ARCHIVÉE - Vérification du perfectionnement des capacités - Rapports de suivi en date du 30 septembre 2009

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Compte rendu sur l'état de la mise en œuvre du plan d'action
Rapport au comité de vérification en date du 30 septembre 2009

Opérations régionales, dirigeant principal des finances

Vérification du perfectionnement des capacités (200721)
Date d'approbation du CVÉ : 03/06/2009

Recommandations du projet Plan d'action Date prévue d'achèvement Réponse du programme
1. Nommer un responsable stratégique du perfectionnement des capacités et mettre en œuvre une approche ministérielle en matière de perfectionnement des capacités. L'excellence au niveau du perfectionnement des capacités est un élément clé pour qu'AINC réalise son mandat et ses objectifs stratégiques, compte tenu des obligations et possibilités accrues et des ressources limitées. Il doit y avoir un responsable au niveau des SMA pour diriger l'approche stratégique à l'égard de l'élaboration de programmes coordonnés et efficaces en matière de perfectionnement des capacités.

Tel que démontré dans la mise en œuvre fructueuse par AINC de l'analyse comparative entre les sexes, on a besoin d'une infrastructure et de ressources pour appuyer efficacement la conception et la mise en œuvre de programmes.
Juillet 2009


État : Mise en œuvre en cours

Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2009 :


Sous-ministre adjoint principal, Opérations régionales :

Le sous-ministre adjoint principal, Opérations régionales travaille en collaboration avec le sous-ministre adjoint, Politiques et orientation stratégique. Ils ont récemment émis un avis conjoint au Ministère concernant la création d'un inventaire des capacités.

La haute direction, au niveau du Comité exécutif, a appuyé le cadre de développement communautaire (CDC), lequel présente une nouvelle approche au perfectionnement des capacités dans l'ensemble des programmes. Il faut préciser les répercussions de ce cadre. On s'attend cependant qu'à mesure du renouvellement des programmes, on relèvera la nécessité d'inclure du soutien, des mesures incitatives et des outils efficaces. On s'attend également à ce que la mise en œuvre par le Ministère de la Politique sur les paiements de transfert fournisse une orientation pratique aux programmes quant à l'inclusion du perfectionnement des capacités.

SVÉ :
AINC tirera parti de l'expertise et des ressources internes ainsi que d'une coordination et d'une collaboration améliorées afin que le perfectionnement des capacités ne soit pas perçu uniquement comme des programmes individuels, mais comme une optique que l'on utilise pour juger l'incidence et la réussite de toutes les activités d'AINC, de la même manière que l'on examinera l'incidence des programmes sur le développement économique.

Par exemple : la Direction de la gestion des terres des Premières nations peut financer un processus pour obtenir un code foncier et, idéalement, sa ratification, mais le succès du processus repose sur le développement du leadership, la sensibilisation communautaire et les capacités techniques, lesquels permettront à la collectivité d'être vraiment autonome sur le plan de la gestion foncière.
Avril 2010
2. Établir des résultats de programme ainsi que les mesures et indicateurs de rendement connexes. Élaborer des résultats de programme, ainsi que des mesures et indicateurs de rendement. Au moment du renouvellement du programme ou d'ici mars 2011, selon la première des deux éventualités État : Mise en œuvre en cours

Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2009 :


Sous-ministre adjoint principal, Opérations régionales :

Le perfectionnement des capacités fait partie de nombreux programmes. La mesure de rendement efficace des investissements dans le perfectionnement des capacités peut nécessiter l'élaboration d'un cadre de mesure du rendement d'un niveau supérieur. Opérations régionales et Politiques et orientation stratégique examinent les options et les questions liées à un tel cadre et, d'ici le 31 mars 2011, présenteront des recommandations à la haute direction, aux fins d'examen.

SVÉ :
3. Élaborer des plans de mesure du rendement et appuyer les régimes de collecte de données (p. ex., adapter les guides et les formulaires de demande de programme, ainsi que les modèles de présentation de rapports en vue d'appuyer la collecte de données au niveau des projets). Élaborer des résultats de programme, ainsi que des mesures et indicateurs de rendement. Au moment du renouvellement du programme ou d'ici mars 2011, selon la première des deux éventualités État : Mise en œuvre en cours

Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2009 :


Sous-ministre adjoint principal, Opérations régionales :

Actuellement, les plans de mesure du rendement s'inscrivent dans le cadre de l'élaboration des programmes. En ce qui concerne l'analyse des progrès réalisés relativement au cadre de mesure du rendement, on recueillera de plus amples détails sur les plans de mesure, les indicateurs et la formation possibles et on adaptera les rapports des bénéficiaires. Le plan de renouvellement de programme du Ministère fournira un calendrier de tout changement aux mesures de rendement. Si possible, on envisagera de réduire le fardeau de production de rapports – en prenant note qu'il est essentiel de recueillir des données pertinentes auprès des bénéficiaires. Le cadre de gestion du rendement pourrait devenir un cadre de mesure du rendement à grande échelle.

SVÉ :
4. Entreprendre une évaluation du risque avec les régions pour déterminer que l'approche de mise en œuvre de chaque région garantit que le programme est exécuté tel qu'il a été approuvé, qu'il est conforme à la Politique sur les paiements de transfert et aux autorisations, qu'il est géré efficacement et que des mécanismes sont en place pour en surveiller et en évaluer le rendement. Les régions doivent disposer d'approches uniformes pour la mise en œuvre de programmes nationaux. AINC s'assure actuellement que les régions mettent en œuvre des approches uniformisées pour les programmes nouveaux et renouvelés conformément à la conception de programmes, et que ces approches contiennent des stratégies de mesure du rendement et de gestion du risque. Avril 2010 État : Mise en œuvre en cours

Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2009 :


Sous-ministre adjoint principal, Opérations régionales :

En réponse à la vérification du programme de gestion de la qualité, le sous-ministre adjoint principal, Opérations régionales, en collaboration avec le dirigeant principal des finances et les sous-ministres adjoints des programmes, élaborera un cadre général ministériel de gestion de la qualité fondé sur les risques qui inclut les subventions et les contributions. Une fois mise en œuvre, cette approche fondée sur les risques à l'égard des activités de gestion de la qualité fournira un cadre cohérent pour surveiller et évaluer la gestion et le rendement des programmes. Le programme de gestion de la qualité sera établi en 2009 2010 et mis en œuvre d'ici le 30 juin 2010. Les programmes, à mesure de leur renouvellement, incluront des principes de gestion de la qualité fondée sur les risques. Les régions mettront en place des régimes de gestion de la qualité nécessaires en vertu des modalités des programmes et des cadres de contrôle de gestion. On effectuera la répartition appropriée des tâches de façon uniforme dans l'ensemble des régions.

Il est recommandé de modifier la date d'achèvement prévue pour s'harmoniser avec les dates d'exécution du programme de gestion de la qualité et au plan d'action relatif au programme de gestion de la qualité et de la politique d'intervention: 30 juin 2010.

DPF : Convenu.

SVÉ :
5. Établir un régime de surveillance de la mise en œuvre de programme par les régions pour confirmer que les éléments nationaux clés du programme, y compris la mesure du rendement, ont été mis en œuvre tels qu'approuvés. Le sous-ministre adjoint principal, Opérations régionales, en collaboration avec le dirigeant principal des finances et les sous-ministres adjoints des programmes, élaborera et mettra en œuvre un programme ministériel de gestion de la qualité pour les subventions et contributions. Le programme portera sur des questions particulières liées aux rôles et aux responsabilités des intervenants clés et sur la promotion d'une méthode axée sur les risques pour les examens de la conformité. Des directives seront établies au sujet des modèles de dotation et modèles organisationnels acceptables pour les examens de la conformité, et ce, au profit de l'uniformité et de la répartition adéquate des tâches. Le programme de gestion de la qualité sera établi d'ici le 31 décembre 2009 et mis en œuvre d'ici le 30 juin 2010. 30 juin 2010 État : Mise en œuvre en cours

Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2009 :


Sous-ministre adjoint principal, Opérations régionales : Cette recommandation et ce plan d'action devraient être intégrés au point 4 ci-dessus.

SVÉ :
6. Aligner les modèles d'accord et les documents de référence connexes (p. ex., modèles de proposition et de plan de travail) sur les exigences de la Directive sur les paiements de transfert et les modalités du programme. Adapter/modifier les modèles, y compris de nouvelles approches de financement (fixes, flexibles, par blocs).

Élaborer et mettre en œuvre une formation sur l'utilisation des nouvelles approches de financement.

Se reporter aux documents d'approbation du CT dans l'examen annuel des subventions et contributions propres à des programmes.

Adapter les modèles de proposition/plan de travail pour exiger de la part des bénéficiaires des prévisions mensuelles de trésorerie en vue de déterminer les besoins préalables. Mettre en œuvre des examens d'assurance de la qualité (conformité aux accords de financement).
Au moment du renouvellement du programme ou d'ici mars 2011, selon la première des deux éventualités État : Mise en œuvre en cours

Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2009 :


Sous-ministre adjoint principal, Opérations régionales :

Sous la direction générale du comité directeur des SMA sur le PFPE, tous les SMA des programmes adapteront les modèles liés aux programmes, à mesure de leur renouvellement/ amélioration, afin d'assurer leur conformité avec la Politique sur les paiements de transfert. Actuellement, le DPF maintient la liste ministérielle des programmes de subventions et de contributions, y compris les priorités pour le renouvellement et des améliorations importantes. De nouvelles approches de financement, des prévisions de trésorerie et de la formation seront fournies, au besoin. Des documents d'orientation seront également fournis, le cas échéant, dans le cadre de la mise en œuvre du PFPE. En ce qui concerne les modalités du programme, le Ministère a affiché sur son site Web le plan triennal qui définit ses projets pour ce qui est de la création de nouveaux programmes, de la poursuite, de l'amélioration ou de la cessation de programmes existants, ainsi que des évaluations ou des examens.

DPF : Convenu.

SVÉ :
7. Élaborer et mettre en œuvre une approche fondée sur les risques pour surveiller la conformité des bénéficiaires et/ou des projets avec l'accord de financement et les modalités du programme. Le sous-ministre adjoint principal, Opérations régionales, en collaboration avec le dirigeant principal des finances et les sous-ministres adjoints des programmes, élaborera et mettra en œuvre un programme ministériel de gestion de la qualité pour les subventions et contributions. Le programme portera sur des questions particulières liées aux rôles et aux responsabilités des intervenants clés et sur la promotion d'une méthode axée sur les risques pour les examens de la conformité. Des directives seront établies au sujet des modèles de dotation et modèles organisationnels acceptables pour les examens de la conformité, et ce, au profit de l'uniformité et de la répartition adéquate des tâches. Le programme de gestion de la qualité sera établi d'ici le 31 décembre 2009 et mis en œuvre d'ici le 30 juin 2010. 30 juin 2010 État : Mise en œuvre en cours

Mise à jour/Justification
En date du 30 septembre 2009 :


Sous-ministre adjoint principal, Opérations régionales :

La réponse à cette recommandation est étroitement liée à celle des points 4 et 5 ci-dessus. L'amélioration de la conformité est un élément sur lequel le programme ministériel de gestion de la qualité, en cours d'élaboration, met l'accent.

Les activités dans la cadre du projet de mise en œuvre du PFPE aborderont davantage les approches fondées sur les risques pour conclure des ententes avec les bénéficiaires et surveiller ces ententes. Le renouvellement des programmes pour mieux répondre aux besoins des bénéficiaires fait partie du défi lié au renouvellement de chaque programme. Dans le contexte de programmes gérés par les bénéficiaires, il faudra miser sur des relations efficaces pour la conclusion d'ententes, l'obligation de rendre compte, le contrôle, la surveillance et les systèmes de présentation de rapports.

DPF : Convenu.

SVÉ :
 
 
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