ARCHIVÉE - Vérification du contrôle de la gestion des dépenses - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2010

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2010

Dirigeant principal des finances (DPF)

Vérification du contrôle de la gestion des dépenses (08/29)
Date d'approbation du CVÉ : 25 septembre 2009

Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le DG, CMGM, en collaboration avec la DGPGR, doit s'assurer que le guide de gestion financière à l'intention des gestionnaires est examiné et mis à jour pour tenir compte de la situation actuelle et des attentes au Ministère. On doit envisager de distribuer le guide mis à jour (qui sera aussi affiché sur le site intranet du Ministère) aux gestionnaires de centre de responsabilité (GCR) actuels et à venir à titre de document de référence sur leurs responsabilités relatives à la gestion et au contrôle des dépenses. Le directeur des Paiements de transfert et Politiques financières, en collaboration avec le directeur de la Gestion des ressources, coordonnera l'examen et la mise à jour du guide de gestion financière à l'intention des gestionnaires pour tenir compte des occasions déterminées dans le cadre de la vérification. L'examen comprendra une évaluation du guide à l'intention des gestionnaires par rapport à l'environnement actuel ainsi qu'au cadre stratégique actuel. À la lumière de cette évaluation, le guide à l'intention des gestionnaires sera mis à jour, au besoin. 31 mars 2010 État : En retard

Mise à jour /justification :
En date du 30 septembre 2010 :

Cette responsabilité a été transférée au directeur de la Direction générale de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats (DGCMDR). Le chargé principal de la Division des politiques financières, de la formation et des communications coordonne la mise à jour de ce document de référence toujours d'actualité à l'intention des GCR et des agents administratifs. Une fois le document achevé, on prévoit élaborer des documents de formation connexes. Puisque le guide de gestion financière à l'intention des gestionnaires est désuet et axé uniquement sur la gestion des ressources, la décision de concevoir un nouveau guide a été prise. La partie mise à jour du guide désuet relative à la gestion des ressources (achevée durant l'été 2010) servira à la préparation du nouveau guide. Les bureaux régionaux ont émis leurs commentaires sur l'ensemble du projet. Les personnes-ressources à consulter sur des sujets particuliers ont été identifiées. La date cible de la mise à jour du guide de gestion financière est le 31 mars 2011.

SVE : En retard

2. Le DG, CMGM, en collaboration avec les bureaux régionaux, doit s'assurer que les GCR et les ACR sont au courant du potentiel offert par les outils de contrôle d'OASIS, surtout en ce qui concerne les engagements préalables, et des exigences relatives à leur utilisation. Il convient d'établir des programmes de contrôle et d'exécution permanents pour veiller à l'application et à l'acceptation de la politique ministérielle. Le DG de la CMGM élaborera une stratégie de communication pour souligner la mise en œuvre de la politique sur le contrôle des engagements et l'outil d'OASIS. Octobre 2009 État : En retard

Mise à jour /justification :
En date du 30 septembre 2010 :

Au lieu d'élaborer deux directives distinctes, on a décidé que l'élaboration d'une nouvelle politique sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements était nécessaire pour clarifier les définitions, documenter les processus et les procédures, mieux définir les rôles et les responsabilités et examiner le seuil des engagements. Une fois que la nouvelle politique sera approuvée, des stratégies de communication et de formation seront élaborées. La date cible de l'élaboration de la nouvelle politique est le 31 mars 2011.

SVE : En cours d'exécution

Le DG de la CMGM élaborera également une directive précise sur le contrôle des engagements. 31 mars 2010
3. Le directeur, ACPA, Secteur du DPF, en collaboration avec la Direction générale des services de ressources humaines et du milieu de travail (DGSRHMT) doit s'assurer que les personnes à qui des pouvoirs sont délégués ont suivi en temps opportun la formation obligatoire sur la délégation de pouvoirs financiers. Les GCR qui ne suivent pas la formation dans les délais imposés doivent faire l'objet d'un processus de recours hiérarchique allant jusqu'à la révocation des pouvoirs délégués. On établira un processus approprié d'acheminement aux paliers supérieurs pour les gestionnaires qui n'ont pas suivi la formation obligatoire F901 dans un délai raisonnable, et tous les GCR ministériels en seront informés. Le matériel didactique de la formation F901 est en cours de révision, et on est à préparer un manuel de l'instructeur pour faciliter la mise en œuvre du cours F901 dans les régions. AINC est tributaire de formateurs externes embauchés par l'École de la fonction publique du Canada (EFPC) pour donner la formation. Avril 2010 État : Achevé

Mise à jour /justification :
En date du 31 mars 2010 :

Les documents connexes au cours F901 sont mis à jour pour répondre davantage à la réalité à AINC et offerts lors d'un séance d'une demi-journée. Le manuel de l'instructeur sera aussi mis à jour aux fins de son utilisation par tous les formateurs au pays. La gestion du cours F901 a été transférée à la Direction du soutien à l'apprentissage et au perfectionnement (DSAP) qui surveillera l'assiduité au cours et s'assurera que les nouveaux gestionnaires ont suivi le cours préalablement à la délégation du pouvoir de signer des documents financiers. Ce cours sera surveillé en même temps que le cours en ligne « Gestion des dépenses – aperçu des articles 32, 33 et 34.

SVE : On fermera le dossier.

4. Le DG, DCMDR, doit s'assurer, en collaboration avec les représentants régionaux, qu'une liste adéquate et uniforme des opérations à risque élevé est mise au point aux fins de la vérification avant paiement, en fonction des besoins opérationnels du Ministère.

Dans la mesure du possible, ces transactions, une fois déterminées, doivent être prises en compte selon les exigences de vérification avant paiement prévues dans OASIS. Des normes de procédure et de documentation doivent être mises au point pour assurer une méthode uniforme de vérification avant paiement. Il faudra aussi valider périodiquement la liste des transactions présentant un risque élevé afin de confirmer qu'il convient de les soumettre à une vérification avant paiement.

Le DG de CMGM s'emploie actuellement à élaborer un cadre de vérification des comptes qui englobe des politiques, des rôles, des responsabilités et des processus. L'évaluation des risques associés aux opérations de paiement salarial et non salarial est un élément essentiel du cadre. Des matrices des risques ont été conçues pour évaluer les risques selon un ensemble de facteurs de risque prédéterminés. Les opérations de paiement à risque élevé devront faire l'objet d'une vérification complète avant paiement. Après l'approbation et la mise en œuvre du cadre, les évaluations des risques seront revues périodiquement, et les matrices des risques seront mises à jour, au besoin. Matrices des risques : fin de décembre 2009

Cadre de vérification des comptes : avril 2010

État : Achevé

Mise à jour /justification :
En date du 31 mars 2010 :

Le cadre de vérification des comptes et des matrices des risques associés aux opérations de paiement salarial et non salarial ont été élaborés, puis approuvés par le DPF. Le cadre de vérification des comptes est entré en vigueur le 1er avril 2010. Sa mise en œuvre s'échelonnera sur une période de deux ans en fonction de l'état de préparation du Ministère. Les opérations de paiement à risque élevé feront l'objet d'une vérification complète avant paiement.

SVE : On fermera le dossier.

5.  Dans le cadre d'une refonte globale du processus de vérification après paiement, le directeur, DCMDR, doit veiller à ce que la stratégie d'échantillonnage du Ministère utilisée pour la vérification après paiement soit réexaminée afin de s'assurer qu'elle correspond bien au profil de risque actuel du Ministère. En outre, il faudra accroître la souplesse de l'outil d'échantillonnage afin qu'il puisse s'adapter à l'évolution des conditions de risque. La stratégie actuelle d'échantillonnage après paiement est en cours de réexamen. Après avoir achevé les évaluations des risques susmentionnées au point 4, nous les intégrerons au plan d'échantillonnage ministériel dont l'élaboration débutera en décembre 2009. Le plan d'échantillonnage permettra de rationaliser l'étendue de la vérification en fonction du risque évalué et comprendra le logiciel ou l'outil d'échantillonnage utilisé, les paramètres d'échantillonnage (p. ex. le niveau de confiance, le taux d'erreur historique, le taux d'erreur tolérable maximal), la méthode d'échantillonnage, le période d'examen de l'échantillonnage et les exigences en matière de correction de l'échantillonnage. En plus d'autres facteurs (comme le coût, la facilité de mise en œuvre, etc.), le choix du logiciel d'échantillonnage sera fondé sur la possibilité d'adapter l'outil à la méthode d'échantillonnage souhaitable, ainsi que de l'utiliser pour extraire des échantillons dans les populations à risques élevé, moyen et faible. Janvier 2010 État : Achevé

Mise à jour /justification :
En date du 31 mars 2010 :

Un plan d'échantillonnage, fondé sur l'évaluation des risques et l'état actuel des contrôles internes au Ministère, a été élaboré, puis approuvé par le DPF. Le plan d'échantillonnage est entré en vigueur le 1er avril 2010. L'outil d'échantillonnage utilisé est IDEA.

SVE : On fermera le dossier.

6. Dans le cadre de la refonte du processus de vérification après paiement, le directeur, DCMDR, doit veiller à ce qu'un processus constant et uniforme soit mis au point pour la réalisation d'une telle vérification. Ce processus doit être présenté dans un document et mis en œuvre. Le document doit détailler les responsabilités, ainsi que les normes de vérification et de documentation. Des outils doivent aussi être mis au point pour aider à la réalisation du processus de vérification de façon efficace et efficiente.

Une fois mis au point, ce processus doit être présenté officiellement, et une formation doit être offerte aux personnes ayant des responsabilités dans ce domaine.

Le cadre de vérification des comptes en cours d'élaboration comprendra des procédures pour les activités de vérification après paiement, lesquelles engloberont les rôles et les responsabilités, ainsi que des définitions claires et détaillées des erreurs critiques, des erreurs de classification et des erreurs moins critiques, de sorte que l'ensemble du Ministère reçoive la même information. Ces procédures seront appuyées par une liste de vérification générique dont se serviront les agents des finances de l'ensemble du gouvernement pour assurer un suivi des erreurs.

Des documents de formation sur ces procédures seront créés et utilisés pour faire connaître le processus aux personnes participant à ces activités.

Avril 2010 État : Achevé

Mise à jour /justification :
En date du 31 mars 2010 :

Le cadre de vérification des comptes en cours d'élaboration comprend des procédures pour les activités de vérification après paiement, lesquelles englobent les rôles et les responsabilités, ainsi que des définitions claires et détaillées des erreurs critiques, des erreurs de classification et des erreurs moins critiques, de sorte que l'ensemble du Ministère reçoive la même information. Ces procédures sont appuyées par une liste de vérification générique dont se serviront les agents des finances de l'ensemble du gouvernement pour assurer un suivi des erreurs.

Des documents de formation sur ces procédures ont été créés et utilisés pour faire connaître le processus aux personnes participant à ces activités.

SVE : On fermera le dossier.

7. Dans le cadre de la refonte de la procédure de vérification après paiement, le directeur, DCMDR, doit veiller à ce que le compte rendu et le suivi des résultats de la vérification soient approfondis, de façon à ce que les plans d'action soient mieux ciblés. Au cours de la restructuration du processus de vérification après paiement, les erreurs seront consignées conformément aux définitions détaillées mises à jour et suivies au moyen d'une liste de vérification générique. Cette approche permettra de cerner les secteurs critiques précis pouvant être divisés et traités dans un plan d'action ciblé. Fin de décembre 2009 État : Achevé

Mise à jour /justification :
En date du 31 mars 2010 :

Dans la foulée du cadre de vérification des comptes, les erreurs doivent être consignées conformément aux définitions détaillées mises à jour et suivies au moyen d'une liste de vérification générique. Cette approche permettra de cerner les secteurs critiques précis pouvant être divisés et traités dans un plan d'action ciblé.

SVE : On fermera le dossier.

8. Dans le cadre de la refonte de la procédure de vérification après paiement, le directeur, DCMDR, doit veiller à l'établissement d'un processus officiel de rapport de gestion, d'élaboration de plans d'action et de suivi. Cette procédure doit prévoir la désignation, parmi les représentants de la DCMDR, de personnes ayant la responsabilité d'assurer un suivi et de réaliser périodiquement des examens de conformité indépendants. Le cadre de vérification des comptes comprendra un processus d'établissement de rapports de gestion des erreurs, dont un plan de rétablissement. La CMDR élaborera également un cadre de vérification de la conformité pour assurer le respect de la politique par tous les GCR. Avril 2010 État : Achevé

Mise à jour /justification :
En date du 30 septembre 2010 :

Un rapport de gestion des erreurs a été présenté au Comité de gestion financière (CGF) le 30 septembre 2010. Des plans de mesures correctrices ont été mis en œuvre en conformité avec le nouveau cadre de vérification des comptes.

SVE : On fermera le dossier. (entièrement mis en œuvre).

 
 
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