ARCHIVÉE - Vérification des comptes en fiducie

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Mai 2010
Projet #2009/088

Format PDF (107 Ko, 29 pages)

 

Table des matières

Sigles et abbres

AC

Administration centrale

AINC

Affaires indiennes et du Nord Canada

GGF

Guide de gestion financière

CT

Conseil du Trésor du Canada

DGAI

Direction générale des affaires individuelles

DPF

Dirigeant principal des finances

OASIS

Système financier Oracle

OR

Opérations régionales

PGIC

Pétrole et gaz des Indiens du Canada

PN

Premières nations

PVGR

Principes comptables généralement reconnus

RAI

Résolution et affaires individuelles

RCB

Résolution du conseil de bande

SGFF

Système de gestion des fonds en fiducie

SGIR

Système de gestion de l'information sur les redevances

SMA

Sous-ministre adjoint

SVE

Secteur de la vérification et de l'évaluationd

TDE

Terres et développement économique

TNO

Territoires du Nord Ouest

TR

Trésor

 

 

Sommaire

Introduction

Les fonds des Indiens représentent de façon générale toutes les sommes perçues, reçues ou détenues par Sa Majesté à l'usage et au profit des Premières nations (PN) et/ou des membres des bandes. Les fonds des Indiens, déposés au Trésor, sont gérés conformément aux divers articles applicables de la Loi sur les Indiens, qui définit le cadre législatif régissant la responsabilité de percevoir, gérer, dépenser et comptabiliser les fonds des Indiens. En date du 31 mars 2009, les comptes en fiducie des fonds des Indiens, soit les comptes des bandes, les comptes individuels et les comptes d'attente, représentaient un solde cumulatif de 1,2 milliard de dollars au Trésor.

Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC, ou « le Ministère ») est responsable de la gestion courante des fonds des Indiens conformément aux dispositions applicables de la Loi sur les Indiens. L'administration des fonds des Indiens est supervisée au palier national par la Direction générale des affaires individuelles (DGAI), qui fait partie du secteur des Résolutions et des affaires individuelles (RAI), et par la Direction générale de la comptabilité ministérielle et de la gestion du matériel (DGCMGM), qui fait partie du secteur du Dirigeant principal des finances (DPF). La responsabilité de la gestion courante et quotidienne des fonds des Indiens a été déléguée, à quelques rares exceptions près, aux bureaux régionaux.

Tous les membres d'une PN ont un intérêt pour les fonds des Indiens, notamment pour les comptes de bande qui sont destinés à l'usage et au profit communs des membres de la bande. Compte tenu de la nature et de l'importance du solde des fonds des Indiens détenus en fiducie, des responsabilités importantes d'AINC à titre de fiduciaire et de l'extrême sensibilité des Premières nations et de leurs membres à cet égard, on a jugé que les comptes en fiducie présentaient un grand risque. En conséquence, une vérification des comptes en fiducie a été incluse dans le Plan de vérification axé sur le risque (PVAR) de 2008-2010 d'AINC. La vérification a été effectuée à l'administration centrale ainsi que dans les bureaux régionaux de novembre 2009 à avril 2010.

Objectifs et portée

La vérification avait pour objet de fournir l'assurance que les contrôles ministériels liés à la gestion des comptes en fiducie sont appropriés et efficaces. Plus précisément, la vérification comprenait :

  • L'examen de l'exactitude et du caractère approprié d'un échantillon de transactions au sein des comptes en fiducie de bandes et de particuliers;
  • L'évaluation du caractère adéquat et de l'efficacité des contrôles visant à confirmer l'intégralité, l'exactitude et l'intégrité des données ainsi que leur correspondance au niveau du Trésor, du Système de gestion de l'information sur les ressources, du Système de gestion des fonds de fiducie et du système financier Oracle (OASIS); et
  • L'évaluation des pratiques administratives et comptables actuelles liées aux comptes en fiducie de bandes et de particuliers sur le plan de l'efficience, de l'efficacité, de l'économie et de la conformité aux directives, procédures et politiques du Ministère.

La portée de la vérification a été limitée à la gestion financière des fonds des Indiens en fiducie. Plus précisément, elle a comporté un sondage détaillé des pratiques comptables et d'administration entourant la réception, la gestion et les décaissements des fonds en fiducie des bandes et des particuliers au cours des exercices finissant les 31 mars 2008 et 2009, eu égard aux dispositions précises (gestion monétaire) de la Loi sur les indiens et des autres politiques et lignes directrices pertinentes. En conséquence, la négociation et l'administration courantes des instruments (par exemple les permis, les baux et les redevances) en vigueur à l'intérieur des réserves, effectuées au nom des Premières nations, et la gestion courante des dossiers des Indiens d'âge mineur, adoptés et mentalement incapables (adultes à charge) vivant dans les réserves, ainsi que des successions considérées comme personnes morales, ont été exclues de la portée de la vérification.

La vérification n'a pas porté sur les règlements de revendications foncières gérés en fiducie par des tierces parties, et qui sont soumis à des processus de gestion différents.

Conclusions

Dans le contexte du cadre général de contrôle de l'administration des fonds des Indiens détenus en fiducie, la Vérification interne est d'avis qu'il y a des faiblesses conceptuelles dans les principaux moyens de contrôle, plus précisément dans le contrôle des comptes d'attente et le traitement des soldes des comptes d'attente à long terme.

La Vérification interne estime en outre que des moyens de contrôle sont en place pour garantir l'exactitude et le traitement en temps voulu des mouvements (réception, décaissements) de fonds en fiducie conformément à toutes les lois ainsi qu'à toutes les lignes directrices du Ministère. Cela comprend les processus et les procédures visant à préserver l'intégrité des données transférées dans le système financier du Ministère. Cependant, on a jugé que des améliorations pourraient être apportées dans les domaines suivants :

  • Rapidité du dépôt des rentrées de fonds;
  • Diligence requise et disponibilité de la documentation et des analyses appuyant les sorties de fonds des Indiens en fiducie;
  • Contrôle des rentrées de fonds pour garantir l'intégralité des fonds des Indiens;
  • Clarté des responsabilités au niveau des Finances pour garantir une séparation adéquate des responsabilités entourant les rentrées de fonds (encaissement et dépôt).

Recommandations

Le présent rapport de vérification contient un certain nombre de recommandations visant à donner suite aux constatations de la vérification. Les recommandations sont les suivantes :

  • Le SMA-RAI devrait élaborer et publier un cadre de contrôle et de compensation des comptes d'attente dans les régions. Cela suppose de clarifier les rôles et les responsabilités entourant le contrôle et la création des comptes d'attente dans le Manuel sur les fonds des Indiens et le Guide de la gestion des terres. Il existe une possibilité de coordonner la supervision de cette activité de contrôle avec le DPF, en incorporant le statut des comptes d'attente dans le processus de certification régional mensuel.
  • Le SMA-RAI en collaboration avec le SMA principal - Opérations régionales (OR), devrait élaborer une politique, des lignes directrices et des processus connexes pour répondre à la question des comptes d'attente à long terme.
  • Le DPF devrait communiquer officiellement avec tous les bureaux régionaux pour rappeler les exigences d'AINC en matière de dépôt d'espèces contenues dans le Guide de gestion financière (GGF). Ce dernier prévoit que les bureaux régionaux déposeront quotidiennement toutes les rentrées de fonds de plus de 500 $. Les agents de programme des bureaux régionaux pourraient à l'occasion éduquer les remettants  quant à la documentation à fournir justifiant les entrées de trésorerie.
  • Le SMA-RAI de pair avec le DPF, devrait renforcer la diligence requise pour faire en sorte que les fonds des Indiens soient approuvés conformément à la RCB correspondante et à la Loi sur les Indiens.
  • Le SMA-RAI devrait créer des outils et fournir des orientations détaillées aux régions sur le degré de justification nécessaire aux demandes d'accès aux fonds des Indiens (bande et particuliers) et sur le degré d'analyse requis des agents de programme avant la recommandation, l'approbation et le déblocage des fonds détenus dans les comptes en fiducie.
  • Le SMA-RAI, de pair avec le SMA-Terres et développement économique (TDE), devrait élaborer un mécanisme, dans le cadre des structures existantes, permettant aux agents de programme de définir les attentes en matière de futures rentrées de fonds après qu'un instrument ait été exécuté. Une fois établi, ce mécanisme permettrait d'avertir les agents de programme lorsqu'une rentrée de fonds des Indiens est attendue, information qui à son tour déclencherait un suivi si la rentrée de fonds ne se produit pas dans les délais prévus. Selon la nature de ce mécanisme de suivi, il faudrait évaluer les ressources nécessaires pour l'appuyer.
  • Le DPF devrait mettre à jour le GGF pour tenir compte des attentes en matière de séparation des responsabilités entourant les rentrées de fonds dans les services financiers du bureau régional. Plus précisément, dans les cas où des restrictions de ressources ne permettent qu'à une personne de gérer les rentrées de fonds, le rapprochement mensuel devrait être effectué par un autre agent des services financiers et devrait être rapproché du registre de caisse préparé par la salle du courrier.
 

 

1.0 Déclaration d'assurance

Nous avons terminé notre vérification de la gestion des fonds des Indiens détenus en fiducie par Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC ou le ministère). L'objectif de cette vérification était de fournir l'assurance que les contrôles ministériels sur la gestion des comptes en fiducie sont pertinents et efficaces.

Cette vérification a été effectuée conformément aux exigences de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor du Canada et a observé les normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes.

L'équipe de vérification a évalué les contrôles existants pour la gestion et l'administration des comptes en fiducie en regard de critères de vérification sélectionnés conformément aux dispositions spécifiques (gestion des fonds) de la Loi sur les Indiens, de la Loi sur la gestion des finances publiques, de la réglementation connexe et des politiques et lignes directrices ministérielles applicables.

Selon mon jugement professionnel, à titre de chef de la vérification et de l'évaluation, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été appliquées et des preuves suffisantes et appropriées ont été obtenues pour soutenir l'exactitude des conclusions contenues dans le présent rapport. Les conclusions ont été basées sur une comparaison des situations, telles qu'elles existaient au moment de la vérification, en regard des critères de vérification établis. Il est à noter que les conclusions ne s'appliquent qu'aux aspects examinés et que pour les régions et secteurs visités.

 

 

2.0 Introduction

Les fonds des Indiens représentent généralement tous les fonds perçus, reçus ou détenus par Sa Majesté à l'usage et au profit des Premières nations (PN) et/ou des membres des bandes. Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) est responsable de la gestion des fonds des Indiens conformément aux dispositions spécifiques (gestion des fonds) de la Loi sur les Indiens.  Les fonds des Indiens, détenus par le Trésor, sont gérés conformément à des articles spécifiques de la Loi sur les Indiens, de la Loi sur la gestion des finances publiques et des règlements associés, qui offrent le cadre législatif de la responsabilité de la perception, du maintien, de la dépense et de la comptabilité des fonds des Indiens.

Les comptes en fiducie des bandes ont trait à deux types de fonds des Indiens détenus par le Trésor, soit :

Les fonds des Indiens au nom de personnes sont également détenus par le Trésor en vertu des articles 42 à 52 de la Loi sur les Indiens. Les fonds individuels comprennent l'administration de la propriété des mineurs, des adoptés, des Indiens frappés d'incapacité mentale (adultes pris en charge) et des successions des défunts ou des héritiers manquants dans les réserves.

Au 31 mars 2009, les comptes en fiducie des fonds des Indiens représentaient 1,2 milliards de dollars au Trésor, répartis comme suit :

Tableau 1 - Répartition des fonds des Indiens détenus au Trésor
Type de compte en fiducie Intérêts gagnés (31 mars 2009) Solde de clôture – 31 mars 2009 Solde de clôture – 31 mars 2008
Capital des bandes S/O 840M $ 763M $
Revenu des bandes S/O 232M $ 218M $
Total des comptes des bandes 41M $ 1 072M $ 981M $
Individuels 2M $ 55M $ 51M $
D'attente 1M $ 33M $ 34M $
Total 44M $ 1 160M $ 1 066M $

La surveillance de la dépense des fonds des Indiens est exercée principalement par la Direction générale des affaires individuelles (DGAI) du Secteur de la résolution et des affaires individuelles (RAI) et la Direction générale de la gestion comptable et du matériel (DGGCM) du Secteur du dirigeant principal des finances (DPF).

La plupart des responsabilités administratives et opérationnelles pour l'administration des fonds des bandes et individuels en vertu de la Loi sur les Indiens ont été déléguées aux bureaux régionaux. Plus particulièrement, les responsabilités critiques déléguées aux régions comprennent l'approbation des demandes de dépenses de revenu en vertu des articles 66 et 69 de la Loi sur les Indiens et l'approbation des demandes de dépenses de capital (à l'exception de celles visées par les alinéas 64(1)(d)(k) de la Loi sur les Indiens). Le pouvoir d'approuver les demandes de dépenses de capital qui satisfont à ces alinéas de la loi revient au ministre des Affaires indiennes.

Tous les membres d'une PN on un intérêt communautaire dans les fonds de la bande qui servent à leur usage et avantage communs. Dans le cadre du Plan de vérification fondé sur le risque (PVFR) triennal, approuvé par le Comité de vérification et l'évaluation le 25 avril 2008, les comptes en fiducie ont été déterminés comme étant à risque élevé en raison de l'importance du solde au Trésor, de la responsabilité fiduciaire importante d'AINC et de son caractère très sensible au niveau des PN .

 

 

3.0 Objectifs

L'objectif de cette vérification était de fournir une assurance sur la pertinence et l'efficacité des contrôles ministériels concernant la gestion des comptes en fiducie. Plus particulièrement, la vérification :

 

 

4.0 Portée

La portée de la vérification a été limitée à la gestion financière des fonds des Indiens en fiducie. Plus particulièrement, cela comprenait la vérification détaillée des pratiques comptables et administratives associées à la réception, à la gestion et au décaissement des  comptes en fiducie des bandes et individuels pour les exercices financiers se terminant le 31 mars 2008 et le 31 mars 2009, conformément aux dispositions spécifiques (gestion des fonds) de la Loi sur les Indiens et d'autres politiques et lignes directrices pertinentes. Ainsi, la portée de cette vérification ne comprenait pas la négociation et l'administration courantes  des contrats visant les ressources des réserves exécutées au nom des bandes des PN ni l'administration courante des personnes mineures, adoptées, frappées d'incapacité mentale (adultes pris en charge) et des successions des personnes défuntes et des héritiers manquants. La portée de la vérification ne comprenait pas l'évaluation des processus et des contrôles, au-delà de l'administration des intérêts, pour les fonds des Indiens détenus par le Trésor.

Cette vérification ne comprenait pas les règlements des revendications foncières gérés en fiducie par des tierces parties, et qui sont soumis à des processus de gestion différents.

 

 

5.0 Approche et méthodologie

La vérification a été effectuée conformément aux exigences des normes pour la pratique de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes et de la Politique sur la vérification interne du CT. Cela signifie que des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été appliquées et que des preuves suffisantes et appropriées ont été obtenues pour soutenir les conclusions contenues dans le présent rapport. Les conclusions sont basées sur une comparaison des situations, telles qu'elles existaient au moment de la vérification, et en regard des critères de vérification. Il est à noter que les conclusions ne s'appliquent qu'aux aspects examinés et aux régions et secteurs visités.

En accord avec les objectifs et la portée de cette vérification, l'approche ne visait pas à offrir une assurance concernant l'état complet des soldes des comptes en fiducie déclarés par le ministère, mais plutôt de fournir une assurance sur la pertinence et l'efficacité des contrôles ministériels pour la gestion des fonds des Indiens détenus en fiducie.

D'après les recommandations de l'étude préliminaire publiée en novembre 2008 de mener une vérification complète des comptes en fiducie, la phase de planification de la vérification a été complétée entre novembre 2009 et janvier 2010. Cette phase de planification s'est limitée à mettre à jour les connaissances de l'équipe de vérification sur les politiques, processus et lignes directrices applicables grâce à des examens de la documentation et à des entrevues avec des représentants de l'administration centrale (RAI et DPF), d'un échantillon de régions (Alberta et Saskatchewan) et de Pétrole et gaz des Indiens du Canada (PGIC).

Les critères de vérification ont été établis selon l'information obtenue lors de l'étude préliminaire de 2008 et ont été mis au point durant la phase de planification de la vérification. Les critères de vérification ont servi de base pour établir l'approche de vérification et le programme de vérification détaillé utilisé dans la phase d'examen de la vérification. Une liste complète des critères de vérification figure à l'annexe A.

La phase d'examen de cette vérification a été menée entre janvier et mars 2010. À l'aide du programme de vérification établi dans la phase de planification, l'équipe de vérification a évalué l'administration et la gestion des comptes en fiducie dans cinq bureaux régionaux : Colombie-Britannique, Alberta, PGIC, Saskatchewan et Ontario.  Ces régions ont été sélectionnées parce qu'elles représentaient la plus grande valeur monétaire des soldes des comptes en fiducie au Trésor ou que leur solde de compte d'attente représentait un important pourcentage de la valeur totale de l'ensemble du solde des comptes d'attente du ministère. De plus, les fonctions spécifiques aux comptes en fiducie exercées par les secteurs de RAI et du DPF, par exemple l'application semestrielle des intérêts et l'approbation des demandes de capital en vertu de l'alinéa 64(1)(k) de la Loi sur les Indiens, ont été vérifiées selon le programme de vérification.

Le tableau suivant résume les soldes de clôture des comptes en fiducie ou des comptes d'attente gérés par chaque région au 31 mars 2009.

Tableau 2 – Répartition des comptes en fiducie et des comptes d’attente par région
Région Solde global des comptes
en fiducie ($)
% du solde des
comptes en fiducie
Solde des comptes
d'attente ($)
% du solde des
comptes d'attente
Territoires du Nord-Ouest (TNO) 621 895 0% 707 0%
Atlantique 2 691 643 0% 69 502 0%
Québec 32 741 756 3% 2 170 0%
Ontario 66 358 668 6% 2 208 954 7%
Manitoba 2 647 460 0% 178 996 1%
Saskatchewan 87 508 338 8% 568 364 2%
Alberta 818 573 894 71% 1 537 742 5%
Yukon 509 480 0% - 0%
CB 131 945 070 11% 11 996 864 37%
PGIC* 16 173 690 1% 16 173 690 48%
Total 1 159 771 894 $ 100% 32 736 989 $ 100%

* Bien que PGIC ne tienne pas les soldes des comptes en fiducie, il représente l'organisation de transit pour tous les encaissements associés au revenu du pétrole et du gaz, y compris les redevances, les loyers et les primes.

Voici les principales techniques de vérification appliquées durant la phase d'examen :

 

 

6.0 Conclusions

Dans le cadre global de contrôle de gestion de l'administration des fonds des Indiens en fiducie, la Vérification interne est d'avis qu'il y a des faiblesses dans la conception des contrôles clés au niveau des aspects suivants :

La Vérification interne est en outre d'avis qu'il y a des contrôles adéquats en place pour assurer le traitement exact et opportun des encaissements et des décaissements des comptes en fiducie conformément à toutes les lois et lignes directrices ministérielles. Cela comprend les processus visant à maintenir l'intégrité des données transférées dans le système financier ministériel. Toutefois, les aspects à améliorer pour l'efficacité des contrôles sont les suivants :

 

 

7.0 Constatations et recommandations

7.1 Comptes d'attente

L'État a la responsabilité de négocier au nom des Premières nations les instruments concernant les terres et les ressources des réserves, tel qu'indiqué dans la Loi sur les Indiens, et aussi notamment, mais non exclusivement, la Loi sur le pétrole et le gaz des terres indiennes. On entend par instrument tout document où est enregistré un droit aux terres de réserve, aux terres désignées ou aux ressources sur ou sous ces terres, y compris les baux, les permis d'exploitation des ressources, les permis d'élimination des déchets, les autres permis et les attributions. Ces instruments donnent le droit d'utiliser les terres des réserves dans un but précis et, en échange, la PN reçoit une compensation aux termes des modalités et conditions de l'accord. Aux termes de la Loi sur les Indiens, l'État est responsable de l'administration des instruments relatifs aux terres et aux ressources. L'administration comprend le calcul, la perception, le traitement et la comptabilisation de la compensation due à une Première nation en application d'un instrument. Pour faciliter l'administration des terres et des ressources, AINC utilise NetLands, un système de gestion de l'information, et le Système de gestion des fonds de fiducie (SGFF), qui enregistre les rentrées de fonds (considérées comme des fonds des Indiens) relativement aux instruments, calcule l'intérêt sur les fonds détenus en fiducie, et enregistre les sorties de fonds en fiducie.

Selon des circonstances précises, des rentrées de fonds ne peuvent pas être portées directement au crédit d'un compte en fiducie d'une PN . Par exemple, l'absence d'un instrument valide ou en vigueur, un litige en cours ou des renseignements insuffisants pour associer les fonds perçus à un instrument, une bande ou un particulier précis. Selon le Manuel sur les fonds des Indiens (chapitre 5, 5.4) et le Guide de gestion des fonds des bandes indiennes (chapitres 2, 7.3) d'AINC, une rentrée de fonds qui ne peut pas être directement associée à un compte de bande ou de particulier doit être portée au crédit d'un compte d'attente par l'intermédiaire du SGFF.

Lorsque des rentrées de fonds sont portées au crédit d'un compte d'attente par l'intermédiaire du SGFF, le Manuel sur les fonds des Indiens (article 5.4) précise qu'il incombe au titulaire de la délégation de pouvoir au bureau régional de superviser les soldes des comptes d'attente pour garantir que ces soldes soient compensés et portés rapidement au crédit du compte de bande ou du particulier concerné.

À la date du 31 mars 2009, le solde cumulatif des comptes d'attente s'élevait à environ 33 M$. Une ventilation chronologique détaillée des soldes des comptes d'attente par région à cette date figure ci-dessous (Tableau 3).

Tableau 3 – Chronologie des comptes d’attente par région
Région <1 an 1-2 ans 3-5 ans 6-10 ans >10 ans Total par région
TNO - - - - 707 707
Atlantique 69 504 - - - - 69 504
Québec 1 957 - 213 - - 2 170
Ontario 247 840 120 375 661 301 746 630 432 808 2 208 954
Manitoba 62 974 5 831 39 273 28 321 42 597 178 996
Saskatchewan 253 586 20 040 48 160 114 016 132 562 568 364
Alberta 54 857 58 675 458 132 83 711 882 368 1 537 742
C-B 2 513 884 1 680 519 1 831 184 2 482 625 3 488 652 11 996 864
PGIC 3 920 513 1 232 789 4 536 708 446 438 6 037 242 16 173 690
Total général 7 125 114 3 118 229 7 574 970 3 901 741 11 016 935 32 736 989

7.1.1 Surveillance des comptes d'attente

À l'heure actuelle, les comptes d'attente ne sont pas suffisamment contrôlés, si bien que les fonds ne sont pas transférés assez rapidement des comptes d'attente aux comptes en fiducie pertinents.

Critère de vérification (3.2): Les fonds qui sont détenus en attente sont surveillés, étudiés et débloqués de façon appropriée.

Quoique le Manuel sur les fonds des Indiens prévoie l'exercice d'un contrôle, aucun cadre de contrôle officiel n'a été établi par l'administration centrale concernant le suivi et la compensation des soldes des comptes d'attente dans les régions. En l'absence d'orientations claires de la part de l'administration centrale, seulement une des régions visitées a établi un programme officiel de contrôle des comptes d'attente. Ailleurs, sans programme officiel, les agents/gestionnaires de programmes laissés à eux-mêmes ne faisaient pas de contrôle et de suivi proactifs des comptes d'attente en temps voulu et systématique. Les tests de vérification effectués sur les comptes d'attente ont permis d'établir que :

  • Dans certains cas, des représentants régionaux ne pouvaient pas confirmer l'état actuel des comptes d'attente ni les mesures à prendre pour débloquer un compte d'attente (30 %).
  • Dans certains cas, des mesures adéquates avaient été prises pour débloquer les fonds au profit de la Première nation concernée, mais sans que le solde ne soit effectivement libéré (16 %).
  • Dans certains cas, des soldes de compte d'attente concernaient une PN qui n'existe plus (4 %).

Tel qu'indiqué ci-dessus, une des régions visitées avait mis en place un processus officiel de contrôle des comptes d'attente des bandes, dans le cadre duquel la responsabilité d'établir un rapport pour chaque bande avait été officiellement attribuée. Ce rapport est créé tous les six mois et fourni aux agents des terres et aux gestionnaires des terres. Les agents des terres doivent faire des mises à jour régulières pour chaque compte d'attente, dont le suivi est ensuite centralisé.

Le caractère limité du contrôle proactif des comptes d'attente a pour effet de retarder le déblocage des fonds à l'usage et au profit des Premières nations concernées. Les retards dans le déblocage des fonds pourraient en outre amener la Couronne à supporter des frais d'intérêt inutiles.

Recommandation 1:

Le SMA-RAI, devrait élaborer et publier un cadre de contrôle et de compensation des comptes d'attente dans les régions. Cela suppose de clarifier les rôles et les responsabilités entourant le contrôle et la création des comptes d'attente dans le Manuel sur les fonds des Indiens et le Guide de la gestion des terres. Il existe une possibilité de coordonner la supervision de cette activité de contrôle avec le DPF, en incorporant le statut des comptes d'attente dans le processus de certification régional mensuel.

7.1.2 Traitement des comptes d'attente à long terme

Il n'existe aucune politique ni aucun processus pour répondre à la question des anciens comptes d'attente pour lesquels aucun instrument exécutable ne sera mis en place.

Critère de vérification (3.4):  Des processus en place dans chaque bureau régional ont été conçus et sont opérationnels pour optimiser l'efficience, l'efficacité, l'économie et l'opportunité du traitement des transactions des comptes en fiducie.

Certains bureaux régionaux ont des soldes importants d'anciens comptes d'attente. Comme l'indique le tableau 3 ci-dessus, deux régions ont un solde combiné de comptes d'attente de 9,5 M$, concernant des comptes vieux de plus de dix ans. Ce solde représente 86 % des comptes d'attente vieux de plus de dix ans (> 10 ans) et 29 % de la totalité des soldes de compte d'attente à la date du 31 mars 2009. Les soldes d'anciens comptes d'attente représentent normalement les comptes qui ont été établis lorsqu'un instrument valide n'était pas en place ou qu'il existait un différend au moment de la rentrée de fonds. Dans bien des cas, le temps a passé, les parties prenantes à la transaction d'origine ont changé, les organisations concernées n'existent plus et/ou il existe peu de documentation pertinente; par conséquent, il est très difficile ou impossible d'obtenir un instrument valide pour la période concernée.

Les rentrées de fonds ne peuvent être transférées à un compte en fiducie de PN que lorsqu'un instrument exécuté est en place. Les anciens comptes d'attente auxquels un instrument valide n'a jamais pu être associé continuent d'accumuler des intérêts avec peu de chance de règlement. Cependant, dans certains cas, même si aucun instrument n'a été exécuté par les parties, on peut établir que des ressources ont été utilisées.

Aucune orientation ou décision de principe n'a été émise par la DGAI, la DGCMGM et la Direction générale des terres (DGT) sur la façon de résoudre la question de ces anciens comptes d'attente pour lesquels il est très difficile ou impossible d'invoquer un instrument valide. Le fait de tenir en attente de vieilles rentrées de fonds a pour effet de réduire la capacité d'une communauté de Première nation d'accéder à des fonds détenus en fiducie pour son usage et profit.

Recommandation 2

Le SM -RAI en collaboration avec le SMA principal-Opérations régionales (OR), devrait élaborer une politique, des lignes directrices et des processus connexes pour répondre à la question des comptes d'attente à long terme.

7.1.3 Gestion de la trésorerie régionale

Les encaissements associés aux comptes d'attente n'ont pas été consignés et déposés régulièrement au Trésor en temps opportun.

Critère de vérification (1.1):  Les fonds reçus par AINC au nom d'une bande ou d'une personne ont été consignés exactement dans le compte en fiducie approprié, ou un compte d'attente s'il y a lieu.

Indépendamment de la question de savoir si une rentrée de fonds a été portée au crédit d'une bande, d'un particulier ou d'un compte d'attente, une fois que la rentrée de fonds a été reçue, les fonds devraient être immédiatement déposés au Trésor. Cette exigence est précisée dans le Guide de gestion financière (GGF) (chapitre 6.3) d'AINC, qui précise que « les fonds doivent être déposés quotidiennement à l'établissement de dépôt désigné si le montant dépasse 500 $ ».

Dans certains cas, des fonds qui arrivent à un bureau régional ne sont pas assortis de renseignements suffisants pour qu'on puisse associer la rentrée à un instrument et donc à une bande. Les tests des entrées de fonds effectués dans les régions ont mis en relief deux approches différentes utilisées lorsque les rentrées de fonds ne peuvent pas être immédiatement portées au crédit d'un compte en fiducie de PN . La première approche consiste à enregistrer les fonds dans le SGFF en tant que compte d'attente et sont immédiatement déposés au Trésor. Cette approche est conforme à l'exigence du Manuel sur les fonds des Indiens d'AINC et du GGF sur les dépôts quotidiens d'espèces. La seconde approche consiste à ne pas enregistrer immédiatement les entrées de fonds dans le SGFF (c.-à-d. qu'aucun compte d'attente n'est créé) et les fonds sont conservés dans un coffre-fort en attendant que leur allocation puisse être confirmée. Lorsque la confirmation est reçue, le dépôt est fait et la rentrée de fonds est portée directement au crédit du compte en fiducie de la bande dans le SGFF.

Il ressort des tests de vérification effectués sur les rentrées de fonds que dans 25 % des échantillons examinés (39 sur 123), les rentrées de fonds n'étaient pas directement déposées au Trésor. Dans ces cas là, les fonds étaient déposés dans un délai de deux semaines maximum après la date de la rentrée de fonds initiale.

Le fait de mettre de côté les rentrées de fonds permet de réduire le risque de créer un compte d'attente et de l'oublier. Cependant, quand les chèques sont conservés matériellement pendant de longues périodes, le risque de les égarer augmente. En outre, cette approche contrevient aux dispositions du GGF (chapitre 6.3) d'AINC, qui prévoit le traitement et le dépôt rapides des chèques reçus par le bureau régional.

Recommandation 3

Le DPF devrait communiquer officiellement avec tous les bureaux régionaux pour rappeler les exigences d'AINC en matière de dépôt d'espèces énoncées dans le Guide de gestion financière (GGF). Ce dernier prévoit que les bureaux régionaux déposeront quotidiennement toutes les rentrées de fonds de plus de 500 $. Les agents de programme des bureaux régionaux pourraient à l'occasion éduquer les remettants  quant à la documentation à fournir pour justifier les rentrées de trésorerie.

7.2 Demandes d'accès aux fonds des Indiens

Comptes des bandes

Selon des dispositions précises de la Loi sur les Indiens, une PN peut demander au ministre des Affaires indiennes (ou à son représentant désigné) d'autoriser la dépense de son capital ou de ses recettes. Lorsqu'une PN demande d'accéder à des fonds des Indiens qui lui appartient, la demande doit être accompagnée d'une RCB précisant l'article de la Loi sur les Indiens selon lequel la demande est faite, en fournissant toute la documentation nécessaire. Le Guide de gestion des bandes indiennes précise la nature de la documentation à fournir, dépendamment de la nature de la dépense visée et de l'article de la Loi sur les Indiens selon lequel la demande est déposée. Le Guide de gestion des fonds des bandes indiennes précise également la responsabilité qu'a le Ministère d'analyser et d'évaluer la demande de dépenser, pour s'assurer qu'elle bénéficiera à la Première nation et à ses membres, avant d'approuver la demande.

Une fois que la RCB et que la documentation à l'appui ont été reçues par le bureau régional, les agents de programme doivent confirmer que la demande est admissible aux termes des dispositions applicables de la Loi sur les Indiens. Le Ministère a l'obligation de faire preuve de la diligence requise pour s'acquitter de ses responsabilités avant d'approuver et de débloquer les fonds des Indiens pour déterminer si la demande de dépense est admissible eu égard à la disposition applicable de la Loi sur les Indiens, y compris, s'il y a lieu, une évaluation de la mesure dans laquelle les dépenses visées servent au mieux les intérêts de la bande. Cela peut comprendre une analyse détaillée de la documentation à l'appui accompagnant la RCB, l'examen des autres facteurs pertinents connus du Ministère, et l'examen des états financiers consolidés les plus récents de la bande, y compris les états de perception et d'utilisation de fonds des Indiens, pour garantir que le tout est conforme avec les dossiers du Ministère et pour mettre en lumière les écarts éventuels ou les suivis à faire avant de recommander l'approbation de la dépense.

Aux termes de l'article 69 de Loi sur les Indiens, de nombreuses PN se sont vues confier la responsabilité de gérer les comptes de recettes en fiducie de la bande et par conséquent, seule une documentation limitée est nécessaire pour appuyer les demandes d'accès aux fonds de recettes déposées aux termes de cette autorité. Les bandes qui ne disposent pas de ce pouvoir aux termes de l'article 69 doivent respecter l'article 66 de la Loi sur les Indiens qui régit leurs comptes de recette en fiducie. L'article 66 prévoit un rôle plus important pour le Ministre dans le déblocage des fonds de fiducie, analogue à celui qui est prévu par l'article 64.

Une fois que le Ministère a exercé la diligence requise et que le déblocage des fonds des Indiens a été approuvé, aucune autre activité de suivi n'est nécessaire, le Canada s'étant acquitté de ses obligations. Lorsque les fonds ont été débloqués et reçus par la bande, le conseil de la PN devient entièrement responsable, et responsable envers ses membres de l'utilisation de ces fonds.

Comptes individuels

Comme dans le cas des comptes des bandes, les documents d'orientation disponibles prévoient que les demandes d'accès aux fonds individuels de fiducie seront accompagnées d'une documentation à l'appui et qu'une analyse suffisante sera menée pour permettre d'approuver le déblocage des fonds. Par exemple, l'Administration des fonds appartenant à des mineurs Indiens (chapitre 7) précise que les mineurs atteignant l'âge de la majorité et qui demandent à avoir accès au solde de leur compte individuel en fiducie doivent fournir une preuve d'identité et que l'agent de programme doit recommander à l'autorité régionale chargée d'approuver, preuve à l'appui, de libérer ou non les fonds. En outre, l'Administration des biens des Indiens mentalement incapables (chapitre 8) précise que lorsque l'on traite une demande d'accès à un compte en fiducie individuel, un administrateur doit remettre une évaluation de la demande écrite à l'autorité régionale chargée de l'approuver.

7.2.1 Soutien etanalyse des demandes d'accès aux fonds des Indiens

La documentation et les analyses disponibles n'étaient pas toujours suffisantes pour démontrer l'exercice de la diligence requise de la part du Ministère en matière de déblocage des fonds des Indiens conservés dans les comptes en fiducie.

Critère de vérification (1.2): Les répartitions des comptes en fiducie des bandes et individuels sont valides, complètes, approuvées par un pouvoir délégué approprié après exercice de la diligence requise. Un soutien adéquat de toutes les transactions a été offert par la bande et elles ont été traitées conformément aux exigences précises de la Loi sur les Indiens et de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Comptes des bandes

Les tests ont confirmé que, de façon générale, les bureaux régionaux avaient mis en place des processus, étayés d'outils et de modèles, pour consigner l'examen et l'approbation des demandes des RCB (et la documentation à l'appui nécessaire).

Cependant, parmi l'échantillon de dépenses vérifiées, des incohérences ont été constatées dans la documentation à l'appui fournie par la PN , accompagnant les RCB et/ou dans le degré d'analyse effectué par l'agent de programme, sur lesquels était fondée l'approbation finale. Une région s'est trouvée dans l'impossibilité de fournir une justification et une analyse suffisantes pour chacune des demandes d'utilisation des comptes de capital vérifiées. Dans le cas des autres régions, sur un nombre de demandes de bandes exigeant une justification et une analyse, 6 % (5 sur un échantillon de 80) ne comportaient pas de documentation à l'appui suffisante et 4 % (3 sur un échantillon de 80) ne comportaient pas une analyse adéquate pour appuyer l'approbation de la demande. Enfin, aucune des régions visitées n'avait procédé à l'examen des états financiers consolidés les plus récents de la bande, y compris l'état de réception et d'utilisation des fonds des Indiens, dans le cadre des procédures de diligence requise.

Le Ministère ne s'acquitte pas de ses responsabilités lorsque la diligence exercée et les analyses effectuées sont insuffisantes. Plus précisément, si la documentation d'appui requise n'est pas fournie et si des analyses adéquates ne sont pas effectuées ou consignées, en se référant à la documentation à l'appui, des décisions risquent d'être prises en l'absence de toute l'information nécessaire, avec pour effet que des RCB pourraient être approuvés de façon malavisée ou qu'il soit impossible de répondre à des contestations de décisions du Ministère. En outre, si la documentation ou les analyses sont insuffisantes, il y a un risque que les fonds des Indiens en fiducie soient retirés et par la suite dépensés d'une façon qui ne bénéficie pas à la bande, qui est inefficace et/ou qui n'est pas permise par la Loi sur les Indiens.

Comptes individuels

Les résultats des tests ont confirmé que toutes les régions n'ont pas adopté une approche uniforme pour étayer l'analyse et l'approbation des débloquements de fonds conservés dans les comptes en fiducie de particuliers. La documentation disponible pour démontrer qu'une analyse suffisante a été effectuée avant l'approbation et la dépense était limitée. Sur la base des tests effectués, 10 % des transactions de comptes de particuliers en fiducie (4 sur 40) ne comportaient pas de documentation d'appui suffisante et 23 % (9 sur 40) ne contenaient pas une analyse adéquate pour appuyer l'approbation de la demande.

En l'absence d'une preuve d'analyse avant recommandation et approbation du déblocage des fonds d'un compte en fiducie de particulier, il se peut qu'AINC ne soit pas en mesure de prouver que le Ministère a fait preuve de la diligence requise pour évaluer la demande et veiller à ce que les fonds soient remis adéquatement à la personne concernée. Tout comme dans le cas des comptes en fiducie des bandes, cela pourrait causer des difficultés pour AINC si ce dernier se trouve dans l'obligation de prouver qu'il a exercé ses responsabilités en rapport avec le déblocage des fonds de fiducie aux termes de la Loi sur les Indiens.

Recommandation  4:

Le SMA-RAI, de pair avec le DPF, devrait renforcer la diligence requise pour faire en sorte que les fonds des Indiens soient approuvés conformément à la RCB correspondante et à la Loi sur les Indiens. Si on doit se fier au Relevé des entrées et sorties des fonds des Indiens compris dans les états financiers vérifiés, ceux-ci devraient être vérifiés.

Recommandation  5:

Le SMA-RAI devrait créer des outils et fournir des orientations détaillées aux régions sur le degré de justification nécessaire aux demandes d'accès aux fonds des Indiens (bande et particuliers) et sur le degré d'analyse requis des agents de programme avant la recommandation, l'approbation et le déblocage des fonds détenus dans les comptes en fiducie.

7.3 Encaissements des bandes

Selon les termes de la Loi sur les Indiens, les régions disposent de pouvoirs délégués précis en matière de gestion foncière. L'un de ces pouvoirs comprend la responsabilité de négocier (avec la participation de la Première nation concernée), de préparer et de mettre en application, sur des terres de réserve, les baux et les permis concernant des personnes qui ne sont pas membres de la bande. Le Guide de la gestion des terres d'AINC donne un aperçu des responsabilités fiduciaires du Ministère en matière d'administration des baux et des permis. Le chapitre 8 du Guide de la gestion des terres précise qu'AINC est responsable de la perception des compensations liées aux baux et aux permis, ce qui comprend le fait « de recevoir, vérifier et comptabiliser les paiements effectués, de les comparer aux montants dus et de noter les différences entre les périodes de temps prescrites par l'instrument ».

7.3.1 État complet des encaissements des bandes

Il n'y a actuellement aucun mécanisme en place pour garantir l'intégralité des recettes des comptes en fiducie des bandes.

Critères de vérification (3.1): Un cadre de contrôle de gestion a été établi et est surveillé pour s'assurer que les comptes en fiducie sont administrés conformément à la Loi sur les Indiens, à la Loi sur la gestion des finances publiques, à la Directive sur les comptes à fins déterminées du CT et aux politiques et directives ministérielles.

Lorsqu'un instrument est négocié et signé par AINC au nom d'une PN , les détails sont conservés dans le système de gestion de l'information NetLands. En raison des limitations du système, les régions sont dans l'impossibilité de produire une liste des comptes à recevoir et une liste des rentrées de fonds attendues, ou de confirmer qu'elles ont reçu toutes les rentrées de fonds prévues concernant l'instrument négocié.

À l'heure actuelle, le Ministère se fie aux agents de programmes – qui gèrent plusieurs comptes et instruments de PN – pour identifier les rentrées manquantes, et aux PN pour établir, d'après leurs états de compte mensuels, les rentrées de fonds qui n'ont pas été portées au crédit de leur compte. Aucune de ces approches n'offre à AINC une garantie sur l'intégralité des fonds des Indiens reçus, ce qui a un effet sur ses responsabilités fiduciaires aux termes de la Loi sur les Indiens.

En l'absence d'un mécanisme de suivi des comptes à recevoir ou des des comptes à recevoir en attente, AINC ne peut détecter facilement les paiements en retard ni les paiements qui auraient pu être associés à un mauvais instrument et/ou à un mauvais compte en fiducie de bande. Cela a un effet sur la capacité du Ministère à évaluer l'intégralité des fonds des Indiens perçus et les mesures de suivi à prendre.

Recommandation 6:

Le SMA-RAI, de pair avec le SMA-Terres et développement économique (TDE), devrait élaborer un mécanisme, dans le cadre des structures existantes, permettant aux agents de programme de définir les prévisions en matière de futures rentrées de fonds après qu'un instrument ait été exécuté. Une fois établi, ce mécanisme permettrait d'avertir les agents de programme lorsqu'une rentrée de fonds des Indiens est attendue, information qui à son tour déclencherait un suivi si la rentrée de fonds ne se produit pas dans les délais prévus. Dépendamment de la nature de ce mécanisme de suivi, il faudrait évaluer les ressources nécessaires pour l'appuyer.

7.3.2   Répartition des tâches

On a constaté que les responsabilités concernant les rentrées de fonds au niveau des Finances des bureaux régionaux n'étaient pas clairement séparées.

Critère de vérification (1.1): Tous les fonds reçus par AINC au nom d'une bande ou d'une personne ont été consignés avec exactitude dans le compte en fiducie approprié ou d'attente s'il y a lieu.

Au cours des visites effectuées dans les services financiers des régions, on a constaté qu'en général, les responsabilités concernant l'enregistrement des rentrées de fonds dans le SGFF et la préparation des bordereaux de dépôt bancaire des fonds reçus ainsi que les dépôts proprement dit au Trésor, ne sont pas clairement séparées.

Le chapitre 6.3 du GGF précise les procédures à suivre lorsque l'on reçoit des fonds publics par courrier, et plus précisément stipule que le « commis de la salle du courrier doit veiller à ce que le courrier susceptible de contenir des fonds soit ouvert en la présence de deux employés désignés » [traduction]. Le GGF ne traite pas de la question de la séparation des responsabilités dans les services financiers au palier régional. Habituellement, les pratiques de gestion des espèces exigent que deux personnes différentes participent à la préparation du dépôt bancaire et à l'enregistrement de la rentrée des fonds dans le système; une personne est responsable de la préparation du bordereau de dépôt et du dépôt à la banque alors que l'autre enregistre la rentrée dans le système.

En l'absence d'une claire séparation des responsabilités et en l'absence d'une liste précise des comptes à recevoir, il se pourrait que des fonds reçus par AINC ne soient pas enregistrés dans le SGFF et que les dépôts bancaires connexes passent inaperçus.

Concernant les fonds des Indiens, les risques inhérents au caractère limité de la séparation des responsabilités ont moins d'effets parce qu'aucun compte à recevoir n'a été établi pour la rentrée de fonds (tel qu'indiqué à l'article 7.4.1). Cependant, il y a toujours le risque inhérent au fait qu'un seul représentant des services financiers reçoit la rentrée de fonds de la salle du courrier (y compris le registre de caisse rapprochant tous les reçus de la journée), prépare le dépôt bancaire et dépose l'argent au Trésor.

Recommandation  7:

Le DPF devrait mettre à jour le GGF pour tenir compte des exigences en matière de séparation des responsabilités entourant les rentrées de fonds dans les services financiers du bureau régional. Plus précisément, dans les cas où des restrictions de ressources ne permettent qu'à une personne de gérer les rentrées de fonds, le rapprochement mensuel devrait être effectué par un autre agent des services financiers et devrait être rapproché du registre de caisse préparé par la salle du courrier.

 

 

8.0 Plan d'action de la direction

Recommandations Mesures de la direction Gestionnaire
esponsable (titre)
Date de mise en
œuvre prévue
1. Le SMA-RAI, devrait élaborer et publier un cadre de contrôle et de compensation des comptes d'attente dans les régions. Cela suppose de clarifier les rôles et les responsabilités entourant le contrôle et la création des comptes d'attente dans le Manuel sur les fonds des Indiens et le Guide de la gestion des terres. Il existe une possibilité de coordonner la supervision de cette activité de contrôle avec le DPF, en incorporant le statut des comptes d'attente dans le processus de certification régional mensuel. La Direction générale des affaires individuelles (DGAI), en collaboration avec la Direction générale des terres et du développement économique (TDE) va mettre au point un cadre de suivi des comptes d'attente concernant les terres. Ce travail comportera la modernisation des outils pertinents (liste de vérification nationale, catégorisation des critères de transactions, et clarification des critères/conditions selon lesquels le ministère déposera les rentrées de fonds). DG, DGAI (RAI)

DG, Terres (TDE)
Mars 201
Des procédures de contrôle uniformes seront élaborées pour traiter des questions entourant les transactions, et dans ce contexte une directive nationale sera émise en 2010 (utilisation du système de suivi Netlands). DG, Terres (TDE)
Le processus mensuel de certification exigera une justification de l'état des comptes d'attente et définira les conséquences du fait de ne pas fournir une justification et une documentation adéquates. DG, Comptabilité ministérielle et gestion du matériel (CMGM) (DPF). Octobre 2011
2. Le SMA-RAI, en collaboration avec le SMA principal, Opérations régionales (OR), devrait élaborer une politique, des lignes directrices et des processus connexes pour répondre à la question des comptes d'attente à long terme. La DGAI (RAI) en collaboration avec les Terres (TDE) élaborera une stratégie globale pour répondre à la question des comptes d'attente à long terme concernant les terres, stratégie qui comportera la modernisation des politiques, des lignes directrices, des processus et des procédures pertinents, ainsi que le soutien d'un cadre de contrôle. DG, DGAI (RAI)

DG, Terres (TDE)
Mars 2011
3. Le DPF devrait communiquer officiellement avec tous les bureaux régionaux pour rappeler les exigences d'AINC en matière de dépôt d'espèces contenues dans le Guide de gestion financière (GGF). Ce dernier prévoit que les bureaux régionaux déposeront quotidiennement toutes les rentrées de fonds de plus de 500 $. Les agents de programme des bureaux régionaux pourraient à l'occasion éduquer les remettants  quant à la documentation à fournir justifiant les rentrées de trésorerie. La CMGM (DPF), en collaboration avec les Terres (TDE) intégrera la politique sur la réception et le dépôt des fonds publics dans le Manuel des fonds des Indiens et dans le Guide de la gestion de terres. Une procédure adéquate sera créée pour s'assurer de solder immédiatemment les comptes d'attente créés entre l'activation et l'enregistrement des instruments fonciers. DG, CMGM (DPF)

DG, Terres (TDE)
Mars 2011
4. Le SMA-RAI, de pair avec le DPF, devrait renforcer la diligence requise pour faire en sorte que les fonds des Indiens soient approuvés conformément à la RCB pertinente et à la Loi sur les Indiens. Si l'on se fonde sur l'État des perceptions et d'utilisation des fonds des Indiens remis de pair avec les états financiers vérifiés, il faudrait le vérifier. Suite aux consultations des SJN concernant les exigences en matière de déclarations relatives à la dépense des fonds des Indiens, la Direction des fonds des Indiens, des successions et des annuités découlant des traités supervisera rigoureusement l'exercice de la diligence requise avant le déblocage des fonds des Indiens. En outre, à l'avenir, une Première nation qui fait une demande devra fournir l'assurance que les sommes débloquées précédemment ont été dépensées convenablement conformément au RCB approuvé. DG, DGAI (RAI)

DG, CMGM (DPF)
Septembre 2011

5. Le SMA-RAI, devrait créer des outils et fournir des orientations détaillées aux régions sur le degré de justification nécessaire aux demandes d'accès aux fonds des Indiens (bande et particuliers) et sur le degré d'analyse requis des agents de programme avant la recommandation, l'approbation et le déblocage des fonds détenus dans les comptes en fiducie.

En collaboration avec la DPF, les politiques, procédures, manuels, modules de formation et processus d'assurance de la qualité visant à garantir l'uniformité des pratiques à l'échelle nationale, seront examinés pour établir s'ils sont adéquats. DG, DGAI (RAI) Septembre 2011
6. Le SMA-RAI, de pair avec le SMA-Terres et développement économique (TDE), devrait élaborer un mécanisme, dans le cadre des structures existantes, permettant aux agents de programme de définir les prévisions en matière de futures rentrées de fonds après qu'un instrument ait été exécuté. Une fois établi, ce mécanisme permettrait d'avertir les agents de programme lorsqu'une rentrée de fonds des Indiens est attendue, information qui à son tour déclencherait un suivi si la rentrée de fonds ne se produit pas dans les délais prévus. Dépendamment de la nature de ce mécanisme de suivi, il faudrait évaluer les ressources nécessaires pour l'appuyer. La DGAI (RAI), en collaboration avec les Terres (TDE), évaluera le logiciel Netlands et déploiera des correctifs pour améliorer la fonctionnalité de déclaration du système ainsi que les fonctions de suivi et de notification des recettes. Ces changements seront effectués en 2010 en même temps que sera émise une directive rendant obligatoire l'utilisation du système pour tous les instruments producteurs de recettes. Le système sera complètement refondu pour l'intégrer entièrement au système de gestion du registre des terres et des fonds en fiducie. Cela dépendra des fonds disponibles. DG, DGAI (RAI)

DG, Terres (TDE)
Mars 2011
7. Le DPF devrait mettre à jour le GGF pour tenir compte des besoins en matière de séparation des responsabilités entourant les rentrées de fonds dans les services financiers du bureau régional. Plus précisément, dans les cas où des restrictions de ressources ne permettent qu'à une personne de gérer les rentrées de fonds, le rapprochement mensuel devrait être effectué par un autre agent des services financiers et devrait être rapproché du registre de caisse préparé par la salle du courrier. Le CMGM (DPF) mettra à jour le Guide de gestion financière (politique sur la perception et le dépôt des fonds publics) pour mieux tenir compte des besoins en matière de séparation des responsabilités concernant les rentrées d'espèces dans les services des Finances des bureaux régionaux. DG, CMGM (DPF) Mars 2011
 

 

Annexe A - Critères de vérification des fonds en fiducie

1. Vérifier l'exactitude et la pertinence d'un échantillon de transactions dans les comptes en fiducie de bande et individuels.

1.1 Tous les fonds reçus par AINC au nom d'une bande ou d'une personne ont été consignés exactement dans le compte en fiducie approprié, ou dans un compte d'attente s'il y a lieu.

1.2 Toutes les répartitions des comptes en fiducie des bandes et individuels sont valides, complètes, approuvées par un pouvoir délégué approprié après exercice de la diligence requise. Un soutien adéquat à toutes les transactions a été offert par la bande et elles ont été traitées conformément aux exigences précises de la Loi sur les Indiens et de la Loi sur la gestion des finances publiques.

2. Évaluer la pertinence et l'efficacité des contrôles pour confirmer l'exactitude, l'intégrité et l'exhaustivité de l'interface des données entre le Trésor, le Système de gestion de l'information sur les ressources (SGIR), le Système de gestion des fonds en fiducie (SGFF) et le système financier Oracle (OASIS).

2.1 Les rapprochements sont effectués pour assurer l'exactitude et l'exhaustivité des soldes des comptes en fiducie entre le SGIR (PGIC), le SGFF, OASIS et le Trésor, y compris l'examen de supervision, l'approbation et la tenue de la documentation justificative.

3. Évaluer l'efficience, l'efficacité, l'économie et la conformité des pratiques comptables et administratives pour les comptes en fiducie de bandes et individuels au regard des directives, procédures et pratiques ministérielles.

3.1 Un cadre de contrôle de gestion a été établi et est surveillé pour s'assurer que les comptes en fiducie sont administrés conformément à la Loi sur les Indiens, à la Loi sur la gestion des finances publiques, à la Directive sur les comptes à fins déterminées du CT et aux politiques et directives ministérielles.

3.2 Tous les fonds détenus dans des comptes d'attente sont surveillés, étudiés et débloqués de façon appropriée.

3.3 Les intérêts sur les comptes en fiducie sont calculés avec exactitude et appliqués à chaque compte en fiducie de bande et individuel selon les exigences du CT soulignées dans la Politique sur les comptes à fins déterminées.

3.4 Des processus en place dans chaque bureau régional ont été conçus et sont opérationnels pour optimiser l'efficience.

 
 
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