Module 6 : Promotion des biens et des services auprès du gouvernement

Bien que la plupart des marchés d'envergure soient diffusés par l'entremise de MERX et des quotidiens, bons nombre des marchés de moindre importance sont octroyés en ayant recours à la liste des fournisseurs établie par les divers ministères et organismes. Il est donc important que les fournisseurs fassent connaître leurs capacités et leur potentiel aux GCR, au personnel de négociation des marchés et aux autres acheteurs éventuels dans leur région. La promotion des biens et des services s'effectue de façon quelque peu différente selon que le fournisseur s'adresse à un acheteur gouvernemental ou un autre type d'acheteur éventuel.

Dans le module 6, vous acquerrez des connaissances sur la commercialisation auprès du gouvernement.

• À la recherche d'un marché
• À faire et à ne pas faire
• Le suivi
• D'autres techniques de promotion
• Questionnaire: Module 6

À la recherche d'un marché

Comme c'est le cas avec tout plan ou processus promotionnel, les fournisseur doivent :

1. Étudier le marché
2. Apprendre les notions de base
3. Préparer l'entreprise
4. S'inscrire aux répertoires des fournisseurs
5. Promouvoir son produit

1. Étudier le marché

Les fournisseurs qui désirent vendre des biens ou des services à un acheteur du secteur public doivent d'abord procéder à une étude de base du marché de ce secteur. Ils peuvent obtenir de l'information directement auprès des ministères et des organismes du gouvernement, dans la base de données de Contrats Canada et dans MERX.

2. Apprendre les notions de base

Un fournisseur peut décider de communiquer avec un GCR ou avec un agent de négociation des marchés sans connaître le processus d'achat du gouvernement ni la manière dont le gouvernement procède pour octroyer des marchés. Cependant, le fournisseur peut perdre du temps précieux à promouvoir son produit s'il ne connaît pas les notions de base.

Contrats Canada a élaboré des séminaires à l'intention des fournisseurs afin de les aider à faire des affaires avec le gouvernement fédéral et à promouvoir leurs produits ou leurs services auprès du gouvernement.

3. Préparer l'entreprise

La visibilité de l'entreprise est un élément important pour assurer l'efficacité des activités de promotion à l'intention des ministères et des organismes gouvernementaux. Idéalement, l'entreprise devrait fournir son dossier des ventes qui devrait inclure un liste de client même si ces clients sont des entreprises non gouvernementales, certains acheteurs pouvant passer le mot à d'autres acheteurs éventuels.

L'entreprise doit se présenter comme une entreprise, c'est-à-dire avoir au moins du papier à en-tête et des cartes professionnelles à son nom sur lesquels figurent, si possible, l'adresse de l'entreprise, les numéros de téléphone et de télécopieur et peut-être même l'adresse de son site Web.

Il y a diverses façon très efficaces de donner des preuves tangibles de son savoir-faire à un client éventuel : par exemple, des documents de promotion décrivant les biens ou les services offerts par le fournisseur ou présentant des renseignements de base sur l'entreprise, les biens ou les services qu'elle offre, ses objectifs, les lettres de recommandation qui lui ont été adressées, sa compétence, sa capacité et sa clientèle actuelle.

4. S'inscrire aux répertoires des fournisseurs

Les nouveaux fournisseurs peuvent s'inscrire aux répertoires des fournisseurs avant même de commencer la promotion de l'entreprise, de leurs biens ou leurs services aux ministères et aux organismes gouvernementaux. Les bases de données les plus importantes auxquelles les fournisseurs devraient s'inscrire sont la base de données de Contrats Canada et le Répertoire des entreprises autochtones publié dans le site Strategis d'Industrie Canada.

5. Promouvoir son produit

L'entreprise qui est déjà bien préparée peut maintenant commencer à faire connaître ses biens ou ses services au gouvernement. Un nouveau fournisseur doit tout d'abord rendre visite au personnel de négociation des marchés et de la gestion du matériel d'un ministère, puis planifier une rencontre une fois par année.

À faire et à ne pas faire

Comme dans tous les milieux d'affaires, le milieu gouvernemental possède une culture qui lui est propre. L'information qui suit peut vous servir de guide pour évoluer au sein de cette culture.

À faire :

• Agir de manière professionnelle;
• Connaître le but de sa visite;
• Fixer un rendez-vous;
• Être ponctuel;
• Se vêtir de manière convenable
• Se rappeler qu'il s'agit de promotion et non de vente;
• Faire une présentation de l'entreprise et des biens ou des services qu'elle offre;
• Préparer des questions à poser;
• Avoir en main une carte professionnelle et du matériel de promotion, si l'occasion s'y prête.

Lorsqu'un fournisseur entreprend des activités de promotion, il pourrait lui être utile d'inviter le GCR à se rendre à son usine ou son bureau à titre de visite de courtoisie. Une telle façon de faire peut amener le GCR à être plus enclin à faire affaire avec un fournisseur qu'il connaît et peut même faciliter la conclusion de marchés ultérieurs.

À ne pas faire :

• Tenir pour acquis que tout le monde est familier avec la SAEA;
• Se plaindre du volume d'affaires d'un autre fournisseur;
• S'attendre à recevoir un traitement de faveur;
• Essayer de conclure une vente;
• Craindre de poser beaucoup de questions.

Le suivi

Après la visite initiale de recherche de débouchés rendue à un éventuel client du gouvernement, le fournisseur devrait donner suite à sa rencontre.

Le suivi à court terme

Le fournisseur doit envoyer une lettre aux personnes qu'ils a rencontrées. Dans sa lettre, il convient :

• De remercier ces personnes de la rencontre;
• De confirmer le fait qu'une action suggérée par une personne a effectivement été entreprise;
• D'inclure tout document demandé

Le suivi à long terme

Il y a lieu de maintenir des rapports réguliers avec le personnel du ministère ou de l'organisme gouvernemental en cause de manière à renforcer l'impression créée lors de la première rencontre. Normalement, les entretiens peuvent se faire par téléphone pour économiser du temps et de l'énergie aux deux parties.

D'autres techniques de promotion

Les fournisseurs peuvent prendre contact avec des gestionnaires du matériel d'un ministère pour réserver, pendant une journée, une place dans un hall ou une aire centrale afin d'y installer un stand et de présenter leur produit à une vaste gamme de clients éventuels dans ce ministère ou cet organisme.

Parfois, selon le type de produit ou de service offert, le marché auquel les biens ou les produits sont destinés au sein du gouvernement fédéral n'est pas situé à proximité des locaux du fournisseur. En d'autres termes, les fournisseurs peuvent combler les demandes du gouvernement où qu'ils soient situés, même si les biens et les services sont achetés de manière centralisée à Ottawa. Bien sûr, cela complique les activités de promotion des entreprises situées en région, en plus d'en augmenter les coûts. Les fournisseurs peuvent alors envisager les solutions suivantes :

• des envois postaux ou des messages électroniques ciblés à l'intention d'un client potentiel;
• l'établissement d'alliances de commercialisation avec des fournisseurs situés dans les grands centres ou dans la région;
• le recours aux coordonnateurs de la SAEA, des Affaires indiennes et du Nord Canada qui ouvrent dans la région du fournisseur afin que ceux-ci sensibilisent les coordonnateurs des autres régions et le personnel de l'administration centrale à la capacité et au potential de ce fournisseur