ARCHIVÉE - Vérification de la mise en oeuvre de la Stratégie pour les Autochtones vivant en milieu urbain - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2010

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2010

Bureau de l'interlocuteur fédéral

Vérification de la mise en œuvre de la stratégie pour les autochtones vivant en milieu urbain (09/62)
Date d'approbation du CVÉ : 14 mai 2010

Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement prévue Réponse du programme
1. Le Bureau de l'interlocuteur fédéral (BIF) devrait examiner le système administratif qu'il emploie pour financer les collectivités nouvelles ou en développement qui sont visées par la Stratégie pour les Autochtones vivant en milieu urbain (SAMU). En particulier, il faudrait envisager la possibilité d'utiliser une approche axée sur les risques aux termes de laquelle les types de projets et les dépenses admissibles sont associés à la capacité du comité directeur d'une collectivité d'aborder les problèmes des Autochtones vivant en milieu urbain de façon responsable. Réponse de la direction :
Le BIF convient que la gestion et l'atténuation des risques constituent des objectifs importants et que les collectivités visées par la SAMU, nouvelles ou en développement, nécessitent une attention plus grande que les collectivités établies. Une approche axée sur les risques doit faire en sorte que les circonstances particulières des Autochtones vivant en milieu urbain soient prises en considération pour que la SAMU continue à répondre aux besoins des collectivités.

Action :
Le BIF effectuera une analyse en vue d'élaborer une approche axée sur les risques et sur les degrés de soutien de la collectivité afin d'atténuer les risques correspondant aux préoccupations soulevées par les vérificateurs à l'égard des collectivités nouvelles ou en développement qui sont visées par la SAMU.

Septembre 2010 État : Achevé

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2010 :

Le BIF a effectué une analyse au moyen d'une de ses propres grilles d'évaluation des risques qui a attiré l'attention sur la capacité des collectivités visées par la SAMU en tant que risque principal, au moyen du CGRR-CVAR de la SAMU qui donne un aperçu des principaux critères d'admissibilité des « nouvelles » collectivités participant à la SAMU, et au moyen de l'outil d'évaluation communautaire de la SAMU qui a permis de déterminer plusieurs éléments déterminants de réussite des collectivités comme leurs structures décisionnelles et leurs besoins en matière de capacité. L'analyse a été réalisée et elle sera appliquée aux collectivités nouvelles et en développement. Elle servira également de base à nos efforts visant le renouvellement en 2012.

SVÉ : Fermé – Mise en œuvre achevée

2. Le BIF devrait s'assurer de la cohérence des exigences relatives aux plans d'action communautaires en élaborant un modèle qui inclut le type et le niveau d'information requis, et en fournissant de l'aide et des conseils en matière de planification suivant les besoins. Cela fera en sorte que les priorités de la SAMU, tant au niveau communautaire que national, soient respectées, qu'une vision partagée de la réussite d'une collectivité soit définie, et que des mesures concrètes soient prises pour atteindre les objectifs et mesurer les progrès. Réponse de la direction :
Le BIF continuera à élaborer des plans d'action communautaires et veillera à les uniformiser tout en s'assurant qu'ils tiennent compte du caractère unique des collectivités.

Action :
Le BIF élaborera un modèle qui décrit les exigences relatives au contenu des plans d'action communautaires, tout en assurant la souplesse nécessaire pour que les collectivités puissent rendre compte de leur situation unique. Les bureaux régionaux recevront des directives concernant le niveau d'aide à apporter aux comités communautaires pour faire en sorte que la planification communautaire soit efficace.

Septembre 2010 État : Achevé

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2010 :

Un guide d'élaboration d'un plan stratégique communautaire a été conçu, y compris un modèle des éléments qui doivent figurer dans les plans de chacune des villes visées par la SAMU. Le guide peut être employé immédiatement.

SVÉ : Fermé – Mise en œuvre achevée

3. Lorsque le BIF sollicitera le renouvellement du pouvoir de dépenser relatif à la SAMU et des conditions de l'entente avec ses partenaires fédéraux, il devrait :
  • clarifier la nature des projets, des activités et des dépenses admissibles tout en assurant la souplesse voulue dans le programme de contribution et en tenant compte des priorités de la Stratégie;
  • préciser les exigences relatives à l'obtention de fonds des provinces et des municipalités, à la façon de mesurer les résultats, et à la façon d'appliquer les exigences de financement aux collectivités nouvelles ou en développement;
  • clarifier la définition de « dépense en immobilisations », ainsi que les exigences relatives à l'approbation.
Réponse de la direction :
Les conditions sont approuvées par le Conseil du Trésor conformément aux pouvoirs sur les politiques obtenus du Cabinet. Le BIF estime que les conditions tiennent compte des innovations et de la souplesse exigées par le Cabinet pour la mise en oeuvre de la stratégie et que leur application respecte les objectifs de la Stratégie.

Action :
En sollicitant le renouvellement de la Stratégie, le BIF collaborera avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et les partenaires fédéraux pour clarifier toute ambiguïté qui pourrait entourer :

  • la nature des projets, des activités et des dépenses admissibles;
  • les exigences relatives à l'obtention de fonds et à la façon de mesurer les résultats, y compris dans les collectivités nouvelles ou en voie de développement;
  • les exigences relatives à l'approbation des dépenses en immobilisations.
Avant le renouvellement de la SAMU en mars 2012 État : En cours d'exécution

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2010 :

Les travaux sur lesquels reposeront nos efforts de renouvellement en 2012 sont en cours d'exécution.

SVÉ : En cours d'exécution

4. Afin d'assurer une compréhension commune de la souplesse introduite dans le programme de contribution de la SAMU, le BIF devrait fournir des conseils au personnel des régions et aux comités communautaires sur les conditions d'admissibilité et sur l'utilisation de l'information sur les risques inhérents aux projets et aux bénéficiaires pour justifier les décisions de financement. Réponse de la direction :
Le BIF convient que son personnel doit acquérir une compréhension commune de la souplesse introduite dans le programme de contribution de la SAMU.

Action :
Dans le cadre des réunions trimestrielles régulières et des appels bimensuels, le BIF utilisera les constatations détaillées des vérificateurs pour fournir des conseils au personnel régional et, par leur entremise, aux comités communautaires sur les conditions d'admissibilité et sur l'utilisation de l'information sur les risques inhérents aux projets et aux bénéficiaires pour justifier les décisions de financement.

Le BIF fournira une directive écrite aux directeurs régionaux pour clarifier l'interprétation des pouvoirs sur les politiques à partir des constatations détaillés de la vérification. Si des incertitudes liées à l'admissibilité des projets demeurent après la publication de cette directive, les projets en question seront soumis à l'approbation du directeur général du BIF ou du SMA.

Septembre 2010 État : En cours d'exécution

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2010 :

Une directive sur la détermination de l'admissibilité des activités et des dépenses proposées émanant du directeur général du BIF à l'intention des directeurs responsables de la Stratégie a été rédigée. Elle fait l'objet d'un examen avant d'être transmise aux directeurs de la SAMU à la fin de décembre 2010.

SVÉ : En cours d'exécution

5. Des plans annuels de travail devraient être élaborés par les responsables de la SAMU à l'AC et dans chacune des régions. Ces plans devraient préciser les objectifs, les priorités de gestion et de programme régionales, les activités prévues et les calendriers d'exécution, les normes et les objectifs en matière de service aux bénéficiaires et aux collectivités, les résultats escomptés (les priorités de programme et les résultats escomptés doivent être harmonisés avec la stratégie de mesure du rendement de la SAMU qui sera élaborée et déployée à la suite de l'évaluation sommative qui est en cours). Les plans régionaux devraient être approuvés par l'AC et le suivi des progrès assuré au moyen d'un processus d'établissement de rapports trimestriels. Réponse de la direction :
Le BIF convient que les activités de planification annuelle et d'établissement des priorités à l'AC et dans chacune des régions sont susceptibles d'amélioration.

Action :
Le BIF officialisera le processus visant à définir des objectifs, à établir des activités prioritaires, à définir des cibles, à élaborer des normes de service visant les bénéficiaires et les collectivités et à prévoir les résultats escomptés en élaborant un cadre, y compris un modèle pour la détermination des objectifs stratégiques de programme, de l'horizontalité et de l'harmonisation. Le cadre comprendra des exigences relatives à l'approbation et à la surveillance.

Septembre 2010 État : En cours d'exécution

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2010 :

Des plans annuels de travail ont été élaborés par les responsables de la SAMU à l'AC et dans les bureaux régionaux. Les directeurs de la SAMU sont en train d'élaborer un plan d'activités stratégique de trois ans qui servira de plan d'activités intégré et comprendra des objectifs, des cadres pour les activités principales et les actions conjointes, ainsi que des considérations relatives à la détermination des ressources financières et humaines. Le plan intégrera également le nouveau modèle logique pour la SAMU ainsi que la stratégie de mesure du rendement en cours d'élaboration. Le travail d'élaboration du plan d'activités stratégique intégré de la SAMU sera achevé en décembre 2010.

SVÉ : En cours d'exécution

6. Le BIF devrait poursuivre le développement de son programme de formation à l'intention des agents de développement régionaux pour s'assurer qu'il traite adéquatement de la double nature de leur rôle qui consiste à aider les comités communautaires à s'acquitter de leurs responsabilités et à gérer et administrer les ententes de contribution de la SAMU. Réponse de la direction :
Le BIF convient de l'importance de la formation et du perfectionnement pour permettre aux employés d'effectuer leur travail. Bien que des activités de formation et de perfectionnement soient proposées par le BIF, le programme de formation bénéficierait d'une amélioration.

Action :
Au moyen de plans annuels d'apprentissage que tous les employés et gestionnaires sont tenus de remplir, le BIF poursuivra l'examen et le développement de son programme de formation pour que ses employés reçoivent la formation dont ils ont besoin.

Septembre 2010 État : Achevé

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2010 :

Un plan de la formation pour les agents de la SAMU a été élaboré avec la participation de tous les secteurs du programme. Sous forme d'un engagement permanent non confirmé, il sera mis à jour tous les ans dans le cadre de l'exercice de planification des RH du BIF et il fera partie des plans d'apprentissage individuels.

SVÉ : Fermé – Mise en œuvre achevée

7. Pour assurer l'efficacité des processus qui consistent à examiner et approuver les propositions et à conclure et administrer des accords de contribution, le BIF devrait réorganiser ces processus ainsi que les calendriers pour l'appel de propositions, la détermination de l'admissibilité au programme, la préparation et l'application des accords de financement, le versement des paiements aux bénéficiaires, et la fermeture des dossiers de projet. Il faudrait établir des normes de service, et le BIF de l'AC devrait surveiller et contrôler régulièrement leur application. Réponse de la direction :
Les processus concertés qui sont exigés pour la prise de décisions et l'établissement des priorités, associés aux problèmes de capacité de certaines collectivités visées par la SAMU, donnent lieu à des retards inhérents dans le financement de certains bénéficiaires visés par la SAMU.

Cela dit, le BIF reconnaît que le traitement des accords de contribution de la SAMU est susceptible d'amélioration. Des mesures ont déjà été prises pour réduire le temps nécessaire pour conclure des accords de contribution (elles ont été soulignées dans le rapport de vérification), et elles seront suivies par l'introduction de normes de services, ainsi que de lignes directrices et de processus opérationnels, qui assurent la cohérence du traitement des accords de contribution dans toutes les régions.

Action :
Le BIF entreprendra l'élaboration de normes de service à l'intention des bénéficiaires et il examinera les processus et les calendriers relatifs aux appels de proposition pour faire en sorte que les projets soient évalués et approuvés, que les accords de financement soient préparés et appliqués, et que le traitement des paiements à l'intention des bénéficiaires et la fermeture des dossiers soient effectués en temps opportun.

Annuellement/activité régulière État : En cours d'exécution

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2010 :

Le BIF participe activement à l'initiative ministérielle visant l'élaboration de nomes de service, dans le cadre de la mise en œuvre de la PPT d'AINC, et il appliquera ces normes dans ses relations avec les bénéficiaires de la SAMU. Le BIF prend également des mesures pour rationaliser l'administration des subventions et des contributions de la SAMU de deux façons : en premier lieu, le BIF a réorganisé le groupe de travail interne chargé de l'administration des subventions et contributions; en deuxième lieu, le BIF (région de la Saskatchewan) dirige un projet pilote dans le cadre duquel il reçoit de l'aide pour l'administration des subventions et des contributions de la SAMU d'AINC (région de la Saskatchewan). L'objectif est d'améliorer l'administration des accords de financement et le traitement des paiements à l'intention des bénéficiaires de la SAMU.

SVÉ : En cours d'exécution

8. Le BIF devrait donner une définition plus exhaustive de l'objectif du Fonds central, ainsi que des politiques, des procédures et des critères utilisés pour l'appel, la présentation et l'évaluation de propositions. Réponse de la direction :
Le BIF convient qu'une définition plus exhaustive de l'objectif du Fonds central, ainsi que des politiques, des procédures et des critères utilisés pour l'appel, la présentation et l'évaluation de propositions, serait utile.

Action :
Pour ce faire, le BIF officialisera les politiques, les procédures et les critères utilisés pour l'appel, la présentation et l'évaluation de propositions dans le cadre du Fonds central.

Septembre 2010 État : En cours d'exécution

Mise à jour/justification :
En date du 30/09/2010 :

Des lignes directrices sur l'utilisation du Fonds central ont été rédigées. Elles feront l'objet d'un examen avant d'être transmises aux directeurs de la SAMU d'ici la fin de décembre 2010.

SVÉ : En cours d'exécution

 
 
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