ARCHIVÉE - Vérification du Programme d'enseignement primaire et secondaire

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Date : Mai 2009

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Table des matières

 

 

Sigles et abréviations

SVE Secteur de la vérification et de l'évaluation
MOF Mode optionnel de financement
EGF Entente globale de financement
EFCPN Entente de financement Canada-Premières nations
SPPEDS Secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social
ASF Agent des services de financement
PTS Paiement de transfert souple
AC Administration centrale
AINC Affaires indiennes et du Nord Canada
ENI État nominatif informatisé
BVG Bureau du vérificateur général
SEPC Stratégie d'engagement des parents et de la collectivité
SEPT Rapport des services d'éducation provinciaux ou territoriaux
DGR Direction de la gestion des ressources
SSE Services de soutien aux élèves
SCT Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
OT Organisme tiers
RMFE Recrutement et maintien en fonction des enseignants
MRCE Manuel des rapports de clôture d'exercice pour les ententes de financement du MAINC
 

 

Sommaire

Introduction

Le Programme d'enseignement primaire et secondaire (Programme de la maternelle à la 12e année) d'Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) a pour vocation d'offrir aux élèves admissibles, habitant dans les réserves des Premières nations, des programmes d'enseignement primaire et secondaire comparables à ceux exigés par les lois, les règlements ou les politiques de la province où est située la réserve. Les dépenses sur l'enseignement primaire et secondaire constituent l'une des affectations ministérielles principales à un programme unique : en 2007-2008, AINC a versé 995,8 M $ au titre du Programme de la maternelle à la 12e année.

Le Programme de la maternelle à la 12e année est offert au niveau régional, mais il est géré et coordonné à l'échelle nationale par la Direction générale de l'éducation au Secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social. Le Programme (qui a versé 943,7 M$ en 2007-2008) se compose des cinq volets suivants, conformément à ses conditions :

Services d'enseignement dans les écoles administrées par les bandes : Ce volet finance les services d'enseignement dans les écoles administrées par les bandes dans les réserves. Les dépenses admissibles comprennent ce qui suit, entre autres : salaires du personnel professionnel des écoles, éducation spéciale à faible coût, services paraprofessionnels, services d'enseignement des langues autochtones et officielles, administration scolaire, et surveillance et évaluation.

Services d'enseignement dans les écoles fédérales : Ce volet finance les services d'enseignement que AINC administre dans les réserves. Les dépenses admissibles sont semblables à celles pour les écoles administrées par les bandes, mais les salaires et les avantages sociaux des employés fédéraux (ordinairement le personnel professionnel des écoles) sont réglés directement par AINC.

Services d'enseignement dans les écoles provinciales : Ce volet finance les élèves qui vivent dans les réserves mais qui fréquentent les écoles provinciales. Les dépenses admissibles comprennent les frais de scolarité fixés par l'autorité scolaire provinciale.

Services de soutien aux élèves : Ce volet finance certain services de soutien aux élèves, comme les allocations de loyer des élèves qui fréquentent une école à l'extérieur de leurs collectivités, le transport quotidien et les dépenses d'enseignement accessoires de ces élèves, par exemple les livres, les fournitures, et les vêtements et le matériel spéciaux.

Services semblables à ceux des conseils scolaires : Ce volet finance certain services semblables à ceux des conseils scolaires, comme le matériel d'enseignement, les services professionnels, la préparation de programmes d'études et de matériel didactique, et les conseils et l'aide prodigués aux administrations des Premières nations et des bandes.

Les conditions du Programme de la maternelle à la 12e année comprennent trois volets « ciblés », destinés à appuyer les volets principaux de ce Programme : Nouveau sentier pour l'éducation, Recrutement et maintien en fonction des enseignants, et Stratégie d'engagement des parents et de la collectivité. Les décaissements pour ces volets ciblés se sont élevés à 52,1 M$ en 2007-2008.

Conformément au Plan de vérification interne 2008-2011, on a procédé à une vérification du Programme de la maternelle à la 12e année dans les régions d'AINC et à l'administration centrale (AC) entre décembre 2008 et avril 2009.

Objectif et portée

La vérification visait à donner une garantie de la suffisance et de l'efficacité du cadre de contrôle de gestion du Programme de la maternelle à la 12e année, de même que des contrôles régionaux établis sur l'administration des contributions aux bénéficiaires, de manière à garantir la conformité aux autorisations et aux cadres des politiques applicables.

La vérification a porté, au niveau de la gestion du Programme de la maternelle à la 12e année, sur la conception et l'approbation du Programme, sa mise en œuvre, et sa surveillance et ses rapports. Sous l'angle des contrôles régionaux sur l'administration des contributions aux bénéficiaires, la vérification s'est penchée sur l'admissibilité des bénéficiaires et des projets, sur la préparation des ententes de financement, et sur la surveillance des bénéficiaires et les rapports à cet égard.

À l'étape du déroulement de la vérification, on a examiné en détails les activités de quatre bureaux régionaux : Ontario, Manitoba, Alberta et Colombie-Britannique. À l'étape de la planification et de l'évaluation des risques, on a aussi organisé des vidéoconférences avec les, bureaux régionaux de la Saskatchewan et du Québec.

La vérification a obéi aux exigences de la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et aux Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (normes de pratique professionnelles de la vérification intene) du Institute of Internal Auditors (É.-U.).

Conclusions

Il est impossible à la Vérification interne de garantir que le cadre de contrôle de gestion du Programme est suffisant et assez efficace pour atteindre les objectifs de ce Programme, en raison des limitations sur les mesures du rendement actuelles, et sur l'orientation et la surveillance assurées par l'AC, ainsi que des faiblesses dans la mise en œuvre du Programme à l'échelle régionale.

La Vérification interne conclut, touchant les contrôles régionaux sur l'administration des contributions aux bénéficiaires, que si des procédures sont en place pour obtenir et examiner des rapports de rendement et des finances, par contre les activités de surveillance et de conformité des vérifications sont trop peu robustes pour qu'on puisse garantir la conformité uniforme avec les lois et politiques applicables, et avec les cadres du Programme.

La Vérification interne estime que :

Recommandations

Le rapport de vérification formule plusieurs recommandations en vue de donner suite aux constatations de la vérification. Dans ce cadre, le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait :

 

 

1.0 Énoncé d'assurance

Nous avons mené à bien la vérification du Programme d'enseignement primaire et secondaire (« Programme de la maternelle à la 12e année » ou « Programme »), géré par la Direction générale de l'éducation du Secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social (SPPEDS) et exécuté par les bureaux régionaux. La vérification visait à donner une garantie de la suffisance et de l'efficacité du cadre de contrôle de gestion du Programme, de même que des contrôles régionaux établis sur l'administration des contributions aux bénéficiaires, de manière à garantir la conformité aux autorisations et aux cadres des politiques applicables.

La vérification a obéi aux exigences de la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et aux Standards for the Professional Practice of Internal Auditing (normes de pratique professionnelle de la vérification intene) du Institute of Internal Auditors (É.-U.).

L'équipe de vérification a évalué le cadre de contrôle de gestion en fonction de certaines des critères de vérification des subventions et contributions que le Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) a établis en 2007 par voie de consultation avec des gestionnaires d'Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) dans tout le Ministère, et de prise en compte des autres cadres de contrôle des subventions et contributions.

En ma capacité professionnelle de dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation, je juge que nous avons exécuté des procédures de vérification, et recueilli des éléments de preuve, suffisants et adéquats pour appuyer l'exactitude des conclusions tirées dans le présent rapport. Nous avons fondé nos conclusions sur l'observation des situations au moment de la vérification, en fonction des critères de vérification établis. À noter que les conclusions s'appliquent uniquement aux secteurs examinés.

 

 

2.0 Introduction

Le Programme de la maternelle à la 12e année d'AINC a pour vocation d'offrir aux élèves admissibles, habitant dans les réserves des Premières nations, des programmes d'enseignement primaire et secondaire comparables à ceux exigés par les lois, les règlements ou les politiques de la province où est située la réserve. Comme le veulent les conditions de ce Programme, il est prévu que lesélèves admissibles des Premières nations recevront une éducation comparable à celle des autres Canadiens dans la même province de résidence, et obtiendront des résultats scolaires semblables à ceux des autres Canadiens, faisant ainsi bénéficier eux-mêmes, leurs collectivités et le Canada des avantages socioéconomiques qui en découlent.

L'enseignement primaire et secondaire compte parmi les services essentiels financés par AINC au profit des collectivités des Premières nations. Les dépenses sur l'enseignement primaire et secondaire constituent l'une des affectations ministérielles principales à un programme unique : en 2007-2008, AINC a versé 995,8 M$ au titre du Programme de la maternelle à la 12e année.

Le Programme de la maternelle à la 12e année est offert au niveau régional, mais il est géré et coordonné à l'échelle nationale par la Direction générale de l'éducation au Secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social. Le Programme (qui a versé 943,7 M$ en 2007-2008) se compose des cinq volets principaux suivants, conformément à ses conditions :

Services d'enseignement dans les écoles administrées par les bandes : Ce volet finance les services d'enseignement dans les écoles administrées par les bandes dans les réserves. Les dépenses admissibles comprennent ce qui suit, entre autres : salaires du personnel professionnel des écoles, éducation spéciale à faible coût, services paraprofessionnels, services d'enseignement des langues autochtones et officielles, administration scolaire, et surveillance et évaluation.

Services d'enseignement dans les écoles fédérales : Ce volet finance les services d'enseignement que AINC administre dans les réserves. Les dépenses admissibles sont semblables à celles pour les écoles administrées par les bandes, mais les salaires et les avantages sociaux des employés fédéraux (ordinairement le personnel professionnel des écoles) sont réglés directement par AINC.

Services d'enseignement dans les écoles provinciales : Ce volet finance les élèves qui vivent dans les réserves mais qui fréquentent les écoles provinciales. Les dépenses admissibles comprennent les frais de scolarité fixés par l'autorité scolaire provinciale.

Services de soutien aux élèves : Ce volet finance certain services de soutien aux élèves, comme les allocations de loyer des élèves qui fréquentent une école à l'extérieur de leurs collectivités, le transport quotidien et les dépenses d'enseignement accessoires de ces élèves, par exemple les livres, les fournitures, et les vêtements et le matériel spéciaux.

Services semblables à ceux des conseils scolaires : Ce volet finance certain services semblables à ceux des conseils scolaires, comme le matériel d'enseignement, les services professionnels, la préparation de programmes d'études et de matériel didactique, et les conseils et l'aide prodigués aux administrations des Premières nations et des bandes.

Les conditions du Programme de la maternelle à la 12e année comprennent aussi trois volets « ciblés », destinés à appuyer les volets principaux de ce Programme : Nouveau sentier pour l'éducation (Nouveaux sentiers), conçu pour améliorer la qualité de l'enseignement dans les écoles administrées par les bandes; Recrutement et maintien en fonction des enseignants (RMFE), conçu pour aider les écoles administrées par les bandes à recruter et à conserver des enseignants et des éducateurs qualifiés; et Stratégie d'engagement des parents et de la collectivité (SEPC), conçu pour sensibiliser les parents et les membres de la collectivité à l'importance de leur rôle d'éducateur de leurs enfants. Les décaissements pour ces volets ciblés se sont élevés à 42,4 M$, 5,0 M$ et 4,7 M$ respectivement en 2007-2008.

Conformément au Plan de vérification interne 2008-2011, on a procédé à une vérification du Programme de la maternelle à la 12e année dans les régions d'AINC et à l'administration centrale (AC) entre décembre 2008 et avril 2009.

 

 

3.0 Objectif

La vérification avait pour objectif d'obtenir une assurance raisonnable concernant ce qui suit :

 

 

4.0 Portée

La vérification a porté sur les aspects suivants de la gestion du Programme :

La vérification a porté sur les aspects suivants des contrôles régionaux de l'administration des contributions aux bénéficiaires :

Les risques liés au Programme ont été cernés et évalués au stade de planification et d'évaluation des risques, puis on a établi une stratégie et une approche pour l'étape du déroulement de la vérification. Des visites ont été faites sur place aux bureaux régionaux du Manitoba et de l'Alberta, et une vidéoconférence a été organisée avec les bureaux régionaux du Québec, de l'Ontario, de la Saskatchewan et de la Colombie-Britannique.

À l'étape du déroulement de la vérification, les activités de programme dans les bureaux régionaux ont été examinées en détails par rapport aux critères de vérification établis et à une approche de la vérification précise, décrite à la partie 5.0. Les visites sur place en Ontario, au Manitoba, en Alberta et en Colombie-Britannique se sont concentrées sur les activités opérationnelles durant l'exercice 2007-2008.

On note des décaissements pour le Programme dans la région du Yukon et à l'administration centrale, mais elles étaient exclues de la vérification en raison du faible montant des fonds de Programme qu'elles ont décaissés et administrés. Le volet des Services d'enseignement dans les écoles fédérales a été de même exclu de la vérification (à la suite du stade de planification et d'évaluation des risques) parce que que le montant décaissé était faible, les écoles fédérales fonctionnent dans deux régions uniquement, et la méthode de vérification exigée pour ce volet ne concordait pas avec les autres volets du Programme.

Enfin, la vérification des volets ciblés du Programme de la maternelle à la 12e année (Nouveaux sentiers, RMFE et SEPC) s'est bornée à leur administration régionale et à leur conformité à la politique d'AINC et du SCT, en raison des faibles montants décaissés en vertu de ces volets par rapport aux volets principaux du Programme.

 

 

5.0 Approche et méthode

La Vérification interne a été exécutée conformément à la Politique sur la vérification interne du SCT et a obéi aux Standards for the Professional Practice of Internal Auditing de l'Institute of Internal Auditors. Les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et adaptés pour appuyer l'exactitude des opinions énoncées dans le présent rapport.

Les critères de vérification ont été choisis parmi ceux établis en 2007 pour les subventions et contributions par le Secteur de la vérification et de l'évaluation, en fonction des informations que l'équipe de vérification a recueillies au stade de planification et d'évaluation des risques en décembre 2008 et en janvier 2009. Les critères ont servi de base à l'élaboration d'une approche et d'un programme de vérification détaillés pour l'étape du déroulement. L'annexe A présente les principaux critères de vérification pour les volets principaux du Programme de la maternelle à la 12e année; l'annexe B, les critères de vérification pour les volets ciblés de ce Programme.

Voici les principales techniques de vérification employées :

Le travail de vérification sur place s'est déroulé dans les régions et à l'administration centrale de février à avril 2009.

 

 

6.0 Conclusions

Il est impossible à la Vérification interne de garantir que le cadre de contrôle de gestion du Programme est suffisant et assez efficace pour atteindre les objectifs de ce Programme, en raison des limitations sur les mesures du rendement actuelles, et sur l'orientation et la surveillance assurées par l'AC, ainsi que des faiblesses dans la mise en œuvre du Programme à l'échelle régionale.

La Vérification interne conclut, touchant les contrôles régionaux sur l'administration des contributions aux bénéficiaires, que si des procédures sont en place pour obtenir et examiner des rapports de rendement et des finances, par contre les activités de surveillance et de conformité des vérifications sont trop peu robustes pour qu'on puisse garantir la conformité uniforme avec les lois et politiques applicables, et avec les cadres du Programme.

 

 

7.0 Observations et recommandations

Les observations issues de la vérification sont présentées dans les quatre parties qui suivent. Les parties 7.1 à 7.3 présentent des observations de vérification sur les volets principaux du Programme de la maternelle à la 12e année, et la partie 7.4 formule des observations sur les volets ciblés de ce Programme. Les recommandations découlant de la vérification sont présentées à la fin de chaque sous-partie du rapport.

7.1 Financement du Programme et des bénéficiaires

L'affectation du financement de programme prend la forme de la distribution de ces fonds de l'AC aux régions, puis des régions aux bénéficiaires. Ce mode d'affectation est conçu globalement pour assurer aux régions et bénéficiaires un accès juste et équitable aux fonds attribués à un programme donné.

7.1.1 Affectation des fonds de programme

La méthode actuelle d'affectation des fonds de programme aux régions ne tient pas compte des augmentations annuelles des frais de scolarité provinciaux

La Direction de la gestion des ressources (DGR) à l'AC est chargée de déterminer le montant de financement de programme à affecter à chaque région. Depuis 1998-1999, on fait appel à une méthode de financement globale pour affecter tous les ans un budget de base global de l'AC aux régions. Les augmentations annuelles du budget de base de la DGR (qui s'élèvent actuellement à 2 % par an) sont affectées à chaque région en proportion à son budget de l'exercice précédent.

Exception faite des Salaires d'enseignant augmentés et des volets ciblés, on s'attend à ce que les régions financent tous les volets du Programme de la maternelle à la 12e année à partir du budget de base annuel qui leur est versé. Comme le processus d'affectation ne ventile pas les fonds du budget de base pour chaque programme, les régions ont le pouvoir de déterminer le montant à affecter à chaque programme. Mais malgré ce pouvoir, les régions s'efforcent d'uniformiser les niveaux de financement de programme d'une année à l'autre.

L'affectation des fonds du Programme des régions aux bénéficiaires est calculée en grande partie par des formules de financement. Le financement est établi, pour les deux volets les plus importants du Programme (Services d'enseignement dans les écoles administrées par les bandes et Services d'enseignement dans les écoles provinciales), en multipliant les nombres d'élèves inscrits (volume) par les taux de financement établis pour chaque élève (prix).

Le taux de financement annuel, par étudiant, des écoles administrées par les bandes est fixé par les bureaux régionaux, mais pour les élèves qui fréquentent une école provinciale, ce taux est fixé par leurs conseils scolaires provinciaux. La plupart du temps, les conseils scolaires fixent ces « frais de scolarité » annuels en fonction du taux par élève que leur verse le gouvernement provincial. À l'heure actuelle, environ 36 % des élèves financés par le Programme de la maternelle à la 12e année fréquentent des écoles provinciales.

La méthode de financement globale actuelle ne tient pas compte de l'effet, sur les bureaux régionaux, des augmentations annuelles des frais de scolarité provinciaux. On ne dispose pas de données précises sur les augmentations annuelles des frais de scolarité par les conseils scolaires provinciaux, mais il est possible d'en faire une évaluation raisonnable à partir des augmentations annuelles des dépenses provinciales sur l'enseignement primaire et secondaire. Dans les cinq années qui ont pris fin en 2005‑2006, les dépenses par élève sur l'enseignement primaire et secondaire ont augmenté de 23,1 % à l'échelle nationale. L'augmentation annuelle de 2 % du budget régional ne suit donc pas l'augmentation des frais de scolarité imposée aux régions pour les élèves qui fréquentent les écoles provinciales. De surcroît, les bureaux régionaux d'AINC sont touchés en proportion indue par les augmentations des frais de scolarité provinciaux. Dans les cinq années ayant pris fin en 2005-2006, les augmentations des dépenses sur les élèves ont varié énormément d'une province à l'autre, de 14,6 % à un maximum de 33,9 %. Mais malgré ces écarts, les augmentations annuelles du budget de base des bureaux régionaux sont restées en même proportion (soit 2 % du budget de l'exercice précédent).

Dans son rapport de vérification de 2000, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) fait observer que les méthodes actuelles d'affectation des fonds de l'AC aux régions « sont en grande partie fondées sur des données élaborées il y a au moins 15 ans » et que le Ministère ne possède aucune analyse à jour pour déterminer si la pratique d'affectation correspond aux besoins réels des régions en matière d'éducation et est raisonnable dans les circonstance. Ces observations vont dans le sens des observations dans la présente vérification.

La Vérification interne estime que la méthode d'affectation globale en usage au Ministère ne permet pas aux bureaux régionaux de gérer avec équité les augmentations annuelles des frais de scolarité provinciaux, lesquelles se répercutent sur les fonds dont disposent les régions pour appuyer les autres volets du Programme de la maternelle à la 12e année et d'autres programmes.

Les bureaux régionaux ne font pas un usage uniforme des formules de financement pour garantir la répartition équitable aux bénéficiaires des affectations destinées aux services de soutien aux élèves

Les Services de soutien aux élèves (SSE) sont l'un des volets du Programme de la maternelle à la 12e année. Les décaissements aux bénéficiaires pour le SSE se sont élevés à 89,0 M $ en 2007-2008. Les fonds du SSE, dans le système OASIS, sont déboursés à six activités distinctes, notamment le transport des élèves, l'hébergement des élèves, le counseling et l'orientation, et l'allocation pour aide financière. Les conditions du programme ne disent pas explicitement que des formules de financement doivent être établies pour chaque activité financée par le Programme, mais par contre elles indiquent que le niveau de financement global aux bénéficiaires doit être établi en fonction du nombre d'élèves « équivalents temps plein » dans l'état nominatif.

Les bureaux régionaux ne font pas tous un usage uniforme des formules de financement pour affecter aux bénéficiaires les fonds SSE. Dans chaque région visitée, une activité au moins du SSE était financée en fonction des niveaux d'affectation historiques, malgré la présence de générateurs de coûts évidents – nombre d'élèves inscrits, utilisation par élève, prix du carburant – qu'on aurait pu invoquer à l'appui du financement par formule, et malgré que les mêmes activités SSE étaient financées par formule dans une autre région. Le personnel régional a signalé qu'on ne fait pas usage d'un financement par formule pour toutes les activités du SSE parce que faisait défaut le personnel disponible pour administrer et maintenir le financement par formule.

La Vérification interne estime que le recours au financement historique pour répartir les activités dans le SSE, au lieu du financement par formule fondé sur des générateurs de coûts pertinents, risque d'entraîner une affectation inéquitable des fonds de programme aux bénéficiaires dans une région.

Recommandation :

1. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec les directeurs généraux régionaux et la Direction de la gestion des ressources, évaluer à la fois les méthodes de financement établies pour les différents volets du Programme et les incidences de la méthode d'affectation globale sur la capacité des bureaux régionaux de financer le Programme.

7.1.2 Ententes de financement

Dans quelques ententes de financement conclues avec des autorités scolaires provinciales, des volets standard de l'entente sur la Politique sur les paiements de transfert entre AINC et le SCT sont absents

La majorité du financement du Programme de la maternelle à la 12e année est versée aux organismes des Premières nations en vertu des ententes globale de financement (EGF) annuelles ou des ententes de financement Canada-Premières nations (EFCPN) quinquennales, mais les conditions du programme permettent à AINC de conclure avec les autorités scolaires provinciales des ententes de financement directes du coût des élèves des Premières nations qui vivent dans la réserve et qui fréquentent des écoles provinciales. Le financement direct aux autorités scolaires provinciales, dans les quatre régions visitées, s'est élevé à 58,9 M$ en 2007-2008.

Dans une région, les ententes de financement conclues avec les autorités scolaires provinciales remontent à plus de 30 ans; dans une autre, l'entente de financement avec cette autorité scolaire provinciale était vieille de près de cinq ans. Dans ces deux cas, beaucoup des éléments standard d'une EGF ou d'une EFCPN étaient absents : conditions claires, cadre de responsabilité bien défini, niveaux de financement d.finis et plans de dépense mensuels, et exigences standard en matière de prestation et de rapports. Dans les deux régions restantes, les ententes de financement avec les autorités scolaires provinciales revêtent la forme d'une EGF standard.

Dans les deux régions précitées, les ententes de financement étaient démunies de beaucoup des exigences d'un accord de contribution type, comme en fait foi la Politique sur les paiements de transfert (2000) du SCT. Celle-ci déclare que les dispositions de base d'un accord de contribution devraient comprendre, entre autres, le but de l'accord et les résultats escomptés; les conditions financières et non financières qui s'attachent à la contribution, et les conséquences d'un non-respect de ces conditions; l'obligation faite au bénéficiaire de rembourser les trop-payés, les soldes imprévus et les dépenses non admissibles, et une déclaration à l'effet que ces montants représentent une dette à la Couronne; des dispositions stipulant que le Ministère met fin à l'accord si l'on n'atteint pas ces objectifs; le droit de vérifier l'accord; et des attentes, et des rôles et responsabilités, clairs et convenus pour les parties. Ces exigences faisaient défaut dans les accords examinés dans les deux régions en question.

La Vérification interne estime qu'au vu de l'ampleur du financement du Programme en question, les ententes de financement démunies de certaines conditions, et d'exigences standard d'un accord de contribution, contreviennent à la politique du SCT et augmentent les risques de désaccords contractuels et de divergences sur le financement. Certaines régions ont réussi à conclure des EGF avec les autorités scolaires provinciales.

Recommandation :

2. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec les directeurs généraux régionaux et la Direction des paiements de transfert, dresser un plan d'action et un calendrier de conclusion d'ententes de financement convenables entre AINC et les autorités scolaires provinciales.

7.2 Mise en œuvre et surveillance du Programme

La mise en œuvre du Programme englobe les politiques et procédures, les ressources, les systèmes et les outils de soutien créés pour faciliter, au niveau du programme, l'application cohérente d'un programme dans toutes les régions, ainsi que pour favoriser l'exécution des objectifs du Programme. Par « surveillance du programme », on entend une supervision et un examen suffisants, réalisés en temps voulu par la gestion de programme, pour favoriser l'atteinte des objectifs du Programme et pour cerner les questions à résoudre.

7.2.1 Mise en œuvre du Programme

Les régions ne vérifient pas si les Premières nations bénéficiaires ont conclu, et maintiennent, des accords sur les frais de scolarité avec les conseils scolaires provinciaux

Les conditions du programme stipulent qu'une Première nation qui reçoit des fonds pour des élèves qui habitent une réserve et fréquentent une école provinciale doit conclure une entente locale sur l'enseignement et sur les frais de scolarité avec le district ou conseil scolaire provincial compétent qui administre cette école provinciale, et doit aussi convenir de maintenir cette entente en règle à partir de 2006-2007. De même, les normes de prestation des ententes de financement (EGF et EFCPN) aux Premières nations bénéficiaires obligent à conclure des ententes sur les frais de scolarité, lesquelles doivent énoncer les obligations de chaque partie en matière de prestation des services. Enfin, la directive sur la conformité de la Direction générale de l'éducation (diffusée en octobre 2005 et applicable uniquement aux EGF) fait obligation aux bureaux régionaux de réaliser certains examens relatifs aux ententes sur les frais de scolarité.

Trois des quatre régions visitées n'avaient pas établi de processus pour confirmer l'existence d'ententes sur les frais de scolarité entre les Premières nations bénéficiaires et conseils scolaires, et pour veiller à ce que ces ententes soient tenues à jour. L'une de ces régions conservait des copies de certaines ententes sur les frais de scolarité, mais elle n'avait pas établi de processus d'obtention de ces ententes, ni de vérification de leur actualité. Le personnel d'une autre de ces régions, où seules sept Premières nations recevaient des fonds pour des élèves qui fréquentaient des écoles provinciales, a fait savoir que ces Premières nations s'appuyaient sur des ententes analogues à celles conclues pour les frais de scolarité par la région avec ces mêmes conseils scolaires, bien que pour d'autres élèves de Premières nations.

Les observations de vérification relatives aux ententes sur les frais de scolarité sont cohérentes avec celles signalées dans les rapports de vérification 2000 et 2004 du BVG, ce qui donne à penser que les bureaux régionaux ont peu réussi, depuis quelques années, à veiller à la conclusion d'ententes sur les frais de scolarité. Le personnel en éducation interrogé dans les régions déclare que, souvent, il n'y a tout simplement pas d'entente sur les frais de scolarité entre les organismes des Premières nations et leurs conseils scolaires. Il fait mention du manque de capacité pour négocier des ententes sur les frais de scolarité de la part de certaines Premières nations, ainsi que le manque de volonté par les conseils scolaires de conclure ces ententes. Dans la seule région qui fait un suivi régulier des ententes sur les frais de scolarité, il ressort de l'échantillonnage des ententes examiné que les obligations des Premières nations et des conseils scolaires sont clairement définies et que des objectifs valables ont été fixés (comme l'augmentation du taux d'obtention de diplômes) pour garantir aux étudiants des Premières nations un emploi utile, et/ou l'admission à un établissement postsecondaire, après leur diplôme.

La Vérification interne est d'avis que les ententes sur les frais de scolarité sont nécessaires pour bien définir les conditions financières entre les Premières nations et les conseils scolaires, et pour que les obligations, et les rôles et responsabilités, des deux parties soient clairement expliqués. En l'absence d'ententes sur les frais de scolarité, on note un risque accru de conflits financiers et de prestation de services d'enseignement insuffisants aux élèves des Premières nations.

Le processus d'évaluation des écoles manque d'uniformité et d'orientation, des fonds ciblés sont utilisés pour financer les évaluations, et on n'observe aucune surveillance de la mise en œuvre des recommandations

Les Lignes directrices du Programme national du Programme de la maternelle à la 12e année font obligation de réaliser tous les cinq ans une évaluation indépendante de chaque école administrée par les bandes. Elles indiquent que les évaluations scolaires doivent comporter à tout le moins un examen du programme de cours, une évaluation de la qualité et des normes d'enseignement, et un examen pour savoir si les objectifs communautaires et scolaires sont atteints. Les lignes directrices indiquent aussi que les chefs et les conseillers doivent veiller à établir un plan (à mettre à jour tous les ans) de mise en œuvre des recommandations du rapport d'évaluation. Enfin, la directive sur la conformité de la Direction générale de l'éducation (2005) déclare qu'il incombe au Ministère, en collaboration avec les Premières nations, de veiller à exécuter les évaluations scolaires et à donner suite aux recommandations dans un délai raisonnable.

Aucune des régions visitées à l'étape du déroulement de la vérification n'a satisfait à l'obligation d'évaluer tous les cinq ans l'ensemble des écoles administrées par les bandes. La plupart des régions suivent les évaluations des écoles qui ont été financées et menées à bien, de même que les écoles qu'il est proposé d'évaluer dans les années à venir, mais ces évaluations sont souvent en retard, ce qui empêche de réaliser le nombre d'évaluations prévu.

Les lignes directrices et directives du Programme définissent les exigences minimum en matière d'évaluation des écoles, mais chaque bureau régional a préparé ses propres lignes directrices ou trousses d'information pour satisfaire à ces évaluations. Bien que les critères d'évaluation des écoles soient préparés à l'échelle nationale, il n'existe pas de lignes directrices nationales qui definissent le processus d'évaluation et ses exigences particulières, et qui normalisent le format des rapports.

La documentation du Programme ne fournit aucune explication formelle de l'objectif global des évaluations des écoles : ses lignes directrices et directives donnent à penser que ces évaluations visent à aider les Premières nations à déterminer les améliorations à apporter aux programmes d'éducation des écoles administrées par les bandes, mais une évaluation donne aussi l'occasion au Ministère d'évaluer et de surveiller les améliorations nécessaires dans les programmes d'éducation des écoles administrées par les bandes. La La documentation du Programme est muette sur la nécessité que ces évaluations abordent l'objectif général du Programme, soit la comparabilité des programmes d'éducation.

Chaque région se sert de ses propres formules pour calculer les fonds à fournir pour les évaluations des écoles. En outre, les conditions du Programme font mention du coût de ces évaluations dans le volet Services d'enseignement dans les écoles administrées par les bandes, mais la plupart des régions financent les évaluations au moyen du programme Nouveaux sentiers. On se sert donc à cette fin de fonds non de base (ou ciblés) au lieu du financement de base.

Toutes les régions financent la mise à exécution des recommandations contenues dans l'évaluation d'une école. Toutefois, certaines régions versent ces fonds en fonction d'une formule plutôt que d'un examen des fonds dont les bénéficiaires ont besoin à la lumière de la nature des recommandations.

Ni l'AC, ni les régions visitées n'ont créé de processus systématique de mise en application des recommandations contenues dans les évaluations des écoles. Les régions fournissent souvent des fonds de mise en œuvre des recommandations, mais elles n'ont pas de méthode de suivi des progrès accomplis par les Premières nations vers l'application de ces recommandations. Cette constatation va dans le sens des conclusions des rapports de vérification du BVG de 2000 et de 2004.

La Vérification interne estime que l'efficacité de l'évaluation des écoles se ressent de l'absence à la fois d'une orientation claire sur l'objectif général des évaluations des écoles et de lignes directrices nationales. Elle estime aussi que le Ministère a l'obligation de veiller à faire une dépense efficace des fonds des programmes par l'entremise des écoles administrées par les bandes (par exemple des mesures de surveillance pour améliorer les programmes de ces écoles). Enfin, la Vérification interne est d'avis que l'emploi des fonds de Nouveaux sentiers pour financer les évaluations des écoles est au détriment des fonds destinés à appuyer les objectifs recherchés pour Nouveaux sentiers.

Les procédures de comparaison des montants versés aux bénéficiaires pour les frais de scolarité provinciaux avec les montants déboursés par les bénéficiaires manquent de robustesse

Les Services d'enseignement dans les écoles provinciales sont l'un des volets principaux du Programme de la maternelle à la 12e année, les décaissements aux bénéficiaires pour ce volet s'élevant à 266,3 M$ en 2007-2008 (à l'exclusion des montants versés aux détenteurs d'EFCPN, puisque tout le financement versé à ces bénéficiaires est combiné sous un code de financement unique), consacrés surtout aux frais de scolarité provinciaux (243,9 M$). Versés soit aux Premières nations bénéficiaires, soit aux autorités scolaires provinciales, les frais de scolarité provinciaux couvrent les frais des élèves des Premières nations qui vivent dans des réserves mais fréquentent des écoles provinciales.

Les conditions du Programme exigent que les frais de scolarité provinciaux soient versés aux bénéficiaires sous forme de fonds de contribution. Ceci étant, les bureaux régionaux doivent veiller à ce que les dépenses sur le Progranne de chacun des bénéficiaires s'en tiennent à ce qui est admissible. Si un bénéficiaire ne dépense pas tout ce qu'il reçoit, le Ministère doit recouvrer l'excédent; à l'inverse (et chose propre aux frais de scolarité provinciaux), le Ministère doit par la suite financer tout déficit. Dans ce cadre, on a imposé aux bénéficiaires l'obligation de remettre un rapport annuel contenant 1) la liste des élèves des Premières nations qui féquentent les écoles provinciales, 2) des copies des factures des conseils scolaires justifiant les services d'éducation provinciaux offerts. Intitulé Rapport des services d'éducation provinciaux ou territoriaux (SEPT), ce rapport doit être remis tous les ans, conformément au Guide de présentation des rapports des bénéficiaires du Ministère.

L'examen des frais de scolarité provinciaux, pour veiller à ce que les montants versés aux bénéficiaires correspondent à leurs décaissements réels, ne semble pas réalisé avec grande efficacité dans toutes les régions. Chaque région a sa propre méthode de vérification des montants versés aux bénéficiaires : dans l'une, un membre du personnel est chargé d'examiner tous les rapports SEPT reçus; dans une autre, les agents des services de financements (ASF) effectuent ces examens; dans une troisième, aucun rapport SEPT n'est exigé (elle opte de se fier au barème des frais de scolarité provinciaux contenu dans les états financiers vérifiés annuels). La portée de la vérification n'autorisait pas un échantillonnage important des rapports SEPT, ni la mise à l'essai des processus de vérification régionaux, mais les rapports SEPT examinés et versés dans le système Paiements de transfert aux Premières nations et aux Inuits ne correspondaient pas toujours aux fonds versés aux bénéficiaires selon OASIS. La Vérification a noté que l'un des rapports d'un bénéficiaire SEPT dépassait 200 pages, et se demande dans quelle mesure il serait possible au membre du personnel régional d'examiner un tel rapport.

Les processus régionaux de budgétisation, d'administration et de vérification des frais de scolarité provinciaux manquent d'uniformité. Les régions visitées tireraient profit d'un regroupement des pratiques exemplaires observées dans chaque région. Un exemple : une région a établi une méthode de décaissement à l'avance, en trois versements annuels, des fonds pour les frais de scolarité provinciaux. Mais la deuxième et la troisième avances ne sont distribuées qu'après que les avances précédentes ont été rapprochées. De la sorte, la région peut corriger à tout moment les avances de manière à réduire au minimum les manques de fonds ou les excédents à la fin de l'année.

La Vérification interne estime que l'importance des frais de scolarité provinciaux justifie la création d'un processus formel et fixe, utilisé par toutes les régions, qui veillerait à faire un examen adéquat des dépenses des bénéficiaires et à les rapprocher avec les décaissements aux bénéficiaires.

Recommandation :

3. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec les directeurs généraux régionaux, examiner les évaluations des écoles sous l'angle du soutien qu'elles apportent aux Premières nations bénéficiaires pour améliorer l'efficacité des écoles administrées par les bandes, et du soutien apporté à AINC pour évaluer et surveiller l'efficacité des écoles administrées par les bandes. Les résultats d'un tel examen doivent mener à une définition claire et à une bonne compréhension de l'objet des évaluations des écoles, et à iune application uniforme de ces processus.

4. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec les directeurs généraux régionaux, évaluer la suffisance et l'exhaustivité des méthodes employées par les régions pour veiller à ce qu'existent des ententes locales sur l'éducation et sur les frais de scolarité entre les Premières nations bénéficiaires et les conseils scolaires provinciaux, et pour surveiller les décaissements aux bénéficiaires en vue des frais de scolarité provinciaux. À partir de cette évaluation, élaborer un plan d'action indiquant les changements et les mesures correctives à prendre, comment et par qui les mesures seront prises, et le calendrier d'exécution.

7.2.2 Gestion de programme

Il n'existe pas actuellement de mesures du rendement, d'indicateurs des résultats et de cibles qui permettraient de mesurer les progrès vers l'objectif établi pour le Programme

Il importe, pour que les objectifs du Programme soient atteints, d'établir des mesures du rendement, des indicateurs des résultats et des cibles clairs et pertinents. De solides mesures du rendement permettent à la direction de suivre les progrès, de mesurer les résultats et d'apporter sans cesse des corrections au programme en vue d'améliorer les résultats et d'atteindre les objectifs. Les données de rendement du Programme dont on dispose actuellement sont tirées des rapports suivants présentés par les bénéficiaires (conformément au Guide de présentation des rapports des bénéficiaires d'AINC) :

Les exigences de déclaration du Programme ne fournissent aucune donnée de rendement qui permette d'évaluer les progrès vers l'objectif fixé pour le Programme, soit la comparabilité des programmes d'éducation dans les écoles administrées par les bandes avec ceux des écoles provinciales. L'État nominatif informatisé (ENI) saisit et conserve des données annuelles sur l'inscription, et permet aussi à la Direction générale de l'éducation de réaliser certaines analyses sur les progrès et le taux d'obtention de diplômes des élèves, mais il est utilisé avant tout pour fixer les niveaux de financement de programme des bénéficiaires. Il est impossible à la Direction générale de l'éducation d'évaluer, à partir des données de l'ENI, de comparer des programmes administrés par la bande. Le formulaire annuel d'information sur le personnel enseignant ne donne aucune indication sur la comparabilité des programmes, mais il contient des données sur les degrés de certification provinciale des enseignants dans les écoles administrées par les bandes (ce qui va dans le sens de la notion de comparabilité). Enfin, si les évaluations des écoles doivent se pencher sur les programmes d'études, et sur la qualité et les normes des services d'enseignement, par contre elles n'exigent aucune évaluation de la comparabilité des programmes d'éducation of écoles administrées par les bandes avec ceux de la province.

Noter que le SCT a approuvé en 2008-2009 une présentation de la Direction générale de l'éducation sur le financement de soutien à la mise en œuvre de nouveaux projets de reddition de comptes des programmes d'éducation, y compris la création de nouveaux systèmes de mesure du rendement. La comparabilité provinciale est citée comme l'une des trois « questions capitales pour réformer l'éducation des Premières nations », mais la présentation déclare que le Ministère se présentera à nouveau devant le Cabinet en 2011‑2012, muni de nouvelles réformes axées sur la comparabilité.

La Vérification interne estime que les données sur le Programme saisies doivent être améliorées, afin de permettre au Ministère de bien mesurer et évaluer les progrès vers l'objectif du Programme, et afin de corriger sans cesse le Programme pour en améliorer les résultats.

On note une absence générale de planification, de soutien et d'orientation du Programme par l'AC en vue d'assurer une prestation efficace de ce Programme

Les rôles et responsabilités de l'AC – définis à la fois dans des ébauches de documents préparées par la Direction générale de l'éducation depuis quelques années et dans son Cadre de vérification axé sur les risques préparé en mai 2008 – comprennent ce qui suit, entre autres : exécution d'une analyse et d'un examen des politiques et des lois, préparation de stratégies de programme, rédaction des Lignes directrices du Programme national, normes de prestation de services, méthodes d'affectation du financement, diffusion de directives sur la conformité, établissement de lignes directrices et de normes pour la mesure du rendement et les rapports, examen des tendances dans les normes, détection des besoins et problèmes naissants et prise de mesures correctives au besoin, et soutien et orientation pour les bureaux régionaux.

La planification, le soutien et l'orientation fournis par l'AC n'apportent pas un soutien suffisant à la prestation du Programme. Touchant ce manque de soutien, la Vérification a pris note des points suivants :

La Vérification interne juge que le manque d'orientation et de soutien suffisants à la prestation du Programme par l'AC nuit à l'efficacité et à l'utilité du Programme.

L'AC ne surveille pas les activités de conformité régionales et n'a pas fixé des exigences de déclaration régulières découlant des constatations des examens de la conformité

La surveillance des programmes – surtout dans un vaste organisme décentralisé comme AINC – devrait consister en une supervision et en des examens suffisants, réalisés en temps voulu par la gestion de programme à l'AC, le tout destiné à favoriser l'atteinte des objectifs du Programme et à repérer les questions à résoudre. Dans son cadre de vérification fondé sur le risque de mai 2008 à l'appui du Programme de la maternelle à la 12e année (de même que d'autres programmes), la Direction générale de l'éducation décrit cette responsabilité comme le besoin de surveiller la mise en œuvre et la gestion régionale du cadre de contrôle de gestion des programmes et services d'enseignement.

L'AC a fixé tout une série d'exigences en matière de conformité pour les bureaux régionaux, mais aucune activité formelle de surveillance du respect de ces exigences par les régions. Nous avons déjà dit que la Direction générale de l'éducation a rédigé en octobre 2005 la directive sur la conformité aux EGF, qui décrit minutieusement les activités de conformité exigées des bureaux régionaux pour tout programme d'éducation. Cette directive fait état de six aspects du Programme de la maternelle à la 12e année qui doivent faire l'objet d'un examen de la conformité : examen de l'état nominatif, normes d'éducation comparables, ententes sur les frais de scolarité, frais de scolarité, dépenses admissibles (et montants à payer maximum), et évaluations des écoles. L'AC n'a réalisé aucune activité de surveillance formelle pour établir si les régions se conforment à la directive.

De plus, l'AC n'a établi aucune exigence de déclaration annuelle pour veiller à la collecte et à l'analyse des résultats de la surveillance de la conformité régionale, de manière à évaluer le rendement et l'efficacité du programme. La directive sur la conformité stipule que les régions sont tenues de faire rapport tous les ans à l'administration centrale des activités de conformité propres aux programmes d'éducation : de tels rapports produiraient des informations utiles à l'appui de la prise de décisions sur le Programme, outre qu'ils détecteraient les aspects des exigences de conformité que les régions respectent avec difficulté. Mais aucune exigence de déclaration de cette nature n'a été imposée.

La Vérification interne est d'avis que l'AC doit manifester davantage de diligence raisonnable et superviser les activités des bureaux régionaux de manière à déterminer si les activités régionales sont conformes aux conditions, lignes directrices et directives du Programme. La Vérification interne estime aussi que les rapports régionaux sur les activités et constatations liées à la conformité fourniraient des informations importantes sur le rendement du Programme.

Recommandation :

5. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait rehausser le cadre du mesure du rendement actuel du Programme pour veiller à ce qu'il mesure et évalue comme il faut les progrès vers l'objectif du Programme, soit la comparabilité des programmes d'éducation des écoles administrées par les bandes avec ceux des écoles provinciales.

6. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec les directeurs généraux régionaux, fixer et énoncer les rôles et responsabilités de l'AC en matière de soutien et d'orientation des bureaux régionaux relativement à la prestation du Programme, et de surveillance de ces bureaux relativement à la mise en œuvre du Programme. Il faudrait ensuite dresser un plan d'action à l'appui de la mise en application de ces rôles et responsabilités.

7.3 Surveillance et rapports relatifs à l'entente

La surveillance et les rapports relatifs à l'entente englobent les activités (menées par les bureaux régionaux dans le cas du Programme) destinées à assurer la conformité aux conditions du programme et aux ententes de financement.

7.3.1 Rapports financiers

Les informations financières dans les états financiers vérifiés des bénéficiaires ne permettent pas toujours de déterminer si les fonds des programmes ont été consacrés aux fins prévues

Le Manuel des rapports de clôture d'exercice pour les ententes de financement du MAINC (MRCE) montre aux Premières nations bénéficiaires ce que doivent contenir leurs rapports financiers. Le MRCE exige des bénéficiaires qu'ils remettent au Ministère des états financiers vérifiés annuels et qu'ils préparent des tableaux distincts (non vérifiés) de leurs revenus et dépenses pour tous les programmes et services financés par contribution et spécifiés dans leurs ententes de financement. Le but est essentiellement de regrouper ou séparer les rapports sur les programmes financés par voie de contributions de ceux sur les programmes financés par voie d'autorisations de financement pour un paiement de transfert souple (PTS) ou un mode optionnel de financement (MOF).

Les rapports financiers sur les dépenses du Programme ne se prêtent pas toujours à un examen suffisant des dépenses admissibles et/ou des excédents possibles de ce Programme. Les fonds décaissés en vertu du Programme de la maternelle à la 12e année sont financés en vertu d'autorisations de PTS ou de MOF, ce qui veut dire que les bénéficiaires ne sont pas tenus de fournir des tableaux des revenus et des dépenses distincts pour les fonds du Programme. Néanmoins, la quasi-totalité des bénéficiaires questionnés à l'étape du déroulement de la vérification ont fourni des rapports financiers sous une forme ou une autre sur les volets PTS du Programme. Mais ces tableaux ne permettaient pas toujours d'évaluer convenablement si les fonds du Programme avaient été consacrés aux fins prévues, puisqu'ils regroupaient parfois le financement provenant de volets distincts du Programme de la maternelle à la 12e année, voire même le financement d'autres programmes d'éducation. De plus, et contrairement au MRCE, les tableaux combinaient parfois les PTS et les fonds de contribution (ciblés) qui concernaient l'éducation.

La Vérification interne estime que, sous leur forme actuelle, les rapports financiers des bénéficiaires sur les revenus et dépenses du Programme ne permettent pas au Ministère de bien évaluer si les fonds du Programme ont été consacrés aux fins prévues ou si le Programme connaît un excédent.

On note un manque de participation du personnel de l'Éducation dans le processus d'examen de la vérification du Programme de la maternelle à la 12e année

Le personnel du bureau régional soumet les informations contenues dans les états financiers vérifiés annuels et dans les tableaux distincts subissent à un « examen de la vérification », dont le but est de s'informer de la situation financière générale du bénéficiaire et d'évaluer la conformité aux conditions de l'entente de financement. Le plus souvent, l'examen de la vérification est mené par l'ASF assigné au bénéficiaire, épaulé par le personnel du programme régional (tout dépendant des programmes en vertu desquels le bénéficiaire à reçu les fonds).

La Vérification interne est d'avis que le personnel en éducation dans les régions visitées ne s'implique pas suffisamment dans l'examen de la vérification. Ce personnel, dans les régions, s'implique à des degrés divers dans l'examen de la vérification, mais sa participation se borne à l'examen des dépenses des programmes ciblés. La Vérification interne s'attendait à une participation du personnel en éducation à l'examen des tableaux des revenus et dépenses du Programme afin de déterminer, dans la mesure du possible, si les dépenses signalées étaient admissibles, si le Programme connaissait des excédents ou des déficits, si les informations soumises étaient complètes, et si les tableaux décelaient des anomalies dans les informations fournies. Le personnel en éducation n'acquitte pas ce rôle dans le processus d'examen de la vérification. Selon les ASF interviewés dans les bureaux régionaux, comme les bénéficiaires des programmes financés par PTS ont le pouvoir de conserver les fonds non dépensés (à supposer qu'ils ont satisfait aux exigences minimales du programme), il est inutile de réaliser un examen détaillé des tableaux des revenus et des dépenses à l'appui de tels programmes.

Malgré la nature particulière des autorisations de financement en usage à AINC, la Vérification interne estime que les bureaux régionaux ont l'obligation de surveiller avec diligence raisonnable les activités et les dépenses du Programme, et la présence d'excédents ou de déficits pour ce Programme.

Recommandation :

7. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec la Direction des paiements de transfert et les directeurs généraux régionaux, évaluer la pertinence des rapports financiers et examiner les exigences du Programme, en tenant compte de l'obligation du Ministère de surveiller avec diligence raisonnable les bénéficiaires du Programme, et veiller à ce que les fonds aient été consacrés aux fins prévues.

7.3.2 Surveillance de la conformité des bénéficiaires

Des faiblesses sont observées dans l'examen de la vérification de l'état nominatif

L'ENI est une base de données du recensement annuel (recensement des élèves) des élèves des Premières nations qui vivent dans une réserve et fréquentent des écoles (administrées par une bande, fédérales, provinciales et privées). L'une des responsabilités principales des bureaux régionaux, par rapport à la conformité au Programme de la maternelle à la 12e année, est de vérifier l'admissibilité des élèves à l'état nominatif (et donc au financement). Comme l'indique la directive sur la conformité de la Direction générale de l'éducation, la vérification de l'admissibilité des élèves porte sur les activités d'examen de la conformité à la fois dans le bureau et sur place. Parmi les données sur les élèves sujettes à examen dans le cadre de l'examen de la conformité figurent l'âge, l'année scolaire, le statut, la résidence, le programme d'études et la fréquentation.

Les examens dans les bureaux sont menés dans le cadre du processus standard des régions pour obtenir et entrer les données sur les élèves dans l'ENI, mais la vérification a constaté que les examens effectués sur place dans les régions ne satisfont pas à toutes les exigences énoncées dans la directive sur la conformité et que le processus actuel souffre de carences. Nous avons noté ce qui suit concernant les quatre régions visitées à l'étape du déroulement :

La Vérification interne estime que le manque de respect de ladirective sur la conformité et d'examens réguliers sur place sape l'efficacité de l'examen de l'état nominatif et l'exactitude des données dans l'état nominatif.

Les bureaux régionaux exécutent peu d'activités de surveillance et de conformité pour veiller au respect du Programme et des conditions de l'entente de financement

Le Guide sur les subventions, contributions et autres paiements de transfert du SCT stipule que l'on « s'attend à ce que les agents de programme surveillent périodiquement les progrès et les activités des destinataires de contributions ou d'autres transferts conditionnels ». La Vérification interne s'attendait à ce que la surveillance par les bureaux régionaux non seulement garantisse la conformité aux exigences de déclaration du Programme, mais que de plus elle comprenne des activités de conformité conformes à la directive sur la conformité de la Direction générale de l'éducation et une surveillance routinière (visites sur place, rencontres, conversations au téléphone) pour veiller à ce que les programmes et services soient exécutés conformément aux conditions du Programme et de l'entente de financement.

Les bureaux régionaux exécutent peu d'activités de surveillance de la conformité des bénéficiaires aux conditions du Programme et de l'entente de financement, ainsi qu'aux directives ministérielles sur la conformité. Aucune mesure de conformité n'est en cours dans les régions pour voir si les bénéficiaires satisfont aux normes de prestation du Programme, qui obligent les écoles administrées par les bandes à offrir des programmes d'éducation comparables à ceux reconnus par la province (quelques régions peuvent néanmoins se fier quelque peu sur le travail effectué par les ministères provinciaux de l'éducation sur les programmes d'études des écoles administrées par les bandes). Comme indiqué précédemment, les régions ne veillent pas toutes à ce que les bénéficiaires se conforment et concluent des ententes sur les frais de scolarité avec les conseils scolaires, que les dépenses de Programme signalées par les bénéficiaires soient admissibles et que les recommandations issues des évaluations des écoles soient appliquées.

De même, il n'y a pas de surveillance planifiée ou organisée du rendement des bénéficiaires du Programme, comme des visites périodiques sur place. Dans les régions, un nombre restreint d'employés en éducation est affecté aux volets principaux du Programme de la maternelle à la 12e année (services d'enseignement et services de soutien aux élèves dans les écoles administrées par les bandes) ou à des bénéficiaires précis, pour surveiller ces volets du Programme.

La Vérification interne est d'avis que les bureaux régionaux mènent trop peu d'activités de surveillance et de conformité pour garantir la conformité aux conditions du Programme et de l'entente de financement.

Recommandation :

8. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec les directeurs généraux régionaux, fixer les critères de conformité et de surveillance indispensables et convenables pour le Programme, et créer une méthode acceptable pour satisfaire à ces critères. Il faut tenir compte du niveau de dotation nécessaire, de même que de la nécessité de mettre à jour la documentation du Programme pour correspondre à tout changement apporté aux critères.

7.4 Volets ciblés du Programme

La portée de la vérification était plus restreinte, c'est-à-dire trois volets « ciblés » destinés à appuyer le Programme de la maternelle à la 12e année : Nouveau sentier pour l'éducation (Nouveaux sentiers), Recrutement et maintien en fonction des enseignants (RMFE), Stratégie d'engagement des parents et de la collectivité (SEPC), financés à raison de 42,4 M$, 5,0 M$ et 4,7 M$ respectivement en 2007-2008.

7.4.1 Conception du Programme

Les conditions du programme ne donnent aucune précision sur les exigences des programmes ciblés

La Politique sur les paiements de transfert (2000) du SCT stipule que les ministères doivent faire approuver par le SCT les conditions de tous les programmes de contribution. Le Guide sur les subventions, contributions et autres paiements de transfert du SCT stipule que les conditions du programme doivent inclure, entre autres, un résumé du programme ou de l'initiative, le type et la nature des dépenses que le Programme juge admissibles, et le montant maximum à payer par bénéficiaire. Ces exigences fournissent les grandes lignes de la préparation des lignes directrices du Programme et un cadre de contrôle pour sa gestion.

On a omis de créer des conditions distinctes pour les volets ciblés du Programme de la maternelle à la 12e année, et les conditions de ce Programme ne fournissent aucun détail. En conséquence, la Vérification interne juge que les objectifs des programmes ciblés, et le type et la nature des dépenses pertinentes et admissibles, sont indéfinis, sujets à interprétation, et difficiles à évaluer sous l'angle des accomplissements. La Direction générale de l'éducation a préparé des lignes directrices nationales pour chacun des programmes ciblés : néanmoins, la Vérification interne estime qu'en l'absence de détails suffisants sur les volets ciblés dans les conditions du Programme de la maternelle à la 12e année (ou dans un ensemble distinct de conditions), l'objet et l'utilisation de ces fonds sont insuffisamment définis et approuvés.

On ne regroupe pas les résultats des activités de projet relatifs aux programmes ciblés, à l'appui de la réussite du Programme

Selon la Guide sur les subventions, contributions et autres paiements de transfert du SCT, les cadres de gestion et de responsabilisation axés sur les résultats soumis par les ministères à l'appui des programmes de paiements de transfert doivent appuyer un programme de gestion fondé sur les résultats, et garantir des rapports suffisants sur les résultats et une stratégie de gestion du rendement assez saine pour permettre aux gestionnaires de suivre les progrès et de mesurer les résultats.

Bien qu'on exige des rapports de projet finals de tous les bénéficiaires pour tous les programmes ciblés, et que les bénéficiaires fassent un usage fréquent des formats de rapport normalisés, la vérification a constaté que les résultats des activités de projet ne sont pas regroupés et consolidés pour autoriser des rapports sur les résultats de base des programmes. La vérification a noté que l'on demandait peu de données aux bénéficiaires, dans les rapports de projet finals, à l'appui des activités financées (comme le nombre de participants qui ont tiré profit du projet) et qu'en outre les données signalées ne sont pas consolidées et fournies à l'AC de manière à autoriser les rapports sur l'utilisation des fonds du projet et l'évaluation de la mesure dans laquelle les objectifs des volets ciblés sont atteints.

La Vérification interne estime que le manque de données de rendement de base relatives aux trois programmes ciblés limite la capacité de l'AC de faire rapport de l'utilisation des fonds du Programme, de prendre des décisions avisées sur les programmes ciblés, et d'en parvenir à des conclusions quant à la réussite des trois programmes ciblés.

Recommandation :

9. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec les directeurs généraux régionaux, réévaluer les éléments « conception » des volets ciblés du Programme, pour veiller à ce que les conditions soient suffisamment et correctement définies, et à ce qu'on puisse faire montre des résultats du Programme.

7.4.2 Rapports des bénéficiaires et prestation par des tiers

Les rapports des bénéficiaires, alliés aux peu de travail de conformité par le personnel régional, ne garantissent pas suffisamment que les fonds des volets ciblés ont été consacrés aux fins prévues

Comme indiqué précédemment, le Guide sur les subventions, contributions et autres paiements de transfert du SCT stipule que les agents de programme doivent surveiller les progrès et les activités des destinataires de contributions ou d'autres transferts conditionnels. Pour les programmes ciblés, les activités annuelles et les rapports financiers fournissent les informations nécessaires à des fins de surveillance. Le Guide de présentation des rapports des bénéficiaires d'AINC précise que des rapports d'activité de projet finals doivent être soumis tous les ans pour chaque programme ciblé. Le MRCE d'AINC exige des bénéficiaires qu'ils préparent des tableaux distincts des revenus et dépenses pour tous les programmes de contribution financés (ciblés).

Les rapports d'activité et rapports financiers fournis par les bénéficiaires ne contenaient pas toujours assez d'informations pour en conclure que les fonds des programmes ciblés étaient consacrés aux fins prévues. Les activités décrites dans les rapports d'activité de projet finals soumis par les bénéficiaires ne concordaient pas toujours avec celles décrites dans la proposition de projet des bénéficiaires. De plus, les tableaux des revenus et des dépenses sur les programmes ciblés ne donnent pas toujours assez de détails sur la nature des dépenses réelles.

Le peu d'informations contenues dans les rapports d'activité et rapports financiers de certains bénéficiaires était aggravé encore par le peu d'examens menés par les bureaux régionaux pour veiller à ce que les fonds des volets ciblés versés aux bénéficiaires soient consacrés aux fins prévues. Les fonds des volets ciblés sont versés à titre de fonds de contribution : le personnel régional est donc tenu de veiller à ce que les dépenses signalées par les bénéficiaires soient admissibles, conformément aux lignes directrices, et à ce que les activités de projet soient exécutées aux fins prévues.

Dans une région, on a noté des lacunes dans la prestation des volets ciblés du Programme par des tiers

La Politique sur les paiements de transfert (2000) du SCT autorise les ministères à conclure avec des organismes tiers (OT) des contrats d'administration, de gestion et/ou de prestation des programmes de subventions et de contributions. Dans l'une des régions visitées, un OT assure l'administration et la gestion des volets ciblés du Programme. Tout le financement de programme ciblé est remis à l'OT, qui lance des appels d'offres, reçoit et évalue les propositions, conclut des ententes de financement avec les bénéficiaires, verse les fonds, et reçoit et examine les rapports d'activité des projets. En 2007-2008, l'OT a reçu 6,1 M$ du Ministère et versé 5,5 M$ aux bénéficiaires en vertu des trois programmes ciblés, le solde étant conservé pour les frais d'administration des trois programmes ciblés et des autres programmes d'AINC. Les pratiques administratives de l'OT pour les volets ciblés du Programme étaient raisonnables, mais deux lacunes ont été notées relativement aux processus de financement et de rapport.

Des stipulations contractuelles essentielles étaient absentes des ententes de financement entre l'OT et les bénéficiaires finals. Plusieurs éléments étaient absents des ententes de financement : description détaillée du projet financé, conditions financières et non financières rattachées au financement, conséquences du non-respect de ces conditions, obligation du bénéficiaire de rembourser les trop-payés, soldes imprévus et dépenses non admissibles, dispositions de résiliation de l'entente, droit de vérifier l'entente, exigences de déclaration nettement définies.

En outre, les rapports financiers des bénéficiaires et l'examen par l'OT des dépenses signalées, étaient insuffisants. Comme noté, le MRCE d'AINC exige des bénéficiaires qu'ils préparent des tableaux distincts des revenus et dépenses pour tous les programmes de contribution financés (ciblés). Par contre, les bénéficiaires qui reçoivent leur financement par l'OT ne sont pas tenus de préparer ces tableaux. Ainsi, tout tableau préparé relatif aux volets ciblés du Programme, puis fourni à AINC (dans le cadre des rapports sur les états financiers vérifiés annnuels) ne sont pas soumis à un examen par l'OT (ou, actuellement, par AINC). L'OT exige seulement que les bénéficiaires, dans leur rapport de projet final, indiquent le total des dépenses de projet : on ne leur demande pas de liste ou de ventilation de ces dépenses. L'OT n'exige aucune pièce justificative pour les dépenses et ne vérifie pas les dépenses signalées.

La Vérification interne juge essentiel que le bureau régional d'AINC exerce une surveillance suffisante sur l'OT afin de garantir que celui-ci établisse des processus suffisants pour administrer les fonds des volets ciblés et pour veiller à ce que les fonds soient consacrés aux fins prévues.

Recommandation :

10. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec les directeurs généraux régionaux, améliorer les procédures d'examen des activités et des rapports financiers de manière à recevoir la totalité des informations voulues des bénéficiaires (on attendrait des procédures semblables de tous les organismes tiers qui administrent des volets ciblés du Programme). Il faudrait envisager d'établir une méthode fondée sur le risque pour l'exécution des activités de conformité, de manière à veiller à ce que les bénéficiaires consacrent le financement des volets ciblés du Programme aux fins prévues.

 

 

8.0 Plan d'action

La Direction générale de l'éducation accepte les recommandations de la vérification des programmes d'enseignement primaire et secondaire, étant entendu que le Plan d'action de la gestion de la vérification sera aligné sur les activités en cours relativement aux autres examens ministériels actuels tels que la vérification du développement de la capacité, la vérification du programme de gestion de la qualité et de l'application de la politique d'intervention, les directives inhérentes à la nouvelle politique de paiement de transfert, l'étape 2 de l'Initiative de réforme de l'éducation des Premières nations, l'élaboration d'une Évaluation du risque des bénéficiaires et la rationalisation des ressources en région. Toutes les recommandations visent la gestion de programme et l'on procédera simultanément à leur mise en œuvre, plus particulièrement des recommandations 6, 7, 8 et 10.

Tel qu'indiqué dans la vérification, et appuyé par le Plan d'action de la gestion de la vérification, plusieurs secteurs partageront les responsabilités en vue d'apporter les changements liés aux politiques et aux pratiques ministérielles existantes. La complexité inhérente aux changements apportés à certaines pratiques ministérielles de longue date donnera lieu à une responsabilité largement partagée qui touchera d'autres secteurs, régions et des bénéficiaires des Premières nations. Pour ces cas, des échéanciers plus longs sont précisés.

Le Plan d'action de la gestion de la vérification est un plan raisonné qui vise à concrétiser les recommandations présentées dans la vérification au moyen de mesures qui renforceront la gestion de programme, tout en tenant compte des facteurs plus généraux indiqués ci-dessus.

Recommandations Suivi Gestionnaire responsable (titre) Date de mise en œuvre prévue
1. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec les directeurs généraux régionaux et la Direction de la gestion des ressources, évaluer à la fois les méthodes de financement établies pour les différents volets du Programme et les incidences de la méthode d'affectation globale sur la capacité des bureaux régionaux de financer le Programme. La Direction générale de l'éducation collaborera avec les directeurs généraux régionaux et la Direction de la gestion des ressources pour évaluer la méthode d'affectation globale et l'unifornité des méthodes de financement régionales actuellement utilisées. Directeur général, Éducation; Octobre 2010
Les Opérations régionales prendront l'initiative d'évaluer les méthodes d'affectation en région. Opérations régionales / directeurs généraux régionaux / directeurs régionaux responsables de l'éducation;
L'évaluation comprendra une analyse de l'ensemble des besoins financiers en éducation, notamment par suite de l'augmentation des frais de scolarité provinciaux et les changements apportés à l'administration des programmes provinciaux. Directeur, Gestion des ressources
2. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec les directeurs généraux régionaux et la Direction des paiements de transfert, dresser un plan d'action et un calendrier de conclusion d'ententes de financement convenables entre AINC et les autorités scolaires provinciales. La Direction générale de l'éducation et les directeurs généraux régionaux ont pris l'iniitiative de faciliter l'adoption d'un protocole d'entente tripartite avec les gouvernements provinciaux et les organisations d'éducation régionales des Premières nations.

Ces protocoles d'entente et/ou des ententes plus précises renfermeront des clauses sur les services d'éducation et les frais de scolarité.
Directeur général, Éducation; Opérations régionales / directeu rs généraux régionaux / directeurs régionaux responsables de l'éducation; Directeur, paiements de transfert et politiques financières Une date limite sera fixée dans le Plan de mise en œuvre pour chaque province et région avant novembre 2009
3. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec les directeurs généraux régionaux, examiner les évaluations des écoles sous l'angle du soutien qu'elles apportent aux Premières nations bénéficiaires pour améliorer l'efficacité des écoles administrées par les bandes, et du soutien apporté à AINC pour évaluer et surveiller l'efficacité des écoles administrées par les bandes. Les résultats d'un tel examen doivent mener à une définition claire et à une bonne compréhension de l'objet des évaluations des écoles, et à iune application uniforme de ces processus. Une des grandes priorités du Programme de réussite scolaire des étudiants des Premières nations, c'est de dresser des plans de réussite scolaire. Les écoles en train de mettre en œuvre le Programme de réforme ont besoin d'objectifs précis et d'un plan de mise en œuvre pour les plans de réussite scolaire afin de pouvoir surveiller les mesures proposées pendant le cycle de trois ans et d'en faire un compte rendu. Directeur général, Éducation; Opérations régionales / directeurs généraux régionaux / directeurs régionaux responsables de l'Éducation En cours d'exécution
La Direction générale de l'éducation en collaboration avec les directeurs généralux régionaux et les Premières nations bénéficiaires  effectueront un examen des modalités et lignes directrices pour l'évaluation des écoles afin de voir s'il n'y a pas moyen de rendre les évaluations plus efficaces et/ou de les incorporer aux Plans de réussite scolaire à la longue. Octobre 2010
4. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec les directeurs généraux régionaux, évaluer la suffisance et l'exhaustivité des méthodes employées par les régions pour veiller à ce qu'existent des ententes locales sur l'éducation et sur les frais de scolarité entre les Premières nations bénéficiaires et les conseils scolaires provinciaux, et pour surveiller les décaissements aux bénéficiaires en vue des frais de scolarité provinciaux. À partir de cette évaluation, élaborer un plan d'action indiquant les changements et les mesures correctives à prendre, comment et par qui les mesures seront prises, et le calendrier d'exécution. La Direction générale de l'éducation et les directeurs généraux régionaux ont pris l'iniitiative de faciliter l'adoption d'un protocole d'entente tripartite avec les gouvernements provinciaux et les organisations d'éducation régionales des Premières nations.

Ces protocoles d'entente et/ou des ententes plus précises renfermeront des clauses sur les services d'éducation et les frais de scolarité.

Après que les protocoles d'entente et les ententes auront été établis, les directeurs généraux régionaux adopteront un processus pour surveiller leur mise en œuvre.

Un plan d'action qui s'inspirera des pratiques exemplaires regionales sera établi afin de s'assurer qu'un processus uniforme existe dans toutes les régions pour concilier les montants consacrés aux frais de scolarité.
Directeur général, Éducation; Opérations régionales / directeurs généraux régionaux / directeurs régionaux responsables de l'Éducation Une date limite sera fixée dans le Plan de mise en œuvre pour chaque province et région avant novembre 2009
5. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait rehausser le cadre du mesure du rendement actuel du Programme pour veiller à ce qu'il mesure et évalue comme il faut les progrès vers l'objectif du Programme, soit la comparabilité des programmes d'éducation des écoles administrées par les bandes avec ceux des écoles provinciales. La Direction générale de l'éducation collaborera avec les Directeurs généraux régionaux afin de parfaire le cadre de mesures du rendement actuel du Programme, en particulier pour ce qui concerne la saisie des données dans les rapports actuels, et de s'assurer qu'elle permet d'évaluer la mesure dans laquelle les objectifs du Programme ont été atteints. Directeur général, Éducation; Opérations régionales / Directeurs généraux régionaux / Directeurs régionaux responsables de l'Éducation; dirigeant principal de l'information Dans le cadre du projet relatif au Système de mesure du rendement de l'éducation, un cadre d'évaluation du rendement sera assuré d'ici mars 2010
Ce travail fait actuellement partie du nouveau Système de mesure du rendement de l'éducation de la Direction générale qui lui donne la capacité de lier les données financières et non financières par l'intermédiaire de l'Entrepôt de données du Ministère (ce qui n'était pas possible jusqu'à maintenant), si bien qu'il sera maintenant possible d'effectuer des analyses et d'obtenir des rapports plus précis basés sur le rendement constaté. Le Système de mesure du rendement de l'éducation est censé être complètement fonctionnel en septembre 2012
6. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec les directeurs généraux régionaux, fixer et énoncer les rôles et responsabilités de l'AC en matière de soutien et d'orientation des bureaux régionaux relativement à la prestation du Programme, et de surveillance de ces bureaux relativement à la mise en œuvre du Programme. Il faudrait ensuite dresser un plan d'action à l'appui de la mise en application de ces rôles et responsabilités. Pour continuer d'améliorer le programme afin d'en assurer la conformité, la Direction générale de l'éducation collaborera avec les directeurs généraux régionaux à la fixation des responsabilités :
  • de l'Admninistration centrale pour ce qui est de fournir aide et conseils aux buraeux régionaux et d'assurer le suivi de l'administration du Programme;
  • les régions pour ce qui est de l'adoption d'une approche fondée sur le risque pour la surveillance et la conformité.
Ces rôles seront clairement expilquées dans la Directive sur la conformité.
Directeur général, Éducation; Opérations régionales /directeurs généraux régionaux / directeurs régionaux responsables de l'Éducation Juillet 2010
7. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec la Direction des paiements de transfert et les directeurs généraux régionaux, évaluer la pertinence des rapports financiers et examiner les exigences du Programme, en tenant compte de l'obligation du Ministère de surveiller avec diligence raisonnable les bénéficiaires du Programme, et veiller à ce que les fonds aient été consacrés aux fins prévues. Pour continuer d'améliorer le programme afin d'en assurer la conformité, la Direction générale de l'éducation collaborera avec les directeurs généraux régionaux et la Direction des paiements de transfert et des politiques financières afin d'examiner les responsabilités des agents chargés d'effectuer l'analyse financière et de dresser les rapports nécessaires. Les Opérations régionales dirigeront une évaluation du processus actuel de vérification pour s'assurer qu'il existe des mesures pour tenir compte de plusieurs points de vue quant à la conformité.

Vu l'obligation du Ministère de faire preuve de diligence dans la surveillance des bénéficiaires du Programme et de s'assurer  que les fonds ont été bien dépensés, la Direction générale examinera les rapports pour s'assurer qu'ils renferment l'information nécessaires compte tenu du niveau de risque, tout en respectant les directives de la Nouvelle politique sur les paiements de transfert.

Les mesures liées à la vérification de la bonne gestion compléteront les efforts déployés dans le cadre du Plan d'action.
Directeur général, Éducation; Opérations régionales / directeurs généraux régionaux / directeurs régionaux responsables de l'éducation; Directeur, paiements de transfert et politiques financières Octobre 2010
8. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec les directeurs généraux régionaux, fixer les critères de conformité et de surveillance indispensables et convenables pour le Programme, et créer une méthode acceptable pour satisfaire à ces critères. Il faut tenir compte du niveau de dotation nécessaire, de même que de la nécessité de mettre à jour la documentation du Programme pour correspondre à tout changement apporté aux critères. Pour continuer d'améliorer le programme afin d'en assurer la conformité,  la Directioin générale de l'éducation examinera avec les directeurs généraux régionaux les critères de conformité actuels du Programme afin de déterminer les éléments essentiels et ensuite ils établiront une méthode acceptable fondée sur le risque pour satisfaire à ces critères. L'exercice concernant l'examen des rapports dont il est question à la recommandation 7 s'inscrit dans cette recommandation. Director General, Education Branch; Regional Operations/ Regional Directors General/ Regional Directors responsible for Education; Director Transfer Payments and Financial Policy Directorate Août 2011
Les Opérations régionales mettront au point un instrument pour évaluer le risque que pose les bénéficiaires et qui sera utile dans cet exercice. Les mesures liées à la vérification de la bonne gestion compléteront les efforts effectués dans le cadre du Plan d'action. Avril 2011
Le niveau de ressources humaines et financières nécessaires, les délais et la nécessité de mettre à jour la documentation pour s'assurer qu'elle reflète les changements apportés aux critères feront l'objet d'un examen. Avril 2011
9. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec les directeurs généraux régionaux, réévaluer les éléments « conception » des volets ciblés du Programme, pour veiller à ce que les conditions soient suffisamment et correctement définies, et à ce qu'on puisse faire montre des résultats du Programme. La Direction générale de l'éducation examinera, en consultation avec les directeurs généraux régionaux et les Premières nations bénéficiaires, les éléments visés des programmes d'éducation pour s'assurer que les conditions ont été bien définies et que les résultats du programme peuvent être démontrés.

Les différents éléments des programmes visés feront l'objet d'un examen pendant la deuxième étape de l'initiative de réforme de l'éducation des Premières nations.

Le programme Nouveau sentier pour l'éducation a fait l'objet d'une vérification dans le cadre de la vérification du développement des capacités, et l'examen en question s'inspirera des résultats de cette vérification.
Directeur général, Éducation; Opérations régionales / directeurs généraux régionaux / directeurs régionaux responsables de l'éducation; Juin 2010
10. Le directeur général de la Direction générale de l'éducation devrait, de concert avec les directeurs généraux régionaux, améliorer les procédures d'examen des activités et des rapports financiers de manière à recevoir la totalité des informations voulues des bénéficiaires (on attendrait des procédures semblables de tous les organismes tiers qui administrent des volets ciblés du Programme). Il faudrait envisager d'établir une méthode fondée sur le risque pour l'exécution des activités de conformité, de manière à veiller à ce que les bénéficiaires consacrent le financement des volets ciblés du Programme aux fins prévues. Pour continuer d'améliorer le programme afin d'en assurer la conformité , la Direction générale de l'éducation collaborera avec les directeurs généraux régionaux et les Premières nations bénéficiaires pour administrer les éléments visés du programme conformément aux directives du Ministère. Les mesures liées à la vérification de la gestion de la bonne gestion compléteront les efforts déployés dans le cadre du Plan d'action. Directeur général, Éducation; Opérations régionales / directeurs généraux régionaux / directeurs régionaux responsables de l'éducation Décembre 2010
 

 

Annexe A - Critères de vérification des volets principaux du Programme

Conception et approbation du programme

1. Les mécanismes de financement (subvention plutôt que contribution, choix d'un financement fondé sur des propositions plutôt que sur des formules, etc.) et les exigences connexes sont celles qui conviennent le mieux aux bénéficiaires prévus et aux objectifs du programme.

2. On réalise une analyse pertinente afin de déterminer le montant minimum du financement aux bénéficiaires qui permettra de faire une gestion efficace du Programme et d'atteindre ses objectifs.

3. On fixe les exigences de déclaration fondamentales à titre de données de base minimum et des normes relatives aux rapports, de manière à produire des informations et des résultats suffisants en matière de rendement et d'information financière.

4. Des mesures du rendement, des indicateurs de résultats et des cibles clairs et pertinents sont définis afin d'évaluer l'atteinte des objectifs et des résultats du Programme, et d'en rendre compte.

Mise en œuvre du Programme

5. Des politiques, procédures et manuels du Programme sont créés (en fonction des conditions approuvées) à l'appui des objectifs du Programme; ils fournissent aux membres du personnel des bureaux régionaux les renseignements dont ils ont besoin pour exercer leurs fonctions conformément aux modalités approuvées, aux politiques du SCT et à la Loi sur les Indiens.

6. Des rôles et responsabilités clairement définis ont été établis pour les intervenants du Programme et acceptés par eux. Ces rôles et responsabilités sont en place et ont été communiqués officiellement au personnel du Programme d'AINC, qui les a compris.

7. On dispose d'assez de ressources humaines, possédant les comptences voulues, pour bien gérer et administrer le Programme. Les structures organisationnelles des bureaux régionaux apportent le soutien voulu à l'administration du Programme.

8. Les agents de programme et des services financiers comprennent les procédures du Programme, la nature des paiements de transfert, et les aux autorisations de programme et de financement, et ont reçu la formation pertinente (au besoin).

9. On a réalisé une analyse pour déterminer comment le programme peut s'appuyer sur les systèmes de GI/TI (c.-à-d. le système de l'État nominatif, le tableau de bord national et le nouveau système de mesure du rendement en cours d'élaboration) afin de garantir des processus et des mesures du rendement efficaces et utiles.

10. Des outils de soutien sont créés et fournis au besoin (p. ex. outils d'évaluation des risques, modèles de présentation de rapports, listes de contrôle de la gestion de fichiers) pour faciliter la gestion et la surveillance efficaces et utiles du Programme.

11. Des plans annuels et à long terme sont dressés pour permettre de réaliser les objectifs du Programme.

12. On a tenu compte de l'affectation par l'administration centrale des fonds de programme aux bureaux régionaux. En outre, l'administration centrale est au courant des méthodes d'affectation employées par les régions et appuie toute divergence dans les méthodes.

13. On a mis en place un processus de gestion du risque afin de reconnaître, d'évaluer et d'atténuer les risques associés au programme, à la lumière des leçons apprises.

Surveillance du Programme et établissement de rapports

14. Les données sur le rendement sont recueillies et analysées, et les résultats sont regroupés (par les bureaux régionaux et l'administration centrale) pour établir la preuve du rendement et de l'efficacité du programme.

15. Une surveillance financière est exercée, l'information financière est recueillie et analysée, et les résultats sont regroupés (par les bureaux régionaux et l'administration centrale) pour établir la preuve du rendement financier du programme.

16. Des activités de conformité sont effectuées par la direction du Programme de façon régulière et structurée afin de déterminer si les régions ou les agents de programme se conforment aux politiques et procédures de ce Programme.

17. Un examen annuel des activités de programme est effectué afin de relever les cas de non-conformité aux politiques et aux procédures du programme. Les cas de non-conformité de la part des régions, des agents de programme ou des bénéficiaires sont réglés comme il convient, avec des échéances de règlement.

18. Les politiques et procédures, rôles et responsabilités, et outils de soutien sont régulièrement mis à jour afin de tenir compte des leçons apprises, et les modifications apportées aux pratiques de gestion de programme sont communiquées en conséquence.

19. Les données de rendement du Programme sont signalées avec exactitude dans le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) et rattachées aux priorités stratégiques du Ministère ainsi qu'au Rapport sur les plans et les priorités (RPP).

Admissibilité/Évaluation

20. Le personnel d'AINC comprend et respecte les critères et exigences d'admissibilité établis, et les autorisations pour le Programme et le financement, par rapport aux ententes de financement (surtout à l'égard des organismes non reliés aux Premières nations, comme les conseils scolaires et les ministères de l'éducation provinciaux).

21. Des ententes de financement de l'éducation sont conclues entre les bénéficiaires qui reçoivent du Ministère les fonds pour les frais de scolarité provinciaux et les conseils scolaires; les ententes indiquent les conditions du paiement et les responsabilités des parties aux ententes.

22. Le montant du financement accordé aux bénéficiaires est fondé soit sur une évaluation des activités proposées, en fonction des critères établis, soit sur une formule de financement établie, de manière à garantir aux bénéficiaires une affectation des fonds de programme uniforme et équitable, en fonction de facteurs de financement pertinents.

Élaboration d'ententes

23. La portion des ententes de financement qui se rapporte spécifiquement au Programme de la maternelle à la 12e année (c.-à-d. normes de prestation, reddition de comptes et exigences de déclaration) est préparée au moyen de modèles approuvés par le Ministère. Toute modification est justifiée et approuvée afin qu'elle corresponde aux conditions du programme approuvées par le SCT, de même qu'aux exigences dela Politique sur les paiements de transfert.

24. Les énoncés des besoins prévus pour le Programme, de même que les résultats mesurables et concrets, sont définis de façon détaillée dans l'entente, et sont conformes aux modalités de programme approuvées par le SCT.

25. Les calendriers des paiements sont préparés conformément à la Politique de gestion de la trésorerie de la Politique sur les paiements de transfert, avec les exceptions et exemptions approuvées par le SCT, et tiennent compte des risques posés par le non-paiement des frais de scolarité provinciaux lorsqu'il y a lieu.

Surveillance des ententes et établissement de rapports

26. Les résultats de rendement sont reçus conformément aux exigences de l'entente de financement et du Guide de présentation des rapports des bénéficiaires d'AINC, et ils sont suffisamment examinés afin de garantir ce qui suit :

  1. les bénéficiaires se conforment à leurs ententes de financement;
  2. les fonds sont utilisés aux fins prévues;
  3. la prestation des programmes et des services s'effectue selon les conditions des ententes de financement.

27. Les rapports financiers sont reçus conformément aux exigences de l'entente de financement et du Manuel des rapports de clôture d'exercice pour les ententes de financement du MAINC, et sont convenablement examinés (selon le processus d'examen de la vérification régionale) afin de garantir ce qui suit :

  1. les bénéficiaires se conforment à leurs ententes de financement;
  2. les fonds sont utilisés aux fins prévues;
  3. la prestation des programmes et des services s'effectue selon les conditions des ententes de financement.

28. Le rendement du bénéficiaire est surveillé au moyen d'activités telles que les visites sur place, les réunions, les séances d'information, les conversations téléphoniques et l'analyse des rapports présentés. Les activités réalisées tiennent compte du niveau de risque évalué.

29. Les bénéficiaires de contributions sont assujettis à un examen officiel ou à une vérification de la conformité aux conditions de l'entente (p. ex. vérification du bénéficiaire, examens de la qualité).

30. Une rétroaction opportune est donnée aux bénéficiaires concernant la surveillance, les conclusions de l'examen ou de la vérification, et les mesures à prendre pour traiter des inquiétudes et des problèmes soulevés. Un suivi est assuré pour veiller à ce que le bénéficiaire donne suite aux recommandations d'améliorations.

31. Les accusations, plaintes et dénonciations de mauvaise gestion ou d'utilisation impropre des fonds du Programme de la maternelle à la 12e année sont communiqués aux autorités compétentes à AINC.

32. Des données de rendement et financières précises, opportunes et valables tirées des ententes individuelles sont regroupés et présentés à la direction du Programme, avec les résultats de la surveillance continue, de l'examen de la conformité et des vérifications de bénéficiaires.

 

 

Annexe B - Critères de vérification des volets ciblés du Programme

  1. On prépare des conditions du Programme qui en décrivent les objectifs, les bénéficiaires ciblés, les critères d'admissibilité des demandeurs, les dépenses admissibles, les principes de cumul et de gestion de la trésorerie, et les autres grandes caractéristiques du Programme.
  2. Le montant versé aux bénéficiaires est fonction d'une évaluation des activités proposées (définies dans les propositions soumises) en fonction des critères établis; l'adjudication du financement est justifiée par un processus d'évaluation pertinent et une documentation d'appui.
  3. Si on fait appel à un organisme tiers pour assurer le Programme, il faut tenir dûment compte de la convenance des processus d'évaluation et de distribution employés par les organismes, de même que de la suffisance des rapports par les bénéficiaires finals.
  4. Si on fait appel à un organisme tiers pour assurer le Programme, il faut tenir dûment compte de l'utilisation des fonds conservés par les organismes pour administrer le Programme.
  5. Les rapports narratifs sont reçus conformément aux exigences de l'entente de financement et du Guide de présentation des rapports des bénéficiaires d'AINC, et sont convenablement examinés afin de garantir ce qui suit :
    1. les bénéficiaires (y compris les organismes tiers) se conforment à leurs ententes de financement;
    2. les fonds sont utilisés aux fins prévues, décrites dans la proposition soumise;
    3. la prestation des programmes et des services s'effectue selon les conditions du volet du Programme.
  6. Les rapports financiers sont reçus conformément aux exigences de l'entente de financement et du Manuel des rapports de clôture d'exercice pour les ententes de financement du MAINC, et sont convenablement examinés afin de garantir ce qui suit :
    1. les bénéficiaires (y compris les organismes tiers) se conforment à leurs ententes de financement;
    2. les fonds sont utilisés aux fins prévues, décrites dans la proposition soumise;
    3. la prestation des programmes et des services s'effectue selon les conditions du volet du Programme.
  7. Les données sur le rendement sont recueillies et analysées, et les résultats sont regroupés (par les bureaux régionaux et l'administration centrale), pour démontrer le rendement et l'efficacité du Programme.
 
 
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