ARCHIVÉE - Vérification du Programme de paiement anticipé

Renseignements archivés

Cette page a été archivée dans le Web. Les renseignements archivés sont fournis aux fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Ils ne sont pas assujettis aux normes Web du gouvernement du Canada et n'ont pas été modifiés ou mis à jour depuis leur archivage. Pour obtenir ces renseignements sous une autre forme, veuillez communiquer avec nous.

Date : Décembre 2008

format PDF (78 Ko, 18 pages)

 

 

Table des matières


Sommaire

Résolution des questions des pensionnats indiens du Canada [Note 1] (RQPIC) est chargée de gérer les demandes présentées par les anciens élèves des pensionnats indiens. En mai 2006, le gouvernement du Canada a annoncé l'approbation d'une version définitive de la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens (la Convention), qui prévoit un paiement d'expérience commune s'élevant à au moins 1,9 milliard de dollars que l'on versera à 80 000 anciens élèves des pensionnats. Pour avancer les sommes aux bénéficiaires admissibles, on a créé, le 10 mai 2006, le Programme de paiement anticipé (PPA). À la fin du programme, le 31 décembre 2006, on avait versé environ 10 300 paiements aux anciens élèves admissibles qui ont résidé dans un pensionnat indien et qui étaient âgés de 65 ans ou plus au 30 mai 2005. Le montant de 8 000 $ versé aux bénéficiaires dans le cadre du PPA devait être déduit de tout paiement d'expérience commune (PEC) ultérieur.

Les Services de vérification interne et de gestion des risques de RQPIC ont retenu les services de PricewaterhouseCoopers LLP (PwC) pour procéder à la vérification de la conformité des paiements versés dans le cadre du PPA. La présente vérification visait à déterminer, après avoir examiné un échantillon de dossiers du PPA, si les renseignements sur les bénéficiaires et les montants des paiements versés dans le cadre du Programme étaient exacts, si les demandes et les dossiers à l'appui du paiement étaient complets et si les paiements ont uniquement été versés aux bénéficiaires admissibles.

Le 31 décembre 2006, date de fin du PPA, la RQPIC avait reçu 13 547 demandes, dont 3 210 étaient considérées irrecevables. La vérification a porté sur les 10 337 dossiers du PPA associés à un paiement.

Pendant la vérification, on a relevé trois facteurs ayant eu une incidence sur les résultats de notre vérification. Il s'agit des facteurs suivants :

Étant donné que la nouvelle RQPIC du Ministère mettait l'accent sur son infrastructure et l'exécution de son mandat, peu de contrôles de gestion visant à assurer l'exactitude et l'intégralité des paiements étaient conçus et mis en œuvre au moment du traitement des quelque 6 000 premiers paiements. Compte tenu de cette population stratifiée, on a adopté la stratégie d'échantillonnage suivante :

La présente vérification a été réalisée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes. Les conclusions des vérificateurs internes se fondent sur l'évaluation des constatations en fonction de critères de vérification préétablis convenus par les gestionnaires et elles rendent compte des travaux de vérification effectués entre août et septembre 2007.

Principales conclusions

Recommandations
 

 

1.0 Introduction

Résolution des questions des pensionnats indiens du Canada (RQPIC) est chargée de gérer les demandes présentées par les anciens élèves des pensionnats indiens. En mai 2006, le gouvernement du Canada a annoncé l'approbation d'une version définitive de la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens (la Convention), qui prévoit un paiement d'expérience commune s'élevant à au moins 1,9 milliard de dollars que l'on versera à 80 000 anciens élèves des pensionnats. Les paiements d'expérience commune (PEC) incluent un montant de 10 000 $ pour la première année de résidence dans un pensionnat indien reconnu, puis 3 000 $ pour chaque année subséquente (complète ou partielle) de fréquentation scolaire. La Convention prévoit également un processus d'évaluation indépendant (PEI) en vue d'indemniser les élèves qui ont subi des violences sexuelles, psychologiques ou physiques graves.

Pour avancer les sommes aux bénéficiaires admissibles, on a créé, le 10 mai 2006, le Programme de paiement anticipé (PPA). À la fin du programme, le 31 décembre 2006, on avait versé environ 10 300 paiements aux anciens élèves admissibles qui ont résidé dans un pensionnat indien et qui étaient âgés de 65 ans ou plus au 30 mai 2005. Le montant de 8 000 $ versé aux bénéficiaires dans le cadre du PPA devait être déduit de tout paiement d'expérience commune (PEC) ultérieur.

Le PPA compte six sous-processus, comme on l'illustre ci-dessous :

Le process PPA

Le PPA compte six sous-processus : Réception de la demande, Saisie de données, Recherche, Versement de paiement anticipé aux termes de l'article 34, Transmission aux Finances, Classement.

Le personnel de la salle du courrier reçoit toutes les demandes relatives au PPA et il procède à des vérifications pour relever les demandes présentées deux fois. Une fois les vérifications terminées, le Bureau des documents crée un dossier relatif à la demande et saisit dans le RIMS (base de données pour la gestion des dossiers) et le SADRE les renseignements pertinents contenus dans la demande. On transmet ensuite le dossier au service de la recherche, qui confirme l'admissibilité de la demande en effectuant des recherches manuelles dans le système de sommation (une base de données regroupant les bases de données contenant les dossiers manuels des pensionnats). Une fois que l'admissibilité au paiement anticipé est confirmée et examinée, on transmet le dossier à la personne investie du pouvoir délégué en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), qui autorise le paiement et appose sa signature selon l'article 34. Une fois le dossier signé, on le transmet au personnel de la section des Finances, qui entre les données dans le système financier OASIS afin de générer le paiement qui sera versé au demandeur. Une fois cette opération terminée, on clôt le dossier et on le transmet au Bureau des documents en vue de son classement.

À la suite d'une première évaluation du PPA, les Services de vérification et de gestion des risques de RQPIC ont retenu les services de PricewaterhouseCoopers LLP (PwC) pour procéder à la vérification de la conformité des paiements versés dans le cadre du PPA.

Les objectifs détaillés de la présente évaluation ainsi que le cadre et la méthode utilisés sont décrits à l'annexe A – Objectifs, critères et méthodes de vérification.

1.1 thème central de la vérification

Objectif de la vérification

La présente vérification visait à déterminer, après avoir examiné un échantillon de dossiers du PPA, si les renseignements sur les bénéficiaires et les montants des paiements versés dans le cadre du Programme étaient exacts, si les demandes et les dossiers à l'appui du paiement étaient complets et si les paiements ont uniquement été versés aux bénéficiaires admissibles.

Cadre de la vérification

Le 31 décembre 2006, date de fin du PPA, RQPIC avait reçu 13 547 demandes, dont 3 210 étaient considérées irrecevables. La vérification a porté sur les 10 337 dossiers du PPA associés à un paiement.

Méthodes de vérification

Étant donné que la nouvelle RQPIC du Ministère mettait l'accent sur son infrastructure et l'exécution de son mandat, peu de contrôles de gestion visant à assurer l'exactitude et l'intégralité des paiements étaient conçus et mis en œuvre au moment du traitement des quelque 6 000 premiers paiements. Compte tenu de cette population stratifiée, on a adopté la stratégie d'échantillonnage suivante :

Énoncé de qualité

La présente vérification a été réalisée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes et à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada. Les conclusions des vérificateurs internes se fondent sur l'évaluation des constatations en fonction de critères de vérification préétablis convenus par les gestionnaires et elles rendent compte des travaux de vérification effectués entre août et septembre 2007.

 

 

2.0 Constatations découlant de la vérification

Toutes les conclusions importantes de la vérification sont présentées dans cette section conformément aux objectifs et aux critères pertinents de la vérification.

Objectif de la vérification

La présente vérification visait à déterminer, après avoir examiné un échantillon de dossiers du PPA, si les montants des paiements versés dans le cadre du Programme étaient exacts d'après les demandes originales et les documents d'identification, si les demandes et les dossiers à l'appui du paiement étaient complets et si les paiements ont uniquement été versés aux bénéficiaires admissibles.

2.1 Critère de vérification : Admissibilité des demandeurs

Aucune preuve d'admissibilité pour 10 % de l'échantillon examiné.

Conformément aux exigences du PPA, il fallait fournir des preuves montrant que les bénéficiaires admissibles des paiements étaient des anciens élèves qui avaient résidé dans un pensionnat indien reconnu et qui étaient âgés de 65 ans ou plus au 30 mai 2005, date à laquelle ont commencé les négociations relatives à la Convention de règlement.

À la lumière des dossiers examinés, on a trouvé des preuves dans les dossiers selon lesquelles les demandeurs étaient âgés de 65 ans ou plus au 30 mai 2005. Toutefois, des preuves suffisantes démontrant que tous les bénéficiaires avaient résidé dans un pensionnant reconnu ne figuraient pas toujours dans les dossiers.

Dans le cadre du PPA, un chercheur compétent de RQPIC a vérifié que les bénéficiaires avaient bien fréquenté un pensionnat reconnu en examinant les dossiers documentaires tels les relevés trimestriels et les registres quotidiens des pensionnats. Ces documents se trouvaient dans la base de données de sommation de RQPIC et ils apparaissaient sous forme d'images.

Pour 10 p. 100 des dossiers examinés (dix dans le premier échantillon et deux dans le deuxième), les documents de base mentionnés dans les dossiers des demandeurs (dans SADRE) que RQPIC a utilisés pour prouver l'admissibilité ne se trouvaient pas dans la base de données de sommation. Selon ce qu'on nous a indiqué, cette situation pourrait s'expliquer par la fusion de la base de données de sommation pendant l'administration du PPA. Sans les documents utilisés pour valider les demandes relatives au PPA, RQPIC ne peut prouver l'admissibilité des bénéficiaires au PPA et soutenir que les paiements ont été versés à la suite de la confirmation de l'admissibilité.

Recommandations

2.2 Critère de vérification : Exhaustivité de la demande et des dossiers justificatifs

Les demandes et dossiers justificatifs connexes examinés étaient complets, excepté deux dossiers ne contenant pas de pièce d'identité secondaire.

Dans les dossiers examinés, la signature du demandeur apparaissait sur toutes les demandes. En outre, presque tous les demandeurs ont utilisé une pièce d'identité valide (décrite dans la demande) et les renseignements figurant sur celle-ci étaient les mêmes que ceux apparaissant dans la demande et dans les documents au dossier. Dans 2 des 120 dossiers examinés, même si une pièce d'identité valide se trouvait dans le dossier, il n'y avait pas de pièce d'identité secondaire comme l'exige le PPA lorsque la première pièce d'identité n'est pas un certificat de naissance. En l'absence d'une deuxième pièce d'identité adéquate dans le dossier, on risque de ne pas avoir validé l'identité du demandeur comme il se doit avant le versement du paiement.

Dans le premier échantillon, 23 p. 100 des paiements ont été approuvés par des personnes non investies du pouvoir délégué en vertu de l'article 34 de la LGFP.

Dans le système OASIS, on trouve deux mesures de contrôle financier principales pour la validation et le processus de paiement financier qu'on a utilisées dans la présente vérification : les approbations au titre des articles 34 et 33 de la LGFP. L'approbation selon l'article 34 confirme que le bénéficiaire a droit ou est admissible au paiement; l'approbation selon l'article 33 a pour effet d'autoriser le paiement de 8 000 $.

Nous avons relevé un certain nombre de cas où l'approbation au titre de l'article 34 a été accordée par des responsables non investis du pouvoir délégué approprié. Plus précisément, dans 23 p. 100 des dossiers du premier échantillon examiné, le signataire au titre de l'article 34 n'était pas investi du pouvoir de signature pendant la période correspondante. On a corrigé cette situation en déléguant le pouvoir de signature en vertu de l'article 34 à compter du 12 juillet 2006. C'est ce qui explique le fait qu'on a remarqué une amélioration notable dans le deuxième échantillon, alors que tous les dossiers passés en revue avaient été approuvés par la personne investie du pouvoir délégué.

Dans tous les dossiers examinés, on a remarqué que la délégation de pouvoir selon l'article 33 avait été accordée et qu'on avait toujours approuvé les dossiers.

Recommandation

Acune recommandation

2.3 Critère de vérification : Exactitude des détails relatifs aux paiements liés à RQPIC

Les renseignements contenus dans la base de données OASIS sont conformes à ceux des documents de base; toutefois, des renseignements étaient absents du système SADRE et on a relevé des écarts dans celui-ci.

On a comparé les renseignements relatifs aux bénéficiaires dans le système financier OASIS à ceux contenus dans les demandes faisant partie de l'échantillon, et les renseignements dans OASIS se sont révélés complets et exacts. On n'a relevé aucun cas de versement excédentaire (c.-à-d. supérieur à 8 000 $) dans l'échantillon des dossiers examinés.

Nous avons remarqué que les données des dossiers manuels contenus dans la base de données SADRE n'étaient pas toujours cohérentes lorsqu'on les comparait aux documents de base. Les inexactitudes relevées dans SADRE incluent, sans s'y limiter, la date de naissance et les coordonnées (adresse postale et numéro de téléphone). Voici ce que nous avons constaté :

Pendant la vérification, on a découvert qu'on a égaré les adresses postales relatives à 1 514 dossiers à la suite de la conversion de SADRE. Par conséquent, 8 p. 100 des dossiers examinés ne comportaient pas d'adresse postale dans SADRE.

Comme on n'a relevé aucune inexactitude dans les dossiers d'OASIS, les erreurs dans les données de SADRE n'ont eu aucune incidence sur les montants versés.

Recommandation

Pour les prochains PEC, la saisie de données incombera à Service Canada. C'est pourquoi on ne formule aucune recommandation relativement à l'exactitude des données. Cependant, l'exactitude des données clés sera essentielle pour que RQPIC puisse faire des recherches efficaces dans les dossiers et valider les demandes en vue de déterminer si les PEC appropriés ont été versés.

 

 

3.0 Conclusion

À la lumière des travaux de vérification et des renseignements communiqués, nous n'avons relevé aucun problème majeur en ce qui concerne l'exactitude des paiements versés dans le cadre du PPA. De plus, nous n'avons recensé aucun cas de versement excédentaire dans l'échantillon des dossiers examinés.

On a cependant relevé les exceptions suivantes relativement à l'admissibilité et à l'intégralité des paiements relatifs au PPA et des dossiers justificatifs connexes :

Consulter l'annexe B, Plans d'action de la direction pour connaître la réponse de RQPIC.

 

 

Annexe A

Objectifs, critères et méthodes de vérification

La présente annexe contient la liste détaillée de tous les objectifs de la vérification et des critères connexes, ainsi que la description détaillée des méthodes et du cadre.

Objectif de la vérification

La présente vérification visait à déterminer, après avoir examiné un échantillon de dossiers du PPA, si les renseignements sur les bénéficiaires et les montants des paiements versés dans le cadre du Programme étaient exacts, si les demandes et les dossiers à l'appui du paiement étaient complets et si les paiements ont uniquement été versés aux bénéficiaires admissibles.

Critère de vérification :

Pour atteindre les objectifs de la vérification, les critères suivants seront évalués pendant la vérification :

Admissibilité des demandeurs

  1. Preuve dans le dossier selon laquelle les bénéficiaires étaient âgés de 65 ans ou plus au 30  mai 2005
  2. Preuve dans le dossier selon laquelle les bénéficiaires ont résidé dans un pensionnat indien reconnu
    Exhaustivité de la demande et des dossiers justificatifs
  3. La signature du demandeur apparaît sur la demande au dossier
  4. Preuve au dossier d'une forme d'identification valide du demandeur (documents de base).
  5. Cohérence entre les renseignements personnels contenus dans la demande et les pièces d'identité au dossier.
  6. Preuve de l'approbation des paiements aux termes de l'article 34.
  7. Preuve de l'approbation des paiements aux termes de l'article 33.
    Exactitude des détails relatifs aux paiements liés à RQPIC
  8. Les données (c.-à-d. nom et adresse) dans SADRE sont cohérentes et complètes lorsqu'on les compare aux documents de base.
  9. Les données (c.-à-d. nom et adresse) dans OASIS sont cohérentes et complètes lorsqu'on les compare aux documents de base.
  10. Selon le système OASIS, seul un paiement de 8 000 $ a été versé aux bénéficiaires admissibles.

Méthodes de vérification :

Cadre de la vérification

Le 31 décembre 2006, date de fin du PPA, RQPIC avait reçu 13 547 demandes, dont 3 210 étaient considérées irrecevables. La vérification a porté sur les 10 337 dossiers du PPA associés à un paiement.

Stratégie d'échantillonnage

Étant donné que le nouveau ministère fédéral RQPIC mettait l'accent sur son infrastructure et l'exécution de son mandat, peu de contrôles de gestion visant à assurer l'exactitude et l'intégralité des paiements étaient conçus et mis en œuvre au moment du traitement des quelque 6 000 premiers paiements. Compte tenu de cette population stratifiée, on a adopté la stratégie d'échantillonnage suivante :

Pour chaque population, on a utilisé une technique d'échantillonnage aléatoire pour la sélection de l'échantillon faisant l'objet de la vérification. En procédant ainsi, on assure l'objectivité de la sélection des dossiers utilisés dans l'échantillon.

 

 

Plans d'action de la direction

Recommandations Plan De Mesures Responsabilité Date D'achèvement Prèvue
1. RQPIC devrait s'assurer de la disponibilité des documents justificatifs relatifs aux dossiers examinés (et aux autres paiements dans le cadre du PPA lorsque la documentation est insuffisante pour confirmer l'admissibilité au PPA) pour donner l'assurance que les paiements ont uniquement été versés aux bénéficiaires admissibles. On trouve dans SADRE la justification des paiements pour tous les dossiers. Dans la majorité des cas, la justification inclut la référence à un dossier de sommation qui confirme l'admissibilité du bénéficiaire. Dans un petit nombre de cas, les dossiers dans SADRE contiennent des notes détaillées listant les renseignements à l'appui sur lesquels on s'est fondé pour déterminer l'admissibilité au PPA. Recherche nationale et analyse Complet
2. Pour les prochains PEC, nous recommandons que RQPIC s'assure de fournir une piste de vérification suffisante des données de sommation utilisées pour valider chaque demande, ainsi que de rendre ces données accessibles aux fins d'assurance de la qualité et de vérification. Le protocole d'évaluation des PEC (daté du 6 septembre 2007) a été approuvé par les cadres supérieurs de RQPIC et le comité national de certification. Le protocole décrit les dispositions en matière d'évaluation permettant à RQPIC de confirmer si un demandeur de PEC est admissible au paiement et, le cas échéant, à combien d'années correspond le paiement. Lorsqu'une demande de PEC est automatiquement évaluée par SRAO ou examinée manuellement par le personnel de RQPIC ou un consultant, la justification des résultats est consignée dans le dossier de SADRE, y compris dans les dossiers de sommation, au besoin. Comme on l'indique dans le protocole, on a adopté une politique d'inférence et d'interpolation pour permettre la confirmation de la durée lorsqu'il manque des données dans les dossiers des pensionnats indiens conservés par RQPIC. Par ailleurs, le protocole permet à RQPIC d'évaluer les renseignements communiqués par le demandeur.

Outre le protocole, on a rédigé une liste de contrôle pour guider l'examen de tous les résultats concluants découlant des recherches manuelles avant l'approbation au titre de l'article 34.
Recherche nationale et analyse Complet
3. Pour les prochains transferts de données ou mises à niveaux de systèmes, RQPIC devrait s'assurer, avant d'approuver et d'apporter des modifications, que l'on a procédé à une validation minimale de la qualité des données. La direction responsable de ce secteur a refusé de faire des commentaires. Technologie de l'information (TI) et gestion des systèmes  

Notes en bas de page

  1. Depuis le 1er juin 2008, Résolution des questions des pensionnats indiens du Canada fait partie des Affaires indiennes et du Nord Canada. (retourner au paragraphe source de la note)
 
 
Date de modification :