ARCHIVÉE - Vérification du bureau de l'interlocuteur fédéral - Rapports de suivi en date du 25 septembre 2008

Renseignements archivés

Cette page a été archivée dans le Web. Les renseignements archivés sont fournis aux fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Ils ne sont pas assujettis aux normes Web du gouvernement du Canada et n'ont pas été modifiés ou mis à jour depuis leur archivage. Pour obtenir ces renseignements sous une autre forme, veuillez communiquer avec nous.

Format PDF (31 Ko, 7 pages)

 

 
TITRE DU PROJECT
VÉRIFICATION DU BUREAU DE L'INTERLOCUTEUR FÉDÉRAL
Date d'approbation du plan d'action : 25/02/2008
PROGRAMME
BUREAU DE L'INTERLOCUTEUR FÉDÉRAL
RECOMMANDATION DU PROJET

Évaluation des risques
1. Une évaluation des risques du BIF devrait être complétée et mise à jour chaque année, en se concentrant à la fois sur les risques au niveau du programme et de l'entité. On devrait élaborer des stratégies d'atténuation des risques et des plans d'action pour chaque risque manifestement lié aux exercices de planification stratégique et opérationnelle.
ÉTAT : Mise à jour en suspens
PLAN D'ACTION DATE PRÉVUE D'ACHÈVEMENT RÉPONSE
Réponse de la direction
Le BIF mettra en place un système servant à examiner et à mettre à jour chaque année ses évaluations des risques dans le cadre de son exercice de planification stratégique et opérationnelle.
Année financière 08/09 En date du 30/09/2008:

AINC fera un examen ministériel sur l'évaluation du risque en octobre. Dans cette optique, la Direction générale des services de vérification et d'assurance a presque terminé la mise en œuvre d'un modèle d'évaluation du risque pour le BIF.
Actions
La haute direction du BIF intégrera un volet consacré à l'évaluation du risque dans le cadre de son exercice annuel de planification des résultats stratégiques afin d'évaluer les risques au niveau du programme et de l'entité, et elle concevra des stratégies d'atténuation du risque.
30/04/2008
RECOMMANDATION DU PROJET

Mesure du rendement
2. On devrait améliorer les indicateurs de rendement pour faire en sorte qu'ils comprennent des caractéristiques qualitatives et quantitatives pertinentes ainsi que des cibles mesurables. En choisissant un agencement approprié d'indicateurs de rendement, le BIF devrait s'assurer que l'avantage complémentaire de chaque indicateur est évalué par rapport aux frais connexes de mise en place d'un mécanisme de mesure.
ÉTAT : Mise en oeuvre en suspens
Réponse de la direction
Le BIF continuera d'améliorer son cadre de mesure du rendement et d'établissement de rapports sur ses nombreuses et diverses activités et de le rendre plus pertinent à son contexte. Dans plusieurs instances, le BIF a le rôle de premier plan pour coordonner plusieurs initiatives fédérales dont le rendement dépend, jusqu'à un certain point, d'autres partenaires. Dans certains cas, il est difficile de déterminer quels indicateurs mesurent la contribution directe du BIF aux résultats (question de l'attribution). Néanmoins, le BIF reconnait le besoin et l'importance de la mesure du rendement et continuera à travailler avec des partenaires en élaborant de liens afin de mieux mesurer l'efficacité et les résultats de ses efforts tout en s'orientant davantage vers une mesure du rendement plutôt que de se fier à des extrants.
Année financière 08/09 En date du 30/09/2008:
Actions
Le BIF prépare actuellement des indicateurs de résultats stratégiques qui seront fondés sur des indicateurs des données du recensement mesurant les conséquences socio-économiques pour les bénéficiaires et sur des indicateurs qualitatifs mesurant les relations axées sur la coopération.
30/04/2008 Dans le cadre du travail accompli par le secteur de la vérification et de l'évaluation sur la création d'indicateurs sur le rendement au niveau ministériel, le BIF a eu un atelier de deux jours en septembre. Une fois approuvés, ces indicateurs feront partie intégrante d'une soumission ministérielle au Conseil du Trésor.
Le BIF mettra en œuvre le Système de gestion de l'information sur le programme (SGIP). Des indicateurs de rendement quantitatif et qualitatif feront l'objet d'un suivi au niveau du programme. 31/03/2009 Les indicateurs de rendement dans les secteurs ont été ajoutés dans la mise en œuvre du SGIP du BIF. Le BIF débutera l'utilisation du SGIP dans les secteurs en date du 1er avril 2009.
RECOMMANDATION DU PROJET

Communication et coordination
3. Il faudrait améliorer la communication et la coordination internes pour appuyer les personnes qui travaillent avec des bénéficiaires communs et pour garantir que les bureaux régionaux récemment transférés soient bien intégrés au BIF.
ÉTAT : Mis en oeuvre
Réponse de la direction
La période au cours de laquelle la vérification a été effectuée était une période de grand changement et de bouleversement au sein du BIF étant donné que 26 nouveaux employés (la plupart provenant d'autres ministères) sont venus s'ajouter à l'effectif du BIF et que cinq nouveaux bureaux régionaux formés de personnes provenant de neuf emplacements différents à l'extérieur d'Ottawa ont été créés. On s'attendait à des difficultés en matière de communication dans ce contexte particulier, et ces difficultés allaient faire l'objet de mesures actives tout au long de la période de transition.

En plus, afin d'obtenir un plus grand niveau de coordination et de communication, les rôles des agents de programmes du BFI à l'administration centrale ont été revus de sorte qu'un seul agent a le rôle prépondérant pour chaque bénéficiaire. Aussi, le BFI a débuté l'été passé, l'élaboration d'un système électronique qui fera le lien et qui enregistrera les résultats en temps réel et servira de « pont géographique » qui unit les régions et l'administration centrale (AC).

La haute direction du BIF continuera de se concentrer sur la communication et la coordination et de bâtir une culture de partage de l'information et de communication entre l'AC et les bureaux régionaux dans le cadre de sa stratégie visant à intégrer les 25 nouveaux membres du personnel régional au Ministère.
Débuté le 18 février 2008 En date du 30/09/2008:
Actions
Le SMA s'est engagé à obtenir un consensus de la part de l'ensemble du personnel concernant la durée et la fréquence des réunions visant tout le personnel dans le but d'améliorer les communications et le partage de l'information au sein de l'organisation.
Suite à une discussion avec tout le personnel, le SMA a mis en place des réunions mensuelles.
Parmi les autres activités prévues pour l'amélioration des communications et le partage de l'information, notons :
  • la mise en place d'une capacité de vidéoconférence dans l'ensemble de l'organisation;
Système  de vidéoconférence mis en œuvre à l'échelle du ministère et utilisé pour des réunions mensuelles présidées par le SMA.
  • des séances hebdomadaires d'information à l'intention de la direction et de l'équipe;
Le DG a mis sur pied les appels conférences avec les gestionnaires à toutes les deux semaines. Chaque directeur est responsable du débreffage de son personnel.
  • une séance de réflexion annuelle pour tout le personnel du BIF (les quatre groupes de travail mis sur pied examineront les besoins de l'organisation, incluant les questions concernant les communications et le partage de l'information, et ces renseignements serviront à la prise de décision quant à l'orientation future).
La première retraite annuelle de tout le personnel a eu lieu en novembre 2007 et 4 groupes de travail ont été établis afin d`examiner les besoins organisationnels. La prochaine retraite est prévue pour janvier 2009.
RECOMMANDATION DU PROJET

Conservation des dossiers de contributions
4. Le BIF devrait mettre à jour son manuel des opérations et ses modèles pour le Programme de contribution de l'Interlocuteur fédéral, en y incluant des normes minimales en matière de documentation pour s'assurer que les dossiers de contribution font état d'un examen minutieux de l'admissibilité du bénéficiaire, de décisions de financement transparentes et de plans de surveillance fondés sur les risques. L'accent devrait être mis sur la formation des agents de programme sur les exigences mises à jour et  sur la surveillance quant au respect et à la conformité aux exigences.
ÉTAT : Mis en oeuvre
Réponse de la direction
Le BIF veillera à ce que les décisions de financement concernant les bénéficiaires soient officiellement enregistrées afin de s'assurer que l'on conserve une documentation suffisante à l'appui des recommandations du BIF présentées au ministre. Le tableau des répartitions est présentement utilisé à titre de procès verbal des réunions sur les décisions de financement. Le BIF ajoutera une colonne pour enregistrer les points saillants de la décision de financement afin que les discussions soient bien documentées. De plus, la justification spécifique au projet continuera de faire partie de la note de service au signataire de pouvoir autorisé. Le BIF élaborera aussi un formulaire pour appuyer officiellement, au moment de la décision de financement, l'admissibilité du bénéficiaire et l'évaluation des risques dont il aura fait l'objet, ceci afin de s'assurer qu'une documentation est créée pour les dossiers de contribution. En plus, le Bureau continuera à développer et mettre en œuvre son outil de gestion de données électroniques afin de traiter de quelques-uns de ces enjeux.
01/07/2008 En date du 30/09/2008:
Actions
Le BIF veillera à ce que l'on conserve une documentation suffisante à l'appui de ses décisions de financement (points saillants appuyant les décisions de financement et le montant recommandé).
31/05/2008 Le BIF a mis en place un formulaire d'admissibilité du bénéficiaire pour le PCIF et les programmes de financement de base ; un formulaire d'évaluation du risque du bénéficiaire ; et un résumé des notes de réunions suite à l'examen des propositions  par les homologues. Chaque document fait maintenant partie de chaque dossier contenant les offres de service. Les décisions sur le financement ainsi que les dates sont enregistrées dans un tableau des répartitions.
Le BIF va mettre en œuvre l`utilisation d'un formulaire qui servira à enregistrer officiellement dans les dossiers de contribution l'admissibilité du bénéficiaire et l'évaluation des risques dont celui-ci aura fait l'objet. 01/04/2008 Tel que mentionné ci-haut, les formulaires ont été mis en place et sont utilisés pour
Continuer la mise en œuvre du SGIP. 31/03/2009 Le travail permettant le développement des trois programmes du BIF a été complété.  Le manuel de formation est en cours de rédaction.  La mise en œuvre et la formation des agents du BIF débutera bientôt.
RECOMMANDATION DU PROJET

Traitement des ententes de contribution et des paiements
5. La direction du BIF devrait passer en revue ses processus d'examen des propositions, de préparation des ententes de contribution et de demande et approbation des paiements afin d'identifier les possibilités de réduire les délais de traitement. Concernant l'examen des propositions, on devrait se demander si les attentes des bénéficiaires pourraient être mieux gérées en instituant une série de dates limites pour la présentation des propositions.
ÉTAT : Mis en oeuvre
Réponse de la direction
Le BIF procédera à un examen des processus, de la demande de financement jusqu'à l'approbation de l'entente de contribution et à l'émission du premier paiement, afin de trouver le moyen d'être plus efficace et les façons de raccourcir les échéanciers lorsque c'est possible, en se demandant notamment si les attentes des bénéficiaires pourraient être mieux gérées en instituant une série de dates limites de présentation de proposition.
Exercice 08/09 En date du 30/09/2008:
Actions
La direction du BIF procédera à un examen des processus afin d'identifier les gains d'efficacité qui pourraient être réalisés (incluant la possibilité de faire un examen de la pertinence de la vérification des comptes à post priori par la Comptabilité ministérielle d'AINC).
31/05/2008 En cours. Les agents du BIF suivent une formation pour l'utilisation du PTPNI afin de télécharger les soumissions, les plans de travail et les rapports, permettant ainsi de réduire la durée passée à photocopier et au scannage des documents.   L'examen des procédures d'AINC afin de d'identifier les gains d'efficacité n'a pas encore débuté.
Le BIF établira une série de dates limites pour faciliter la gestion de la charge de travail et des attentes. 30/06/2008 La date d'échéance pour la mise en œuvre du programme du BOC a été fixée au 30 avril 2008. Bien qu'une date d'échéance n'a pas été fixée pour le PCIF, les décisions sur le financement ont été effectuées à la fin juin. Des négociations pour le plan de travail pour ce programme sont en cours.
Le BIF organisera un atelier avec un certain nombre de clients importants pour discuter du calendrier actuel des activités, des lignes directrices du CT et pour faciliter la gestion des attentes. 30/03/2008 Complété. Deux ateliers d'une journée ont eu lieu avec les clients principaux du BIF en mars 2008 pour expliquer les exigences du Conseil du Trésor, les exigences d'AINC, le processus utilisé pour mettre en place des ententes de contribution, les attentes de divulgation, etc.

De plus, dans le cadre de l'initiative de renouvellement du site web d'AINC, tous les objectifs et le matériel des programmes ont été mis à jour et seront affichés plus tard cet automne.
 
 
Date de modification :