ARCHIVÉE - Vérification des comptes en fiducie - Rapports de suivi en date du 31 mars 2011

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2011

Résolution et affaires individuelles et DPF

Vérification des comptes de fiducie
Date d'approbation : 24 septembre 2010

Recommandations du projet Plan d'action Date d'achèvement
prévue
Réponse du programme
1. Le SMA, RAI, devrait élaborer et publier un cadre de contrôle et de compensation des comptes d'attente dans les régions. Cela suppose de clarifier les rôles et les responsabilités entourant le contrôle et la création des comptes d'attente dans le Manuel sur les fonds des Indiens et le Guide de gestion des terres. Il existe une possibilité de coordonner la supervision de cette activité de contrôle avec le DPF, en incorporant le statut des comptes d'attente dans le processus de certification régional mensuel.
  • La Direction générale des affaires individuelles (DGAI), en collaboration avec la Direction générale des terres et du développement économique (TDE) va mettre au point un cadre de suivi des comptes d'attente concernant les terres. Ce travail comportera la modernisation des outils pertinents (liste de vérification nationale, catégorisation des critères de transactions, et clarification des critères/conditions dans lesquels le ministère déposera les rentrées de fonds).
  • Des procédures de contrôle uniformes seront élaborées pour traiter des questions entourant les transactions, et dans ce contexte une directive nationale sera émise en 2010 (utilisation du système de suivi Netlands).
Mars 2011 État : Demande de fermeture du dossier

Mise à jour / Justification
En date du 31 mars 2011 :

  • Les critères de transactions ont été catégorisés et clarifiés aux fins de l'élaboration des procédures de contrôle.
  • Les étapes des procédures normales d'exploitation (PNE) ont été élaborées.
  • Une directive nationale sur NetLands a été établie.

État : Demande de fermeture du dossier

Mise à jour / Justification
En date du 31 mars 2011 :

  • La table des PNE a été mise à jour en ce qui a trait aux activités de gestion des terres et aux outils connexes : nouveaux rapports.
  • De nouvelles procédures ont été élaborées : examen de la qualité des données en vue de préserver leur intégrité à l'aide de NetLands et du SETI.
  • Une nouvelle annexe B a été créée. Celle-ci présente un résumé des outils que les utilisateurs doivent employer pour obtenir de l'aide concernant la directive de NetLands.
  • Une stratégie de formation a été mise sur pied.

État - En cours

Mise à jour / Justification
En date du 31 mars 2011 :

Un processus provisoire a été réalisé. On attend les commentaires des régions. On travaille à la création d'un guide à l'intention des gestionnaires.

Commentaire du SVE : Mise en œuvre bien avancée. Cette recommandation sera classée lorsque les processus et les lignes directrices/guide auront été approuvés et seront appliqués afin de surveiller les comptes.

Le processus de certification mensuel exigera une justification de l'état des comptes d'attente et définira les conséquences du fait de ne pas fournir une justification et une documentation adéquates. Octobre 2011
2. Le SMA, RAI, en collaboration avec le SMA principal, Secteur des opérations régionales (SOR), devrait élaborer une politique, des lignes directrices et des processus connexes pour répondre à la question des comptes d'attente à long terme.
  • La Direction générale des affaires individuelles (DGAI (RAI) en collaboration avec les Terres (TDE) élaborera une stratégie globale pour répondre à la question des comptes d'attente à long terme concernant les terres, stratégie qui comportera la modernisation des politiques, des lignes directrices, des processus et des procédures pertinents, ainsi que le soutien d'un cadre de contrôle.
Mars 2011 État : Demande de fermeture du dossier

Mise à jour / Justification
En date du 31 mars 2011 :

  • La directive nationale sur NetLands a été communiquée aux partenaires régionaux.
  • Le libellé recommandé par RAI pour mettre à jour le chapitre 5 - Comptes d'attente - du Manuel sur les fonds des Indiens (MFI) a été présenté.

Commentaire du SVE :En cours de mise en œuvre. Cette recommandation sera classée dès que le MFI aura été mis à jour et que le cadre de contrôle sera en place.

3. Le DPF devrait communiquer officiellement avec tous les bureaux régionaux pour rappeler les exigences d'AINC en matière de dépôt d'espèces contenues dans le Guide de gestion financière (GGF). Ce guide prévoit que les bureaux régionaux déposeront quotidiennement toutes les rentrées de fonds de plus de 500 $. Les agents de programme des bureaux régionaux pourraient à l'occasion éduquer les remettants quant à la documentation à fournir à l'appui des rentrées de trésorerie.
  • La CMGM (DPF), en collaboration avec les Terres (TDE) intégrera la politique sur la réception et le dépôt des fonds publics dans le MFI et dans le Guide de gestion des terres. Une procédure adéquate sera créée pour garantir le traitement immédiat des comptes d'attente créés pour combler l'écart entre l'activation et l'enregistrement des instruments fonciers.
Mars 2011 État : TDE - Demande de fermeture du dossier

Mise à jour / Justification
En date du 31 mars 2011 :

  • La directive nationale sur NetLands a été communiquée aux partenaires régionaux.
  • Le libellé recommandé par RAI pour mettre à jour le chapitre 5 - Comptes d'attente - du Manuel sur les fonds des Indiens (MFI) a été présenté.
  • Le guide de l'utilisateur a été mis à jour.

État : DPF - En cours

Mise à jour / Justification
En date du 31 mars 2011 :

Une ébauche de politique a été rédigée et communiquée aux gestionnaires régionaux des opérations comptables (GROC) aux fins de commentaires. La version finale devrait être achevée d'ici la fin avril.

Commentaire du SVE :En cours de mise en œuvre. La recommandation sera classée lorsque la politique sera achevée et communiquée à l'échelle du Ministère.

4. Le SMA, RAI, de pair avec le DPF, devrait renforcer la diligence requise pour faire en sorte que les fonds des Indiens soient approuvés conformément à la RCB pertinente et à la Loi sur les Indiens.

Si l'on se fonde sur l'État des perceptions et aliénations des fonds des Indiens remis de pair avec les états financiers vérifiés, il faudrait le vérifier.

  • Comme suite aux consultations des SJN concernant les exigences en matière de déclarations relatives à la dépense des fonds des Indiens, la Direction des fonds des Indiens, des successions et des annuités découlant des traités supervisera rigoureusement l'exercice de la diligence requise avant le déblocage des fonds des Indiens. En outre, à l'avenir, une Première nation qui fait une demande devra fournir l'assurance que les sommes débloquées précédemment ont été dépensées convenablement conformément au RCB approuvé.
Septembre 2011 État :En cours

Mise à jour / Justification
En date du 31 mars 2011 :

  • La phase 1 de l'examen et la mise à jour des politiques et des processus est terminée.
  • Un rapport sur la conformité aux politiques de la DFISAT a été rédigé et les politiques sont mises en œuvre.
  • Des outils d'évaluation du risque associé aux dépenses ont été créés.
  • Une directive provisoire a été préparée.
  • Une consultation régionale a eu lieu relativement aux nouvelles exigences.
  • La phase 2 du Cadre de mise en œuvre de la modernisation de la gestion des fonds est établie et est en cours.

Commentaire du SVE :En cours de mise en œuvre.

5. Le SMA, RAI, devrait créer des outils et fournir des orientations détaillées aux régions sur le degré de justification nécessaire aux demandes d'accès aux fonds des Indiens (bande et particuliers) et sur le degré d'analyse requis des agents de programme avant la recommandation, l'approbation ou le déblocage des fonds détenus dans les comptes en fiducie.
  • En collaboration avec la DPF, les politiques, procédures, manuels, modules de formation et processus d'assurance de la qualité visant à garantir l'uniformité des pratiques à l'échelle nationale, seront examinés pour établir s'ils sont adéquats.
Septembre 2011 État : En cours

Mise à jour / Justification
En date du 31 mars 2011 :

  • La directive provisoire et la phase 2 du Cadre de mise en œuvre établies seront communiquées aux DGR par le SOR et les gestionnairesdes fonds des Indiens au cours de la première semaine d'avril 2011.

Commentaire du SVE :En cours de mise en œuvre.

6. Le SMA, RAI, de pair avec le SMA, Développement économique et terres (DET), devrait élaborer un mécanisme, dans le cadre des structures existantes, permettant aux agents de programme de définir les attentes en matière de futures rentrées de fonds après qu'un instrument a été exécuté. Une fois établi, ce mécanisme permettrait d'avertir les agents de programme lorsqu'une rentrée de fonds des Indiens est attendue, avertissement qui à son tour déclencherait un suivi si la rentrée de fonds ne se produit pas dans les délais prévus. Tout dépendant de la nature de ce mécanisme de suivi, il faudrait évaluer les ressources nécessaires pour l'appuyer.
  • La Direction générale des affaires individuelles (DGAI (RAI), en collaboration avec les Terres (TDE), évaluera le logiciel Netlands et déploiera des correctifs pour améliorer la fonctionnalité du système de déclaration ainsi que les fonctions de suivi des recettes et de notification. Ces changements seront effectués en 2010 en même temps que sera émise une directive rendant obligatoire l'utilisation du système pour tous les instruments producteurs de recettes. Le système sera complètement refondu de manière à être intégré entièrement au Registre des terres et au Système de gestion des fonds de fiducie (SGFF). Cela dépendra des fonds disponibles.
Mars 2011 État : Demande de fermeture du dossier

Mise à jour / Justification
En date du 31 mars 2011 :

  • Des correctifs pour améliorer la fonctionnalité du système de déclaration actuel ont été déployés.
  • La directive nationale sur NetLands a été élaborée et communiquée aux partenaires régionaux.
  • On attend que des ressources soient disponibles afin de procéder à la refonte du système en vue de son intégration au SGFF.

Commentaire du SVE :Compte tenu de la justification donnée, la recommandation a été classée.

7. Le DPF devrait mettre à jour le GGF pour tenir compte des attentes en matière de séparation des responsabilités entourant les rentrées de fonds au service des Finances du bureau régional. Plus précisément, dans les cas où des restrictions de ressources ne permettent qu'à une personne de gérer les rentrées de fonds, le rapprochement mensuel devrait être effectué par un autre agent des Finances et devrait être rapproché du registre de caisse préparé par la salle du courrier.
  • Le CMGM (DPF) mettra à jour le Guide de gestion financière (politique sur la perception et le dépôt des fonds publics) pour mieux tenir compte des attentes en matière de séparation des responsabilités concernant les rentrées d'espèces dans les services des Finances des bureaux régionaux.
Mars 2011

État : En cours

Mise à jour / Justification
En date du 31 mars 2011 :

Une ébauche de politique a été rédigée et communiquée aux GROC aux fins de commentaires. La version finale devrait être achevée d'ici la fin avril.

Commentaire du SVE :En cours de mise en œuvre. La recommandation sera classée lorsque la politique sera achevée et communiquée à l'échelle du Ministère.

 
 
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