaluer sa conformité avec la politique du Conseil du Trésor relative aux CAFE. Afin de satisfaire aux exigences en matière de présentation de rapports en fin d'exercice, la DGCMDR a joint à ses procédures de fin d'exercice des directives améliorées au sujet des CAFE, compatibles avec la nouvelle politique relative aux CAFE. En collaboration avec les Services comptables régionaux, la DGCMDR a entrepris un processus d'examen des soldes de tous les CAFE non réglés afin de s'assurer que ces éléments du passif sont réglés à la fin de l'exercice ou, s'ils peuvent être reportés, adéquatement soutenus. À ce jour, les soldes des CAFE en souffrance ont été réduits de plusieurs millions de dollars.

SVE : On fermera le dossier (entièrement mis en œuvre)

La Direction de la comptabilité et des rapports ministériels mettra au point et en œuvre une analyse et un examen formels des soldes des CAFE chaque année. 30 septembre 2010
6. Les régions doivent mettre en œuvre une approche officielle, consignée et fondée sur le risque pour identifier et évaluer les sites pouvant être contaminés. Dans la mesure où des contraintes budgétaires de ressources humaines entravent l'identification et l'évaluation des sites contaminés en temps utile, les gestionnaires doivent chercher d'autres solutions, notamment le partage des ressources entre plusieurs régions. La définition du Conseil du Trésor d'un site contaminé est celle d'un site où il y eu des substances à des concentrations : 1-) au-dessus des niveaux naturels qui posent ou peuvent poser un danger immédiat ou à long terme pour la santé humaine ou l'environnement; ou 2-) qui dépassent les niveaux précisés dans les politiques et les règlements.

Chaque site contaminé est classé à l'aide du Système de classification national du CCME, une évaluation scientifique axée sur le risque pour permettre au programme d'établir les priorités des sites.

Le plan d'évaluation du Yukon est dicté par l'Accord sur le transfert de responsabilités au Yukon entré en vigueur le 1er avril 2003.

Les directeurs régionaux rendront compte des progrès en regard de leur plan d'évaluation des sites chaque année.

31 janvier 2010 État : Achevé

Mise à jour /justification :
En date du 31 mars 2010 :

Les Territoires du Nord-Ouest ont élaboré récemment un plan de gestion à long terme de leurs sites contaminés, y compris l'inspection de sites suspects.

Le Nunavut a déjà mis en place un plan semblable au cours des dernières années et le met à jour annuellement.

De tels plans à long terme sont partagés entre les régions.

Tous les trimestres, chaque région soumet à l'administration centrale (AC) un rapport faisant état des progrès accomplis au regard de son plan d'évaluation des sites contaminés.

Le programme de GSC des AII n'a pas actuellement une approche nationale uniforme, consignée et axée sur les risques pour identifier les sites éventuellement contaminés. On mettra au point cette approche dans le cadre du renouvellement du programme de GSC dans l'exercice financier 2010-2011.

L'AC entreprend un examen du programme de GSC des AII en partenariat avec le personnel régional. L'examen visera la question de l'uniformité de la documentation et des données collectées dans les activités de gestion des sites contaminés de tout le pays. Il établira également des objectifs clairs afin de faciliter l'évaluation et l'assainissement en temps opportun des sites et mettra en œuvre des indicateurs de rendement pour évaluer les progrès.

31 mars 2010
7. Le Programme des sites contaminés (AC) doit préparer des protocoles clairs sur les évaluations de coûts et les transmettre aux régions. Tous les articles inclus dans une évaluation de coûts doivent être appuyés par des pièces justificatives (p. ex. attribution indépendante du site, soumission, coûts normaux dans l'industrie). La justification de l'approche d'assainissement privilégiée doit être décrite et documentée de manière à établir un lien entre l'approche privilégiée et le passif prévu et l'évaluation indépendante réalisée. Le PSC travaille en étroite collaboration avec des ingénieurs indépendants pour examiner tous les grands projets visant les sites contaminés, y compris l'examen de la sélection d'une approche d'assainissement et des estimations des coûts connexes. Le guide d'estimation des coûts du PSC comprend également une section sur l'information requise pour soutenir les estimations qui guideront les gestionnaires des projets. Une nouvelle base de données est en train d'être établie pour stocker toute l'information relative aux coûts. Tous les rapports sur les études et les options de fermeture sont sauvegardés actuellement dans Collaboration et sa mise en œuvre complète est prévue au prochain exercice financier. 30 juin 2010 État : Achevé

Mise à jour /justification :
En date du 30 septembre 2010 :

Le programme de GSC des AII examinera les pratiques de documentation actuelles pour les estimations des coûts dans les régions et le Nord afin de déterminer la faisabilité de l'élaboration de protocoles de documentation nationaux. Des consultations avec le personnel régional et du nord auront lieu pour déterminer les méthodes les plus appropriées pour établir les protocoles de documentation. 31 mars 2010 État :

Mise à jour /justification :
En date du 30 septembre 2010 :

SVE : Aucune mesure

8. Le processus utilisé pour modifier les évaluations de coûts présentées par les régions doit prévoir la participation du personnel régional ayant participé à la préparation de ces évaluations Les estimations des coûts sont préparées par les gestionnaires des projets régionaux et approuvées par le directeur régional et le directeur général régional grâce au processus des plans de travail détaillés. Lorsqu'un ajustement est apporté l'année suivante, le même processus d'approbation s'applique.

La procédure de comptabilisation des coûts et des passifs du Programme des sites contaminés sera révisée pour inclure l'exigence de l'approbation du rapport final sur les passifs par le Comité du directeur avant sa présentation.

À déterminer (selon le document d'orientation final du SCT) État :

Mise à jour /justification :
En date du 30 septembre 2010 :

SVE : Aucune mesure

9. La DGGRL doit examiner tous les dossiers sur les litiges afin de s'assurer qu'ils respectent les exigences actuelles sur les documents justificatifs énoncées dans les politiques pertinentes du SCT et d'AINC. La DGGRL, en conjonction avec le ministère de la Justice, examinera tous les montants estimatifs pour chaque réclamation, afin d'évaluer qu'elle est soutenue par la documentation appropriée.

En outre, l'accent portera sur la compréhension des critères d'évaluation du résultat de chaque réclamation. Cette mesure doit renforcer l'exactitude du rapport sur la probabilité que les réclamations se concrétisent.

2e trimestre de l'exercice 2009-2010 État : Achevé

Mise à jour /justification :
En date du 31 mars 2010 :

La DGGRL, en conjonction avec le ministère de la Justice, a examiné tous les montants estimatifs pour chaque réclamation, afin d'évaluer qu'elle s'appuie sur une documentation appropriée.

En outre, l'accent a porté sur la compréhension des critères d'évaluation du résultat de chaque réclamation. Cette mesure doit renforcer l'exactitude du rapport sur la probabilité que les réclamations se concrétisent.

SVE : On fermera le dossier. (entièrement mis en œuvre).

 
 
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