ARCHIVÉE - Examen des pratiques de gestion du Secteur des politiques et de l'orientation stratégique

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Date : Septembre 2009

Format PDF (958 Ko, 23 pages)

 

 

Table des matières


Objectifs de l'examen

Méthodologie

Contexte

Ressources humaines – Historique

* Les statistiques en matière de RH présentées dans ce rapport sont basées sur le tableau de bord des RHPOS du 1er avril 2007 au 31 mars 2008

Ressources humaines – Observations

  1. Certaines difficultés se sont posées lorsqu'on a cherché à retrouver les dossiers des RH pour vérifier les mesures de dotation et on a noté un manque d'uniformité entre les dossiers des RH de l'AC et ceux de Vancouver quant à la documentation et à la mesure dans laquelle on utilise les listes de vérification.

  2. Les exceptions suivantes ont été relevées parmi les 20 mesures de dotation vérifiées :

    1. dans 12 dossiers des RH (de l'AC), trois demandes de dotation n'ont pu être retrouvées;

    2. dans deux transactions (un poste à temps plein pour une période déterminée et un poste à temps plein occasionnel), la demande de dotation n'a été approuvée qu'après le début de l'emploi;

    3. dans une transaction (un poste à temps plein occasionnel), la date d'approbation de la demande de dotation n'était pas fournie, ce qui rend impossible d'évaluer si l'emploi a débuté avant ou après l'approbation de la demande de dotation;

    4. dans deux transactions (un poste à temps plein de type déterminé non annoncé et un poste à temps plein de type indéterminé non annoncé), les dossiers concernant la mesure de dotation ne comprenaient pas l'évaluation du candidat liant le CV à l'énoncé des critères de mérite, comme cela est requis dans le cas des postes non annoncés;

    5. dans une transaction (poste intérimaire), le CV du candidat ne figurait pas au dossier;

    6. dans trois transactions (un poste à temps plein de type indéterminé et deux postes intérimaires de plus de quatre mois), le dossier ne contenait aucune preuve que la mesure de dotation figurait dans le plan des RH;

    7. dans deux transactions (un poste à temps plein de type indéterminé et un de type déterminé), le dossier de la mesure de dotation ne contenait pas d'évaluation suffisante ou appropriée des renseignements appuyant la décision de nomination du candidat;

    8. dans une transaction (un poste intérimaire), la durée de la nomination intérimaire initiale de cinq mois a été prolongée à sept mois sans qu'une justification soit entrée au dossier. De plus, aucun avis n'a été envoyé aux candidats éventuels concernant la première nomination;

    9. dans trois transactions (trois postes intérimaires), il n'y avait pas de lettre d'offre au dossier;

    10. dans deux transactions – la lettre d'offre n'était pas signée;

    11. dans les dossiers de huit mesures de dotation (six de Vancouver et deux d'Ottawa), il n'y avait aucune preuve que la liste de vérification avait été utilisée;

    12. dans huit transactions, la lettre d'offre d'emploi avait été signée après le début de l'emploi.

  3. des cinq transactions d'absence autorisée examinées, une portait une date postérieure d'environ trois mois de la date de l'absence;

  4. des cinq transactions relatives aux heures supplémentaires examinées, cinq ne comportaient pas de preuve de pré-autorisation, une avait été signée et datée après que le travail avait été effectué, trois étaient signées mais non datées et une n'avait jamais été ni signée, ni datée;

  5. des cinq échantillons sélectionnés pour l'examen des mesures de classification, une mesure de classification avait été approuvée après la date d'entrée en vigueur du nouveau poste.

  6. des cinq employés sélectionnés, un n'avait pas complété son plan de formation au cours de la période de trois mois requise en vertu de la Politique.

Autres observations

  1. Les cinq gestionnaires de centre de responsabilité sélectionnés pour l'examen détenaient des pouvoirs financiers délégués valides.

  2. Selon les deux accords de rendement échantillonnés, les objectifs personnels de rendement reflètent les objectifs du Secteur.

Subventions et contributions – Historique

Subventions et contributions – Observations

Passation de marchés – Observations

  1. Pour les cinq marchés à fournisseur unique vérifiés, les dossiers ne comportaient pas de justification concernant l'attribution du marché à un fournisseur unique et les travaux contractuels avaient débuté avant la signature du contrat.

  2. Dans le cas d'une de ces transactions, le dossier ne comportait aucun formulaire de demande faisant état de l'approbation du GCR (article 32).

  3. Dans les 10 marchés concurrentiels vérifiés (plus de 25 000 $), les transactions suivantes n'étaient pas entièrement conformes aux politiques en matière de passation de marchés :

    1. Dans six transactions – les travaux contractuels avaient débuté avant la signature du contrat;

    2. Dans quatre transactions – il n'y avait pas de justification au dossier concernant les modifications apportées au contrat;

    3. Dans deux transactions – aucun formulaire de demande indiquant l'approbation du GCR (article 32) ne figurait au dossier;

    4. Dans cinq transactions – un formulaire de demande faisant état de l'approbation du GCR (article 32) figurait au dossier, mais il n'avait pas été signé.

Cartes d'achat – Observations

  1. Cinq cartes d'achat ont été vérifiées en vue de confirmer que l'on a fait preuve d'une diligence raisonnable dans la gestion des dépenses effectuées au moyen de celles-ci. Dans ces cinq cas, il n'y avait aucune preuve au dossier que les relevés de carte d'achat avaient été rapprochés au registre des achats ou au registre du titulaire de la carte.

  2. Pour les cinq cartes d'achat échantillonnées, le titulaire de la carte avait signé son propre relevé de carte de crédit.

  3. Dans le cas de deux des cinq cartes échantillonnées, la carte avait été utilisée par une personne autre que le titulaire.

Gestion générale – Observations

Recommandations

Nous recommandons les mesures suivantes en matière de RH :

Nous recommandons les mesures suivantes en matière de passation de marchés :

Nous recommandons les mesures suivantes en matière de cartes d'achat :

 
 
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