ARCHIVÉE - Vérification du programme aliments poste - Rapports de suivi en date du 31 mars 2009

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Compte rendu sur l'etat de la mise en oeuvre du plan d'action rapport au comite de verification en date du 31 mars

Affaires du nord - Dévolution et des relations territoriales

Vérification du programme aliments poste (200758)
Date d'approbation du CVÉ: 27/06/2008

Recommandation
du projet
Plan d'action Date
prévue
d'achèvement
Réponse
Administration
1. Un organisme officiel structuré assumant des rôles et des responsabilités précis devrait être créé afin d'assurer la surveillance du programme Aliments poste.
Réponse de la direction
Nous sommes d'accord. Comme le recommande l'Organisation des affaires du Nord (OAN), Transfert des responsabilités et relations territoriales mettra en œuvre un mécanisme de surveillance robuste.

Mesures
Après l'examen du programme et la proposition de pistes de solution viables, Transfert des responsabilités et relations territoriales envisage d'élargir l'équipe de gestion du programme Aliments-poste. Un plan de ressources humaines a été élaboré afin d'améliorer les capacités du programme Aliments-poste. La nouvelle équipe du programme servira à préciser les processus et les systèmes existants du Ministère afin d'assurer la surveillance. Nous ferons également un meilleur usage du Conseil de gestion de l'OAN.
31/03/2009 État : Aucun organisme officiel structuré n'a été créé.

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009 :


Un examen continu du programme est sur le point d'entreprendre une nouvelle phase au cours de laquelle nous impliquerons les intervenants dans de nouvelles étapes. Présentement, les activités de l'examen comprennent le développement d'un nouveau programme visant à verser la subvention directement aux détaillants plutôt qu'à la Société canadienne des postes (SCP). Ce changement d'orientation ferait probablement partie d'un ensemble de recommandations qui seraient étudiées par le gouvernement à l'automne 2009. L'officialisation d'un organisme structuré fera partie des recommandations et devrait être retardée jusqu'à ce qu'une décision finale soit prise au sujet de l'avenir du programme.

SVÉ : Nous examinerons la situation et fermerons le dossier, s'il y a lieu.
Élaboration des politiques et conception du programme
2. Un examen du cadre stratégique du programme Aliments poste devrait être effectué afin de traiter des questions comme les objectifs et les résultats, les liens avec d'autres programmes de nutrition, de sécurité alimentaire et de santé, ainsi que les questions de compétence.
Réponse de la direction
Nous sommes d'accord. Cette recommandation sera appliquée parallèlement à l'examen du programme Aliments-poste.

Mesures
Un examen et une évaluation du programme sont en cours. Ce travail fournira des renseignements complets sur l'élaboration d'un cadre de programme révisé.
31/12/2008 État : Un CGRR a été complété.

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009 :


SVÉ : Fermer le dossier
Élaboration des politiques et conception des programmes
3. Dans le cadre du processus d'examen, ainsi que sur une base permanente, un processus officiel de communication avec les principaux intervenants et partenaires du programme Aliments poste devrait être établi afin d'appuyer le partage de l'information et la planification stratégique et opérationnelle.
Réponse de la direction
Nous sommes d'accord en partie. Transfert des responsabilités et relations territoriales dispose déjà d'un mécanisme officiel pour communiquer avec les intervenants clés. Cependant, nous reconnaissons que nous pouvons consolider notre processus officiel de communication, notamment en communiquant avec la SCP au niveau supérieur (de SMA à vice-président des activités de la SCP).

Mesures
Un groupe de travail spécial au niveau des DG a été mis sur pied pour faciliter le travail d'examen. De plus, Santé Canada et AINC coprésident un groupe de référence interministériel sur la sécurité alimentaire. Ce dernier sert au partage de l'information et à la planification stratégique et opérationnelle. Le DG, Transfert des responsabilités et relations territoriales, est chargé de s'assurer qu'un point en cours de discussion est inclus à l'ordre du jour du groupe de référence interministériel sur la sécurité alimentaire.
31/12/2008 État : Un processus officiel de communication a été
développé pour l'examen (p. ex. un groupe de
travail interministériel). Aucune mesure n'a été
adoptée pour impliquer la SCP à un niveau
supérieur (du SMA au vice-président) ou pour
impliquer d'autres intervenants de façon
permanente.

Mise à jour/Justification :
En date du 31/03/2009 :


SVÉ : Nous examinerons la situation et fermerons le dossier, s'il y a lieu
Élaboration des politiques et conception du programme
4. La direction devrait établir l'ordre de priorité des principaux éléments de la structure du programme et examiner ceux-ci, notamment :
  • le raisonnement appuyant la détermination du tarif postal et la portée des subventions;
  • la liste d'admissibilité, y compris les résultats des projets pilotes;
  • les points d'entrée du programme Aliments poste.
Réponse de la direction
Nous sommes d'accord. Cette recommandation sera appliquée parallèlement à l'examen du programme Aliments-poste.

Mesures
En attendant la dotation des nouveaux postes d'ici à l'automne de 2008, Transfert des responsabilités et relations territoriales appliquera cette recommandation en utilisant la capacité croissante mentionnée dans le plan de RH.
31/12/2009 État : Les principaux éléments du programme ont été révisés et font partie d'un rapport provisoire. Tous les intervenants clés ont participé à une réunion en octobre 2008 qui mettait l'accent sur les listes des produits admissibles et non admissibles au programme.

Le ministère a complété une enquête de suivi de la nutrition et de la sécurité alimentaire à Kugaaruk, au Nunavut (l'une des trois communautés pilotes), en novembre 2008 et on prévoit publier un rapport d'ensemble sur les trois projets pilotes en avril 2009.

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009 :


La dotation de nouveaux postes pour la gestion continue du programme a été reportée à l'exercice 2009-2010. Le ministère n'a pas entrepris d'examen des points d'entrée additionnels. Si une approche fondamentalement différente à l'égard de l'attribution d'une subvention au transport aérien axé sur les aliments est adoptée, il ne sera peut-être plus nécessaire que le ministère désigne des points d'entrée.

SVÉ : Nous examinerons la situation et fermerons le dossier, s'il y a lieu.
Planification stratégique et opérationnelle
5. La direction du programme devrait établir un processus permanent comprenant la planification stratégique, la planification opérationnelle et la planification des ressources humaines et chercher à s'assurer que le programme dispose de ressources suffisantes, tant humaines que financières, pour atteindre ses objectifs et respecter ses engagements annuels.
Réponse de la direction
Nous sommes d'accord. Nous commencerons par examiner le programme, puis nous mettrons en œuvre un processus stratégique pour la préparation du plan de fonctionnement annuel. Quand nous aurons reçu les résultats de l'examen du programme et des propositions de pistes de solution viables, nous établirons une équipe plus robuste pour le programme Aliments-poste. Si le modèle antérieur est maintenu, nous chercherons à apporter des modifications aux services votés conformément à la décision du gouvernement.
  État : L'examen entreprend une phase de mobilisation permettant de faire les recommandations finales qui seront étudiées par le gouvernement. Un examen stratégique a également été entrepris.

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009 :


SVÉ : Nous examinerons la situation et fermerons le dossier, s'il y a lieu
Mesures
Transfert des responsabilités et relations territoriales s'assurera que nous suivons la Structure de gestion, des ressources et des résultats (SGRR), y compris l'élaboration de documents de planification stratégique.
31/03/2010
Transfert des responsabilités et relations territoriales appliquera les directives internes et les directives du Conseil du Trésor afin de conformer au processus de préparation et d'approbation des plans et des budgets opérationnels annuels. En même temps que notre rapport sur les plans et priorités pour le printemps 2010.
La direction a entamé l'élaboration d'un plan de RH. Nous comptons prendre des mesures afin de nous assurer que ce travail se poursuivra. Transfert des responsabilités et relations territoriales prendra également des mesures visant à s'assurer que la planification stratégique correspond à la planification en matière de RH. 30/06/2009
Mesure du rendement
6. Bien que cela ne soit pas requis, la direction devrait envisager de préparer un CGRR pour le programme Aliments poste afin de faciliter l'élaboration d'un profil et d'un modèle logique du programme précisant les résultats attendus et définissant une stratégie de mesure du rendement. Des résultats réalistes et mesurables devraient être prévus pour les diverses étapes. Les indicateurs et les cibles de rendement devraient également être précisés.
Réponse de la direction
Nous sommes d'accord. Nous entamerons un CGRR durant l'examen et nous prévoyons obtenir la signature d'autorisation lors d'une présentation appropriée au Conseil du Trésor.

Mesures
Transfert des responsabilités et relations territoriales appliquera les directives internes et les directives du Conseil du Trésor chaque année afin de conformer à cette recommandation. Nous nous conformerons à la Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats qui comprend une architecture des activités de programme (AAP) et un cadre de responsabilisation pour la gestion pertinents.
31/12/2008 État : Un CGRR a été complété.

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009 :


SVÉ : Fermer le dossier
Mesure du rendement
7. Les résultats des enquêtes sur les prix devraient être publiés en temps opportun et les moyens utilisés pour communiquer les résultats devraient être examinés afin de s'assurer qu'ils sont adaptés au public visé.
Réponse de la direction
Nous sommes d'accord. La direction a établi un plan de RH visant à renforcer les capacités du programme à faire en sorte que les résultats soient publiés dans de meilleurs délais.

Mesures
Depuis le lancement du panier de provisions nordique révisé en février 2008, nous avons transmis les résultats aux détaillants et aux dirigeants de toutes les collectivités visées par l'enquête, et nous serons désormais en mesure de traiter les enquêtes et de communiquer les résultats dans de meilleurs délais. Nous examinerons l'efficacité de cette approche.
31/03/2010 État : Les résultats des enquêtes sur les prix effectuées en 2006 et 2007 ont été publiés en même temps que le lancement du panier de provisions nordique révisé, en février 2008, et des lettres ont été envoyées aux maires ou aux chefs et aux détaillants à ce sujet dans toutes les collectivités où les enquêtes ont été effectuées. La publication des résultats des enquêtes effectuées en 2008 a été retardée à janvier 2009 en raison du gel de six mois de l'affichage sur les sites Web. Les résultats de 2005 ont été publiés sur le site Web au même moment. Des lettres ont été envoyées aux leaders et aux détaillants des collectivités à ce sujet.

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009 :


L'efficacité de l'approche adoptée pour communiquer les résultats de l'enquête sur les prix n'a pas été évaluée. Si les ressources financières et humaines le permettent et si une telle évaluation est considérée comme une priorité, cette approche pourrait être évaluée en 2009-2010.

SVÉ : Nous examinerons la situation et fermerons le dossier, s'il y a lieu.
Gestion des risques
8. La direction devrait établir le profil des risques du programme Aliments poste et en faire l'évaluation officielle.
Réponse de la direction
Nous sommes d'accord. Nous allons d'abord compléter l'examen, puis nous traiterons la capacité de répondre à cette exigence.

Mesures
Transfert des responsabilités et relations territoriales appliquera les directives internes et les directives du Conseil du Trésor chaque année afin de conformer à cette recommandation. Un cadre de vérification fondée sur les risques (CVFR) approprié sera élaboré.
31/03/2010 État : Nous n'avons pas encore terminé l'examen du programme.

Un CGRR a été développé. Nous développons un Cadre de mesure du rendement qui en intégra les principaux éléments afin de tenir compte des risques.

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009 :


La politique du Conseil du Trésor reliée aux CVFR est en cours de révision.

SVÉ : Nous examinerons la situation et fermerons le dossier, s'il y a lieu.
Surveillance active
9. L'entente avec la SCP, y compris le taux établi pour les coûts directs facturés aux termes de l'entente, devrait être examinée et évaluée régulièrement par la haute direction et les Services juridiques afin de s'assurer qu'elle reflète les services attendus de la SCP. La direction du programme devrait s'assurer que des vérifications sont effectuées au besoin et que les recommandations de la vérification sont mises en œuvre en temps opportun.
Réponse de la direction
Nous sommes d'accord. Nous modifierons donc l'entente avec la SCP parallèlement à l'examen du programme. Un examen des coûts, des revenus et des procédures de contrôle de la conformité de la SCP est en cours. Les résultats des vérifications précédentes seront évalués durant l'examen.



Mesures
Nous réviserons l'entente avec la CCAP dès que l'examen sera terminé. De plus, nous organiserons des réunions annuelles de haut niveau entre le SMA du Programme des affaires du Nord et le vice-président des opérations de la SCT. Nous réviserons l'entente conformément aux recommandations faites à l'automne au sujet des prochaines étapes du programme, s'il est impossible d'obtenir une entente révisée à soumettre à l'approbation du Conseil du Trésor d'ici septembre.

Une enquête préliminaire sur les coûts, les revenus et les procédures de contrôle de la conformité de la SCP est complétée et certaines options sont actuellement envisagées. Cette enquête se poursuivra plus avant à l'été 2008.

Transfert des responsabilités et relations territoriales envisage de réviser les points d'entrée comme celui de Val-d'Or.
31/03/2009 État : La SCP et l'AINC prévoient négocier une nouvelle entente en 2009. Elle devra être approuvée par le Conseil du Trésor.

La vérification préliminaire des bénéficiaires a confirmé que la SCP a mis en place des processus adéquats de comptabilité, de contrôle et de présentation des rapports pour assurer l'intégrité et l'exactitude des recettes et des coûts du programme Aliments-poste ainsi que des rapports financiers et des rapports sur la mesure du rendements et a également confirmé que la SCP a mis en place les processus et les contrôles adéquats pour assurer la conformité des clients, y compris l'admissibilité et la qualité des biens. L'AINC a accepté les quatre recommandations qui ont été faites pour les mesures de suivi.

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009 :


Aucun plan n'a été développé pour examiner les quatre points d'entrée de Val-d'Or. Nous étudierons davantage la logique de lancer un tel examen de ce point d'entrée avant que l'examen du programme lui-même ne soit complété et une décision sera prise, à savoir s'il faut adopter un mécanisme tout à fait différent de subvention du transport qui n'obligerait pas l'AINC à désigner des points d'entrée.

SVÉ : Nous examinerons la situation et fermerons le dossier, s'il y a lieu.
Gestion des dossiers
10. Le gestionnaire du programme devrait s'assurer que les documents relatifs au programme Aliments poste sont examinés afin de déterminer s'ils devraient être détruits ou entrés dans le SGGID.
Réponse de la direction
Nous sommes d'accord. Ce point fait partie des priorités de gestion permanentes.

Mesures
Le gestionnaire actuel se verra confier cette tâche à titre de projet spécial préalable à la retraite.
31/12/2009 État : Le dossier progresse lentement.

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009 :


Un conseiller a été embauché pour donner des conseils et contribuer à ce processus.

SVÉ : Nous examinerons la situation et fermerons le dossier, s'il y a lieu.
 
 
Date de modification :