ARCHIVÉE - Examen des pratiques de gestion du Secteur de la résolution et des affaires individuelles (SRAI)

Renseignements archivés

Cette page a été archivée dans le Web. Les renseignements archivés sont fournis aux fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Ils ne sont pas assujettis aux normes Web du gouvernement du Canada et n'ont pas été modifiés ou mis à jour depuis leur archivage. Pour obtenir ces renseignements sous une autre forme, veuillez communiquer avec nous.

Date : Octobre 2009

Format PDF (966 Ko, 23 pages)

 

 

Table des matières


Objectifs de l'examen

L'examen des pratiques de gestion (EPG) vise à :

Méthode

Contexte

Portee

Ressources humaines – Contexte*

* Les statistiques du présent rapport sont fondées sur le tableau de bord des ressources humaines – Secteur de la résolution et des affaires individuelles pour la période du 1er avril 2008 au 31 décembre 2008.

Observations – Points forts

Observations - Points à améliorer

Observations - Points à améliorer (RH)

Bon nombre des dossiers de RH choisis par échantillonnage n'ont pu être trouvés. De ce fait, l'évaluation de la qualité de la dotation est limitée. En raison de ces lacunes, le Ministère ne peut justifier ses décisions en matière d'embauche. Voici en détail les résultats de l'examen :

  1. Beaucoup de dossiers de RH choisis pour évaluer le processus de dotation sont demeurés introuvables. Des 20 dossiers sélectionnés, 15 (75 %) n'ont pu être trouvés, selon la répartition suivante :

    • quatre employés nommés pour une période indéterminée;

    • cinq employés nommés pour une période déterminée;

    • deux employés intérimaires;

    • quatre employés occasionnels.

    Dans une sélection additionnelle de 11 dossiers, 9 (82 %) n'ont pu être trouvés, selon la répartition suivante :

    • deux employés intérimaires;

    • quatre employés nommés pour une période déterminée;

    • trois employés occasionnels.

  2. Parmi les sept dossiers de dotation obtenus, les mesures suivantes n'étaient pas entièrement conformes aux exigences applicables :

    • Dans trois cas, la demande de services en personnel n'était pas incluse dans le dossier;

    • Dans un cas, une justification était absente du dossier, alors qu'il s'agissait d'un poste non annoncé;

    • Dans deux cas, le poste intérimaire en question devait durer plus d'un an, mais aucun plan des ressources humaines ne figurait dans le dossier;

    • Dans un cas, la lettre d'offre était absente du dossier;

    • Dans trois cas, la date de la lettre d'offre était ultérieure à la date de début d'emploi;

    • Dans un cas, la liste de vérification des ressources humaines n'était pas incluse dans le dossier;

    • Dans un cas, la demande de services en personnel était signée par un directeur, mais n'était pas datée;

    • Dans un cas, la lettre d'offre de la première prolongation était signée, mais non datée;

  3. Les cinq mesures examinées concernant les heures supplémentaires ne comportaient aucune indication d'approbation préalable.

  4. Parmi les cinq mesures de classification choisies, une opération était autorisée en vertu de pouvoirs délégués (signature), mais n'était pas datée.

  5. Parmi les cinq plans d'apprentissage examinés, les irrégularités suivantes ont été relevées :

    • Un employé possédait un plan d'apprentissage approuvé, mais aucune preuve indiquant qu'il avait suivi des cours n'a pu être fournie;

    • Un employé possédait un plan d'apprentissage approuvé, mais n'avait suivi aucun des cours y figurant; il avait toutefois une pièce attestant qu'il avait suivi un autre cours;

    • Deux employés ayant commencé à travailler en octobre et en novembre 2008, respectivement, n'avaient pas de plan d'apprentissage trois mois après leur date de début d'emploi, comme il est exigé.

Subventions et contributions – Contexte

Observations - Points à améliorer (subventions et contributions)

Observations - Points à améliorer (marchés)

L'examen a permis de mettre en lumière un nombre important de cas de non-conformité avec les politiques d'approvisionnement, y compris des cas de documents absents et possiblement de fractionnement de marché. Voici en détail les résultats de l'examen :

  1. Cinq marchés à fournisseur unique ont été examinés :

    • Dans trois cas, le marché ne comportait pas de bon de réquisition témoignant de l'approbation du gestionnaire de centre de responsabilité (GCR) (article 32) pour engager les fonds;

    • Dans deux cas, le contrat signé était celui du fournisseur et les dossiers ne comprenaient pas d'énoncé de travail;

    • Dans trois cas, la personne qui avait signé le contrat ne détenait pas les pouvoirs contractuels requis;

    • Dans un cas, la facture n'était pas conforme aux conditions du marché;

    • Dans un cas, l'approbation en vertu de l'article 34 figurait sur le bordereau de télécopie et non sur la facture originale.

  2. Parmi les 10 marchés attribués en concurrence (plus de 25 000 $), bon nombre ne respectaient pas entièrement les politiques de passation de marchés :

    • Dans huit cas, le marché ne comportait pas de bon de réquisition;

    • Dans trois cas, il n'y avait aucune trace de publication dans MERX (dans un cas, le dossier de demande de propositions était absent, et dans les deux autres cas, il était présent mais ne comportait aucune preuve de publication dans MERX);

    • Dans cinq cas, aucune pièce ne justifiait le recours aux services en question ou ne faisait état du lien entre ces derniers et les objectifs du programme, en raison de l'absence d'énoncé de travail;

    • Dans deux cas, la date et l'heure de réception des soumissions (enveloppes) n'avaient pas été tamponnées, et rien n'indiquait que les enveloppes avaient été ouvertes seulement après la clôture des soumissions (dans un cas, parce qu'il n'y avait aucun dossier de DDP);

    • Dans deux cas, aucune preuve d'une évaluation technique de la proposition ne figurait au dossier;

    • Dans trois cas, aucun énoncé de travail n'était joint au contrat;

    • Dans un cas, la personne qui avait signé le contrat (GCR) ne détenait pas les pouvoirs requis;

    • Dans un cas, la signature du fournisseur ne figurait pas sur le contrat;

    • Dans deux cas, la date de début était antérieure à la date de signature du contrat par l'autorité contractante;

    • Dans deux cas, l'approbation en vertu de l'article 32 avait été signée après la signature de la commande;

    • Dans un cas, les factures correspondantes étaient introuvables;

    • Dans un cas, les factures correspondantes avaient été signées par un GCR, mais aucune preuve n'a pu être trouvée pour confirmer que ce dernier détenait les pouvoirs délégués requis à ce moment;

    • Dans un cas, le formulaire de modification n'était pas signé par l'autorité contractante;

    • Dans un cas, on avait apporté une modification pour ajuster un tarif journalier, ce qui ne constitue pas une raison appropriée pour modifier un contrat, selon les règles de passation de marchés.

Observations - Points à améliorer (cartes d'achats)

Recommandations

Dans l'ensemble, nous recommandons ce qui suit :

Voici notre recommandation en ce qui concerne la planification stratégique et opérationnelle :

Voici nos recommandations en ce qui concerne la délégation des pouvoirs financiers :

Voici nos recommandations en ce qui concerne la gestion financière :

Voici nos recommandations en ce qui concerne les responsabilités et les pouvoirs :

Voici nos recommandations en ce qui concerne la coordination des programmes et des activités :

Voici nos recommandations en ce qui concerne les ressources humaines :

Voici nos recommandations en ce qui concerne la passation de marchés :

 
 
Date de modification :