ARCHIVÉE - Vérification des immobilisations et de l'entretien - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2009

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Rapport de situation sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action - Rapport à l'intention du comité de vérification en date du 30 septembre 2009

Partenariats et programmes de développement social et d'éducation – infrastructure communautaire

Vérification des immobilisations et de l'entretien (200719)
Date d'approbation du CVÉ : 04/12/2008

Recommandations du projet Plan d'action Date prévue d'achèvement Réponse du programme
1. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient travailler en étroite collaboration avec le dirigeant principal des finances afin de réévaluer les autorisations de financement et les ententes de financement des Premières nations, qui procurent actuellement une certaine souplesse relativement au financement des petits projets d'immobilisations et aux dépenses de fonctionnement et d'entretien, en envisageant de fournir du financement sur une base plus « ciblée ». a) Le dirigeant principal des finances devra concevoir une approche ministérielle normalisée pour l'ébauche d'ententes de financement avec les Premières nations qui sont conformes aux exigences concernant les autorisations de financement définies dans la Politique sur les paiements de transfert du CT. 30/09/2009 État : Mis en œuvre en cours

Mise à jour/ Justification :
En date du 30/09/2009
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a. En cours – Le dirigeant principal des finances a jusqu'au 31 mars 2011 pour élaborer un plan d'action ministériel pour donner suite à la nouvelle Politique sur les paiements de transfert.
Le dirigeant principal des finances a actuellement en place une approche ministérielle nationale normalisée pour l'ébauche d'ententes de financement qu'on mettra à jour afin de répondre aux exigences de la nouvelle politique et directive sur les paiements de transfert.
b) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra collaborer avec le dirigeant principal des finances (Direction des politiques financières et de paiements de transfert) pour bien comprendre le cadre général de la nouvelle Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et les effets de celui-ci sur les futures autorisations/ententes de financement en ce qui a trait à l'infrastructure communautaire. Elle devra également mettre en œuvre ces principes dans le cadre des futures ententes de financement. 31/12/2009 b. En cours – La Direction générale des infrastructures communautaires continue de collaborer avec le dirigeant principal des finances afin de comprendre la façon dont la Politique sur les paiements de transfert se répercute sur les futures ententes de financement liées à l'infrastructure communautaire.
c) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra collaborer avec les bureaux régionaux (avec le soutien du dirigeant principal des finances et de la Direction générale de l'infrastructure communautaire) en vue de créer des mécanismes qui permettront une surveillance plus efficace des dépenses en capital secondaires et des dépenses de fonctionnement et d'entretien couvertes par les ententes de financement des Premières nations. Ces tâches s'inscriront en complément aux paragraphes a) et b). 31/03/2010 c. En cours – Lorsque a) et b) seront terminés, la Direction générale du soutien des opérations et de la planification collaborera avec les bureaux régionaux pour mettre en œuvre les nouvelles ententes de financement et les nouvelles autorisations reliées à la nouvelle Politique sur les paiements de transfert. En attendant que le travail cité précédemment soit terminé, la Direction générale du soutien des opérations et de la planification collaborera avec le personnel de la DGIC et le DPF pour contribuer au développement de mécanismes qui amélioreront la surveillance des dépenses en capital secondaires et des dépenses de fonctionnement et d'entretien dans les ententes de financement des Premières nations. Ce travail sera harmonisé avec le Programme de gestion de la qualité.
2. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient veiller à ce que les rôles et responsabilités en matière de gestion du rendement au niveau de la haute direction et des conseils et comités soient définis et communiqués, et que l'information sur le rendement, y compris les IRC, soit intégrée au processus continu de gestion du rendement tant à l'échelon national que régional. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra concevoir une stratégie de mesure du rendement spéciale pour le Programme d'immobilisations et d'entretien (elle viendra remplacer l'ancien CGRR/CVFR) en concomitance avec le renouvellement du programme. La stratégie de mesure du rendement définira les rôles et les responsabilités ainsi que les principaux indicateurs de rendement. Ces derniers continueront de faire l'objet de rapports trimestriels dans le cadre de l'initiative du Ministère sur les rapports intelligents. 31/12/2009 État : Mis en œuvre en cours

Mise à jour/ Justification :
En date du 30/09/2009
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a. Terminé – Le Comité de l'évaluation, de la mesure du rendement et de l'évaluation a approuvé la stratégie de mesure et le profil de risque du ministère en septembre 2009.
b) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra collaborer avec la Direction générale du soutien des opérations et de la planification afin de redéfinir les mandats du Conseil national de gestion des immobilisations et des autres comités de la haute direction, de préciser les rôles et responsabilités en ce qui a trait au Programme d'immobilisations et d'entretien, et de définir des indicateurs de rendement clés pour les comités du sous-ministre (à savoir, examen des données utilisées pour les rapports trimestriels, suivi des plans d'action en matière de vérification et d'évaluation, données utilisées pour les RMR/RPP, etc.). 30/06/2009 b. Terminé – Le Conseil national de gestion des immobilisations a été dissout. Le Comité des opérations a repris les travaux effectués par le Conseil. Pour tenir compte de ces nouveaux rôles et nouvelles responsabilités, on a approuvé un nouveau mandat pour le Comité.
c) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra transmettre la définition des rôles et responsabilités aux bureaux régionaux et concevoir des procédures pour regrouper l'information concernant les indicateurs de rendement clés en plus de s'assurer que ces indicateurs sont intégrés dans les ententes régionales et nationales de gestion du rendement. 31/03/2010 c. La DGSOP collabore avec la DGIC dans le but de mettre en œuvre la stratégie de mesure et le profil de risque et de s'assurer que les principaux indicateurs du rendement sont intégrés à toutes les ententes pertinentes de gestion du rendement et des rapports.
3. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient élaborer, structurer, documenter et mettre en œuvre un cadre de gestion du risque propre au Programme d'immobilisations et d'entretien; ce cadre devrait définir les rôles et responsabilités respectifs de l'administration centrale, des hautes directions régionales et des conseils ou comités, et intégrer le degré approprié de surveillance, de suivi et de contrôle de la qualité des pratiques régionales que l'administration centrale devrait exercer. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra concevoir une stratégie de mesure du rendement spéciale pour le Programme d'immobilisations et d'entretien en concomitance avec le renouvellement du programme. La stratégie comportera un cadre de gestion du risque décrivant en détail les responsabilités de l'administration centrale et des bureaux régionaux en ce qui a trait à la surveillance et à l'assurance de la qualité. 31/12/2009 État : Mis en œuvre en cours

Mise à jour/ Justification :
En date du 30/09/2009
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a.Terminé – Le Comité de l'évaluation, de la mesure du rendement et de l'évaluation a approuvé la stratégie de mesure et le profil de risque du ministère en septembre 2009.
b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra collaborer avec les bureaux régionaux afin de mettre en œuvre, à l'administration centrale et dans les régions, le cadre de gestion du risque et les fonctions de surveillance et d'assurance de la qualité. 31/03/2010 b.En cours – La DGSOP collabore avec la DGIC dans le but de mettre en œuvre la stratégie de mesure et le profil de risque et de s'assurer que les principaux indicateurs du rendement sont intégrés à toutes les ententes pertinentes de gestion du rendement et des rapports. La DGSOP collabore également avec la DGIC et les bureaux régionaux pour mettre en œuvre le Cadre de contrôle de la gestion du Cadre de contrôle de la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien, ce qui permet d'identifier les principaux risques du programme et le les atténuer. La DGSOP développera également un nouveau programme de gestion de la qualité afin de s'assurer que la qualité du Programme d'immobilisations et d'entretien est maintenue et améliorée.
4. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient revoir la méthodologie et le processus qu'utilise l'administration centrale pour allouer des fonds aux régions en vertu du Programme d'immobilisations et d'entretien. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra collaborer avec le dirigeant principal des finances, la Direction générale du soutien des opérations et de la planification et les bureaux régionaux afin d'étudier les différentes possibilités d'amélioration des méthodes et processus de distribution du financement de l'administration centrale aux régions dans le cadre du  Programme d'immobilisations et d'entretien (financement de base et financement supplémentaire). 31/12/2010 État : Mis en œuvre en cours

Mise à jour/ Justification :
En date du 30/09/2009
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a. En cours – La Direction générale des infrastructures communautaires collabore avec le dirigeant principal des finances pour trouver des options relativement à l'octroi d'un financement de l'Administration centrale aux régions.  Ce point prioritaire est étroitement lié aux travaux effectués dans le cadre du point prioritaire no 1 lié à la réponse ministérielle à l'égard de la nouvelle Politique sur les paiements de transfert.
b) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra collaborer avec le dirigeant principal des finances, la Direction générale du soutien des opérations et de la planification et les bureaux régionaux et utiliser les résultats obtenus à l'étape 4.1.1 afin de les appliquer à toutes les catégories d'immobilisations (à savoir, approvisionnement en eau, écoles, logement). L'évaluation technique actuelle des systèmes d'approvisionnement en eau fournira également de l'information pour cet exercice. 31/12/2011 b. En cours – La Direction générale des infrastructures communautaires collabore avec le dirigeant principal des finances pour trouver des options relativement à l'octroi d'un financement de l'Administration centrale aux régions.  Ce point prioritaire est étroitement lié aux travaux effectués dans le cadre du point prioritaire no 1 lié à la réponse ministérielle à l'égard de la nouvelle Politique sur les paiements de transfert.
5. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient s'assurer que des lignes directrices nationales complètes et à jour sur la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien soient élaborées et communiquées aux gestionnaires du programme dans les régions. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra concevoir/mettre à jour un diagramme de processus de haut niveau en indiquant les différentes activités réalisées par le Ministère et le but de chacune de ces activités. Ce diagramme devra inclure les processus génériques (grandes dépenses d'immobilisation, dépenses en capital secondaires, etc.) et les processus associés à des thèmes particuliers (grandes dépenses d'immobilisation concernant les systèmes d'approvisionnement en eau, les écoles, etc.) 30/06/2009 État : Mis en œuvre en cours

Mise à jour/ Justification :
En date du 30/09/2009
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a. Le processus de planification des immobilisations a été défini es est partiellement mis en œuvre. Une version préliminaire des organigrammes des processus du Programme d'immobilisations et d'entretien sera préparée et distribuée d'ici décembre 2009.
b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra collaborer avec les régions pour mettre en œuvre les réalisations du paragraphe a). 30/09/2009 b. La mise en œuvre sera effectuée après l'achèvement de la partie (a).
c) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra concevoir/mettre à jour des directives de second niveau décrivant en détail les rôles et responsabilités, le cadre de contrôle de la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien ainsi que les autorisations qui régissent l'approbation des dépenses. Les diagrammes de processus créés à l'étape 5.1.1 seront également appliqués à d'autres thèmes incluant les grandes dépenses d'immobilisation consacrées aux routes, ponts et réseaux électriques. 30/09/2009 c. Des lignes directrices détaillées pour le processus de planification des immobilisations ont été rédigées, mais ne peuvent pas être finalisées avant que l'ensemble des processus du Programme d'immobilisations et d'entretien n'ait été défini afin d'assurer que le processus global du Programme fonctionne de façon cohésive. La mise en œuvre sera donc effectuée après l'achèvement de la partie (a).
d) La Direction générale du soutien aux opérations et à la planification devra collaborer avec les régions pour mettre en œuvre les réalisations du paragraphe 5.1.3. 30/09/2009 d. La mise en œuvre sera effectuée après l'achèvement de la partie (c).
e) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra rassembler et fusionner les normes nationales en matière d'ingénierie et de construction, les modèles, les codes d'opérations financières, les régimes détaillés de vérification et de conformité, les listes de vérification des processus opérationnels, etc. On pourra faire appel à des variantes régionales afin de tenir compte de différents facteurs régionaux. Les lacunes identifiées en ce qui a trait à l'information seront comblées grâce à de nouveaux processus ou nouvelles procédures, selon les besoins. 31/12/2009 e. La Direction générale des infrastructures communautaires (DGIC) a collecté les nombreux documents utilisés par les régions pour gérer le Programme d'immobilisations et d'entretien. Le travail est maintenant en cours pour le consolider et le normaliser. De plus, un dépôt central sera créé. La DPA tente présentement de déterminer le médium qui pourrait être utilisé pour le stockage et l'accès facile, que ce soit l'Intranet ou Collaboration de l'DGSOP ou encore un autre outil.
f) La Direction générale du soutien aux opérations et à la planification devra collaborer avec les régions pour mettre en œuvre les réalisations du paragraphe 5.1.5. 31/12/2009 f. La mise en œuvre sera effectuée après l'achèvement de la partie (e).
6 a) Le directeur général des Infrastructures communautaires devrait élaborer et communiquer des lignes directrices sur la catégorisation des projets à gérer comme de grands projets d'immobilisations. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra rédiger/mettre à jour des directives nationales détaillées pour la catégorisation des projets qui devront être gérés comme de grands projets d'immobilisations. 30/06/2009 État : Mis en œuvre en cours

Mise à jour/ Justification :
En date du 30/09/2009
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a. La définition des grands projets d'immobilisations sera harmonisée avec le risque, conformément à la nouvelle Politique sur les paiements de transfert. L'achèvement devra être harmonisé avec le point #1a).
b) Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra mettre en œuvre, dans les régions, les directives nationales détaillées pour la catégorisation des projets qui devront être gérés comme de grands projets d'immobilisations. 30/09/2009 b. En attendant le développement et l'approbation des nouvelles lignes directrices, la DGSOP mettra en œuvre les lignes directrices dans les régions.
6 b) Le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devrait établir des processus permettant à l'administration centrale d'exercer un contrôle continu sur les pratiques régionales. La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra mettre en place des processus pour la surveillance continue par l'administration centrale des pratiques régionales en matière de grands projets d'immobilisations (à savoir, examen des dossiers, processus d'approbation des projets, etc.), incluant une interface de communication entre la Direction générale du soutien des opérations et de la planification et la Direction générale de l'infrastructure communautaire. 30/09/2009 État : Terminé

Mise à jour/ Justification :
En date du 30/09/2009
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Le cadre de contrôle de la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien établit les processus pour le contrôle continu des pratiques régionales par l'administration centrale. L'AC est responsable d'effectuer un examen annuel des dossiers des grands projets d'immobilisations afin de s'assurer que les régions ont entrepris les grands projets d'immobilisations conformément aux lignes directrices étables.

Un Comité d'examen des énoncés de projets a également été créé dans le but d'examiner les grands projets d'immobilisations présentés à l'AC. Le Comité les examine et fait des recommandations au sujet des énoncés des projets aux directeurs régionaux en préparation à l'examen du Comité des opérations.

La Direction générale du soutien aux opérations et à la planification examine également tous les ans un échantillon de tous les grands projets d'immobilisations réalisés durant l'exercice précédent. L'examen des dossiers met l'accent sur le degré auquel la région respecte les lignes directrices relativement aux exigences des dossiers pour un projet particulier. Si l'examen des dossiers révèle des lacunes, l'AC recommandera des mesures correctrices pour améliorer la conformité aux lignes directrices.
7 a) Le directeur général des Infrastructures communautaires devrait veiller à ce que les lignes directrices nationales complètes sur la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien (recommandées à la section 7.1.5 du présent rapport) comportent des exigences relativement à la documentation des dossiers des grands projets d'immobilisations afin de gérer les risques importants. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra rédiger/mettre à jour des directives nationales détaillées concernant les exigences associées à la documentation des grands projets d'immobilisations, directives qui tiendront compte des principaux secteurs de risque. 30/09/2009 État : Terminé

Mise à jour/ Justification :
En date du 30/09/2009
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a. Terminé – Le Cadre de contrôle de la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien (qui précise les exigences de la documentation des dossiers des grands projets d'immobilisations) a été développé et approuvé par le Comité des opérations. La liste de vérification des documents des  grands projets d'immobilisations a été rédigée et est jointe en annexe au CCG.
b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra mettre en œuvre, dans les régions, des directives nationales détaillées concernant la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien qui incluront les exigences associées à la documentation des grands projets d'immobilisations, directives qui tiennent compte des principaux secteurs de risque. 30/09/2009 b. Terminé – La DGSOP a mis en œuvre le Cadre de contrôle de la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien dans les régions et effectue maintenant un examen des dossiers dans les régions où il y a des projets à risques élevés, y compris l'examen de tous les grands projets d'immobilisations évalués à plus de 10 millions $.
7 b) Le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devrait établir des processus qui permettent à l'administration centrale d'exercer un suivi continu permettant d'évaluer le respect des directives. La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra créer des processus pour la surveillance permanente des pratiques régionales par l'administration centrale afin d'évaluer le niveau de conformité par rapport aux directives concernant la documentation des grands projets d'immobilisations. 31/12/2009 État : Terminé

Mise à jour/ Justification :
En date du 30/09/2009
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La Direction générale du soutien aux opérations et à la planification examine également tous les ans un échantillon de tous les grands projets d'immobilisations réalisés durant l'exercice précédent. L'examen des dossiers met l'accent sur le degré auquel la région respecte les lignes directrices relativement aux exigences des dossiers pour un projet particulier. Si l'examen des dossiers révèle des lacunes, l'AC recommandera des mesures correctrices pour améliorer la conformité aux lignes directrices.
8 a) Le directeur général des Infrastructures communautaires devrait élaborer des lignes directrices comportant des exigences ou attentes minimales au regard de la gestion et de la surveillance des petits projets d'immobilisations et des dépenses de fonctionnement et d'entretien, y compris en matière de contrôle continu. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra rédiger/mettre à jour des directives décrivant de façon détaillée les exigences minimales en ce qui a trait à la surveillance des dépenses en capital secondaires ainsi que des dépenses associées au fonctionnement et à l'entretien. 31/09/2009 État : Mis en œuvre en cours

Mise à jour/ Justification :
En date du 30/09/2009
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a. Les régions ont fourni les activités de conformité prévues au F&E pour le prochain exercice. Ces activités ont été examinées et feront l'objet de discussions lors de la réunion des gestionnaires des immobilisations à Saskatoon du 3 au 5 novembre. Durant cette séance, les gestionnaires des immobilisations discuteront des options pour améliorer la conformité. Le sommaire de ces discussions sera utilisé pour le développement d'un régime et sera intégré au Manuel des procédures nationales. Ce travail sera harmonisé avec le Programme de gestion de la qualité.
b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra mettre en œuvre, dans les régions, les directives décrivant de façon détaillée les exigences minimales en ce qui a trait à la surveillance des dépenses en capital secondaires ainsi que des dépenses associées au fonctionnement et à l'entretien. 31/03/2010 b. Dès l'achèvement de la partie (a) ci-dessus, la DGSOP mettra en œuvre les lignes directrices exposant les exigences relatives à la gestion du contrôle des dépenses en capital secondaire ainsi que des dépenses associées au fonctionnement et à l'entretien.
8 b) Le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devrait travailler en étroite collaboration avec le dirigeant principal des finances afin de mettre en place des processus permettant à l'Administration centrale d'exercer une surveillance continue des pratiques régionales pour évaluer la conformité aux lignes directrices. La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra collaborer avec le dirigeant principal des finances pour mettre en place des processus qui permettront à l'administration centrale d'assurer une surveillance permanente des pratiques régionales afin d'évaluer le niveau de conformité par rapport aux directives concernant les dépenses en capital secondaires ainsi que les dépenses associées au fonctionnement et à l'entretien. 31/03/2010 État : Mis en œuvre en cours

Mise à jour/ Justification :
En date du 30/09/2009
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Dès l'achèvement de la partie 7(a) ci-dessus, la DGSOP, avec l'aide du DPF, établira les processus pour le contrôle continu des pratiques régionales par l'administration centrale afin d'évaluer la conformité aux lignes directrices concernant les dépenses en capital secondaires ainsi que les dépenses associées au fonctionnement et à l'entretien.
9. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient considérer la possibilité de mener des vérifications de conformité axées sur le risque auprès des Premières nations et de les intégrer au cadre de gestion du risque standard. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra collaborer avec la Direction générale du soutien des opérations et de la planification afin de créer un cadre de vérification de la conformité ainsi qu'un processus connexe pour le Programme d'immobilisations et d'entretien en se fondant sur les travaux de vérification de la conformité qui ont été réalisés dans le cadre du Plan d'action pour l'approvisionnement en eau potable et le traitement des eaux usées des Premières nations. 31/12/2009 État : Mis en œuvre en cours

Mise à jour/ Justification :
En date du 30/09/2009
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a. Ceci a été développé simultanément avec les organigrammes du Programme d'immobilisations et d'entretien du point #5, afin d'assurer que les régimes de conformité s'intègrent à la prestation globale du programme.
b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra, de concert avec la Direction générale de l'infrastructure communautaire, mettre en place le cadre de vérification de la conformité et les processus connexes dans les régions. 31/03/2010 b. La mise en œuvre sera effectuée après l'achèvement de la partie (a).
 
 
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