ARCHIVÉE - Vérification des activités de dotation –T.N.-O. - Projet 07/015 - Le 19 décembre 2007

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auteur : Secteur de la Vérification et de l'évaluation
date : Le 19 décembre 2007

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Table des matières


Sommaire

En 2004, la Direction générale des ressources humaines d'AINC a découvert une anomalie dans les dossiers de paie de l'agent du perfectionnement professionnel des ressources humaines (PE-03), région des Territoires du Nord- Ouest (T.N.-O.). Les données sur les tâches dans PeopleSoft montrent que les données relatives aux postes ont été remplacées pour reclassifier un poste du niveau OM-04 au niveau PE-05. Cette opération de dotation a entraîné le versement d'une rémunération d'intérim de niveau PE-05 au titulaire du poste du 23 juillet 2002 jusqu'au 25 septembre 2004. La directrice générale actuelle des RH a chargé la Vérification interne d'évaluer l'opération.

La portée de la vérification a été élargie afin d'examiner les contrôles régissant ce type d'opération de dotation, y compris les activités de surveillance, ainsi que l'intégrité des données de PeopleSoft.

Le sommaire des résultats de la vérification se lit comme suit :

Non-conformité avec les autorités

Constat :

Le directeur général régional (DGR) des T.N.-O. a outrepassé ses pouvoirs en reclassifiant un poste OM-04 au niveau PE-05 et en effectuant par la suite une opération de dotation rétroactive au niveau PE-05 sans l'approbation du chef, Direction de la classification et de l'organisation ministérielles à l'Administration centrale. L'action prise par le DGR était contraire à ce qui était discuté avec le gestionnaire des RH des T.N.-O.

Recommandation :

Les gestionnaires qui ont l'autorité de signer doivent comprendre les limites de leur autorité se rapporte aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor et la délégation des pouvoirs de signatures d'AINC. Les actions des gestionnaires qui excèdent manifestement leur délégation de pouvoir, particulièrement lorsqu'ils contreviennent aux directives fournies par la gestion des RH doivent être revues et une action disciplinaire appropriée doit être prise, ce qui pourrait aller jusqu'à la révocation de leur délégation de pouvoir lors des abus.

Défaut de la part des employés de divulguer les actes répréhensibles dont ils sont témoins dans le cadre de leurs fonctions

Constat :

Le DGR des T.N.-O. a décidé unilatéralement de reclassifier un poste du niveau OM-04 au niveau PE-05 malgré l'avis contraire et l'explication du processus de reclassification approprié que lui avait donnés le chef des RH. L'opération de rémunération d'intérim a été traitée en raison de la pression exercée par la personne investie du pouvoir délégué le plus élevé de la région et de son approbation écrite. La décision finale a servi à déroger aux contrôles en place en matière d'opérations de dotation.

Selon les articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), les employés qui ont des pouvoirs délégués au regard d'opérations devraient divulguer les actes répréhensibles en se servant des mécanismes officiels de résolution de conflit d'AINC. Les opérations non conformes aux politiques et procédures et découlant d'une influence indue devraient être portées à l'attention des autorités concernées. Les employés sans pouvoir délégué auraient pu eux aussi divulguer l'acte répréhensible. Le défaut de la part des employés de signaler l'acte répréhensible dont ils ont été témoins dans le cadre de leur travail est en contravention avec le code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

Recommandation :

Les RH devraient exiger que chaque employé du Ministère suive une formation obligatoire sur l'éthique et les règles de conduite en milieu de travail ainsi que sur la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles. Les employés devraient par la suite suivre des séances de mise à jour sur ces sujets à intervalle régulier.

La surveillance des opérations de dotation par l'Administration centrale est minimale

Constat :

Au cours des entrevues effectuées à l'Administration centrale, les représentants officiels ont exprimé leur préoccupation à l'égard de la surveillance minimale exercée sur les opérations de dotation en raison du manque de ressources et de capacités. Sans surveillance active des opérations de dotation, il est difficile d'évaluer l'efficacité des pratiques et des contrôles de gestion, et de présenter des évaluations et des mesures préventives et correctives en temps opportun dans les domaines où des lacunes ou défaillances en matière de contrôle ont été détectées.

On peut adapter les rapports PeopleSoft de manière à ce qu'ils constituent d'excellents outils de surveillance active. L'intégrité des données dans ce système (qui fait également l'objet de préoccupations, comme nous le verrons plus loin) est cruciale si l'on veut pouvoir accorder foi à ces rapports à des fins de surveillance.

La Vérification interne a demandé un rapport PeopleSoft qui a montré que 94 des 903 dossiers d'emploi enregistrés depuis 2002 étaient associés à un poste surclassé où la classification de l'employé ne correspondait pas à la classification du poste au moment de l'enregistrement du dossier. La région de la capitale nationale présentait le pourcentage le plus important de postes surclassés (45 %), suivie par les T.N.-O. (13 %), le Manitoba (11 %) et la Colombie-Britannique (9 %).

Recommandation :

Les RH de l'Administration centrale devraient établir la capacité de surveiller activement et en permanence les pratiques et contrôles des RH. À tout le moins, elles devraient vérifier tous les postes surclassés pour établir si d'autres troppayés ont découlé du versement de rémunérations d'intérim. De plus, des rapports axés sur les lacunes devraient être élaborés au besoin pour établir si d'autres anomalies existent et, le cas échéant, si d'autres travaux s'imposent. Si le rapport PeopleSoft élaboré ponctuellement aux fins de la vérification doit être utilisé ultérieurement, on devrait en évaluer la fiabilité. Les Services de vérification et de certification devraient être tenus au courant des progrès et des résultats de ce travail.

Même si la gestion des RH indique que le système de People Soft sera retravaillé, des mesures intérimaires devraient être mise en oeuvre afin de faire une priorité de la surveillance des activités de contrôle des transactions du personnel. Les leçons apprises des activités de contrôle de celles-ci serviront à l'élaboration du système adéquat qui offrira un niveau de contrôle et de surveillance.

L'intégrité des données dans PeopleSoft demeure un problème

Constat :

La section centrale des RH est tenue de rendre compte au Conseil du Trésor et à la Commission de la fonction publique des opérations de dotation. Elle a le mandat d'obtenir des régions des comptes-rendus sur ces opérations et de corriger les écarts. L'intégrité des données est essentielle pour que les RH à l'Administration centrale puissent exercer leur fonction de surveillance et de contrôle. Actuellement, l'Administration centrale n'a aucun contrôle sur l'utilisation du système PeopleSoft dans les régions.

Recommandation :

Pour une prise de décision efficace, la fiabilité des données doit être complète et fiable tout au long de l'année. Une bonne qualité de données est critique pour la transmission de données des opérations de dotation. Les RH accordent une grande importance sur le travail effectué par le personnel des régions. Les responsabilités fonctionnelles liées au rôle des RH des régions devraient être clarifié et documenté. Le modèle organisationnel devrait être renforcit afin de développer une relation de travail plus solide et offrir plus d'indépendance vis-àvis les responsabilités de ce rôle.

Les RH devraient travailler avec le secteur du dirigeant principal des finances (en particulier les services de Gestion de l'information (GI) pour implanter des contrôles et des outils permettant d'assurer l'intégrité des données du système PeopleSoft et la compatibilité des données avec les systèmes de rapports financiers.

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1.0 Introduction

En 2004, la Direction générale des ressources humaines d'AINC a découvert une anomalie dans les dossiers de paie du conseiller en perfectionnement du personnel (PE-03), région des Territoires du Nord-Ouest (T.N.-O.). Les données sur les tâches dans PeopleSoft montrent que les données sur le poste ont été remplacées pour reclassifier un poste du niveau OM-04 au niveau PE-05. Cette opération de dotation a entraîné le paiement d'une rémunération d'intérim au niveau PE-05 au titulaire du poste, du 23 juillet 2002 au 25 septembre 2004.

Le pouvoir de reclassifier un poste au niveau PE-05 est délégué au gestionnaire, Classification et Organisation ministérielles. Toutefois, entre 1995 et 2005, on ne trouve aucun relevé d'autorisation associé à la reclassification du poste en question. En fait, en septembre 2005, la classification du poste a été reconfirmée au niveau PE-03. De plus, au cours des années 2002, 2003 ou 2004, les archives des avis de dotation affichés sur Publiservice ne contiennent aucun avis d'appel concernant l'affectation temporaire de niveau PE-05.

Pour clarifier la situation, la directrice générale des RH a rédigée une lettre datée du 29 novembre 2004 exigeant que le directeur général régional, T.N.-O., présente les documents à l'appui des opérations de classification et d'affectation temporaire. La pièce de correspondance la plus récente (21 décembre 2005) indique que, jusqu'à maintenant, aucune réponse n'a été reçue de la part du directeur général régional des T.N.-O.

La directrice générale actuelle des RH a demandé à la Vérification interne d'examiner la question.

Les principales personnes ayant participé à cette opération (c.-à-d. la directrice générale des RH à l'Administration centrale, le directeur général régional des T.N.-O., le directeur général régional associé, le directeur des Services ministériels, le gestionnaire des RH et la spécialiste en classification de la région des T.N.-O) ne sont plus à l'emploi d'AINC.

2.0 OBJECTIFS ET ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION

2.1 Objectifs de la vérification

Évaluer dans quelle mesure l'opération de dotation faisant l'effet de la vérification :

2.2 Étendue de la vérification

La vérification a porté sur l'examen d'une opération de dotation particulière des Ressources humaines en place entre juillet 2002 et septembre 2004. Les entrevues et les travaux de vérification ont été menés à l'Administration centrale pendant la phase de l'étude préparatoire et de l'examen. Le cadre de contrôle de gestion régissant ce type d'opération de dotation a été examiné comme il est de rigueur, afin d'y déceler les lacunes qui ont contribué à l'apparition de cette situation.

La vérification comprenait l'examen des dossiers de classification des postes 39059 et 39161 fournis par les RH à l'Administration centrale.

Numéro du poste Titre du poste Groupe/Niveau Rapport hiérarchique
39059 Coordonnateur au Leadership (Poste vacant) OM-04 Se rapporte au titulaire du poste 21025 - Directeur général régional adjoint (EX-02)
39161 Conseiller en perfectionnement du personnel Titulaire faisant l'objet de l'examen) PE-03 Se rapporte au titulaire du poste
 

La vérification a aussi compris l'examen d'une lettre de réponse du directeur général régional des T.N.-O adressée à la directrice générale des RH de l'époque et du dossier de paie et d'avantages sociaux du titulaire faisant l'objet de l'examen.

La vérification n'a toutefois pas porté sur le dossier de dotation du titulaire faisant l'objet de l'examen puisque ce dossier n'a pu être retracé au bureau régional des T.N.-O.

On a élargi l'étendue de la vérification pour y inclure les entrevues avec le gestionnaire du système de gestion des RH afin d'évaluer la fiabilité des rapports PeopleSoft à des fins de surveillance, et avec le gestionnaire, Comptabilité de la paie, pour déterminer les rôles et responsabilités en matière de délégation des pouvoirs de gestion des ressources humaines en vertu de l'article 33.

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3.0 Méthodologie et stratégie de vérification

La vérification a consisté en des examens des dossiers de classification, de paie et d'avantages sociaux du titulaire faisant l'objet de la vérification, d'entrevues et d'études des données dans le système de gestion des ressources humaines (SGRH).

Pendant la phase d'étude préparatoire et d'examen, le vérificateur interne :
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4.0 Constats et recommandations découlant de la vérification

Contexte

Contexte dans lequel se déroule le processus de dotation

L'opération de dotation est un processus en quatre étapes qui commence par une demande d'ouverture de poste, suivie de la classification du poste, de sa dotation, et de l'administration de la rémunération et de la paie.

Demande d'ouverture de poste

La demande d'ouverture de poste lance l'opération de dotation, et est approuvée par le gestionnaire du centre de responsabilité (GCR). Une demande de rémunération d'intérim nécessite une demande d'ouverture de poste.

Classification

La classification est régie par les politiques du Conseil du Trésor. Le processus de classification commence lorsqu'un gestionnaire a besoin de créer un nouveau poste, de modifier les tâches d'un poste existant, ou d'apporter des changements à la structure organisationnelle. Lorsque l'importance des changements l'exige, on tient une consultation appropriée sur les questions de relativité et on obtient les autorisations nécessaires de la haute direction. La première étape est généralement réalisée en consultation avec le conseiller en ressources humaines pour évaluer les répercussions et obtenir son avis sur la classification et la conception organisationnelle. La description de travail officiellement approuvée est soumise au spécialiste accrédité en classification qui procède ensuite à l'analyse et à l'évaluation, et établit le groupe et le niveau professionnels appropriés pour le poste. Le spécialiste accrédité en classification et le gestionnaire approuvent la décision de classification en remplissant la formule de mesure de classification TB/CT 330 du Conseil du Trésor. Les employés sont informés du résultat.

La politique du Conseil du Trésor restreint le pouvoir délégué de signature des classifications du Ministère au-delà de l'administrateur général aux spécialistes en classification accrédités par le Secrétariat du Conseil du Trésor. À AINC, le pouvoir de classifier est délégué du sous-ministre aux conseillers en classification accrédités de l'Administration centrale et des bureaux régionaux, et il y a essentiellement trois niveaux de pouvoirs délégués. Le plus haut niveau est détenu par le gestionnaire, Classification et Organisation ministérielles, le second par les conseillers en classification du Ministère, et le troisième aux conseillers en classification des régions. Dans un cas tel l'intervention faisant l'objet de la vérification, les conseillers en classification des régions sont autorisés à classifier les niveaux 1 à 3 du groupe PE.

Dotation

La Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) régit les activités de dotation effectuées sous l'autorité de la Commission de la fonction publique (CFP). Elle exige que les nominations reposent sur le mérite, ce qui signifie que les candidats sont embauchés en fonction de l'ensemble de leurs qualités. Le Guide de dotation et de recrutement à l'intention des gestionnaires préparé par la CFP présente des directives et des procédures en la matière.

« Affectation intérimaire » désigne la situation de l'employé qui doit remplir temporairement les fonctions d'un niveau de classification supérieur pendant au moins la période d'admissibilité prévue dans la convention collective pertinente ou dans les conditions d'emploi applicables à son niveau de titularisation. Le gestionnaire responsable doit être en mesure de prouver que le principe du mérite a été appliqué si l'affectation est de plus de quatre mois ou si une prolongation fait en sorte qu'elle dépasse quatre mois. La lettre d'offre signée constitue l'acte de nomination dans le cas des affectations temporaires qui dépasseront quatre mois. L'avis de droit d'appel concernant une nomination doit être affiché 14 jours, sauf dans le cas des nominations effectuées en vertu du programme d'équité en matière d'emploi. Les informations relatives à une nomination intérimaire doivent être conservées pendant deux ans à compter de la date d'acceptation d'une offre ou de la dernière formalité administrative.

Dans le cas des nominations intérimaires, les documents ci-dessous doivent être conservés à des fins de collecte de données, de surveillance et d'évaluation :

Administration de la rémunération et de la paie

L'administration de la rémunération et de la paie est régie par les politiques du Conseil du Trésor. La sous-section de la rémunération et des avantages sociaux des RH est responsable de s'assurer que des procédures de paiement appropriées soient en place et que les profils système pertinents soient mis à jour au besoin. Chaque bureau régional traite ses propres transactions de rémunération. La section Rémunération de l'Administration centrale apporte son soutien relativement à toute interrogation que les bureaux régionaux pourraient avoir au regard des procédures et questions liées à la rémunération.

Le consultant en rémunération et avantages sociaux suit la liste de contrôles relatifs au traitement des paiements de rémunération d'intérim qui sont sur le site de rémunération virtuelle de Publiservice, mais ne vérifie pas s'il y a effectivement un poste intérimaire. Pour procéder au traitement de la rémunération d'intérim, il accepte le document d'autorisation d'affectation temporaire, ou la lettre d'offre et l'acceptation qui font office d'autorisation en ce qui a trait à l'affectation par l'unité de classification et le service de dotation.

Les résultats de la vérification sont indiqués aux points ci-dessous.

4.1 Non-conformité avec les autorités

Le directeur général régional (DGR) des T.N.-O a clairement dépassé ses pouvoirs en classifiant un poste au niveau PE-05 sans avoir l'autorisation de le faire, ni respecté les exigences de documentation et les procédures appropriées.

Le 12 janvier 2005, le DGR de la région des T.N.-O. a préparé une réponse à la lettre du 29 novembre 2004 de la directrice générale des RH. Pour des raisons qui demeurent inconnues, la lettre n'a jamais été envoyée à l'Administration centrale.

Dans la lettre, le DGR des T.N.-O. expliquait que la titulaire faisant l'objet de la vérification était affectée provisoirement au poste vacant de coordonnateur au Leadership (groupe/niveau OM-04) à compter du 23 juillet 2002. Le DGRA, la titulaire ainsi que l'agent principal de dotation des RH ont déterminé que les responsabilités associées aux fonctions du coordonnateur au Leadership étaient équivalentes à celles d'un poste de niveau PE-05. Pendant ce temps, la Région avait lancé un projet de restructuration au sein des Ressources humaines et de la Direction du leadership et de l'apprentissage (DLA) qui exigerait la révision approfondie de chaque description de travail au sein des deux subdivisions. Le DGR des T.N.-O. croyait que l'exercice de restructuration et la révision de la description de travail confirmeraient son évaluation suivant laquelle le poste classifié OM-04 devrait appartenir au groupe et au niveau PE-05.

Malgré l'avis du gestionnaire des RH de procéder en effectuant une révision officielle, de réécrire la description de travail de niveau OM-04 et de la faire reclassifier, le DGR des T.N.-O a pris la décision de classifier le poste de coordonnateur au Leadership au niveau PE-05. Le bureau régional des Territoires du Nord-Ouest a utilisé le formulaire d'entente d'affectation du Programme d'enrichissement de la carrière pour classifier la titulaire au niveau PE-05. L'avis de droit d'appel a été affiché sur les lieux de travail de la Direction du leadership et de l'apprentissage pendant 10 jours ouvrables. Le DGR des T.N.-O. a donné pour instruction à l'administration de la paie d'utiliser son formulaire interne de demande d'intervention de dotation et de classification plutôt que le formulaire autorisé TB/CT 330 en guise d'autorisation de changer le niveau de classification et de procéder à la rémunération d'intérim au niveau PE-05.

Le DGR des T.N.-O. a clairement abusé de son pouvoir en reclassifiant de son propre chef un poste sans attendre les résultats de la restructuration et sans l'approbation d'un spécialiste accrédité en classification. Le DGR des T.N.-O. ne possédait pas d'accréditation en classification.

Les représentants officiels avec lesquels nous avons eu un entretien ont découvert d'autres anomalies découlant de l'examen de la lettre du DGR des T.N.-O. et du dossier de paie et d'avantages sociaux du titulaire. La gestionnaire de la rémunération a fait remarquer que les employés nommés pour une période indéterminée en vertu du Programme d'enrichissement de la carrière ne pouvaient recevoir de rémunération d'intérim. La chef de la section de Dotation des RH a ajouté que dès que la rémunération d'intérim commence, l'affectation devient redondante. En outre, la chef de la section de Dotation des RH a indiqué que les nominations intérimaires de membres de groupes visés par les mesures d'équité en matière d'emploi sont exclues des droits d'appel en vertu du paragraphe 4 (1) et du principe du mérite à l'article 10 de l'ancienne Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP).

L'action prise par le DGR était contraire à ce qui était discuté avec le gestionnaire des RH des T.N.-O.

Recommandation :

Les gestionnaires qui ont l'autorité de signer doivent comprendre les limites de leur autorité se rapporte aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor et la délégation des pouvoirs de signatures d'AINC. Les actions des gestionnaires qui excèdent manifestement leur délégation de pouvoir, particulièrement lorsqu'ils contreviennent aux directives fournies par la gestion des RH doivent être revues et une action disciplinaire appropriée doit être prise, ce qui pourrait aller jusqu'à la révocation de leur délégation de pouvoir lors des abus.

4.2 Défaut de la part des employés de divulguer les actes répréhensibles dont ils sont témoins dans le cadre de leurs

Le DGR des T.N.-O. a pris la décision finale de reclassifier le poste OM-04 au niveau PE-05 malgré l'avis du gestionnaire des RH à propos du processus de reclassification approprié. L'opération de rémunération d'intérim a été traitée à la suite des pressions exercées par la personne détenant le niveau de pouvoirs délégués le plus élevé de la région et avec les documents nécessaires pour prendre cette décision finale. La décision finale a servi à déroger aux contrôles en place en matière d'opérations de dotation.

Les employés qui ont des pouvoirs délégués (en vertu des articles 33 et 34) et qui étaient directement associés à l'opération auraient dû communiquer les actes répréhensibles en se servant des mécanismes officiels de résolution de conflit d'AINC. Les employés sans pouvoir délégué auraient pu divulguer l'acte répréhensible. L'omission de la part des employés de divulguer l'acte répréhensible dont ils ont été témoins dans le cadre de leur fonction constitue également un manquement aux valeurs et au code d'éthique de la fonction publique.

Recommandation :

Les RH devraient exiger que chaque employé du Ministère suive une formation obligatoire sur l'éthique et les règles de conduite en milieu de travail ainsi que sur la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles. Les employés devraient par la suite suivre des séances de mise à jour sur ces sujets à intervalle régulier.

4.3 La surveillance des opérations de dotation par l'Administration centrale est minimale

L'intervention de dotation faisant l'objet de la vérification a été découverte par hasard par les Ressources humaines à l'Administration centrale. L'Administration centrale a commencé à enquêter sur cette intervention en appelant les RH des T.N.-O, mais n'a pas obtenu de réponse claire. L'Administration centrale a ensuite rédigé une lettre afin d'accorder le bénéfice du doute aux RH des T.N.-O. et de leur laisser la chance de s'expliquer. Les T.N.-O. ont préparé une lettre de réponse qui n'a jamais été envoyée. Les RH à l'Administration centrale n'ont pas poursuivi leur enquête en raison du roulement de personnel qui avait cours à ce moment-là.

Au cours des entrevues menées à l'Administration centrale, la chef de la section de Dotation des ressources humaines et la gestionnaire de la rémunération ont confirmé qu'à cette époque la Commission de la fonction publique (CFP) et le Ministère ne surveillaient pas les opérations de dotation en raison d'un manque de ressources et de personnel expérimenté et du roulement de personnel élevé à l'Administration centrale.

À la demande du DG des RH, le gestionnaire des systèmes d'information de gestion des RH a fait sortir un rapport PeopleSoft pour déterminer s'il existe d'autres scénarios similaires, appelés surclassements, dans le cadre desquels la classification du titulaire est supérieure à la classification du poste (par ex. un employé classifié PE-05 et qui occupe un poste classifié PE-03). Le rapport a relevé tous les enregistrements de postes depuis 2002 où la classification de l'employé ne correspondait pas à la classification du poste au moment de l'enregistrement. En raison des apparentes anomalies du rapport, seuls les scénarios au sein du même groupe (p.ex. PE, FI, AS) ont été dénombrés. Les scénarios similaires de surclassement entre groupes différents (par ex. un employé classifié de niveau PM-03 occupant un poste classifié de niveau AS-03)n'ont pas été pris en compte, car il aurait fallu faire appel à un spécialiste en classification et dotation pour les identifier.

Selon le rapport, on relève au Ministère les situations suivantes au regard du surclassement :

Régions Nombre de dossiers Pourcentage du total Nombre de surclassements Pourcentage du total de surclassements
Ontario 43 5% 2 2%
Alberta 31 3% 2 2%
Saskatchewan 10 1% 2 2%
Atlantique 70 8% 3 3%
Nunavut 26 3% 3 3%
Québec 33 4% 5 5%
Yukon 74 8% 5 5%
C.-B. 160 18% 18 9%
Manitoba 42 5% 10 11%
T.N.-O. 194 21% 12 13%
RCN 220 24% 42 45%
Total 903 100% 94 100%
 

Le rapport montre une fréquence élevée de postes possiblement surclassés en Colombie-Britannique, au Manitoba, ainsi que dans la région des T.N.-O. et celle de la capitale nationale.

Recommandation :

Les RH de l'Administration centrale devraient établir la capacité de surveiller activement et en permanence les pratiques et contrôles des RH. Elles devraient à tout le moins vérifier tous les postes surclassés pour établir si d'autres troppayés ont découlé du versement de rémunérations d'intérim. De plus, des rapports axés sur les lacunes devraient être élaborés au besoin pour établir si d'autres anomalies existent et, le cas échéant, si d'autres travaux de vérification s'imposent. Si le rapport PeopleSoft élaboré ponctuellement aux fins de la vérification doit être utilisé ultérieurement, sa fiabilité devrait être évaluée. Les Services de vérification et de certification devraient être tenus au courant des progrès et des résultats de ce travail.

Même si la gestion des RH indique que le système de People Soft sera retravaillé, des mesures intérimaires devraient être mise en oeuvre afin de faire une priorité de la surveillance des activités de contrôle des transactions du personnel. Les leçons apprises des activités de contrôle de celles-ci serviront à l'élaboration du système adéquat qui offrira un niveau de contrôle et de surveillance.

4.4 L'intégrité des données dans PeopleSoft demeure un problème

Le gestionnaire des systèmes d'information de gestion des Ressources humaines a confirmé que l'intégrité des données dans PeopleSoft continuait d'être source de préoccupation, et surtout dans la région des T.N.-O. La gestionnaire, Classification et Organisation ministérielles a exprimé la même inquiétude envers le Ministère. Conséquemment, l'Administration centrale ne peut compter utiliser les rapports à des fins d'analyse et de surveillance.

L'Administration centrale n'a aucun contrôle sur l'utilisation du système PeopleSoft dans les régions. La section centrale des RH est tenue de rendre compte au Conseil du Trésor et à la Commission de la fonction publique des opérations de dotation. Elle a la responsabilité de communiquer avec les régions pour obtenir des mises à jour sur les transactions de dotation et de corriger tous les écarts. Il est essentiel d'assurer l'intégrité des données pour pouvoir répondre aux exigences en matière de surveillance.

Recommandation :

Pour une prise de décision efficace, la fiabilité des données doit être complète et fiable tout au long de l'année. Une bonne qualité de données est critique pour la transmission de données des opérations de dotation. Les RH accordent une grande importance sur le travail effectué par le personnel des régions. Les responsabilités fonctionnelles liées au rôle des RH des régions devraient être clarifié et documenté. Le modèle organisationnel devrait être renforcit afin de développer une relation de travail plus solide et offrir plus d'indépendance vis-àvis les responsabilités de ce rôle.

Les RH devraient travailler avec le secteur du dirigeant principal des finances (en particulier les services de Gestion de l'information (GI) pour implanter des contrôles et des outils permettant d'assurer l'intégrité des données du système PeopleSoft et la compatibilité des données avec les systèmes de rapports financiers.

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5.0 Observations finales

Nous remercions l'équipe de gestion ainsi que les membres de son personnel que nous avons reçus en entrevue à l'Administration centrale pour leur coopération et leur appui au cours de cette vérification.

Plan d'action

Titre du projet : Vérification des activités de dotation - T.N.-O.
Région ou secteur : RH à l'Administration centrale

Recommandations Mesures Gestionnaire responsable (Titre) Date de mise en oeuvre prévue
1. Les gérants avec la délégation de pouvoir de signature devraient comprendre que les limites de leur autorité se rapportent aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor et la délégation des pouvoirs de signatures d'AINC. Les actions des gestionnaires qui excèdent manifestement leur délégation de pouvoir, particulièrement lorsqu'ils contreviennent aux directives fournies par la gestion des RH, doivent être revues et une action disciplinaire appropriée doit être prise, ce qui pourrait aller jusqu'à la révocation de leur délégation de pouvoir lors des abus. Les ressources humaines continueront à fournir de la formation aux subdélégations du personnel au niveau des connaissances et des habiletés nécessaires dans le cadre de leurs fonctions, rôles, reddition de comptes en fonction de l'embauche au sein du cadre de la LEFP.

Une politique de sous-délégation sera élaborée en soulignant clairement la subdélégation des termes et des conditions.

Des enquêtes/révisions spéciales seront entreprises lorsque des activités spéciales de dotation sont entreprises lorsqu'un signalement d'abus d'autorité nous est signalé grâce aux activités de surveillance.

En se fiant aux preuves de contravention d'autorités déléguées, des actions rapides seront prises afin d'adresser un niveau approprié d'action correctrice, dont le retrait des autorités avec mandat.
Directeur de ressourcement ministériel et autochtone avril 2008
2. Les RH devraient exiger que chaque employé du Ministère suive une formation obligatoire sur l'éthique et les règles de conduite en milieu de travail et sur la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles. Les employés devraient par la suite suivre des séances de mise à jour sur ces sujets à intervalle régulier. La formation au niveau des valeurs et des éthiques, du nouveau code d'éthique (présentement élaboré au fédéral) et la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles devrait être développée et disponible aux employés d'AINC.

Les plans à court terme incluent la prestation de sessions d'information/de formation dans la région des T.N.-O dans l'année à suivre au niveau des valeurs et les éthiques sur une base quotidienne.
BPR : directeur général des RH et BC : Secrétariat du ministère le 31 mars 2008
D'autres initiatives ministérielles incluent la diffusion de :
  • i) Un site web de valeurs et éthiques « Insite »;
le 28 février 2008
  • ii) Des sessions d'information avec goûter dans la RCN;
le 31 mars 2008
  • iii)La révision des formations d'orientation des valeurs et éthiques et la divulgation d'actes répréhensibles au travail.
le 30 avril 2008
3. Les RH de l'Administration centrale devraient établir la capacité de surveiller activement et en permanence les pratiques et contrôles des RH. À tout le moins, elles devraient vérifier tous les postes surclassés pour établir si d'autres trop-payés ont découlé du versement de rémunérations d'intérim. De plus, des rapports axés sur les lacunes devraient être élaborés au besoin pour établir si d'autres anomalies existent et, le cas échéant, si d'autres travaux de vérification s'imposent. Si le rapport PeopleSoft élaboré ponctuellement aux fins de la vérification doit être utilisé ultérieurement, on devrait en évaluer la fiabilité. Les Services de vérification et de certification devraient être tenus au courant des progrès et des résultats de ce travail.

Même si la gestion des RH indique que le système de People Soft sera retravaillé, des mesures intérimaires devraient être mise en oeuvre afin de faire une priorité de la surveillance des activités de contrôle des transactions du personnel. Les leçons apprises des activités de contrôle de celles-ci serviront à l'élaboration du système adéquat qui offrira un niveau de contrôle et de surveillance.
La DRH surveillera de façon continuelle le processus d'information qualitative et quantitative des résultats passés afin d'évaluer la gestion et la performance du personnel afin d'identifier des mesures correctives, au besoin, afin de gérer et minimiser le risque et d'améliorer la performance du personnel. Le partage du contrôle des activités partagées sera partagé entre la gestion et les ressources humaines.

La DRH se chargera d'offrir (4) quatre types de contrôles selon le Cadre de gestion et de reddition de compte de la dotation :
  • Activités continues;
  • Révision cycliques des activités d'embauche comprenant les révisions sur le terrain;
  • Des révisions basées sur le thème
  • Diriger des révisions spéciales des activités particulières.
Directeur des autochtones et du renouvellement corporatif le 1er avril 2008
4. Pour une prise de décision efficace, la fiabilité des données doit être complète et fiable tout au long de l'année. Une bonne qualité de données est critique pour la transmission de données des opérations de dotation. Les RH accordent une grande importance sur le travail effectué par le personnel des régions. Les responsabilités fonctionnelles liées au rôle des RH des régions devraient être clarifié et documenté. Le modèle organisationnel devrait être renforcit afin de développer une relation de travail plus solide et offrir plus d'indépendance vis-à-vis les responsabilités de ce rôle.

Les RH devraient travailler avec la Direction du chef de la direction financière (en particulier les services de Gestion en information pour implanter des contrôles et des outils permettant d'assurer l'intégrité des données du système PeopleSoft et la compatibilité des données avec les systèmes de rapports financiers.
La DRH surveillera la fiabilité des données de People Soft en se servant de la rétroaction de la Commission de la fonction publique, le Bureau du vérificateur général et d'autres vérifications pertinentes afin d'assurer l'excellence de la qualité des données et de permettre les rapports d'anomalie et les actions correctives de façon rapide.

La DRH s'assurera que les rapports trimestriels diffusés aux agences centrales seront complétés en fonction des exigences de déclaration et que les actions recommandées soient complétés à temps.

Des mesures de rendement appropriées en RH tenant compte de l'assurance de la qualité qui sera élaborée en consultation avec le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation (CRGD). Le projet d'établissement de rapports est en cours au sein du ministère.

Directeur des autochtones et du renouvellement corporatif Resourcing



avril 2008
Un nouveau manuel de formation de la dotation de PeopleSoft a été récemment développé et distribué.

Une stratégie de gestion des données sera développée dans le contexte de la mise en oeuvre de PeopleSoft 8.9
Directeur des RH, planification et systèmes
La vérification interne devrait prendre en considération les transactions des RH au sein de ses vérifications de la qualité et de surveillance prévues. Directeur des services de la qualité et des assurances et des vérifications
 
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