ARCHIVÉE - Vérification du contrôle de la gestion des dépenses - Rapports de suivi en date du 31 mars 2010

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2010

Dirigeant principal des finances

Vérification du contrôle de la gestion des dépenses (08/29)
Date d'approbation du CVÉ : 25/09/2009

Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le DG, CMGM, en collaboration avec la DGPGR, devrait s'assurer que le guide de gestion financière à l'intention des gestionnaires est révisé et mis à jour pour tenir compte de la situation actuelle et des attentes au sein du ministère. On devrait envisager de distribuer le guide mis à jour (qui sera aussi affiché sur le site intranet du ministère) aux GCR actuels et à venir à titre de document de référence sur leurs responsabilités relatives à la gestion et au contrôle des dépenses. Le directeur des Paiements de transfert et Politiques financières, en collaboration avec le directeur de la Gestion des ressources, coordonnera l'examen et la mise à jour du guide de gestion financière à l'intention des gestionnaires pour tenir compte des occasions déterminées dans le cadre de la vérification. L'examen comprendra une évaluation du guide à l'intention des gestionnaires par rapport à l'environnement actuel ainsi qu'au cadre stratégique actuel. À la lumière de cette évaluation, le guide à l'intention des gestionnaires sera mis à jour, au besoin. 31 mars 2010 État : En retard par rapport à l'échéancier du plan

Mise à jour/justification : En date du 31/03/2010 :

Depuis ce temps, cette responsabilité a été transférée au directeur de l'Amélioration continue des processus d'affaires qui coordonne la mise à jour sur le site Web des Finances en ligne, ce qui comprend la coordination de la mise à jour du Guide des gestionnaires. En date d'aujourd'hui, la Gestion des ressources a commencé à mettre à jour sa partie du Guide des gestionnaires. On prévoit que cette partie sera terminée au cours de l'été 2010.

SVE : En retard par rapport à l'échéancier du plan

2. Le DG, CMGM, en collaboration avec les bureaux régionaux, devrait s'assurer que les GCR et les ACR sont au courant du potentiel offert par les outils de contrôle d'OASIS, plus particulièrement en ce qui concerne les engagements préalables, et des exigences à l'égard de leur utilisation. Il convient d'établir des programmes de contrôle et d'exécution permanents pour veiller à l'application et à l'acceptation de la politique ministérielle. Le DG de la CMGM élaborera une stratégie de communication pour souligner la mise en œuvre de la politique sur le contrôle des engagements et l'outil d'OASIS. Octobre 2009 État : En retard par rapport à l'échéancier du plan

Mise à jour/justification :
En date du 31/03/2010 :

Le seuil approuvé de 1 000 $ pour le F&E par la politique sur le contrôle des engagements a été contesté parce que le seuil de 1 000 $ représente une grande partie des transactions (17 000) pour un montant très peu élevé (23 M$). Nous tentons d'obtenir l'approbation du DPF d'augmenter le seuil. Lorsqu'il sera approuvé, le module d'AP sera l'outil recommandé dans OASIS pour engager des fonds.

La directive pour les S&C a été préparée et mise en oeuvre. La directive pour le F&E sera développée d'ici septembre 2010.

SVE : En retard par rapport à l'échéancier du plan

Le DG de la CMGM élaborera également une directive précise sur le contrôle des engagements. 31 mars 2010
3. Le directeur de l' Amélioration continue des processus d'affaires (ACPA) du secteur du DPF, en collaboration avec la Direction générale des services de ressources humaines et du milieu de travail, doit s'assurer que les personnes à qui des pouvoirs sont délégués ont suivi en temps opportun la formation obligatoire sur la délégation de pouvoirs financiers. Les GCR qui ne suivent pas la formation dans les délais imposés devraient faire l'objet d'un processus de paliers d'intervention comprenant la révocation des pouvoirs délégués. On établira un processus approprié d'acheminement aux paliers supérieurs pour les gestionnaires qui n'ont pas suivi la formation obligatoire F901 dans un délai raisonnable et tous les GCR ministériels en seront informés. Le matériel didactique de la formation F901 est en cours de révision et on est à préparer un manuel de l'instructeur pour faciliter la mise en œuvre du cours F901 dans les régions. L'AINC est tributaire de formateurs externes embauchés par l'EFPC pour donner la formation. On établira un processus approprié d'acheminement aux paliers supérieurs pour les gestionnaires qui n'ont pas suivi la formation obligatoire F901 dans un délai raisonnable et tous les GCR ministériels en seront informés. Le matériel didactique de la formation F901 est en cours de révision et on est à préparer un manuel de l'instructeur pour faciliter la mise en œuvre du cours F901 dans les régions. L'AINC est tributaire de formateurs externes embauchés par l'EFPC pour donner la formation. État : Terminé

Mise à jour/justification :
En date du 31/03/2010 :

Le matériel didactique du cours F901 est présentement actualisé afin qu'il soit plus centré sur l'AINC et offert lors d'une séance d'une demi-journée. Le manuel des instructeurs sera également actualisé en vue de son utilisation par tous les instructeurs à l'échelle du pays. La gestion du cours F901 a depuis ce temps été transférée à la Direction de l'apprentissage et du perfectionnement (DAP) afin de contrôler la participation au cours et assurer que les nouveaux gestionnaires soient tenus de suivre ce cours comme condition à la délégation des pouvoirs de signature en matière financière. Cette condition sera contrôlée conjointement avec la Gestion des dépenses / cours en ligne – Aperçu des articles 32, 34 et 33.

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4. Le DG, DCMDR, devrait s'assurer, en collaboration avec les représentants régionaux, qu'une liste adéquate et uniforme des transactions à risque élevé est mise au point aux fins de la vérification avant paiement, en fonction des besoins opérationnels du ministère.

Dans la mesure du possible, ces transactions, une fois déterminées, devraient être prises en compte selon les exigences de vérification avant paiement qui sont prévues dans OASIS. Des normes de procédure et de documentation devraient être mises au point pour assurer une méthode uniforme de vérification avant paiement. Il faudrait aussi valider périodiquement la liste des transactions présentant un risque élevé afin de confirmer qu'il convient de les soumettre à une vérification avant paiement.

Le DG de CMGM s'emploie actuellement à élaborer un cadre de vérification des comptes qui englobe des politiques, des rôles, des responsabilités et des processus. L'évaluation des risques associés aux transactions de paiement salarial et non salarial est un élément essentiel du cadre. Des matrices des risques ont été conçues pour évaluer les risques selon un ensemble de facteurs de risque prédéterminés. Les transactions de paiement à risque élevé devront faire l'objet d'une vérification complète avant paiement. Après l'approbation et la mise en œuvre du cadre, les évaluations des risques seront revues périodiquement, et les matrices des risques seront mises à jour au besoin. Matrices des risques : fin de décembre 2009 Cadre de vérification des comptes : avril 2010 État : Terminé

Mise à jour/justification :
En date du 31/03/2010 :

Le cadre de vérification des comptes et les matrices des risques pour les transactions de paiement salarial et non salarial ont été développés et approuvés par le DPF. Le cadre de vérification des comptes est en vigueur à compter du 1er avril 2010. Il sera mis en oeuvre progressivement sur une période de deux ans, selon l'état de préparation du ministère. Les transactions de paiement à risque élevé devront faire l'objet d'une vérification complète avant paiement.

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5. Dans le cadre d'une refonte globale du processus de vérification après paiement, le directeur, DCMDR, devrait veiller à ce que la stratégie d'échantillonnage du ministère qui est utilisée pour la vérification après paiement soit réexaminée afin de s'assurer qu'elle correspond bien au profil de risque actuel du ministère. En outre, il faudrait accroître la souplesse de l'outil d'échantillonnage afin qu'il puisse s'adapter à l'évolution des conditions de risque. La stratégie actuelle d'échantillonnage après paiement est en cours de réexamen. Après avoir finalisé les évaluations des risques susmentionnées au point 4, nous les intégrerons au plan d'échantillonnage ministériel dont l'élaboration commencera en décembre 2009. Le plan d'échantillonnage permettra de rationaliser l'étendue de la vérification en fonction du risque évalué et comprendra le logiciel ou l'outil d'échantillonnage utilisé, les paramètres d'échantillonnage (p. ex. le niveau de confiance, le taux d'erreur historique, le taux d'erreur tolérable maximal), la méthode d'échantillonnage, la période d'examen de l'échantillonnage et les exigences en matière de correction de l'échantillonnage. En plus d'autres facteurs (comme le coût, la facilité de mise en œuvre, etc.), le choix du logiciel d'échantillonnage sera fondé sur la possibilité d'adapter l'outil à la méthode d'échantillonnage souhaitable ainsi que de l'utiliser pour extraire des échantillons dans les populations à risque élevé, moyen et faible. Janvier 2010 État : Terminé

Mise à jour/justification :
En date du 31/03/2010 :

Un plan d'échantillonnage révisé fondé sur une évaluation du risque et la situation des contrôles internes du ministère a été développé et approuvé par le DPF. Le plan d'échantillonnage est en vigueur à compter du 1er avril 2010. L'outil du plan d'échantillonnage utilisé est IDEA.

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6. Dans le cadre de la refonte du processus de vérification après paiement, le directeur, DCMDR, devrait veiller à ce qu'un processus constant et uniforme soit mis au point, documenté et mis en oeuvre, y compris les responsabilités ainsi que les normes détaillées de vérification et de documentation et les outils connexes pour appuyer la réalisation efficiente et efficace du processus de vérification.

Une fois mis au point, ce processus devrait être présenté officiellement et une formation devrait être offerte aux personnes ayant des responsabilités dans ce domaine.

Le cadre de vérification des comptes en cours d'élaboration comprendra des procédures pour les activités de vérification après paiement, lesquelles engloberont les rôles et responsabilités ainsi que des définitions claires et détaillées des erreurs critiques, des erreurs de classification et des erreurs moins critiques, de sorte que l'ensemble du ministère reçoive la même information. Ces procédures seront appuyées par une liste de vérification générique dont se serviront les agents financiers de l'ensemble du gouvernement pour assurer un suivi des erreurs.

Des documents de formation sur ces procédures seront créés et utilisés pour faire connaître le processus aux personnes participant à ces activités.

Avril 2010 État : Terminé.

Mise à jour/justification :
En date du 31/03/2010 :

Le cadre de vérification des comptes comprend des procédures pour le processus de vérification après paiement, y compris les rôles et les responsabilités ainsi que des définitions claires et détaillées des erreurs critiques, des erreurs de classification et des erreurs moins critiques, de sorte que l'ensemble du ministère reçoive la même information. Ces procédures sont appuyées par une liste de vérification générique dont se serviront les agents financiers de l'ensemble du gouvernement pour assurer un suivi des erreurs.

Des documents de formation sur ces procédures ont été créés et utilisés pour faire connaître le processus aux personnes participant à ces activités.

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7. Dans le cadre de la refonte de la procédure de vérification après paiement, le directeur, DCMDR, devrait veiller à ce que le compte rendu et le suivi des résultats de la vérification soient approfondis, de façon à ce que les plans d'action soient mieux ciblés. Au cours de la refonte du processus de vérification après paiement, les erreurs seront consignées conformément aux définitions détaillées mises à jour et suivies au moyen d'une liste de vérification générique. Cette approche permettra de cerner les secteurs critiques précis pouvant être divisés et traités dans un plan d'action ciblé. Terminé en décembre 2009 État : Terminé

Mise à jour/justification :
En date du 31/03/2010 :

Conformément au nouveau cadre de vérification des comptes, les erreurs seront documentées conformément aux définitions détaillées mises à jour et suivies au moyen d'une liste de vérification générique, ce qui permettra de cerner les secteurs préoccupants particuliers qui peuvent être divisés et traités dans un plan d'action ciblé.

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8. Dans le cadre de la refonte de la procédure de vérification après paiement, le directeur, DCMDR, devrait veiller à l'établissement d'un processus officiel de rapport de gestion, d'élaboration de plans d'action et de suivi. Cette procédure devrait prévoir la désignation, parmi les représentants de la DCMDR, de responsables chargés d'assurer un suivi et de réaliser périodiquement des examens de conformité indépendants. Le cadre de vérification des comptes comprendra un processus d'établissement de rapports de gestion des erreurs, dont un plan de rétablissement. La CMDR élaborera également un cadre de vérification de la conformité pour assurer le respect de la politique par tous les GCR. Avril 2010 État : Terminé

Mise à jour/justification :
En date du 31/03/2010 :

Nous ferons un compte rendu trimestriel des erreurs critiques au CGF dès que nous aurons les résultats du premier trimestre de l'exercice 2010-2011 et nous établirons les exigences du plan de gestion corrective, conformément au nouveau cadre de vérification des comptes.

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