ARCHIVÉE - Vérification de suivi du système de Paiements de transfert aux Premières nations et aux Inuits (PTPNI) - Rapports de suivi en date du 31 mars 2011

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action rapport au comité de vérification en date du 31 mars 2011

Secteur du dirigeant principal des finances

Vérification suivant la mise en œuvre du système paiements de transfert aux Premières nations et aux Inuits (PTPNI) (08/24)
Date d'approbation : le 24 septembre 2010

Recommandations
du projet
Plan d'action Date
d'achèvement
prévue
Réponse
du programme
1. Le dirigeant principal des finances (DPF), en collaboration avec les sous-ministres adjoints (SMA) responsables des opérations régionales et le personnel, devrait élaborer et mettre en œuvre un programme visant à s'assurer que suffisamment de ressources sont allouées pour la formation et le soutien à l'intention des utilisateurs bénéficiaires. Parallèlement à cette formation et à ce soutien, les représentants régionaux de tout le pays devraient inciter leurs bénéficiaires à adopter le système Paiements de transfert aux Premières nations et aux Inuits (PTPNI). 1) Le dirigeant principal de l'information (DPI) est en train de mener un examen organisationnel pour le modèle de soutien du système PTPNI. L'examen comprend le transfert de responsabilités pour le soutien et la formation des employés et des bénéficiaires du DPI à la Direction générale de la comptabilité ministérielle et de la gestion du matériel (DGCMGM). Le plan de transition énoncera les besoins en matière de ressources (soutien et formation), proposera un modèle de soutien et définira les besoins financiers connexes.

La mise en œuvre du modèle exigera l'approbation préalable de la direction (modèle, financement et personnel).

2) À la suite du transfert des fonctions administratives du système PTPNI du DPI à la DGCMGM :

  • Établir un groupe de travail national chargé de relever les lacunes ou les besoins en matière de formation (à la fois sous l'optique d'AINC et celle du bénéficiaire).
  • Élaborer une stratégie de formation sur les paiements de transfert intégrée prévoyant une mise en œuvre par étapes en fonction des priorités et des risques.
  • Élaborer et mettre sur pied du matériel didactique, des approches (enseignement hybride, outils d'apprentissage à distance), un calendrier de formation national, etc.
  • Documents et approches pour le projet pilote et l'assurance de la qualité.
  • Donner de la formation et évaluer les résultats.
  • Mettre en œuvre le renouvellement continu du plan et des matériaux de formation.
Avril 2011 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2011

On a achevé le plan de transition ainsi que les besoins en matière de soutien et les coûts connexes calculés au prorata du DPI à la DGCMGM. Le réalignement du modèle de soutien du système PTPNI a été achevé.

On a établi un groupe de travail national sur la formation et achevé l'élaboration et la mise en œuvre d'une stratégie nationale de formation. Suivant l'évaluation des priorités et des risques, la stratégie a été axée sur la formation liée à la mise en œuvre ministérielle de la Politique sur les paiements de transfert. Des séances de formation employant l'enseignement hybride ont été offertes en 2010-2011, et d'autres seront données en 2011-2012. Parallèlement, de la formation portant sur le système PTPNI a été donnée dans la RCN et dans les régions tout au long de l'exercice 2010-2011.

L'élaboration d'une stratégie sur les paiements de transfert intégrée a été retardée en raison du temps qu'il a fallu pour pourvoir le poste de gestionnaire des relations avec la clientèle. Les travaux préliminaires en vue de l'élaboration d'une stratégie de formation sur les paiements de transfert intégrée ont débuté. On vise à achever le document de stratégie avant la fin du premier trimestre de 2011.

COMMENTAIRE DU SVE : En cours de mise en œuvre.

2. Le DPF devrait s'assurer que le Centre d'expertise des paiements de transfert et la Direction des systèmes ministériels et de rendement intégrés terminent l'élaboration d'un cadre stratégique et d'une directive ministérielle qui permettront de régler les questions liées à la gestion des changements au système et à la propriété. Terminer l'élaboration d'une directive sur la présentation et la gestion des demandes de changements selon la méthodologie de la Bibliothèque d'infrastructure des technologies de l'information (BITI). Décembre 2010 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2011

On a achevé un document RACI (responsabilité, approbation, consultation, information) qui indique la propriété du système ainsi que les rôles et les responsabilités connexes. La structure de gouvernance comportant une représentation nationale a été achevée. Le groupe de travail sur l'infrastructure du système PTPNI, au sein duquel le DPI et les secteurs de programmes sont représentés, a été rétabli. Le groupe de travail sur l'infrastructure se réunit régulièrement et applique la méthodologie normalisée de la BITI dans le cadre de la gestion des changements au système en fonction des besoins essentiels du système. La structure de gouvernance du Comité consultatif sur les PTPNI est achevée. Un atelier auquel étaient présents des représentants des programmes et des régions a eu lieu en mars pour lancer l'élaboration d'une nouvelle stratégie sur les systèmes et la vision liés aux PTPNI. Le document de stratégie devrait être terminé à temps pour être publié en juin 2012.

COMMENTAIRE DU SVE : Mise en œuvre bien avancée. La recommandation sera classée lorsque le document de stratégie sur les systèmes et la vision liés aux PTPNI aura été achevé, approuvé et diffusé dans l'ensemble du Ministère.

Élaborer un cadre stratégique et un plan de communication après le transfert du modèle de soutien opérationnel du système PTPNI du DPI à la DGCMGM. Avril 2011
  • Le plan de communication sera élaboré avec l'aide d'un agent des communications du Secteur du DPF.
  • Établir une structure de gouvernance comportant une représentation nationale pour la mise en œuvre du cadre stratégique en fonction du point de vue des besoins essentiels du système axé sur les personnes, les processus et les systèmes internes.
Juin 2012
La propriété des systèmes et les rôles et responsabilités sont gérés au moyen d'une matrice RACI approuvée qui fait partie de la mesure no 1 ci-dessus. Mars 2011
3. Le DPF devrait mettre en œuvre l'obligation de terminer les protocoles d'entente dans les cas où plus d'un ministère ou plus d'un ordre de gouvernement signent les accords de financement conclus avec les Premières nations. On devrait indiquer clairement dans les protocoles d'entente comment les avis de retenue de paiement seront communiqués à AINC par les ministères ou les autres ordres de gouvernement qui procurent des fonds et dans quelles circonstances ces retenues seront appliquées. 1) La DGCMGM coordonnera avec la Direction générale de la planification et de la gestion des ressources l'examen des processus liés aux transferts interministériels pour s'assurer que les protocoles d'entente tiennent compte des exigences de la Politique du Conseil du Trésor sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits. Plus précisément, l'examen sera axé sur la façon dont les avis de retenue de paiement seront communiqués. Avril 2011 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2011

On a achevé les nouveaux modèles nationaux d'entente de financement, qui tiennent compte de la directive comprise dans la Politique sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor en ce qui concerne la participation de multiples ministères à un accord de financement (c.-à-d. que les modèles doivent refléter cette possibilité de partage entre plusieurs ministères). La recherche et l'analyse en ce qui concerne la Politique du Conseil du Trésor sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits sont terminées.

À la fin du mois de mars 2011, aucune mesure n'avait encore été prise en ce qui concerne l'inventaire des protocoles d'entente existant et l'examen des processus liés aux transferts interministériels ou la détermination de la meilleure stratégie pour garantir la conformité avec la Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits.

COMMENTAIRE DU SVE : En cours de mise en œuvre.

2) On fera l'inventaire des protocoles d'entente conclus existants, et on travaillera avec les conseillers en gestion financière de programme et les gestionnaires de programme des protocoles d'entente pour déterminer la meilleure stratégie pour garantir la conformité avec la Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits. Exemples de stratégies à inclure : modification des protocoles d'entente lorsque c'est faisable et pratique; convention écrite entre les ministères quant aux mécanismes de communication des avis de retenue de paiement; exigence selon laquelle un agent des finances des deux ministères doit fournir une confirmation avant l'émission des chèques. Avril 2011
4. Le DPF devrait diriger une équipe interfonctionnelle responsable d'évaluer les exigences de traitement des régions et d'établir une procédure visant à incorporer ces exigences au système PTPNI. L'équipe devrait être composée de membres du Centre d'expertise des paiements de transfert et de la Direction des systèmes ministériels et de rendement intégrés et tenir compte des commentaires des régions et des programmes. Mener une analyse concordance-écart qui permettra de cerner les exigences opérationnelles des secteurs ou régions.

Mener des consultations et établir l'ordre de priorité des exigences. Élaborer un plan de mise en œuvre dans le cadre d'une approche par étapes.

Décembre 2011 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2011

Les responsables du système PTPNI ont travaillé avec la Direction générale de la gestion de l'information au lancement d'un exercice visant à élaborer une stratégie et une feuille de route (document d'orientation de haut niveau) pour le système PTPNI. On a tenu en mars 2011 des ateliers avec des membres du Comité consultatif sur les PTPNI et du groupe de travail sur l'infrastructure du système PTPNI. Le rapport définitif sur la feuille de route de haut niveau doit être produit en avril 2011. Il s'agit de la première étape du processus, qui contribuera au document de stratégie (voir le no 2 ci-dessus) et qui permettra la planification en profondeur, la consultation avec la communauté d'utilisateurs et l'établissement d'un plan de mise en œuvre d'une approche par étapes et fondée sur les priorités.

COMMENTAIRE DU SVE : En cours de mise en œuvre.

5. Le DPF devrait peaufiner le Guide de la gestion financière d'AINC pour les paiements de transfert, afin qu'il offre une définition claire des contrôles des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). La définition devrait expliquer comment les contrôles seront appliqués dans le système PTPNI. Il faudrait modifier les contrôles des applications informatiques de façon à les harmoniser avec les modifications apportées au Guide de gestion financière. Examiner et mettre à jour les contrôles du système PTPNI – cadre de contrôle de gestion (CCG), LGFP (sections 32 et 34) – en fonction des lacunes ou écarts cernés et mettre à jour le Guide de gestion financière pour les paiements de transfert, afin qu'il offre une définition claire des contrôles des articles 32, 33 et 34 de la LGFP.

Établir l'ordre de priorité des changements/améliorations à apporter au système PTPNI. La mise en œuvre dépend de la disponibilité des ressources du nouveau modèle de soutien.

Décembre 2011 État : Terminé

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2011

Le Centre d'expertise a établi et présenté au Comité chargé des affaires intérieures, au cours du dernier trimestre de 2010-2011, un cadre de contrôle de gestion intégré des subventions et contributions mis à jour, qui définit les objectifs et les activités de contrôle liés aux articles 32, 33 et 34 de la LGFP. Un manuel des utilisateurs sur la gestion des subventions et contributions exhaustif a également été achevé. Une section dans le chapitre sur la gestion des rapports met en évidence l'importance des articles 32 et 34, des contrôles et des sanctions en cas de non-conformité aux exigences en matière de présentation de rapports.

COMMENTAIRE DU SVE : Mise en œuvre bien avancée. La recommandation sera classée lorsqu'on aura l'assurance que les contrôles des applications du système PTPNI sont clairement en harmonie avec le cadre de contrôle de gestion des subventions et contributions.

6. Le DPF devrait diriger une équipe interfonctionnelle responsable de déterminer si le système PTPNI répond aux besoins des régions en matière de production de rapports. L'équipe devrait être composée de membres du Centre d'expertise des paiements de transfert et de la Direction des systèmes ministériels et de rendement intégrés et tenir compte des commentaires des régions et des programmes. Mener une analyse concordance-écart qui permettra de cerner les exigences opérationnelles des secteurs ou régions en matière de production de rapports. On établira l'ordre de priorité de ces exigences en consultation avec les intervenants des secteurs et des régions, et on prendra en considération l'initiative ministérielle sur l'allègement du fardeau redditionnel. On élaborera un plan visant à mettre en œuvre la production de rapports et les améliorations dans le cadre d'une approche par étapes, ainsi que la validation et la mise à jour continue des examens. Décembre 2011 État : En cours

Mise à jour/Justification
Au 31 mars 2011

Le Secteur du DPF collabore étroitement avec le représentant du sous-ministre sur l'allègement du fardeau redditionnel. Les inventaires d'instruments de collecte de données (ICD) et de rapports spéciaux sont en cours d'analyse par les secteurs de programmes.

Les membres du Centre d'expertise des paiements de transfert ont mis au point un Manuel des rapports de clôture d'exercice simplifié qui tient compte du risque et de l'importance relative, allégeant ainsi le fardeau redditionnel pour certains bénéficiaires.

De nouveaux rapports ont été élaborés par les responsables du système PTPNI en 2010-2011 pour aider les régions et secteurs en ce qui a trait à l'analyse des risques posés par le bénéficiaire sur le plan de l'évaluation générale ainsi que du manquement et de l'intervention. Les besoins additionnels des régions en matière de rapports feront partie des activités de consultation et de mobilisation prévues au no 4 ci-dessus.

COMMENTAIRE DU SVE : En cours de mise en œuvre.

 
 
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