ARCHIVÉE - Vérification du programme d'immobilisations et d'entretien - Rapports de suivi en date du 31 mars 2009

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Compte rendu sur l'etat de la mise en oeuvre du plan d'action rapport au comite de verification en date du 31 mars

Programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social - infrastructure communautaire

Vérification du programme d'immobilisations et d'entretien
Date d'approbation du CVÉ: 04/12/2008

Recommandation
du projet
Plan d'action Date prévue d'achèvement Réponse
1. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient travailler en étroite collaboration avec le dirigeant principal des finances afin de réévaluer les autorisations de financement et les ententes de financement des Premières nations, qui procurent actuellement une certaine souplesse relativement au financement des petits projets d'immobilisations et aux dépenses de fonctionnement et d'entretien, en envisageant de fournir du financement sur une base plus « ciblée ». a) Le dirigeant principal des finances devra concevoir une approche ministérielle normalisée pour l'ébauche d'ententes de financement avec les Premières nations qui sont conformes aux exigences concernant les autorisations de financement définies dans la Politique sur les paiements de transfert du CT. 30/09/2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009
 :

a) En cours – Le dirigeant principal des finances a jusqu'au 31 mars 2011 pour élaborer un plan d'action ministériel pour donner suite à la nouvelle Politique sur les paiements de transfert.
Le dirigeant principal des finances a actuellement en place une approche ministérielle nationale normalisée pour l'ébauche d'ententes de financement qu'on mettra à jour afin de répondre aux exigences de la nouvelle politique et directive sur les paiements de transfert.
b) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra collaborer avec le dirigeant principal des finances (Direction des politiques financières et de paiements de transfert) pour bien comprendre le cadre général de la nouvelle Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et les effets de celui-ci sur les futures autorisations/ententes de financement en ce qui a trait à l'infrastructure communautaire. Elle devra également mettre en œuvre ces principes dans le cadre des futures ententes de financement. 31/12/2009 b) En cours – La Direction générale des infrastructures communautaires continue de collaborer avec le dirigeant principal des finances afin de comprendre la façon dont la Politique sur les paiements de transfert se répercute sur les futures ententes de financement liées à l'infrastructure communautaire.
c) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra collaborer avec les bureaux régionaux (avec le soutien du dirigeant principal des finances et de la Direction générale de l'infrastructure communautaire) en vue de créer des mécanismes qui permettront une surveillance plus efficace des dépenses en capital secondaires et des dépenses de fonctionnement et d'entretien couvertes par les ententes de financement des Premières nations. Ces tâches s'inscriront en complément aux paragraphes a) et b). 31/03/2010 c) Achèvement en cours des travaux de la Direction générale de l'infrastructure communautaire/du dirigeant principal des finances. La Direction générale du soutien des opérations collabore avec le personnel de la Direction générale de l'infrastructure communautaire et du dirigeant principal des finances, dans le cadre de l'élaboration de politiques qui amélioreront la surveillance des dépenses en capital secondaires et des dépenses de fonctionnement et d'entretien dans les ententes de financement des Premières nations. Nous ferons également participer les régions et nous chercherons à obtenir leurs commentaires à l'occasion d'un atelier national qui aura lieu à Toronto, les 16 et 17 avril.

SVE : Le SVE a participé à un atelier national qui a eu lieu à Toronto les 16 et 17 avril
2. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient veiller à ce que les rôles et responsabilités en matière de gestion du rendement au niveau de la haute direction et des conseils et comités soient définis et communiqués, et que l'information sur le rendement, y compris les IRC, soit intégrée au processus continu de gestion du rendement tant à l'échelon national que régional. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra concevoir une stratégie de mesure du rendement spéciale pour le Programme d'immobilisations et d'entretien (elle viendra remplacer l'ancien CGRR/CVFR) en concomitance avec le renouvellement du programme. La stratégie de mesure du rendement définira les rôles et les responsabilités ainsi que les principaux indicateurs de rendement. Ces derniers continueront de faire l'objet de rapports trimestriels dans le cadre de l'initiative du Ministère sur les rapports intelligents. 31/12/2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009
 :

a) En cours – La Direction générale de l'infrastructure communautaire entame l'élaboration d'une stratégie de mesure du rendement pour le programme d'immobilisations et d'entretien. On s'attend à ce que l'élaboration de la stratégie soit terminée d'ici le 30 juin 2009.
b) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra collaborer avec la Direction générale du soutien des opérations et de la planification afin de redéfinir les mandats du Conseil national de gestion des immobilisations et des autres comités de la haute direction, de préciser les rôles et responsabilités en ce qui a trait au Programme d'immobilisations et d'entretien, et de définir des indicateurs de rendement clés pour les comités du sous-ministre (à savoir, examen des données utilisées pour les rapports trimestriels, suivi des plans d'action en matière de vérification et d'évaluation, données utilisées pour les RMR/RPP, etc.). 30/06/2009 b) Terminé – Le Conseil national de gestion des immobilisations a été dissout. Le Comité des opérations a repris les travaux effectués par le Conseil. Pour tenir compte de ces nouveaux rôles et nouvelles responsabilités, on a approuvé un nouveau mandat pour le Comité.
c) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra transmettre la définition des rôles et responsabilités aux bureaux régionaux et concevoir des procédures pour regrouper l'information concernant les indicateurs de rendement clés en plus de s'assurer que ces indicateurs sont intégrés dans les ententes régionales et nationales de gestion du rendement. 31/03/2010 c) En cours – Le Comité des opérations et de la planification et le DG (IOC) se rencontrent aux deux semaines. Élaboration continue d'indicateurs de rendement clés. Le processus d'examen trimestriel actuel portera sur les mesures employées pour évaluer le rendement.
3. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient élaborer, structurer, documenter et mettre en œuvre un cadre de gestion du risque propre au Programme d'immobilisations et d'entretien; ce cadre devrait définir les rôles et responsabilités respectifs de l'administration centrale, des hautes directions régionales et des conseils ou comités, et intégrer le degré approprié de surveillance, de suivi et de contrôle de la qualité des pratiques régionales que l'administration centrale devrait exercer. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra concevoir une stratégie de mesure du rendement spéciale pour le Programme d'immobilisations et d'entretien en concomitance avec le renouvellement du programme. La stratégie comportera un cadre de gestion du risque décrivant en détail les responsabilités de l'administration centrale et des bureaux régionaux en ce qui a trait à la surveillance et à l'assurance de la qualité. 31/12/2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009
 :

a) En cours – La Direction générale de l'infrastructure communautaire entame l'élaboration d'une stratégie de mesure du rendement et d'un cadre de gestion du risque du Programme d'immobilisations et d'entretien. On s'attend à ce que l'élaboration de la stratégie soit terminée d'ici le 30 juin 2009.
b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra collaborer avec les bureaux régionaux afin de mettre en œuvre, à l'administration centrale et dans les régions, le cadre de gestion du risque et les fonctions de surveillance et d'assurance de la qualité. 31/03/2010 b) En cours – Collaboration avec la Direction générale de l'infrastructure communautaire. La région de la Colombie-Britannique présentera un exemple de pratiques exemplaires concernant l'élaboration de pratiques axées sur le risque, dans le cadre de grands projets d'immobilisations à l'occasion d'un atelier national qui aura lieu à Toronto, les 16 et 17 avril. Lorsque la Direction générale de l'infrastructure communautaire aura terminé le point a) ci-dessus, nous entamerons peut-être la mise en œuvre complète de la stratégie de mesure du rendement et du cadre de gestion du risque du Programme d'immobilisations et d'entretien.

SVE : Le SVE a participé à un atelier national qui s'est déroulé à Toronto, les 16 et 17 avril
4. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient revoir la méthodologie et le processus qu'utilise l'administration centrale pour allouer des fonds aux régions en vertu du Programme d'immobilisations et d'entretien. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra collaborer avec le dirigeant principal des finances, la Direction générale du soutien des opérations et de la planification et les bureaux régionaux afin d'étudier les différentes possibilités d'amélioration des méthodes et processus de distribution du financement de l'administration centrale aux régions dans le cadre du  Programme d'immobilisations et d'entretien (financement de base et financement supplémentaire). 31/12/2010 État : Mis en œuvre

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009
 :

A et B) La Direction générale de l'infrastructure communautaire collabore avec le dirigeant principal des finances pour trouver des options relativement à l'octroi d'un financement de l'Administration centrale aux régions dans le cadre du Programme d'immobilisations et d'entretien. Cette mesure est étroitement liée aux travaux effectués dans le cadre de la mesure no 1 liée à la réponse ministérielle à l'égard de la nouvelle Politique sur les paiements de transfert.
b) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra collaborer avec le dirigeant principal des finances, la Direction générale du soutien des opérations et de la planification et les bureaux régionaux et utiliser les résultats obtenus à l'étape 4.1.1 afin de les appliquer à toutes les catégories d'immobilisations (à savoir, approvisionnement en eau, écoles, logement). L'évaluation technique actuelle des systèmes d'approvisionnement en eau fournira également de l'information pour cet exercice. 31/12/2011
5. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient s'assurer que des lignes directrices nationales complètes et à jour sur la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien soient élaborées et communiquées aux gestionnaires du programme dans les régions. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra concevoir/mettre à jour un diagramme de processus de haut niveau en indiquant les différentes activités réalisées par le Ministère et le but de chacune de ces activités. Ce diagramme devra inclure les processus génériques (grandes dépenses d'immobilisation, dépenses en capital secondaires, etc.) et les processus associés à des thèmes particuliers (grandes dépenses d'immobilisation concernant les systèmes d'approvisionnement en eau, les écoles, etc.) 30/06/2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009
 :

a) Processus de planification des immobilisations élaboré, celui des grands projets d'immobilisations est en cours.

SVE : Le SVE doit examiner l'ébauche du processus de planification des immobilisations
b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra collaborer avec les régions pour mettre en œuvre les réalisations du paragraphe a). 30/09/2009 b) En attente de mise en œuvre – La Direction générale du soutien des opérations et de la planification met en œuvre le processus de planification des immobilisations, comme le décrit le Programme d'immobilisations et d'entretien. La mise en œuvre du Programme d'immobilisations et d'entretien sera abordée à l'occasion d'un atelier national qui aura lieu à Toronto, les 16 et 17 avril.

SVE : Le SVE a participé à un atelier national qui s'est déroulé à Toronto, les 16 et 17 avril
c) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra concevoir/mettre à jour des directives de second niveau décrivant en détail les rôles et responsabilités, le cadre de contrôle de la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien ainsi que les autorisations qui régissent l'approbation des dépenses. Les diagrammes de processus créés à l'étape 5.1.1 seront également appliqués à d'autres thèmes incluant les grandes dépenses d'immobilisation consacrées aux routes, ponts et réseaux électriques. 30/09/2009 c) En attente de mise en œuvre – Les travaux seront effectués au cours de l'été 2009.
d) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra collaborer avec les régions pour mettre en œuvre les réalisations du paragraphe c). 30/09/2009 d) En attente de mise en œuvre, une fois le point c) terminé.
e) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra rassembler et fusionner les normes nationales en matière d'ingénierie et de construction, les modèles, les codes d'opérations financières, les régimes détaillés de vérification et de conformité, les listes de vérification des processus opérationnels, etc. On pourra faire appel à des variantes régionales afin de tenir compte de différents facteurs régionaux. Les lacunes identifiées en ce qui a trait à l'information seront comblées grâce à de nouveaux processus ou nouvelles procédures, selon les besoins. 31/12/2009 e) Les travaux seront effectués au cours de l'été et de l'automne 2009.
f) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra collaborer avec les régions pour mettre en œuvre les réalisations du paragraphe e). 31/12/2009 f) En attente de mise en œuvre, une fois le point c) terminé.
6 a) Le directeur général des Infrastructures communautaires devrait élaborer et communiquer des lignes directrices sur la catégorisation des projets à gérer comme de grands projets d'immobilisations. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra rédiger/mettre à jour des directives nationales détaillées pour la catégorisation des projets qui devront être gérés comme de grands projets d'immobilisations. 30/06/2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009
 :

a) L'ébauche de lignes directrices a commencé au printemps 2009, et on s'attend à ce qu'elle soit terminée à l'été 2009.
b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra mettre en œuvre, dans les régions, les directives nationales détaillées pour la catégorisation des projets qui devront être gérés comme de grands projets d'immobilisations. 30/09/2009 b) Élaboration et approbation de nouvelles lignes directrices en cours; le programme d'immobilisations et d'entretien sera mis en œuvre selon les politiques actuelles.
6 b)  Le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devrait établir des processus permettant à l'administration centrale d'exercer un contrôle continu sur les pratiques régionales. La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra mettre en place des processus pour la surveillance continue par l'administration centrale des pratiques régionales en matière de grands projets d'immobilisations (à savoir, examen des dossiers, processus d'approbation des projets, etc.), incluant une interface de communication entre la Direction générale du soutien des opérations et de la planification et la Direction générale de l'infrastructure communautaire. 30/09/2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009
 :

En cours – On collabore actuellement avec des gestionnaires régionaux en immobilisations afin d'établir et de raffiner les processus de la surveillance actuelle des pratiques régionales. Les processus en cours associés à la gestion, à la surveillance et au signalement de projets de « CEAP » serviront de base à la surveillance pour le reste des grands projets d'immobilisations.
7 a) Le directeur général des Infrastructures communautaires devrait veiller à ce que les lignes directrices nationales complètes sur la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien (recommandées à la section 7.1.5 du présent rapport) comportent des exigences relativement à la documentation des dossiers des grands projets d'immobilisations afin de gérer les risques importants. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra rédiger/mettre à jour des directives nationales détaillées concernant les exigences associées à la documentation des grands projets d'immobilisations, directives qui tiendront compte des principaux secteurs de risque. 30/09/2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009
 :

a) Cadre de contrôle de la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien (expose en détail les exigences de documentation des dossiers de grands projets d'immobilisations) élaboré et approuvé par le Comité des opérations. Ébauche d'une liste de contrôle des grands projets d'immobilisations.

SVE : Le SVE doit obtenir et examiner la liste de contrôle des documents sur les grands projets d'immobilisations.
b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra mettre en œuvre, dans les régions, des directives nationales détaillées concernant la gestion du Programme d'immobilisations et d'entretien qui incluront les exigences associées à la documentation des grands projets d'immobilisations, directives qui tiennent compte des principaux secteurs de risque. 30/09/2009 b) En cours – La Direction générale du soutien des opérations doit présenter d'ici le printemps 2009 les lignes directrices relatives au Système intégré de gestion des immobilisations (SIGI), y compris les processus d'entrée de données et la production de rapports par les régions. Par ailleurs, l'AC effectuera des examens de dossiers dans les régions où il y a des projets à haut risque. La Direction générale du soutien des opérations effectue actuellement des examens des dossiers de tous les grands projets d'immobilisations de plus de 10 millions de dollars.
7 b) Le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devrait établir des processus qui permettent à l'administration centrale d'exercer un suivi continu permettant d'évaluer le respect des directives. La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra créer des processus pour la surveillance permanente des pratiques régionales par l'administration centrale afin d'évaluer le niveau de conformité par rapport aux directives concernant la documentation des grands projets d'immobilisations. 31/12/2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009
 :

b) En cours – Des examens des dossiers et des visites de conformité auront lieu tout au long de l'exercice 2009-2010.
8 a) Le directeur général des Infrastructures communautaires devrait élaborer des lignes directrices comportant des exigences ou attentes minimales au regard de la gestion et de la surveillance des petits projets d'immobilisations et des dépenses de fonctionnement et d'entretien, y compris en matière de contrôle continu. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra rédiger/mettre à jour des directives décrivant de façon détaillée les exigences minimales en ce qui a trait à la surveillance des dépenses en capital secondaires ainsi que des dépenses associées au fonctionnement et à l'entretien. 31/09/2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009
 :

a) Les travaux doivent commencer à la fin du printemps.
b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra mettre en œuvre, dans les régions, les directives décrivant de façon détaillée les exigences minimales en ce qui a trait à la surveillance des dépenses en capital secondaires ainsi que des dépenses associées au fonctionnement et à l'entretien. 31/03/2010 b) Une fois le point a) ci-dessus terminé, la Direction générale du soutien des opérations mettra en œuvre des lignes directrices exposant en détail les exigences relatives à la gestion de la surveillance des dépenses en capital secondaires ainsi que des dépenses de fonctionnement et d'entretien.
8 b) Le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devrait travailler en étroite collaboration avec le dirigeant principal des finances afin de mettre en place des processus permettant à l'Administration centrale d'exercer une surveillance continue des pratiques régionales pour évaluer la conformité aux lignes directrices. La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra collaborer avec le dirigeant principal des finances pour mettre en place des processus qui permettront à l'administration centrale d'assurer une surveillance permanente des pratiques régionales afin d'évaluer le niveau de conformité par rapport aux directives concernant les dépenses en capital secondaires ainsi que les dépenses associées au fonctionnement et à l'entretien. 31/03/2010 État : Mis en œuvre

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009
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Une fois le point 7a) ci-dessus terminé, la Direction générale du soutien des opérations, avec l'aide du dirigeant principal des finances, établira des processus relativement à la surveillance continue des pratiques régionales de l'Administration centrale, afin d'évaluer la conformité avec les lignes directrices relatives aux dépenses en capital secondaires et aux dépenses de fonctionnement et d'entretien.
9. Le directeur général des Infrastructures communautaires et le directeur général du Soutien aux opérations et à la planification devraient considérer la possibilité de mener des vérifications de conformité axées sur le risque auprès des Premières nations et de les intégrer au cadre de gestion du risque standard. a) La Direction générale de l'infrastructure communautaire devra collaborer avec la Direction générale du soutien des opérations et de la planification afin de créer un cadre de vérification de la conformité ainsi qu'un processus connexe pour le Programme d'immobilisations et d'entretien en se fondant sur les travaux de vérification de la conformité qui ont été réalisés dans le cadre du Plan d'action pour l'approvisionnement en eau potable et le traitement des eaux usées des Premières nations. 31/12/2009 État : Mis en œuvre

Mise à jour/ Justification :
En date du 31/03/2009
 :

a) Les travaux doivent commencer à l'été 2009.
b) La Direction générale du soutien des opérations et de la planification devra, de concert avec la Direction générale de l'infrastructure communautaire, mettre en place le cadre de vérification de la conformité et les processus connexes dans les régions. 31/03/2010 b) En attente de mise en œuvre, une fois le point a) terminé.
 
 
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