ARCHIVÉE - Vérification du programme d'enseignement postsecondaire - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2009

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action
Rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2009

Programmes et partenariats en matière d'éducation et de développement social - éducation

Vérification du programme d'enseignement postsecondaire (200720)
Date d'approbation du CVÉ : 23/01/2009

Recommandations du projet Plan d'action Date prévue d'achèvement Réponse du programme
1. Le directeur général de l'Éducation devrait élaborer un processus dans le but de déterminer les dépenses réelles des bénéficiaires relatives au Programme, et d'utiliser cette information pour la planification et la mesure des résultats du Programme, et dans un processus permanent d'adaptation du Programme afin d'en assurer le succès. La Direction générale de l'éducation va collaborer avec les directions des Paiements de transfert, des Opérations régionales et de la Politique financière pour vérifier ce dont elle aurait besoin pour déterminer quels sont les montants réels des dépenses et des surplus du Programme. Juillet 2009 État : En cours

Mise à jour/ Justification
En date du 30/09/2009 :


On a terminé l'évaluation initiale des exigences en matière de rapports financiers en se fondant sur une analyse des processus d'examen régionaux des rapports financiers et une évaluation de la pertinence de l'information disponible dans le PTPNI.

De plus, la Direction générale de l'éducation a analysé l'examen de tous les rapports financiers d'une région en vue d'évaluer l'information actuelle liée aux dépenses.

On a mis sur pied un comité consultatif ministériel (comité consultatif - Politique sur les paiements de transfert) au sein duquel siègent des employés de la Direction générale de l'éducation.

Une demande détaillée concernant les rapports financiers ainsi que les surplus et les déficits régionaux a été transmise aux régions par l'entremise des Opérations régionales. On a également prévu une réunion régionale au début de novembre afin d'examiner les commentaires des régions.
2. Le directeur général de l'Éducation, en collaboration avec la Direction des paiements de transfert et politiques financières, devrait réévaluer les autorisations de financement en usage, ainsi que les exigences du Programme en matière de rapports, en prenant en considération l'obligation du Ministère de rendre compte de l'utilisation des fonds du Programme et des objectifs poursuivis par ces autorisations de financement. La Direction générale de l'éducation va collaborer avec les directions des Paiements de transfert, des Opérations régionales et des Politiques financières pour évaluer si les autorisations de financement et les exigences de rapport en vigueur actuellement conviennent pour assurer la responsabilisation envers les fonds du Programme. Décembre 2009 État : En cours

Voir ci-dessus.

Une demande détaillée concernant la gestion du Programme, l'examen de la vérification et l'établissement des rapports financiers a été transmise aux régions par l'entremise des Opérations régionales. On a également prévu une réunion régionale au début de novembre afin d'examiner les commentaires des régions.

De plus, la Direction générale de l'éducation collabore actuellement avec l'Assemblée des Premières nations pour mettre sur pied un groupe d'experts conjoint (novembre 2009) pour éclairer les efforts déployés par le Ministère en vue de donner suite aux recommandations émanant de la vérification, y compris le renforcement de la production de rapports financiers.
3. Le directeur général de l'Éducation devrait procéder à un examen du caractère suffisant et adéquat des exigences en matière de financement des bénéficiaires, compte tenu de la hausse des frais de scolarité et de l'information disponible se rapportant aux élèves placés sur une liste d'attente, pour s'assurer que le Ministère est en mesure d'atteindre les objectifs du Programme. La Direction générale va évaluer l'à-propos du financement actuel en regard des demandes éventuelles de financement, compte tenu de l'augmentation récente et prévue des coûts de l'éducation et des projections démographiques. Au niveau national, il n'existe pas de source d'information facile à vérifier donnant le nombre d'étudiants inscrits sur des listes d'attente. Décembre 2009 État : En cours

Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2009 :


La Direction générale de l'éducation a terminé l'analyse du soutien qu'accordent les bénéficiaires aux étudiants pour évaluer le financement actuel et la demande des bandes. On a également commencé à travailler avec la Direction de l'analyse et de la recherche pour préciser les prévisions en ce qui concerne le nombre d'étudiants potentiels au Programme d'enseignement postsecondaire jusqu'en 2016. De plus, la Direction générale de l'éducation collabore avec l'Assemblée des Premières nations pour mettre sur pied un groupe d'experts conjoint en novembre 2009 dans le but d'éclairer les efforts déployés par le Ministère pour donner suite aux recommandations émanant de la vérification, y compris la détermination des besoins de financement et la demande prévue des étudiants.
4. Le directeur général de l'Éducation devrait établir un processus visant à renforcer le cadre de mesure du rendement déjà en place à l'appui du Programme afin d'améliorer la pertinence et l'intégrité des données relatives au rendement enregistrées actuellement par la Direction générale, en collaboration avec la Direction de la gestion de l'information ministérielle, reconnaître et saisir les nouvelles données qui permettraient de renforcer le cadre de mesure du rendement existant et faire en sorte que le nouveau système de mesure du rendement de la Direction générale produise des données qui permettront de faire des analyses et des évaluations adéquates et de produire des rapports convenables. Le nouveau Système de mesure du rendement de l'éducation (SMRE), en cours d'élaboration dans le cadre de l'Initiative de réforme de l'éducation, fournira les moyens de faire le lien entre les données financières et non financières grâce à l'Entrepôt de données de l'entreprise (ce qui n'était pas possible auparavant). Cela permettra d'améliorer les analyses, les évaluations et les rapports.

Le SMRE va définir et raffiner les mesures de rendement de tous les programmes d'éducation (y compris du Programme d'éducation postsecondaire). Aussi bien les bureaux régionaux d'AINC que les Premières nations seront impliqués dans la détermination des mesures de rendement.

La Direction générale de l'éducation va veiller à ce que les questions concernant la pertinence et l'intégrité des données recueillies actuellement dans les bases de données du SNEIP soient déterminées et résolues s'il y a lieu.
Septembre 2011 État : En cours

Mise à jour/ Justification
En date du 30/09/2009 :


La planification et la collecte préliminaire de données ont été terminées à l'été 2009, y compris l'examen des rapports du Programme d'enseignement postsecondaire et des indicateurs couramment utilisés (p. ex., le Programme d'indicateurs pancanadiens de l'éducation). On a terminé à la fin de l'été 2009 un cadre de mesure du rendement provisoire ainsi que des indicateurs, et une réunion provinciale et une réunion du groupe d'expert du Programme d'enseignement postsecondaire doivent avoir lieu afin de l'examiner et de le réviser. De vastes consultations auprès des Premières nations sont prévues avant la fin de l'exercice.

On a mené à bien l'évaluation initiale des exigences en matière de rapports non financiers en ce qui a trait au Programme d'enseignement postsecondaire en se fondant sur le Système national d'information sur l'éducation postsecondaire.
5. Le directeur général de l'Éducation devrait procéder à un examen détaillé de la méthode d'allocation utilisée pour la distribution des fonds du Programme, en collaboration avec les directeurs généraux régionaux, pour garantir aux étudiants admissibles de différentes régions un accès équitable aux fonds du Programme. Au cours de cet examen, on devrait tenir compte de la capacité de chaque région de satisfaire aux exigences du Programme dans les limites de leur budget de base. La Direction générale de l'éducation va collaborer avec les Opérations régionales à l'examen de la méthode de distribution employée pour ventiler les fonds du Programme entre les bureaux régionaux et les diverses méthodes utilisées dans les régions pour ventiler leurs fonds entre les divers bénéficiaires du financement. Octobre 2010 État : En cours

Mise à jour/ Justification
En date du 30/09/2009 :


On a mené à bien l'analyse initiale des méthodes de ventilation dans les régions. Par l'entremise des Opérations régionales, on a demandé d'examiner l'information, et une réunion régionale est prévue au début de novembre pour discuter des options en vue d'améliorer les méthodes de ventilation dans les régions. On a amorcé des discussions initiales avec les Finances concernant l'examen de méthodes globales de ventilation des fonds.
6. Le directeur général de l'Éducation devrait s'assurer que les exigences minimales du Programme et les normes d'exécution (exigences) sont suffisamment claires à la fois pour les bénéficiaires afin qu'ils comprennent les attentes du Ministère lorsqu'ils administrent un programme d'étude postsecondaire, et pour le personnel d'AINC afin qu'ils soient en mesure d'évaluer et de déterminer, dans le cadre de la surveillance du Programme, si les bénéficiaires satisfont aux exigences du Programme. La Direction générale va revoir les exigences minimales et les normes de prestation du Programme et, lorsqu'il y a lieu, donner davantage de précisions. Octobre 2009 État : En cours

Mise à jour/ Justification
En date du 30/09/2009 :


Des réunions régionales auront lieu en novembre pour mener un sondage sur les pratiques régionales en vue de déterminer les exigences minimales du Programme et les normes d'exécution, et d'éclairer la Direction générale de l'éducation lorsqu'il est approprié de fournir des précisions à l'égard de certains domaines.
7. Le directeur général de l'Éducation devrait mettre en place un cadre de contrôle de la gestion (un ensemble de politiques et de procédures pour faire en sorte que les résultats et les objectifs du Programme sont atteints) spécifique au Programme incluant, de façon non limitative, ce qui suit : un processus permettant de mettre à jour de façon régulière les fondements du Programme, tels que les modalités du Programme, la Politique du Programme et les Lignes directrices nationales du Programme d'enseignement postsecondaire et, éventuellement, un guide des opérations, pour garantir que ces documents demeurent pertinents et suffisamment détaillés; un processus de planification annuel permettant d'établir les objectifs et les cibles du Programme chaque année, en vue d'améliorer de façon continue les résultats du Programme (au moyen de mesures et d'évaluations du rendement du Programme) et d'accroître l'efficacité du Programme; une orientation, une surveillance et un encadrement offerts aux bureaux régionaux par le biais d'outils de soutien, de communications régulières, de directives opérationnelles et d'une bonne définition et communication des rôles et responsabilités; un processus de planification des ressources qui prend en compte le niveau de personnel nécessaire pour administrer le Programme, atteindre les objectifs du Programme et garantir une surveillance et un contrôle suffisants des ententes et du Programme; un processus de gestion du risque qui permet de reconnaître chaque année les risques liés au Programme, qui présente une stratégie pour atténuer ces risques en permanence et garantit une surveillance régulière ainsi qu'une vérification suffisante de la conformité axée sur le risque des bénéficiaires. Le Secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social (PPMEDS) procède à un examen de conformité à l'échelle du secteur pour cerner les éléments nécessaires d'un cadre commun de contrôle de la gestion. Janvier – septembre 2009 État : En cours

Mise à jour/ Justification :

On a mené à bien l'examen de la conformité à l'échelle du Secteur et on en a fait rapport à l'été/automne 2009.
La première version du cadre de contrôle de la gestion de l'éducation est finalisée.
Les régions sont en train de l'examiner avant de la transmettre à la Direction générale des services de vérification et d'assurance.
La Direction générale déterminera, en fonction des résultats de cet examen et des autres travaux qu'elle mène, les orientations qui conviennent et les mesures à prendre pour améliorer le contrôle de la gestion du Programme d'éducation postsecondaire. Automne 2009
La Direction générale va utiliser une approche basée sur les risques pour déterminer dans quel ordre ces mesures devront être mises en œuvre. Début de l'automne 2009
8. Le directeur général de l'Éducation devrait, en collaboration avec les directeurs généraux régionaux, s'assurer de l'amélioration du processus d'examen de la vérification pour faire en sorte que les dépenses non admissibles du Programme soient traitées de façon appropriée, que les surplus du Programme fassent l'objet d'une enquête adéquate et que, au besoin, le bénéficiaire fasse l'objet d'examens ou de vérifications supplémentaires. La Direction générale va passer en revue les dépenses admissibles et non admissibles et les surplus du Programme et donner des conseils en la matière aux bureaux régionaux. Décembre 2009 État : En cours

Mise à jour/ Justification
En date du 30/09/2009 :


Par l'entremise des Opérations régionales, on a envoyé aux régions une demande détaillée concernant leurs processus actuels de vérification. Une réunion avec les régions aura lieu en novembre 2009 pour discuter de leurs commentaires et pour examiner les options en ce qui a trait au renforcement des processus de vérification régionaux.
9. Le directeur général de l'Éducation, en collaboration avec la Direction des paiements de transfert et politiques financières, devrait réévaluer les exigences relatives aux rapports financiers du Programme, en prenant en compte l'obligation du Ministère de garantir une diligence raisonnable lors de la surveillance des bénéficiaires du Programme et de garantir que les fonds sont utilisés aux fins prévues. La Direction générale de l'éducation va collaborer avec la Direction des paiements de transfert et avec les Opérations régionales pour évaluer à nouveau les exigences de rapport du Programme. Juin – novembre 2009 État : En cours

Voir les points 2, 3 et 4 ci-dessus.
10. Le directeur général de l'Éducation devrait procéder à un examen approfondi des dépenses admissibles du Programme et, dans la mesure où l'on considère que la liste des dépenses admissibles incluse dans les modalités du Programme est incomplète, mettre à jour ces modalités, la Politique du Programme, de même que les Lignes directrices nationales du Programme d'enseignement postsecondaire afin d'y inclure les dépenses jugées appropriées. La Direction générale va passer en revue les dépenses admissibles et non admissibles du Programme et donner des conseils en la matière aux bureaux régionaux. Décembre 2009 État : En cours

Mise à jour/ Justification
En date du 30/09/2009 :


Une réunion avec les régions aura lieu en novembre 2009 pour examiner les dépenses actuelles admissibles et non admissibles. Les travaux de suivi seront terminés d'ici la fin de l'exercice.
11. Le directeur général de l'Éducation, en collaboration avec les directeurs généraux régionaux, devrait établir un processus permettant de mener des activités adéquates de surveillance et de vérification de la conformité suffisantes des bénéficiaires (financières ou non, en fonction d'une approche fondée sur le risque) pour s'assurer que ceux-ci respectent les modalités du Programme (incluant le PAEI) et de l'entente de financement. On devrait également tenir compte des ressources et des capacités disponibles au sein des bureaux régionaux pour procéder à la surveillance et à des vérifications complètes de la conformité. Le Secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social (PPMEDS) procède à un examen de conformité à l'échelle du secteur pour cerner les éléments nécessaires d'un cadre commun de contrôle de la gestion. Janvier – septembre 2009 État : En cours

Mise à jour/ Justification :

Mettre sur pied un groupe de travail sur les Programmes et partenariats en matière d'éducation et de développement social pour définir des activités de conformité.

On discutera maintenant de l'évaluation des risques. De plus, une réunion avec les DGRA doit avoir lieu en novembre 2009.
La Direction générale déterminera, en fonction des priorités découlant de cet examen, et des autres travaux qu'elle mène, les orientations qui conviennent et les mesures à prendre pour améliorer le contrôle de la gestion du Programme d'éducation postsecondaire.

La Direction générale va utiliser une approche basée sur les risques pour déterminer dans quel ordre ces mesures devront être mises en œuvre.
Décembre 2009
12. Le directeur général de l'Éducation, en collaboration avec les directeurs généraux régionaux, devrait établir un processus à employer dans les régions pour s'assurer que les projets financés par le biais de la composante PAEI du Programme appuient adéquatement tous les aspects et les objectifs du Programme. La Direction générale et les Opérations régionales compilent actuellement l'information sur les projets relevant du PAEI. Janvier – septembre 2009 État : En cours

Mise à jour/ Justification
En date du 30/09/2009 :


L'inventaire 2008-2009 des projets approuvés relevant du PAEI est terminé.

Dans le cadre de la prochaine étape, on a commencé, en collaboration avec les régions, à compiler l'information sur les divers processus de gestion et de rapports en place pour le PAEI. Une fois ce travail terminé, on élaborera un processus pour veiller à appuyer toutes les composantes du Programme.
La Direction générale définira ensuite, en fonction des résultats de cette compilation, les étapes à venir pour s'assurer que la composante PAEI du Programme appuie tous les volets et tous les objectifs du PEP. Décembre 2009
13. Le directeur général de l'Éducation, en collaboration avec les directeurs généraux régionaux, devrait s'assurer que les bureaux régionaux se conforment aux modalités du Programme, aux Lignes directrices nationales du Programme d'enseignement postsecondaire et au Guide de présentation des rapports des bénéficiaires en ce qui a trait à la production, à l'examen et à l'évaluation des propositions destinées au PAEI, de même qu'à la production des rapports annuels du PAEI de la part des bénéficiaires. La Direction générale et les Opérations régionales compilent actuellement l'information sur les projets relevant du PAEI. Janvier – septembre 2009 État : En cours

Mise à jour/ Justification
En date du 30/09/2009 :


Voir ci-dessus.
En fonction des résultats de cette compilation, la Direction générale collaborera avec les Opérations régionales pour déterminer les mesures qui conviennent en ce qui concerne les conditions du programme, les lignes directrices du PEP et le Guide de rapport des bénéficiaires. Décembre 2009
14. Le directeur général de l'Éducation, en collaboration avec les directeurs généraux régionaux, devrait s'assurer que les bénéficiaires du PAEI fournissent des rapports financiers adéquats pour justifier les fonds du PAEI reçus et les dépenses engagées, et que le personnel des bureaux régionaux effectue un examen adéquat de ces rapports pour garantir l'admissibilité des dépenses. La Direction générale et les Opérations régionales compilent actuellement l'information sur les projets relevant du PAEI.

En fonction des résultats de cette compilation, la Direction générale collaborera avec les bureaux régionaux pour s'assurer que les bénéficiaires du PAEI sont informés des dépenses qui sont admissibles et pour leur demander de produire des rapports financiers adéquats sur ces dépenses.
Hiver 2010 État : En cours

Mise à jour/ Justification
En date du 30/09/2009 :


Voir ci-dessus.
 
 
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